SKKN: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường THPT

Thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển. Mời quý thầy cô tham khảo sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường THPT”.

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THPT SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên : Trần Thị Bích Thu Ngày, tháng, năm sinh: 24/8/1983 Nam, nữ: Nữ Địa : Tổ 14, Khu 10, Thị trấn Tân Phú, Tân Phú, Đồng Nai Điện thoại : (CQ): 0613.795284 (NR): 0613.608642 Chức vụ: Nhân viên Văn thư Đơn vị công tác : Trường THPT Đồn Kết, Tân Phú, Đồng Nai II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị cao nhất: Trung cấp - Năm nhận bằng: 2006 - Chuyên ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ - Nơi đào tạo: Trung cấp Văn thư – Lưu trữ TW2 Tp.HCM III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm: Văn thư – Lưu trữ - Số năm kinh nghiệm: năm - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Chưa có A-PHẦN MỞ ĐẦU I Đặt vấn đề Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thơng tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Trường THPT Đồn Kết ngơi trường vùng sâu vùng xa Tỉnh, tách từ trường cấp 2-3 Phương Lâm (1989-1998), đời lúc Biên HòaĐồng Nai 300 năm (năm học 1999-2000) Đến đạo sâu sát Sở GDĐT tỉnh Đồng Nai, quan tâm Ban Giám hiệu nhà trường tìm tòi học hỏi, sáng tạo thân thời gian thực nhiệm vụ phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường có có nhiều tiến đáng kể II Lý chọn đề tài Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn u cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt từ khâu văn thư phục vụ tốt cho mục đích hành mục đích tương lai” Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trong, thể điểm sau: - Công tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thực tốt công tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại-nền hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường THPT” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ trường THPT kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ III Phạm vi đối tượng nghiên cứu Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng quan đơn vị Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng u cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư lưu trữ Đề tài nghiên cứu phạm vi trường THPT Đồn Kết, thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hồn thành tốt nhiệm vụ IV Mục đích nghiên cứu Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường V Điểm kết nghiên cứu Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phịng cơng tác văn thư lưu trữ Người làm cơng tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn yêu cầu, xác, đầy đủ nội dung để trình ký Đề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, nơi khơng địi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao B-PHẦN NỘI DUNG I Cơ sở lý luận Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính mật Đối với người làm cơng tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt khâu soạn thảo văn II Thực trạng vấn đề Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác mà phân cơng kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn lắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học cấp lãnh đạo cấp quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị đính số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ - Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính Phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ - Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy trình hướng dẫn cục Văn thư lưu trữ Nhà nước công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ trường THPT Đồn Kết tơi gặp thuận lợi khó khăn: * Thuận lợi: Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Được quan tâm đạo trực tiếp Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai; Đảng, quyền, ban ngành đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ ngũ thầy giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có tinh thần trách nhiệm cao ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Cơ sở vật chất thiết bị dạy học đầu tư đảm bảo phục vụ dạy học hoạt động khác * Khó khăn: - Kho, lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ tài liệu văn - Tổ chức tập huấn cho cán làm cơng tác Văn thư-Lưu trữ cịn hạn chế Tuy có khó khăn dẽ dàng khắc phục, dẽ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện công tác văn thư trường học vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp III Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hồn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: Thường xun học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Hiện cơng tác văn thư lưu trữ thực theo Nghị định số 09/210/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức - Điều quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo * Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng a) Báo cáo: Là loại văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nêu diểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Các biện pháp tổ chức thực + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng * Mẫu loại báo cáo: (Phục lục 01: Báo cáo sơ kết học kỳ I – Năm học 2012-2013) b) Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt - Phần 1: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt - Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) - Phần 3: Kiến nghị cấp (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn phương án xin cấp phê duyệt vài phương án xếp thứ tự, hồn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phịng - Trong phần nêu lý do, dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hồn cảnh thực tế địi hỏi - Phần đề xuất: Dùng ngơn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình * Mẫu loại tờ trình: (Phụ lục 02: Tờ trình xin thành lập Hội đồng thi tuyển sinh vào lớp 10 năm học 2012-2013) Biện pháp lưu trữ văn tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng Hiện hầu hết trường học, quan thực công tác lưu trữ cách khoa học, ngăn nắp văn đạo cấp Nhưng với phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu trữ phải tốn nhiều công sức thời gian (dị tìm sổ văn đến, để tìm số văn đến, đi, sau phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn đến, đi) Do đặc thù nay, tất văn điều hành, đạo cấp trên, Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai gửi qua hộp thư điện tử có đính kèm tập tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm thật nhanh chóng ta dùng phần mềm quản lý văn số cơng ty thiết kế tiện ích việc quản lý văn văn đến Tuy nhiên trường THPT Đoàn Kết đơn vị trường học văn đến văn nên sử dụng phương pháp đơn giản, dễ sử dụng sau: - Công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua Mail phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị Ví dụ: D:/ Cong van den 2013/ Tháng - Tạo tệp tin (file) phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word có nội dung giống sổ văn đến Ví dụ: So van ban den 2012.doc Ngày, Tháng Số Tác giả Ký hiệu Ngày tháng Tên, loại trích yếu nội dung 07/01/2013 Sở GDĐT Đồng Nai 27/SGDĐTTTR 03/01/2013 V/v Báo cáo kết năm thực “Ngày pháp luật” 07/01/2013 Sở GDĐT Đồng Nai 18/SGDĐTVP V/v Báo cáo nhu cầu hỗ trợ 03/01/2013 đơn vị, đối tượng có h/cảnh khó khăn CTCĐ, VT Thang 1\18-BC nhu cau ho tro tet 2013.pdf 37/SGDĐTKHTC V/v thực Quyết định số 51/2012/QĐ-TTg ngày 04/01/2013 16/11/2012 chế độ bồi dưỡng trang phục GV dạy TDTT KT, HT Thang 1\37-Che GVTDTT.pdf 07/01/2013 Sở GDĐT Đồng Nai 07/01/2013 Sở GDĐT Đồng Nai 20/SGDĐTCTHSSV V/v tăng cường biện pháp bảo 03/01/2013 đảm ANTT trường học dịp nghỉ tết 07/01/2013 Sở GDĐT Đồng Nai 35/SGDĐTTCCB 03/01/2013 V/v thực công khai, minh bạch công tác tuyển dụng Người nhận T.Quang, VT T.Quân, VT HT,VT Ký nhận Ghi (Nơi lưu VB) Thang 1\27-BC ket qua nam thuc hien Pluat.pdf Thang 1\20dam bao ANTT dip nghi tet.pdf Thang 1\37-Che GVTDTT.pdf - Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở File “So van ban den 2012”, file để đường dẫn văn lúc ta việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Trên số biện pháp thực thực thời gian qua trường THPT Đồn Kết, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Biện pháp quản lý hồ sơ học sinh Hồ sơ học sinh văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý đạo Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có: Học bạ THPT học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; Sổ đăng bộ; Sổ điểm lớn; Văn chứng … - Học bạ học sinh học xếp theo lớp cuối năm học giao cho Giáo viên chủ nhiệm để ghi kết học tập học sinh GVCN hoàn thành xong nộp lại cho Văn thư để trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký duyệt kết cuối năm học bạ học sinh thời gian quy định sau lưu trữ cẩn thận tủ phòng văn thư Học bạ nghỉ học lâu nhập vào máy theo năm học in đóng tập lại để tiện cho việc tra cứu hồ sơ học sinh, phụ huynh đến xin rút hồ sơ Học bạ tốt nghiệp học sinh chưa rút lại để theo thứ tự bìa sơ mi theo năm học - Sổ đăng bộ: Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 10 chuyển đến Văn thư cập nhật kịp thời ghi đầy đủ thông tin sổ theo mẫu quy định Bộ GD&ĐT, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt - Văn chứng học sinh tốt nghiệp THPT: Sau nhận Bằng tốt nghiệp Sở Văn thư có trách nhiệm vào sổ học sinh theo số hiệu quy định Khi cấp trả học sinh đến nhận phải có giấy tờ CMND Hộ ghi lại để tiện cho việc theo dõi người nhận phải ký nhận ghi rõ họ tên đầy đủ Nhờ có xếp ngăn nắp, khoa học giúp cho việc theo dõi quản lý hồ sơ học sinh dễ dàng, nhanh chóng hiệu IV Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, thống phối hợp hỗ trợ tốt cho cơng tác tổ chức đồn thể, tổ chuyên môn công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ văn phòng đến hầu hết phận chuyên trách: Văn thư-Thủ quỹ, Kế tốn, Thư viện, Thiết bị, y tế có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chuyên mơn phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; Biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn thư đến cách ngăn nắp, khoa học quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời Kết cho thấy hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối Đảng; sách, Pháp luật Nhà nước; quản lý, điều hành, đạo cấp Công tác quản lý, đạo chuyên môn tài chính, sở vật chất hoạt động ngoại khóa khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ; cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Đặc biệt thành tích nhân viên văn phịng nói chung nhân viên văn thư lưu trữ nói riêng góp phần lớn vào thành tích chung nhà trường đạt năm qua: Trường tặng khen UBND tỉnh Đồng Nai đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc; Bằng khen Bộ GDĐT; C- PHẦN KẾT LUẬN I Những học kinh nghiệm Để công tác văn thư lưu trữ có hiệu đạt thành tích cao địi hỏi trước thân nhân viên văn thư phải vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế đơn vị Tạo mơi trường làm việc thỏa mái, biến khó thành dễ để công việc nhẹ nhàng, trôi chảy Phối hợp hoạt động t6ot1 với tổ chức đồn thể nhà trường Áp lực cơng việc người làm công tác văn thư lưu trữ lớn, địi hỏi người làm cơng tác phải thật bình tĩnh, kiên nhẫn, chịu khó, có phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác Tăng cường cơng tác giao lưu học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp đơn vị bạn Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Không ngừng nghiên cứu, tìm tịi giải pháp mới, vận dụng thực để công tác văn thư nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao II Ý nghĩa Sáng kiến kinh nghiệm Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn thư lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nahnh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đồn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin liên quan đến quan, đơn vị III Khả ứng dụng triển khai Đề tài tổ chức triển khai thực trường THPT Đoàn Kết thành viên tổ Văn phòng ứng dụng thực công việc chuyên môn nghiệp vụ phân công đạt hiệu cao Kết sáng kiến kinh nghiệm tất cán giáo viên nhà trường công nhận tiếp tục phối hợp tổ chức thực thời gian tới minh chứng cho khả vận dụng vào thực tiễn đề tài Đây giải pháp bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ quan hành nghiệp, đặc biệt nhân viên văn thư lưu trữ trường học tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị để đạt hiệu cao IV Những kiến nghị đề xuất Với mục đích đổi phương pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Việc áp dụng “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường THPT” nằm yêu cầu đổi lề lối làm việc việc cải cách hành Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn, đạt kết tốt đẹp góp phần phát triển tồn diện nhà trường Rất mong góp ý Hội đồng khoa học ngành thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp Tân Phú, ngày tháng năm 2013 Người viết Trần Thị Bích Thu SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT ĐOÀN KẾT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tân Phú, ngày 15 tháng năm 2013 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học 2012-2013 Tên sáng kiến kinh nghiệm: “MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THPT” Họ tên tác giả: Trần Thị Bích Thu Đơn vị (tổ): Văn phòng Lĩnh vực: Văn thư-Lưu trữ Quản lý giáo dục  Phương pháp dạy học môn:  Phương pháp giáo dục  Lĩnh vực khác:  Tính - Có giải pháp hồn tồn  - Có giải pháp cải tiến, đổi từ giải pháp có  Hiệu Hồn tồn triển khai áp dụng đơn vị có hiệu cao  Có tính cải tiến đổi từ giải pháp có phát triển áp dụng tồn ngành có hiệu cao  Hoàn toàn triển khai áp dụng đơn vị có hiệu cao  Có tính cải tiến đổi từ giải pháp có phát triển khai áp dụng đơn vị có hiệu  Khả áp dụng Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Tốt  Khá  Đạt  Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Tốt  Khá  Đạt  Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Tốt  Khá  Đạt  XÁC NHẬN CỦA TỔ TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ ... tác văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết Sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường THPT? ?? Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ trường. .. kinh nghiệm: “MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THPT? ?? Họ tên tác giả: Trần Thị Bích Thu Đơn vị (tổ): Văn phòng Lĩnh vực: Văn thư- Lưu trữ Quản lý giáo... phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường có có nhiều tiến đáng kể II Lý chọn đề tài Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm