Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác.
Chương V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A LẬP HỒ SƠ I Khái niệm hồ sơ Văn hình thành hoạt động quan bao gồm văn quan ban hành văn quan khác cá nhân khác gửi tới, sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng hoạt động quản lý quan phục vụ yêu cầu nghiên cứu khác Hồ sơ thuật ngữ sử dụng phổ biến cơng tác hành văn phịng cơng tác lưu trữ Thuật ngữ giải thích sau: Hồ sơ một tập văn có liên quan với việc, vấn đề (hay người) hình thành q trình giải việc, vấn đề Ví dụ: Hồ sơ vụ án hình sự, hồ sơ vụ tranh chấp nhà đất, hồ sơ kỳ họp Quốc hội Hồ sơ cịn tập văn kết hợp lại có điểm giống khác, loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành… Ví dụ: - Tập thơng báo Chính phủ Bộ (Các văn hồ sơ loại: Thông báo) - Tập Quyết định Ủy ban Nhân dân Huyện X (Các văn hồ sơ có tên gọi: Quyết định) - Tập Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ (các văn hồ sơ tác giả: Thủ tướng Chính phủ) - Kế hoạch, báo cáo Sở Thương mại Sở Tài năm 1994 (Các văn hồ sơ ban hành năm 1994) Hồ sơ khái niệm phân loại, dùng để phân loại văn hình thành hoạt động quan, cá nhân phông lưu trữ theo vấn đề, việc Từ khái niệm hồ sơ, định nghĩa lập hồ sơ sau: Lập hồ sơ tập hợp văn hình thành q trình giải cơng việc thành vấn đề, việc theo đặc trưng khác văn bản, đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực suốt q trình giải cơng việc, tức công việc giải đến đâu, cán phụ trách cơng việc phải tiến hành sưu tầm, tập hợp văn liên quan đến việc để lập hồ sơ Trong thực tế, việc lập hồ sơ tiến hành cách phổ biến lưu trữ quan lưu trữ Nhà nước, việc lập hồ sơ văn thư quan làm chưa tốt II Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ Lập hồ sơ hành khái niệm dùng để việc lập hồ sơ văn vừa giải xong quan cán viên chức văn thư quan lập Nếu quan công tác lập hồ sơ hành thực tốt có tác dụng sau đây: Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, nhân viên Trong quan, công văn giấy tờ trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận, giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hồn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán nói riêng, quan nói chung Giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị mình, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật quan Nhà nước Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ quan hành làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị văn Trên sở đó, cán văn thư dễ dàng lựa chọn văn có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Nếu hồ sơ lập văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh khó khăn, phức tạp việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu , mà nâng cao hiệu suất chất lượng công tác lưu trữ Theo quy định, lập hồ sơ trách nhiệm cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách nhiệm giải người qúa trình giải quyết, người phải lập hồ sơ III Nội dung yêu cầu lập hồ sơ Nội dung lập hồ sơ Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định nội dung yêu cầu lập hồ sơ sau: - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ - Kết thúc biên mục hồ sơ Yêu cầu lập hồ sơ Hồ sơ lập cần đảm bảo yêu cầu sau đây: 2.1 Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị sở cho hoạt động quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị có chức nhiệm vụ định Nhà nước quan cấp giao Do đó, văn hình thành trình hoạt động quan, đơn yếu phải phản ánh chức nhiệm vụ quan, đơn vị Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động quan, đơn vị mặt công tác, vấn đề, việc cụ thể Chính vậy, thành phần nội dung văn hồ sơ thường lệ thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, đơn vị Ví dụ: Hồ sơ bão số (2003) lập Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa bao gồm văn đạo phòng chống bão số Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo sở, ngành, Uỷ ban nhân dân huyện tình hình phịng, chống bão thiệt hại bão gây Còn hồ sơ bão số Uỷ ban nhân dân huyện Thanh Hóa lập lại gồm tài liệu đạo phòng, chống bão lụt UBND tỉnh, UBND huyện huyện uỷ huyện đó, báo cáo tình hình phịng chống thiệt hại bão số gây UBND huyện, ngành, địa phương huyện Hồ sơ bão số năm 2003 Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa phản ánh chức nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân tỉnh công tác phòng chống bão Còn hồ sơ bão số (2003) Uỷ ban nhân dân huyện lập phản ánh chức nhiệm vụ UBND huyện mặt Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu có nghĩa tồn hồ sơ lập phải phản ánh đắn chức nhiệm vụ quan, đơn vị, hồ sơ phải thể chức nhiệm vụ quan, đơn vị việc giải vấn đề, việc đề cập hồ sơ Do đó, văn không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ khơng lập hồ sơ (hoặc khơng đưa vào hồ sơ) 2.2 Văn bản, giấy tờ thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phải phản ánh trình tự giải cơng việc trình tự diễn biến việc Nhìn chung việc, vấn đề quan giải phải trải qua trình ngắn, dài Nói cách khác, có khởi đầu kết thúc Văn hình thành trình giải cơng việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, khách quan khơng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan người Hồ sơ lập có đảm bảo mối liên hệ khách quan văn phản ánh vấn đề, việc trọn vẹn, giữ mối liên hệ bên chúng Do giúp cán quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu dễ dàng hồn chỉnh Thực u cầu này, địi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, khơng xé lẻ văn có liên quan việc, vấn đề để lập thành hồ sơ khác Yêu cầu thực lập hồ sơ theo đặc trưng hình thức văn Ví dụ: Hồ sơ “Tập thơng báo Chính phủ năm 1995” (Trong hồ sơ gồm nhiều thơng báo có nội dung khác nhau, khơng liên quan liên quan với nhau) 2.3 Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Trong thực tế hoạt động quan, văn phản ánh vấn đề, việc thường hình thành nhiều, có văn có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có văn có ý nghĩa thực tiễn thời gian ngắn, chí khơng cịn ý nghĩa sau cơng việc giải Các loại văn nói giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nên thời hạn bảo quản chúng khác Chẳng hạn, văn có ý nghĩa lịch sử phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn có ý nghĩa thực tiễn lâu dài bảo quản lâu dài lưu trữ quan, văn có ý nghĩa thực tiễn thời gian ngắn giữ lại đơn vị tổ chức quan thời gian định, tiêu huỷ theo hướng dẫn lưu trữ quan, văn khơng cịn ý nghĩa loại huỷ Do đó, lập hồ sơ, cần ý phân biệt giá trị văn bản, cho văn hồ sơ có giá trị đồng Nếu đảm bảo yêu cầu này, làm tăng thêm chất lượng văn bảo quản, phục vụ nghiên cứu tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán lưu trữ khỏi công điều chỉnh lập lại hồ sơ Ví dụ1: Ở Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, văn phản ánh tình hình thực kế hoạch Nhà nước năm 2000 thành phố lập thành hồ sơ sau: - Báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố tình hình thực kế hoạch Nhà nước năm 2000 - Báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố tình hình thực kế hoạch Nhà nước hàng quý, tháng đầu năm 2000 Trong hai hồ sơ hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ thứ hai bảo quản thời gian định Rất dễ nhận thấy, người lập hồ sơ không ý đến yêu cầu đảm bảo cho văn hồ sơ có giá trị đồng hai hồ sơ nhập làm Ví dụ 2: Các Quyết định cơng văn quan khơng thể sưu tầm để đưa vào hồ sơ giá trị pháp lý loại văn khác Ví dụ 3: Trong q trình hoạt động quan thường có loại Kế hoạch, Báo cáo quan đơn vị trực thuộc Khi lập hồ sơ ta sưu tầm Báo cáo tổng kết quan đơn vị trực thuộc vào hồ sơ Vì Báo cáo tổng kết quan có giá trị cao Báo cáo đơn vị trực thuộc Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu cách cứng nhắc, tách rời văn hồ sơ để xét giá trị chúng Vì thực tế, có hồ sơ gồm văn có liên quan mật thiết với nhau, tồn văn hợp thành tạo nên giá trị hồ sơ Trong trường hợp này, phải xem xét giá trị chúng mối liên quan với văn khác hồ sơ, ví dụ hồ sơ vụ án, hồ sơ tra, kiểm tra, hồ sơ cán Văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức văn Muốn cho hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý, địi hỏi văn hồ sơ phải thể thức văn Nhà nước quy định, nghĩa phải có Quốc hiệu, tên quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan Nếu văn quan Nhà nước ban hành mà thiếu yếu tố trên, khơng có giá trị pháp lý Xét lâu dài, văn trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, lập hồ sơ, cần coi trọng mức yêu cầu này, ý thu thập lựa chọn tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ Hồ sơ cần biên mục đầy đủ xác Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên bên ngồi bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần nội dung văn hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu nhanh chóng thuận lợi IV Phương pháp lập hồ sơ Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ 1.1 Khái niệm, tác dụng Danh mục hồ sơ 1.1.1- Khái niệm: Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định (thường năm) 1.1.2 - Tác dụng: + Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện + Giúp cho cán quan lập hồ sơ đầy đủ, xác; cho cán lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ cán chuyên môn Giúp cho cán lãnh đạo quan, đơn vị nắm tồn cơng việc quan công việc cán thừa hành + Nêu cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan, đơn vị việc lập hồ sơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 1.2 Phương pháp lập Danh mục hồ sơ Có phương pháp lập danh mục hồ sơ + Cách thứ nhất: Cán văn thư, lưu trữ quan dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị tổ chức (tổ, phịng, ban) quan Sau đưa cho cán phụ trách cán nhân viên đơn vị tham gia ý kiến, tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại thành danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng quan xem xét ký duyệt Cách làm nhanh khó làm địi hỏi cán văn thư, lưu trữ phải nắm chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị nhiệm vụ cán bộ, nhân viên yêu cầu nghiên cứu cán lập danh mục hồ sơ xác, phù hợp Phương pháp thường vận dụng để lập Danh mục cho quan có cấu tổ chức đơn giản + Cách làm thứ hai: cán bộ, nhân viên vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch cơng tác năm tới nhiệm vụ cụ thể để dự kiến hồ sơ cần lập, đưa cho cán phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến cá nhân đơn vị, bỏ hồ sơ trùng không cần lập, bổ sung hồ sơ thiếu thành danh mục hồ sơ đơn vị Cán văn thư, lưu trữ giúp Văn phịng phịng Hành tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị thành danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt Cách làm dự kiến danh mục hồ sơ xác thời gian thường bị kéo dài Để làm tốt đòi hỏi cán văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ phương pháp lập danh mục hồ sơ Phương pháp thường áp dụng quan có cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều 1.3 Một số điểm cần ý lập danh mục hồ sơ + Áp dụng cách làm tuỳ thuộc vào tình hình thực tế quan, đơn vị Điều làm cho cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, tài liệu thấy tác dụng việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến tham gia xây dựng thực nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ + Danh mục hồ sơ năm làm lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đối với quan có tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định thay đổi tập trung xây dựng lần đầu, năm sau cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch tiếp tục sử dụng + Muốn lập danh mục hồ sơ xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững điểm sau: - Nắm chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị công việc cán bộ, nhân viên quan - Nắm vững Kế hoạch hoạt động quan, chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ quan, đơn vị với quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch quan, đơn vị - Nắm loại văn bản, tài liệu quan làm văn bản, tài liệu quan khác gửi đến, loại hồ sơ lập năm trước - Nắm nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu năm trước - Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần bước, sau năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ quan, đơn vị Mẫu danh mục hồ sơ: Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên quan (đơn vị) Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA NĂM Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập Ghi Danh mục hồ sơ có hồ sơ bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Địa danh, ngày tháng năm (THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN) (Ký - đóng dấu) * Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn danh mục hồ sơ, số 01 số n (n số hồ sơ cuối danh mục) Cột 2: Số ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho đơn vị tổ chức Ký hiệu chữ viết tắt tên đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ Cuối đơn vị tổ chức cần để dự phòng số hồ sơ, có việc phát sinh bổ sung vào Ví dụ: Số 01 - TH Số 01 - HC Số 01 - TCCB Cột 3: Ghi tên đơn vị tổ chức tên hồ sơ: thứ tự đơn vị tổ chức ghi thành mục I, II: tên đơn vị tổ chức ghi chữ to dịng Ví dụ: I PHỊNG TỔNG HỢP II PHỊNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời Thời hạn bảo quản xác định dựa sở bảng thời hạn bảo quản mẫu vận dụng vào thực tế tài liệu quan Trong hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có giá trị khác thời hạn bảo quản hồ sơ xác định giá trị văn bản, tài liệu có giá trị cao Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ (ai phụ trách việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ phần việc Trong trường hợp phải ghi tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ) Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải xong) bổ sung 1.4 Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục Để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng việc lập hồ sơ, cơng tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải đạo chặt chẽ, thường xuyên Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để cán bộ, nhân viên xác định trách nhiệm, thực nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ Nhà nước quy định Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành sau: - Danh mục hồ sơ sau Thủ trưởng quan ký duyệt thành nhiều bản, cán văn thư giữ bản, Thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) người giữ để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan, đơn vị để lập hồ sơ thuộc trách nhiệm Thủ trưởng, Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) - Mỗi đơn vị tổ chức giữ phần danh mục hồ sơ đơn vị để làm lập hồ sơ thuộc trách nhiệm đơn vị - Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ quan vào danh mục hồ sơ, xem cần phải lập hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, trình giải công việc ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Cuối năm, cá nhân đơn vị vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ lập, xếp hoàn chỉnh lại chuẩn bị nộp lưu vào phòng (tổ, phận) Lưu trữ quan Những hồ sơ mà cán thừa hành phải nghiên cứu, tham khảo phải tiếp tục giải sang năm sau cần ghi vào danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ dự kiến trước chưa sát với thực tế Vì trình giải cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế giải công việc quan, đơn vị Nếu có việc phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ, việc dự kiến thực tế không thực ghi rõ vào cột ghi danh mục hồ sơ: “Khơng hình thành hồ sơ” Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực tốt cán nhân viên thấy tác dụng thiết thực việc lập hồ sơ, người tự giác lập hồ sơ cơng việc mình, từ trở thành chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên nề nếp quan Lập hồ sơ trường hợp khơng có Danh mục hồ sơ Lập hồ sơ theo hướng dẫn danh mục hồ sơ có nhiều thuận lợi cho cán quan, thực tế, hầu hết quan Nhà nước không lập danh mục này, văn hình thành hoạt động quan không ý phân loại khoa học từ vấn đề, việc vừa giải xong Do văn thường bị phân tán, lẫn lộn vấn đề với vấn đề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ trở nên khó khăn tiến hành theo trình tự sau : sau nêu tên thức quan Ví dụ: Cơng ty xuất nhập Chợ Lớn (CHOLIMEX) Nếu trình hình thành văn hồ sơ mà tên quan có thay đổi, bìa hồ sơ viết tên gọi cuối quan Chẳng hạn, trước tháng năm 1976, quan quản lý hành cấp mang tên gọi Uỷ ban hành chính, sau kỳ họp thứ Quốc hội khóa VI, đổi thành Uỷ ban nhân dân Như vậy, tên quan viết bìa hồ sơ hình thành năm 1976 quan quản lý hành cấp (gồm văn hình thành trước sau tháng 7/1976) Uỷ ban nhân dân, khơng phải Uỷ ban hành Đối với hồ sơ khởi đầu quan này, lại kết thúc quan khác ngồi bìa ghi tên quan cuối Vì tên phông mà hồ sơ đưa vào b Tên đơn vị tổ chức Tên đơn vị tổ chức tên đơn vị trực thuộc quan trực tiếp hình thành hồ sơ Đơn vị tổ chức vụ, ban, quan cấp Bộ Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ, Ban Thanh tra, Văn phòng phòng quan cấp Cục, Sở, Tổng cơng ty, Phịng Tổng hợp, Phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức - cán Tên đơn vị tổ chức viết tên quan, nhằm mục đích phân loại hồ sơ nhanh chóng xác Trường hợp tên đơn vị tổ chức thay đổi xử lý trường hợp thay đổi tên quan Ví dụ: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP c Tiêu đề hồ sơ c.1 Khái niệm Tiêu đề hồ sơ câu ngắn gọn khái quát toàn nội dung hồ sơ c.2 Thuật ngữ viết tiêu đề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ, ta thường sử dụng thuật ngữ sau để bắt đầu cho Tiêu đề - “V/v” (Về việc): Thuật ngữ thường dùng để viết tiêu đề cho hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề - “Tập”: Thuật ngữ thường dùng để viết tiêu đề cho hồ sơ lập theo đặc trưng: Tên gọi, Tác giả, Thời gian, Địa dư Ví dụ: Tập Quyết định … - “Công văn trao đổi”: Thuật ngữ thường dùng để viết tiêu đề cho hồ sơ lập theo đặc trưng quan giao dịch Ví dụ: Công văn trao đổi … Đối với hồ sơ cơng trình, hồ sơ vụ án, hồ sơ cán bộ, ta thường sử dụng thuật ngãu sau để viết Tiêu đề hồ sơ: Ví dụ: Hồ sơ Cơng trình … Hồ sơ Vụ án ……… Hồ sơ ông (bà) ……………… Công tác tại: …………… c.3 Yêu cầu viết tiêu đề hồ sơ Viết tiêu đề hồ sơ tức giới thiệu khái quát thành phần, nội dung văn hồ sơ lên bìa hồ sơ Đây phần việc quan trọng khó biên mục hồ sơ Vì viết Tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu sau: - Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát nội dung bên với ngôn ngữ đại bảo đảm quan điểm trị đắn Ngắn gọn yêu cầu nghiêm khắc đặt viết tiêu đề Một mặt khuôn khổ bìa hồ sơ có hạn, khơng cho phép viết dài Mặt khác, viết theo lối liệt kê tài liệu, khơng tóm lược nội dung hồ sơ, khơng giúp ích nhiều việc tra tìm tài liệu Bất tài liệu hình thành thời đại nào, viết tiêu đề hồ sơ phải trình bày ngơn ngữ đại, viết ngữ pháp, lời văn sáng, dễ hiểu, không chép cách máy móc từ cổ xưa, câu văn tối nghĩa phản ánh tài liệu hồ sơ Tuy nhiên, từ ngữ phản ánh đặc điểm thời kỳ lịch sử tên người, tên quan, tên địa điểm, dân cư, tên gọi chức vụ, thuật ngữ luật pháp v.v cần phản ánh trung thực, không thay ngơn từ đại làm tính lịch sử tài liệu Ví dụ: Khi biên mục hồ sơ thời phong kiến, không thay đổi tên gọi loại văn sắc, chiếu quyền định, thị Cũng gọi thành phố Sài Gịn thành phố Hồ Chính Minh, hay trưởng Sài Gòn chủ tịch Thành phố Sài Gòn biên mục hồ sơ tài liệu Ngụy quyền Sài Gòn, tay sai Đế quốc Mỹ trước - Phải làm cho kiện, tượng phản ánh hồ sơ thể đắn đánh giá theo quan điểm Đảng Không dùng từ ngữ mà bọn Đế quốc, Thực dân bè lũ tay sai chúng sử dụng để xuyên tạc thật, vu khống, nói xấu Cách mạng nhân dân ta, gọi đấu tranh nhân dân ta bạo loạn, loạn, gọi chiến sĩ cách mạng giặc, quân phiến loạn Ví dụ: Đối với tài liệu khởi nghĩa chống Thực dân Pháp cuối kỷ XIX, đầu kỷ XX Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám, biên mục theo quan điểm Thực dân viết: - Tài liệu loạn phiến quân Hoàng Hoa Thám Nhưng đứng quan điểm Đảng cộng sản Việt Nam, tiêu đề hồ sơ phải thể sau: - Tài liệu khởi nghĩa chống Thực dân Pháp Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám Vấn đề cần đặc biệt ý biên mục phông Ngụy quyền Sài Gòn, quan Thực dân Pháp Đế quốc Mỹ - Tiêu đề hồ sơ cần phải phản ánh đặc trưng chọn để lập hồ sơ Việc phản ánh đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề điều kiện quan trọng để thể xác thành phần nội dung văn hồ sơ Nếu tiêu đề hồ sơ lập văn thư viết chưa đạt yêu cầu, biên mục hồ sơ lưu trữ cần sửa lại cho xác hồn chỉnh c.4 Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ thường gồm yếu tố thông tin sau đây: Tên loại văn bản, tác giả văn bản, quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm Cách thể yếu tố sau: Tên loại văn bản: Tên loại văn nêu tiêu đề nhằm giới thịêu hồ sơ có loại văn - Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư hay Báo cáo, Thông báo Trên chừng mực định, loại văn nêu tiêu đề cịn có tác dụng phản ánh tính chất mức độ quan trọng hồ sơ Do đó, tên loại văn yếu tố thơng tin cần thể xác tiêu đề không tuỳ tiện thay đổi tên gọi chúng + Nếu trường hợp hồ sơ gồm nhiều loại văn đề cập đến vấn đề, khơng liên quan chặt chẽ trình tự giải văn thư, tiêu đề hồ sơ cần phải nêu tên loại văn Ví dụ: Tập Nghị quyết, Quyềt định, Thơng tư, Chỉ thị, Kế hoạch Chính phủ, Bộ Lao động Thương binh - xã hội, Bộ Tài vấn đề trợ cấp khó khăn cho cán bộ, viên chức Trong trường hợp kê hết loại văn làm cho tiêu đề dài dịng nêu tên vài loại văn chủ yếu, loại văn cịn lại thay thuật ngữ “tài liệu” Ví dụ: Tiêu đề hồ sơ viết sau: Tập Nghị quyết, Quyết định tài liệu khác Chính phủ, Bộ Lao động Thương binh xã hội, Bộ Tài vấn đề trợ cấp khó khăn cho cán bộ, công nhân viên + Nếu tất văn hồ sơ có tên gọi thi tiêu đề cần nêu tên gọi chung tất văn Ví dụ: Tập Quyết định Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam năm 2003 Trong viết tiêu đề hồ sơ, có cịn dùng thuật ngữ “Hồ sơ” để thay cho loại văn cụ thể Đó trường hợp loại văn hồ sơ có liên quan chặt chẽ với trình tự giải văn thư Ví dụ: Hồ sơ công tác tuyển quân đợt I năm 2003 UBND Quận Hải Châu Thuật ngữ “Hồ sơ” dùng để viết tiêu đề hồ sơ vụ án hồ sơ nhân Ví dụ: - Hồ sơ xét xử vụ Nguyễn Văn T, can tội trấn lột tài sản công dân… Thuật ngữ “Công văn trao đổi” “Công văn giấy tờ trao đổi” dùng viết tiêu đề hồ sơ gồm văn trao đổi vấn đề đơn vị hình thành phơng với quan cá nhân khác Ví dụ: Cơng văn trao đổi Bộ Giáo dục Đào tạo với số quan việc mở lớp đại học chức Tác giả văn bản: Tác giả văn nêu tiêu đề nhằm giúp cho người đọc biết văn hồ sơ quan cá nhân lập ra, đồng thời qua nắm hiểu phần mực độ quan trọng hoàn chỉnh hồ sơ Do tiêu đề hồ sơ, tác giả văn cần giới thiệu đầy đủ xác Tên tác giả phải viết đầy đủ, không viết tắt viết theo tên gọi tắt, cách viết tắt tên gọi tắt chưa thức thừa nhận Nếu tác giả cá nhân, phải nêu đầy đủ họ, tên, cấp bậc, chức vụ, nghề nghiệp để người đọc có khái niệm đầy đủ xác người Ví dụ: - Thư Chủ tịch nước Trần Đức Lương gửi cháu thiếu nhi nhi đồng nhân ngày Thiếu nhi quốc tế (1 tháng năm 2004) Trong trường hợp sau khơng nêu khơng cần nêu đầy đủ tên tác giả văn hồ sơ * Trường hợp hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả không quan, giới thiệu đầy đủ tiêu đề dài Trong trường hợp này, cần nêu tác giả số văn chủ yếu, tác giả khác khơng nêu lên nêu dạng khái quát “Các quan khác”, “Một số quan” Ví dụ: - Tập Báo cáo Sở Cơng nghiệp, Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng số quan tình hình quản lý vật tư năm 2004 - Tập Báo cáo thống kê Sở Văn hóa Thơng tin thành phố Đà Nẵng quan trực thuộc tình hình thiệt hại bão số * Trường hợp hồ sơ gồm văn nhiều tác giả loại quan, hồ sơ hoàn chỉnh tương đối hoàn chỉnh tiêu đề cần nêu tên chung quan Ví dụ: -Tập Báo cáo tổng kết năm học 2004 - 2005 trường Trung học Chuyên nghiệp thành phố Đà Nẵng Cơ quan giao dịch: Cơ quan giao dịch tức quan (hoặc cá nhân) có cơng văn giấy tờ trao đổi Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng quan giao dịch, tên quan cá nhân có cơng văn trao đổi với phải nêu tiêu đề Nó cho ta biết quan cá nhân có liên quan đến hoạt động đơn vị thành phơng Ví dụ: Tập Cơng văn trao đổi Đại học Khoa học Huế Trường THCN CKN Đông Á việc Tuyển sinh Đại hcọ chức Luật năm 2005 Trong trường hợp viết ngắn gọn cách khơng nêu tên tác giả đơn vị hình thành phơng Chẳng hạn, tiêu đề hồ sơ viết: Tập Công trao đổi với Trường Đại học Khoa học Huế thực quy chế giảng dạy học tập lớp Đại học Tại chức Luật Nội dung văn Yếu tố thông tin cung cấp cho người đọc thông tin khái quát kiện, tượng phản ánh văn hồ sơ Đây thành phần quan trọng tiêu đề hồ sơ, đối tượng tra tìm chủ yếu người nghiên cứu sử dụng tài liệu Vì vậy, yêu cầu viết tiêu đề hồ sơ phải khái quát nội dung văn hồ sơ cách xác Mức độ khái quát cách thể yếu tố thông tin tiêu đề phụ thuộc nội dung văn hồ sơ Ví dụ: Trong tiêu đề hồ sơ “Quyết định, thông tư tài liệu khác Bộ Y tế trồng dược liệu, kinh doanh phân phối dược phẩm”, “Trồng dược liệu” khái quát nội dung nhóm tài liệu đề cập đến việc trồng thuốc; “Kinh doanh phân phối dược phẩm” tổng hợp nội dung nhóm tài liệu nói kinh doanh phân phối loại thuốc Còn hồ sơ có tiêu đề: “Quyết định, thị, thơng tư Chính phủ, Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn cơng tác lương thực” “cơng tác lương thực” khái quát nội dung tất văn hồ sơ, gồm vấn đề thu mua, điều phối, chế biến bảo quản lương thực Cần tránh khái quát nội dung văn hồ sơ cách tuỳ tiện, không phản ánh đắn thực chất hồ sơ Chẳng hạn, số hồ sơ gồm Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư Chính phủ, Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thôn đề cập đến vấn đề đắp đê, xây kè cống mà tiêu đề hồ sơ viết: Nghị quyết, thị, thơng tư Chính phủ, Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn công tác thuỷ lợi, khơng hợp lý Bởi cơng tác đắp đê, xây kè, cống chống lụt phận công tác thuỷ lợi Công tác thuỷ lợi cịn bao gồm nhiều mặt xây dựng cơng trình tưới tiêu để chống úng, chống hạn, xả lũ Tuy nội dung văn yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ, số trường hợp sau khơng cần phải thể hiện: - Trường hợp giới thiệu loại hồ sơ, đồng thời cho khái niệm nội dung hồ sơ Ví dụ: “Sổ cái”, “Thẻ kho” - Trường hợp hồ sơ gồm văn loại (Chỉ thị, Nghị quyết, Biên ) nội dung đề cập đến nhiều vấn đề khác Ví dụ: Tập Thơng báo Chính phủ Tập Biên họp Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Địa điểm: Yếu tố thông tin địa điểm nêu tiêu đề nơi xảy kiện, tượng mà văn hồ sơ đề cập đến Ví dụ: Tập Báo cáo, thơng báo Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn tình hình lũ lụt đồng sơng Hồng năm 2004 Có trường hợp, địa điểm nêu tiêu đề cho ta biết rõ nơi cư trú, phạm vi hoạt động tác giả hồ sơ Ví dụ: - Đơn ngoại kiều Đà Nẵng xin cấp giấy xuất cảnh - Thư tâm đơn vị đội Đảo Trường Sa gửi Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Ngoài ra, yếu tố địa điểm có lúc cịn cho ta biết địa người nhận trao đổi cơng văn Ví dụ: Thư thành uỷ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội gửi đồng bào Thủ đô xây dựng Khu kinh tế Lâm Đồng Trong tiêu đề, địa danh cần viết theo tên nêu văn hồ sơ Trường hợp ghi theo địa danh không cung cấp khái niệm đầy đủ địa điểm đó, cần ghi thêm đơn vị hành mà thực thuộc Ví dụ: Hồ sơ cải tạo đất bạc màu xã Hồ Tiến, huyện Hịa Vang, thành phố Đà Nẵng Đối với hồ sơ mà nội dung văn đề cập đến nhiều địa điểm thuộc khu vực đơn vị hành chính, tiêu đề hồ sơ, thành phần nêu khái quát theo tên khu vực, đơn vị hành Ví dụ: Báo cáo cơng tác Phịng chống cháy rừng mùa khô năm 2003 – 2004 tỉnh Mièn Trung Tây Nguyên Thời gian: Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phân biệt hai loại thời gian liên quan đến hồ sơ: thời gian giới hạn năm tháng kiện, tượng đề cập văn hồ sơ thời gian ban hành văn Loại thời gian đầu liên quan chặt chẽ với nội dung văn bản, thiếu nội dung văn không làm sáng tỏ Bởi vậy, loại thời gian cần thể lên tiêu đề hồ sơ Ví dụ: Tập Báo cáo tổng kết tình hình xây dựng năm 2003 Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Thời gian ban hành văn có tất loại văn phận cấu thành văn quan nhà nước ban hành Khi biên mục hồ sơ, loại thời gian thể thành phần “Thời gian bắt đầu kết thúc”, giới thiệu tiêu đề hồ sơ trường hợp sau đây: - Trường hợp hồ sơ có văn văn quan trọng Ví dụ: Thơng tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP, ngày 06 tháng năm 2002 Liên tịch Bộ Công an Ban Tổ chức Cán Chính phủhướng dẫn thực số quy định Nghị định số:58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu - Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu thời gian Ví dụ: Tập Nghị quyết, Chỉ thị Ban Chấp hành Đảng thành phố Đà Nẵng năm 2003 c.5 Thứ tự yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phải ý đến kết cấu nó, tức phải xếp yếu tố thông tin tiêu đề theo trình tự định Thứ tự xếp hợp lý góp phần thể xác thành phần nội dung văn hồ sơ Nhìn cách tổng qt, yếu tố thơng tin tiêu đề hồ sơ thường xếp theo trình tự: tên loại văn - tác giả văn - quan giao dịch - nội dung văn - địa điểm thời gian mà nội dung văn đề cập đến Tuy nhiên, trật tự xếp thay đổi tuỳ theo đặc điểm hồ sơ cụ thể Mặt khác, hồ sơ có đầy đủ yếu tố thơng tin Nếu hồ sơ gồm văn có liên quan với q trình giải văn thư tiêu đề, yếu tố thơng tin “hồ sơ” tiếp đến nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có) Ví dụ: - Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác xuất năm 1995 Đối với hồ sơ mà văn bên khơng có q trình giải văn thư liên tục, yếu tố thơng tin tiêu đề hồ sơ theo trình tự: Tên loại văn - Tác giả - Nội dung - Địa điểm - Thời gian (nếu có) Ví dụ: Tập Báo cáo Sở Cơng an thành phố Hồ Chí Minh tình hình trật tự trị an quận nội thành năm 2002 Trường hợp hồ sơ gồm cơng văn trao đổi sau tên loại văn (tức công văn trao đổi) quan giao dịch - nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có) Đối với hồ sơ lập thành loại văn Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo sơ kết, Báo cáo tổng kết tác giả đặt vị trí cuối tiêu đề Ví dụ: Chương trình cơng tác năm 2004 Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực kế hoạch năm 2002 Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng V Trong trường hợp trên, đặt tác giả cuối tiêu đề phù hợp với cách nói viết tiếng Việt đặt vị trí thứ hai, sau tên loại văn c.6 Tiêu đề mẫu Trong phông lưu trữ, thường gặp hồ sơ lập theo số đặc trưng giống Để tiêu chuẩn hóa cách biên mục loại hồ sơ, người ta nghiên cứu đặt tiêu đề mẫu cho loại hồ sơ Khi nghiên cứu để xây dựng tiêu đề mẫu, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ quan (đơn vị hình thành phơng), tính chất đặc điểm văn quan Trên sở xác định loại hồ sơ hình thành đặt tiêu đề mẫu cho chúng Chẳng hạn, quan Bộ Cơng nghiệp hình thành loại hồ sơ kế hoạch toàn ngành, kế hoạch nhà máy, báo cáo tổng kết toàn ngành, báo cáo tổng kết nhà máy, định tiếp nhận, điều động thuyên chuyển cán bộ, định cho hưu, nghỉ sức Ở tiêu đề mẫu, cần nêu đầy đủ yếu tố thơng tin có nhóm hồ sơ loại, cho gần sát với tình hình thực tế Các yếu tố thơng tin loại văn với tác giả Ví dụ: Tập Thơng báo Bộ Cơng nghiệp Cũng gồm yếu tố thơng tin: tên loại văn bản, tác giả nội dung hồ sơ Ví dụ: Tập Nghị quyết, thị Chính phủ công tác quản lý thị trường Trong tiêu đề mẫu có trường hợp cần nêu địa điểm thời gian Ví dụ: Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát nước ASEAN năm 2003 Bộ Thương mại Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực kế hoạch năm 2003 Sở Văn hóa - Thơng tin Tuy vậy, cần phải thấy rằng, áp dụng vào thực tế tiêu đề hồ sơ phải theo tiêu đề mẫu thuộc nhóm hồ sơ đó, mà bên cạnh phần mẫu cần phải đưa vào yếu tố có hồ sơ Ví dụ: Tiêu đề mẫu “chương trình kế hoạch thực tập khảo sát nước ASEAN năm 1994 Bộ Thương mại” nêu trên, biên mục hồ sơ cụ thể là: Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát Thái Lan, Philipin năm 2003 Bộ Thương mại Việc áp dụng tiêu đề mẫu nhóm hồ sơ loại đảm bảo cho tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, xác thống nhất, đồng thời nâng cao hiệu suất công tác biên mục Đây phương pháp biên mục cần ý vận dụng c.7 Giới thiệu chính, sao, mức độ hồn chỉnh đặc điểm bề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ có giá trị, cần phải rõ mức độ xác (bản chính, sao), mức độ hoàn chỉnh đặc điểm bề hồ sơ Việc thể tiêu đề thông tin làm tăng thêm độ tin cậy hiệu lực pháp lý văn hồ sơ Nếu văn hồ sơ (hoặc sao) việc dẫn ghi sau dấu chấm hết tiêu đề Ví dụ: Chỉ thị, thơng tư Thủ tướng Chính phủ Ban Tổ chức - Cán Chính phủ cơng tác cán (Bản chính) Nếu hồ sơ vừa có sao, việc dẫn ghi ngoặc đơn đặt sau tên loại sau nội dung văn đó, tuỳ thuộc vào cách diễn đạt tiêu đề Ví dụ: Nghị (bản chính), Thơng tư Chính phủ, Bộ Lao động Thương binh xã hội vấn đề Bảo hiểm xã hội Khi hồ sơ có văn có giá trị khơng trọn vẹn tình trạng cần rõ cuối tiêu đề đặt ngoặc đơn với từ ngữ “khơng có dấu, chữ ký, khơng có kết thúc” v.v Đối với hồ sơ có giá trị cần rõ tiêu đề phương pháp làm văn có giá trị đặc biệt hồ sơ (chép tay, thảo, đánh máy ) Gặp trường hợp hồ sơ có đặc điểm bề ngồi khác với phần lớn hồ sơ khác cần tiêu đề Những đặc điểm bề văn thường thể giấy viết (da, lụa) phương pháp viết in văn (viết tay, in thạch ) ngôn ngữ văn (Hán văn, Pháp văn ) Việc dẫn đặc điểm bề hồ sơ để cuối tiêu đề đặt dấu ngoặc đơn d Ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để tra tìm văn nhanh, hệ thống hóa tài liệu thuận lợi Ngày tháng bắt đầu ngày tháng văn lập sớm nhất, ngày tháng kết thúc ngày tháng văn ban hành muộn hồ sơ Thơng thường giới hạn thời gian hình thành kết thúc trình giải vấn đề, việc phản ánh hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc phải ghi xác, ghi sai gây nên hậu phân loại thiếu xác làm ảnh hưởng đến việc tra tìm sử dụng tài liệu Việc ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc phụ thuộc vào tính chất đặc điểm hồ sơ Đối với hồ sơ mà văn bên có q trình giải văn thư liên tục cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm bắt đầu kết thúc hồ sơ Cịn loại hồ sơ khác cần ghi năm đủ Trong trường hợp hồ sơ gồm nhiều tập, tập phải ghi rõ ngày tháng bắt đầu kết thúc băn tập Đối với hồ sơ gồm văn kế hoạch, báo cáo, thống kê nêu năm tháng tiêu đề không cần thiết phải ghi thêm mục Khi xác định xác ngày tháng, ngày tháng xác định cần đặt ngoặc đơn Ví dụ: (khơng sớm năm 1970), (khơng muộn năm 1974) Nếu xác định xác năm, cịn ngày tháng xác định gần năm đề ngồi dấu ngoặc, cịn ngày tháng đưa vào ngoặc đơn Ví dụ: Năm 1986 (khơng muộn ngày 27 tháng 6) Trong trường hợp xác định ngày tháng ghi (khơng có ngày tháng) e Số tờ Số tờ tức số lượng tờ văn hồ sơ, viết góc trái phía bìa hồ sơ Ghi số tờ bìa hồ sơ chủ yếu để kiểm tra bảo quản văn hồ sơ thuận lợi Căn vào chứng từ kết thúc hồ sơ để ghi số tờ bìa hồ sơ f Thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi góc phải phía hồ sơ nhằm phục vụ cho việc thống kê bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ có 03 loại: Vĩnh viễn; Lâu dài Tạm thời g Số lưu trữ Số lưu trữ hồ sơ bao gồm số phơng mà hồ sơ đưa vào, số mục lục số thứ tự đơn vị bảo quản hồ sơ mục lục Số lưu trữ dùng để tra tìm tài liệu dẫn văn sử dụng chúng Trong lưu trữ, cấp phát chứng thực, lục, trích lục lưu trữ trường hợp loại huỷ hồ sơ không cần bảo quản, phải dẫn số lưu trữ hồ sơ Ví dụ: Phơng số mục đích hồ sơ số 1, đơn vị bảo quản số 15 Số lưu trữ áp dụng hồ sơ lập lưu trữ, cịn hồ sơ hành khơng cần ghi Lập hồ sơ nguyên tắc 3.1 Khái niệm: Hồ sơ nguyên tắc tập văn Quy phạm pháp luật có nội dung đề cập đến hoạt động cụ thể Ví dụ: - Tập văn Quy phạm pháp luật đề cập đến chế độ tiền lương Tập văn Quy phạm pháp luật có nội dung đề cập đến công tác Bảo hiểm Xã hội 3.2 Tác dụng hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc pháp lý quan trọng phục vụ đắc lực cho hoạt động quan Chúng luôn cung cấp cách đầy đủ thông tin pháp lý phục vụ công tác soạn thảo văn quan, giúp cho văn quan ban hành phù hợp với Pháp luật, không chồng chéo với văn khác 3.3 Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc Cán bộ, nhân viên trình thực cơng việc giao nên sưu tầm tập hợp văn Quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công tác để lập thành hồ sơ Sau lập thành hồ sơ, cần Viết bìa, khơng thiết phải viết Mục lục văn Ví dụ: - Cán phụ trách cơng tác lao động tiền lương trình thực công việc hàng ngày phải tiến hành sưu tầm tập hợp văn Quy phạm pháp luật đề cập đến tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm …của quan nhà nước có thẩm quyền để lập thành hồ sơ - Cán làm công tác văn thư trình thực nhiệm vụ nên sưu tầm văn Quy phạm pháp luật công tác văn thư – lưu trữ để lập hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc không cần giao nộp vào lưu trữ quan Tóm lại, lập hồ sơ hành công việc quan trọng công tác công văn, giấy tờ quan; cán làm cơng việc có nhiệm vụ lập hồ sơ việc, vấn đề phụ trách theo dõi giải Việc lập hồ sơ tiến hành lưu trữ quan lưu trữ Nhà nước Để hồ sơ lập có chất lượng, đảm bảo yêu cầu, người lập cần có hiểu biết định phương pháp lập hồ sơ; lập văn thư quan, cần có hướng dẫn cán văn thư lưu trữ chuyên trách quan B GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ; Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 – – 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08 – – 2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia I Mục đích, ý nghĩa Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan để góp phần bảo vệ an tồn tài liệu phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm II Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức - Hàng năm, đơn vị, cá nhân quan, tổ chức có nhiệm vụ lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành trình giải cơng việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Mẫu mục lục hồ sơ sau: TÊN CƠ QUAN TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ĐƠN VỊ: ……………………………………………………… TT Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Ghi Bản Mục lục có: …… Hồ sơ, đó: ………………… hồ sơ bảo quảnVĩnh viễn ………………… hồ sơ bảo quản lâu dài ………………… hồ sơ bảo quản tạm thời ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN - Trong trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm III Thời hạn nộp lưu: Thời hạn nộp lưu tài liệu quy định sau: + Tài liệu hành chính: Sau năm kể từ năm công việc kết thúc + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức + Tài liệu xây dựng bản: Sau 03 tháng kể từ cơng trình tốn + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrơphim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc IV Thủ tục giao nộp tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu”, Đơn vị, cá nhân nộp lưu trữ hành bên giữ ... nhân viên quan, đơn vị việc lập hồ sơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 1.2 Phương pháp lập Danh mục hồ sơ Có phương pháp lập danh mục hồ sơ + Cách thứ nhất: Cán văn thư, lưu trữ quan dự... để lập thành hồ sơ - Cán làm cơng tác văn thư trình thực nhiệm vụ nên sưu tầm văn Quy phạm pháp luật công tác văn thư – lưu trữ để lập hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc không cần giao nộp vào lưu. .. quan, tổ chức có nhiệm vụ lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu? ??, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Mẫu mục lục hồ