SKKN: Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ lưu trữ tại cơ quan

Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đầy đủ các văn bản, giấy tờ của từng vấn đề, từng sự việc, từng con người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, của ngành đồng thời có đủ cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể, giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời gian nhằm góp phần cải cách nền hành chính và chống bệnh quan liêu giấy tờ trong giai đoạn hiện nay. Mời quý thầy cô tham khảo sáng kiến “Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ lưu trữ tại cơ quan”.

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG PT DÂN TỘC NỘI TRÚ TỈNH Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN Người thực hiện: NGUYỄN THỊ LÝ Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn: . - Lĩnh vực khác:  Có đính kèm:  Mơ hình  Phần mềm  Phim ảnh Năm học: 2012 - 2013  Hiện vật khác SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGUYỄN THỊ LÝ Ngày tháng năm sinh: 31/10/1971 Nam, nữ: Nữ Địa chỉ: Trường PTDT Nội trú tỉnh – ĐN Điện thoại: 0613 868 367 (CQ) E-mail: lyntdn@gmail.com Chức vụ: Tổ trưởng tổ quản trị đời sống Đơn vị công tác: Trường PTDT Nội trú tỉnh II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chun mơn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân - Năm nhận bằng: 2012 - Chuyên ngành đào tạo: Lưu trữ - Quản trị văn phòng III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm: Văn thư-Lưu trữ - Số năm có kinh nghiệm: 14 - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn sản sinh hoạt động quan, tổ chức hành gồm nhiều thể loại, nhiều quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác hình thành thời gian khác Các văn để tình trạng rời rạc, phân tán gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên cứu để giải công việc hàng ngày quan, tổ chức cho việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài Lập hồ sơ khâu quan trọng, đồng thời khâu lề công tác quản lý hồ sơ lưu trữ Tạo điều kiện giúp cho Hiệu trưởng quản lý tồn cơng việc nhà trường Lập hồ sơ tốt giữ đầy đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ với chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước, ngành đồng thời có đủ sở đắn để giải công việc cụ thể, giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm hay cách làm sáng tạo, tránh thiếu sót trước đây, từ nâng cao chất lượng hiệu cơng tác, tiết kiệm thời gian nhằm góp phần cải cách hành chống bệnh quan liêu giấy tờ giai đoạn Do đó, việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ ngăn nắp, rõ ràng công việc cần thiết hoạt động quan, tổ chức Phạm vi đối tượng nghiên cứu Bất kỳ đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư - lưu trữ Thực tế công tác văn thư – lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan đơn vị, kiến thức chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư – lưu trữ Đối tượng nghiên cứu đề tài hồ sơ hình thành trình hoạt động Trường PT Dân Tộc Nội Trú tỉnh Đồng Nai Nhiệm vụ nghiên cứu: Tham mưu cho lãnh đạo việc lập hồ sơ hành quản lý hồ sơ lưu trữ quan Phương pháp nghiên cứu: Dựa vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, văn hướng dẫn liên quan đến công tác văn thư kinh nghiệm thực tế q trình cơng tác II NỘI DUNG Tổng quan Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực phận phân công - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị giá trị văn bản, tài liệu hồ sơ phải tương đối đồng - Hồ sơ phải hoàn thiện kỹ thuật hình thức theo quy tắc Nhà nước quy định Tất phận, phịng ban trường PTDTNT tỉnh q trình làm việc phải lập hồ sơ cơng việc làm, giữ hồ sơ, tài liệu công việc giải xong thời gian 01 năm, sau thời hạn 01 năm phải chuyển hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ quan Phân tích kỹ hướng dẫn: Để thực tốt công tác lập hồ sơ hành quan cần thực trình tự bước sau đây: 2.1 Lập danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ tài liệu hướng dẫn công tác lập hồ sơ, giúp cho việc phân loại, lập hồ sơ văn bản, tài liệu quan khoa học, chủ động thuận tiện - Tất cán công chức phường phải dự kiến hồ sơ thuộc phần cơng việc cần phải lập năm, cần ý đến cột thời hạn bảo quản loại hồ sơ (thực theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức) Sau nộp cho Hiệu trưởng xem xét phê duyệt Cán Văn thư quan vào danh mục phận để tổng hợp thành danh mục hồ sơ quan 2.2 Mở hồ sơ: Căn vào bảng danh mục hồ sơ phận dự kiến năm Hiệu trưởng phê duyệt, cán bộ, công chức dựa vào danh mục hồ sơ để biết phải lập hồ sơ nào; sau lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ xác định danh mục lên tờ bìa Trong trình giải cơng việc, có việc phát sinh giải lấy thêm bìa ghi tiêu đề lên bìa ghi bổ sung hồ sơ vào danh mục Cách ghi bìa hồ sơ sau: - Đối với tập lưu văn phận văn thư: Việc lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi Ví dụ như: Tập lưu Quyết định năm 2012 Trường PTDT Nội trú tỉnh.v.v… - Đối với lĩnh vực khác: Lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề Ví dụ như: Hồ sơ thi đua khen thưởng năm 2012 Trường PTDT Nội Trú tỉnh.v.v… 2.3 Thu thập, cập nhật văn vào hồ sơ Thu thập văn vào hồ sơ khâu quan trọng, định việc hình thành nên hồ sơ Việc thu thập văn vào hồ sơ phải tiến hành kịp thời, từ phát sinh vấn đề, việc, suốt q trình theo dõi, giải cơng việc công việc kết thúc Khi thu thập văn vào hồ sơ cần lưu ý điểm sau: - Văn thuộc vấn đề đưa vào hồ sơ vấn đề - Văn thuộc hồ sơ giải năm xếp vào năm đó, trừ cơng việc phải giải qua nhiều năm 2.4 Kết thúc biên mục hồ sơ a) Kết thúc hồ sơ - Kiểm tra, bổ sung văn thiếu - Lựa chọn, loại bỏ văn bản, tài liệu khơng có giá trị b) Biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ (còn gọi trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên hồ sơ biên mục bên hồ sơ, với số nội dung cụ thể sau đây: Bước 1: Sắp xếp thứ tự văn nhằm cố định thứ tự văn hồ sơ giúp cho việc tra tìm, quản lý văn hồ sơ thuận tiện - Văn hồ sơ thường xếp theo cách sau đây: + Đối với tập lưu văn phận văn thư: Sắp xếp theo số thứ tự văn (sắp xếp văn từ số nhỏ đến số lớn) + Đối với phận khác: Sắp xếp theo thứ tự giải công việc thời gian văn (sắp xếp văn giải trước sau theo trình tự ngày tháng sớm lên trước, văn có ngày tháng muộn xếp sau) Bước 2: Đánh số tờ văn Sau văn xếp theo thứ tự hợp lý cần đánh số tờ cho toàn văn hồ sơ Số tờ cần ghi rõ ràng, xác; tờ đánh số chữ số Ả rập (1, 2, 3…) vào góc phải phía tờ văn bản; số ghi bút chì đen loại mềm Khi đánh số tờ, cần lưu ý số điểm sau đây: - Hồ sơ dày (khoảng từ cm trở lên) cần chia thành tập (còn gọi đơn vị bảo quản) Văn tập đánh số tờ riêng - Khi đánh số tờ xong, để sót bổ sung thêm số tờ tờ đánh số trùng kèm theo chữ a, b, c, ) - Trường hợp có ảnh kèm bỏ ảnh vào phong bì riêng, đánh số ngồi bì ghi số vào mặt sau ảnh; nều tờ giấy dán nhiều ảnh đánh số tờ văn Bước Lập mục lục văn Mục lục văn thống kê văn có hồ sơ Mục lục văn giúp cho việc tra tìm quản lý văn hồ sơ dễ dàng, thuận lợi Mục lục văn lập cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Cần viết đầy đủ, rõ ràng, xác, khơng viết tắt từ khơng thơng dụng mục lục Bước 4: Viết Chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc (còn gọi Tờ kết thúc) dùng để ghi chép số thông tin cần thiết hồ sơ số lượng tờ, đặc điểm trạng thái vật lý số đặc điểm khác văn hồ sơ nhằm giúp quản lý văn hồ sơ chặt chẽ Bước 5: Viết bìa hồ sơ: Phải ghi đầy đủ thơng tin vào bìa hồ sơ như: Tên quan, đơn vị tổ chức, ghi tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu ngày tháng kế thúc hồ sơ, số lượng tờ, thời hạn bảo quản.v.v… Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài để cố định thứ tự văn bản, tạo điều kiện quản lý bảo quản hồ sơ dễ dàng, không bị mát, thất lạc Yêu cầu việc lập hồ sơ hành - Hồ sơ tài liệu phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan; - Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ; - Tài liệu hồ sơ phải có giá trị; - Văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức; - Hồ sơ phải biên mục đầy đủ xác Phân loại hồ sơ - Hồ sơ nguyên tắc Phải thường xuyên chỉnh lý Có hồ sơ nguyên tắc có đầy đủ tính chất pháp lý hành Có trường hợp văn hết liệu lực Hồ sơ nguyên tắc lập theo vấn đề nghiệp vụ cụ thể số năm cấp tập hợp lại theo: văn pháp quy thuộc hồ sơ tuyển sinh; Các văn pháp quy thuộc hồ sơ hướng dẫn đánh giá xếp loại học sinh; Các văn pháp quy thuộc hồ sơ thi cử, hồ sơ chuyên môn.v.v - Hồ sơ công việc Loại hồ sơ bao gồm văn liên quan vấn đề định hình thành q trình giải cơng việc nhà trường Loại văn bản có văn khởi đầu văn kết thúc, văn phải liên hệ chặt chẽ với theo trình tự thời gian, thể thức, thủ tục có giá trị pháp lý nhà trường - Hồ sơ nhân Đối với hồ sơ CB-GV-CNV hồ sơ học sinh Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Các ban ngành cá nhân quan có trách nhiệm lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định; - Mỗi cán bộ, công chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm (có biên kèm theo); - Thời gian giao nộp, hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Đối với tài liệu Hành chính: sau năm kể từ năm cơng việc kết thúc; + Tài liệu xây dựng bản: Sau ba tháng kể từ cơng trình toán; + Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, cần phải lập biên bản, bên giao giữ (theo mẫu quy định Cục Văn thư lưu trữ nhà nước) * Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Hiệu trưởng nhà trường có trách nhiệm đạo, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ tổ chuyên môn cá nhân; - Các tổ chuyên môn, cá nhân quan, phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan; - Cán Văn thư - Lưu trữ phối hợp với tổ chuyên môn, cá nhân lập hồ sơ hành tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu Các biện pháp khả thi * Việc quản lý hồ sơ phải tuân thủ theo nguyên tắc: Hồ sơ phản phản ánh hoạt động yếu nhà trường qua kỳ đơn cá nhân người Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng nhất, chúng phải có mối liên quan vấn đề hay việc cụ thể Tài liệu hồ sơ phải rõ ràng nguồn gốc, thể thức văn bản, đảm bảo giá trị pháp lý, khơng có giấy tờ giả mạo Hồ sơ lập phải thuận lợi mặt sử dụng bảo quản * Căn vào đặc trưng giống quản lý văn bản: Đặc trưng theo tên gọi: Các văn có tên gọi xếp hồ sơ Đặc trưng theo vấn đề: văn có liên quan đến vấn đề, vụ việc hồ sơ Loại hồ sơ vấn đề phổ biến trường học Đặc trung theo tác giả: Căn vào tên quan, tác giả làm văn để xếp vào hồ sơ Đặc trưng theo quan giao dịch: Theo đặc trưng văn quan hay nhiều vấn đề xếp vào hồ sơ Đặc trưng theo địa lý: Theo đặc trưng văn giấy tờ quan nằm địa phương, khu vực hành tập hợp vào hồ sơ Đặc trưng theo thời gian: Theo đặc trưng văn giấy tờ thời gian định tập hợp vào hờ sơ Do hoạt động nhà trường theo năm học, nên đặc trưng thuận tiện Vì vậy, việc lập hồ sơ phải biết kết hợp đặc trưng với vận dụng đặc trưng linh hoạt, tùy theo yêu cầu công việc phận, đơn vị cá nhân III CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TL LƯU TRỮ Dụng cụ đo độ ẩm + Am kế tóc An kế tóc dụng cu dùng bó tóc, tẩy dầu mỡ, dài khoảng 15-20 cm để làm vật cảm ứng với độ ẩm ( ẩm bó tóc dài ra, khơ bó tóc ngắn lại ) Một đầu treo cố định, đầu nối với kim (và lò so ngược chiều) Cây kim dịch chuyển trước cung cong chia làm trăm phần, đơn vị phần trăm Kim vào vạch độ ẩm tương đối số + Am kế khô-ướt Am kế khô-ướt dụng cụ gồm nhiệt kế giống hệt nhau, để ngun đo nhiệt độ phịng gọi nhiệt kế khơ, bọc vải xô màn, nhúng vào nước gọi nhiệt kế ướt Do tính chất bay liên tục nước, làm cho nhiệt kế ướt luôn lượng nhiệt, nhiệt kế ướt ln thấp nhiệt kế bên khơ Chính khả bay nhiều hay cho biết khơng khí khơ hay ẩm Nếu nhiệt kế bên số nhau, có nghĩa nước khơng có khả bay nữa-khơng khí bão hồ nước, nghĩa điểm sương xuất hiện, sửa có nước tài liệu, hàng hố, máy móc… Để tìm độ ẩm tương đối dụng cụ này, người ta dựa vào hiệu số nhiệt độ bên khô trừ nhiệt độ bên ướt, tra bảng xoay trục máy để thấy Tìm nhiệt độ bên khơ cột đứng bên lề, tìm hiệu số nhiệt độ hàng đầu, giao điểm chúng cho biết độ ẩm tương đối +Máy ôn-ẩm kế liên hợp Chế độ nhiệt độ-độ ẩm cho TLLT Để bảo đảm an toàn cho TLLT người ta cần thiết lập đồng thời chế độ nhiệt độ, độ ẩm kho bảo quản tài liệu sau: LOẠI TÀI LIỆU Tài liệu giấy Tài liệu ảnh đen NHIỆT ĐỘ 20o C± o C 16o C ± 2o C ĐỘ ẨM 50% ± 5% 35% ± 5% Tài liệu ảnh màu Tài liệu microphim Tài liệu ghi âm 5o C ± 2o C 2o C ± 2o C 18o C ± o C 35% ± 5% 35% ± 5% 45% ±5% trắng Các phương pháp chống ẩm - Thơng gió Nếu khơng khí kho ẩm ướt khơng khí ngồi trời, ta cho khơng khí ngồi trời vào thay khơng khí kho Có thể dùng biện pháp thơng gió tự nhiên thơng gió máy Thơng gió dễ thực hiện, phải dựa vào độ ẩm tuyệt đối, có tính tốn đầy đủ, xác, khơng bỏ lỡ thời Lưu ý không làm đọng sương kho - Dùng máy hút ẩm, máy điều hoà khơng khí Đây biện pháp hạ ẩm có hiệu Nguyên tắc chung máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí hạ nhiệt độ mơi trường cục tới mức cần thiết để nước khơng khí đọng lại thành giọt nước, thải nước ngồi kho, làm cho độ ẩm tuyệt đối kho hạ xuống Cấu tạo nguyên lý vận hành: - Dùng chất hút ẩm Vôi sống (CaO) Vôi sống có khả hút nước rấy mạnh Nhưng nhược điểmlà sau no nước chúng biến thành vôi bột gây bụi tạo chất kiềm có hại cho tài liệu Silicagel Thành phần chủ yếu Silicagel chất SiO2, ngồi cịn có chất thị màu (CoCl2.n , n=2-6, cho màu từ xanh sang hồng) chất kết dinh để tạo hạt có hình dạng kích thước khác Silicagei sạch, khơng gây bụi, khơng gây phản ứng hố học nên dùng nhiều hàng hố, thực phẩm, máy móc…chúng sấy khô để tái sử dụng Người ta thường sấy nhiệt độ 130o C Phòng chống nấm mốc -Nấm mốc loài thực vật cấp thấp, khơng thể tự quang hợp để tạo lấy thức ăn, chúng sinh sống cách ký sinh, cộng sinh hoại sinh Cơ thể chúng thường gồm hệ thống sợi nhỏ, nhiều màu sắc Nấm mốc phát triển TLLT chủ yếu loài Aspergilus Penicilin Muốn phát sinh, nấm mốc phải có bào tử Bào tử nấm mốc có nhiều khơng khí Muốn tồn phát triển nấm mốc cần yếu tố chính: thức ăn, nước nhiệt độ thích hợp TLLT (và phương tiện bảo quản như: bìa, cặp hộp, giá , tủ…) thường chứa nhiều hydro cacbon (xenlulo, đường, bột, hồ…) thức ăn phù hợp với chúng, nên việc phòng chống nấm mốc cho TLLT việc làm thường xuyên - phòng nấm mốc, phải không cho bụi bay vào kho, bụi rơi tài liệu Tài liệu trước đưa vào kho phải quét bụi, chống nấm mốc, khử trùng Phải giữ kho luôn sẽ, khô Tài liệu kho phải định kỳ quét bụi, chống nấm mốc, khử trùng Để qt bụi dùng vải xơ mềm, chổi lông… tốt dùng máy hút bụi Máy hút bụi có loại cầm tay, loai di chuyển sàn loại máy công nghiệp - Hạn chế phát triển nấm mốc phải trì chế độ nhiệt độ-độ âm phù hợp với loại hình TLLT Để tiêu diệt nấm mốc phải dùng hoá chất, phải lựa chọn hố chất để khơng làm hư hại thêm TLLT Hóa chất thường dùng có hiệu tài liệu là: PNP (ParaNitroPhenol), Na-PNP (ParaNitroPhenolat Natri), PCP (PentaCloroPhenol)… dùng dạng dung dịch 5%, quét, chải, phun lên phương tiện bảo quản Không nên đưa trực tiếp hố chất vào tài liệu (có thể tẩm dung dịch vào giấy thấm, bọc lấy tài liệu) Phịng chống trùng - Các loại trùng phá hoại TLLT Công trùng thường xuyên gặp phá hoại trang tài liệu đuôi (con nhạy ánh bạc) Ở bìa, hộp, cặp… thường gặp loại sâu non, nhộng trưởng thành loại bọ cánh cứng, bọ cánh phấn Gáy sách, bìa bọc… có hồ thường bị gián nhấm - Để phịng côn trùng kho lưu trữ, người ta thường làm đồng thời với cơng việc phịng nấm mốc (xem phần phịg nấm mốc) - Để diệt trùng, người ta phải dùng hố chất dạng khí, gọi phương pháp xơng khí Các chất khí thừơng dùngcó hiệu kho lưu trữ là: Metyl bromua (CH3Br), Etyl bromua (C2H5Br), Etylen õyt (CH3-O-CH 3), Phocmalin (CHO), Nhôm photphua (AlP, Bêkaphốt) Các hoá chất phải xử lý tủ, phịng kín tuyệt đối, chun dụng gọi tủ khủ trùng, phòng khử trùng Tài liệu lưu thời gian định, để đảm bảo tiêu diệt hồn tồn trùng tài liệu Chống gián dùng băng phiến, long não dùng 666 (C6H6Cl6 HecxaCloBenzen), DDT ( DicloDiphenylTriclohecxan) Phòng chống mối - Nước ta vùng nhiệt đới ẩm, mối loại trùng phát triển mạnh, phá hoại kho tàng, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trư, nên việc chống mối cần coi trọng Ở Việt Nam phát đựoc 61 lồi mối, có lồi quan trọng cơng tác bảo quản lưu trữ là: mối đất mối gỗ khô Mối đất phổ biến Mối gỗ khô tổ nhỏ, số lượng ít, lại làm tổ cao…nhưng lại trực tiêp cơng vào TLLT - Phịng mối đất chủ yếu phát sớm ngăn chặn đường xâm nhập mối Mối đất thường làm đường mui đất để đi, nên dễ phát Tuy nhiên chúng đục thủng lớp vữa tường gạch; đục thủng lớp ximăng sàn bêtông; đục thủng gỗ xà nhà, khn cửa, hịm, giá, tủ để công vào kho tàng, tài liệu Phải phòng mối từ chọ địa điểm xây dựng, phải xử lý đất nền, làm rãnh rải thuốc chống mối, phải xử lý chân tường, chân cột… Các giá, tủ, hòm tài liệu phải kê cách mặt đất 20 cm, cách tường 30 cm, cách trần 80 cm Muốn trừ mối tận gốc, phải tìm tổ mối, phải diệt mối chúa phá tổ chúng Để tìm tổ mối dùng phương pháp phóng xạ đánh dấu (iôd, coban), phương pháp siêu âm…hoặc dùng phương pháp lây truyền, khơng cần tìm tổ mối mà dựa vào đặc tính sinh học chúng (chạm đầu nhau), làm hố nhử đặt thuốc diệt mối để chúng tự chết Thuốc diệt mối thường dùng là: BQG (bảo quản gỗ-thành phần chủ yếu DDT, 666), CM1,CM2 (chống mối-thành phần chủ yếu Asen, thạch tín), crêozot, 666, DDT Phịng chống chuột Chuột lồi động vật gậm nhấm Chúng cắn phá, làm tổ phóng uế vào tài liệu, chúng sinh sản nhanh nên có sức phá hoại lớn Chuột có nhóm chính: Chuột nhà, Chuột đồng chuột rừng Để phòng chuột vào kho, phải che chắn ngả đường vào kho chuột ( cống rãnh, ống thông hơi, cửa vào, đường dây vào kho… Để diệt chuột, người ta thường dùng mèo, bẫy (bẫy lồng, bẫy xập, bẫy rút…) dùng bả: bả thực vật (nhựa xương rồng, hạt củ đậu, hạt thàn mát…) tốt bả hoá chất ( ZnP-Kẽm phốtphua, ZnS-Kẽm sunphua) 8 Phòng chống cháy Cháy nhiều nguyên nhân gây Tuyệt đối không để xẩy cháy kho lưu trữ Muốn xảy đám cháy trì cháy, phải có đồng thời yếu tố: Vật cháy, nhiệt độ tới hạn oxy trì cháy Do muốn khơng để xẩy cháy muốn dập tắt đám cháy, người ta cần làm yếu tố yếu tố tốt Cụ thể là: cách ly vật bị cháy, làm lạnh cục (hạ nhiệt độ đám cháy xuống nhiệt độ cháy) làm ngạt nơi cháy Để phòng cháy phải có nội qui, qui định cụ thể phòng cháy Hạn chế đến mức tối đa khả phát tia lửa kho (dây điện phải dùng dây cáp, ngầm hay bọc kín, ổ cắm phải có nắp đậy, đèn trần phải cóvỏ lưới bảo vệ…) Không mang vật dễ cháy, vật phát tia lửa… vào kho Nên có hệ thống báo cháy tự động (báo nhiệt, báo lửa, báo khói…) để bảo vệ kho Có thể dùng nước, cát, chăn dập lửa, bình bọt… để dập tắt đám cháy ngồi kho Trong kho có tài liệu lưu trữ dùng bình bột, bình têtracloruacacbon (CCl4), bình khí CO2… Một số kho lưu trữ có hệ thống chữa cháy tự động VI YÊU CẦU VỀ TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TLLT Trang thiết bị kho vừa phương tiện bảo quản, vừa phương tiện quản lý tài liệu 1.Bìa hồ sơ Theo định số 42/KHKT ngày 8/6/1992 Cục Lưu trữ nhà nước, ban hành tiêu chuẩn ngành “Mẫu trình bầy bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”- bìa hồ sơ làm loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai, nhẵn khơng nhoè mực (giấy vẽ Việt trì 120mg/m2 tương đương) Kích thước bìa hồ sơ 320 mm X 500 mm Các thành phần bìa hồ sơ trình bày thống tên gọi, kiểu chữ kích thước 2.Cặp đựng tài liệu Theo tiêu chuẩn ngành số TCN 03-1997 (quyết định số 74-QĐ/KHKT ngày 4/8/1997 Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước)- cặp đựng tài liệu có kích thước: chiều dài 340 ± 2mm, chiều rộng 260 mm ± 2mm, chiều dày 100 ± 2mm Vật liệu làm cặp bìa tơng cứng loại tốt, dày 1,5- 2mm 3.Hộp đựng tài liệu Hộp đựng tài liệu sử dụng phổ biến hộp lồng hộp có nắp Hộp có kích thước chiều dài 360 mm, chiều rộng 260 mm, chiều dày 120 mm Vật liệu làm hộp bìa tơng cứng 4.Giá để tài liệu Giá để tài liệu phải bảo đảm chắc, bền, không bị mối mọt… tiết kiệm diện tích kho tàng Giá kho lưu trữ thường dùng giá mặt (giá đơi) Kích thước giá đơi: cao 2m, dài 4m (mỗi khoang 1m), rộng 0,8 m (giá đôi) Giá làm gỗ tốt (gỗ lim) kim loại (sắt, nhôm) Một số kho lưu trữ sử dụng giá di động 5.Tủ đựng tài liệu Tủ đựng hồ sơ thích hợp với việc bảo quản tài liệu quan hành Trong kho lưu trữ có loại tủ đặc biệt để bảo quản loại hình tài liệu đặc biệt: tủ đựng can, tủ bảo quản ảnh theo kích thước, tủ đựng vẽ kỹ thuật, tủ đựng đồ… V PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ Phương pháp xếp tài liệu kho lưu trữ Sắp xếp tài liệu kho lưu trữ tạo điều kiện cho công tác thông kê, kiểm tra, tra tìm tài liệu nhanh chóng Giúp cán lưu trữ nắm địa chỉ, số lượng, chất lượng tài liệu nhằm phục vụ quản lý phục vụ khai thác tài liệu nhanh chóng 1.1.Sắp xếp tài liệu hồ sơ Tài liệu hồ sơ xếp theo phương án chỉnh lý tài liệu, hồ sơ xác lập kết thúc chỉnh lý Tuy nhiên việc xếp tài liệu hố sơ phải tuân theo kỹ thuật bảo quản Hồ sơ phải lấy khổ giấy A4 làm chuẩn, hồ sơ nên dày 2-3 cm Nếu hồ sơ dày, chia thành nhiều đơn vị bảo quản Hồ sơ đóng khơng đóng Nếu hồ sơ có nhiều tờ tài liệu có kích thước nhỏ khổ A4, nên dàn chúng khổ A4, không để hồ sơ chỗ dày, chỗ mỏng Nếu hồ sơ có tờ tài liệu có kích thước lớn khổ A4, gấp lại theo khổ A4 Lưu ý cách gấp tài liệu cho hồ sơ đóng tập hay khơng đóng tập Tài liệu kỹ thuật thường hay phải gấp, phải ý qui định cách gấp vẽ kỹ thuật Tài liệu kỹ thuật lại có cách bảo quản vẽ đặc biệt: đặt nằm phẳng, cuộn tròn, treo tủ chuyên dụng 1.2.Sắp xếp tài liệu lên giá Hồ sơ tài liệu trước xếp lên giá thường đặt cặp ba dây, bó gói, hộp… đánh số thứ tự Tài liệu xếp lên giá theo phông theo thứ tự thời gian nhập kho Nguyên tắc xếp tài liệu lên gía phải: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Người ta thường xếp tài liệu lên giá theo khoang, giá theo nguyên tắc: từ trái qua phải, từ xuống dưới, từ vao (đôi việc xếp tài liệu lưu trữ khác với xếp tài liệu hành) Giá xếp kho lưu trữ xếp hàng hàng đôi, nhung phải xếp xa tường ( để cách ẩm, để chống mối, dễ quét dọn…), phải vuông góc với cửa sổ (để lấy sáng, để thơng gió…) Hệ thống chiếu sáng, hệ thống thơng gió, hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy… phải qua khe giá 1.3.Bảng dẫn nơi để tài liệu Kho lưu trữ có nhiều phơng, nhiều giá cần làm bảng dẫn: bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá Bảng dẫn nơi để tài liệu theo phơng cho biết tài liệu phơng để ngăn nào, giá kho NƠI ĐỂ TÀI LIỆU Tên phông: Số phômg: Mục lục số : Kho: Đ.vị BQ số: Tầng : Giá Phòn g: Ngăn số: số: Bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá cho biết giá có tài liệu phơng nào, đơn vị NƠI ĐỂ TÀI LIỆU Giá Ngăn: số: Phông số: Tên Mục phông: lục số: ĐVBQ: Nhà số: Tầng số: Phòng số: Các bảng dẫn làm bìa cứng, có kích thước xếp theo loại bảng dẫn Khi có xếp lại kho phải làm lại bảng dẫn Các bảng dẫn cho phép ta quản lý số lượng tài liệu, dễ dàng phát tài liệu bị thiếu, bị Chế độ bảo vệ tài liệu kho lưu trữ Mỗi kho lưu trữ phải có chế độ quản lý tài liệu chặt chẽ, thể nội qui, qui định cụ thể…nhằm bảo vệ an toàn kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng tài liệu Nọi dung gồm: -Qui chế vệ sinh, khử trùng: Xác định thời gian lau chùi, quét dọn, làm vệ sinh cặp hộp, giá tủ, tài liệu, kho tàng…;định kỳ luân phiên khử trùng tài liệu có kho… ;tài liệu trước nhập kho phải qua khâu vệ sinh, khử trùng… - Qui chế phịng chống ẩm: có sổ sách theo dõi nhiệt dộ-độ ẩm trong, kho; có sổ sách theo dõi kết hoạt động việc thơng gió, chạy máy hạ ẩm (hoặc tăng ẩm), có sổ sách theo dõi việc bảo dưỡng, sửa chữa máy đo, máy chống ẩm (hoặc tăng ẩm) Phát sửa chữa kịp thời nơi gây ẩm ướt cho tài liệu Có phương án di chuyển tài liệu xẩy ngập, lụt… - Qui chế phịng cháy, chữa cháy: có nội qui, qui định cụ thể việc phịng cháy kho, ngồi kho, phịng sử dụng tài liệu; có phương án chữa cháy phưưong án di chuyển tài liệu, người, đồ đạc… có đám cháy xẩy ra; có sổ sách theo dõi kiểm định, sửa chữa, khả hoạt động dụng cụ báo cháy, chữa cháy; hàng năm phải tập huấn cho toàn thể người quan biết việc chữa cháy phương án chữa cháy; lập đội chữa cháy… - Qui chế kiểm tra: có qui định chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất số lượng, chất lượng tài liệu quản lý kho; có sổ sách theo dõi người vào kho; có nội qui vào kho; có qui định cho người lạ vào kho…; có sổ xuất nhập tài liệu mang tài liệu chỉnh lý phục vụ khai thác sử dụng; quản lý chặt chẽ sổ sách thống kê tài liệu… - Qui chế q trình bảo quản, phục chế tài liệu: phải có biện pháp cụ thể để thực tốt yêu cầu tối ưu cho tài liệu; phải có qui trình, qui phạm thực biện pháp bảo quản, phục chế tài liệu, biện pháp có sử dụng hoá chất để tránh làm hư hỏng thêm cho tài liệu (và cho người); muốn áp dụng tiến kỹ thuật, phải áp dụng thử tài liệu trùng thừa, giá trị có đủ thời gian theo dõi, đánh giá, kết luận… VI KẾT LUẬN - Qua việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ lưu trữ quan giúp cho cán bộ, công chức tập hợp xếp văn bản, tài liệu cách khoa học, tạo điều kiện để giải công việc hàng ngày nhanh chóng, xác, có hiệu - Việc lập hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu quan, tránh tình trạng mát, thất lạc văn bản, tài liệu tạo điều kiện bảo vệ bí Đảng Nhà nước - Việc lập hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp văn bản, tài liệu quan cách khoa học, giữ gìn đầy đủ văn bản, tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, tạo điều kiện để làm tốt cho công tác lưu trữ sau VII NHỮNG KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư-lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư-lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chun nghiệp Kính trình Hội đồng thẩm định xem xét đóng góp ý kiến để đề tài hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ quan Ngày 25 tháng 04 năm 2013 Người thực Nguyễn Thị Lý Phụ lục 1: STT Trích yếu Số, ký Ngày Tác giả hiệuCV tháng CV CV nội dung CV Số tờ Ghi Ngày tháng Người lập năm Phụ lục TỜ KẾT THÚC Trong hồ sơ ngày gồm có:…………………tờ Đánh số: từ……………….đến…………… Mục lục cơng văn có:…………………….tờ Đặc điểm:…………………………………… Ngày… tháng……năm… Người lập Phụ lục TÊN CƠ QUAN:……………………… TÊNĐƠN CƠ QUAN: TÊN VỊ, TỔ CHỨC…………… HỒ SƠ …………………………………………… …………………………………………… Từ ngày…… đến ngày……… ………….tờ Thời hạn bảo quản…………………… Hồ sơ số:……………………………… MỤC LỤC I PHẦN MỞ ĐẦU Trang 01 Lý chọn đề tài Trang 01 Phạm vi đối tượng nghiên cứu Trang 01 Phương pháp nghiên cứu Trang 02 II NỘI DUNG Trang 02 Tổng quan Trang 02 Phân tích kỹ hướng dẫn Trang 03 Yêu cầu việc lập hồ sơ hành Trang 06 Phân loại hồ sơ Trang 06 Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan Trang 06 biện pháp khả thi Trang 07 III CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TLLT Trang 08 VI YÊU CẦU VỀ TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Trang 14 V PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG KHO LT Trang 15 VI KẾT LUẬN Trang 18 VII KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT Trang 19 ... pháp lý nhà trường - Hồ sơ nhân Đối với hồ sơ CB-GV-CNV hồ sơ học sinh Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Các ban ngành cá nhân quan có trách nhiệm lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, ... việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ tổ chuyên môn cá nhân; - Các tổ chuyên môn, cá nhân quan, phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan; - Cán Văn thư - Lưu trữ. .. thực tốt công tác lập hồ sơ hành quan cần thực trình tự bước sau đây: 2.1 Lập danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ tài liệu hướng dẫn công tác lập hồ sơ, giúp cho việc phân loại, lập hồ sơ văn bản,