Lập hồ sợ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ôn thi công chức

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN I LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Khái niệm 1.1 Hồ sơ: Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm, tính chất chung tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… hình thành trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân Các tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn coi hồ sơ * Một số loại hồ sơ: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả… hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan Sự khác hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc: Hồ sơ công việc Hồ sơ nguyên tắc + Là chính, có giá trị + Là xác văn bản, giấy tờ văn QPPL mặt công có liên quan đến trình giải tác nghiệp vụ, chuyên môn công việc + Tài liệu thường có thời gian + Có thể tập hợp văn nhiều năm, có thay đổi, phải sử dụng văn có hiệu lực hành + Không phải nộp vào lưu trữ quan - Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….) - Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công… 1.2 Lập hồ sơ hành: Là việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Lập hồ sơ hành: Do người thực hiện, giải công việc lập; tiến hành đồng thời với trình giải công việc Việc lập hồ sơ hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu - Lập hồ sơ chỉnh lý: Là việc phục hồi lập hồ sơ, tiến hành công việc giải xong mà tài liệu công việc không lập thành hồ sơ Hồ sơ cán lưu trữ lập trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ, lộn xộn Việc chỉnh lý lưu trữ loại tài liệu lập hồ sơ hành đảm bảo đầy đủ tài liệu hồ sơ, tài liệu phản ánh nội dung, trình giải công việc, thời hạn bảo quản xác định sát với giá trị tài liệu, tiết kiệm thời gian, lao động kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá làm công cụ tra cứu hồ sơ Đối với tài liệu chưa lập hồ sơ hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn công tác khôi phục, lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập chỉnh lý không hoàn chỉnh khó đảm bảo chất lượng tài liệu hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí 1.3 Danh mục hồ sơ quan, tổ chức: Là bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ, dùng làm để đơn vị, cá nhân lập hồ sơ 1.4 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành: Là việc định kỳ chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo quy định pháp luật Tác dụng việc lập hồ sơ - Giúp cá nhân xếp, quản lý văn bản, tài liệu cách đầy đủ, có hệ thống khoa học Từ tạo điều kiện thuận lợi cho giải công việc tra tìm cần thiết - Giúp quan quản lý toàn công việc tài liệu quan, tra tìm tài liệu nhanh chóng - Chọn hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ quan, tránh bỏ sót, thất lạc hồ sơ có giá trị cao tránh giữ giấy tờ hết giá trị, không cần thiết Trách nhiệm thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ Điều 23, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành: - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý - Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành (đối với quan, tổ chức văn phòng) người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức khác có nhiệm vụ: + Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp + Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức - Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành - Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc Điều Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia quy định lưu trữ hành có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp Các nguyên tắc (yêu cầu) lập hồ sơ - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; công việc mà cá nhân giải Không đưa vào hồ sơ tài liệu không liên quan đến công việc - Văn giấy tờ hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ lôgic, chặt chẽ với phản ánh hình thành tự nhiên tài liệu theo diễn biến giải công việc - Văn tài liệu hồ sơ có giá trị pháp lý, độ tin cậy cao Nội dung công tác lập hồ sơ 5.1 Lập danh mục hồ sơ 5.1.1 Tác dụng danh mục hồ sơ: - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học - Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành 5.1.2 Căn lập danh mục hồ sơ Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị; quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư quan, tổ chức - Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân - Danh mục hồ sơ năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) quy định hành nhà nước thời hạn bảo quản tài liệu 5.1.3 Nội dung lập danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục (khung phân loại): theo cấu tổ chức theo mặt hoạt động quan - Nếu theo cấu tổ chức: Tên đơn vị, phòng, ban quan đề mục lớn Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ quan KBNN xây dựng theo cấu tổ chức, bao gồm đề mục lớn sau: Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Thời hạn bảo quản Đơn vị/người lập hồ sơ (3) (4) Ghi (5) I BAN KẾ HOẠCH TỔNG HỢP II BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ III BAN TOÁN KẾ … Đối với KBNN tỉnh khung đề mục danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức, bao gồm đề mục lớn sau: Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Thời hạn bảo quản Đơn vị/người lập hồ sơ (3) (4) I PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP II PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ III PHÒNG KẾ TOÁN … Ghi (5) - Nếu theo mặt (lĩnh vực) hoạt động: Tên mặt (lĩnh vực) hoạt động quan đề mục lớn Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản (1) (2) (3) Đơn vị/người lập hồ sơ (4) Ghi (5) I HẠN MỨC KINH PHÍ II BÁO CÁO THU, CHI NGÂN SÁCH III CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN IV TÀI VỤ … - Trong đề mục lớn theo cấu tổ chức có đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổ chức nhỏ Ví dụ : Đề mục “ Ban Tổ chức cán bộ” khung đề mục danh mục hồ sơ quan KBNN có đề mục nhỏ như: Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/người lập hồ sơ Ghi (4) (5) II BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ + Vấn đề chung tổ chức cán bộ; + Tổ chức máy; + Quản lý cán bộ; + Công tác cán bộ; + Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; + Tiền lương … Tương tự vậy, đề mục “Phòng Tổ chức cán bộ” khung đề mục danh mục hồ sơ KBNN tỉnh có đề mục vấn đề công tác tổ chức cán + Vấn đề chung tổ chức cán bộ; + Tổ chức máy; + Quản lý cán bộ; + Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; + Tiền lương - Trong đề mục lớn theo mặt (lĩnh vực) có đề mục nhỏ vấn đề thuộc phạm vi mặt (lĩnh vực đó) - Các đề mục lớn, nhỏ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, kết hợp theo mối liên hệ lôgic vị trí, tầm quan trọng chúng - Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động tổ chức đảng đoàn thể quan, tổ chức hồ sơ, tài liệu tổ chức nên để thành đề mục riêng xếp cuối danh mục hồ sơ - Tuỳ theo cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức mà định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tỏ chức có cấu tổ chức ổn định, chức nhiệm vụ đơn vị rõ ràng nên áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Đối với quan, tổ chức có cấu tổ chức không ổn định, chức nhiệm vụ không rõ ràng nên xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo mặt (lĩnh vực) hoạt động b)Xác định hồ sơ cần lập, đơn vị người lập dự kiến tiêu đề hồ sơ + Việc xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị người lập dựa vào lập danh mục hồ sơ nêu phần trên, đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân Đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ theo dõi, giải công việc (hoặc chủ trì giải có nhiều đơn vị, nhiều người tham gia) có trách nhiệm lập hồ sơ công việc + Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải phản ánh khái quát nội dụng văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự yếu tố thông tin thay đổi tuỳ theo loại hồ sơ Ví dụ: - Báo cáo hạn mức kinh phí ngân sách thành phố Hà Nội quý IV năm 1990 quận, huyện - Bảng cân đối, kết hợp doanh số, số dư Chi nhánh Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm tháng 5/1990 - Báo cáo tổng kết công tác năm 1992 Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội + Các tiêu đề hồ sơ đề mục cần xếp theo trình tự từ tiêu đề hồ sơ công việc chung, mang tính tổng hợp đến tiêu đề hồ sơ công việc cụ thể Ví dụ: - Báo cáo tổng kết công tác năm 1992 Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội - Báo cáo sơ kết công tác tháng đầu năm 1992 Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội - Báo cáo công tác năm 1992 Phòng Hành Quản trị - Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ: + Nội dung, tính chất vấn đề, việc phản ánh hồ sơ Nhìn chung, hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng tâm hay đặc biệt quan, tổ chức có giá trị cao có thời hạn bảo quản lâu so với hồ sơ phản ánh chức nhiệm vụ không hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quản lâu so với hồ sơ vấn đề, việc cụ thể + Ý nghĩa, tác dụng hồ sơ việc theo dõi, giải công việc trước mắt quan, tổ chức + Nhu cầu khai thác, sử dụng quan, tổ chức xã hội sau + Các quy định pháp luật hành có liên quan, văn hướng dẫn chung thời hạn bảo quản tài liệu, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức, ngành Hồ sơ xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn bảo quản thời gian định, tính số lượng năm cụ thể (5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm, 30 năm…) Ví dụ: Báo cáo toán Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm 1990 - Vĩnh viễn Báo cáo Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội tình hình hoạt động tháng hệ thống Kho bạc Nhà nước Hà Nội – 20 năm d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ Các đề mục lớn, đề mục nhỏ hồ sơ đánh số, ký hiệu sau: Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng, liên tục chữ số Ả rập Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ in hoa viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn danh mục hồ sơ (tên đơn vị mặt hoạt động) quan, tổ chức quy định cụ thể cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Khi đánh số hồ sơ, áp dụng hai cách sau: Số hồ sơ đánh liên tục toàn danh mục, số 01, cuối đề mục để vài số trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn (đơn vị tổ chức mặt hoạt động), số 01, cuối đề mục để số dòng trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh Ví dụ: Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản (2) (3) I PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP Phòng Hành - Quản trị 01.KH 02 KH … II PHÒNG KẾ TOÁN 50 KT 51.KI … III PHÒNG KHO QUỸ 100 KQ 102.KQ … IV PHÒNG VI TÍNH … 5.1.4 Tổ chức xây dựng tổ chức thực Đơn vị/người lập hồ sơ (4) Ghi (5) a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ Tuỳ theo điều kiện cụ thể quan, tổ chức mà áp dụng hai cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ sau đây: - Cách thứ nhất: Thực theo trình tự sau: + Văn phòng, phòng hành đạo cán văn thư, lưu trữ xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ quan, tổ chức + Tổ chức lấy ý kiến đơn vị, cá nhân liên quan quan, tổ chức dự thảo danh mục hồ sơ + Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo quan, tổ chức duyệt ban hành - Cách thứ hai: Thực theo trình tự sau: + Các đơn vị quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ cán văn thư, lưu trữ + Văn phòng, phòng hành tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị thành dự thảo danh mục hồ sơ chung quan tổ chức, tiến hành bổ sung chỉnh sửa cần thiết + Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo quan, tổ chức duyệt ban hành Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm Đối với quan, tổ chức có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ ổn định cần sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng năm sau b) Tổ chức thực Danh mục hồ sơ quan sau ban hành gửi cho đơn vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát thực tế hoặccác công việc phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân đơn vị, cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần danh mục hồ sơ mình, cuối năm, thông báo cho Văn phòng Phòng Hành để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung quan 5.2 Các bước lập hồ sơ 5.2.1 Mở hồ sơ - Mở hồ sơ ghi thông tin cần thiết hồ sơ tên quan, tổ chức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ - Căn vào danh mục hồ sơ quan, tổ chức nhiệm vụ giao kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ công việc mà theo dõi, giải Đối với quan, tổ chức có danh mục hồ sơ việc mở hồ sơ giao cho cán văn thư, lưu trữ thực hiện, sau chuyển bìa hồ sơ cho đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hoàn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực - Trong năm, có công việc phát sinh cán bộ, công chức, viên chức phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm 5.2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ - Sau mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đủ văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn phiếu trình, ý kiến tham gia đơn vị, cá nhân, ý kiến đạo, giải lãnh đạo, văn quan, tổ chức tài liệu tham khảo cần thiết Ví dụ 1: Hồ sơ kế hoạch báo cáo thực kế hoạch bao gồm: - Văn đạo hướng dẫn công tác kế hoạch; - Văn giao tiêu kế hoạch cho quan; - Kế hoạch thức quan phê duyệt; - Văn điều chỉnh, bổ sung kế hoạch; - Báo cáo tình hình thực kế hoạch Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm: - Tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận; - Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; - Nghị hội nghị; - Biên hội nghị Ví dụ 3: Hồ sơ bổ nhiệm cán - Các văn đề nghị, đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán - Tài liệu trình lấy phiếu tín nhiệm cán đơn vị - Các tài liệu lý lịch qua trình công tác cán - Biên họp ý kiến tổ chức Đảng, Chính quyền cán đề nghị bổ nhiệm 10 - Quyết định thủ trưởng cấp thủ trưởng quan việc bổ nhiệm cán đề nghị bổ nhiệm Ví dụ 4: Hồ sơ đoàn (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế gồm: - Công văn, định việc cử cán tham gia đoàn; - Chương trình kế hoạch làm việc đoàn; - Biên buổi làm việc; - Bản ghi nhớ (nếu có); - Báo cáo kết đoàn (hoặc đoàn vào); - Báo cáo toán kinh phí; - Các tài liệu khác liên quan đến đoàn (hoặc đoàn vào) như: ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình… - Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cần tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ 5.2.3 Kết thúc biên mục hồ sơ Sau giải xong công việc hồ sơ kết thúc Để hoàn chỉnh hồ sơ công việc mà theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dày, số lượng văn nhiều nên phân chia thành tập – đơn vị bảo quản cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng - Xác định giá trị tài liệu + Xem xét, loại khỏi hồ sơ trùng thừa, nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn quy phạm pháp luật thảo văn vấn đế quan trọng có ghi ý kiến đạo, giải hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực cần thiết + Soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ vào thực tế tài liệu có hồ sơ chỉnh sửa cho phù hợp - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ + Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện + Phương pháp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: 11 Văn bản, tài liệu loại hồ sơ xếp theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Một số cách xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Cách 1: Theo số thứ tự ngày tháng văn bản: hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn VD: Quyết định Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội việc nâng lương cho cán bộ, viên chức năm 1990 Cách 2: Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải công việc: hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc VD: Hồ sơ việc tổ chức thi kế toán Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm 1993 Cách 3: Theo tầm quan trọng tác giả theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh: hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác VD: Văn đạo Đảng, Chính phủ, Bộ Tài kế hoạch tổng hợp thực chương trình mục tiêu quốc gia Kế hoạch báo cáo kiểm soát điều tiết ngân sách năm Kho bạc Nhà nước Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố Tập tài liệu Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước Hưng Yên việc thành lập Kho bạc Nhà nước Văn Giang trực thuộc Kho bạc Nhà nước Hưng Yên Báo cáo toán tài nội năm 2005 Kho bạc nhà nước tỉnh, thành phố Trong hồ sơ báo cáo xếp theo vần ABC… tên Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố: KBNN An Giang, KBNN Bình Định, KBNN Cà Mau… Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình nên đưa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa vào hộp xếp vào cuối hồ sơ để riêng phải có dẫn - Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ văn bản, tài liệu hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục - Biên mục hồ sơ Việc biên mục hồ sơ gồm nội dung sau: + Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b 12 Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản + Viết mục lục văn bản: Ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ + Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in riêng phần chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) + Viết bìa hồ sơ: Ghi thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc biên mục hồ sơ; hồ sơ chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải ghi vào danh mục hồ sơ năm sau II GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Thời hạn thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp 1.1 Thời hạn giao nộp hồ sơ từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành quan, tổ chức: Điều 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định: Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành: - Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ công trình toán - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc 1.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức bao gồm toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân đó, trừ tài liệu sau: 13 - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc) lưu đơn vị, cá nhân thực huỷ theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức - Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo để phối hợp thực không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân Trách nhiệm đơn vị, cá nhân Cuối năm, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm: - Kiểm tra toàn hồ sơ, tài liệu mà quản lý để xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ thuộc diện giao nộp đến hạn giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức - Hoàn chỉnh việc kết thúc biên mục hồ sơ để giao nộp - Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp) tiến hành bàn giao cho lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm lưu trữ hành - Hàng năm, lưu trữ hành quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ quan, tổ chức - Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cần kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát thiếu hồ sơ, tài liệu yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải quyết./ 14 Phụ lục 01: Khung đề mục danh mục hồ sơ Ví dụ 1: Khung đề mục danh mục hồ sơ quan xây dựng theo cấu tổ chức, thường bao gồm đề mục lớn sau: I Văn phòng II Vụ Tổ chức cán III Vụ Kế hoạch – Tài IV Vụ Hợp tác quốc tế V Vụ Pháp chế VI Thanh tra VII … Trong đó, đề mục “Vụ Tổ chức cán bộ” có đề mục nhỏ như: Vấn đề chung tổ chức cán Tổ chức máy Công tác cán Đào tạo, bồi dưỡng cán Lao động tiền lương Ví dụ 2: Khung đề mục danh mục hồ sơ Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện xây dựng theo mặt hoạt động, thường có đề mục lớn sau đây: I Tổng hợp II Nội III Công nghiệp – xây dựng IV Tài – thương mại V Nông nghiệp phát triển nông thôn VI Văn xã Trong đó, đề mục “Nội chính” bao gồm đề mục nhỏ như: Quân 15 Công an Kiểm sát Tòa án Tư pháp Nội vụ … Phụ lục 02: Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu Tên loại văn - nội dung - thời gian – tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2005 Đài Truyền hình Việt Nam Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ đông - xuân năm 2004 – 2005 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình 2.Tên loại văn – tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ thực cải cách hành công năm 2005 Tập lưu (quyết định, thị, công văn v.v…) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2005 Tổng cục Thuế Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2005 Tổng Công ty Bưu viễn thông Việt Nam Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị loại huỷ tài liệu” Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức Hà Nội từ 25 – 26/01/1995 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ cấp phép mở mạng cung cấp, sử dụng dịch vụ viễn thông tin học năm 2005 Ví dụ 2: Hồ sơ việc nâng lương năm 1998 (nếu năm có nhiều đợt nâng lương đợt nâng lương lập hồ sơ) Hồ sơ – tên người: áp dụng hồ sơ nhân (khi tuyển dụng nhân viên mới) Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A 16 Phụ lục 03: Mẫu Danh mục hồ sơ TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC DANH MỤC HỒ SƠ CỦA …(Tên quan, tổ chức) Năm 20… Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản (1) (2) (3) Đơn vị/người lập hồ sơ (4) Ghi (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có… hồ sơ, bao gồm: … hồ sơ bảo quản vĩnh viễn … hồ sơ bảo quản có thời hạn …, ngày tháng năm 20 THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Chữ ký, dấu, họ tên) Ghi chú: 17 (1) Ghi số ký hiệu hồ sơ (2) Ghi số thứ tự đề mục tiêu đề hồ sơ (3) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể (4) Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ (5) Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, đơn vị/người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển tiếp từ năm trước sang, hồ sơ có mức độ mật… Phụ lục 04: Thành phần tài liệu chủ yếu số loại hồ sơ Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật (mỗi văn quy phạm pháp luật lập hồ sơ) - Văn đạo việc xây dựng văn bản; - Quyết định thành lập ban soạn thảo (nếu có); - Tài liệu tổng kết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá văn quy phạm pháp luật hành có liên quan (nếu có); - Đề cương văn bản; - Các dự thảo chính; - Biên hội thảo ý kiến đóng góp; - Văn góp ý quan, tổ chức, cá nhân hữu quan; - Văn thẩm định quan có thẩm quyền; - Tờ trình kèm dự thảo cuối trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Bản văn ban hành Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch (mỗi năm hồ sơ): - Văn đạo hướng dẫn công tác kế hoạch; - Văn giao tiêu kế hoạch cho quan, tổ chức (quyết định thông báo); - Kế hoạch thức quan, tổ chức phê duyệt; - Văn điều chỉnh, bổ sung kế hoạch (nếu có); - Báo cáo tình hình thực kế hoạch Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác (mỗi năm HS): - Chương trình, kế hoạch công tác dài hạn ngắn hạn; - Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác thường kỳ Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm: - Kế hoạch tổ chức hội nghị; 18 - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận (nếu có); - Bài phát biểu lãnh đạo cấp (nếu có); - Nghị hội nghị (nếu có); - Biên hội nghị; - Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có) Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch (mỗi lần tổ chức thi HS) - Văn đạo, hướng dẫn; - Kế hoạch tổ chức thực hiện; - Quyết định thành lập hội đồng thi; - Danh sách thí sinh dự thi; - Đề thi; - Bài thi (môn thi viết); - Bảng điểm môn thi; - Biên họp hội đồng; - Báo cáo kết thi Hồ sơ việc nâng lương (mỗi lần xét nâng lương hồ sơ) - Văn đơn vị đề nghị nâng lương cho cán bộ, công chức, viên chức đơn vị mình; - Tổng hợp danh sách cán bộ, công chức, viên chức đề nghị nâng lương; - Biên họp hội đồng nâng lương; - Báo cáo kết xét đề nghị người đứng đầu quan, tổ chức định nâng lương cho người có tên danh sách kèm theo báo cáo Hồ sơ đoàn (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế (mỗi đoàn đoàn vào HS): - Công văn, định việc cử đoàn; - Chương trình, kế hoạch làm việc đoàn; - Biên buổi làm việc; - Bản ghi nhớ (nếu có); - Văn ký kết hợp tác (nếu có); 19 - Báo cáo kết đoàn (hoặc đoàn vào); - Các tài liệu khác liên quan đến đoàn (hoặc đoàn vào) ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình… (nếu có) Phụ lục 05: Mẫu Mục lục văn MỤC LỤC VĂN BẢN Số TT Số, ký hiệu văn Ngày, tháng VB Tác giả VB Tên loại, trích yếu nội dung VB Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 20 Phụ lục 06: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu TÊN ĐƠN VỊ (giao nộp tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/cặp số Số, ký Tiêu đề Thời gian Thời hạn Số tờ hiệu HS hồ sơ bắt đầu - bảo quản kết thúc (1) (2) (3) (4) (5) (6) Ghi (7) Mục lục gồm:… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ:………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: … hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn … hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn ………… , ngày tháng năm 20… Người lập (Chữ ký, họ tên, chức vụ/chức danh) Ghi chú: 21 (1) Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp (2) Ghi số, ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ (3) Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ (4) Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ VD: 01/4/1990 – 31/12/1990 (5) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ (6) Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ (7) Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ Phụ lục 07: Mẫu Biên giao nhận tài liệu TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn Điều 22 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Công văn số… ngày tháng năm 20… Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức; Căn cứ… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…), Chúng gồm: BÊN GIAO (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: Ông (bà)……………………… Chức vụ/chức danh:…………………… BÊN NHẬN (lưu trữ hành quan, tổ chức), đại diện là: Ông (bà):…………………………(đại diện lãnh đạo đơn vị) Chức vụ/chức danh:……………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): 22 - Quy mét giá: … mét Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Biên lập thành hai có giá trị nhau, bên giao giữ bản, bên nhận giữ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Chữ ký họ tên) (Chữ ký họ tên) 23