3.1. Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định sau:
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình. Người đứng đầu các đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của đơn vị mình (nếu có).
- Con dấu của cơ quan phải được giao cho văn thư cơ quan giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên, văn thư được giao quản lý con dấu không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ của cơ quan; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; khơng được đóng dấu khống.
- Việc sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan được quy định như sau: Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức. Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phịng hay dấu của đơn vị đó (1).
3.2. Đóng dấu
Trước khi đóng dấu, phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thẩm quyền ký, chữ ký và số bản; đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký.
- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái. Trường hợp cần thiết, con dấu có thể được đóng dưới hình thức “dấu giáp lai” vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục.
- Không được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ chưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền; khơng được đóng dấu vào tài liệu, thư từ cá nhân để gửi cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân khác (1, 10).
TÓM TẮT CHƢƠNG 3
Chương 3 giới thiệu về những nội dung cơ bản của công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hệ thống cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội như sau: Làm rõ khái niệm, nội dung tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, đi và tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu .
BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Trình bày khái niệm, nội dung của công tác và giải quyết văn
bản đến.
Câu hỏi 2. Trình bày khái niệm, nội dung của công tác và giải quyết văn
bản đi.
Câu hỏi 3. Phân tích q trình tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu. Bài tập thực hành 1: Thực hiện quy trình giải quyết văn bản đến, đi. Bài tập thực hành 2: Thực hành ghi sổ văn bản đến, đi.
CHƢƠNG 4: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mã chƣơng: 61033070-04
ThS Dương Văn Anh Dũng
GIỚI THIỆU
Việc lập hồ sơ trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan có vị trí, vai trị rất quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức và cá nhân. Thực hiện tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan sẽ giúp việc quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản, không để thất lạc, mất mát văn bản, đồng thời phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày và lâu dài.
MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:
- Phân tích được khái niệm, vị trí, tác dụng, phương pháp lập hồ sơ; quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư lưu trữ như: phương pháp lập hồ sơ, các quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Hình thành thái độ nghiêm túc, cẩn thận trong lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; có vai trị, trách nhiệm cao trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
NỘI DUNG
1. Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ
1.1. Khái niệm
- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện (6).
- Hồ sơ điện tử là một tập tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện
- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
- Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các
tài liệu điện tử hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
1.2. Vị trí
Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và nhiệm vụ cụ thể được giao của cá nhân; dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan (nếu có); dựa trên một số đặc điểm phổ biến giống nhau của tài liệu (đặc trưng) mà tập hợp tài liệu được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng người hoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt, hàng ngày và lâu dài.
Lập hồ sơ là khâu công việc cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong cơng việc nhưng chưa lập hồ sơ thì coi như chưa hồn thành cơng việc. Lập hồ sơ là mắt xích nối liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
1.3. Tác dụng
Lập hồ sơ giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng, là căn cứ chính xác để giải quyết công việc hàng ngày được kịp thời, khơng để sót việc, chậm việc, nâng cao hiệu quả công tác.
Lập hồ sơ giúp việc quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản, khơng để thất lạc, mất mát văn bản. Đồng thời lập hồ sơ còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày và lâu dài.