NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu...

NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN I Mục đích, ý nghĩa Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan để góp phần bảo vệ an tồn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm II Căn cứ: Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ; Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia III Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực chặt chẽ, quy định - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý - Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Cụ thể: 1- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: + Cuối năm, đơn đốc phịng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phòng vào lưu trữ quan; + Trong trình đạo công tác quan, thủ trưởng trưởng phịng HC phát việc đột xuất chưa có lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào DMHS Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi công tác 2- Hồ sơ lập xong để lại phịng cơng tác năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan Ví dụ: Hồ sơ năm 2008 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2009, vào đầu năm 2010 phòng nộp lưu vào lưu trữ quan 3- Những hồ sơ mà cán cần giữ lại thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại 4- Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài (đã ghi DMHS), kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ quan; 5- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phòng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy 6- Cán lưu trữ có trách nhiệm - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần u cầu phịng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu (Mẫu biên nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5) 7- Cán lưu trữ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê xếp lên giá tủ, làm cơng cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng 8- Hàng năm, đơn vị, cá nhân quan, tổ chức q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành trình giải cơng việc vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định (Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu – xem phụ lục số 1) - Trong trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm IV Thời hạn nộp lưu Thời hạn nộp lưu tài liệu quy định sau: + Tài liệu hành chính: Sau năm kể từ năm công việc kết thúc + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức + Tài liệu xây dựng bản: Sau 03 tháng kể từ cơng trình tốn + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrơphim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc V Thủ tục giao nộp tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu”, Đơn vị, cá nhân nộp lưu trữ hành bên giữ Phụ lục số 1: TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ĐƠN VỊ: ……………………………………………………… TT Số hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Ghi Bản Mục lục có:…… Hồ sơ, đó: ………………… hồ sơ bảo quảnVĩnh viễn ………………… hồ sơ bảo quản lâu dài ………………… hồ sơ bảo quản tạm thời ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Phụ lục số MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số… STT Số, ký hiệu Ngày tháng Tên gọi trích yếu Tác giả Bản Bản Tờ số Ghi (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm) Hướng dẫn cách ghi: Cột - Ghi số thứ tự tài liệu đơn vị bảo quản Cột - Ghi số ký hiệu tài liệu Cột - Ghi ngày, tháng, năm tài liệu Nếu tài liệu khơng có ngày, tháng phải xác minh cho vào dấu [ ] Cột - Ghi tên gọi trích yếu tài liệu Cột - Ghi tác giả tài liệu Nếu tài liệu tác giả phải xác minh cho vào dấu [ ] Cột - Nếu đánh dấu vào cột Cột - Nếu đánh dấu vào cột Cột - Ghi tài liệu tờ số ĐVBQ Cột - Ghi điểm cần thiết: độ mật, không dấu, khơng có chữ ký, bút tích, dự thảo, sách Phụ lục số CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong đơn vị bảo quản có: (1) (bằng chữ (2) … ……… ) tờ tài liệu, đánh số từ .đến ………… Có tờ trùng số (4) ………… khuyết số ……………………… Mục lục tài liệu văn kiện có .( (3) ……… ) tờ Chất lượng tài liệu văn kiện (5) … Ngày… tháng… năm 200… Người lập hồ sơ (6) Ký (ghi rõ họ tên) (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm) Hướng dẫn cách ghi - Ghi số lượng tờ đơn vị bảo quản số - Ghi số lượng tờ đơn vị bảo quản chữ - Ghi số lượng tờ mục lục tài liệu số chữ - Nếu đánh số tờ có nhầm lẫn, trùng số, khuyết số ghi rõ vào chứng từ - Ghi tình trạng vật lý tài liệu: Tài liệu đánh máy, in-rô-nê-ô hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu - Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục viết chứng từ kết thúc ký, ghi rõ họ tên Phụ lục số Mẫu bìa hồ sơ (mặt trước) ………………….(1)……………… …………………….……………… Số VT (2)……… HỒ SƠ (3) ….… …… … Từ ngày.… (4)…… đến ngày…(5)…… Gồm…(6)……tờ Phông số: .(7) Mục lục số: .(8) Hồ sơ số: (9) Thời hạn bảo quản …………(10)……… (Khổ giấy: 330 mm x 570 mm) Hướng dẫn cách ghi: 1- Ghi tên phơng: Ví dụ: Tổng Cơng ty Dầu khí, Cơng ty Dịch vụ kỹ thuật dầu khí - Ghi số văn thư (theo DMHS) - Ghi tên hồ sơ: Ghi chữ to, rõ ràng, mực tốt - Ghi ngày, tháng, năm sớm tài liệu đơn vị bảo quản - Ghi ngày, tháng, năm muộn tài liệu đơn vị bảo quản 6 - Ghi số lượng tờ tài liệu đơn vị bảo quản - Ghi số phơng kho lưu trữ (nếu có nhiều phông) - Ghi số thứ tự mục lục phông (nếu phông lập nhiều mục lục hồ sơ) - phần cán lưu trữ ghi - Ghi số hồ sơ phông theo mục lục hồ sơ 10 - Ghi thời hạn bảo quản Phụ lục số Mẫu Biên giao nhận tài liệu TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC (cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …………., ngày tháng năm 200… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .…………………(1)………………… ….………… …… Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………(2)……… ……… …… …, đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh:…… …………… .… - Ông (bà):………… …… … Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: ………………………(3)……… ……… , đại diện là: - Ông (bà): Chức vụ công tác/chức danh: … - Ông (bà): .…… … Chức vụ công tác/chức danh: .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu ………… (4)………… … .với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … .… Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): … …………………………………… ……………………… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (5) :………………………… .…………………….…… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) _ Ghi chú: Căn kế hoạch công tác hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v… Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ……., Lưu trữ Sở/Ban …… , Lưu trữ Công ty …… , v.v… tên quan, tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu; - Các cơng cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động ; - Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu khơng có dấu riêng) 2, ... nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài (đã ghi DMHS), kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu. .. xét hồ sơ cần u cầu phịng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu (Mẫu biên nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5) 7- Cán lưu trữ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, ... nhân quan, tổ chức trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu? ??