Công tác văn thư tại trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2 3. Mục đích nghiên cứu: 2 4. Phương pháp nghiên cứu: 3 5. Lịch sử nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết nghiên cứu. 4 7. Đóng góp của đề tài. 4 8. Cấu trúc đề tài 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 6 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 6 1.1.1. Một số khái niệm 6 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 7 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 7 1.2. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 10 1.2.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 12 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 12 2.1.1. Tổ chức cán bộ trong tổ văn thư tại Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo: 12 2.1.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư. 12 2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản : 13 2.2.1 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản. 14 2.3 Công tác quản lý văn bản đi 19 2.4 Công tác quản lý văn bản đến 21 2.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 23 2.6 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.7. Đánh giá và nhận xét về công tác văn thư. 23 2.7.1 Ưu điểm công tác văn thư. 23 2.7.2. Hạn chế công tác văn thư. 24 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 27 3.1 Những yêu cầu đối với công tác văn thư trong giai đoạn mới. 27 3.1.1. Yêu cầu về tính kịp thời: 27 3.1.2. Yêu cầu về khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: 28 3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 28 3.2.1. Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi mới cơ bản, toàn diện công tác văn thư tại Trung tâm 28 3.2.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 30 3.3 Một số kiến nghị, đề xuất và phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm về công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 30 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Những nội dung đề tài em thực hướng dẫn cô giáo Lê Thị Hiền Mọi tham khảo dùng đề tài trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình thời gian Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay dối trá, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Ký tên LỜI CẢM ƠN Hoàn thành nghiên cứu em xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền người hướng dẫn, bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tiểu luận nghiên cứu khoa học Em xin chân thành cảm ơn Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo ban ngành đoàn thể tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết quan, giúp em hoàn thành nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: Mục đích nghiên cứu: .2 Phương pháp nghiên cứu: Lịch sử nghiên cứu: Giả thuyết nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 1.1.Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.3 Vai trò công tác văn thư .7 1.2 Giới thiệu khái quát Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 1.2.1 Sự hình thành phát triển Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ .10 CHƯƠNG 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 11 2.1 Thực trạng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 12 2.1.1 Tổ chức cán tổ văn thư Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo: 12 2.1.2 Điều kiện làm việc tổ văn thư 12 2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn : 13 2.2.1 Thể thức kỹ thuật soạn thảo văn 14 2.3 Công tác quản lý văn 19 2.4 Công tác quản lý văn đến 21 2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu 23 2.6 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 23 2.7 Đánh giá nhận xét công tác văn thư 23 2.7.1 Ưu điểm công tác văn thư 23 2.7.2 Hạn chế công tác văn thư 24 Chương 27 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 27 3.1 Những yêu cầu công tác văn thư giai đoạn .27 3.1.1 Yêu cầu tính kịp thời: 27 3.1.2 Yêu cầu khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: 28 3.2 Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 28 3.2.1 Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi bản, toàn diện công tác văn thư Trung tâm 28 3.2.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 30 3.3 Một số kiến nghị, đề xuất phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 30 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC .35 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho trình lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị xã hội Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước Công tác văn thư có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế Nhà nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực hệ thống hành Công tác văn thư đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng công tác văn thư, nhằm mục đích đảm bảo truyền đạt thông tin văn chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, sở đạt hiệu cao Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước có nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu văn thư có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi nhanh chóng, tiết kiệm Nghiên cứu hệ thống văn nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải cách nào, nhằm đảm bảo tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Dựa thông tin để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo Song song với việc nghiên cứu văn pháp luật hành trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định Công tác văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất , chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước công tác văn thư đảm bảo giữ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Chính công tác văn thư góp phần làm tăng suất, hiệu quả, chất lượng mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước ta Với lý nhận thức thân với suy nghĩ sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng nghiên cứu văn thư có lợi ích thiết thực đối trình học tập rèn luyện công tác văn thư cho công việc tương lai, giúp đỡ tạo điều kiện ban giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo em định chọn nghiên cứu công tác văn thư Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo làm tập môn Phương pháp nghiên cứu khoa học Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian 2016 - Không gian nghiên cứu : Khảo sát công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 2.3 Phạm vi nội dung - Soạn thảo ban hành văn - Quản lý giải văn đi, đến - Quản lý sử dụng dấu quan - Công tác lập hồ sơ giao nội hồ sơ quan Mục đích nghiên cứu: - Tìm hiểu lý luận công tác văn thư, khái quát Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo - Thực trạng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo - Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát ( quan sát), điều tra (bằng hỏi, vấn, phân tích tổng hợp so sánh thống kê ) - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo - Nguồn từ mạng Internet - Thông báo từ báo cáo định kì tổ văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Lịch sử nghiên cứu: Công tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp, có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Công tác văn thư đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn cần thiết thông thạo đặc điểm văn thư, tình hình phát triển địa phương Mặc dù công tác văn thư có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức thực Nói đến công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo chưa phải quan chuyên môn lĩnh vực nên chưa có công trình nghiên cứu có số đề tài công trình khoa học , văn quan tác giả khác đề cập đến Trong có số đề tài nghiên cứu, văn tiêu biểu sau: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức quyền hạn nhiệm vụ tổ chức tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ - Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức - Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bỳ văn hành Không riêng nhà nước có trường học, thạc sĩ, tiến sĩ tham gia tạp chí, luận nghiên cứu công tác văn thư như: - Đề tài :” Nghiên cứu sở khoa học bảo quản tài liệu Văn thư” 2013 Ths Nguyễn Thị Thúy Bình số tác giả khác - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 ThS.Trần Kim Liễu; - Giáo trình văn thư Lê Gia Bảo; - Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội - Cuốn Quản lý giải văn quan tổ chức 2014 PGS.TS Nguyễn Minh Phương Giả thuyết nghiên cứu Nếu công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo xây dựng, ban hành đạo hướng dẫn văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, xây dựng thực quy hoạch phát triển công tác văn thư, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, quản lý đào tạo bồi dưỡng cán công chức, viên chức làm công tác văn thư, tăng cường sở vật chất, đặc biệt nâng cao nhận thức tri thức, vị trí, vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư để nâng cao hiệu văn thư xử lý công việc cách nhanh chóng đạt hiệu cao, tránh mát hư hỏng tài liệu, giải công việc cách khoa học Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo - Trở thành tư liệu nghiên cứu cho nghiên cứu công tác văn thư nói chung Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo nói riêng - Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu - Những giải pháp đề xuất nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu vào công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở bài, thân bài, kết bài, tài liệu danh mục tham khảo phụ lục, đề tài chia làm chương : Chương I: Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Chương II: Thực trạng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Chương III: Giải hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm - “Công tác văn thư” khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức - “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức - “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - “Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành - “Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đăc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức quan - “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - “Văn đến” tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức - “Văn đi” tất văn quan,tổ chức phát hành nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước 2.7.2 Hạn chế công tác văn thư Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: - Tổ chức văn thư cấp, ngành nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư khó khăn chưa có định mức lao động cho hoạt động văn thư - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn thư 24 - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc lập hồ sơ hành có chuyển biến nhiều hạn chế Tình trạng không lập hồ sơ công việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nội dung công tác lập hồ sơ diễn phổ biến - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành Công tác văn thư Trung tâm gặp không khó khăn, cần quan tâm giúp đỡ Ban lãnh đạo Trung tâm để bước hoàn thiện công tác này:Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh điều dễ nhận thấy nhiều quan Mặc dù từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đặt thức nhiệm vụ cán làm việc quan nhà nước không ý thực đầy đủ Phải nhiều khó khăn việc lập hồ sơ khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, nguyên nhân quan trọng chế cụ thể đặt để xử lý trách nhiệm cho vấn đề Tình trạng bao cấp chung, nhận thức cán chế trách nhiệm không rõ ràng đẩy công tác vào chỗ gần bế tắc thập kỷ qua Hậu nghi ngờ không xử lý kịp thời - Việc quản lý tài liệu, văn thủ công - Việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư hành lỏng lẻo, nhiều không kịp thời Tình trạng văn không xử lý quan cá biệt, trái lại phổ biến - Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng 25 quan thấp Văn chưa chuẩn hoá Ngay văn hành cá biệt dù có hai đạo luật điều chỉnh việc soạn thảo chúng nhiều tồn Nhiều văn chồng chéo, chí có không văn vi phạm thẩm quyền luật định không sửa đổi kịp thời việc áp dụng văn vào thực tế gây hậu nghiêm trọng - Thực tế cho thấy, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, văn thư, lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thông áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng văn thư giúp Nhà trường đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung đại hoạt động công vụ Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư nước ta bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thời kỳ đòi hỏi công tác văn thư nước ta phải đổi toàn diện từ nhận thức đến khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể Nếu muốn tránh giá phải trả quản lý nhà nước thời chế thị trường nhiệm vụ lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Từ trình bày đây, khẳng định công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng cấp thiết Một cách hiển nhiên, nhiệm vụ cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Tiểu kết Như vậy, chương em tìm hiểu đánh giá thực trạng ưu điểm, hay mặt hạn chế công tác văn thư Trung tâm Từ đó, em nắm bắt tình hình tổ chức cán làm công tác ăn thư, nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Trung tâm 26 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO 3.1 Những yêu cầu công tác văn thư giai đoạn 3.1.1 Yêu cầu tính kịp thời: Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp 27 tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung 3.1.2 Yêu cầu khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tài liệu văn thư theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành… công việc phận văn thư giảm tải không mà người làm văn thư vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư Qua để thấy rằng, văn thư phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư 3.2 Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 3.2.1 Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi bản, toàn diện công tác văn thư Trung tâm Các nội dung công tác văn thư Nhà nước thành phố Hà Nội quy định, hướng dẫn cụ thể Vì vậy, để khắc phục nâng cao công 28 tác văn thư cần quan tâm, đạo liệt thủ trưởng đơn vị; mạnh dạn tham mưu, đề xuất người trực tiếp làm công tác văn thư, tích cực đạo, đôn đốc, nhắc nhở thường xuyên kiểm tra thực quy định công tác văn thư Cụ thể: - Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung theo quy định Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư - Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến quan, đơn vị phải quản lý tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật) trước xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn đến vào Sổ đăng ký văn đến Thông tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao giải thực việc ký nhận văn đến; quy định thời gian xử lý văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc tình hình xử lý văn đến theo quy định Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV - Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để văn đảm bảo theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn vào Sổ đăng ký văn theo hướng Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử 29 dụng sổ chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu hai (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) 3.2.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Để nâng cao hiệu công tác văn thư khắc phục tồn trên, thời gian tới cần đưa giải pháp sau: - Nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc cán văn thư cán khác nói chung - Cần tuyển thêm cán văn thư để đảm đương khối lượng công việc - Thực nghiêm công tác văn thư quy trình công tác văn thư để nâng cao hiệu công việc - Hoàn thiện văn đạo công tác văn thư Trung tâm - Cần xây dựng danh mục hồ sơ chung cho toàn quan để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ - Áp dụng phần mềm quản lý văn đi-đến để nâng cao hiệu hiệu xuất làm việc góp phần tăng cường quyền lực pháp lý pháp luật 3.3 Một số kiến nghị, đề xuất phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo a Tổ chức cán bộ: Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo , Phòng Hành chínhTổng hợp Trung tâm Nghiên cứu khoa học phận thiếu, tách rời, sợi đỏ xuyên suốt hoạt động quan, coi Phòng Hành chính- Tổng hợp “cơ quan đầu não” quan Trung tâm Chính mà phận văn thư Phòng Hành chính- Tổng hợp cần làm tốt nữa, lãnh đạo Trung tâm cần quan tâm đến công tác văn thư, cần quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên Bố trí cán làm công tác văn thư phải có nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp đảm nhiệm công việc 30 Việc xếp chỗ ngồi làm việc cán văn thư không độc lập mà ngồi chung với cán làm việc chuyên môn khác Phòng Hành chínhTổng hợp, vô hình chung làm ảnh hưởng tới chất lượng công tác Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo thường xuyên có biện pháp động viên, khuyến khích, kịp thời để tạo động lực tình thần thi đua làm việc có hiệu nâng cao chất lượng công việc Hằng năm nên cử cán văn thư học thêm để bổ sung kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Cần trẻ hóa đội ngũ cán Trung tâm để phù hợp với bước thay đổi xã hội b Công tác soạn thảo: Lãnh đạo Trung tâm nói chung Phòng Hành chính- Tổng hợp nói riêng nói riêng cần nâng cao tinh thần trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc ban hành văn phòng, ban, đơn vị hay cá nhân soạn thảo Quán triệt cho phòng, ban, cá nhân trước ban hành phải trình ký, tránh để sai sót không đáng có công việc gây ảnh hưởng đến hoạt động chung quan Đặc biệt phải quy định rõ ràng trách nhiệm lãnh đạo phòng, ban để từ Trưởng phòng ban đôn đốc nhắc nhở nhân viên Nếu có sảy sai phạm Trưởng phòng, ban người chịu trách nhiệm công tác soạn thảo văn nhân viên c Công tác văn thư: Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan cần nâng lên bước, nên trang bị phần mềm máy tính để quản lý toàn tài liệu quan, đặc biệt đăng ký văn đi, đến Có vậy, tìm tài liệu cần biết trình thực công việc đến đâu cầm xem máy tính biết rõ ràng, góp phần tiết kiệm thời gian cần thiết cán có liên quan Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo cần phải mua sắm thêm trang thiết bị cho hoạt động Trung tâm Cần thực quy trình quản lý giải văn đến cách 31 nghiêm túc, chặt chẽ khoa học hơn, Trung tâm cán Trung tâm cần phải có đầy đủ văn Quy phạm pháp luật Nhà nước quản lý đạo công tác văn thư Đó sở để cán làm việc theo quy định, đặc biệt phòng, ban cần thống soạn thảo văn theo thông tư liên tịch số 01/2010/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cuối phải quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực Trung tâm Để tạo nên phát triển chung cho toàn Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Trên kết nghiên cứu khảo sát công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Qua việc nghiên cứu “Công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo” giúp em có thêm kiến thức thực tiễn, thấy rõ thực trạng công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo nói riêng quan, tổ chức khác nói chung Từ làm để so sánh thực tiễn lý luận để có nhìn toàn diện lĩnh vực xã hội, đồng thời để thấy rõ vai trò công tác văn thư quan tổ chức Tiểu kết Như vậy, chương III này, em có đề xuất nâng cao kiến thức kỹ giải pháp nhằm nâng cao chất lượng mong muốn hoàn thiện công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo KẾT LUẬN Công tác văn thư công tác quan trọng hoạt động quan, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Vì 32 cần đẩy mạnh phát triển công tác văn thư để góp phần nâng cao hiệu công việc tạo điều kiện phục vụ quan, Nhà nước Nói chung công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo thực tốt theo quy định Nhà nước Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư thực theo quy trình đầy đủ, nhanh chóng, xác, bí mật đại Việc quản lý giải văn thực tốt theo quy trình quy định Nhà nước Qua việc nghiên cứu “Công tác văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 2016” giúp em có thêm kiến thức thực tiễn, thấy rõ thực trạng Công tác Văn thư Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo nói riêng quan, tổ chức khác nói chung Từ làm để so sánh thực tiễn lý luận để có nhìn toàn diện lĩnh vực xã hội, đồng thời để thấy rõ vai trò công tác văn thư quan tổ chức DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ (2005), Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể 33 thức kỹ thuật trình bày văn Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2013) Bài giảng Công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trần Hoàng Hạnh Bài giảng Tổ chức Quản lý dấu - GV Đặng Như Hảo Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Đỗ Trọng Tiến, năm 2016 báo Giao Thông 34 PHỤ LỤC Phụ lục I: Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Phụ lục II: Ông Đặng Trần Mùi ( Trái) nhận định thành lập Trung tâm từ Sở giao thông vận tải Hà Nội Phụ lục III: Ra mắt ban lãnh đạo lâm thời Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Phụ lục IV: Công tác đào tạo thường niên