Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 37 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
37
Dung lượng
415,85 KB
Nội dung
Chương V LẬPHỒSƠVÀGIAONỘPHỒSƠVÀOLƯUTRỮCƠQUAN A. LẬPHỒ SƠ. I. Khái niệm về hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của cơquan bao gồm văn bản do cơquan ban hành và văn bản của các cơquan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồsơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơquanvà phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồsơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau: Hồsơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về mộ t sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết s ự việc, vấn đề đó. Ví dụ: Hồsơ về một vụ án hình sự, hồsơ về một vụ tranh chấp nhà đất, hồsơ về một kỳ họp của Quốc hội . Hồsơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có nhữn g điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban hành… Ví dụ: - Tập thông báo của Chính phủ và các Bộ ( Các văn bản trong hồsơ này là đều cùng một loại: Thông báo). - Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân Huyện X ( Các văn bản trong hồsơcó cùng tên gọi: Quyết định). - Tập Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. ( các văn bản trong hồsơ này là đều của cùng một tác giả: Thủ tướng Chính phủ). - Kế hoạch, báo cáo của Sở Thương mại vàSởTài chính năm 1994. (Các văn bản trong hồsơ trên đều được ban hành trong năm 1994). Hồsơ là một khái niệm về phân loại, dùng để phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc các phông lưutrữ theo các vấn đề, sự việc . Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lậphồsơ như sau: Lậphồsơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưn g khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học. Lậphồsơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lậphồ sơ. Trong thực tế, việc lậphồsơ cũng được tiến hành một cách phổ biến trong các lưutrữcơquanvàlưutrữ Nhà nước, do việc lậphồsơ ở văn thư cơquan làm chưa tốt. II. Mục đích, ý nghĩa của lậphồ sơ. Lậphồsơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lậphồsơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong của cơquanvà do cán bộ viên chức hoặc văn thư cơquan lập. Nếu trong một cơquan công tác lậphồsơ hiện hành được thực hiện tốt sẽ có tác dụng sau đây: 1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên. Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơquanvà từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơquan tìm kiếm tàiliệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơquan nói chung. 2. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tàiliệu được chặt chẽ. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồsơtàiliệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hi ện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơquanvà Nhà nước. 3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lậphồsơ ở cơquan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơsở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giaonộpvàolưutrữcơquan được hoàn chỉnh. Nếu hồsơ đượ c lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưutrữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lậphồ sơ, phân loại, xác định giá trị tàiliệu ., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ. Theo quy định, lậphồsơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phải lậphồ sơ. III. Nội dung và yêu cầu của lậphồ sơ. 1. Nội dung của lậphồ sơ. Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lậphồsơ như sau: - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tàiliệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vàohồ sơ. - Kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu của lậphồ sơ. Hồsơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây: 2.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơsở cho những hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơquan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh ch ức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồsơ thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Hồsơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do cơn bão gây ra . Còn hồsơ về cơn bão số 3 do Uỷ ban nhân dân các huyện của Thanh Hóa lập thì lại gồm những tàiliệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của UBND tỉnh, UBND huyện và huyện uỷ của huyện đó, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do cơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các ngành, các địa phương trong huyện . Hồsơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa phản ánh chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng chống bão. Còn hồsơ về cơn bão số 3 (2003) do Uỷ ban nhân dân các huyện lập thì phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này. Lậphồsơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồsơlập ra phải phản ánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồsơ phải thể hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồsơ đó thì không lậphồsơ (hoặc không đưa vàohồ sơ). 2. 2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vàohồsơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việ c hoặc trình tự diễn biến của sự việc. Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơquan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồsơlập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phả n ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơquan nghiên cứu, sử dụng tàiliệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồsơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những h ồ sơ khác nhau. Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lậphồsơ theo các đặc trưng về hình thức của văn bản. Ví dụ: Hồsơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 1995” ( Trong hồsơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau, không liên quan hoặc ít liên quan với nhau). 2. 3. Văn bản, tàiliệu được thu thập vàohồsơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên c ứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giaonộp cho lưutrữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưutrữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưutrữcơ quan, còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lạ i ở các đơn vị tổ chức trong cơquan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưutrữcơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại huỷ. Do đó, khi lậphồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồsơcó giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chấ t lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưutrữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ. Ví dụ1: Ở Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, các văn bản phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành những hồsơ sau: - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000. - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000. Trong hai hồsơ trên thì hồsơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồsơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lậphồsơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồsơcó giá trị đồng đều thì hai hồsơ trên có thể nhập làm một. Ví dụ 2: Các Quyết định và công văn của cơquan thì không thể sư u tầm để đưa vào cùng một hồsơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác nhau. Ví dụ 3: Trong quá trình hoạt động của cơquan thường có các loại Kế hoạch, Báo cáo của cơquanvà của các đơn vị trực thuộc. Khi lậphồsơ ta không thể sưu tầm Báo cáo tổng kết của cơquanvà của đơn vị trực thuộc vào một hồ sơ. Vì Báo cáo tổng kết của cơquan bao giờ cũng có giá trị cao hơn Báo cáo của các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong hồsơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực tế, có những hồsơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồsơ đó. Trong trường hợp này, phải xem xét giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của hồ sơ, ví dụ như hồsơ về một vụ án, hồsơ về thanh tra, kiểm tra, hồsơ cán bộ. 4. Văn bản trong hồsơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản. Muốn cho hồsơlập ra có giá trị nghiên cứu vàcó thể dùng làm bằng chứng pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồsơ phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định, nghĩa là phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơquan . Nếu văn bản do cơquan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lậphồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa ch ọn những tàiliệu đảm bảo thể thức để đưa vàohồ sơ. 5. Hồsơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Khi lậphồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồsơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồsơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi IV. Phương pháp lậphồ sơ. 1. Lậphồsơ theo Danh mục hồsơ 1 . 1. Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ. 1.1.1- Khái niệm: Danh mục hồsơ là bản kê những hồsơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm). 1.1.2 - Tác dụng: + Danh mục hồsơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tàiliệuvàlậphồsơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện. + Giúp cho cán bộ trong cơquanlập được hồsơ đầy đủ, chính xác; là căn cứ cho cán bộ lưutrữ kiểm tra, đôn đốc việc lậphồsơ của cán bộ chuyên môn. Giúp cho cán bộ lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơquanvà công việc của từng cán bộ thừa hành. + Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đối với việc lậphồsơvà là cơsở cho việc nộplưuhồsơvàolưutrữcơ quan. 1.2. Phương pháp lập Danh mục hồsơ . Có 2 phương pháp lập danh mục hồ sơ. + Cách thứ nhất: Cán bộ văn thư, lưutrữ của cơquan dự kiến danh mục hồsơ của từng đơn vị tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại thành danh mục hồsơ của cơ quan, trình thủ trưởng cơquan xem xét và ký duyệt. Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưutrữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập được danh mục hồsơ chính xác, phù hợp. Phương pháp này thường được vận dụng để lập Danh mục cho những cơquancócơ cấu tổ chức đơn giản. + Cách làm thứ hai: từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồsơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồsơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồsơ còn thiếu thành bản danh mục hồsơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưutrữ giúp Văn phòng hoặc phòng Hành chính tổng hợp danh mục hồsơ của từng đơn vị thành danh mục hồsơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt. Cách làm này sẽ dự kiến được danh mục hồsơ chính xác hơn nhưng thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt đòi hỏi cán bộ văn thư, lưutrữ cần phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và phương pháp lập danh mục hồ sơ. Phương pháp này thường được áp dụng khi cơquancócơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công vi ệc nhiều. 1.3. Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ. + Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, tàiliệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồsơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lậphồsơ theo danh mục hồ sơ. + Danh mục hồsơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơquancó tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và tiếp t ục sử dụng. + Muốn lập được danh mục hồsơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau: - Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan. - Nắm vững Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị . - Nắm được các loại văn bản, tàiliệu của cơquan làm ra và văn bản, tàiliệu của các cơquan khác gửi đến, các loại hồsơ đã lập trong năm trước. - Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tàiliệu của những năm trước. - Việc xây dựng danh mục hồsơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồsơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lậphồsơ trong cơ quan, đơn vị. Mẫu danh mục hồ sơ: Tên cơquan chủ quản . CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơquan (đơn vị) . Độclập - Tự do - Hạnh phúc DANH MỤC HỒSƠ CỦA NĂM . Danh mục hồsơ này có . hồsơ bao gồm: . hồsơcó thời hạn bảo quản vĩnh viễn. . hồsơcó thời hạn bảo quản lâu dài. . hồsơcó thời hạn bảo quản tạm thời. Địa danh, ngày . tháng . năm . Sốvà ký hiệu hồsơ Tiêu đề hồsơ Thời hạn bảo quản Người lập Ghi chú 2 3 4 5 6 (THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN) (Ký - đóng dấu) * Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (n là số của hồsơ cuối cùng trong danh mục). Cột 2: Sốvà ký hiệu hồ sơ: sốhồsơ đánh cho từng đơn vị tổ chức. Ký hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Cuối mỗi đơn vị tổ chức cần để dự phòng một sốhồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung vào. Ví dụ: Số 01 - TH Số 01 - HC Số 01 - TCCB . Cột 3: Ghi tên đơn vị tổ chức và tên hồ sơ: thứ tự các đơn vị tổ chức ghi thành các mục I, II: tên đơn vị tổ chức ghi bằng chữ to giữa dòng. Ví dụ: I. PHÒNG TỔNG HỢP II. PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH. . Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơsở bảng thời hạn bảo quản mẫu và vận dụng vào thực tế tàiliệu của cơ quan. Trong một hồsơcó nhiều văn bản, tàiliệucó giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồsơ được xác định bằng giá trị của văn bản, tàiliệucó giá trị cao nhất. Cột 5: Ghi họ tên người lậphồsơ (ai phụ trách việc gì phải có trách nhiệm lậphồsơ của phần việc đó. Trong trường hợp này phải ghi tên của người chịu trách nhiệm lậphồ sơ). Cột 6: Ghi chú: hồsơ mật, hồsơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồsơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung . 1.4. Hướng dẫn lậphồsơ theo danh mục. Để danh mục hồsơ phát huy được tác dụng đối với việc lậphồ sơ, thì công tác hướng dẫn lậphồsơ theo danh mục hồsơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lậphồsơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán b ộ, nhân viên xác định được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lậphồsơ do Nhà nước quy định. Việc lậphồsơ theo danh mục hồsơ cần tiến hành như sau: - Danh mục hồsơ sau khi đã được Thủ trưởng cơquan ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lậphồsơ trong cơ quan, đơn vị và để lập những hồsơ thuộc trách nhiệm của Thủ tr ưởng, của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính). - Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồsơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồsơ thuộc trách nhiệm của đơn vị. - Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơquan căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồsơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tàiliệu đưa vàohồ sơ. Cuối năm, cá nhân đơn vị căn cứ vào danh mục hồsơ để tổng hợp hồsơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộplưuvào phòng (tổ, bộ phận) Lưutrữcơ quan. Những hồsơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết sang năm sau thì cần ghi chú vào danh mục hồ s ơ. - Danh mục hồsơ là bản dự kiến trước có thể chưa sát với thực tế. Vì vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Nếu có việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ, những việc đã dự kiến nhưng thực tế không thực hi ện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: “Không hình thành hồ sơ”. Việc hướng dẫn lậphồsơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lậphồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lậphồsơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thườ ng xuyên và nề nếp trong cơ quan. 2. Lậphồsơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ. Lậphồsơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồsơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơquan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơquan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các vă n bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lậphồsơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau : [...]... vụ lậphồsơ về sự việc, vấn đề do mình phụ trách theo dõi hoặc giải quyết Việc lậphồsơ cũng được tiến hành ở các lưu trữcơquan và các lưutrữ Nhà nước Để hồsơlập ra có chất lượng, đảm bảo được các yêu cầu, người lập cần có hiểu biết nhất định về phương pháp lậphồ sơ; nếu lập ở văn thư cơ quan, cần có sự hướng dẫn của cán bộ văn thư hoặc lưutrữ chuyên trách của cơquan B GIAONỘPHỒSƠVÀO LƯU... nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức - Hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ lập “Mục lục hồ sơ, tài liệunộplưu , thống kê tất cả các hồsơ của đơn vị mình hoặc những hồsơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình vàgiaonộp những hồ sơ, tàiliệu đó vàolưutrữ hiện hành của cơquan Mẫu mục lục hồsơ như sau: TÊN CƠQUAN TÊN ĐƠN VỊ CỘNG... cá nhân trong cơquanHồsơ được giaonộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquanvà cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tàiliệu phông lưutrữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài Nếu không tiến hành giao nộphồsơvàolưutrữcơquan thì hồ sơ, tàiliệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu... quản Thời hạn bảo quản của hồsơ được ghi ở góc phải phía dưới của hồsơ nhằm phục vụ cho việc thống kê và bảo quảnhồsơ Thời hạn bảo quản của hồsơcó 03 loại: Vĩnh viễn; Lâu dài và Tạm thời g SốlưutrữSốlưutrữ của hồsơ bao gồm số của phông mà hồsơ đó được đưa vào, số mục lục vàsố thứ tự của đơn vị bảo quản hoặc hồsơ đó trong mục lục Sốlưutrữ dùng để tra tìm tàiliệuvà chú dẫn văn bản khi... dụng chúng Trong các lưu trữ, khi cấp phát các bản chứng thực, sao lục, trích lục lưutrữvà cả trong trường hợp loại huỷ những hồsơ không cần bảo quản, đều phải chú dẫn sốlưutrữ của hồsơ Ví dụ: Phông số 3 mục đích hồsơsố 1, đơn vị bảo quảnsố 15 Sốlưutrữ chỉ áp dụng đối với hồsơlập ở lưu trữ, còn hồsơ hiện hành thì không cần ghi 3 Lậphồsơ nguyên tắc 3.1 Khái niệm: Hồsơ nguyên tắc là một... hiểm …của các cơquan nhà nước có thẩm quyền để lập thành hồsơ - Cán bộ làm công tác văn thư thì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nên sưu tầm các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác văn thư – lưutrữ để lậphồsơ nguyên tắc Hồsơ nguyên tắc không cần giaonộpvào lưu trữcơquan Tóm lại, lậphồsơ hiện hành là một công việc quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ của các cơ quan; mỗi một... hồsơlập theo đặc trưng cơquangiao dịch Ví dụ: Công văn trao đổi giữa … Đối với các hồsơ công trình, hồsơ vụ án, hồsơ cán bộ, ta thường sử dụng các thuật ngãu sau để viết Tiêu đề hồ sơ: Ví dụ: Hồsơ Công trình … Hồsơ Vụ án ……… Hồsơ của ông (bà) ……………… Công tác tại: …………… c.3 Yêu cầu về viết tiêu đề hồsơ Viết tiêu đề hồsơ tức là giới thiệu khái quát thành phần, nội dung các văn bản trong hồ. .. lên bìa hồsơ các thông tin cần thiết về hồsơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm Viết bìa hồsơ là một việc làm thường xuyên của văn thư cơquan cũng như của lưu trữcơquan Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý và tra tìm hồsơ Bìa hồsơ được cấu thành bởi các thành phần sau đây: - Tên cơ quan, - Tên đơn vị tổ chức, - Tiêu đề hồ sơ, - Thời gian bắt đầu và kết...- Phân định hồsơ - Sắp xếp văn bản trong hồsơ - Đánh số tờ - Viết Mục lục văn bản - Viết chứng từ kết thúc - Viết bìa hồsơ 2.1 Phân định hồ sơ: Phân định hồsơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồsơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồsơvà đảm bảo các yêu cầu về lậphồsơ Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa... của các cơquan đó Ví dụ: -Tập Báo cáo tổng kết năm học 2004 - 2005 của các trường Trung học Chuyên nghiệp tại thành phố Đà Nẵng Cơquangiao dịch: Cơquangiao dịch tức là cơquan (hoặc cá nhân) có công văn hoặc giấy tờ trao đổi Đối với hồsơlập theo đặc trưng cơquangiao dịch, thì tên các cơquan hoặc cá nhân có công văn trao đổi với nhau phải được nêu ở tiêu đề Nó cho ta biết về những cơquan hoặc . Chương V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ. I. Khái niệm về hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao. cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 1.2. Phương pháp lập Danh mục hồ sơ . Có 2 phương pháp lập