Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường THPT Xuân Lộc

BM 01-Bia SKKN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc Người thực hiện: Hồ Thị Hương Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Lĩnh vực khác: Quản lý hành  Có đính kèm: Các sản phẩm khơng thể in SKKN  Mơ hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2014-2015 BM02-LLKHSKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC –––––––––––––––––– I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: Hồ Thị Hương Ngày tháng năm sinh: 05/06/1989 Nam, nữ: Nữ Địa chỉ: Khu phố 4, Thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai Điện thoại quan: 0613 871 115; Fax: ĐTDĐ: 0976 329 864 E-mail: hohuongqtvp34@gmail.com Chức vụ: Nhân viên văn thư Nhiệm vụ giao: Quản lý thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ trường Đơn vị công tác: Trường THPT Xuân Lộc II.TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị : Cao đẳng - Năm nhận bằng: 2012 - Chuyên ngành đào tạo: Quản trị Văn phòng - Lưu trữ III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm: Quản lý hành Số năm có kinh nghiệm: 03 - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Không BM03-TMSKKN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Như biết văn thư cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Đặc biệt thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp quan tâm đến công tác văn thư làm tốt cơng tác cơng văn, giấy tờ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng việc, phịng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ giữ gìn bí mật nhà nước quan Trong hoạt động nhà trường từ việc đề sách, chủ trương, kế hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin văn giấy tờ cơng tác văn thư Chính cơng tác văn thư giữ vai trò quan trọng điều kiện thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử lý thơng tin cách xác từ đưa định có hiệu góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Bản thân phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư trường Trong q trình cơng tác tơi nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư công việc quản lý nhà trường rút số kinh nghiệm từ cơng việc thực tế trường lý chọn đề tài số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Cơ sở lý luận công tác văn thư “Công tác văn thư khái niệm dùng tồn cơng việc liên quan soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức”, [1,11] Như tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực cơng tác văn thư điều cho thấy cơng tác văn thư riêng người làm công tác văn thư Muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác… Nội dung công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn đến; Quản lý văn đi; Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư quan làm tốt hay khơng Cơng tác văn thư u cầu địi hỏi cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực cơng việc đảm bảo nhanh chóng, xác, bí mật đại Cơ sở thực tiễn 2.1 Quá trình phát triển trường THPT Xuân Lộc Trường PTTH Xuân Lộc thức thành lập theo định số 1768/QĐ.UBT ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UBND tỉnh ký ngày 23/12/1985 thầy Hoàng Văn Trọng làm hiệu trưởng Theo định thành lập trường mang tên trường PTTH Xuân Lộc II Trường PTTH Xuân Lộc II thức đời đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng nhân dân xã phía bắc huyện Xuân Lộc cũ nằm kế hoạch phát triển ngành giáo dục, nghiệp phát triển kinh tế- xã hội huyện Xuân Lộc tỉnh Đồng Nai Những năm đầu thành lập, sở vật chất trường hai dãy phòng học tạm nhà cấp với 12 phòng học đất đỏ nắng bụi, mưa lầy Tuy với điều kiện sở vật chất tạm bợ, đội ngũ thầy, giáo cịn gặp nhiều khó khăn sống điều kiện công tác đến tháng năm 1986: 100% học sinh khóa trường dự thi đỗ tốt nghiệp PTTH đạt 92%, vượt xa so với mặt tỉnh lúc giờ; có 28 em đậu vào trường Đại học, Cao đẳng Từ ngày tháng năm 1998 có sở khang trang, sở vật chất gồm hai dãy nhà lầu với hệ thống 25 phịng học, phịng trình chiếu để sử dụng phương pháp dạy học công nghệ thông tin, phịng máy vi tính, phịng chức nối mạng Intenet Từ năm học 2012-2013 trường tiếp tục đầu tư xây dựng khối phòng học gồm 15 phòng học Cho đến trường THPT Xuân Lộc có 40 phịng học, 13 phịng học mơn gồm: 04 phịng máy vi tính, 05 phịng thiết bị tiên tiến ngoại ngữ, 03 phịng thực hành mơn lý, hố, sinh phịng chức trang bị đầy đủ thiết bị, kết nối mạng Với trường đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số lớp trường 50 lớp Ngoài để đáp ứng nhu cầu học tập em địa bàn huyện, nhà trường mở phân hiệu với lớp 10 xã Sông Ray (thuộc huyện Cẩm Mỹ ngày nay), sở để hình thành trường THPT Sơng Ray Trường mở phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định, năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Hưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân Thọ Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Đồng Nai ký Quyết định số 3255/QĐUBND công nhận trường Trung học phổ thông Xuân Lộc đạt danh hiệu trường chuẩn quốc gia Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Đại học, Cao Đẳng Hiện nay, nhà trường có 42 lớp với 1617 học sinh Đội ngũ quản lý 03 01 hiệu trưởng 02 hiệu phó, nhân viên 08 người giáo viên trực tiếp giảng dạy 96 người đạt chuẩn chuẩn (trong có thạc sĩ giáo viên theo học sau đại học), nhiều giáo viên tặng huy chương nghiệp giáo dục, đạt danh hiệu giáo viên giỏi cấp tỉnh Nhà trường tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công cụ đại vào hỗ trợ cho việc quản lý, giảng dạy học tập Trường nhận nhiều khen tỉnh thành tích cao giáo dục như: Năm học 2010-2011 UBND tỉnh tặng cờ đơn vị thi đua xuất sắc; năm học 2011-2012 tập thể nhà trường tiếp tục UBND tỉnh tặng khen tập thể lao động xuất sắc năm học 2012-2013 Sở tặng cờ thi đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua yêu nước khen Bộ giáo dục… Chi nhà trường có 37 đảng viên, Chi cơng nhận liên tục năm liền đạt “trong vững mạnh tiêu biểu” Các đoàn thể nhà trường hàng năm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 2.2 Thực trạng công tác văn thư trường a Ưu điểm: - Trường áp dụng chế cửa hoạt động công tác văn thư Thực chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn trách nhiệm giải cơng việc cho phịng ban, phận chuyên môn, cá nhân nên công việc giải nhanh chóng lĩnh vực chun mơn - Nhân viên văn thư có trách nhiệm cao cơng việc, ln cố gắng khắc phục khó khăn để hồn thành cơng việc giao - Các văn đến làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc - Trường trang bị trang thiết bị văn phòng máy photo, máy in phục vụ cho công tác văn thư b Nhược điểm: - Trong trình phát triển nhà trường mở nhiều phân hiệu để đáp ứng nhu cầu học tập em địa bàn huyện Công tác văn thư lưu trữ phân hiệu chủ yếu kiêm nhiệm chưa có chun mơn, nghiệp vụ hồ sơ, cơng văn, giấy tờ trước năm 1994 không lập bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thất khơng có lưu trữ trường - Về soạn thảo ban hành văn bản: Do đặc thù công việc số giáo viên làm công tác giảng dạy kiêm nhiệm cơng tác Đồn Thanh niên, Cơng đồn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học… Để thực công việc kiêm nhiệm họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo số văn để giải công việc Công tác văn thư trường chưa quan tâm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trường văn quy định việc soạn thảo ban hành văn cịn Vì văn ban hành sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày chí nhiều văn ban hành thiếu số thành phần thể thức văn nơi nhận, tên loại trích yếu nội dung… - Về quản lý công văn đi, đến: + Những năm trước nhà trường chưa nắm tầm quan trọng cơng tác văn thư chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho quan nên quy trình quản lý cơng tác văn thư bị bất cập + Đăng ký văn đến viết tắt ghi số bị trùng bỏ sót số ký hiệu văn nên khó khăn nghiên cứu, tìm hiểu kiểm tra + Công văn lưu văn thư cịn thiếu chí nhiều cơng văn cịn lưu photo không với quy định Tất văn không xếp theo sổ đăng ký văn để lập hồ sơ lưu Dẫn đến nhiều cơng văn ban hành bị thất khó cho việc tra cứu sử dụng văn sau + Công văn đến Hiệu trưởng phân luồng cho phận chuyên môn, cá nhân giải Sau giải công văn xong nhiều cá nhân không lưu văn đến vào hồ sơ công việc - Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh + Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, bổ sung đầy đủ giấy tờ phiếu bổ sung lý lịch mẫu 4a-BNV/2007, định nâng bậc lương phụ cấp thâm niên nhà giáo, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên năm… + Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh số hạn chế học bạ trung học sở năm trước nhà trường kế hoạch trả cho học sinh khối lượng học bạ cấp 2, học sinh tốt nghiệp trường tồn đọng trường nhiều Sổ đăng nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển chuyển đến, bỏ học nên cơng tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn c Nguyên nhân: - Những năm trước công tác văn thư nhà trường chưa thực quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư kiêm nhiệm chưa có chun mơn, nghiệp vụ cơng tác văn thư - Trang thiết bị văn phịng phục vụ cơng tác văn thư hay xảy trục trặc, hư hỏng máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư cơng việc văn thư hay bị trì trệ Kinh phí đầu tư trang thiết bị dụng cụ văn phòng máy photo, máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định cịn hạn chế - Văn thư trường thực nhiều công việc như: Quản lý công văn đi, đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý cấp phát học bạ, tốt nghiệp học sinh; tiếp dân giải thủ tục hành chính; quản lý hồ sơ cán cơng chức viên chức; làm sổ đăng bộ, làm công tác thi…Công việc nhiều mà biên chế nhân viên làm nên áp lực công việc nhiều mà chế độ đãi ngộ III CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Trường THPT Xuân Lộc thành lập hoạt động 30 năm Những năm trước công tác văn thư nhà trường chưa thực quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư kiêm nhiệm chưa có chun mơn nghiệp vụ văn thư nhiều cơng văn giấy tờ năm trước bị thất gây khó khăn việc tìm kiếm thơng tin phục vụ hoạt động quản lý nhà trường Trong năm gần nhà trường nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư, nhà trường tuyển nhân viên văn thư có trình độ chun mơn nghiệp vụ đưa biện pháp tích cực để đem lại hiệu cao từ đưa cơng tác quản lý nhà trường tốt Sau biện pháp trường THPT Xuân Lộc tổ chức thực Xây dựng, ban hành văn đạo hướng dẫn thực công tác văn thư “Văn hiểu theo nghĩa rộng vật mang tin ghi kí hiệu ngơn ngữ Với nghĩa hẹp văn khái niệm dùng để cơng văn giấy tờ hình thành hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp (gọi chung quan)”, [2,5-6] Chính để hoạt động quan thực xuyên suốt, nhanh chóng với quy định nhà nước phải xây dựng ban hành văn đạo hướng dẫn để giải công việc Trong năm gần nhà trường nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư thực kế hoạch số 39/KH-UBND huyện Xuân Lộc ngày 14 tháng năm 2014 việc thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám hiệu soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ trường nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế trường giúp cho việc thực hiện, quản lý kiểm tra tốt Trong quy chế nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện; quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường; quản lý sử dụng dấu… Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 trường THPT Xuân Lộc thể phụ lục I Quy trình thực công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc sau: * Soạn thảo ban hành văn Hằng năm q trình giải cơng việc quản lý Ban giám hiệu ban hành số văn sau: Quyết định, tờ trình, cơng văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đường, giấy giới thiệu…được thể qua bảng thống kê sau: Tên loại văn Số lượng văn năm 2013 Số lượng văn năm 2014 Quyết định 189 192 Tờ trình 23 24 Báo cáo 38 70 Kế hoạch, công văn, thông báo 35 54 Để soạn thảo ban hành văn phận chuyên môn, cá nhân văn thư phải xác định vấn đề sau: - Xác định tính chất, mục đích văn dự định soạn + Cán soạn thảo văn bắt đầu xây dựng dự thảo văn xác định ban hành văn để giải vấn đề + Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn soạn để gửi cho ai, gửi cho cấp hay cấp + Xác định thời gian ban hành văn - Xác định tên loại văn Giúp cho việc soạn thảo nhanh chóng, xác với mẫu loại văn Vì loại văn có cách thức soạn khác cơng văn soạn khác với định - Thu thập xử lý thông tin Phải thu thập đầy đủ thông tin, liệu văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ cấp thông tin từ thực tế - Xác định đề cương văn viết văn - Trình lãnh đạo duyệt văn làm thủ tục phát hành Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn chuyển văn cho văn thư luồng thông qua hệ thống mail nhà trường Văn thư nhận văn thực theo quy trình sau: Bộ phận chun mơn, cá nhân soạn thảo văn Ban giám hiệu Nếu Duyệt nội dung Văn thư - Kiểm tra thể thức, - In trình ký - Thơng báo kết cho phận trình ký để phối hợp phát hành lưu văn Chỉnh sửa Nếu chưa duyệt nội dung Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Một số văn nhà trường soạn thảo ban hành năm 2014 thể phụ lục II *Quản lý văn Theo lĩnh vực chuyên môn vào thẩm quyền phận chun mơn, cá nhân soạn thảo văn chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt nội dung sau chuyển mail cho nhân viên văn thư, nhận văn văn thư trường tiến hành thực theo quy trình sau: Quy trình quản lý cơng văn Trách nhiệm Bộ phận chun mơn, cá nhân Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng Văn thư Văn thư Mô tả Soạn thảo văn chuyển luồng cho văn thư Tiếp nhận, kiểm tra Văn thư Văn thư Nội dung Trường hợp sai gửi lại phịng ban, cá nhân chỉnh sửa Trình Ban giám hiệu (Ký duyệt) Xem mục a Xem mục b Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn đóng dấu Xem mục c Làm thủ tục theo dõi chuyển phát Xem mục d Lưu văn Xem mục e Mô tả chi tiết công việc quản lý văn trường a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn Các phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn để giải công việc sau soạn thảo Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo hệ thống mail trường Văn thư nhận văn từ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ cách trình bày thể thức văn có size, kiểu chữ loại chữ có với quy định không Việc gửi văn qua mail kiểm tra điều chỉnh nhanh tiết kiệm giấy in nhiều b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau kiểm tra chỉnh sửa thể thức văn văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét ký duyệt c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn đóng dấu Văn lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiến hành cho số văn theo tên loại văn đăng ký thông tin văn vào sổ đăng ký văn xem số lượng văn cần phát hành ghi phần nơi nhận văn để tiến hành nhân số lượng văn cho đủ Đóng dấu vào văn bản: Xác định dấu cần đóng văn dấu quan, dấu Đảng, dấu Cơng đồn hay dấu Đồn Thanh niên… Đóng dấu phải thực theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ việc quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức chức danh Nhà nước Sau đóng dấu văn ta tiến hành đăng ký vào sổ công văn Để thuận tiện cho cơng tác quản lý tìm kiếm cơng văn nhanh chóng nhà trường tiến hành nhập thông tin đăng ký văn phần mềm Excel Cuối năm nhà trường in đóng sổ đăng ký công văn để lưu Mẫu sổ đăng ký văn : + Tờ nội dung: trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại trích hiệu Người tháng yếu nội dung văn văn ký văn bản (1) (2) (3) (4) Đơn vị, Số Nơi nhận người lượng văn nhận bản lưu (5) (6) (7) Ghi (8) Đăng ký văn vào sổ công văn năm 2015 trường thể phụ lục III d/ Làm thủ tục theo dõi chuyển phát Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail trực tiếp Đa số công văn thường gửi hình thức gửi qua địa mail cơng vụ giảm công văn giấy tờ tiết kiệm thời gian, văn phịng phẩm thuận tiện cho cơng tác lưu trữ tìm kiếm tài liệu Chuyển phát theo hình thức trực tiếp hoăc bưu điện phải lựa chọn bì thư gấp văn bản, tài liệu thẳng khơng để nhăn cho vào bì Khi gấp văn khơng để trang nội dung văn bên ngồi tránh lộ thơng tin văn Ghi đầy đủ tên địa quan cá nhân nhận văn Bảng thống kê công văn trường THPT Xuân Lộc năm 2014 ban hành chuyển phát sau: 10 ... có kinh nghiệm: Quản lý hành Số năm có kinh nghiệm: 03 - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Không BM03-TMSKKN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở. .. trọng công tác văn thư công việc quản lý nhà trường rút số kinh nghiệm từ công việc thực tế trường lý chọn đề tài số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc II CƠ SỞ LÝ LUẬN... lực công việc nhiều mà chế độ đãi ngộ III CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Trường THPT Xuân Lộc thành lập hoạt động 30 năm Những năm trước công tác văn thư