Công tác văn thư ở Trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng

Công tác văn thư ở Trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng

MỤC LỤC Lời nói đầu Phần A: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG 1. Chức năng nhiệm vụ 2. Các hoạt động chính của Trung tâm 3. Cơ cấu tổ chức 4. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm 5. Kết luận Phần B: LÝ LUẬN Chương I: Những vấn đề chung về cơng tác văn thư: 1. Khái niệm 2. Nội dung 3. u cầu trong cơng tác văn thư Chương II : Văn bản: I. Khái niệm chung về văn bản 1. Khái niệm chung về văn bản 2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước II. Chức năng của văn bản 1. Chức năng thơng tin 2. Chức năng pháp lý 3. Chức năng quản lý III. Các loại văn bản 1. Văn bản quy phạm pháp luật 2. Văn bản hành chính cơng vụ THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN IV. Soạn thảo văn bản 1. Những u cầu trong q trình soạn thảo 2. Những u cầu về nội dung văn bản 3. Q trình chuẩn bị soạn thảo 4. Thể thức văn bản Chương III : Tổ chức và giải quyết văn bản I. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 1. Khái niệm văn bản đến 2. Ngun tắc chung 3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến II. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 1. Khái niệm văn bản đến 2. Ngun tắc chung 3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi Chương IV: Quản lý và sử dụng con dấu 1. Sử dụng con dấu 2. Bảo quản con dấu Phần C : Thực tiễn Chương I: Nội dung thực tập 1. Những cơng việc được giao Chương II: Thực tế về cơng tác văn thư ở Trung tâm 1. Cơ sở vật chất của phòng văn thư Trung tâm 2. Những cơng việc của cán bộ văn thư trung tâm phải đảm nhận 3. Soạn thảo văn bản của Trung tâm 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 5. Quản lý và sử dụng con dấu Kết luận THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN 1. Những cơng việc học được trong q trình thực tập 2. Ưu, nhược điểm và những giải pháp 3. Tự đánh giá và nhận xét Tài liệu tham khảo THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành cơng việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào cơng tác văn thư làm tốt hay khơng tốt. Cũng chính vì điều đó mà cơng tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong cơng cuộc cải cách hành chính Nhà nước, cơng tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung đổi mới. Cơng tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thơng tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Cơng tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết. Thơng tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin bằng văn bản. Về mặt nội dung cơng việc, có thể xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thơng tin cho cơng tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thơng tin mang tính pháp lý. Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vơ dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật. Cơng tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong q trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Cơng tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ u, thường xun cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong q trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hồn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập khơng tốt, văn bản giữ lại khơng đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khơng bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phơng Lưu trữ Quốc gia khơng được hồn chỉnh. Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Cơng tác Văn thư” làm báo cáo tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến cơng tác văn thư ở nơi em thực tập đó là Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng. Bố cục đề tài gồm 3 phần như sau: THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN Phần A : Giới thiệu về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng Phần B : Lý luận về cơng tác văn thư Phần C : Thực trạng cơng tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN Phần A: Giới thiệu về Trung tâm Nghiên cứu và phát triển vùng  Tên cơ sở : Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng - Bộ Khoa học và Cơng nghệ  Tên quốc tế : Centre for Regional Research and Development (CRD)  Địa chỉ : Tầng 5 Nhà 70 Trần Hưng Đạo, Quận Hồn Kiếm, Hà Nội  Điện thoại : (04) 9424357  Fax : (04) 9421078  Giám đốc : Phan Huy Chi 1. Chức năng và nhiệm vụ: Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng (trước đây là Trung tâm Nghiên cứu và Hỗ trợ phát triển vùng lãnh thổ - Đồng bằng sơng Hồng) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường, được thành lập theo quyết định số 351/QĐ-BKHCNMT ngày 12/3/1999 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học Cơng nghệ số:528 ngày 9 tháng 4 năm 1999 của Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường. (Phụ lục số: 1) Trung tâm là đơn vị sự nghiệp khoa học, hoạt động theo phương thức tự trang trải và được phép trực tiếp ký kết các hợp đồng nghiên cứu, tư vấn, dịch vụ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN Hiện nay, Trung tâm có gần 70 cán bộ khoa học có năng lực và giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực nghiên cứu phát triển kinh tế – xã hội, khoa học cơng nghệ mơi trường và xây dựng, tư vấn, triển khai các dự án … Trung tâm có một Hội đồng khoa học với các Giáo sư, Tiến sỹ, nhà khoa học có trình độ cao và giàu kinh nghiệm về nghiên cứu, quy hoạch phát triển. Đồng thời có trên 150 cộng tác viên là các cán bộ khoa học, quản lý thuộc các ngành chun sâu có liên quan ở Trung ương và Địa phương Trung tâm có chức năng là cầu nối giữa các hoạt động khoa học, cơng nghệ và mơi trường với các hoạt động nghiên cứu và phát triển kinh tế – xã hội vùng và dưới vùng. Hỗ trợ thực hiện các dự án kinh tế – xã hội đã được duyệt trong quy hoạch và các loại dự án khác. Trung tâm có các nhiệm vụ sau đây:  Cập nhật và xử lý tổng hợp các kết quả nghiên cứu, các tư liệu về kinh tế – xã hội để bổ sung ngân hàng dự liệu các vùng. Cung cấp các thơng tin, tư liệu cho các cơ quan quản lý Nhà nước.  Tổng hợp, nghiên cứu và kiến nghị các vần đề về khoa học cơng nghệ và mơi trường phục vụ phát triển kinh tế – xã hội của các vùng, các địa phương.  Nghiên cứu những luận cứ khoa học cho phát triển vùng.  Xây dựng các dự án phát triển, tư vấn, chuyển giao cơng nghệ, bồi dưỡng nghiệp vụ và hợp tác quốc tế … trong các lĩnh vực có liên quan.Thúc đẩy các cơ quan tài trợ cho việc phát triển vùng. Thiết lập, duy trì và xúc tiến các mối quan hệ hữu quan nhằm thúc đẩy các cơ quan tài trợ cho việc phát triển vùng.  Tổ chức thử nghiệm, hồn thiện cơng nghệ để chuyển giao vào sản xuất.  Nghiên cứu khả thi các dự án sản xuất và triển khai vào cuộc sống góp phần phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương. THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN 2. Các hoạt động chính: a. Cơng tác nghiên cứu. Nghiên cứu xây dựng quy hoạch: Cơng tác nghiên cứu quy hoạch mà Trung tâm đã thực hiện bao trùm lên nhiều lĩnh vực, như quy hoạch mơi trường, quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội, quy hoạch phát triển khoa học – cơng nghệ, quy hoạch khai thác tiềm năng … Thơng qua việc nghiên cứu kỹ lưỡng hiện trạng phát triển của từng lĩnh vực, kết hợp với việc phân tích tiềm năng mọi mặt của địa phương, các nhà nghiên cứu đã đưa ra các phương hướng, chỉ tiêu phát triển cụ thể của từng ngành, phù hợp với từng giai đoạn. các báo cáo quy hoạch còn tìm ra được các giải pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu phát triển đã đề ra. Đến nay trung tâm đã nghiên cứu xây dựng được nhiều dự án Quy hoạch, từ quy hoạch huyện đến quy hoạch vùng, dải. Trong đó điển hình nhất là Dải ven biển Bắc Bộ, với các kết quả đạt được Trung tâm đã thực thi triển khai ở đây nhiều dự án sản xuất góp phần chuyển đổi cơ cấu kinh tế. Đặc biệt là các dự án phát triển ni trồng thuỷ sản. Nghiên cứu về mơi trường: Vần đề mơi trường hiện nay đang là vần đề của tồn cầu. Tình hình ơ nhiễm mơi trường ở nước ta đang ở mức báo động. Ơ nhiễm mơi trường gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến sự phát triển kinh tế – xã hội cũng như sức khoẻ của con người. Vì vậy thơng qua các đề tài nghiên cứu về mơi trường của mình, Trung tâm cũng đã góp phần nhỏ vào cơng cuộc bảo vệ mơi trường chung của cả nước. Đặc trưng của các nghiên cứu về mơi trường của Trung tâm là nghiên cứu sự tương tác giữa phát triển kinh tế với biến động mơi trường, để đưa ra được phương án phát triển phù hợp, vừa đảm bảo tốc độ tăng trưởng đi lên của nền THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN kinh tế, vùa đảm bảo mơi trường ít bị ơ nhiểm. Từ các kết quả nghiên cứu, Trung tâm đã triển khai xây dựng mơ hình mơi trường cộng đồng tại xã Cẩm Mỹ (Cẩm Xun, Hà Tĩnh), xã Phùng Xá (Thạch Thất, Hà Tây) và xã Nam Hồng (Đơng Anh, Hà nội). b. Xây dựng dự án và chuyển giao cơng nghệ Trung tâm đã được Nhà nước giao cho xây dựng các dự án sản xuất tơm sú giống và tơm càng xanh giống theo quy trình cơng nghệ của Trung Quốc. Trong hai đợi sản xuất đầu tiên, hai trại giống đã sản xuất được gần 30 triệu tơm sú giống và 6,5 triệu tơm càng xanh giống. Với quy trình cơng nghệ do Trung tâm chuyển giao, giờ đây các tỉnh phía Bắc đã có thể chủ động được con giống, một bước thành cơng cho nghề ni tơm. Trên cơ sở các kết quả đạt được, Trung tâm đã phối hợp cùng các địa phương tổ chức chuyển giao cơng nghệ (Sư đồn 327 – Quảng Ninh); sản xuất tơm giống (Thái Bình, Nam Định); ni cá lồng trên biển tại Quảng Ninh Với các dự án thử nghiệm cơng nghệ, Trung tâm đã và đang thử nghiệm kỹ thuật hun khói diệt chuột của Hungari trong điều kiện Việt Nam; thử nghiệm chất giữ ẩm KH98 ở một số địa phương như Thanh Hố, Hà Nội, Hà Tây, Thái Ngun. Ngồi ra Trung tâm đã phố hợp với các địa phương ở Hà Nội nghiên cứu một số khu sản xuất nơng nghiệp kỹ thuật cao tại Gia Lâm, Đơng Anh, Hà Nội. Kết quả này đã được UBND thành phố Hà Nội đề nghị cho áp dụng mở rộng … c. Hợp tác quốc tế Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng đã xây dựng được các chương trình hợp tác với Hungari, Israel, Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc… THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN [...]... của Bộ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG BAN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM VĂN PHỊNG TRUNG TÂM PHỊNG PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG 13 Tổ chức và nhân sự Tài vụ kế tốn Một số văn phòng dự án chương trình Hoạt động quốc tế Các bộ phận tác nghiệp (văn thư) Hoạt động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ Dịch vụ khoa học cơng nghệ Nghiên cứu và phát triển thị... xuất dịch vụ khoa học THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 4 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm: Ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng thì Văn phòng Trung tâm có chức năng và nhiệm vụ là rất lớn Văn phòng Trung tâm điều phối tất cả mọi hoạt động của Trung tâm và chỉ trực thuộc dưới quyền quản lý của Giám đốc Trung tâm Đứng đầu Văn phòng của Trung tâm là Chánh văn phòng Chánh văn phòng phải chiu... phận tác nghiệp (văn thư) - Phòng phát triển thị trường:  Hoạt động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ  Dịch vụ khoa học cơng nghệ  Nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm khoa học cơng nghệ  Liên doanh, liên kết sản xuất dịch vụ khoa học Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị trong Trung tâm do Giám đốc Trung tâm quy định Việc thay đổi tổ chức bộ máy của Trung tâm do Giám đốc Trung tâm quyết... quốc tế - Văn phòng tham gia hoạt động phát triển thị trường:(Tổ chức hoạt động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ, tham gia các dịch vụ khoa học cơng nghệ, nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm khoa học cơng nghệ, liên doanh liên kết sản xuất dịch vụ khoa học) - Văn phòng tham gia một số văn phòng dự án và các chương trình - Văn phòng điều phổi và quản lý nhân sự của Trung tâm - Văn phòng... của tồn bộ Trung tâm - Văn phòng xây dựng kế hoạch cho Trung tâm - Văn phòng xây dựng tác nghiệp giúp đỡ các bộ phận khác THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Văn phòng quản lý hành chính văn thư, lưu trữ 5 Kết luận: Trung tâm nghiên cứu và Phát triển vùng là đơn vị khoa học thử nghiệm về mơ hình tổ chức Chức năng cầu nối giữa các hoạt động khoa học, cơng nghệ và mơi trường với các hoạt động phát triển kinh... tai Việt Nam và Trung Quốc 3 Cơ cấu tổ chức: Trung tâm được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Khoa học và Cơng nghệ, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật hiện hành về mọi hoạt động của Trung tâm Tổ chức bộ mày của Trung tâm gồm có: - Văn phòng:  Tổ chức và nhân sự  Tài vụ kế tốn  Một số văn phòng dự án chương trình THƯ VIỆN ĐIỆN... phát triển kinh tế – xã hội và đưa khoa học cơng nghệ vào đời sống đã được thể hiện một các rõ nét qua các hoạt động của Trung tâm: cập nhật dữ liêu – Nghiên cứu cơ sở lý luận – Nghiên cứu triển khai – Xây dựng mơ hinh – Xây dựng dự án thử nghiệm Hoạt động của Trung tâm đã khẳng định được tính hiệu quả và tính mới của một loại hình cơ quan khoa học nghiên cứu hỗ trợ phát triển vùng trong hệ thống các cơ... quan) 2 Nội dung của cơng tác văn thư Cơng tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: a Xây dựng văn bản - Soạn thảo văn bản - Duyệt bản thảo - Đánh máy văn bản - Ký văn bản b Quản lý và giải quyết văn bản - Quản lý và giải quyết văn bản đến - Quản lý và giải quyết văn bản đi - Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN c Bảo quản và sử dụng con dấu - Bảo quản... đốc Trung tâm về mọi hoạt động của Văn Phòng Vì Văn phòng Trung tâm điều phối mọi hoạt động của cả Trung tâm nên nhân sự của Văn phòng cũng chính là tất cả các cán bộ của Trung tâm Do tính chất của cơng việc nên một người có thể đảm nhận một cơng việc hoặc một người có thể đảm nhận hai ba cơng việc khác nhau Văn phòng có những nhiệm vụ sau: - Văn phòng điều phối tất cả mọi hoạt động của Trung tâm - Văn. .. đồng Bộ trưởng d Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể của cơng tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, u cầu hiện đại hố cơng tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một . và Phát triển Vùng Phần B : Lý luận về cơng tác văn thư Phần C : Thực trạng cơng tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng THƯ VIỆN. Giới thiệu về Trung tâm Nghiên cứu và phát triển vùng  Tên cơ sở : Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng - Bộ Khoa học và Cơng nghệ