Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Hi vọng tài liệu sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về ngành nghề công tác văn thư.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I Khái niệm, u cầu, vị trí, tác dụng cơng tác văn thư Khái niệm Công tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu văn thư Yêu cầu 2.1 Nhanh chóng - Là yêu cầu hiệu suất công tác văn thư - Khơng để sót việc, chậm việc Đồng thời phải quy định rõ thời hạn giải văn đơn giản hóa thủ tục giải văn 2.2 Chính xác - Chính xác nội dung - Chính xác nghiệp vụ văn thư 2.3 Bí mật - Là yêu cầu quản lý công tác văn thư - Thực văn đạo Đảng, Nhà nước bảo vệ bí mật Nhà nước, sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán văn thư tiêu chuẩn, 2.4 Hiện đại Hiện đại hóa cơng tác văn thư tiền đề để nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan Vị trí, tác dụng 3.1 Vị trí Cơng tác văn thư công tác quan trọng thiếu việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức > phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày 3.2 Tác dụng - Bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức phịng chống tệ quan liêu giấy tờ - Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận, kết công tác văn thư giúp lãnh đạo quan đạo TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 công việc xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ II Nội dung công tác văn thư Soạn thảo ban hành văn 1.1 Hình thức văn thể thức văn - Các hình thức văn bao gồm: văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành - Thể thức văn gồm thành phần cần phải có cách thức trình bày thành phần phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn quan có thẩm quyền quy định + Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành Nhà nước Bộ trưởng Bộ Nội vụ Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ quy định + Thể thức văn chuyên ngành trưởng, thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thảo luận, thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ + Thể thức văn Đảng thực theo Hướng dẫn số 11HD/VPTW, ngày 28-5-2004 Văn phòng Trung ương Đảng + Thể thức văn tổ chức trị - xã hội người đứng đầu tổ chức trị - xã hội Trung ương quy định Thể thức văn tổ chức cơng đồn thực theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 228-2001 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn tổ chức đoàn niên thực theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04-7-2006 Văn phịng Trung ương Đồn 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn - Soạn thảo văn (xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải thực văn bản; chọn thể loại văn bản; thu thập xử lý thơng tin có liên quan; xây dựng đề cương văn viết thảo); - Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo văn bản; - Đánh máy, nhân văn bản; - Kiểm tra văn trước ký ban hành; - Ký văn Quản lý văn 2.2.1 Quản lý văn đến - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 - Trình, chuyển giao văn đến; - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.2 Quản lý văn - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; - Đóng dấu quan; dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn đi; - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu văn Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức 3.1 Lập hồ sơ hành - Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức việc lập hồ sơ hành - Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức - Xác định trách nhiệm đơn vị, cá nhân quan, tổ chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; - Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức III Hình thức tổ chức cơng tác văn thư Hình thức tổ chức công tác văn thư cách thức tổ chức đơn vị, phận cán chuyên trách để thực số khâu công tác văn thư mang tính nghiệp vụ tuý như: tiếp nhận, vào sổ, đánh máy văn Có hai hình thức tổ chức công tác văn thư văn thư tập trung văn thư hỗn hợp TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 - Văn thư tập trung: toàn nội dung công tác văn thư quan, tổ chức (trừ soạn thảo văn bản) tập trung phận cán văn thư chuyên trách văn phịng phịng hành - Văn thư hỗn hợp: số nội dung công tác văn thư quan, tổ chức (trừ soạn thảo văn bản) làm tập trung phận cán văn thư văn phòng phòng hành chính; số nội dung cơng việc làm văn thư đơn vị trực thuộc Việc lựa chọn hình thức tổ chức văn thư cần vào tính chất cơng tác, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức quan, số lượng văn đi, đến trự sở làm việc quan IV Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Khái niệm - áp dụng công cụ tin học để soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý, xây dựng văn đi, đến tra tìm thơng tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác; nâng cao suất, hiệu công tác quan, tổ chức tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn bản; - Ứng dụng công nghệ thơng tin để quản lý, xử lý, tra tìm văn đi, văn đến, văn nội bộ; - Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố; - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Gửi nhận văn bản; - Thư tín điện tử; - Quản lý văn đi; - Quản lý văn đến; - Quản lý đơn thư khiếu tố V Quản lý nhà nước công tác văn thư Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư - Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; - Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư 2.1 Đối với công tác văn thư quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý nhà nước công tác văn thư Các bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm thực quản lý nhà nước công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý 2.2 Đối với công tác văn thư quan Đảng tổ chức trị - xã hội, Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực quản lý nhà nước công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội 2.3 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư, cụ thể gồm: - Ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư; - Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; - Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư - Các tỉnh, thành phố, huyện, quận, thị xã thực quản lý nhà nước công tác văn thư quan phạm vi thuộc địa phương - Mỗi quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý cơng tác văn thư phạm vi quan, tổ chức 2.4 Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 - Mỗi quan, tổ chức phải thành lập phận (tổ) văn thư bố trí cán làm văn thư - Nhiệm vụ văn thư quan: + Tiếp nhận, đăng kí, trình, chuyển giao văn đến + Giúp Chánh văn phòng, trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành + Kiểm tra thể thức văn lần cuối trước ban hành; ghi số, ngày tháng đóng dấu mức độ khẩn, mật + Đăng kí, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn lưu + Quản lý sổ sách, sở liệu đăng ký, quản lý văn đi, đến, nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức + Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác + Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo định kỳ hàng năm Tóm lại: Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức Vì vậy, quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt cơng tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 ... thức tổ chức công tác văn thư văn thư tập trung văn thư hỗn hợp TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 - Văn thư tập trung: toàn nội dung công tác văn thư quan, tổ chức (trừ soạn thảo văn bản) tập trung... văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư 2.1 Đối với công tác văn thư quan nhà nước, tổ chức xã hội,... lý văn đến; - Quản lý đơn thư khiếu tố V Quản lý nhà nước công tác văn thư Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư - Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn