Bài giảng Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp trình bày một số vấn đề chung về doanh nghiệp và tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp, tổ chức quản lý và quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp. Mời bạn đọc cùng tham khảo.
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP GV Nguyễn Duy Vĩnh 0987.510.560 Wedsite: chinhlytailieu.com TÀI LIỆU THAM KHẢO CỦA HỌC PHẦN Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, HN, 1990 Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, HN, 2006 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình: Tập giảng Cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006) Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006 đăng ký kinh doanh Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/01/2003 Cục LTNN hướng dẫn xây dựng ban hành Danh mục quan tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh lưu trữ huyện Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thực giao nộp tài liệu vào lưu trữ tỉnh, thành phố thuộc TW 10 Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 Cục Văn thư Lưu trữ NN ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG II 11 Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 Cục Văn thư Lưu trữ NN ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG III 12 Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/2/2001 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy định thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia 13 Từ điển lưu trữ Việt Nam 14 Các viết chuyên đề lưu trữ tài liệu doanh nghiệp đăng tạp chí Văn thư-Lưu trữ VN BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN • Chương I: Một số vấn đề chung doanh nghiệp tài liệu lưu trữ doanh nghiệp • Chương II: Tổ chức quản lý quy trình nghiệp vụ lưu trữ doanh nghiệp Đề kiểm tra hệ số Lớp chức Cao đẳng VTLT K1 • Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp • Lưu ý: Thời gian làm bài: Từ 7h50 đến 8h20 CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP • I Một số vấn đề chung doanh nghiệp • II Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp I Một số vấn đề chung doanh nghiệp • Khái niệm doanh nghiệp • Các loại hình doanh nghiệp Khái niệm doanh nghiệp • Doanh nghiệp khái niệm chung để loại hình doanh nghiệp • Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh (Theo Luật Doanh nghiệp 2005) Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ DN • Cơng cụ tra tìm TLLT phương tiện tra tìm thơng tin tài liệu LTHH LTLS • Việc xây dựng cơng cụ tra tìm thường thực kết hợp trình chỉnh lý tài liệu • Hầu hết DN sử dụng sở liệu máy tính để quản lý tra tìm VB Cơ sở liệu hình thành qúa trình lập mục lục văn bản, MLHS • Để xây dựng sở liệu địi hỏi phải đảm bảo chuẩn thơng tin đầu vào hồ sơ Bảo quản tài liệu lưu tr ã Bảo quản TLLT sử dụng biện pháp KHKT để kéo dài tuổi thọ bo m an toàn cho TLLT, nhm phục vụ đợc tốt yêu cầu n.cứu, khai thác tài liệu ã TLLT DN gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, KHKT&CN, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… Các loại tài liệu bị hư hại hại nguyên nhân sau: • - Do chÊt cÊu thành TLLT: tớnh cht ca giy, mc ã - Do ®iỊu kiƯn thiªn nhiªn: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bi, nm mc, cụn trựng ã - Do điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu: ã bo quản tài liệu, hạn chế tác hại yếu tố DN phải có kho tàng trang bị thiết bị cần thiết • DN sử dụng phòng (tuỳ theo khối lượng loại hình tài liệu) trụ sở chính, nhiên phải đảm bảo yêu cầu KLT tách biệt, hạn chế tối đa việc lại đảm bảo an tồn Thơng thường người ta bố trí KLT tầng cao tòa nhà trụ sở Ví dụ: tồ nhà cơng ty bảo hiểm dầu khí (thuộc tập đồn dầu khí Việt Nam) gồm tầng KLT c.ty bố trí tầng thứ Cũng có trường hợp KLT bố trí tầng khác song phải nơi tách biệt, có lối riêng, người qua lại, chẳng hạn kho lưu trữ công ty liên doanh sản xuất thiết bị viễn thông ALCATEL đặt tầng hai phận, kho nằm nhà nhiên có lối riêng hạn chế tối a ngi qua li ã Về trang thiết bị, DN cần trang bị loại sau: • - Giá: Nếu có điều kiện nên trang bị gi¸ đựng tài liệu lu trữ điều khiển tự động (giỏ compact) s giỳp tiết kiệm triệt để đợc diện tích phßng kho Tối thiểu phải trang bị giá kim loại để đựng cặp, hộp tài liệu • - Tủ: có nhiều loại t nh t đựng hồ sơ, tủ đựng vẽ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liƯu theo kÝch thíc…Do đó, tuỳ thuộc vào loại hình, kích thước tài liệu mà trang bị loại tủ cho phự hp Tủ đóng kim loại gỗ ã - Hòm, bìa, cặp, hộp ã + Hòm: nớc ta đựng tài liệu hòm phơng tiện bảo quản cần thiết, vật liệu làm gỗ kim loại Yêu cầu phải chắn chịu đợc lực ã + Bìa hồ s¬: DN sử dụng bìa theo mẫu tiêu chuẩn Cơc lu tr÷ mẫu theo ngành quy định, thiết kế mẫu bìa riêng phù hợp với thực tế tài liệu DN • + Hép: sử dụng hộp theo tiêu chuẩn Cục mua hộp phi Axit nước sản xuất • Ngoài ra, DN sử dụng phổ biến loại File để bảo quản tài liệu với nhiều độ dày khác song phải đảm bảo yêu cầu bền, chắc, bảo quản tốt tài liệu ã - Các trang thiết bị khác: ã Tùy theo điều kiện kho tàng khả kinh phí, cần trang bị mt số thiết bị cho kho lu trữ nh: phương tiện vận chuyển bao gồm thang m¸y, xe đẩy ; trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; trang thit bị chống cháy: bình chống cháy, hệ thống báo cháy tự động; hệ thống thông gió, chống ẩm nh quạt, máy điều hoà, dụng cụ đo nhiệt , cỏc dng cụ để đo độ ẩm… • Với số DN để bảo quản an toàn tài liệu phát minh, sáng chế việc lưu trữ thêm tài liệu bảo hiểm, người ta tiến hành chụp microfilm tài liệu Với tài liệu dạng microfilm cần có tủ bảo quản chuyên dụng phải tủ chống cháy, phải trang bị máy đọc microfilm máy in tài liệu dạng • Với số loại hình tài liệu chun mơn đặc thù phải tn thủ theo quy định bảo quản loại hình tài liệu • TL kế tốn lưu trữ phải bảo quản theo pháp luật hành NN bảo vệ TLLT theo quy định chế độ TL kế toán lưu trữ phải bảo quản KLT đơn vị KLT phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản điều kiện bảo đảm an tồn TL kế tốn lưu trữ như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hỏa hoạn; chống ẩm, mốc, chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn… • Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước PL an toàn, đầy đủ hợp pháp TL kế toán đơn vị LT • Trong trường hợp bất khả kháng thiên tai, hỏa hoạn, TL kế toán bị hư hỏng mất, đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý TL kế toán người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng Kế toán trưởng người phụ trách kế toán đại diện phận có liên quan phải tham gia Hội đồng phải thực cơng việc: • - Bằng biện pháp phục hồi, bảo tồn TL phục hồi • - Tiến hành kiểm kê, xác định số TL có, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng khơng thể phục hồi • - Lập biên xác định số TL còn, số tài liệu bị theo loại tài liệu kế toán Biên phải lưu trữ thời hạn lưu trữ quy định TL bị hư hỏng, bị Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ • Các DN chủ yếu khai thác TL để phục vụ cho hoạt động sản xuất, KD Chẳng hạn phục vụ cho việc hợp tác, quan hệ với đối tác nước, phục vụ cho việc quảng cáo, tiếp thị, đấu thầu, khai thác, sử dụng TLLT bảo vệ bí mật sản xuất, KD tận dụng bí mật DN khác để phục vụ cho việc cạnh tranh KD, phục vụ cho việc chứng minh, bảo vệ cho uy tín DN trường hợp liên quan đến tranh chấp pháp luật • Tuy nhiên, DN TLLT chứa đựng nhiều thơng tin mà DN muốn giữ bí mật thông tin phát minh, sáng chế, quy trình cơng nghệ, tình hình thu chi tài chính, sản xuất KD…nên DN hạn chế tối đa việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu bao gồm việc hạn chế đối tượng hình thức tổ chức sử dụng, chí đơn vị cịn khơng muốn giao nộp TL vào LT mà giữ lại đơn v bo qun v s dng Các hình thøc tỉ chøc sư dơng TLLT DN • Đối với DN hạn chế đối tượng khai thác, sử dụng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu giải công việc cán lãnh đạo, nhân viên DN hình thức tổ chức sử dụng giới hạn số hình thức mà theo DN hạn chế tối đa việc dị rỉ thơng tin Các hình thức bao gm: ã - Tổ chức sử dụng TLLT phòng ®äc • - Cấp chứng thực TLLT Nội dung ơn tập • 1.Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng TLLT doanh nghiệp cụ thể? • Bằng ví dụ cụ thể, nêu đặc điểm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp • 3.Kể tên tiêu chuẩn cần vận dụng xác định giá trị TLLT doanh nghiệp Cho ví dụ minh hoạ • 4.Trình bày khái quát thực trạng thu thập, bổ sung TLLT doanh nghiệp vào lưu trữ đề xuất giải pháp khắc phục Nội dung ôn tập Lớp CĐTC VTLT K1-thành phố HCM • Ý nghĩa, tác dụng TLLTDN • Các tiêu chuẩn vận dụng xác định giá trị tài liệu lưu trữ DN • Các đặc điểm đặc thù TLLT DN • Thực trạng công tác thu thập, bổ sung TLLTDN vào lưu trữ đề xuất giải pháp khắc phục ... tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, HN, 1990 Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hóa Thơng tin, HN, 2006 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình: Tập giảng Công tác văn thư, lưu trữ doanh. .. lưu trữ Việt Nam 14 Các viết chuyên đề lưu trữ tài liệu doanh nghiệp đăng tạp chí Văn th? ?- Lưu trữ VN BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN • Chương I: Một số vấn đề chung doanh nghiệp tài liệu lưu trữ doanh nghiệp. .. nghiệp • Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp • Đặc điểm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp • Ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp • TLLTDN tài liệu