3. Thể thức văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị xã hội
3.1.Thể thức văn bản của Đảng
Thực hiện theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng, gồm:
* Các thành phần thể thức bắt buộc - Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" - Tên cơ quan ban hành văn bản - Số và ký hiệu văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản - Nội dung văn bản
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
* Các thành phần thể thức bổ sung - Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành - Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản * Bản sao và các thành phần thể thức bản sao - Các loại bản sao
- Các hình thức sao
- Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao * Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục - Phông chữ
- Khổ giấy
- Định lề trang văn bản - Số trang văn bản - Phụ lục văn bản (11).
3.2. Thể thức văn bản của Đồn TNCS Hồ Chí Minh
Thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Văn phịng Trung ương đồn về Hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng. Gồm một số nội dung:
* Khái niệm, các thành phần thể thức văn bản
* Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, đánh số trang văn bản và vị trí
trình bày
* Các thành phần thể thức bắt buộc
- Tiêu đề văn bản
- Tên cơ quan ban hành văn bản - Số và ký hiệu văn bản
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
- Phần nội dung văn bản
- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành - Nơi nhận văn bản
- Các thành phần thể thức bổ sung
* Bản sao và các thành phần thể thức bản sao
Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao (11).
3.3. Thể thức văn bản của bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
Thực hiện theo Quyết định số 2260/QĐ-MTTQ-BBT ngày 03/4/2018 của Ban Thường trực UBTW MTTQ Việt Nam về việc ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBTW MTTQ Việt Nam các cấp. Gồm một số nội dung (2).
* Các thành phần thể thức bắt buộc
Các văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp khi ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức sau:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành văn bản - Số, ký hiệu văn bản
- Địa danh, ngày, tháng, năn ban hành văn bản - Tên, loại văn bản và trích yếu nội dung - Phần nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu cơ quan ban hành văn bản
- Nơi nhận
* Các thành phần thể thức bổ sung:
- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc)
- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo, tài liệu hội nghị - Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định * Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, phơng chữ, đánh số trang văn bản * Vị trí, cách trình bày các thành phần, thể thức, nội dung văn bản
3.4. Thể thức văn bản của Cơng đồn
Thực hiện theo Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức cơng đồn.Gồm một số nội dung:
* Những quy định chung
- Phạm vi và đối tượng áp dụng - Thể thức văn bản
- Kỹ thuật trình bày văn bản - Phơng chữ trình bày văn bản
- Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày * Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Quốc hiệu
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Các thành phần khác
* Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao - Thể thức bản sao
3.5. Thể thức văn bản của Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam
Thực hiện theo Hướng dẫn số 14/HD-ĐCT ngày 05/10/2011 của Đoàn chủ tịch HLHPN Việt Nam về Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam. Các thành phần thể thức bắt buộc trên văn bản gồm:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số và ký hiệu văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận văn bản.
3.6. Thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam
Thực hiện theo Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20/01/2011 của Ban Chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân; Hướng dẫn số 15/HD- ĐCT ngày 24/01/2011 của Văn phịng Hội nơng dân Việt Nam về Hướng dẫn về thể thức văn bản của Hội liên nông dân Việt Nam; Công văn số 308-CV/VPTW ngày 06/10/2015 của Văn phịng Trung ương Hội nơng dân Việt Nam về Hướng dẫn thực hiện thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt NamQuy định số 09 - QĐ/HNDTW ngày 30/9/2015 của Ban Chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về việc bổ sung Điều 10 của Quy định số 23 - QĐ/HNDTW, Công văn số 297 CV/VPTW ngày 01/10/2015 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ƣơng Hội Nông dân hướng dẫn thực hiện Quy định số 09 - QĐ/HNDTW, các thành phần thể thức bắt buộc trên văn bản gồm:
- Quốc hiệu; - Tiêu đề văn bản;
- Tên cơ quan cơ quan ban hành văn bản - Số và ký hiệu văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Thể thức đề ký và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền - Dấu của cơ quan;
- Nơi nhận văn (2).
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Nội dung Chương 2 giới thiệu kiến thức: Hệ thống văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội; Thẩm quyền ban hành của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; Thể thức văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1: Trình bày hệ thống Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và
các tổ chức chính trị - xã hội?
Câu hỏi 2: Trình bày thẩm quyền ban hành của Đảng và các tổ chức
chính trị - xã hội?
Câu hỏi 3: Phân tích thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng Cộng sản
Việt Nam?
Câu hỏi 4: Trình bày quy định thể thức văn bản của Đoàn thanh niên? Câu hỏi 5: Trình bày quy định thể thức văn bản của Đảng?
Bài tập thực hành 1: Thực hành nhận xét về thể thức văn bản và kỹ thuật
trình bày Báo cáo kiểm điểm của Cấp ủy khóa I, nhiệm kỳ 2020 – 2022 trình Đại hội Chi bộ X khóa II, nhiệm kỳ 2022 – 2025.
Bài tập thực hành 2: Thực hành soạn thảo giấy mời dự Đại hội Chi bộ X
lần thứ II, nhiệm kỳ 2022–2025.
CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẢNG TRONG HỆ THỐNG CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC
CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Mã chƣơng: 61033070-03
ThS Dương Văn Anh Dũng
GIỚI THIỆU
Các cơ quan, tổ chức trong khi giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề có liên quan đến việc quản lý cơng văn, giấy tờ của cơ quan, tổ chức gửi đi và nhận được. Giải quyết tốt vấn đề này có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức, đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện công việc được giao.
MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:
- Phân tích được khái niệm, ngun tắc giải quyết văn bản; các bước trong quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến trong hệ thống cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội
- Thực hiện được tốt các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư như: Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghiêm túc, cẩn thận trong tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản; tuân thủ qui định của các cơ quan quản lý Nhà nước, của Đảng và nội qui, qui chế của cơ quan có liên quan đến cơng tác văn thư.
NỘI DUNG
1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
1.1. Khái niệm
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn, thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân gửi (2).
1.2. Nội dung
Theo Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15 tháng 12 năm 2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng bao gồm:
1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
- Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan bằng mọi phương tiện (qua bưu chính, qua mạng thơng tin diện rộng của Đảng, qua fax và chuyển trực tiếp...), kể cả những bì có ghi tên riêng các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, đều do văn thư cơ quan tiếp nhận.
- Các văn bản hoả tốc gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay lãnh đạo cơ quan biết để có ý kiến chuyển đến người có trách nhiệm xử lý. Các loại văn bản khác, nhân viên thường trực tiếp nhận và cất vào tủ có khố để bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
- Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp thiếu, mất bì, bì khơng cịn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “hoả tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển
văn bản.
- Văn thư cơ quan được mở các bì văn bản gửi đến cho cơ quan, trừ những bì văn bản đến sau đây:
+ Bì văn bản đến có đóng dấu “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc có dấu “riêng người có tên mở bì”.
+ Bì thư riêng của cá nhân.
+ Bì hồ sơ đấu thầu và những loại bì khác do người đứng đầu cơ quan đảng quy định.
- Khi mở bì văn bản, khơng để sót hoặc làm rách văn bản. Các bì văn bản có dấu chi mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hẹn giờ) phải mở ngay, làm thủ tục trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản đến khơng đúng đối tượng, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát,… văn thư cơ quan được phép trả lại nơi gửi.
- Các văn bản đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử và không gửi văn bản giấy) qua mạng (mạng thông tin diện rộng của Đảng, thư điện tử,...) phù hợp với quy định của Đảng và pháp luật về giao dịch điện tử, văn thư cơ quan phải kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in ra giấy và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định (2).
1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
1.2.2.1. Đóng dấu đến: Dấu đến là dấu hiệu xác nhận văn bản đã qua văn thư cơ quan tiếp nhận và đăng ký quản lý.
- Mỗi văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan, tổ chức đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản. Những bì văn bản đến khơng được phép mở thì đóng dấu đến trên bì. Văn thư cơ quan phải ghi đầy đủ các yếu tố trong khung dấu đến.
- Dấu đến có kích thước 3x5cm và có các thành phần: tên cơ quan, số đến, ngày đến, chuyển, lưu hồ sơ số.
Số ..................................... (2) Đến ngày: ......................... (3) Chuyển: ........................... (4) Lưu hồ sơ số .................... (5)
TÊN CƠ QUAN (1)
Mẫu dấu đến:
Cách ghi:
Tên cơ quan nhận văn bản đến Ghi số thứ tự của văn bản đến
Ghi ngày tháng năm cơ quan nhận được và đăng ký văn bản đến Tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến
Số và ký hiệu của hồ sơ mà văn bản được lập trong danh mục hồ sơ của cơ quan.
1.2.2.2. Đăng ký văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến là nhằm quản lý chặt chẽ các văn bản đến cơ quan, đồng thời giúp cho việc tra tìm, theo dõi giải quyết văn bản đến được thuận lợi.
- Văn bản đến (cả giấy và điện tử) được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính cơ quan, số thứ tự văn bản đến đánh liên tục cho từng năm.
- Văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan số hoá và lưu trữ vào tệp có định dạng theo quy định (trừ cơng văn mời họp đích danh và cơng văn hành chính sự vụ); kiểm tra tệp gắn kèm sau khi đăng ký.
- Những bì văn bản đến có dấu “tối mật”, “tuyệt mật” phải được người đứng đầu cơ quan uỷ quyền mở bì và đăng ký, quản lý theo chế độ mật.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
Tùy thuộc vào số lượng văn bản đến hàng năm (nhiệm kỳ) nhiều hay ít để chọn cách lập sổ cho phù hợp.
- Đối với tỉnh ủy, thành ủy mỗi năm lập 03 sổ (đánh số đến riêng):
+ 01 sổ (A) đăng ký văn bản của Trung ương, các ban Trung ương, Quốc hội, Chính phủ, các cơ quan Bộ, ngành, đồn thể Trung ương, tỉnh bạn gửi đến.
+ 01 sổ (B) đăng ký văn bản của các cơ quan Đảng trong tỉnh gửi đến (ban, báo, trường chính trị, Đảng ủy, Đảng đồn, ban cán sự, huyện, thị, quận ủy).
+ 01 sổ (C) đăng ký văn bản của các cơ quan chính quyền trong tỉnh (UBND, sở,..)
- Uỷ ban Kiểm tra tỉnh, thành ủy mỗi năm lập 2 sổ + 01 sổ (A) đăng ký văn bản của các cơ quan gửi đến. + 01 sổ (B) đăng ký đơn thư.
- Văn phòng, các ban, báo, trường, … trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy mỗi năm lập 01 sổ đăng ký văn bản đến, đăng ký chung cho tất cả các văn bản của các cơ quan gửi đến.
- Văn bản mật đăng ký 1 sổ riêng.
- Huyện, thị ủy, Đoàn Thanh niên, … mỗi năm lập 1 sổ đăng ký chung. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
……(1)…… ………..(2)………..