Bài giảng công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp

CÔNG TÁC VĂN THƯ  LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP     GV. Nguyễn Duy Vĩnh  0987.510.560  Wedsite: chinhlytailieu.com TÀI LIỆU THAM KHẢO CỦA HỌC PHẦN 1.  Lý  luận  và  thực  tiễn  công  tác  lưu  trữ,  NXB  Đại  học và Giáo dục chun nghiệp, HN, 1990 2. Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hóa Thơng tin, HN,  2006 3.  Vũ  Thị  Phụng,  Nguyễn  Thị  Kim  Bình:  Tập  bài  giảng  Cơng  tác  văn  thư,  lưu  trữ  trong  các  doanh  nghiệp 4.  Luật  Doanh  nghiệp  số  60/2005/QH11  ngày  29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ  01/7/ 2006) 5. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001 6. Nghị định số 111/2004/NĐ­CP ngày 8/4/2004     7. Nghị định số 88/2006/NĐ­CP ngày 29/8/2006  về đăng ký kinh doanh 8.  Cơng  văn  số  26/LTNN­NVĐP  ngày  22/01/2003 của Cục LTNN hướng dẫn xây  dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ  chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung  tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện 9.  Công  văn  số  319/VTLTNN­NVTW  ngày  01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà  nước  hướng  dẫn  thực  hiện  giao  nộp  tài  li  ệu vào lưu tr  ữ tỉnh, thành phố thuộc TW 10. Quyết định số 115/QĐ­VTLTNN  ngày  25/5/09  của  Cục  Văn  thư  và  Lưu  trữ  NN  ban  hành  Danh  mục  số  1  các  cơ  quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài  liệu vào TTLTQG II 11. Quyết định số 116/QĐ­VTLTNN ngày  25/5/09  của  Cục  Văn  thư  và  Lưu  trữ  NN  ban  hành  Danh  mục  số  1  các  cơ  quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài  liệu vào TTLTQG III     12.  Quyết  định  số  13/QĐ­LTNN  ngày  23/2/2001  của  Cục  Lưu  trữ  Nhà  nước  ban hành Quy định về thẩm quyền quản  lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các  Trung tâm lưu trữ quốc gia 13. Từ điển lưu trữ Việt Nam 14. Các bài viết chuyên đề lưu trữ tài liệu  trong  các  doanh  nghiệp  được  đăng  trên  tạp chí Văn thư­Lưu trữ VN     BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN • Chương  I:  Một  số  vấn  đề  chung  về  doanh  nghiệp  và  tài  liệu  lưu  trữ  trong  các  doanh  nghiệp • Chương  II:  Tổ  chức  quản  lý  và  quy  trình  nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp     Đề kiểm tra hệ số 1  Lớp tại chức Cao đẳng VTLT  K1 • Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác  dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh  nghiệp • Lưu ý: Thời gian làm bài: Từ 7h50 đến 8h20                                       CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP  VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP • I. Một số vấn đề chung về doanh nghiệp • II. Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa và tác dụng  của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp     I. Một số vấn đề chung về doanh  nghiệp • 1. Khái niệm doanh nghiệp • 2. Các loại hình doanh nghiệp     1. Khái niệm doanh nghiệp • Doanh nghiệp là khái niệm chung nhất để chỉ  các loại hình doanh nghiệp • Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng,  có tài sản, có trụ sở giao dịch  ổn định, được  đăng  ký  kinh  doanh  theo  quy  định  của  pháp  luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động  kinh doanh. (Theo Luật Doanh nghiệp 2005)     5. Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu  trữ trong DN • Cơng  cụ  tra  tìm  TLLT  là    phương  tiện tra tìm và thơng tin tài liệu trong  các LTHH và LTLS • Việc  xây  dựng  cơng  cụ  tra  tìm  thường  được  thực  hiện  kết  hợp  trong quá trình chỉnh lý tài liệu.      • Hầu  hết  các  DN  hiện  nay  đều  sử  dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính để  quản lý và tra tìm VB Cơ sở dữ liệu  này  được  hình  thành  trong  qúa  trình  lập mục lục văn bản, MLHS • Để  xây  dựng  cơ  sở  dữ  liệu  này  đòi  hỏi  phải  đảm  bảo  chuẩn  thông  tin  đầu vào hồ sơ.      6.Boquntiliulutr ã Bảo quản TLLT sử dụng biện pháp KHKT để kéo dài tuổi thọ bo m an toàn cho TLLT, nhm phục vụ tốt yêu cầu n.cứu, khai thác tài liệu ã TLLT các  DN  hiện  nay  gồm  nhiều  loại:  tài  liệu  hành  chính,  KHKT&CN,  tài  liệu  nghe  nhìn,  tài  liệu điện  tử… Các  loại  tiliu ny cngbhhi hibicỏcnguyờnnhõnsau: ã Do chất cấu thành TLLT: tớnh cht ca giy, mc ã - Do điều kiƯn thiªn nhiªn: nhiệt  độ,  độ  ẩm,  ánh      sáng, bụi, nấm mốc, cơn trùng • Để bảo quản tài liệu, hạn chế tác hại của các yếu tố trên  tại  các  DN  phải  có  kho  tàng  và  trang  bị  các  thiết  bị  cần  thiết • DN có thể sử dụng một hoặc một số phịng (tuỳ theo khối  lượng và loại hình tài liệu) tại trụ sở chính, tuy nhiên phải  đảm bảo u cầu KLT  ở tách biệt, hạn chế tối đa việc đi  lại  và  đảm  bảo  an  tồn.  Thơng  thường  người  ta  bố  trí  KLT  ở  tầng  cao  nhất  của  tịa  nhà  trụ  sở.  Ví  dụ:  tồ  nhà  của  cơng  ty  bảo  hiểm  dầu  khí  (thuộc  tập  đồn  dầu  khí  Việt  Nam)  gồm  8  tầng  thì  KLT  của  c.ty  được  bố  trí  ở  tầng  thứ  8.  Cũng  có  trường  hợp  KLT  được  bố  trí  ở  các  tầng  khác  song  phải  ở  nơi  tách  biệt,  có  lối  đi  riêng,  ít  người qua lại, chẳng hạn như kho lưu trữ của công ty liên  doanh sản xuất thiết bị viễn thông ALCATEL được đặt ở  tầng    hai  trong  bộ  phận,  kho  này  nằm  to nh ã Về trang thiết bị, cỏcDNcntrangbcỏc loại sau: • - Giá: Nếu có điều kiện nên trang bị cỏc giá đựng tài liệu lưu trữ điều khiển tự ®éng (giá compact) giúp tiÕt kiƯm triƯt ®Ĩ ®­ỵc diƯn tÝch phßng kho Tối thiểu phải trang bị giá kim loại để đựng cặp, hộp tài liệu ã - Tủ: có nhiều loại t nh t đựng hồ sơ, tủ đựng vẽ, tủ đựng ảnh, tủ ®ùng tµi liƯu theo kÝch th­íc…Do đó, tuỳ thuộc vào loại hình, kích thước tài liệu mà trang bị loại tủ cho phù hợp Tđ cã thĨ ®ãng b»ng kim loại gỗ ã - Hòm, bìa, cặp, hộp ã + Hòm: nước ta đựng tài liệu hòm phư ơng tiện bảo quản cần thiết, vật liệu làm gỗ kim loại Yêu cầu phải chắn chịu lực ã + Bìa hồ sơ: DN cú th s dng bìa theo mẫu tiêu  chuẩn Cơc l­u tr÷ mẫu theo ngành quy định, thiết kế mẫu bìa riêng phù hợp với thực tế tài liệu DN • + Hép: sử dụng hộp theo tiêu chuẩn Cục mua hộp phi Axit nước sản xuất • Ngồi ra, DN sử dụng phổ biến loại File để bảo quản tài liệu với nhiều độ dày khác song phải đảm bảo yêu cầu bền, chắc, bảo     quản tt ti liu ã Tùy theo điều kiện kho tàng khả kinh phí, cần trang bị mt số thiết bị cho kho lưu trữ như: cỏc phng tin chuyn bao gm thang máy, xe đẩy ; trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; trang thit bị chống cháy: bình chống cháy, hệ thống báo cháy tự động; hệ thống thông gió, chống ẩm quạt, máy điều hoà,   dơng ®o  nhiƯt độ, dụng cụ để • Với  một  số  DN  hiện  nay  để  bảo  quản  an  toàn  các  tài  liệu  phát  minh,  sáng  chế  ngoài  việc lưu trữ thêm một bộ tài liệu bảo hiểm,  người  ta  còn  tiến  hành  chụp  các  bản  microfilm  những  tài  liệu  đó.  Với  những  tài  liệu dạng microfilm này cần có tủ bảo quản  chun dụng và phải là tủ chống cháy, ngồi  ra  cịn  phải  trang  bị  máy  đọc  microfilm  và  máy in những tài liệu dạng này • Với  một  số  loại  hình  tài  liệu  chun  mơn  đặc  thù  phải  tuân  thủ  theo  các  quy  định  về  bả  o quản đối v  ới loại hình tài liệu đó • TL kế tốn lưu trữ phải được bảo quản theo  pháp luật hiện hành của NN về bảo vệ TLLT  và theo quy định của chế độ này. TL kế tốn  lưu  trữ  phải  được bảo  quản  trong KLT  của  đơn vị. KLT phải có đủ trang bị, thiết bị bảo  quản  và  các  điều  kiện  bảo  đảm  sự  an  tồn  TL kế tốn lưu trữ như: giá, tủ, phương tiện  phịng  chống  hỏa  hoạn;  chống  ẩm,  mốc,  chống lũ lụt, mối xơng, chuột cắn… • Người  đứng  đầu  đơn  vị  phải  chịu  trách  nhiệm  trước  PL  về  sự  an  toàn,  đầy  đủ  và    hợ  p pháp các TL k ế tốn của đơn vị đang LT • Trong  trường  hợp  bất  khả  kháng  do  thiên  tai,  hỏa  hoạn,  TL  kế  toán  bị  hư  hỏng  hoặc  mất,  đơn  vị  phải  thành  lập  Hội  đồng  phục  hồi,  xử  lý  TL  kế  toán  do  người  đứng  đầu  đơn  vị  làm  chủ  tịch  Hội  đồng.  Kế  tốn trưởng hoặc người phụ trách kế tốn và đại diện  bộ  phận  có  liên  quan  phải  tham  gia.  Hội  đồng  phải  thực hiện các cơng việc: • ­  Bằng  mọi  biện  pháp  phục  hồi,  bảo  tồn  các  TL  có  thể phục hồi được • ­  Tiến  hành  kiểm  kê,  xác  định  số  TL  hiện  có,  số  tài  liệu bị mất, bị hư hỏng khơng thể phục hồi được • ­ Lập biên bản xác định số TL hiện cịn, số tài liệu bị  mất  theo  từng  loại  tài  liệu  kế  toán.  Biên  bản  phải  được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy  định đối với  TL b   ị hư hỏng, bị m   ất 7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu  trữ • Các  DN  hiện  nay  chủ  yếu  khai  thác  TL  để  phục vụ cho hoạt động sản xuất, KD. Chẳng  hạn như phục vụ cho việc hợp tác, quan hệ  với đối tác trong và ngồi nước, phục vụ cho  việc quảng cáo, tiếp thị, đấu thầu, khai thác,  sử dụng TLLT bảo vệ những bí mật về sản  xuất,  KD  và  tận  dụng  được  những  bí  mật  của DN khác để phục vụ cho việc cạnh tranh  trong KD, phục vụ cho việc chứng minh, bảo  vệ  cho  uy  tín  của  DN  trong  những  trường  hợp liên quan đến tranh chấp pháp luật     • Tuy nhiên, tại các DN hiện nay do trong  các TLLT chứa đựng nhiều thơng tin mà  DN  muốn  giữ  bí  mật  như  thơng  tin  về  phát  minh,  sáng  chế,  quy  trình  cơng  nghệ,  tình  hình  thu  chi  tài  chính,  sản  xuất  KD…nên  các  DN  hạn  chế  tối  đa  việc  tổ  chức  khai  thác  sử  dụng  tài  liệu  bao gồm cả việc hạn chế  đối tượng và  hình thức tổ chức sử dụng, thậm chí các  đơn vị cịn khơng muốn giao nộp TL vào    LT mà gi ữ lạ i tại đơn vị để bảo quản và  C¸c  h×nh thø c  tỉ  c hø c  s  dơ ng  TLLT tro ng   DN • Đối  với  các  DN  do  hạn  chế  đối  tượng  khai  thác,  sử  dụng  chỉ  chủ  yếu  phục  vụ  cho  nhu  cầu giải quyết công việc của các cán bộ lãnh  đạo,  nhân  viên  trong  DN  do  đó  hình  thức  tổ  chức sử dụng cũng chỉ giới hạn trong một số  hình thức mà theo DN có thể hạn chế tối đa  việc  dị  rỉ  thơng  tin.  Các  hình  thức  đó  bao  gồm: • - Tổ chức sử dụng TLLT phòng đọc ấp chứng th   ực TLLT • ­  C Nội dung ơn tập • 1.Bằng  ví  dụ  cụ  thể,  trình  bày  ý  nghĩa,  tác  dụng  của TLLT đối với một doanh nghiệp cụ thể? • 2.  Bằng  ví  dụ  cụ  thể,  nêu  các  đặc  điểm  của  tài  liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp • 3.Kể tên các tiêu chuẩn cần được vận dụng trong  xác định giá trị TLLT của doanh nghiệp. Cho ví dụ  minh hoạ • 4.Trình bày khái qt thực trạng thu thập, bổ sung  TLLT doanh nghiệp vào các lưu trữ hiện nay và đề  xuất các giải pháp khắc phục     Nội dung ơn tập Lớp CĐTC VTLT K1­thành phố HCM • Ý nghĩa, tác dụng của TLLTDN • Các tiêu chuẩn được vận dụng trong xác  định giá trị tài liệu lưu trữ của DN • Các đặc điểm đặc thù của TLLT DN • Thực  trạng  công  tác  thu  thập,  bổ  sung  TLLTDN vào các lưu trữ hiện nay và đề  xuất giải pháp khắc phục     ... I. Tổ chức quản lý cơng? ?tác? ?lưu? ?trữ? ?doanh? ?nghiệp • II.  Quy  trình  nghiệp? ? vụ  lưu? ? trữ? ? trong  doanh? ? nghiệp     I.Tổ chức quản lý? ?công? ?tác? ?lưu? ?trữ? ?trong  DN 1. Những quy định của Nhà nước đối với? ?công tác? ?lưu? ?trữ? ?trong? ?doanh? ?nghiệp. .. dụng của TLLT trong các? ?doanh? ?nghiệp • 1. Khái niệm tài liệu? ?lưu? ?trữ? ?doanh? ?nghiệp • 2.  Đặc  điểm  của  tài  liệu  lưu? ? trữ? ? doanh? ? nghiệp • 3.  Ý  nghĩa,  tác? ? dụng  của  tài  liệu  lưu? ? trữ? ? doanh? ?nghiệp  ... chia  doanh? ? nghiệp? ? theo  nhiều  cách khác nhau: • Theo  ngành  sản  xuất  kinh  doanh:   có  doanh? ? nghiệp? ? công? ? nghiệp,   doanh? ? nghiệp? ? nông  nghiệp,   doanh? ? nghiệp? ? lâm  nghiệp,   doanh? ? nghiệp? ?