Tài liệu gồm 6 chương trình bày những vấn đề chung về công tác văn thư; trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan; tổ chức quản lý văn bản đi; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.
Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn … tức làm cơng tác văn thư Như định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) Từ khái niệm ta thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy nhà nước Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: 2.1 Soạn thảo ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in ấn, chụp văn - Ký văn 2.2 Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức - Quản lý văn - Quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.3 Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Bảo quản dấu - Sử dụng dấu Yêu cầu công tác văn thư Trong q trình thực nội dung cơng việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: 3.1 Nhanh chóng Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan 3.2 Chính xác - Chính xác nội dung văn bản: + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, phù hợp thực tế, khơng thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật… + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng - Chính xác thể thức văn bản: + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan; Nơi nhận văn Các yếu tố thông tin nêu phải trình bày vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành - Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn + u cầu xác cịn phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước cơng tác văn thư 3.3 Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội 3.4 Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu công tác văn thư II Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Ý nghĩa công tác văn thư a Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung cơng việc xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho cơng tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý b Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật c- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực d- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời, cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khơng đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia khơng hồn chỉnh III- Những u cầu cán văn thư quan Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu lĩnh vực như: - Yêu cầu phẩm chất trị - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư quan ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị Nói chung người cán văn thư phải có phẩm chất trị tốt Cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lịng trung thành Lịng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với thân mình; - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vơ sản tình - Người cán văn thư phải ln ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp nghĩa vụ - Người cán văn thư phải luôn rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu nghề nghiệp chuyên môn cán văn thư phải thể hai mặt: Lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, biểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chun mơn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn Điều quan trọng đặt học tập lý luận nghiệp vụ trường mà cịn phải có ý thức ln ln học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác; bước hồn thiện thân với hồn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư Khơng thể nói: người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Những u cầu khác Tính chất nội dung cơng việc địi hỏi người cán văn thư quan phải có yêu cầu bất cư lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, cơng mà cịn địi hỏi phải có u cầu đây: 3.1 Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phịng làm việc khơng để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Nhà nước, bí mật quan 3.2 Tính tỉ mỉ Nội dung cơng việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hồn chỉnh đến chi tiết nhỏ, khơng bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Khơng bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh 3.3 Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt việc phát sai sót cán quan công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu không quy định có đề xuất tổ chức cải tiến cơng việc Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm 3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng khơng tốt đến cơng việc Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng người văn thư làm việc mà cịn nơi có nhiều người đến liên hệ cơng việc xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu khơng trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư 3.5 Tính tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư ln ln phải thể tính tin cậy Do có nhiều cơng việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vì cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm 3.6 Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Nhà nước quan, trước hết quy định quan chế độ bảo vệ bí mật, quy định cơng tác văn thư, lưu trữ v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ chế độ quy định không phép thay đổi quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức khơng có ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, khơng tự ý giải việc ngồi quy định 3.7 Tính tế nhị Công việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lịng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sả kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu khơng khí thoải mái phịng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc Chương II TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tuỳ theo cương vị khả năng, người quan tham gia vào nội dung định Để cho tất việc thực hiện, cần phải có phân cơng trách nhiệm rõ ràng I Trách nhiệm Thủ trưởng quan Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Cơng tác văn thư quan có làm tốt hay không tốt, trước hết thuộc trách nhiệm Thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, Thủ trưởng quan giao cho Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành (ở quan khơng có Văn phịng) tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhiệm Những nhiệm vụ cụ thể - Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan - Thủ trưởng quan giao cho cán cấp giải văn cần thiết phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn - Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Thủ trưởng quan giao cho cấp phó ký thay văn mà theo quy định phải ký văn thuộc phạm vi lĩnh vực công tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan) ký thừa lệnh văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan mà thủ trưởng quan làm số việc cụ thể khác như: xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc II- Trách nhiệm Chánh văn phịng trưởng phịng Hành Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phòng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét tồn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo cầu Thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gởi - Tổ chức việc đánh máy văn - Trong điều kiện cụ thể, thủ trưởng giao làm số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách - Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạnh III- Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan tồn cơng tác văn thư đơn vị người trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra công chức, viên chức đơn vị thực hịên tốt nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu đơn vị Cụ thể là: - Tổ chức giải văn đến thuộc phạm vi đơn vị - Tổ chức soạn thảo văn phạm vi đơn vị - Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ quan phạm vi đơn vị - Thực số nhiệm vụ khác Thủ trưởng giao IV-Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung Tất cơng chức quan nói chung phải thực đầy đủ nội dung cơng tác văn thư có liên quan đến phần việc Cụ thể là: - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu Thủ trưởng - Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm - Lập hồ sơ cơng việc làm nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định quan - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn tượng mà văn hồ sơ đề cập đến Ví dụ: Tập Báo cáo, thơng báo Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn tình hình lũ lụt đồng sơng Hồng năm 2004 Có trường hợp, địa điểm nêu tiêu đề cho ta biết rõ nơi cư trú, phạm vi hoạt động tác giả hồ sơ Ví dụ: - Đơn ngoại kiều Đà Nẵng xin cấp giấy xuất cảnh - Thư tâm đơn vị đội Đảo Trường Sa gửi Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Ngồi ra, yếu tố địa điểm có lúc cho ta biết địa người nhận trao đổi cơng văn Ví dụ: Thư thành uỷ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội gửi đồng bào Thủ đô xây dựng Khu kinh tế Lâm Đồng Trong tiêu đề, địa danh cần viết theo tên nêu văn hồ sơ Trường hợp ghi theo địa danh không cung cấp khái niệm đầy đủ địa điểm đó, cần ghi thêm đơn vị hành mà thực thuộc Ví dụ: Hồ sơ cải tạo đất bạc màu xã Hồ Tiến, huyện Hịa Vang, thành phố Đà Nẵng Đối với hồ sơ mà nội dung văn đề cập đến nhiều địa điểm thuộc khu vực đơn vị hành chính, tiêu đề hồ sơ, thành phần nêu khái quát theo tên khu vực, đơn vị hành Ví dụ: Báo cáo cơng tác Phịng chống cháy rừng mùa khơ năm 2003 – 2004 tỉnh Mièn Trung Tây Nguyên Thời gian: Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phân biệt hai loại thời gian liên quan đến hồ sơ: thời gian giới hạn năm tháng kiện, tượng đề cập văn hồ sơ thời gian ban hành văn Loại thời gian đầu liên quan chặt chẽ với nội dung văn bản, thiếu nội dung văn không làm sáng tỏ Bởi vậy, loại thời gian cần thể lên tiêu đề hồ sơ Ví dụ: Tập Báo cáo tổng kết tình hình xây dựng năm 2003 Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Thời gian ban hành văn có tất loại văn phận cấu thành văn quan nhà nước ban hành Khi biên mục hồ sơ, loại thời gian thể thành phần “Thời gian bắt đầu kết thúc”, giới thiệu tiêu đề hồ sơ trường hợp sau đây: - Trường hợp hồ sơ có văn văn quan trọng Ví dụ: Thơng tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP, ngày 06 tháng năm 2002 Liên tịch Bộ Công an Ban Tổ chức Cán Chính phủhướng dẫn thực số quy định Nghị định số:58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu - Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu thời gian Ví dụ: Tập Nghị quyết, Chỉ thị Ban Chấp hành Đảng thành phố Đà Nẵng năm 2003 c.5 Thứ tự yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phải ý đến kết cấu nó, tức phải xếp yếu tố thơng tin tiêu đề theo trình tự định Thứ tự xếp hợp lý góp phần thể xác thành phần nội dung văn hồ sơ Nhìn cách tổng quát, yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường xếp theo trình tự: tên loại văn - tác giả văn - quan giao dịch - nội dung văn - địa điểm thời gian mà nội dung văn đề cập đến Tuy nhiên, trật tự xếp thay đổi tuỳ theo đặc điểm hồ sơ cụ thể Mặt khác, khơng phải hồ sơ có đầy đủ yếu tố thơng tin Nếu hồ sơ gồm văn có liên quan với trình giải văn thư tiêu đề, yếu tố thông tin “hồ sơ” tiếp đến nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có) Ví dụ: - Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác xuất năm 1995 Đối với hồ sơ mà văn bên khơng có trình giải văn thư liên tục, yếu tố thơng tin tiêu đề hồ sơ theo trình tự: Tên loại văn - Tác giả - Nội dung - Địa điểm - Thời gian (nếu có) Ví dụ: Tập Báo cáo Sở Cơng an thành phố Hồ Chí Minh tình hình trật tự trị an quận nội thành năm 2002 Trường hợp hồ sơ gồm công văn trao đổi sau tên loại văn (tức cơng văn trao đổi) quan giao dịch - nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có) Đối với hồ sơ lập thành loại văn Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo sơ kết, Báo cáo tổng kết tác giả đặt vị trí cuối tiêu đề Ví dụ: Chương trình công tác năm 2004 Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực kế hoạch năm 2002 Tổng công ty xây dựng cơng trình giao thơng V Trong trường hợp trên, đặt tác giả cuối tiêu đề phù hợp với cách nói viết tiếng Việt đặt vị trí thứ hai, sau tên loại văn c.6 Tiêu đề mẫu Trong phông lưu trữ, thường gặp hồ sơ lập theo số đặc trưng giống Để tiêu chuẩn hóa cách biên mục loại hồ sơ, người ta nghiên cứu đặt tiêu đề mẫu cho loại hồ sơ Khi nghiên cứu để xây dựng tiêu đề mẫu, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ quan (đơn vị hình thành phơng), tính chất đặc điểm văn quan Trên sở xác định loại hồ sơ hình thành đặt tiêu đề mẫu cho chúng Chẳng hạn, quan Bộ Công nghiệp hình thành loại hồ sơ kế hoạch toàn ngành, kế hoạch nhà máy, báo cáo tổng kết toàn ngành, báo cáo tổng kết nhà máy, định tiếp nhận, điều động thuyên chuyển cán bộ, định cho hưu, nghỉ sức Ở tiêu đề mẫu, cần nêu đầy đủ yếu tố thơng tin có nhóm hồ sơ loại, cho gần sát với tình hình thực tế Các yếu tố thơng tin loại văn với tác giả Ví dụ: Tập Thơng báo Bộ Cơng nghiệp Cũng gồm yếu tố thông tin: tên loại văn bản, tác giả nội dung hồ sơ Ví dụ: Tập Nghị quyết, thị Chính phủ cơng tác quản lý thị trường Trong tiêu đề mẫu có trường hợp cần nêu địa điểm thời gian Ví dụ: Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát nước ASEAN năm 2003 Bộ Thương mại Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực kế hoạch năm 2003 Sở Văn hóa - Thơng tin Tuy vậy, cần phải thấy rằng, áp dụng vào thực tế tiêu đề hồ sơ phải theo tiêu đề mẫu thuộc nhóm hồ sơ đó, mà bên cạnh phần mẫu cần phải đưa vào yếu tố có hồ sơ Ví dụ: Tiêu đề mẫu “chương trình kế hoạch thực tập khảo sát nước ASEAN năm 1994 Bộ Thương mại” nêu trên, biên mục hồ sơ cụ thể là: Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát Thái Lan, Philipin năm 2003 Bộ Thương mại Việc áp dụng tiêu đề mẫu nhóm hồ sơ loại đảm bảo cho tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, xác thống nhất, đồng thời nâng cao hiệu suất công tác biên mục Đây phương pháp biên mục cần ý vận dụng c.7 Giới thiệu chính, sao, mức độ hoàn chỉnh đặc điểm bề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ có giá trị, cần phải rõ mức độ xác (bản chính, sao), mức độ hồn chỉnh đặc điểm bề hồ sơ Việc thể tiêu đề thông tin làm tăng thêm độ tin cậy hiệu lực pháp lý văn hồ sơ Nếu văn hồ sơ (hoặc sao) việc dẫn ghi sau dấu chấm hết tiêu đề Ví dụ: Chỉ thị, thơng tư Thủ tướng Chính phủ Ban Tổ chức - Cán Chính phủ cơng tác cán (Bản chính) Nếu hồ sơ vừa có sao, việc dẫn ghi ngoặc đơn đặt sau tên loại sau nội dung văn đó, tuỳ thuộc vào cách diễn đạt tiêu đề Ví dụ: Nghị (bản chính), Thơng tư Chính phủ, Bộ Lao động Thương binh xã hội vấn đề Bảo hiểm xã hội Khi hồ sơ có văn có giá trị khơng trọn vẹn tình trạng cần rõ cuối tiêu đề đặt ngoặc đơn với từ ngữ “khơng có dấu, chữ ký, khơng có kết thúc” v.v Đối với hồ sơ có giá trị cần rõ tiêu đề phương pháp làm văn có giá trị đặc biệt hồ sơ (chép tay, thảo, đánh máy ) Gặp trường hợp hồ sơ có đặc điểm bề khác với phần lớn hồ sơ khác cần tiêu đề Những đặc điểm bề văn thường thể giấy viết (da, lụa) phương pháp viết in văn (viết tay, in thạch ) ngôn ngữ văn (Hán văn, Pháp văn ) Việc dẫn đặc điểm bề ngồi hồ sơ để cuối tiêu đề đặt dấu ngoặc đơn d Ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để tra tìm văn nhanh, hệ thống hóa tài liệu thuận lợi Ngày tháng bắt đầu ngày tháng văn lập sớm nhất, ngày tháng kết thúc ngày tháng văn ban hành muộn hồ sơ Thơng thường giới hạn thời gian hình thành kết thúc trình giải vấn đề, việc phản ánh hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc phải ghi xác, ghi sai gây nên hậu phân loại thiếu xác làm ảnh hưởng đến việc tra tìm sử dụng tài liệu Việc ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc phụ thuộc vào tính chất đặc điểm hồ sơ Đối với hồ sơ mà văn bên có q trình giải văn thư liên tục cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm bắt đầu kết thúc hồ sơ Cịn loại hồ sơ khác cần ghi năm đủ Trong trường hợp hồ sơ gồm nhiều tập, tập phải ghi rõ ngày tháng bắt đầu kết thúc băn tập Đối với hồ sơ gồm văn kế hoạch, báo cáo, thống kê nêu năm tháng tiêu đề khơng cần thiết phải ghi thêm mục Khi khơng thể xác định xác ngày tháng, ngày tháng xác định cần đặt ngoặc đơn Ví dụ: (khơng sớm năm 1970), (không muộn năm 1974) Nếu xác định xác năm, cịn ngày tháng xác định gần năm đề ngồi dấu ngoặc, cịn ngày tháng đưa vào ngoặc đơn Ví dụ: Năm 1986 (không muộn ngày 27 tháng 6) Trong trường hợp khơng thể xác định ngày tháng ghi (khơng có ngày tháng) e Số tờ Số tờ tức số lượng tờ văn hồ sơ, viết góc trái phía bìa hồ sơ Ghi số tờ bìa hồ sơ chủ yếu để kiểm tra bảo quản văn hồ sơ thuận lợi Căn vào chứng từ kết thúc hồ sơ để ghi số tờ bìa hồ sơ f Thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi góc phải phía hồ sơ nhằm phục vụ cho việc thống kê bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ có 03 loại: Vĩnh viễn; Lâu dài Tạm thời g Số lưu trữ Số lưu trữ hồ sơ bao gồm số phông mà hồ sơ đưa vào, số mục lục số thứ tự đơn vị bảo quản hồ sơ mục lục Số lưu trữ dùng để tra tìm tài liệu dẫn văn sử dụng chúng Trong lưu trữ, cấp phát chứng thực, lục, trích lục lưu trữ trường hợp loại huỷ hồ sơ không cần bảo quản, phải dẫn số lưu trữ hồ sơ Ví dụ: Phơng số mục đích hồ sơ số 1, đơn vị bảo quản số 15 Số lưu trữ áp dụng hồ sơ lập lưu trữ, hồ sơ hành khơng cần ghi Lập hồ sơ ngun tắc 3.1 Khái niệm: Hồ sơ nguyên tắc tập văn Quy phạm pháp luật có nội dung đề cập đến hoạt động cụ thể Ví dụ: - Tập văn Quy phạm pháp luật đề cập đến chế độ tiền lương Tập văn Quy phạm pháp luật có nội dung đề cập đến cơng tác Bảo hiểm Xã hội 3.2 Tác dụng hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc pháp lý quan trọng phục vụ đắc lực cho hoạt động quan Chúng luôn cung cấp cách đầy đủ thông tin pháp lý phục vụ công tác soạn thảo văn quan, giúp cho văn quan ban hành phù hợp với Pháp luật, không chồng chéo với văn khác 3.3 Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc Cán bộ, nhân viên q trình thực cơng việc giao nên sưu tầm tập hợp văn Quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công tác để lập thành hồ sơ Sau lập thành hồ sơ, cần Viết bìa, khơng thiết phải viết Mục lục văn Ví dụ: - Cán phụ trách công tác lao động tiền lương q trình thực cơng việc hàng ngày phải tiến hành sưu tầm tập hợp văn Quy phạm pháp luật đề cập đến tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm …của quan nhà nước có thẩm quyền để lập thành hồ sơ - Cán làm cơng tác văn thư q trình thực nhiệm vụ nên sưu tầm văn Quy phạm pháp luật công tác văn thư – lưu trữ để lập hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc không cần giao nộp vào lưu trữ quan Tóm lại, lập hồ sơ hành công việc quan trọng công tác công văn, giấy tờ quan; cán làm cơng việc có nhiệm vụ lập hồ sơ việc, vấn đề phụ trách theo dõi giải Việc lập hồ sơ tiến hành lưu trữ quan lưu trữ Nhà nước Để hồ sơ lập có chất lượng, đảm bảo yêu cầu, người lập cần có hiểu biết định phương pháp lập hồ sơ; lập văn thư quan, cần có hướng dẫn cán văn thư lưu trữ chuyên trách quan B GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ; Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 – – 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08 – – 2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia I Mục đích, ý nghĩa Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan để góp phần bảo vệ an tồn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm II Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức - Hàng năm, đơn vị, cá nhân quan, tổ chức có nhiệm vụ lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Mẫu mục lục hồ sơ sau: TÊN CƠ QUAN TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ĐƠN VỊ: ……………………………………………………… TT Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Ghi Bản Mục lục có: …… Hồ sơ, đó: ………………… hồ sơ bảo quảnVĩnh viễn ………………… hồ sơ bảo quản lâu dài ………………… hồ sơ bảo quản tạm thời ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN - Trong trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm III Thời hạn nộp lưu: Thời hạn nộp lưu tài liệu quy định sau: + Tài liệu hành chính: Sau năm kể từ năm cơng việc kết thúc + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức + Tài liệu xây dựng bản: Sau 03 tháng kể từ cơng trình tốn + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrơphim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc IV Thủ tục giao nộp tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu”, Đơn vị, cá nhân nộp lưu trữ hành bên giữ Chương VI QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU (Nghị Định số 58/2001/NĐ-CP Ngày 24-8-2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLTBCA-TCCP, ngày 06 – năm 2002 liên Công an ban Tổ chức Cán Chính phủ) I Khái niệm tầm quan trọng dấu Khái niệm: Con dấu thành phần thể thức thể giá trị pháp lý văn vị tí quan hệ thống máy nhà nước Tầm quan dấu Như trình bày trên, dấu thành phần khẳng định giá trị pháp lý văn bản, văn khơng có dấu văn khơng có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành Con dấu thành phần biểu thị vị trí quan hệ thống máy nhà nước, yếu tố quan giúp quan tự nhân danh thực hiẹn hoạt động giao dịch, trao đổi với quan, tổ chức, cá nhân khác Con dấu thành phần quan trọng giúp quan, tổ chức tránh tình trạng giải mạo giấy tờ II Các loại dấu Các quan, tổ chức sử dụng dấu có hình Quốc huy Theo quy định Điều 3, Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quan, tổ chức chức danh nhà nước sau phép sử dụng dấu có hình Quốc huy: - Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn Đại biểu Quốc hội Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương - Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ - Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ quan thuộc Chính phủ - Văn phịng Chủ tịch nước - Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân địa phương, Viện Kiểm sát Quân - Tòa án Nhân dân Tối cao, Tòa án Nhân dân địa phương, Tòa án Quân Tòa án khác luật định - Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân cấp - Cơ quan thi hành án dân - Phịng Cơng chứng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương - Cơ quan đại diện nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam nước ngoài, gồm: Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên Chính phủ Cơ quan lãnh (kể lãnh danh dự), Cơ quan đại diện thực chức đại diện cho Nhà nước Việt Nam quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận phạm vi nhiệm vụ quyền hạn luật pháp quy định - Các quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban người Việt Nam nước Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh - Một số tổ chức khác Thủ tướng Chính phủ cho phép Các quan, tổ chức sử dụng dấu khơng có hình Quốc huy Theo Điều Nghị định Số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 Các quan, tổ chức sử dụng dấu khơng có hình Quốc huy: - Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ - Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cấu tổ chức Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát Quân sự, Tòa án Nhân dân, Tòa án Quân cấp - Các quan chuyên môn tổ chức nghiệp trực thuộc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện - Tổ chức trị, tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức Xã hội Nghề nghiệp, Hội Hữu nghị, tổ chức hoạt động Nhân đạo, Hội bảo trợ xã hội, Qũy xã hội, Qũy từ thiện; tổ chức Phi phủ khác quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động - Các tổ chức tơn giáo quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động - Các tổ chức kinh tế quy định theo Luật Doanh nghiệp nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước Việt Nam; Luật khuyến khích đầu tư nước, Luật Hợp tác xã tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện tổ chức kinh tế - Một số tổ chức khác quan có thẩm quyền thành lập cho phép sử dụng dấu - Các quan, tổ chức nước hoạt động hợp pháp Việt Nam III Những quy định quản lý sử dụng dấu Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan, tổ chức theo chức thẩm quyền pháp luật quy định Việc quản lý sử dụng dấu phải tuân theo quy định sau đây: - Mỗi quan, tổ chức chức danh Nhà nước sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ nhất; - Các quan, tổ chức có chức cấp Văn bằng, Chứng chỉ, Thẻ Chứng minh Nhân dân, Thị thực Visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống dấu ướt mà quan, tổ chức phép sử dụng - Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an, phải nộp lệ phí Bộ Tài quy định sử dụng sau cấp “Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu” Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo giới thiệu mẫu dấu - Việc đóng dấu vào loại văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan; tổ chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan - Mực in dấu thống dùng màu đỏ - Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị - Con dấu sử dụng bị mịn, hỏng có chuyển đổi tổ chức thay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lại dấu cũ - Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện để quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụng dấu - Cơ quan, tổ chức có định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành người đứng đầu quan, tổ chức phải thu hồi dấu nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trong trường hợp tạm đình sử dụng dấu, quan, tổ chức có thẩm quyền định thành lập cho phép sử dụng dấu phải thu hồi dấu phải thông báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu quan liên quan biết IV Thẩm quyền quy định mẫu dấu, Thủ tục khắc dấu, cấp phép khắc dấu đăng ký mẫu dấu Bộ Công an quy định thống mẫu loại dấu việc khắc biểu tượng dấu chữ nước dấu, cấp giấy phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, quản lý hoạt động khắc dấu, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu thực công việc khác theo quy định Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định sau: - Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho chức danh nhà nước, quan, tổ chức thuộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Trung ương, cấp giấy phép khắc dấu cho quan đại diện ngoại giao, quan đại diện bên cạnh tổ chức Quốc tế liên Chính phủ nước ngồi Việt Nam, cấp giấy phép mang dấu vào Việt Nam sử dụng cho quan, tổ chức nước ngồi khác khơng có chức ngoại giao hoạt động hợp pháp Việt Nam Thủ tục hồ sơ khắc dấu quy định sau : Các chức danh nhà nước, quan, tổ chức sử dụng dấu có hình Quốc huy, quan chuyên môn, tổ chức nghiệp, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội; tổ chức phi Chính phủ a Đối với quan, tổ chức chức danh nhà nước, quan chun mơn, tổ chức nghiệp: Phải có định thành lập tổ chức theo quy định loại quan, tổ chức Trong trường hợp định chưa quy định cho phép quan, tổ chức dùng dấu quan, tổ chức văn riêng cho phép dùng dấu quan thẩm quyền thành lập tổ chức b Các tổ chức Chính trị, tổ chức Chính trị - Xã hội; tổ chức Phi Chính phủ, tổ chức Tơn giáo, Hội quần chúng; Hội nghề nghiệp: Phải có “Điều lệ tổ chức hoạt động” cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức khoa học phải có “Giấy chứng nhận đằng ký họat động” Các tổ chức kinh tế: a Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư; giấy phép đặt chi nhánh, giấy phép thầu, giấy phép đặt Văn phòng đại diện Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngoài) b Các tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, giấy tờ quy định điểm a khoản Điều cịn phải có định thành lập quan có thẩm quyền Trường hợp quan, tổ chức hay chức danh nhà nước muốn khắc lại dấu bị dấu bị mịn, hỏng phải có văn nêu rõ lý đề nghị quan công an khắc lại dấu mà khơng cần phải có thêm loại văn khác Trong thời gian không qúa 07 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ quan, tổ chức theo quy định, quan công an cấp giấy phép khắc dấu giới thiệu đến sở khắc dấu theo quy định Các quan đại diện ngoại giao, quan lãnh quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ Việt Nam; phận lãnh sự, phận tùy viên quân phận khác trực thuộc quan đại diện ngoại giao nước Việt Nam sử dụng dấu quan phải thơng báo đăng lý mẫu dấu Bộ ngoại giao Việt Nam Các quan nước khác tổ chức quốc tế phi Chính phủ có đại diện Việt Nam muốn mang dấu từ nước vào Việt Nam để sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu dấu Bộ Công an Việt Nam Các quan, tổ chức nước ngồi khơng phải quan đại diện ngoại giao mang dấu từ nước vào Việt Nam sử dụng cần có văn gửi Bộ Cơng an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng dấu kèm theo mẫu dấu, giấy phép quan nhà nước có thẩm quyền Việt Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước sử dụng V Bảo quản dấu nguyên tắc đóng dấu Bảo quản dấu Con dấu phải bảo quản cẩn thận trụ sở làm việc quan, không phép mang dấu khỏi quan chưa có đồng ý người có thẩm quyền Con dấu phải treo giá, cất vào tủ có khố cẩn thận, khơng để dấu bàn khơng có mặt phòng làm việc Khi dấu bị bẩn, không dùng vật nhọn để cậy chất bụi, bẩn bám dấu, Có thể dùng xăng bàn chải lông mềm để cọ rửa dấu Nguyên tắc đóng dấu - Con dấu đóng trùm từ ¼ đến 1/3 bên trái chữ ký - Không đóng dấu vào văn chữ có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng vào giấy trắng, giấy nháp - Dấu phải đóng văn có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng trước ký - Dấu đóng phải ngắn, rõ ràng, khơng đóng chồng lên nhau, khơng nh mực Trong trường hợp đóng sai phải huỷ bỏ văn lmà lại văn - Trong trường hợp đóng dấu sai phải hủy văn để làm lại văn ... cao hiệu cơng tác văn thư II Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội... người cán văn thư Khơng thể nói: người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp... động Văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Ý nghĩa công tác văn thư a Công tác