5. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
5.3. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu
- Lưu trữ cơ quan thông báo lịch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu để các đơn vị, cá
- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận kiểm tra, đối chiếu
thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ giao nộp.
- Lưu trữ cơ quan lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu thành 2 bản, đơn vị
hoặc cá nhân giao nộp giữ một bản, lưu trữ cơ quan giữ một bản. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và xác nhận của người phụ trách cơng tác văn phịng (6).
5.3.1. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
- Tới hạn giao nộp, với sự giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ, từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán bộ văn thư cơ quan tiến hành kiểm tra lần cuối các hồ sơ công việc đã lập (kiểm tra sự thiếu - đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục hồ sơ...). Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu hoặc có khiếm khuyết về nghiệp vụ thì đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ.
- Những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (ba bản) để đính kèm “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Tên cơ quan… Tên đơn vị…
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU
Số đvbq Tên hồ sơ (đvbq) Ngày tháng bắt đầu-kết thúc
Số trang Thời hạn bảo quản
Ghi chú
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ NGƢỜI THỐNG KÊ
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên
Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng bản in heo chiều rộng khổ giấy)
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ (ĐVBQ) trong mục lục hồ sơ, bắt đầu từ số 01. Cột 2: Ghi nội dung:
+ Ghi tên các nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (ĐVBQ) theo cách phân nhóm trong danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (ĐVBQ) trong cột).
+ Ghi tên hồ sơ (ĐVBQ).
Cột 3: Ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đvbq). Cột 4: Ghi số trang của hồ sơ (ĐVBQ).
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (ĐVBQ). Cột 6. Ghi chú khi cần thiết.
5.3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu
Hàng năm lưu trữ hiện hành phải:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu định kỳ hằng năm và đột xuất. - Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” của đơn vị đó.
bảo quản.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu hiện có với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên giao nhận, của lãnh đạo cơ quan và của đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và được làm thành ba bản (bên giao giữ một bản, bên nhận giữ hai bản).
Mẫu biên bản giao nhận tài liệu:
TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN…
TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH…
*
Số…-BB/VP
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
…, ngày…tháng…năm
BIÊN BẢN Giao nhận tài liệu
Đơn vị giao nộp tài liệu gồm:
1. Đồng chí..................... là............................................................... ........ 2. ..............là............................................................................................... và lưu trữ hiện hành của cơ quan gồm:
1. Đồng chí..................... là..................................... .................................. 2. ..............là..................................................................
Căn cứ vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân) đã
giao nộp hồ sơ, tài liệu năm…. (có kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào lưu trữ hiện hành của cơ quan với số lượng như sau.
Tổng số: …. (bằng chữ ............. ) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu).
và… (bằng chữ ....................... ) đơn vị bảo quản có thời hạn.
Biên bản này làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ một bản, lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ hai bản.
NGƢỜI GIAO (chữ ký) Ghi rõ họ, tên NGƢỜI NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ GIAO NỘP (chữ ký) Ghi rõ họ, tên XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên (Khổ giấy A4:210mm x297mm)
Ghi chú: Trường hợp đơn vị giao và đơn vị nhận có con dấu riêng thì đóng dấu của đơn vị vào biên bản khi xác nhận việc giao, nhận.
Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc, các văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết, để tham khảo không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
TÓM TẮT CHƢƠNG 4
Chương 4 giới thiệu về những nội dung cơ bản của công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như sau: Làm rõ khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ; yêu cầu của việc lập hồ sơ; nội dung của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Câu hỏi 2. Yêu cầu, nội dung của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào cơ
Bài tập thực hành 1: Thực hiện việc lập danh mục hồ sơ Bài tập thực hành 2: Thực hành việc lập hồ sơ lưu trữ
ĐÁP ÁN BÀI TẬP Chƣơng 1
Bài tập thực hành 1: Thực hành kiểm tra quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản của Đồn thanh niên trong cơ quan. Quy trình cần đảm bảo các yếu tố: - Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, + Đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản; + Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo; - Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; - Ký văn bản.
- Ban hành văn bản.
Bài tập thực hành 2: Thực hành lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan?
Căn cứ vào các văn bản thực tế được giao. Thực hiện đảm bảo các yêu cầu:
* Lập hồ sơ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: + Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ.
* Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
Bài tập thực hành 3: Thực hành công tác quản lý văn bản của Đảng trong cơ quan?
Căn cứ vào các văn bản thực tế được giao. Thực hiện đảm bảo các yêu cầu:
- Quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; + Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi; - Lưu văn bản đi.
Chƣơng 2
Bài tập thực hành 1: Thực hành nhận xét về thể thức văn bản và kỹ thuật
trình bày Báo cáo kiểm điểm của Cấp ủy khóa I, nhiệm kỳ 2020 – 2022 trình Đại hội Chi bộ X khóa II, nhiệm kỳ 2022 – 2025
Căn cứ Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Nhận xét Báo cáo kiểm điểm của Cấp ủy khóa I, nhiệm kỳ 2020 – 2022 trình Đại hội Chi bộ X khóa II, nhiệm kỳ 2022 – 2025 về các nội dung:
* Các thành phần thể thức bắt buộc - Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" - Tên cơ quan ban hành văn bản - Số và ký hiệu văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản - Nội dung văn bản
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
* Các thành phần thể thức bổ sung - Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn
- Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành - Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản
* Bản sao và các thành phần thể thức bản sao - Các loại bản sao
- Các hình thức sao
- Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao * Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục - Phông chữ
- Khổ giấy
- Định lề trang văn bản - Số trang văn bản - Phụ lục văn bản
Bài tập thực hành 2: Thực hành soạn thảo giấy mời dự Đại hội Chi bộ X
lần thứ II, nhiệm kỳ 2022–2025
Căn cứ Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Thực hiện soạn thảo giấy mời dự Đại hội Chi bộ X lần thứ II, nhiệm kỳ 2022–2025, đảm bảo các nội dung:
- Các thành phần thể thức bắt buộc - Các thành phần thể thức bổ sung
- Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục
Chƣơng 3
Bài tập thực hành 1: Thực hiện quy trình giải quyết văn bản đến, đi.
- Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành các bước giải quyết văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến;
Bước 3: Lập báo cáo thống kê và in sổ đăng ký văn bản đến; Bước 4: Phân phối, chuyển giao văn bản đến;
Bước 5: Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến; Bước 6: Sao văn bản đến.
- Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành các bước giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Đăng ký văn bản đi; Bước 2: Phát hành văn bản đi; Bước 3: Lưu văn bản đi;
Bước 4: Khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu ở văn thư;
Bước 5: Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản và lập báo cáo thống kê, in sổ đăng ký văn bản đi;
Bước 6: Thu hồi và huỷ văn bản.
Bài tập thực hành 2: Thực hành ghi sổ văn bản đến, đi.
Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành ghi vào mẫu sổ văn bản đến, đi theo mẫu.
Chƣơng 4
Bài tập thực hành 1: Thực hiện việc lập danh mục hồ sơ
Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành việc lập danh mục hồ sơ theo mẫu.
Bài tập thực hành 2: Thực hành việc lập hồ sơ lưu trữ
Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành việc lập hồ sơ lưu trữ theo mẫu.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ. Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ nội vụ, về Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Hà Nội; 2013
2. Nguyễn Lệ Nhung. Giáo trình cơng tác văn thư trong các cơ quan Đảng và Tổ chức chính trị- xã hội. Hà Nội:Trường Cao đẳng Nội vụ; 2018.
3. Văn phịng Trung ương Đồn. Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP 29/10/2013. 2013 về Hướng dẫn thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên ngày. Hà Nội; 2013
4. Văn phòng Trung ương Đảng. Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15 tháng 12 năm 2021 về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng. Hà Nội; 2021.
5. Ban Chấp hành Trung ương Đảng. Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06 tháng 12 năm 2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hà Nội; 2014.
6. Văn phòng Trung ương Đảng. Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16 tháng 12 năm 2016 về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hà Nội; 2016.
7. Ban Chấp hành Trung ương Đảng. Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm 2017 về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng. Hà Nội; 2017.
8. Văn phòng Trung ương Đảng. Hướng dẫn số 17-HD/VPTW. về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. ngày 16 tháng 12 năm 2016.
9. Văn phịng Trung ương Đồn. Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 về Hướng dẫn thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên. Hà Nội; 2013.
10. Chính phủ. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư. Hà Nội; 2013.
11. Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam. Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ ngày 23/6/2005 về Hướng dẫn thể thức văn bản của tổ chức Cơng đồn. Hà Nội; 2005.