4. Nội dung của việc lập hồ sơ
4.1.Lập danh mục hồ sơ
4.1.1. Khái niệm
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc 01 nhiệm kỳ hoạt động của cấp ủy, cơ quan đảng kèm theo ký hiệu và số hồ sơ, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ và được xây dựng theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định (6).
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm
văn thư của tổ chức kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ (6).
4.1.2. Tác dụng
Danh mục hồ sơ có tác dụng tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có chất lượng; giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm được tồn bộ cơng việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên; nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ; quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan và là căn cứ để giao nộp tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
4.1.3. Cơ sở để lập danh mục hồ sơ
Muốn lập được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào: Chức năng nhiệm vụ chương trình cơng tác của cơ quan, tổ chức; lề lối làm việc, chế độ hội nghị, chế độ báo cáo và tổ chức văn thư; các loại văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; danh mục hồ sơ, mục lục hồ sơ của những năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức; các đặc trưng lập hồ sơ.
4.1.4. Cách lập danh mục hồ sơ
Có 2 cách lập danh mục hồ sơ
Cách 1: Vào cuối mỗi năm văn thư cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị trong cơ quan, tổ chức sau đó gửi đến các đơn vị để các cán bộ nhân viên tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức xét duyệt và ban hành.
Cách làm này tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó địi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nhân viên, đồng thời nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến hồ sơ sát với thực tế hoạt động của các cán bộ nhân viên đó.
Cách 2: Vào cuối mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ, từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch cơng tác trong năm (nhiệm kỳ) và kinh nghiệm của các năm (nhiệm kỳ) trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm (nhiệm kỳ), đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có ưu điểm là hồ sơ dự kiến sẽ đầy đủ hơn, chính xác hơn nhưng để đảm bảo hồn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ, văn phịng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể và kiểm tra đôn đốc các đơn vị thường xuyên.
Danh mục hồ sơ của các cơ quan được lập mỗi năm một lần vào cuối hoặc đầu năm (nhiệm kỳ). Những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít
thay đổi cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những lần sau chỉ cần điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình cơng tác của năm (nhiệm kỳ) đó.
Mẫu Danh mục hồ sơ:
TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH
*
DANH MỤC HỒ SƠ Năm (nhiệm kỳ) …
STT Ký hiệu số hồ sơ Tên hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ngƣời lập Ghi chú 1 2 3 4 5 6
Trong danh mục hồ sơ này có :…………………….(ghi bằng chữ) hồ sơ. Gồm (bằng chữ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.
và… (bằng chữ) hồ sơ bảo quản có thời hạn. Ngày….tháng…..năm……
THỦ TRƢỞNG CƠ QUAN
Ngày….tháng…..năm……
NGƢỜI LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
Ký (đóng dấu) Họ và tên
Ký Họ và tên
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ (ĐVBQ) cho toàn bộ danh mục hồ sơ. Cột 2: Ghi ký hiệu và số hồ sơ, trong đó:
- Ký hiệu: là chữ viết tắt tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục).
- Số hồ sơ gồm hai nhóm số: Nhóm thứ nhất ghi số lượng các mục (các nhóm hồ sơ) theo số thứ tự liên tục từ số 1; nhóm thứ hai ghi số lượng hồ sơ có trong từng mục (nhóm hồ sơ) đó theo số thứ tự liên tục từ số 1. Số thứ tự được đánh bằng số Ảrập. Giữa ký hiệu và số hồ sơ có dấu chấm (.), giữa hai nhóm số trong số hồ sơ có dấu cách (-).
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục), tên nhóm hồ sơ (mục) và tên cách sơ.
Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ.
Cột 5: Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Cột 6: Ghi những điều cần thiết: mật, bổ sung, khơng hình thành hồ sơ hoặc chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau...
4.1.5. Sử dụng Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ đã được phê duyệt cần sao thành nhiều bản:
Chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính mỗi người một bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cơ quan.
Cán bộ văn thư giữ một bản để lập những hồ sơ thuộc phần cơng việc của mình đồng thời theo dõi ghi vào mục “lưu hồ sơ” trên dấu đến và trong cột “lưu hồ sơ” của sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đi.
Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm (nhiệm kỳ) của các đơn vị, bộ phận, chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ.
Mỗi đơn vị tổ chức trong cơ quan giữ 01 bản để thực hiện việc lập hồ sơ. Các cán bộ nghiên cứu căn cứ vào danh mục hồ sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào, chuẩn bị đủ bìa hồ sơ, ghi tên hồ sơ (tiêu đề hồ sơ), số và ký hiệu hồ sơ lên bìa. Trong quá trình giải quyết công việc văn bản thuộc hồ sơ nào sẽ được đưa vào tờ bìa hồ sơ ghi tên hồ sơ đó để tránh thất lạc, mất mát văn bản.
Tóm lại: Danh mục hồ sơ có một vị trí quan trọng và thiết thực trong cơng
tác lập hồ sơ của cơ quan, tổ chức vì vậy để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng, tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan thực hiện được dễ dàng, khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ, tiến hành từng bước, qua mỗi năm (nhiệm kỳ) đều có điều chỉnh, bổ sung cho danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức ngày càng hoàn chỉnh hơn.