HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUOC GIA KHOA VĂN BẢN VÀ CƠNG NGHỆ HÀNH CHÍNH
CIAO TRINH
HANH CHINH VAN PHONG TRONG CO QUAN NHA NUGC
Trang 3M6é déu
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc
quần lý hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức Xây dựng văn
phòng mạnh là yếu tố rất quan trong dé giúp cơ quan, tổ
chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo Chính vì vậy
việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức cần được quan tâm đặc biệt Tuy _ nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức cịn có nhận thức chưa thật : đúng đấn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, - chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phịng, chỉ đạo cơng tác và tạo điều
kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc Thêm nữa, nhiều
cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phịng, do đồ còn lúng túng, thiếu khoa học trong thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình Việc am hiểu, tỉnh thông và áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành
chính văn phịng sẽ giúp các cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, ổ định, tập trung vào hiện đại trong hoạt động cơng
vụ của mình Do đó, việc đưa mơn học về nghiệp vụ hành
chính văn phịng vào chương trình đại học hành \ chính là hết sức cần thiết
Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong
phú, bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan
Trang 4đến các hoạt động quản trị công sở ; công tác văn thư và lưu
trữ Sự am hiểm tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ
thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng
để tiến hành có hiệu quả hoạt động công vụ
Về tổng thể, những vấn để nghiệp vụ và kỹ thuật hành
chính văn phịng được giải quyết ra sao và có ảnh hưởng trực tiếp như thế nào tới hiệu quả của công tác điểu hành và quản lý của các cơ quan, tổ chức-? Để giải quyết những vấn đề đó, cần lưu ý các yếu tố cơ bản sau đây có liên quan đến
nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính :
- Tổ chức lao động thực hiện nghiệp vụ hành chính văn
phịng ; nghiên cứu và áp dụng mơ hình tổ chức tối ưu đối với cơ quan, tổ chức ;
- Pháp chế trong nghiệp vụ hành chính văn phòng ;
- Phương pháp tổ chức các hoạt động, bố trí sắp xếp các công việc trong công sở và sử dụng các phương tiện làm việc
trong cơ quan ;
- Phương pháp kiểm tra, điểu hành các hoạt động của cấp dưới ; quy trình và kỹ thuật tiến hành hội họp ; v.v
- Công tác hậu cần ;
- Kỹ thuật thu thập, xử lý thông tin ; kỹ thuật chế tác văn
bản, tổ chức bảo quản và sử dụng văn bản ;
- Kỹ thuật giao tiếp ; ,
- Dao tạo và không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ
công chức văn phòng ;
Các hoạt động nêu trên có thể mang tính chất tổ chức (tổ
chức hội họp, tiếp khách, đi cơng tác ), hoặc mang tính
“nghiệp vụ văn thu" ("ban giấy") thuần túy Chúng không
diễn ra một cách biệt lập, mà có thể đan xen và ln ln có
Trang 5mang tính lý thuyết và áp dụng thuần thục các kỹ năng liên quan đến những hoạt động, đó là điều kiện tiên quyết đảm
bảo cho hoạt động có hiệu quả của các cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng để có được quan niệm đúng đắn về nhiệm vụ của văn phòng, nhất là nhiệm vụ của công chức lãnh đạo và chuyên viên trong văn phịng, từ đó có định hướng đúng
trong việc tuyển chọn, đào tạo và bểi dưỡng công chức văn phòng Tuy nhiên, những vấn để liên quan đến công tác nhân sự, hoạt động quản trị hậu cần, đặc biệt là kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quần lý có tính chất chun
mơn đặc biệt, do đó sẽ không được xem xét trong phạm vi của môn học này, mà là nhiệm vụ của các môn học khác,
riêng biệt như "Quản trị công sở" và "Kỹ thuật xây dung va
ban hành uăn bản quản lý hành chính nhà nước" l
Như vậy mục tiêu của môn học là cung cấp cho học viên
những kiến thức lý luận ed bản về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng ; những cơ sở lý luận và kỹ năng thực tế tiến hành một số hoạt động nghiệp vụ hành chính văn phịng như : đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, tổ chức hội
họp, thực hiện công tác hậu cần, tiến hành giao tiếp hành
chính, công tác văn thư (trừ xây dựng và ban hành văn bản)
và công tác lưu trữ
Là một bộ phận của hành chính học, mơn học "Hành chính uăn phịng trong cơ quan nhà nước" không tôn tại một cánh biệt lập, mà có liên quan chặt chẽ với nhiều môn học
khác Chính vì vậy, nội dung của cơng trình được viết trên cơ sở nghiên cứu những thành tựu lý luận và thực tiễn chung
của hành chính học từ quan điểm phương pháp luận Mác - xít và căn cứ vào đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà
nước Và cũng do đó, để hiểu và nắm vững những kiến thức
của môn học, sinh viên không chỉ giới hạn bởi hệ thống
Trang 6những khái niệm thudn tuy thudc linh vuc hanh chinh van - phòng, mà còn phải vận dụng những tri thức thuộc các mơn học khác có liên quan, đặc biệt là những kiến thức về luật hành chính, về quản trị cơ sở, quản trị nhân sự, kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước,
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, v.v
Hiện đại hóa nền chính trị quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nước được coi là một trong những chủ trương _ của Nhà nước ta trong công cuộc cải cách nền hành chính
quốc gia Dé thực hiện tốt chủ trương này, chúng ta không
thể không ngừng cải tiến và.hoàn thiện boạt động hành
chính văn phịng, nghiên cứu thấu đáo và tìm kiếm những _ giải pháp tối ưu đối với nội dung và kỹ thuật tiến hành
những nghiệp vụ hành chính văn phịng Đó là hoạt động đòi
hổi sự quan tâm không những chỉ của các cơ quan, tổ chức
chức năng có thẩm quyền, của các nhà chuyên môn, mà còn
là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức đang thực thi cơng vụ
có liên quan đến nghiệp vụ hành chính văn phịng, và đồ
Trang 7Chương I
VAN PHONG VA CONG TAC VAN PHONG
I - TONG QUAN VỀ VAN-PHONG
1 Khai niém vé vin phong
Œ : Khái niệm "văn phịng" có thể bao gồm các nội dung sau đây :
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của
lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mơ lớn
thì thành lập văn phịng, những cơ quan nhỏ thì có phịng hành
chính :
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ
quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ
quan, đơn vị đó
Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc, v.v
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó điễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công
tác văn thư :
Các cách hiểu nêu trên về "văn phòng" phản ánh nhận thức
của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời
kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ nhất
9
Trang 8dinh Trong hoạt động quản lý hành chính cần có sự đánh giá toàn diện, đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn ra tại bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một khái niệm
thống nhất nhầm xây dựng tổ chức và điều hành cơng việc của
nó ngày càng có hiệu quả hơn
Xét từ giác độ hệ thống, cơng tác văn phịng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quan lý,
sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin vẻ những lĩnh vực chính
trị, kinh tế, xã hội, hành chính, mơi trường, v.v theo các
phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức Đó là một trong những nội
dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng Đầu ra là
các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông
tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo
yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và
trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ
chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới mục tiêu mong đợi
Để thực hiện các tác nghiệp nêu trên cần có những điều kiện
nhất định cần và đủ Về phương diện tổ chức bộ máy văn phòng phải được kiến tạo thích hợp Đối với cơ quan, tổ chức có quy
mơ lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phịng cần có đủ các bộ
phận với một biên chế nhân viên cân thiết để thực thi mọi hoạt
động của văn phòng một các độc lập nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho sự vận hành chung của cơ quan, tổ chức Còn đối với cơ quan, tổ chức có quy mơ nhỏ với nội dung hoạt động có
tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phịng có thể gọn nhẹ với một một biên chế tối thiểu, vừa đủ, trong đó mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn sao đáp ứng
Trang 9được những yêu cầu hoạt động: của cơ quan, tổ chức Thậm chí,
trong nhiều trường hợp khơng-có tổ chức văn phịng mà chỉ có các hoạt động văn phòng được thực hiện bởi các đơn vị chức
năng khác nhau, hoặc các nhân viên thuộc các đơn vị khác nhau
trong cơ quan, tổ chức, ("văn phòng ảo") Cũng về phương điện
này, công tác cần bộ đảm bảo cho sự vận hành của các công tác
văn phịng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nhân viên văn phòng
phải là những người có đủ phẩm chất và kiến thức nghiệp vụ nhất định, đáp ứng được những đồi hỏi ngày càng cao của cơng tác văn phịng Mặt khác, văn phòng phải có địa điểm hoạt
động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ tầng cu
thể như nhà xưởng, phương tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác tương ứng với quy mô tổ chức, nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức để đảm bảo vận hành công việc thuận lợi
Ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất
hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị, con người v.v phục
vụ cho hoạt động đạt tới mục tiêu của chính nó góp phần đắc lực
vào quá trình vận hành đạt tới những mục tiêu chung của tồn
cơ quan, tổ chức Cịn ở trạng thái động, văn phịng bao gồm
tồn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào
đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhìn chung cơng tác văn phòng bao gồm những công việc liên quan đến tổ chức, quản lý các thông
tin, giấy tờ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý
các thông tin phục vụ cho lãnh đạo Tuy nhiên, hoạt động đó điễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn phòng , mà
còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải
quyết xong cơng việc
Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều
Trang 10hành của lãnh dao, đông thời đảm bảo các điêu kiện vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó
Cs 2 Chức năng cua vin phỏng '
, 4
2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến
hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất
tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Như vậy, " tham mưu" bao hàm nội dung tham vấn, còn " tổng hợp" là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho
hoạt động quản lý Việc tách bạch hai nội dung trên đây là
không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thể thực hiện
được hoặc dẫn tới việc phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra
quyết định quản lý Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
mình, mà cịn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thơng thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng Hoạt động
này mang tính chất tham vấn và chuyên môn sâu nhằm giúp
lãnh đạo lựa trọn quyết định tối ưu Mặt khác, kết quá tham vấn °
xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thơng tin
đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng
hợp là để tham mưu
2.2 Chức năng hậu cần
Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết
bị, tài chính, v.v là một trong những yếu tố quan trọng đảm
Trang 11bảo vận hành bình thường cơng việc của mọi cơ quan, tổ chức Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng
được bé sung dé cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Nguyên
tắc hoạt động này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho
với chỉ phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất 3 Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng
cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau :
— Xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan và đôn đốc
thực hiện chương trình đó ; bố trí ; sắp xếp chương trình làm việc
hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan ;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ
đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan ; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự
chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng :
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ
quan ban hành ;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan ;
tổ chức theo đối việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó ;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức -
trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với
nhân đân nói chung ;
Trang 12- Lap ké hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáơ kế tốn, cân đối hàng quý, hàng năm ; chỉ trả tiền lương, tiền thưởng, chỉ tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ - trưởng ;
- Mua sắm trang thiết bị ; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý
cơ sơ vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan ; báo
_ đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan - Tổ chức và thực hiện cồng tác y tế, bảo vệ sức khỏe ; bảo vệ
trật tự, an toàn cơ quan ; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi
khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa-
học và văn minh ;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cơng
chức trong văn phịng, từng bước hiện đại hóa cơng tác hành
- chính - văn phòng ; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng
cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi
cần thiết
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Thủ trưởng văn
phịng (chánh, phó văn phịng) phải để cao trách nhiệm quản lý
trong văn phòng và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan Tuy nhiên, đối với một số vấn để quan trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình cơng tác, báo cáo tình hình
thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng, thành lập hoặc giải thể
các bộ phận thuộc văn phòng, quy hoạch cán bộ, cơng chức văn
phịng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.V nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách Chánh văn phòng là người điều hành
chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ cơng tác văn phịng ; chỉ đạo rnột số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác, hoàn chỉnh các dự thảo văn bản quan trọng, công tác cơ yếu, v.v Có thể có hai chánh văn
Trang 13phòng ; một phụ trách tổng hợp, người kia phụ trách hành chính - quan tri
-
Hiệu qua cha cơng tác văn phịng có ý nghĩa quan trọng,
nhiều khi có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ : văn phịng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ khơng đáng có, tập trung vào
những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc
khoa học và có kết quả hơn ; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ,
thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ
chức ; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ
pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương ; giữ được vai trò là đầu
mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung
II - TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG
1 Khái niệm về tổ chức lao động văn phòng
Tổ chức tốt hoạt động văn phòng sẽ phát huy được trình độ,
năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được quan
hệ giữa cơ quan, tổ chức và cơng chức, nhân viên Có thể ví văn
phịng là "bộ nhớ" của lãnh đạo, là "tai mắt".của cơ quan, tổ _ chức, do đó tính nể nếp, kỷ cương, khoa học của hoạt động văn
phòng sẽ là những tiền dé quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu
quả cao Do đó tổ chức lao động công tác hành chính văn phịng
cịn có tác động trực tiếp tới tổ chức lao động hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức
Tổ chức lao động trong cơ quan hành chính nói chung là q
trình nghiên cứu và áp dụng những kiến thức khoa học, nguyên
Trang 14với lao động cho hiệu suất cao, hợp lý hóa lao động hành chính
Tổ chức lao động là biện pháp chủ yếu để hoàn thiện và cải tiến
công vụ Đây là một công việc phải được tiến hành thường
xuyên, năng động và sáng tạo
Công tác tổ chức lao động hãnh chính văn phịng cũng khơng nằm ngoài những yêu cầu chung vẻ tổ chức lao động trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng phải hướng tới những nội dung công tác sau đây :
- Thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ
chun mơn hành chính cho cán bộ, công chức ;
- Nghiên cứu, đánh giá các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng
của cán bộ, công chức ;
- Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo, nâng
cao tỉnh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hòa quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của tồn cơ quan nói chung ;
- Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch
trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò, chức nang của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều
hành và thực thi công vụ ;
- Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc ;
- Làm tốt và ln ln hồn thiện, đổi mới công tác văn thư -
lưu trữ
Để giải quyết những vấn để đó, cần quan tâm xây dựng các
quy chế, quy định về phân công công tác, phân loại hao phí thời gian lao động, dịnh mức lao động, cách thức tổ chức chỗ làm
Trang 15việc và điểu kiện lao động, quy trình xây dựng và quản lý
văn bản ,
Có thể thấy : “Thực chất của việc tổ chức lao-động trong cơ quan hành chính là nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhầm tạo điều kiện cho cán bộ các
cơ quan hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian
ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà nước được
đảm bảo và không ngừng nâng cao Trong nội dung này, vấn đề
đặt ra là làm thế nào để các biện pháp tổ chức điều hành công
việc trong cơ quan phù hợp với thực tế, với quy luật chung của
sự phát triển kinh tế - xã hội, với trình độ kỹ thuật và trình độ cán bộ hiện có Từ đó mà phát huy được tiềm năng vật chất và tính thần trong cơ quan để làm tốt hơn công việc được giao Tất
nhiên, đây là một vấn đề không đơn giản, mà khá phức tạp, liên
quan đến nhiều vấn để khác của bộ máy quản lý nhà nước, ví dụ
như vấn để cơ chế quản lý, trang thiết bị, trình độ cán bộ, v.v
Các biện pháp tổ chức hoạt động trong cơ quan hành chính
rất đa đạng vì các yếu tố liên quan đến nó giữa các cơ quan
không bao giờ giống nhau Thêm nữa, những yếu tố lại thường
xuyên biến động Chính vì lẽ đó, việc nghiên cứu để tổ chức lao
động một cách khoa học trong các cơ quan phải được đặt ra
thường xuyên và phải hết sức nặng động, không máy móc" ® 2 Ý nghĩa của việc tổ chức 1ao động văn phòng
2.1 Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức
Sự tồn tại và phát triển của 'mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí của cơ quan, tổ chức trong hệ thống các chủ thể quản
lý Chẳng hạn như địa điểm đóng trụ sở, địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng, đối thủ cạnh tranh, v.v
a T +
Trang 16Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác
văn phòng, mà trước hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thơng tin để có thể có được những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo đối với cơ
quan, tổ chức Một khi những cơng việc đó được tính tốn kỹ
lưỡng và thực hiện đầy đủ, có khoa học sẽ là cơ sở vững chắc
cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức
2.2 Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức
Mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được quyết định bởi lợi thế về thông tin Nhưng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân giao trách
nhiệm, lề lối và phương pháp làm việc, cũng như trình độ
chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng Bởi vậy tổ chức
khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt được thời gian lãng:
phí và những ách tắc trong xử lý và lưu chuyển thông tin Vấn dé không phải là xác định có bao nhiêu bộ phận, bao nhiêu nhân viên thì đủ, mà vấn đề là hợp lý hóa tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức được phân định rõ ràng Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức Đó là những quy định vẻ lẻ lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận Chúng khẳng
định những nguyên tắc tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ
công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với
nhau, v.v Nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu dẫn tới sự
vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành chung
thì những mục tiêu đặt ra khó đạt được với hiệu quả cao
2.3 Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực
Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dưới nhiều dạng
như nhân lực, vật lực và trí lực Các nguồn lực đó chỉ có thể
Trang 17được huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phương thức tác động và vận hành chúng một cách khoa
học Trước hết yếu tố con người là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Yếu tố này phải là một khối
thống nhất về hành động, là sự tổng hòa, phối hợp thuần thục
những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau Hơn thế nữa, sự
đồng tâm, đồng chí hướng, hịa đồng về tâm tư, tình cảm,
thương yêu giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều
kiện quan trọng để đi tới những mục tiêu chung Chính vì thế, cần tiếp cận yếu tố con người một cách khoa học, từ mọi góc độ, khơng phiến diện Con người luôn hướng tới việc hợp lý hóa những hoạt động của mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả nhất Sự nhận thức thế giới khách quan ngày một sâu sắc hơn, những thiết bị ngày một
hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối
ưu hóa những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực Tuy
nhiên, nếu không biết kết hợp: một cách khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật, đạo lý và truyền thống, các nguồn lực có
thể sẽ khơng được huy động và sử dụng thành công nhằm đạt
những mục tiêu đã định ,
2.4 Thực hiện tiết kiệm chỉ phí cho cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần
đến những chi phí đáng kể cho những tác nghiệp quản lý văn
phịng mang tính gián tiếp Những chi phí hành chính - văn
phịng có thể chiếm khoảng 5 - 10% tổng chi phí cho hoạt động chung và sẽ được tính vào giá thành của sản phẩm Việc giảm
bớt khoản chỉ phí này là hết sức cần thiết và việc đó hồn tồn có thể thực hiện được một khi công tác văn phòng (và hoặc nói
chung) được kiện tồn và tối ưu hóa trên những cơ sở khoa học nhất định
Trang 182.5 Nang cao ndng sudt lao động của cơ quan, tổ chức Năng suất lao động chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Những yếu tố đó liên quan đến tổ chức bộ mấy, cơ cấu và các nguyên tắc vận hành bộ máy đó, những yếu tố con người và vật chất phục vụ sự vận hành, v.v Các yếu tố nếu được tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu
suất lao động của mỗi cơ quan, tổ chức Thí dụ, tâm lý lao động là một.trong những tiền đề quan trọng để tiến hành có hiệu quả các hoạt động Trong điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, hòa hợp con người sẽ phát huy hết được những khả năng sáng tạo, những thế mạnh của mình Chính vì vậy, văn phòng cần tham mưu xây dựng và thực hiện một quy chế hoạt động dân chủ,
khuyến khích người lao động về tỉnh thần cũng như vật chất, Vv
II - THONG TIN
1 Khai niém vé thông tin trong quan ly hanh chinh
Thơng tin có vai trị vơ cùng quan trọng và to lớn trong việc
bảo đảm sự thống nhất hoạt động của các cơ quan, đơn vị Từ
góc độ thơng tin học, q trình hoạt động quản lý thực chất là
quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý (các cơ quan
lãnh đạo, quản lý và các nhà chức trách, lãnh đạo và quản lý các
cấp) với các đối tượng bị quản lý, khi đó các chủ thể quản lý
, nhận các thông tin báo cáo phản ánh tình hình hoạt động của các đối tượng bị quản lý ; ngược lại, các đối tượng bị quản lý được nhận các tài liệu thông tin của các chủ thể quản lý, trong đó chứa đựng những nội dung là các tác động quản lý
Từ những giác độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, thơng
tin có thể có những nội hàm khơng giống nhau Thí dụ, " thơng tin” có thể được hiểu là : ,
Trang 19Những tin tức được thông báo ;
- Sự báo cho biết những tin.tức và những sự kiện, những hoạt động nào đố đang xảy ra ;
- Điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ
nào đó, thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu, v.v
- Tri thức do con người thu nhận được từ thế giới xung quanh và tích lũy được qua kinh nghiệm sống của bản thân ;`
- Nội dung của thế giới bên ngoài được thể hiện trong sự
nhận thức của con người ; :
- Sự giải thích, trình bày một sự truyền đạt, thông báo mà con người thực hiện để đối tượng nhận thức hiểu được mình, đó là những tin tức, những dữ liệu ;
- Những tin tức được tiếp nhận và cần cho sự phân tích các
tình huống cụ thể, tạo ra khả năng đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất hiện và phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết
định thích hợp, tối ưu cho quá trình quản lý ;
- Tất cả những gì có thể mang lại cho con người hiểu biết
đúng đắn và đầy đủ vé đối tượng mà họ quan tâm tới vì những `
nguyên nhân và mục đích nào đó ; SS
- Tập hợp các dữ liệu có liên hệ với nhau, hoạt động để
hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra là các sản phẩm thông tin trong một quá: trình xử lý có tổ chức v.v
Dé không làm cho vấn đẻ phức tạp thêm, đồng thời nhằm
phục vụ cho những kiến giải vẻ những nội dung khác của nghiệp
vụ hành chính văn phịng, có thể tổng hợp từ những quan điểm
và cách diễn giải nêu trên và đưa ra một khái niệm có tính chất
công việc về thông tin như sau :
Trang 20Thông tin trong hoạt động quản lý tập hợp tất cá - ic thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động ‹ n lý và
môi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt dong qu: y dé, vé
những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và , - trường
xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các ,ấu tố vật tạ °
chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý Thông tin cần thiết, phù hợp và chính xác cân được cung cấp đầy đủ cho quá trình nghiên cứu ra quyết định nhằm tạo ra cho các quyết định quản lý nhà nước có căn cứ khoa học và tính khả thi cao Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thơng
tin pháp lý chiếm một vị trí đặt biệt bên cạnh những thông tin -_ phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hội _ Thông tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động theo
đúng pháp luật hiện hành, cịn thơng tín thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên với các nhu cầu xã hội, với đời sống chính trị - kinh tế của đất nước Hai hoạt động thơng tin này có quan hệ chặt chẽ với nhau
Thông tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liên với hiệu quả quản lý, cho thấy được năng lực, tính khoa học trong thực
tiễn Mặt khác, thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của người quản
lý, là nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, xã hội
cũng như từng con người, từng tế bào của xã hội
Thông tin trong hoạt động quản lý luôn luôn có tính xã hội,
tính giai cấp, phản ánh ý chí của toàn thể nhân dân lao động,
nhu cầu và quyển lợi của mỗi người dân ; nó khơng tồn tại tự
thân, biệt lập mà được xác định bởi hệ thống các mối quan hệ
kinh tế và liên quan mật thiết đến các hiện tượng hạ tầng Cùng với sự tiến bộ.của khoa học kỹ thuật hiện đại, của sự phát triển
Trang 21nước và của nhiều lĩnh vực khác trong đời sống xã hội nói
chung, hiện nay, khối lượng thông tin cần truyền đạt.từ hệ thống
này sang hệ thống khác của bộ máy quản lý nhà nước là vô cùng to lớn Trước tình hình đó, người ta đã áp dụng nhiều hình thức
để ghỉ chép và chuyển tải thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu
ngày càng tăng của hoạt động quản lý nhà nước Trong các hình
thức đó, văn bản có một vị trí vơ cùng quan trọng
Có thể thấy, hoạt động thông tin trong quản lý nhà nước là
một quá trình, hình thức liên hệ qua lại giữa chủ thể (người quản lý) và khách thể (người bị quản lý), diễn ra liên tục nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức của các chủ thể đó đối với thực tiễn
khách quan và sự vận động của xã hội, cũng như tạo lập một cách tiếp nhận tương đồng giữa người quản lý và người bị quản lý đối với mối tương quan và sự tương tác giữa văn bản với thực tiễn cuộc sống nhằm thực hiện các quyết định quản lý nhà nước có hiệu quả ngày càng nâng cdo Quan lý nhà nước liên hệ hữu cơ với các q trình thơng tin được thực hiện một cách liên tục Tính liên tục của quá trình quản lý nhà nước liên quan chặt chẽ và phụ thuộc nhiều vào tính liên tục của sự vận động thơng tin, trong đó sự phản hồi thông tin từ phía những chủ thể tiếp nhận cùng với việc xử lý đánh giá, tiếp thu những phản hồi đó từ phía chủ thể tạo lập là một yếu tố có tính quyết định đối với hiệu quả
quản lý nhà nước Về bản chất, quản lý nhà nước là dạng quản lý xã hội thông qua việc thực hiện một chuỗi những quyết định
kế tiếp nhau trên cơ sở các thông tin phản ánh trạng thái của các - hoạt động sản xuất xã hội Như vậy, không thể thực hiện quản
lý hành chính nhà nước một cách có hiệu quả khi khơng có cơ sở tiến hành việc thu thập, xử lý và truyền dua thong tin
Trong công tác thông tin quản lý, văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng, nó là đầu mối “đến” (vào) và "đi" (ra) của mọi
thông tin liên quan đến mỗi cơ quan tổ chức
Trang 222 Phan loai théng tin
Thông tin không đơn thuần là quá trình trao đổi các thơng báo, mà nó cịn là q trình xử lý các thông điệp, tiếp nhận hoặc loại bỏ chứng trong quá trình quận lý để đi ‡ới một quyết định quản lý phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan quản lý
Đề xử lý tốt các thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học Việc phân lơại thông tin trong
hoạt động quản lý cần thống nhất, nhất quán và dựa trên những cách tiếp cận có hệ thống và tổng hợp Tính hệ thống và tổng
hợp đòi hỏi phải xác định yà xem xét tất cả mọi hình thức, mọi _ dạng thông tin quản lý - xã hội có thể có được Do đó việc phân loại cần hướng tới sự nghiên cứu toàn diện và phân tích tổng thể
những vấn đẻ quận lý xã hội Thơng tin có thể được phân loại -
theo các tiêu chí sau.:
2.1 Phân loạŸ theo kênh tiếp nhận _) TRông tin có hệ thống
Thơng tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống đã định sẵn Đó là các bản tin hàng
tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm
của các tỉnh, các bộ gửi về chính phủ, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm của các quận, huyện gửi về UBND tỉnh Loại thông tin này có đặc
điểm thường được quy định trước về yên cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất, và tuyệt đại đa số là do cấp dưới gửi
lên cấp trên
b) Thông tin không hệ thống
_ Thông tin không hệ thống là những thông tin không đình kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên, khơng có dự kiến trước về thời gian
cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện, thường có liên quan
Trang 23đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được trong “ quá trình hoạt động, song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết
của người nhận tin Đó có thể là những thông tin từ cấp trên chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch chỉ đạo hoặc sự điều chỉnh, ứng phó mang tính chất tình thế trong một hồn
cảnh bất ngờ nhất định Cũng có thể là những thơng tin từ đưới báo cáo lên hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên đối với những sự kiện bất ngờ nằm ngoài tầm kiểm soát và xử lý của cấp dưới
.2 Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
a) Thông tỉn tra cứu
Thông tin tra cứu là những thông tin đưa đến cho người quản
lý những nội dung tài liệu có tính quy ước, những căn cứ, những
kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ Thí dụ, các thông tin pháp lý chứa đựng trong văn bản quy phạm pháp luật là những tài liệu quan trọng để đảm bảo cho hoạt động quản lý đúng pháp luật ; các thông tin về thành tựu khoa học - kỹ thuật, đúc kết kinh nghiệm thực tiễn của hoạt động quản lý, sản xuất giúp cho hoạt động quản lý khắc phục được những sai lầm và khơng ngừng hồn thiện
b) Thông tin báo cáo
Thông tin báo cáo là những thơng tin vẻ tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng
bị quản lý nhằm bảo đảm điều kiện cho họ chủ động xử lý đúng
đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh Thông tin dang nay
thường mang tính hệ thống Tuy nhiên, không loại trừ những
thông tin có tính ngẫu nhiên, bất chợt Để làm việc này, các cơ
quan, tổ chức, bộ máy quản lý các cấp, các nhà chức trách cần được cung cấp các bản tin hàng ngày, hàng tuần, báo cáo tháng,
quý, năm, báo cáo đột xuất, v.v theo đúng yêu cầu và quy chế
thống nhất :
Trang 242.3 Phan logi theo pham vi cia lĩnh vực hoạt động
a) Thong tin kinh t&
Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế như công
nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, đầu tư xây
dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thị trường
b) Thơng tin chính trị - xã hội
Thông tin chính trị xã hội là những thông tin liên quan đến
tình hình văn hố giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh, trật tự, quốc phòng, ngoại giao v.v
2.4 Theo tính chất thời điểm nội dung a) Thông tin quá khứ
Thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý Tất nhiên, không phải mọi loại thông tin văn bản quá khứ đếu có giá trị ngang nhau đối với hoạt động hiện hành của các cơ quan Trên thực tế, chỉ có một số thông tin trong đó cần bảo quản lâu dài dưới đạng văn bản Bởi Vậy, loại
thông tin này đòi hỏi phải được lựa chọn theo những nguyên tắc
và tiêu chuẩn nhất định
b) Thông tin hiện hành
Thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những
sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước Ý nghĩa của loại thông tin này được xét theo mục đích hoạt động, theo chức năng, nhiệm vụ đang thực hiện hàng ngày của các cơ quan Tính đa dạng của thông
tin hiện hành phản ánh hoạt động đa dạng của các cơ quan cũng như những nhiệm vụ khác nhau mà mỗi cơ quan phải thực hiện
trong quá trình quản lý nhà nước
Trang 25c) Théng tin du báo
Thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch
tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý
cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình Loại thơng tin này được hình thành gắn liền với khoa học
dự báo, với công tác lập kế hoạch và những hoạt động mang tính
dự báo khác Hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước đương nhiên cần rất nhiều thông tin dự báo để định hướng cho
tương lai phat triển của từng lĩnh vực mà từng cơ quan đang
tham gia điều hành Đồng thời, trong hoạt động của chúng, nhiều thông tin dự báo cũng được hình thành và ghi trên các văn
bản Các kế hoạch, các để án, dự án phát triển, các loại chương
trình công tác dài hạn, v.v là những văn bản chứa đựng các thơng tin có tính dự đốn ở các mức độ khác nhau
2.5 Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác
8) Theo nguồn thông tin :
- Thông tin chính thức ;
- Thơng tin khơng chính thức ;
b) Theo quan hệ quản lý : - Thông tin từ trên xuống dưới ;
- Thông tin từ đưới lên trên 5
- Théng tin ngang ;
- Thông tin liên lạc dan chéo
c) Theo hướng quan hệ giiãa hệ thống quản lý và đối tượng
quản lý :
- Thông tin trực tiếp ;
Trang 26d) Theo noi dung logic cia théng tin :
- Thông tin về các chủ thể quản lý ;
- Thông tin về đối tượng quản lý ;
- Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng
đ) Theo hình thức thể hiện thông tin :
- Thông tin qua văn bản, tài liệu, V.V
- Thông tin biểu hiện qua lời nói ; - Thơng tin biểu thị bằng sơ đồ, đồ thị ;
- Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, tín hiệu v.v
3 Chế độ thông tin báo cáo |
Nhằm làm tốt công tác thông tin trong quản lý nhà nước, các
cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện tốt các quy định của Nhà
nước về thông tỉn báo cáo, đặc biệt là Quyết định của Thủ tướng
Chính phủ số 162 - TTg ngày 12 - 12 - 1992 về chế độ thơng tin
báo cáo, theo đó các bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi chung là bộ), các ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi tất là tỉnh) phải báo các với Thủ tướng Chính phủ những báo cáo sau đây :
3.1 Báo cáo tháng
Báo cáo này áp dụng đối với các tháng trong ñiăm, trừ tháng 6 và tháng 12, với nội dung :
.a) Đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch kinh tế - xã hội, ngân sách nhà nước, nhiệm vụ công tác chuyên môn
thuộc ngành, địa phương
b) Tình hình và kết quả thực hiện các quyết định quan trọng
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong ngành, lĩnh vực, địa
Trang 27c) Tinh hinh chuẩn bị các để án để trình Chính phủ, Thù
tướng Chính phủ (đối với bộ được giao nhiệm vụ chuẩn bị)
Những hoạt động chính của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong việc tổ chức, chỉ đạo, điều hành các vấn đề kinh tế - xã hội, trật tự, an ninh, quốc
phòng và đối ngoại ; các vụ án đã xét xử, các vụ bắt giữ tàu
thuyền nước ngoài và trong nước
Trong tháng, nếu có kỳ họp hội đồng nhân dân tỉnh thì báo
cáo tháng của ủy ban nhân dân còn phải nêu rõ nội dung các nghị quyết của kỳ họp, chú ý sự phù hợp giữa nghị quyết Hội
đồng nhân đân với các chủ trương, chính sách, quyết định hiện
hành của Chính phủ, thủ tướng Chính phủ
Các báo cáo phải cụ thể, nêu rõ những điểm đã làm được và
chưa làm được, nguyên nhân và những kiến nghị với Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ
Báo cáo tháng phải gửi đến Văn phịng Chính phủ trước ngày 25 hàng tháng, số lượng : 2 bản
3.2 Báo cáo 6 tháng đầu năm
Báo cáo này có nội dung phải phản ánh được :
a) Đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch ngân sách nhà nước của ngành, lĩnh vực và những nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội chủ yếu, những dự án chương trình của địa phương ; việc thực hiện các chương trình cơng tác của Chính
phủ, đề án trọng điểm của nhà nước về kinh tế - xã hội, về khoa học - công nghệ mà bộ được giao nhiệm vụ chủ trì tổ chức
thực hiện
b) Đánh giá việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của
bộ và của ủy ban nhân dân tỉnh, những kết quả đạt được, thiếu
Trang 28sót tồn tại và biện pháp cần cải tiến để thực hiện nhiệm vụ quản
lý nhà nước, những kiến nghị với Chính phủ, Thủ trưởng
Chính phủ :
€) Dự kiến nhiệm vụ chủ yếu của ngành, lĩnh vực, địa phương
trong 6 tháng cuối năm và những biện pháp chỉ đạo thực hiện
'của bộ, ủy ban nhân dân tỉnh -
_ Báo cáo 6 tháng phải được gửi đến Văn phòng Chính phủ
- trước ngày 15 tháng 6, số lượng : 2 bản
3.3 Báo cáo năm
Báo cáo này có nội dung như báo cáo 6 tháng đầu năm nhưng phải kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ trong cả
năm và nêu lên phương hướng, nhiệm vụ của năm sau
Báo cáo cả -năm phải gửi đến Văn phòng Chính phủ trước
ngày 10 tháng 12, số lượng : 2 bản 3.4 Báo cáo đột xuất
Báo cáo được gửi trong trường hợp có sự việc quan trọng về
- đối nội, đối ngoại xảy ra thuộc trách nhiệm của ngành, địa
phương mà Thủ trưởng Chính phủ cân thiết phải biết để chỉ đạo xử lý Báo cáo phải nêu rõ : |
- Tóm tắt tình hình diễn biến của sự việc và nguyên nhân
phát sinh ;
- Những biện pháp đã áp dụng để xử lý, kết quả việc xử lý và những kiến nghị với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
Báo cáo đột xuất phải gửi đến Văn phịng Chính phủ bằng
biện pháp nhanh nhất 3.5 Báo cáo chuyên đề
Được áp dụng đối với những chương trình, đề án, nhiệm vụ
Trang 29phủ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ sẽ thơng báo
đến các cơ quan có trách nhiệm về yêu cầu nội dung báo cáo
chuyên đề nói trên
3.6 Báo cáo hàng tuần
Là báo cáo do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ thực hiện và phải được gửi đến Thủ tướng Chính phủ và các Phó
Thủ tướng trong buổi sáng thứ 2 tuần sau, với nội dung :
- Tình hình đối nội, đối ngoại nổi lên trong tuần mà Thủ tướng
và các Phó Thủ tướng cần phải biết để chỉ đạo điều hành chung
- Tổng hợp hoạt động chỉ đạo điều hành trong tuần của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng
3.7 Báo cáo tổng hợp
Ngoài các báo cáo nói trên, các cơ quan sau đây phải gửi cho Thủ tướng Chính phủ các báo cáo tổng hợp về các lĩnh vực
a) Tổng cục Thống kê báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện
kế hoạch Nhà nước và các cân đối lớn của nền kinh tế quốc đân ( tháng, 6 tháng, 9 tháng và I năm), và báo cáo tháng trong
trường hợp đặc biệt
b) Bộ Kế hoạch và Đầu tư báo cáo tổng hợp đáng giá tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và
1 năm) và các cân đối lớn của nền kinh tế quốc dân, đề xuất các giải pháp để thực hiện kế hoạch nhà nước
€) Bộ Tài chính báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện ngân
sách nhà nước (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 1 năm), đề xuất biện pháp để thực hiện kế hoạch, ngân sách nhà nước
đ) Bộ Công an báo cáo tình hình bảo vệ trật tự trị an, bảo vệ
tài sản Nhà nước (6 tháng, 1 năm)
đ) Thanh tra Nhà nước báo,cáo tình hình chống tham nhũng (3 tháng, 6 tháng, 1 năm), tình hình giải quyết khiếu nại tố cáo
của công dân (6 thang, | nam)
Trang 30e) Bộ Ngoại giao báo cáo tình hình hoạt động đối ngoại, tình
hình quốc tế, khu vực có liên quan đến công tác đối ngoại của
Nhà nước (6 tháng, 1 năm), khi cần thiết có báo cáo đột xuất ƒ) Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường báo cáo tình hình
thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, các sáng kiến phát minh đã được kết luận đưa vào áp dụng trong các lĩnh
vực kinh tế, văn hóa, xã hội (6 tháng, 1 năm)
Về chế độ thông tin hoạt:động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ : Mỗi tháng 1 lần, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng _ Chính phủ gửi cho các thành viên Chính phủ, các thủ trưởng cơ
quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh thôngtin -
về tổng hợp hoạt động quản lý nhà nước của Chính phủ và hoạt
động chỉ đạo điều hành công tác của Thủ tướng, các Phó Thi
tướng ; tình hình tổ chức thực hiện các quyết định quan trọng
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ở các ngành, các cấp ; tình hình thực hiện chương trình cơng tác của Chỉnh phủ trong tháng và những hoạt động quan trọng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong tháng sau Hàng tháng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ thơng tin cho báo chí về những hoạt động chủ _yếu và những quyết định quan trọng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ; thơng báo trên báo chí nội dung các phiên họp của Chính phủ, trừ những vấn đẻ thuộc phạm vi bí mật quốc gia Theo ủy nhiệm của Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng và thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ giải thích _ với báo chí về những chủ trương, chính sách đối nội, đối ngoại quan trọng của Chính phủ Văn phịng Chính phủ có trách nhiệm chủ trì tổ chức thực hiện hoạt động thông tin này, thường xuyên cùng cơ quan thơng tin báo chí tập hợp và phân tích dư luận xã hội để phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thủ tướng, các
Phó Thủ tướng :
Trang 314 Những nguyên tắc và quy trình tổ chức thơng tin
4.1 Một số nguyên tắc tổ chức thông tin
3) Nguyên tắc tài liệu xuất (hay nguyên tắc thông tin ban
đâu) : Tài liệu xuất là những tài liệu thông tin đã hoàn thành
việc xử lý để cung cấp cho đối tượng phục vụ phù hợp với yêu
cầu nhiệm vụ của đối tượng đó Những thông tin này thường đến
từ nhiều kênh và người sử dụng cần phải được biết để lựa chọn những thông tin phù hợp, tương thích với nhu cầu cơng việc
mình Tuy nhiên, trước tiên người cung cấp tin cần phải phân loại và xử lý ngay nhằm xác định đối tượng sử dụng và mức độ cung cấp có thể tương ứng Cũng nhờ những thao tác đó có thể
giảm thiểu tối đa những biểu hiện của sự quả tải, nhiễu hoặc đói
thơng tin Thông tin tài liệu xuất có ý nghĩa quan trọng đặc biệt,
do đó phải tuyệt đối chính xác nhằm tránh những hiệu quả khôn
lường trong quản lý Vẻ phương điện này cũng cần nhấn mạnh tính bảo mật của thông tin : những nội dung thông tin thuộc
phạm vi bí mật nhà nước phải được tổ chức quản lý và sử đụng theo đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
b) Nguyên tắc khối thông tin thống nhất đồi hỏi tài liệu thông tin phải được tập hợp thành từng khối theo mục đích sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian tìm kiếm thơng tin và tránh được tình trạng quá tải hoặc nhiễu thông tin không cần thiết Trong quá trình thiết lập các khối thông tin, những thông tin sai lệch, lạc
hậu có thể được loại bổ kịp thời và do đó hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ không bị những ảnh hưởng tiêu cực
€) Nguyên tắc chất lượng thông tin đảm bảo cho tài liệu thơng tin có tính chính xác (phản ánh các sự kiện khách quan), tính đầy đủ, đồng bộ (phản ánh đầy đủ mọi mặt của sự kiện),
tính đễ hiểu và dễ tiếp thu (rõ ràng, mạch lạc, để hiểu, đễ đọc),
Trang 32tính kịp thời (kịp thời gian, thời điểm, thời cơ, thời tiết và
thời vụ)
d) Nguyên tắc tiết kiệm đòi hỏi hệ thống thông tin phải được
tổ chức trên cơ sở những nhu cầu cần thiết của cơng việc, từ đó có căn cứ để tính tốn một cách khoa học những chỉ phí vật chất
về lao động, tài chính, ứng dụng tiến bộ khoa học - công nghệ,
v Thông tin được khai thác từ các nguồn khác nhau với
những khối lượng và chất lượng khác nhau, do đó cần tổ chức thông tin một cách khoa học, trên cơ sở tính tốn những nhu cầu cần thiết, phù hợp với khả năng vật chất, nhân lực của cơ quan,
tổ chức nhằm mục tiêu phục vụ trực tiếp cho hoạt động thực tế
của cơ quan, tổ chức đó
4.2 Quy trình cơng nghệ thơng tín
"Cơng nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,
các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thơng - nhằm tổ chức, khai thác và sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú
và tiểm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã
hội" (nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 04 - 8 - 1993 về
phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90)
Về đại thể, quy trình công nghệ thông tỉn gồm các bước
sau day :
a) Xây dựng và tổ chức nguồn tin : Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng và tổ chức nguồn tin Đây là khâu có tính chất quyết định đối với khâu tiếp theo cũng như tồn bộ quy trình cơng nghệ thông tin Tại đây một khi việc xác định các yêu cầu của lãnh đạo và nhu cầu của
cơ quan, tổ chức vẻ thông tin khơng chính xác, sai lệch sé din:
Trang 33b) Thu thập thông tin : được tiến hành theo các kênh, các hệ thống phân loại ổn định Thông tin có thể được thủ nhập từ các
nguồn khác nhau (qua hệ thống thông tin báo cáo định kỳ theo
quy chế, qua hội họp giao ban, qua việc đi nắm trực tiếp cơ
sở ), qua một số công đoạn nhất định (bắt đầu tra tìm, tiến
hành tra tìm, kết thúc tra tìm) - "
Theo quy định tại Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ số 218/TTg ngày 07 tháng 4 năm 1997 về một số biện pháp cải tiến lê lối làm việc của chính phủ và chế độ thông tin, báo cáo, thì bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính
phủ, chủ tịch hội đồng nhân dân, UBND cấp tỉnh chỉ đạo, chấn
chỉnh trong công tác thông tỉn báo cáo từ các đơn VỊ CƠ SỞ, tăng
cường hệ thống thông tin nội bộ, phối hợp trao đổi thông tin
theo chiều ngang, bảo đảm thông tin hai chiều, phục vụ có hiệu
quả hoạt động quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương và cơ sở Việc lập và gửi các báo cáo định kỳ, đột xuất và chuyên để đến Thủ tướng Chính phủ phải đúng yêu cầu về nội dung và thời gian nêu trong Quyết định 162/TT: g ngày 12 tháng 12
năm 1292 Các báo cáo cần đánh giá rõ những việc đã làm được,
chưa làm được, những khó khăn, vướng mắc, nguyên nhân và đề xuất với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các giải pháp xử lý
Ngoài các báo cáo định kỳ như đã ghi trong Quyết định
162/TTg, tại các phiên họp thường kỳ của chính phủ, Bộ trưởng
Bộ kế hoạch và Dau tư báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội kỳ trước, kiến nghị những giải pháp để
thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của kỳ tiếp theo Các Tổng công ty
nhà nước (Tổng công ty 91), Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam đình kỳ báo cáo với
Thủ tướng Chính phủ vẻ tình hình hoạt động của tổ chức mình, kiến nghị với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ những vấn dé cần giải quyết
Trang 34Khi xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra các biến động bất thường 'về tự nhiên, tình hình chính trị, kinh tế, xã hội , an ninh, quốc
phòng, ngoại giao thuộc lĩnh vực, địa bàn mình quản lý, các cơ
quan có trách nhiệm phải báo cáo kịp thời Thủ tướng Chính phủ
bằng các phương tiện nhanh nhất Sự việc xảy ra đến đâu phải
báo cáo ngay đến đó, khơng đợi kết thúc hoặc giải quyết xong - mới báo cáo Báo cáo phải nêu rõ diễn biến của sự việc, nguyên
nhân phát sinh, những biện pháp khắc phục, phòng ngừa ; kết
quả của việc xử lý và những kiến nghị với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
Riêng đối với các báo cáo chuyên đề (tức là các báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đẻ quan trọng), Văn phịng Chính phủ có trách nhiệm thông.báo và đôn đốc các
cơ quan hoàn thành theo đúng nội dung và thời gian Thủ tướng
yêu cầu
c) Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin : thông qua việc
kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu ; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu ; chỉnh lý chính
xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định
đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, để xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp Đây là khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thơng tin, bởi lẽ kết
quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức Chính điều đó làm cho hoạt động thông tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, mặc dù trong mọi hoạt động này đều tiến hành công tác
thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức sử dụng thông tỉn
Trang 35đó cũng địi hỏi người xử lý thông tin phải đạt tới những trình độ nhất định và ngày càng phải tự hồn thiện mình, nâng cao tri
thức chuyên môn
4d) Cung cấp, phổ biến, thơng tin nhanh chóng, kịp thời, đúng
đốt tượng bằng các hình thức thích hợp (phổ biến tại hội nghị,
yết thị, qua các kênh thông tin đại chúng .)
Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp phải thực hiện tốt việc thông tin cho nhân dân về các chủ trương chính sách của
Đảng và Nhà nước (trừ những nội dung thuộc bí mật quốc gia)
Các cơ quan không tùy tiện sử dụng các loại đấu mật để hạn chế
thông tin
Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ và cơ quan thuộc Chính phủ, chủ tịch hội đồng nhân dân và ủy ban nhân đân các cấp phải tăng cường mối quan hệ thường xuyên Với các cơ quan thông tin đại chúng, kể cả các cơ quan thơng tấn báo chí nước ngoài đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để thông tin về các cơ chế, chính sách của Đảng và Chỉnh phủ liên quan đến ngành, địa phương mình ; tổ chức điểm báo hàng ngày, xem xét các vấn đề báo, đài đã nêu để kịp thời giải đáp, giải thích hoặc có biện phấp khắc phục những sai sót của cán bộ, cơ quan mình ; đồng thời đấu tranh với những trường hợp lợi dụng báo chí để thông
tin sai sự thật š
Các cơ quan, tổ chức cần áp dụng rộng rãi nhiều hình thức
tuyên truyền, phổ biện pháp luật cho nhân dân như thông báo
qua các phương tiện thông tin dai chúng, qua công tác xuất bản,
yết thị các văn bản pháp luật tại nơi công cộng để mọi người dân có điều kiện hiểu biết về các quy định của Nhà nước, nhất đà các quy định có liên quan thiết thực đến đời sống, sản xuất -
kinh doanh ; tổ chức các hòm thư đân nguyện, tạo điều kiện để
nhân dân cung cấp thông tin cho các cơ quan nhà nước
Trang 36đ) Bảo quản, lưu trữ thông tin nhằm đảm bảo cho tài liệu
thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngăy và lâu dài Việc bảo quản, lưu trữ thông tin cần được đảm bảo về
cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến Việc tính tốn, cân đối chi phí hoạt động cần thiết, song nếu xem nhẹ, "tính toán" thái
quá đối với yêu cầu này thì cái giá phải trả sẽ đất hơn nhiều khi
thông tin bị hủy hoại, bị rò rỉ
5 Củng cố và kiện tồn cơng tác thơng tin
Cơng tác thông tin báo cáo phải luôn luôn được cũng cố và
kiện toàn nhằm phục vụ ngày một hiệu quả hơn công tác quản
lý theo các hướng sau đây :
a) Xây dựng và ban hành quy chế thông tin báo cáo trong
phạm vi từng tổ chức ngành và đơn vị theo các yêu cầu quy định
tại Thông tư 06/TT ngày 28 - 01 - 1982 của Bộ trưởng, Tổng thư
ký Hội đồng Bộ trưởng Quy chế thông tin báo cáo được dự kiến xây dựng cần gồm những nội dung sau đây :
- Những quy định chung : mục đích, yêu cầu cơ bản về
nguyên tắc và chất lượng thông tin báo cáo, đối tượng phải cung cấp tài liệu, thông tin báo cáo về các cơ quan lãnh đạo
- Hình thức và kỳ hạn báo cáo (bản tin, báo cáo theo ngày,
tuần, tháng, năm) ;
- Nội dung thơng tin báo cáo có thể theo mẫu thống nhất ;
- Chức danh có thẩm quyền ký từng loại hình thức văn bản
báo cáo ;
- Chế độ khen thưởng, xử phạt
b) Kiểm tra giám sát thường xuyên việc chấp hành chế độ
Trang 37lý đối với những trường hợp chấp hành không tốt chế độ thông
tim báo cáo ,
c) Tang cuéng co so vat chat kỹ thuật cho công tác thông tin trên tất cả các mặt : Tính tốn và xử lý thống tin, ấn loát và
truyền thông si
đ) Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin cho cán bộ về
các mặt của quy trình cơng tác thơng tin : - Phương pháp, nghiệp vụ thu thập thông tin ;
- Trình độ và khả năng ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại (máy nhân bản, fax, mấy vi tính ) vào cơng tác thơng tin
báo cáo ; :
- Trình độ ngoại ngữ
Cơng tác đào tạo bồi dưỡng này cần được thực hiện trong
tổng thể chung của công tác đào tạo, bồi đưỡng cán bộ và công
chức nhà nước theo các quy định của các văn bản pháp luật như :
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 874 - TTg ngày 20 - 11 - 1996 về công tác đào tạo bồi dưỡng cần bộ và công chức nhà nước, thông tư liên tịch, Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Bộ Kế
hoạch và Đầu tư, Bộ Giáo dục và Đào tạo số 79 - TTLT ngày 19 tháng 9 năm 1997 hướng dẫn thực hiện Quyết định số 874 - TTg cha Thi tuéng Chinh phủ về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công chức nhà nước, và các văn bản khác
IV - LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC
1 Khái niệm về chương trình, kế hoạch cơng tác
Chương trình, kế hoạch Cơng tấc là sự định hình, dự báo mục tiệu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng
Trang 38Chương trình, kế hoạch công tác được thé hiện bằng những
văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một bản dự kiến
những công việc cơ quan, tổ chức phải làm trong một khoảng
thời gian nhất định nào đó Sự dự báo có tính phương hướng,
chủ trương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm gọi là chương trình Chương trình thơng thường có nội dung về những
công việc lớn, có ý nghĩa quan trọng, lâu dài của đất nước, địa phương, ngành, lĩnh vực Những hoạt động cụ thể nhằm triển
khai những mục tiêu đã định trong khoảng thời gian ngắn
(tháng, quý, năm) thường được trình bày trong bản kế hoạch
Những công việc cụ thể của mỗi tuần được thể hiện bằng lịch công tác hay lịch làm việc
Có thể thấy, chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động
của cơ quan tổ chức nhằm đảm bảo cho những hoạt động đó
được thực hiện liên tục, thống nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra ; là cơ sở để thủ trưởng và cơ quan, tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, bảo đảm công việc được thực hiện đúng tiến độ Chương trình, kế hoạch giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức và tồn cơ quan có mục tiêu và nhiệm vụ cụ
thể, rõ ràng, luôn luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể chủ động ứng phó tối đa trước những sự kiện
bất ngờ nhất Một chương trình, kế hoạch có tính khoa học sẽ là
nhân tố quan trọng khẳng định thực hiện thắng lợi những mục
tiêu nhiệm vụ đã được đặt ra
® Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch cơng tác phải dựa
vào các căn cứ sau :
- Các chỉ tiêu của Nhà nước và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể
của mỗi cơ quan ;
Trang 39- Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp ; - Kế hoạch hàng năm của cơ quan
Những căn cứ nêu trên thường có tính ổn định -
Ngoài ra các nhà lập chương trình, lập kế hoạch cơng tác cịn
phải quan tâm nghiên cứu những vấn để sau : - Tình hình giao dịch với các cơ quan khác ;
- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở ;
- Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo cũng như biên chế nói chung) ; - Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất lượng
công việc ; ˆ
- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của cơ quan
3 Phân loại chương trình, kế hoạch cơng tác
Căn cứ vào các thông số trên, các nhà lập kế hoạch đưa ra nội
dung chương trình, kế hoạch cơng tác cụ thể cho từng thời gian
nhất định
Thông thường, chương trình, kế hoạch cơng tác được chia
thành các loại sau :
a) Theo thời gian dự kiến
- Dài hạn hoặc chiến lược (5 năm, 10 năm trở lên) : xác định các phương hướng và nội dung có tính chất chiến lược ;
- Trung hạn (từ 1 đến 5 năm) : có nội dung cụ thể thể hiện các phương hướng chiến lược của chương trình, kế hoách dài hạn :
- Ngắn hạn (đưới 1 năm) : có lịch làm việc cụ thể hóa các nội
dung và biện pháp của kế hoạch trung hạn để thực hiện nhằm
đạt kết quả cục bộ của công:itác quản lý trong những khoảng thời gian ngắn xác định (6 tháng, hàng quý, tháng, tuần, ngày)
PB
Trang 40b) Theo các cấp bậc kế hoạch trong hệ thống bộ máy hành Chính nhà nước
- Chương trình, kế hoạch quản lý cấp lãnh đạo do lãnh đạo
cấp trung ương hoạch định, bao gồm các nội dung sau :
+ Mục đích, đường lối, chính sách dài hạn ;
+ Tổ chức đang đi đến đâu ? Tại sao ?
+ Kinh phí là bao nhiêu ? Cân những tài ngủyên nào ?
+ Ai kiểm soát cái gì ?
+ Ai chịu trách nhiệm vẻ cơng việc gì ? Khi nào ? ở đâu 2
- Chương trình, kế hoạch quản lý cấp trung gian do lãnh đạo
cấp tỉnh, thành phố, quận, huyện đưa ra, bao gồm các nội dung sau :
+ Đạt những mục đích bằng cách nào ?
+ Tài nguyên và phương tiện cần thiết là những gì ? Bao
nhiêu ?
+ Khi nào thực hiện các chương trình đã được phê duyệt ? + Phối hợp các hoạt động chính ở đâu ?
+ Ai kiểm soát những hoạt động này ?
- Chương trình, kế hoạch quản lý cấp thừa hành do lãnh đạo từng công sở chun mơn, phịng ban đưa ra, bao gồm các nội dung sau : -
+ Giao công tác cho cá nhân ;
+ Xây dựng thời dụng biểu hoạt động cụ thể : Khi nào ? ở
dau ? Lam gì ?
+ Trang bị tiện nghi, cơ sở vật chất cần thiết đảm bao cho hoạt động của công sở được thuận lợi ; ˆ