MụC LụC LỜI CẢM ƠN A.LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1.KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM BẢO TỒN DI SẢN THĂNG LONG HÀ NỘI 4 1. Khái quát chung về Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội 4 1.1.Giới thiệu chung: 4 1.2..Lịch sử hình thành và phát triển: 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm bảo tổn di sản Thăng Long Hà Nội: 4 1.4. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung tâm Bảo tổn Di sản Thăng Long Hà Nội; 6 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành 7 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 7 3.Công tác quản lý văn bản đến 14 3.1.Tiếp nhận văn bản đến. 14 3.2. Đăng ký văn bản đến. 15 3.3.Trình, chuyển giao văn bản đến. 17 4.Công tác quản lý văn bản đi 18 4.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. 18 4.2.Đăng ký văn bản. 18 4.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. 20 4.5.Lưu văn bản đi. 22 5.Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22 6.Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 6.1.Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ. 23 6.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 24 6.3.Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 25 7. Thiết bị văn phòng , các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 25 7.1.Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt độngcủa trung tâm 25 7.2.Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 26 Các phần mềm mà trung tâm sử dụng phổ biến nhất là : phần mềm Microsoft Ofice Word; phần mềm Microsoft office Excel. 26 CHƯƠNG 2. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 2.1.Đánh giá chung 27 2.1.1 Ưu điểm 27 2.1.2 Nhược điểm 28 2. 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 29 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC 32
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo kiến tập trước hết em xin gửi đến q thầy, giáo khoa Quản trị văn phịng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội lời cảm ơn chân thành Đặc biệt, em xin gửi đến thầy: Nguyễn Mạnh Cường người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo kiến tập lời cảm ơn sâu sắc Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, phòng ban Trung tâm bảo tồn di sản Thăng long – Hà Nội, tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu thực tiễn suốt trình kiến tập trung tâm Cuối em xin cảm ơn anh chị Lãnh đạo Văn phòng Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội giúp đỡ, cung cấp số liệu thực tế để em hoàn thành tốt báo cáo Đồng thời nhà trường tạo cho em có hội kiến tập nơi mà em yêu thích, cho em bước đời sống thực tế để áp dụng kiến thức mà thầy cô giáo giảng dạy Qua công việc kiến tập em nhận nhiều điều mẻ bổ ích việc nhân viên văn phịng để giúp ích cho cơng việc sau thân Vì kiến thức thân cịn hạn chế, q trình kiến tập, hồn thiện báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy hướng dẫn Khoa đào tạo bồi dưỡng cán để báo cáo hồn thiện A.LỜI NĨI ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan tổ chức với quy mơ lớn nhỏ, loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong quan tổ chức nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân Vì cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phịng, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, q trình làm việc Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội em xin chọn đề tài: “ Tìm hiểu cơng tác văn thư Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội” Mục tiêu đề tài Đề tài kiến tập nhằm đạt mục tiêu nghiên cứu sau: - Tìm hiểu vấn đề cơng tác văn thư Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Văn thư trung tâm Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư thực tiễn hoạt động văn thư Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội bao gồm : - Nghiên cứu lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ củaTrung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà - Nội Thực trạng hoạt động Văn phòngTrung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà - Nội Đánh giá hoạt động Văn thư trung tâm ưu điểm hạn chế Nguồn tài liệu tham khảo * Tài liệu để hoàn thành báo cáo lấy số nguồn tài liệu Tài liệu qua Internet: + Web: hoangthanhthanglong.vn + Email: hoangthanhthanglong@gmail.com + https://vi.wikipedia.org *Tài liệu văn + Văn quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội; + Quyết định số 1601/QĐ-BTDSTL ngày 24/9/2015 Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ; + Thông tư số 01/ 2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; + Thơng tư số 07/2012/TT - BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; + Ngoài để hoàn thành báo cáo, tác giả tham khảo số báo cáo thực tập khóa trước chun ngành Quản trị Văn phịng, Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp thông kê Bố cục đề tài Đề tài gồm có chương chính: Chương : Kết khảo sát cơng tác văn phịng Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội Chương : Đánh giá chung đề xuất kiến nghị B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM BẢO TỒN DI SẢN THĂNG LONG - HÀ NỘI Khái quát chung Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội 1.1.Giới thiệu chung: Tên giao dịch : Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội Tên quốc tế : ThangLong- Hanoi Heritage Conservation Centre Hiện điều hành : Ông Trần Việt Anh Địa chỉ: 12 Nguyễn Tri Phương, Quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 3.7345.927 1.2 Lịch sử hình thành phát triển: Xét đề nghị giám đốc Trung tâm Bảo tồn Di tích Thăng Long - Hà Nội Tờ trình số 08 /08/TTr – TTHN ngày 08/03/ 2011 Tờ trình số 1971 /TTr – THN Ngày 28/10 /2011 đề nghị giám đốc Sở Nội Vụ tờ trình số 1971 /TTr – SNV ngày 14/11 việc kiện toàn tổ chức máy trung tâm Bảo tồn khu di tích Cổ Loa – Thành cổ Hà Nội Đổi tên trung tâm Bảo tồn di tích Cổ Loa - Thành cổ Hà Nội thành Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội ( sau gọi tắt trung tâm ) Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội đơn vị nghiệp tự đảm bảo phần chi phí hoạt động thường xuyên , trực thuộc UBND thành phố Hà Nội , có tư cách pháp nhân đầy đủ , có dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc Nhà nước Ngân hàng theo quy định hành pháp luật 1.3 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trung tâm bảo tổn di sản Thăng Long - Hà Nội: a, Chức : Quản lý bảo tồn , tôn tạo , phát huy giá trị di sản văn hóa di tích Cổ Loa khu di sản trung tâm Hoàng Thành – Thăng Long xứng đáng địa danh Di sản văn hóa giới, di tích lịch sử văn hóa tiêu biểu thành phố Hà Nội nước b, Nhiệm vụ : Lập quy hoạch triển khai thực quy hoạch tổng thể di tích Cổ Loa khu di tích Hồng Thành – Thăng Long Quản lý phát huy tác dụng giá trị di sản văn hóa di tích đồng thời tổ chức hoạt động tuyên truyền, giáo dục cho cá nhân tập thể tham gia Phối hợp quan, đơn vị có liên quan thực cơng tác nghiên cứu, sưu tầm vật, tài liệu khảo cổ, tổ chức hội thảo khoa học, xác định giá trị di sản… Tổ chức hoạt nghiên cứu ứng dụng khoa học chương trình hợp tác quốc tế đặc biệt bảo tồn di sản văn hóa Tiếp nhận , quản lý sử dụng có hiệu nguồn kinh phí Nhà nước nguồn kinh phí hỗ trợ tổ chức, cá nhân nước ngồi nước để đầu tư xây dựng di tích thành Cổ Loa khu di sản Hoàng Thành Thăng Long Trung tâm thu phí, lệ phí khách tham quan khu di tích, di sản thuộc phạm vi quản lý trung tâm theo quy định nhà nước Thành phố Hà Nội Trung tâm thực nhiệm vụ khác thành phố giao c, Tổ chức máy : Ban Giám đốc công ty gồm : Giám đốc Phó Giám đốc - Giám đốc Phó giám đốc Trung tâm Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định hành Đảng Nhà nước công tác cán bộ; - Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Pháp luật trước UBND Thành phố việc thực nhiệm vụ giao - Phó Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Pháp luật trước Giám đốc Trung tâm lĩnh vực công tác phân công ủy quyền phụ trách, - Các phòng ban trung tâm: + Văn phịng; + Phịng Kế hoạch – Tài chính; + Phịng Nghiên cứu sưu tầm - di sản ; + Phòng Bảo quản - Trưng bày; + Phòng Hướng dẫn – Thuyết minh Cơ cấu máy trung tâm (phụ lục ) 1.4 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Trung tâm Bảo tổn Di sản Thăng Long - Hà Nội; a, Chức nhiệm vụ: Xây dựng, trình Giám đốc Trung tâm Kế hoạch công tác dài hạn năm hàng năm Văn phòng; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm hàng năm củaTrung tâm Bảo tồn Di sản Thăng Long - Hà Nội Chủ trì tham gia xây dựng đề án, dự thảo văn lĩnh vực thuộc phạm vi, quyền hạn Văn Phòng; tham gia thẩm định, góp ý dự án, dự thảo văn Giám đốc Trung tâm giao Tổ chức thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, văn thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn Văn phịng Đảm bảo cơng tác pháp chế tổ chức thực thị, định Giám đốc liên quan đến trách nhiệm Văn phịng Chủ trì, phối hợp với đơn có liên quan thực công tác tổng hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ đột xuất việc thực nhiệm vụ Trung tâm theo quy định Nhà nước Trung tâm Bảo tồn Di sản Thăng Long - Hà Nội Giúp Lãnh đạo Trung tâm điều hành quản lý hoạt động củaTrung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra tham gia ý kiến hồ sơ, tài liệu trước trình giám đốc trung tâm xem xét, giải quyết; Về cơng tác Hành chính, Văn thư - lưu trữ: + Tổ chức thực công tác hành văn thư , thơng tin liên lạc bảo mật thông tin, tài liệu quan trung tâm theo quy định nhà nước củatrung tâm; b, Cơ cấu tổ chức 01 Chánh Văn phịng 02 Phó Chánh Văn phòng 10 cán văn phòng Cơ cấu máy văn phòng (phụ lục ) Công tác soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn quan ban hành Văn hành Trung tâm ban hành bao gồm: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), công văn (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Văn chuyên ngành Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước 2.2 Thẩm quyền ban hành văn Giám đốc người ban hành văn quy phạm phạm pháp luật phận văn phòng người soạn thảo : báo cáo , chương trình kế hoạch cơng ty phó giám đốc người chịu trách nhiệm trước pháp luật vè văn quan ban hành Chánh Văn phòng người ký văn bản, cơng văn giấy tờ … có đạo Phó Chánh Văn phịng ký thay Chánh Văn phịng văn thuộc lĩnh vực phân cơng 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức trình bày văn Trung tâm trình bày theo thong tư Số: 01/2011/TT-BNV quy định sau : - Trình bày khổ giấy A4 với phông chữ Times New Roman - Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm *Quốc hiệu : Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ cụ thể: 10 Lập phếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra Đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo cho Trưởng Phịng Quản lý Hành để sử lý 4.5.Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư )1 lưu hồ sơ cơng việc; Đối với văn có phamjk vi điều chỉnh chung toàn trung tâm phải lưu Văn thư hai bản; Bản gốc lưu văn thư phải xếp theo thứ tự đăng ký; Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật Nhà nước; Văn thư có trách nhiệm lập Sổ sử dụng lưu để theo dõi phục vụ kịp thời yêu vầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật, Viện Văn mật lưu riêng, cất giữ cẩn thận tủ, két 5.Công tác quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ việc sửa đổi,bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chính phủ cá quy định Quy chế Con dấu quan, đơn vị phải giao cho nhân viên văn thư cán kiêm nhiệm công tác văn thư giữ đong dấu quan, đơn vị Nhân viên 26 văn thư cán kiêm nhiệm cơng tác văn thư có trách nhiệm thực hiên quy định sau: - Giữ bảo quản dấu, không tự ý mang dấu khỏi quan, không giao dấu cho người khác chưa đồng ý văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, đơn vị; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; - Khơng đóng dấu khơng - Đóng dấu: + Dấu đóng phải rõ rang, ngắn, chiều dung mực dấu quy định; + Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định Dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, đơn vị tên phụ lục; + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng Bộ Tư pháp 6.Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1.Nội dung lập hồ sơ hành yêu cầu hồ sơ - Nội dung lập hồ sơ hành bao gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Kết thúc biên mục hồ sơ - Yêu cầu hồ sơ lập: 27 + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; + Văn bản, tài liệu thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải đảm bảo thứ tự theo thời gian ban hành phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc đơn vị, cá nhân kết thúc công việc; + Văn bản, tài liệu thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng nội dung thời hạn bảo quản 6.2 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan - Trách nhiệm đơn vị cá nhân việc giao nộp tài liệu: + Cá nhân quan, đơn vị phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, đon vị theo thời hạn quy định Khoản điều này; + Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi lưu trữ hành quan, đơn vị, thời hạn giữ lại không 02 năm; + Trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác, cán bộ, công chức, viên chức phải bàn gioa lại hồ sơ, tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị người kế nhiệm - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan quy định sau: + Tài liệu hành chính: (hồ sơ giải cơng việc hành chính) sau năm, kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học cơng nghệ gồm báo cáo phúc trình, biên nghiệm thu đề tài nghiệm thu, sau năm, kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; + Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng, kể từ cơng trình 28 toán; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-cro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng, kể từ công việc kết thúc - Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu thống Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành quan giữ loại 01 6.3.Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành - Chánh Văn phịng có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc trung tâm việc đạo, hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra việc lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Trung tâm Lưu trữ quốc gia đơn vị thuộctrung tâm ; - Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiên hành đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý mình; - Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ cơng việc nộp Văn thư đơn vị; - Văn thư đơn vị có trách nhiệm đôn đốc, thu nhận hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức, viên chức đơn vị để nộp vào Lưu trữ quan kết thúc năm cơng tác Thiết bị văn phịng , phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 7.1.Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt độngcủa trung tâm Qua khảo sát em thấy trang thiết bị sử dụng trung tâm gồm : 29 - Máy vi tính Máy fax Máy scan Máy photo Các trang thiết bị phục vụ cho văn thư Bàn ghế , điều hòa ,máy lạnh … 7.2.Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Hiện trang thiết bị văn phòng trung tâm chưa ban hành quy chế sử dụng trang thiết bị văn phòng , nhiên trang thiết bị sử dụng cách hiểu tối đa sử dụng trang thiết bị để hỗ trợ cơng việc văn phịng Trung tâm lập phận riêng để quản lý sở vật chất trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho việc giám sát quản lý trang thiết bị Nếu trang thiết bị hỏng phận có biện pháp khắc phục nhanh chóng thiết bị q cũ thay thiết bi để đảm bảo cho việc hoàn thành cơng việc văn phịng 7.3.Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Các phần mềm sử dụng rơng rãi khơng văn phịng mà tất phận trung tâm Các phần mềm áp dụng cho việc quản lý văn bản, quản lý nhân sự, quản lý tài chính, phần mềm phục hồi liệu Các phần mềm mà trung tâm sử dụng phổ biến : phần mềm Microsoft Ofice Word; phần mềm Microsoft office Excel 30 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 2.1.Đánh giá chung Cùng với đạo lãnh đạo quan cố gắng cán Văn phịng nên cơng tác văn thư lưu trữ không ngừng nâng cao Công tác văn thư tiến hành cách nhanh chóng, ngun tắc, xác đạt hiệu cao Công tác soạn thảo ban hành văn củng cố theo hướng ngày hồn thiện 2.1.1 Ưu điểm - Cơng tác Hành văn phịng ví hệ thần kinh trung ương người điều hành, chi phối hoạt động, động lực thúc đẩy tất phận khác hoạt động Công tác Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ đạt hiệu tốt việc: Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình cơng tác, kế hoạch, hoạch định quan, tổ chức thành công hội nghị, hội họp, chuyến công tác cho lãnh đạo - Đảm bảo sở vật chất cho toàn quan như: Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho Văn phịng tồn quan - Trong khâu giải văn tiếp nhận văn đến thực trình tự văn đảm bảo xác kịp thời bí mật - Văn phịng trung tâm áp dụng phần mềm quản lý văn đem lại hiệu cao công việc - Cán công chức trung tâm nhận thức vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác văn phịng - Tổ chức máy kiện tồn, đội ngũ cán văn phòng tăng cường phần lớn tốt nghiệp đại học chuyên ngành Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán trọng trình độ cán nâng lên rõ rệt 31 đáp ứng nhu cầu công tác chuyên môn - Cơ sở vật chất quan tâm đầu tư, bước đại hóa cơng tác văn phịng - Các khâu nghiệp vụ Văn thư nhìn chung thực theo quy định nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ, Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 2.1.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, cơng tác văn phịng quan số tồn sau: -Việc ban hành văn chun mơn cịn chậm ảnh hưởng lớn đến công tác đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị -Kinh phí đầu tư cho cơng tác văn phịng cịn hạn hẹp, chưa đáp ứng u cầu Diện tích phịng làm việc cịn chật hẹp gây khó khăn cho cơng tác chun mơn -Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa tiến hành thường xuyên chất lượng hồ sơ hành đơn vị chưa thực tốt gây ảnh hưởng tiếp đến chất lương tài liệu nộp lưu khâu nghiệp vụ khác - Đội ngũ cán đào tạo chuyên ngành trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng chưa cao nên Viện gặp khó khăn tiến hành số hóa, đại hóa cơng tác văn phịng - Cơng tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo nhiều cịn chậm chạp Thay đổi chuyến thơng báo chậm không thông báo gây ảnh hưởng đến việc xếp công việc từ đơn vị - Trang thiết bị chưa đáp ứng hết nhu cầu công việc quan Phịng văn 32 thư có máy Fax thường xuyên bị hỏng, phầm mêm quản lý hay bị lỗi mạng tải vào mạng Internet nhiều phần nhiều cán 2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng trung tâm nên thay trang thiết bị văn phòng cũ nhằm đảm bảo tốt cho hoạt động hành văn phòng Hiện tương lai văn phòng viện chắn thay thế, bố trí trang thiết bị, quy mơ hồn thiện phục vụ cơng việc tốt Về cơng tác văn phịng phận hành ( tổ chun viên) cần phải có trách nhiệm việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo : Tổ chức giải văn kịp thời, nhanh chóng, ý đến việc ban hành văn bản, thường xuyên kiểm tra thể thức nội dung văn Văn phòng hoạt động khó khăn phức tạp địi hỏi tính nhạy bén, nhanh , xác, kịp thời, sáng tạo cán phịng Vì người làm cán văn phịng ngồi việc trang bị chun mơn cịn phải có động, nhanh nhẹn đồng thời phải cẩn thận, tỉ mỉ đảm bảo hồn thành nhiệm vụ cách trọn vẹn Trên đề xuất kiến nghị giải pháp khắc phục hạn chế cơng tác văn phịng quan Hy vọng ý kiến góp phần làm hồn thiện cơng tác hành văn phịng Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội 33 KẾT LUẬN Kể từ gia nhập vào tổ chức kinh tế thê giới WTO, Việt Nam đứng trước nhiều thời thách thức Điều đòi hỏi quan tâm không ngừng cấp lãnh đạo nỗ lực khơng mệt mỏi tồn Đảng Trong tranh tồn cảnh có phấn đấu đáng nghi nhận phận nhỏ không yếu : Bộ phận Hành – Văn phịng Sự thành cơng cơng tác Hành – Văn phịng dấu hiệu thành công quan tổ chức phát triển chung Vinh dự học tập mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội – chuyên nghành Quản trị văn phòng Em nhận thức hiểu rõ công tác văn phịng cơng tác chun mơn khơng thể thiếu máy quan Đó nơi tiếp nhận xử lý thông tin đạo, máy giúp việc cho Thủ trưởng quan việc điều hành, đạo thực công việc quan Chính người cán văn phịng phải không ngừng học hỏi lý luận kinh nghiệm thực tế để trang bị cho thân kiến thức bản, vững chác làm lề cho hành trang nghiệp vụ bước vào nghề, xứng đáng người cán văn phòng chuyên trách, nghiệp vụ chuyên môn cao, động sáng tạo công việc Từ kiến thức bổ ích học cộng thêm tháng kiến tập phòng Quản lý Hành – Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội.với tinh thần trách nhiệm cao, ý thức học hỏi nỗ lực vươn lên công việc Em hồn thành chương trình kiến tập bước đầu thu kết khả quan Đặc biệt q trình tiếp xúc với mơi trường làm việc quan em học hỏi rèn luyện nhiều Ở môi trường làm việc trung tâm em nhận thức giá trị mối quan hệ đồng nghiệp với người dân, cách ứng xử giao tiếp nơi công sở Rất may mắn q trình thực tập em ln nhận hướng dẫn 34 thầy cô khoa quan tâm bảo tận tình , anh chị phịng Quản lý Hành nên kĩ thực hành em tương đối tốt Xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đội ngũ giáo viên giỏi đầy nhiệt huyết truyền đạt kinh nghiệm bổ ích làm hành trang cho hệ sinh viên chúng em vững vàng bước vào đời 35 PHỤ LỤC Phụ lục : Cơ cấu máy trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phịng NC sưu tầmPhòng di sảnBảo quản – Trưng Phòng hànhPhòng chínhhưỡng dẫn – thuyết minh bàytài - kế tốn Phòng 36 Phụ lục : Cơ cấu tổ chức văn phòng trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội Chánh văn phịng Phó chánh văn phòng Chuyên viên Chuyên viên 37 Chuyên viên Phụ lục Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn Stt Người thực Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Lãnh đạo Viện Trưởng phịng Quản lý Trình tự cơng việc Xác định tính chất, tầm quan trọng để chọn văn phù hợp Thu thập xử lý thông tin Xác định tên loại văn Xây dựng đề cương, viết thảo Duyệt nội dung, ký nháy văn Duyệt thể thức tính pháp lý Tổng hợp Lãnh Đạo Viện Văn thư Ký, phê duyệt Hoàn thánh thủ tục làm thủ tục ban hành văn 38 Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn đến Stt Người thực Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Trình tự giải Đề mục Tiếp nhận văn Phân loại Đóng dấu văn đến Lập cặp trình văn Biểu mẫu văn đến Văn thư Văn thư Trưởng phịng Quản Trình Lãnh đạo Phòng Quản lý Tổng hợp Scan, vào sổ, vào máy Phần mềm quản lý văn đến Trình Lãnh đạo Viện lý Tổng hợp Văn thư Chuyển đơn vị Sổ chuyển giao văn đến Trưởng phịng Quản lý Tổng hợp 10 Theo dõi đơn đốc việc sử lý văn đến Văn thư Phần mền quản lý Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ văn 39 Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn Stt Trách nhiệm Lãnh đạo Viện Cán phân công Lãnh đạo Viện Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp Cán phân công Cán Văn thư Cán Văn thư Cán văn thư Cán văn thư Trình tự Đề mục Phân công soạn thảo văn Soạn thảo văn Kiểm tra nội dung, ký nháy Kiểm tra thể thức văn bản, ký nháy Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan Gửi văn Theo dõi việc chuyển giao văn Lưu văn 40 Phần mềm quản lý văn đến ... máy trung tâm Bảo tồn khu di tích Cổ Loa – Thành cổ Hà Nội Đổi tên trung tâm Bảo tồn di tích Cổ Loa - Thành cổ Hà Nội thành Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội ( sau gọi tắt trung tâm. .. SẢN THĂNG LONG - HÀ NỘI Khái quát chung Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội 1.1.Giới thiệu chung: Tên giao dịch : Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội Tên quốc tế : ThangLong- Hanoi... nghiệp văn thư thực tiễn hoạt động văn thư Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội bao gồm : - Nghiên cứu lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ củaTrung tâm bảo tồn di sản Thăng Long