Tham khảo tài liệu ''giáo trình nghiệp vụ văn thư - chương ii trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan'', khoa học xã hội, thư viện thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Chương II TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tuỳ theo cương vị khả năng, người quan tham gia vào nội dung định Để cho tất việc thực hiện, cần phải có phân cơng trách nhiệm rõ ràng I Trách nhiệm Thủ trưởng quan Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng tốt, trước hết thuộc trách nhiệm Thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, Thủ trưởng quan giao cho Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành (ở quan khơng có Văn phịng) tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm Những nhiệm vụ cụ thể - Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan - Thủ trưởng quan giao cho cán cấp giải văn cần thiết phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn - Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Thủ trưởng quan giao cho cấp phó ký thay văn mà theo quy định phải ký văn thuộc phạm vi lĩnh vực cơng tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành quan) ký thừa lệnh văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan mà thủ trưởng quan làm số việc cụ thể khác như: xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc II- Trách nhiệm Chánh văn phòng trưởng phòng Hành Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo cầu Thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gởi - Tổ chức việc đánh máy văn - Trong điều kiện cụ thể, thủ trưởng giao làm số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách - Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạnh III- Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan tồn cơng tác văn thư đơn vị người trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra công chức, viên chức đơn vị thực hịên tốt nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu đơn vị Cụ thể là: - Tổ chức giải văn đến thuộc phạm vi đơn vị - Tổ chức soạn thảo văn phạm vi đơn vị - Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ quan phạm vi đơn vị - Thực số nhiệm vụ khác Thủ trưởng giao IV-Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung Tất cơng chức quan nói chung phải thực đầy đủ nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc Cụ thể là: - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu Thủ trưởng - Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm - Lập hồ sơ cơng việc làm nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định quan - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn - Thực nghiêm túc quy định cụ thể chế độ công tác văn thư quan V- Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan Tại khoản 2, Điều 29 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định trách nhiệm văn thư quan sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyến xem xét, phê duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn (Kể dấu Khẩn, Mật) - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn - Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành đơn đốc, nhắc nhở, kiểm tra cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quản lý sổ sách sở liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ tục cấp Giấy Giới thiệu, Giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức - Bảo quản, sử dụng loại dấu quan Ngồi cơng việc nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị cấp công tác lưu trữ quan cơng việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc .. .Văn phòng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phịng (hoặc... văn thư quan V- Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan Tại khoản 2, Điều 29 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định trách nhiệm văn thư quan sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn. .. trưởng giao IV -Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung Tất cơng chức quan nói chung phải thực đầy đủ nội dung cơng tác văn thư có liên quan đến phần việc Cụ thể là: - Giải kịp thời văn đến