II. TỔ CHỨC QUẢN Lí VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN Đ
4.Tổ chức và quản lý văn bản
a. Văn bản đi
Văn bản đi của Trung tõm cú rất nhiều loại nhưng chủ yếu là cỏc cụng văn
(phụ lục số 3).
Cỏc văn bản hay cụng văn gửi đi của Trung tõm giao cho cỏc cỏn bộ am hiểu về từng lĩnh vực chuyờn mụn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đó được soạn và in ấn xong thỡ phải trỡnh cho Giỏm đốc Trung tõm ký trước khi ban hành. Nếu là cỏc văn bản thụng thường, nội dung khụng phức tạp thỡ chỉ cần trỡnh văn
bản đó in được Giỏm đốc kiểm tra và ký. Nhưng nếu là cỏc văn bản phức tạp thỡ khi ký phải mang theo cỏc tài liệu cú liờn quan gọi là hồsơ trỡnh ký.
Sau khi Giỏm đốc ký người soạn thảo cụng văn phải để cỏn bộ văn thư
xem lại thể thức, ghi số, ghi ngày thỏng cho văn bản và vào sổđăng ký cụng văn đi. Cỏn bộ văn thư phải soỏt lại lần cuối tất cả cỏc yếu tố về thể thức văn bản
theo quy định hiện hành. Những văn bản khụng đủ về thể thức phải sửa lại trước khi chuyển đến đối tượng cú liờn quan.
Ghi số cho tất cảcỏc văn bản đi của Trung tõm. Mỗi văn bản ghi một số
và ngày thỏng nhất định. Số của văn bản được ghi theo quy định của nhà nước bắt đầu từ số 01 ngày 01 thỏng 01 của năm cho đến số cuối cựng là ngày 31 thỏng 12 của năm. Nhưng trong việc ghi số và ngày thỏng văn bản của Trung tõm cũng cú một chỳt sai xot, tức là theo quy định của nhà nước số từ1 đến 9, từ ngày 1 đến ngày 9 và thỏng 1 đến thỏng 2 đều phải thờm số0 đằng trước, nhưng
cỏc văn bản của Trung tõm thỡ khụng lưu ý về điều đú lỳc thỡ cú số 0 lỳc thỡ khụng.
Đối với cỏc văn bản đi của Trung tõm thỡ chỉ cú mỗi cụng văn là được
đăng ký vào sổ đăng ký cụng văn.
Mẫu bỡa sổ đăng ký cụng văn đi của Trung tõm (Phụ lục số 4) Mẫu sổ đăng ký cụng văn đi của Trung tõm (Phụ lục số 5)
Cũng giống như sổ “đăng ký cụng văn đến” thỡ sổ “đăng ký cụng văn đi”
cũng là sổ cũ và cũng cú một chỳt khỏc so với sổ“đăng ký cụng văn đi” hiện nay. - Ngoài bỡa của sổ“đăng ký cụng văn đi” cũng khụng cú tờn cơ quan chủ quản
và tờn cơ quan đơn vị sử dụng sổ.
- Mẫu sổđăng ký văn bản đi hiện nay là cú 7 cột mục cũn sổđăng ký cụng văn đi của Trung tõm lai cú 8 cột mục. Sổ hiện nay khụng cú cột 4 với nội dung
là “Người ký”.
- Đối với sổ hiện nay cột 1 là “Số và ký hiệu” cột 2 là “Ngày thỏng của văn
bản”. Nhưng sổ của Trung tõm thỡ lại ngược lại cột 1 là “Ngày thỏng của
cụng văn” cũn cột 2 là “Số và ký hiệu”
Văn bản gửi đi phải cú đầy đủ chữ ký và dấu của Trung tõm thỡ khi gửi đi
mới cú hiệu lực phỏp lý.
Sau đú gửi văn bản đi: nếu văn bản gửi sang bờn Bộ Khoa học và Cụng nghệ thỡ phải trực tiếp mang sang và gửi ở Văn thư Bộ, nếu văn bản gửi cho cỏc
cơ quan đơn vị khỏc thỡ ta cú thể gửi bằng đường bưu điện. Khi gửi văn bản qua
đường bưu điện thỡ văn bản phải được để trong phong bỡ dỏn hoặc kẹp ghim gẩn thận trỏnh tỡnh trạng mất văn bản bờn trong. Ta cú mẫu phong bịdưới đõy
BỘ KHOA HỌC VÀ CễNG NGHỆ
TRUNG TÂM NGHIấN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG
Kớnh gửi………
……… ………. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỏc cụng văn mà Trung tõm gửi đi chủ yếu gửi cho Bộ Khoa học và Cụng nghệ. Ngoài ra cũn gửi cho cỏc sở Khoa học và Cụng nghệ ở cỏc tỉnh thành trong cả nước như (Sở KH&CN tỉnh Cao Bằng, Sở KH&CN tỉnh Lào Cai, Sở
KH&CN thành phố Hà Nội), gửi cho cỏc Vụ như (Vụ Quan hệ Quốc tế, Vụ Kế
hoạch Tổ chức – Bộ Khoa học và Cụng nghệ), gửi cho UBND ( Huyện Bắc Hà, Lào Cai, Thành phố Hà Nội), gửi cho cỏc Trung tõm (Trung tõm tin học, Trung tõm Hỗ trợ và Phỏt triển), gưi cho cỏc Cục (cục thuế thành phố Hà nội, cục kiểm tra thu thuế XNK)…
Cụng văn của Trung tõm gửi đi cũng cú nhiều nội dung như
Về việc Hợp tỏc phỏt triển trồng hoa xuất khẩu gửi cho tỉnh Tuyờn Quang Về việc Đề nghị chuyển đổi chủ đầu tư dự ỏn gửi Lónh đạo Bộ KH&CN Về việc Khảo sỏt bỏo cỏo số lượng, chất lượng gửi cho Vụ Tổ chức cỏn bộ
Việc tổ chức và giải quyết cụng văn đi cũng phải nhanh chúng, kịp thời,
chớnh xỏc để cụng việc được diễn ra đỳng tiến độ cụng việc.
Trung tõm Nghiờn cứu và Phỏt triển vựng được thành lập từ năm 1999 đến
này đó được hơn ba năm và Trung tõm cũng đó nhận được một khối lượng văn
bản tương đối lớn và qua cỏc năm khỏc nhau thỡ Trung tõm cũng nhận được số lượng văn bản khỏc nhau năm nhiều năm ớt. Nhưng vỡ điều kiện khụng cho phộp nờn em chỉ cú thể thống kờ được số lượng cụng văn mà Trung tõm nhận được trong những năm vừa qua…Và số cụng văn Trung tõm nhận được cũng chiếm
đa số trong tổng sổcỏc văn bản mà Trung tõm nhận được
Công văn đến 175 181 180 255 0 50 100 150 200 250 300 2000 2001 2002 2003 Năm Công văn đến
Văn bản đến ở Trung tõm đến chủ yếu từ hai nguồn: Trực tiếp, và giỏn tiếp
- Trực tiếp: Chủ yếu là cỏc văn bản của Bộ Khoa hoc và Cụng nghệ gửi cho
Trung tõm. Và do điều kiện đi lại tốt, Bộ với Trung tõm nằm gần nhau nờn cỏn bộvăn thư phải trực tiếp sang Bộđể lấy văn bản về Trung tõm. Ngoài ra cũn cú sốớt cụng văn do cơ quan đơn vị trực tiếp mang đến cho Trung tõm.
- Giỏn tiếp: Chủ yếu là qua đường bưu điện. Do diều kiện đi lại khụng thuận tiện nờn cỏc cơ quan đơn vị phải chuyển cụng văn cho Trung tõm qua đường
bưu điện. Trung tõm làm việc với rất nhiều cỏc cơ quan, đơn vị làm về Khoa học và Cụng nghệ ở cỏc tỉnh xa (Sở Khoa học và Cụng Nghệ), Trung tõm cũng cú nhiều dự ỏn ở cỏc vựng xa do vậy họ phải gửi văn bản đến cho Trung
tõm qua đường bưu điện.
Đối với văn bản đến Trung tõm Nghiờn cứu và Phỏt triển Vựng thỡ chỉ cú
cụng văn đến là phải đúng dấu đến và đăng ký vào “Sổ đăng ký Cụng văn đến”. Cỏc cụng văn đến của Trung tõm Nghiờn cứu và Phỏt triển Vựng cú được kốm theo bỏo cỏo ở phần (phụ lục số 6)
Khi cỏn bộvăn thư nhận được văn bản dến:
- Nếu là văn bản của Bộ Khoa học và Cụng nghệ, do phải sang tận nơi lấy nờn khụng cú phong bỡ. Do đú mà cỏn bộvăn thư cú thể phõn loại luụn.
- Nếu văn bản của nơi khỏc gửi đến qua đường bưu điện thỡ cỏn bộ văn thư phải
là người búc bỡ kiểm tra văn bản bờn trong rồi mới phõn loại.
- Cụng văn gửi cho Trung tõm hoặc Giỏm đốc thỡ cỏn bộ văn thư phải đúng dấu
đến và đăng ký vào sổcụng văn đến và lưu tại văn thư của mỡnh một bản.
- Nếu là cụng văn gửi cho đớch danh cho cỏn bộ, hay gửi đến cỏc bộ phận chuyờn mụn thỡ gửi thẳng lờn bộ phận chuyờn mụn đú và bộ phận chuyờn mụn cú trỏch nhiệm lưu văn bản tại bộ phận của mỡnh. Khụng phải đúng dấu đến và kụng phải đăng ký tại bộ phận văn thư của Trung tõm. (Phụ lục số 7)
Trung tõm Nghiờn cứu và Phỏt triển Vựng được thành lập từnăm 1999 và do số lượng văn bản gửi đến cho Trung tõm cũng khụng nhiều nờn sổđăng ký Cụng văn
hiện tại của Trung tõm vẫn là sổ cũ và từnăm 1999 đến nay Trung tõm vẫn sử dụng một quyển sổ (mẫu sổđăng ký Cụng văn đến của Trung tõm Phụ lục số 8)
Do đú sổđăng ký cụng văn, văn bản cú một chỳt khỏc so với mẫu sổđăng ký cụng văn, văn bản theo mẫu hiện nay như: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngoài bỡa thỡ phải cú tờn cơ quan chủ quản và tờn cơ quan dựng sổ nghĩa là ở
BỘ KHOA HỌC VÀ CễNG NGHỆ
TRUNG TÂM NGHIấN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG
- Cũn nội dung bờn trong sổ cũng cú khỏc so với sổ theo mẫu hiện nay. Sổ hiện nay cú 10 cột mục thỡ sổ của Trung tõm chỉ cú 9 cột mục thiếu mất cột thứ 7 với nội dung là “lưu hồsơ số”.
- Theo mẫu sổ hiện nay thỡ cột 1 là “Sốđến” và cột 2 là “Ngày đến”. Cũn sổ của Trung tõm thỡ lại ngược lại cột 1 là “Ngày đến” và cột 2 là “Số dến”.
Sau khi đăng ký vào sổđăng ký Cụng văn đến cỏn bộvăn thư phải phụtụ ra thờm một bản để lưu cũn bản chớnh phải trỡnh cho Giỏm đốc hoặc CVP duyệt. Nếu là cỏc cụng việc đề cấp trong cụng văn đơn giản khụng phức tạp thỡ Giỏm
đốc hoặc CVP cú thể ghi ý kiến chỉ đạo của mỡnh ở cuối cụng văn đến rồi chuyển đến cho cỏc bộ phận chuyờn mụn cú liờn quan (Phụ lục 10). Cũn nếu những cụng việc đề cập trong cụng văn là những việc quan trọng phức tạp thỡ
Giỏm độc hoặc CVP sẽ trực tiếp bàn bạc với cỏc bộ phận chuyờn mụn cú liờn quan.
Đối với cỏc văn bản khỏc như cỏc Quyết định của Bộ gửi cho. Trung tõm thỡ chỉ cần lưu văn thư chứ khụng cần phải đúng dấu đến và khụng cú sổ đăng
ký cỏc Quyết định.
Cỏc văn bản đến của Trung tõm nhận được chủ yếu là cỏc loại cụng văn như: Cụng văn mời họp, cụng văn thụng bỏo, cụng văn trả lời…Cụng văn Trung
tõm nhận được liờn quan đến rất nhiều cỏc cụng việc như…
- Về việc đề nghị cử cỏn bộ đi họp dự lớp tập huấn về những chớnh sỏch và quy định mới trong cụng tỏc tổ chức và cỏn bộ năm 2004 của Bộ.
- Về việc triệu tập hội nghị nghiờn cứu quỏn triệt kết luận hội nghị Trung ương X của Đảng uỷ khối cơ quan của Bộ.
- Về việc chuyển trụ sở của Tổng cục Tiờu chuẩn đo lường chất lượng.
Ngoài ra trung tõm cũn nhận được là cỏc quyết định. Cỏc quyết định mà Trung tõm nhận được chủ yếu là Quyết định của Bộtrưởng, Thứtrưởng của Bộ
Khoa học và Cụng nghệ. Quyết định của Bộ cũng liờn quan đến nhiều cụng việc
như…
- Quyết định của Bộ Trưởng bộ Khoa học và Cụng nghệ về việc cử cỏn bộ đi khảo sỏt Hàn Quốc.
- Quyết định của Bộ Trưởng bộ Khoa học và Cụng nghệ về việc Thành lập hội đồng Khoa học.
- Quyết định của Bộ Trưởng bụ Khoa học và Cụng nghệ về việc cử Trung tõm Nghiờn cứu và Phỏt triển Vựng tổ chức hội thảo quốc tế.
Cỏc văn bản mà Trung tõm nhận được chủ yếu là của Bộ Khoa học và Cụng nghệ vỡ Bộ Khoa học và Cụng nghệlà cơ quan cấp trờn quản lý trực tiếp Trung tõm.
Ngoài ra là văn bản của cỏc Sở Khoa học và Cụng nghệ ở cỏc tỉnh thành trong cả nước, văn bản của UBND cỏc Huyện, văn bản của bờn Đoàn, Đảng…
Tổ chức quản lý và giải quyết cụng văn đến là cụng việc phức tạp đũi hỏi
cỏc cơ quan phải quan tõm chỳ ý thớch đỏng.
c. Lưu văn bản
Tất cả cỏc loại văn bản đều được lưu lại cơ quan
Do số lượng văn bản của cơ quan cũng khụng nhiều nờn cỏn bộ văn thư và
cỏc bộ phận chuyờn mụn thường lưu theo tờn loại văn bản:
Khi nhận được văn bản đến gửi cho Trung tõm và Giỏm đốc thỡ cỏn bộ văn thư phải phụtụ thờm một bản, bản chớnh để trỡnh Giỏm đốc cũn bản sao thỡ lưu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tại bộ phận văn thư. Văn bản mà gửi đớch danh cho cỏ nhõn và cho bộ phận chuyờn mụn thỡ bộ phận chuyờn mụn phải cú trỏch nhiệm lưu tại bộ phận mỡnh.
Văn bản đến thỡ lưu theo
- Quyết định gửi đến cho Trung tõm cũng được để trong một cặp để tài liệu riờng (Quyết định của Bộtrưởng Bộ Khoa học và Cụng nghệ, Quyết định của Thủtướng Chớnh phủ…)
Khi gửi văn bản đi bao giờ cỏn bộ văn thư cũng phải phụtụ thờm hai bản nữa
và đúng dấu. Bản chớnh sẽ lưu tại văn thư Trung tõm, một bản gửi đi, một bản
lưu tại bộ phận chuyờn mụn. Văn bản đi thỡ được lưu theo
- Cụng văn đi được để riờng trong một cặp đựng tài liệu bỡa cứng. Rất thuận tiện cho việc tra tỡm.
- Quyết đinh của Giỏm đốc Trung tõm cũng lưu thành một hồsơ riờng Văn bản nội bộ
- Bỏo cỏo tổng kết riờng
- Biờn bản họp (Họp tổng kết, họp giao ban, họp văn phũng, họp sơ kết…) - Cỏc loại hợp đồng cũng lưu thành một hồ sơ riờng ( hợp đồng dịch vụ, hợp
đồng lao dộng, hợp đồng thuờ khoỏn…)
Tất cả đều được để trong cặp hộp và được để trong tủ hồsơ cẩn thận. Và rất thuận tiện cho việc tra tỡm và nghiờn cứu.