Mời các bạn cùng tham khảo tài liệu Công tác văn thư và Công tác lưu trữ để hiểu rõ hơn về: Khái niệm; vị trí, tác dụng; nội dung công tác văn thư và công tác lưu trữ bao gồm các công việc gì? cũng như tính chất và quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Bài Công tác văn thư - Công tác lưu trữ I Công tác văn thư Khái niệm Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn (đối với công văn đi) từ tiếp nhận (đối với công văn đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Vị trí, tác dụng a Vị trí Cơng tác văn thư công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan Các quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Công tác văn thư hoạt động quan ví sợi dây chuyền nhà máy tự động, sợi dây chuyền liên hệ tất phận quan với lãnh đạo, liên hệ phận với nhau, liên hệ quan với quan cấp cấp Nếu sợi dây chuyền ngừng hoạt động hoạt động khơng ảnh hưởng đến tồn hoạt động nhà máy b Tác dụng Công tác văn thư có tác dụng lớn hoạt động quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ phương tiện quản lý Làm tốt công tác văn thư giúp cho lãnh đạo quan qua công văn giấy tờ đạo xác, hiệu quả, khơng sót việc, chậm việc Ngược lại công tác văn thư làm không tốt dẫn đến tình trạng cán lãnh đạo cán thừa hành hoạt động hiệu Mặt khác, công tác văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều phận, công tác văn thư tốt hay xấu không ảnh hưởng đến thân quan mà có việc ảnh hưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc, quan mà hoạt động ảnh hưởng phạm vi nước Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ Trong hoạt động hàng ngày quan, việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hố đầy đủ, cịn việc khơng cần thiết khơng nên ban hành văn Việc ban hành nhiều văn không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của Nhà nước nước - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Đảng Nhà Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương "tuyệt mật" phản ánh qua công văn giấy tờ Việc giữ gìn bí mật chủ trương, đường lối điều quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư: quản lý chặt chẽ, gửi đối tượng, không để thất lạc, mát công văn giấy tờ nhằm tăng cường giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu văn thư nguồn bổ sung thường xuyên chủ yếu cho lưu trữ Nếu công tác văn thư làm tốt, công việc quan tài liệu hoá, bảo đảm đầy đủ thể thức, giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ qui định lưu trữ có đủ tài liệu, có điều kiện để tiến hành khâu nghiệp vụ, xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày lâu dài sau Nội dung công tác văn thư bao gồm công việc Nội dung công việc - Thảo văn bản, ghi biên họp, hội nghị - Sửa duyệt thảo - Đánh máy, in - Trình ký - Ký - Đóng dấu, quản lý dấu chặt chẽ, sử dụng dấu quy định - Vào sổ làm thủ tục gửi - Cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu - Nhận, vào sổ công văn đến - Phân phối công văn đến - Chuyển giao công văn đến - Theo dõi giải công văn đến + Theo dõi giải nội dung + Theo dõi thời gian giải - Lập hồ sơ - Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Người thực chuyên viên, cán chuyên viên, thủ trưởng nhân viên đánh máy văn thư thủ trưởng văn thư văn thư văn thư văn thư thủ trưởng văn thư thủ trưởng văn thư tất người liên quan đến công văn giấy tờ tất người có hồ sơ Nội dung cơng tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau; khâu làm không tốt, ảnh hưởng đến khâu khác Trong toàn quy trình cơng tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ thủ trưởng đến cán nghiên cứu, cán văn thư Vì để làm tốt cơng tác văn thư người cần xác định rõ trách nhiệm để hồn thành tốt phần việc Trong quan, cán văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao theo dõi thời hạn giải cơng văn đến; trình ký đóng dấu, vào sổ làm thủ tục gửi công văn đi; cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn (nếu quan khơng có cán đánh máy, in chuyên trách) Cán lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải công văn đến Tất cán có liên quan đến cơng văn giấy tờ có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, xếp tài liệu giải thành hồ sơ nộp vào lưu trữ quan qui định II Công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ a Khái niệm: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lựa chọn tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp cá nhân bảo quản cố định kho lưu trữ để khai thác phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử toàn xã hội b Đặc điểm: Tài liệu lưu trữ có đặc điểm : - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ - Tài liệu lưu trữ gốc, chính, văn - Tài liệu lưu trữ Đảng, Nhà nước thống quản lý, bảo quản, nghiên cứu sử dụng theo qui định chặt chẽ, thống Đảng, Nhà nước c Loại hình: Căn vào nội dung đặc điểm kỹ thuật làm tài liệu chia tài liệu thành ba loại hình - Tài liệu hành Tài liệu hành gồm: loại văn nội dung phản ánh hoạt động Đảng, nhà nước, tổ chức đoàn thể mặt kinh tế, trị, văn hố, qn Tài liệu hành có nhiều thể loại, tuỳ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia Ở Việt Nam triều đại phong kiến tài liệu hành chủ yếu loại: sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ Hiện nay, tài liệu hành Nhà nước Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định tài liệu hành Đảng cộng sản Việt nam Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri - Tài liệu khoa học kỹ thuật Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng bản, thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: vẽ, thuyết minh kỹ thuật, biểu đồ - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm ghi hình Là loại hình tài liệu phản ánh hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo người hoạt động phong phú khác Tài liệu có khả ghi tái kiện hình ảnh, âm Tài liệu bao gồm âm ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình d ý nghĩa tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn tất hoạt động trị, kinh tế, văn hố, khoa học lồi người * ý nghĩa trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, thời đại nào, giai cấp sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp Ở nước ta, sau giành quyền, Đảng Nhà nước tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ triệt để sử dụng nhằm phục vụ cho nghiệp xây dựng phát triển kinh tế, văn hố, củng cố quốc phịng, bảo vệ đất nước * ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển ngành, nhà máy, xí nghiệp Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích to lớn cho kinh tế quốc dân * ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ sử dụng làm tư liệu tổng kết qui luật vận động phát triển vật, tượng tự nhiên, xã hội tư Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt nghiên cứu lịch sử Bất kỳ tài liệu lưu trữ nhiều chứa đựng thông tin chân thực xã hội thời kỳ lịch sử sản sinh chúng Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng nhất, xác cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc nói chung địa phương, ngành, quan nói riêng * ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá đặc biệt dân tộc Tài liệu lưu trữ phản ánh thành lao động sáng tạo vật chất tinh thần nhân dân ta qua thời kỳ lịch sử Nó có vai trị quan trọng việc nghiên cứu văn hoá dân tộc, kế thừa tinh hoa văn hoá mà cha ơng ta trải qua q trình xây dựng văn hố dân tộc Cơng tác lưu trữ a Khái niệm: Công tác lưu trữ tất cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội b Nội dung công tác lưu trữ bao gồm khâu nghiệp vụ sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu - Phân loại (chỉnh lý) tài liệu - Xác định giá trị tài liệu - Thống kê, bảo quản tài liệu - Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu c Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Ở nước ta công tác lưu trữ quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, thể hiện: * Quản lý tài liệu - Tập trung tồn tài liệu phơng lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào bảo quản mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị đặt quản lý thống Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng - Tập trung tồn tài liệu phơng lưu trữ quốc gia vào bảo quản mạng lưới trung tâm lưu trữ, phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương đặt quản lý thống Cục Lưu trữ Nhà nước * Quản lý việc đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Việc quản lý đạo, hướng dẫn nghiệp vụ phân cấp sau: - Ở quan Đảng Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng - Ở quan Nhà nước Cục Lưu trữ Nhà nước Mục đích: bảo đảm thống nghiệp vụ, tạo điều kiện sử dụng triệt để có hiệu tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước III Tính chất mối quan hệ công tác văn thư cơng tác lưu trữ Tính chất cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ a Tính chất mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật Đảng, Nhà nước, ngành, quan Vì để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu, địi hỏi cơng tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh qui chế bảo vệ tài liệu b Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng khối lượng thông tin lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, địi hỏi khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ phải tiến hành theo phương pháp khoa học có hệ thống lý luận riêng Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ Công tác văn thư cơng tác lưu trữ hai cơng tác có nội dung nghiệp vụ khác có mối quan hệ mật thiết với nhau: - Nguồn tài liệu chủ yếu vô tận bổ sung cho kho lưu trữ tài liệu văn thư Vì làm tốt cơng tác văn thư có giữ lại đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ - Tài liệu quan làm bảo đảm đầy đủ thể thức, thể loại văn bản, giải xong lập hồ sơ đầy đủ nộp vào kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác - Công tác lập hồ sơ khâu văn thư làm tốt kho lưu trữ tránh tình trạng nhận từ văn thư bó, gói tài liệu chưa chỉnh lý, không công khôi phục lập lại hồ sơ - Công tác lưu trữ làm tốt phát vấn đề cần chấn chỉnh công tác văn thư Tóm lại: Cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ hai cơng tác có nội dung nghiệp vụ khác có mối quan hệ mật thiết với thiếu hoạt động quan Vì quan cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày lâu dài sau ... nghiệp vụ văn thư lưu trữ phải tiến hành theo phương pháp khoa học có hệ thống lý luận riêng Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ Công tác văn thư công tác lưu trữ hai cơng tác có nội... viên đánh máy văn thư thủ trưởng văn thư văn thư văn thư văn thư thủ trưởng văn thư thủ trưởng văn thư tất người liên quan đến cơng văn giấy tờ tất người có hồ sơ Nội dung công tác văn thư gồm nhiều... khơng cơng khơi phục lập lại hồ sơ - Công tác lưu trữ làm tốt phát vấn đề cần chấn chỉnh cơng tác văn thư Tóm lại: Công tác văn thư công tác lưu trữ hai cơng tác có nội dung nghiệp vụ khác có mối