Giáo trình Nghiệp vụ văn thư

Giáo trình Nghiệp vụ văn thư giúp bạn khái quát những vấn đề chung về công tác văn thư lưu trữ như khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư... Mời các bạn cùng tham khảo.

Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm cơng việc soạn thảo văn bản, quản lý văn … tức làm cơng tác văn thư Như định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) Từ khái niệm ta thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy nhà nước Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: 2.1 Soạn thảo ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in ấn, chụp văn - Ký văn 2.2 Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức - Quản lý văn - Quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.3 Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Bảo quản dấu - Sử dụng dấu Yêu cầu công tác văn thư Trong q trình thực nội dung cơng việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: 3.1 Nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan 3.2 Chính xác - Chính xác nội dung văn bản: + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, phù hợp thực tế, khơng thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật… + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng - Chính xác thể thức văn bản: + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan; Nơi nhận văn Các yếu tố thông tin nêu phải trình bày vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành - Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn + u cầu xác cịn phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư 3.3 Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội 3.4 Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu cơng tác văn thư II Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Ý nghĩa công tác văn thư a Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về mặt nội dung cơng việc xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý b Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật c- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực d- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời, cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khơng đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia khơng hồn chỉnh III- Những u cầu cán văn thư quan Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu lĩnh vực như: - Yêu cầu phẩm chất trị - u cầu chun mơn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư quan ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị Nói chung người cán văn thư phải có phẩm chất trị tốt Cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lịng trung thành Lịng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với thân mình; - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vơ sản tình - Người cán văn thư phải ln ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp nghĩa vụ - Người cán văn thư phải ln ln rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu nghề nghiệp chuyên môn cán văn thư phải thể hai mặt: Lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, biểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chun mơn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn Điều quan trọng đặt học tập lý luận nghiệp vụ trường mà cịn phải có ý thức ln ln học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác; bước hồn thiện thân với hồn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư Không thể nói: người cán văn thư giỏi mà khơng thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể cơng tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Những u cầu khác Tính chất nội dung cơng việc đòi hỏi người cán văn thư quan khơng phải có u cầu bất cư lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, cơng mà cịn địi hỏi phải có u cầu đây: 3.1 Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phịng làm việc khơng để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Nhà nước, bí mật quan 3.2 Tính tỉ mỉ Nội dung cơng việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hoàn chỉnh đến chi tiết nhỏ, không bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Không bỏ sót cơng việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh 3.3 Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt việc phát sai sót cán quan công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu không quy định có đề xuất tổ chức cải tiến cơng việc Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm 3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng khơng tốt đến cơng việc Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng người văn thư làm việc mà cịn nơi có nhiều người đến liên hệ cơng việc xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu khơng trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư 3.5 Tính tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư ln ln phải thể tính tin cậy Do có nhiều cơng việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vì cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm 3.6 Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Nhà nước quan, trước hết quy định quan chế độ bảo vệ bí mật, quy định cơng tác văn thư, lưu trữ v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ chế độ quy định không phép thay đổi quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức khơng có ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, khơng tự ý giải việc ngồi quy định 3.7 Tính tế nhị Cơng việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài lịng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sả kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu khơng khí thoải mái phịng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc Chương VI QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU (Nghị Định số 58/2001/NĐ-CP Ngày 24-8-2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLTBCA-TCCP, ngày 06 – năm 2002 liên Công an ban Tổ chức Cán Chính phủ) I Khái niệm tầm quan trọng dấu Khái niệm: Con dấu thành phần thể thức thể giá trị pháp lý văn vị tí quan hệ thống máy nhà nước Tầm quan dấu Như trình bày trên, dấu thành phần khẳng định giá trị pháp lý văn bản, văn khơng có dấu văn khơng có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành Con dấu thành phần biểu thị vị trí quan hệ thống máy nhà nước, yếu tố quan giúp quan tự nhân danh thực hiẹn hoạt động giao dịch, trao đổi với quan, tổ chức, cá nhân khác Con dấu thành phần quan trọng giúp quan, tổ chức tránh tình trạng giải mạo giấy tờ II Các loại dấu Các quan, tổ chức sử dụng dấu có hình Quốc huy Theo quy định Điều 3, Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quan, tổ chức chức danh nhà nước sau phép sử dụng dấu có hình Quốc huy: - Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội, Văn phịng Quốc hội, đồn Đại biểu Quốc hội Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương - Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ - Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ quan thuộc Chính phủ - Văn phịng Chủ tịch nước - Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân địa phương, Viện Kiểm sát Quân - Tòa án Nhân dân Tối cao, Tòa án Nhân dân địa phương, Tòa tổ chức công dân (xem Chương VI: Quản lý sử dụng dấu giáo trình này) Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký Thủ trưởng người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay - KT, cấp ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung tính chất quan trọng văn bản) Tuyệt đối khơng đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống) Dấu đóng vào văn phải rõ ràng, mẫu mực theo dấu quy định chung Nhà nước Dấu đóng trùm lên phần tư đến phần ba chữ ký phía bên trái Trong số trường hợp cụ thể Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình Hội nghị muốn thể tính hợp pháp văn đóng dấu quan soạn thảo văn vào chỗ tác giả chúng góc trái phía văn (dấu treo) Trong trường hợp văn ban hành văn Khẩn văn Mật thi phải đóng dấu mức độ Khẩn, Mật Dấu Khẩn, Mật trình bày số ký hiệu văn Đăng ký văn Đi Đăng ký văn (hay vào sổ văn đi) công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Hiện việc đăng ký văn thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký sổ đăng ký máy tính 3.1 Đăng ký sổ Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà sử dụng sổ chia thành nhiều phần, phần đăng ký loại văn định + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn bản/ năm nên lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn (loại thường) * Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn bản/ năm lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt) * Sổ đăng ký văn hành thông thường * Sổ đăng ký văn Mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn bản/ năm cần lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị * Sổ đăng ký văn có tên gọi cụ thể * Sổ đăng ký công văn * Sổ đăng ký văn mật Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn Mật phải vào số lượng văn mật quan ban hành hàng năm Nếu văn Mật có số lượng không thiết phải lập sổ riêng Đăng ký văn Về nguyên tắc, tất văn phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, khơng dập xố viết tắt từ thơng dụng, dễ gây nên nhầm lẫn, khó khăn việc tra tìm Chẳng hạn: XMC xố mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng sơng Hồng XĐGN xố đói giảm nghèo Mẫu sổ đăng ký văn quy định sau: Bìa sổ: ………………………(1)…………………… …………………….…(2)…………………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: … (3) Từ ngày …/ …/… đến ngày …/…/ … (4) Từ số: …… đến số: ……(5) Quyển số: …(6) Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thức đăng ký văn vào sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn văn cuối cung sổ (6): Số thứ tự sổ Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Đăng ký bên trong: Trình bày khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm cột mục theo mẫu sau: Số, ký iệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột số 1: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn Cột số 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Nếu sổ dùng đẻ đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi rõ tên loại văn Nếu sổ dùng để đăng ký loại văn chia thành nhiều phần, phần đăng ký loại văn khơng cần ghi loại (Cột phải có kích thước rộng cột khác) Cột số 4: Ghi đầy đủ họ tên người ký văn Cột số 5: Ghi tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn (Ghi giống với phần nơi nhận ghi văn bản) Cột số 6: Ghi tên đơn vị nhân nhận lưu Cột số 7: Ghi số lượng văn phát hành Cột số 8: Ghi điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, …) Đối với văn “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải đăng ký bảo quản riêng, theo quy định chế độ bảo mật Nhà nước ban hành Có thể dùng số trang sổ đăng ký văn để đăng ký văn có đóng dấu “Mật” Trường hợp quan có số lượng văn “Mật” đăng ký vào sổ chung với loại văn khác trang sau cùng, phải ghi rõ cột ghi dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra bảo quản riêng theo quy chế bí mật Nhà nước Mẫu sổ đăng ký văn Mật giống sổ đăng ký văn có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” Mẫu sổ đăng ký văn Mật sau: Số, ý hiệu Ngày tháng văn văn Tên loại trích yếu nội dung văn Mức độ Mật Người ký Đơn vị, người nhận Nơi nhận văn bản lưu Số lượng Ghi 3.2 Đăng ký văn máy vi tính Việc đăng ký quản lý văn máy vi tính thực theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin văn thư lưu trữ Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 4.1 Nguyên tắc chung Tất văn quan làm gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: xác, đối tượng kịp thời Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ thời gian, gây ách tắc xử lý, giải công việc, làm giảm hiệu lực hiệu văn ban hành Để nguyên tắc xác, đối tượng kịp thời thực có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn phải vào yêu cầu cụ thể việc theo quy định quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan mà định việc gửi gửi văn Căn vào định người ký văn vào đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót đơn vị cá nhân phải gửi văn Việc chuyển phát văn thực theo trình tự sau đây: 4.2 Làm thủ tục phát hành văn 4.2.1 Lựa chọn trình bày bì Văn quan trước chuyển cho đối tượng có liên quan phải để bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn phải làm giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên Bì văn nên in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu loại bì quy định sau: + Loại 307x220mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng nguyên khổ giấy + Loại 220x158mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 02 phần + Loại 220x109mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 03 phần + Loại 158x115mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp phần Ngồi bì phải ghi rõ ràng xác tên quan gửi, tên địa quan hay người nhận, số ký hiệu văn bản, số lượng văn (nếu có) để chuyển nhanh chóng, xác đến người nhận, tránh nhầm lẫn xảy Mẫu bì minh họa sau: (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2) ĐT: ……… Fax: ………… (3) E-Mail: ……………Website: ……….(4) Số: (5) Số: ………………….(5) Kính gửi: (6) ………………………………… ………………………………… (7) ………………………………… Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có) Đối với văn có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng văn Vị trí đóng dấu ký hiệu chỗ ghi số ký hiệu văn mực dấu đỏ Ví dụ: (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2) ĐT: ……… Fax: ………… (3) E-Mail: ……………Website: ……….(4) Số: ………………….(5) KHẨN Kính gửi: (7) …………………………………(6) ………………………………… ………………………………… * Đối với văn “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấy nội dung văn bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc Khi chuyển giao văn Mật, phải làm bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu mức độ Mật Nếu văn gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu: “Chỉ người có tên bóc bì” + Bì ngồi: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức độ mật số ký hiệu văn A Dấu ký hiệu mức độ Tuyệt Mật B Dấu ký hiệu mức độ Tối mật C Dấu ký hiệu mức độ Mật Ví dụ: (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2) ĐT: ……… Fax: ………… (3) E-Mail: ……………Website: ……….(4) Số: ………………….(5) A A Kính gửi: (7) …………………………………(6) ………………………………… ………………………………… b Vào bì dán bì: Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc 4.2.2 Chuyển phát văn a Chuyển phát trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan cách thức tổ chức chuyển giao, quan định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để làm số chuyển giao + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn tập trung thực phận văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ sau: - Tờ bìa: Ghi thơng tin giống sổ Đăng ký thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI” - Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi Cách ghi cột sổ: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn chuyển giao ngày phải ghi ngày Ngày 10, tháng phải thêm số “0” phía trước Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 3: Ghi tên quan, tổ chức, nhân nhận văn Cột số 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột số 5: Ghi điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với quan có số lương văn sử dụng sổ Đăng ký văn để chuyển giao văn Mẫu sổ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận văn Ký nhận Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi văn phải ký nhận vào sổ để giúp cán văn thư theo dõi việc chuyển giao văn thuận lợi, tránh tình trạng mác, thất lạc tài liệu b Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn quan, tổ chức chuyển giao trực tiếp đến quan, tổ chức khác phải đăng ký sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn nội quan: c Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua đường bưu điện phải lập sổ chuyển giao Mẫu sổ sau: - Tờ bìa: Ghi thơng tin giống sổ Đăng ký văn thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” - Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu bưu điện Ghi Hướng dẫn cách ghi cột Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi) Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn Cột 4: Ghi số lượng bì văn Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện Cột 6: Ghi dấu hiệu thơng tin khác ngồi yếu tố ghi cột d Chuyển phát văn qua máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng sau phải gửi văn cho quan nhận văn Việc chuyển văn máy fax qua mạng tiến hành thủ tục chuyển giao văn khác e Chuyển phát văn mật Trong trường hợp giao nhận văn Mật người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản …đều phải vào sổ có ký nhận bên giao, bên nhận 4.2.3 Theo dõi việc chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần gửi kèm Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Mẫu Phiếu gửi sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: …/PG-…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …… , ngày … tháng … năm … PHIẾU GỬI Kính gửi: …………………………………………………………… Nội dung: …………………………………………………………… Người nhận ký ngày Thẩm quyền ký … / …/ … Họ tên - Đối với văn có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thất lạc, mác - Đối với văn gửi lý (Khơng có người nhận quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị soạn thảo văn đồng thời ghi vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra - Trường hợp phát văn bị thất lạc phải kịp thời báo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải Lưu văn Mỗi văn quan làm để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau phát hành phải giữ lại hai để lưu, lưu đơn vị cá nhân soạn thảo văn bản, lưu văn thư quan Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Cách xếp sau: - Những văn đánh số, đăng ký chung xếp chung thành tập (một hồ sơ) Ví dụ: - Tập văn công ty X quý I năm 2004, - Tập văn UBND quận Y tháng năm 2004 …………………………………………………… - Văn đánh số riêng theo loại xếp theo tên loại cụ thể Ví dụ: - Tập Nghị định Chính phủ năm 2004 - Tập Quyết định UBND quận Hải Châu năm 2004 - Văn đánh số theo nhóm xếp riêng theo nhóm Ví dụ: năm 2004 Tập Quyết định, Chỉ thị UBND thành phố Đà Nẵng Các lưu văn sản phẩm quan trực tiếp làm ra, phận văn thư quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn lưu để phục vụ yêu cầu hoạt tra cứu quan cần thiết Các quan cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ lưu Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan Mẫu sổ “SỬ DỤNG BẢN LƯU” sau: - Tờ bìa: Trình bày giống tờ bìa sổ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN tên sổ thay bằng: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU - Phần đăng ký sử dụng lưu: Được trình bày khổ giấy A3 gồm cột theo mẫu: gày Họ tên người sử dụng Số, ký hiệu, ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Hồ sơ số Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi Hướng dẫn đăng ký: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu Cột số 2: Họ tên, đơn vị người sử dụng lưu (Nếu người sử dụng lưu người ngồi quan phải ghi đầy đủ họ tên, địa người sử dụng) Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm văn đưa phục vụ sử dụng Cột số 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột số 5: Ghi số, ký hiệu hồ sơ (Tập lưu văn đi) bảo quản văn đưa khai thác sử dụng Cột số 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả lưu Cột số 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột số 9: Ghi thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn thời hạn cho phép … ) Chương II TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tuỳ theo cương vị khả năng, người quan tham gia vào nội dung định Để cho tất việc thực hiện, cần phải có phân cơng trách nhiệm rõ ràng I Trách nhiệm Thủ trưởng quan Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng tốt, trước hết thuộc trách nhiệm Thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, Thủ trưởng quan giao cho Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành (ở quan khơng có Văn phịng) tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm Những nhiệm vụ cụ thể - Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan - Thủ trưởng quan giao cho cán cấp giải văn cần thiết phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn - Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Thủ trưởng quan giao cho cấp phó ký thay văn mà theo quy định phải ký văn thuộc phạm vi lĩnh vực cơng tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành quan) ký thừa lệnh văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan mà thủ trưởng quan làm số việc cụ thể khác như: xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc II- Trách nhiệm Chánh văn phòng trưởng phòng Hành Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo cầu Thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gởi - Tổ chức việc đánh máy văn - Trong điều kiện cụ thể, thủ trưởng giao làm số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách - Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạnh III- Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan tồn cơng tác văn thư đơn vị người trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra công chức, viên chức đơn vị thực hịên tốt nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu đơn vị Cụ thể là: - Tổ chức giải văn đến thuộc phạm vi đơn vị - Tổ chức soạn thảo văn phạm vi đơn vị - Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ quan phạm vi đơn vị - Thực số nhiệm vụ khác Thủ trưởng giao IV-Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung Tất cơng chức quan nói chung phải thực đầy đủ nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc Cụ thể là: - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu Thủ trưởng - Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm - Lập hồ sơ cơng việc làm nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định quan - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn - Thực nghiêm túc quy định cụ thể chế độ công tác văn thư quan V- Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan Tại khoản 2, Điều 29 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định trách nhiệm văn thư quan sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyến xem xét, phê duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn (Kể dấu Khẩn, Mật) - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn - Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành đơn đốc, nhắc nhở, kiểm tra cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quản lý sổ sách sở liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ tục cấp Giấy Giới thiệu, Giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức - Bảo quản, sử dụng loại dấu quan Ngoài cơng việc nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị cấp công tác lưu trữ quan công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc ... nghề nghiệp chuyên môn cán văn thư phải thể hai mặt: Lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, biểu nội dung nghiệp. .. cao hiệu công tác văn thư II Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu... ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ ? ?Văn? ?? có nghĩa văn tự, ? ?thư? ?? có nghĩa thư tịch Theo quan