Công tác hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi trường học. Hồ sơ sổ sách sử dụng trong trường học là cơ sở pháp lý của công tác quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy, làm tốt công tác hành chính văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng giáo dục và đưa công tác quản lý của nhà trường vào nề nếp.
MỤC LỤC PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU THÀNH 1.1 Chức 15 1.2 Nhiệm vụ .15 PHẦN III KẾT QUẢ THỰC TẬP 40 PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU THÀNH Quá trình hình thành Trường Trung học sở Triệu Thành Sau ngày đất nước thống nhất, Đảng nhân dân xã Triệu Thành phấn khởi bước vào giai đoạn mới, thực nhiệm vụ Khắc phục hậu chiến tranh, khai hoang phục hóa, rà phá bom mìn hậu chiến tranh để lại, bước xây dựng quê hương giàu đẹp góp phần xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội bảo vệ vững Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Trong tình hình đó, ngày 02/4/1976, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cách mạng tỉnh Quảng Trị định thành lập Phòng giáo dục huyện Triệu Phong Tháng 8/1976, Phòng giáo dục có định thành lập trường cấp Triệu Thành, thầy giáo Hoàng Xuân Vượng điều động làm hiệu trưởng Những ngày đầu trường có phòng học tranh tre nứa lá, với giáo viên Năm học 1976-1977, năm học sau ngày giải phóng, trường có lớp với 125 học sinh với khối: Khối 6: lớp với 70 học sinh, khối 7: lớp với 30 học sinh, khối 8: lớp với 25 học sinh Năm 1977, chủ trương sáp nhập địa giới hành Chính phủ ban hành, với việc tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị Thừa Thiên- Huế sáp nhập thành tỉnh Bình Trị Thiên huyện, thị, trường học tỉnh sáp nhập lại với Bên cạnh việc huyện Triệu Phong hợp với huyện Hải Lăng thành huyện Triệu Hải Triệu Thành nhiều xã Triệu Hải sáp nhập trường cấp trường cấp thành trường cấp 1-2 Triệu Thành từ năm học 1977-1978 Năm học 1992-1993, số lượng học sinh không đảm bảo việc biên chế lớp học, khối cấp trường giải thể, học sinh xã Triệu Thành chuyển học Trường Trung học sở Triệu Đông Đến năm 2007, sau 16 năm xã Triệu Thành trường trung học sở, việc học tập em gặp nhiều khó khăn, nhiều học sinh bỏ học Đứng trước tình hình đó, để trì phát triển truyền thống giáo dục xã nhà, Đảng uỷ, quyền địa phương đề đạt nguyện vọng nhân dân Triệu Thành lên cấp Ngày 17/8/2007, Trường Trung học sở Triệu Thành thành lập theo Quyết định số 756/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân huyện Triệu Phong, công trình kỷ niệm 100 năm ngày sinh Tổng Bí Thư Lê Duẩn (07/4/1907- 07/4/2007) Ngôi trường tọa lạc đất làng Cổ Thành, xã Triệu Thành, huyện Triệu Phong Quảng Trị có diện tích 11.185m2 Ngày 05/9/2007, Trường Trung học sở Triệu Thành thức khai giảng năm học Năm học 2007- 2008 với tổng số học sinh 237 em, biên chế thành lớp: Khối 6: lớp với 54 học sinh, khối lớp với 57 học sinh, khối lớp với 65 học sinh khối 9: lớp với 69 học sinh Đội ngũ cán bộ, giáo viên nhân viên ngày đầu điều động đến công tác 23 người, thầy giáo Nguyễn Đình Thuần cấp bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Cơ sở vật chất buổi đầu nhà trường bao gồm dãy nhà hai tầng với 10 phòng học, dãy nhà hiệu với phòng làm việc, phòng họp; trang thiết bị bên nhiều thiếu thốn Khắc phục khó khăn, thầy trò Trường Trung học sở Triệu Thành đạt kết bước đầu, với 237 học sinh, trường có 195 em có học lực đạt khá, giỏi; tỷ lệ hạnh kiểm loại tốt đạt 80,2% Năm học 2007-2008, trường công nhận đơn vị khá, Chi vững mạnh, Công đoàn vững mạnh, Liên đội mạnh cấp huyện, tổng kinh phí đầu tư cho nhà trường 233.437.000đ Từ năm học 2008-2009, nhà trường tiếp tục hoàn thiện cấu đội ngũ, hệ thống sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động dạy học, bước đưa nhà trường vào nề nếp, nâng cao chất lượng giáo dục tạo niềm tin sâu sắc phụ huynh học sinh Đảng ủy, quyền địa phương Tiếp lửa truyền thống giáo dục xã nhà, năm học nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch đề ra, chất lượng hai mặt chất lượng mũi nhọn tăng lên rõ rệt Sau bao nổ lực, cố gắng thầy trò Trường Trung học sở Triệu Thành quan tâm, đạo sát Đảng uỷ, quyền địa phương, Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Triệu Phong, ngày 15/9/2010, trường vinh dự đón Bằng công nhận Trường Trung học sở Triệu Thành đạt chuẩn Quốc gia giai đoạn 20012010 Sự kiện đánh dấu bước phát triển giáo dục Triệu Thành, tiếp thêm sức mạnh cho thầy trò bước vào năm học với tâm để giành thành tích Phát huy kết đạt suốt chặng đường hình thành phát triển, Trường Trung học sở Triệu Thành không ngừng trưởng thành mặt quy mô lẫn chất lượng giáo dục Phong trào thi đua dạy tốt, học tốt trở thành điểm mạnh, đơn vị cấp đánh giá cao chất lượng mũi nhọn Cụ thể: - Năm học 2013-2014: Cấp huyện: 14 giải (2 giải Nhất, giải Nhì, giải Ba, giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 04 giải (2 giải Nhì, giải Ba, giải Khuyến khích) - Năm học 2014-2015: Cấp huyện: 17 giải (1 giải Nhất, giải Nhì, giải Ba, giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 06 giải (4 giải Ba, giải Khuyến khích) - Năm học 2015-2016: Cấp huyện: 22 giải (2 giải Nhất, giải Nhì, giải Ba, giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 08 giải (2 giải Nhì, giải Ba, giải Khuyến khích) Từ ngày lập lại đến nay, năm liên tục trường công nhận danh hiệu Tập thể lao động tiên tiến, Chi vững mạnh, Công đoàn vững mạnh, Liên đội mạnh cấp tỉnh, huyện; hàng năm có cán bộ, giáo viên đạt danh hiệu Chiến sỹ thi đua sở, Giấy khen Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh, cấp huyện,… Kế thừa phát huy thành tích đạt nhiều năm qua, thầy trò Trường Trung học sở Triệu Thành tâm thực tốt vận động, phong trào thi đua mà ngành phát động, góp phần đưa nghiệp giáo dục nước nhà có thêm bước tiến mới, đáp ứng yêu cầu công công nghiệp hoá, đại hoá đất nước Chức năng, nhiệm vụ Trường Trung học sở Triệu Thành 2.1 Chức - Trường Trung học sở Triệu Thành sở giáo dục phổ thông hệ thống giáo dục quốc dân Trường có tư cách pháp nhân, có tài khoản dấu riêng - Trường Trung học sở Triệu Thành quan chuyên môn, giúp Ủy ban nhân dân huyện Triệu Phong thực quản lý nhà nước giáo dục địa phương theo quy định Chính phủ Đồng thời Trường chịu quản lý trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Triệu Phong chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định luật giáo dục Điều lệ trường phổ thông Bộ Giáo dục Đào tạo 2.2 Nhiệm vụ - Tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp trung học sở cấp trung học phổ thông Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung hoạt động giáo dục, nguồn lực tài chính, kết đánh giá chất lượng giáo dục - Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định pháp luật - Thực kế hoạch phổ cập giáo dục phạm vi phân công - Tuyển sinh tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực cho hoạt động giáo dục Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức cá nhân hoạt động giáo dục - Quản lý, sử dụng bảo quản sở vật chất, trang thiết bị nhà trường theo quy định Nhà nước - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội - Thực hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Tổ chức máy quản lý Trường Trung học sở Triệu Thành 3.1 Sơ đồ máy tổ chức nhà trường 3.2 Chức năng, nhiệm vụ phận theo sơ đồ 3.2.1 Chi - Đảm bảo lãnh đạo Đảng nhà trường thể quan điểm, đường lối, chủ trương theo khuôn khổ Hiến pháp, pháp luật, theo điều lệ Đảng Nghị Đảng cấp; sinh hoạt tháng lần, có nội dung thiết thực - Làm tốt công tác phát triển đảng viên bồi dưỡng cán kế cận 3.2.2 Hội đồng trường - Quyết nghị mục tiêu, chiến lược, dự án, kế hoạch phương hướng phát triển nhà trường - Quyết nghị quy chế sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức hoạt động nhà trường để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Quyết nghị chủ trương sử dụng tài chính, tài sản nhà trường - Giám sát việc thực nghị Hội đồng trường, việc thực quy chế dân chủ nhà trường giám sát việc triển khai thực hoạt động nhà trường 3.2.3 Ban giám hiệu - Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; xây dựng tổ chức thực kế hoạch nhiệm vụ năm học; thực Quyết nghị Hội đồng trường; báo cáo, đánh giá kết thực trước Hội đồng trường cấp có thẩm quyền - Thành lập tổ chuyên môn, tổ văn phòng nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó; đề xuất thành viên Hội đồng trường trình cấp có thẩm quyền định - Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác, kiểm tra, đánh giá xếp loại; thực công tác khen thưởng, kỷ luật giáo viên, nhân viên; thực việc tuyển dụng giáo viên, nhân viên; ký hợp đồng lao động; tiếp nhận, điều động giáo viên, nhân viên theo quy định Nhà nước - Quản lý học sinh hoạt động học sinh nhà trường tổ chức; xét duyệt kết đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận học bạ định khen thưởng, kỷ luật học sinh - Quản lý tài chính, tài sản nhà trường - Thực chế độ sách Nhà nước cán bộ, giáo viên, nhân viên học sinh - Tổ chức thực quy chế dân chủ hoạt động nhà trường; thực công tác xã hội hoá giáo dục nhà trường - Chỉ đạo thực phong trào thi đua, vận động ngành; thực công khai nhà trường 3.2.4 Công đoàn - Phối hợp với nhà trường có kế hoạch phát động công đoàn viên thực tốt Nghị Đảng, chủ trương Nhà nước, nhiệm vụ năm học công tác chăm lo đời sống, phát triển đoàn viên - Xây dựng triển khai kế hoạch hoạt động Công đoàn, Nghị Công đoàn vào kế hoạch nhiệm vụ năm học - Quan tâm đời sống công đoàn viên nhà trường - Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ Công đoàn, thi đua có trách nhiệm trình trước Đoàn tra, kiểm tra theo yêu cầu 3.2.5 Chi đoàn - Căn vào Kế hoạch năm học để xây dựng kế hoạch hoạt động Chi đoàn - Phối hợp Ban giám hiệu tổ chức đoàn thể khác nhà trường làm tốt phong trào đoàn công tác niên - Tích cực tham gia công tác xây dựng Đoàn, xây dựng Đảng - Tổ chức hoạt động, tạo môi trường giáo dục rèn luyện đoàn viên nhằm góp phần thực thắng lợi nhiệm vụ năm học nhà trường 3.2.6 Liên đội - Xây dựng kế hoạch tuần, tháng, học kỳ, năm học; định hướng xây dựng kế hoạch hoạt động Liên đội theo chủ điểm - Hoàn thành hồ sơ Liên đội theo quy định - Tổ chức sinh hoạt cờ đầu tuần; triển khai hoạt động nhà trường - Phát động phong trào thi đua theo chủ điểm hàng tháng nhân ngày lễ lớn; tham gia hoạt động cấp địa phương - Theo dõi, đạo đội Cờ đỏ tổng kết thi đua hàng tuần - Giới thiệu Đội viên ưu tú đứng vào hàng ngũ Đoàn niên 3.2.7 Ban đại diện cha mẹ học sinh - Phối hợp với Hiệu trưởng tổ chức thực nhiệm vụ năm học hoạt động giáo dục theo nội dung thống họp đầu năm học Ban đại diện cha mẹ học sinh trường - Phối hợp với Hiệu trưởng hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến pháp luật, chủ trương sách giáo dục cha mẹ học sinh nhằm nâng cao trách nhiệm chăm sóc, bảo vệ, giáo dục học sinh - Phối hợp với Hiệu trưởng tổ chức giáo dục học sinh hạnh kiểm yếu tiếp tục rèn luyện dịp nghỉ hè địa phương - Phối hợp với Hiệu trưởng giáo dục đạo đức cho học sinh; bồi dưỡng, khuyến khích học sinh giỏi, giúp đỡ học sinh yếu kém; giúp đỡ học sinh nghèo, học sinh khuyết tật học sinh có hoàn cảnh khó khăn khác; vận động học sinh bỏ học trở lại tiếp tục học - Hướng dẫn công tác tổ chức hoạt động cho Ban đại diện cha mẹ học sinh lớp 3.2.8 Hội đồng Thi đua - Khen thưởng - Xem xét, đề nghị khen thưởng cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh nhà trường - Giúp Hiệu trưởng tổ chức phong trào thi đua 3.2.9 Hội đồng Kỷ luật - Xét xoá kỷ luật học sinh theo vụ việc - Xét đề nghị xử lý kỷ luật cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường theo vụ việc 3.2.10 Tổ Tự nhiên, Tổ Xã hội - Xây dựng kế hoạch hoạt động chung cho tổ, hướng dẫn xây dựng, duyệt quản lý kế hoạch cá nhân tổ viên theo kế hoạch giáo dục, phân phối chương trình khung môn học Bộ Giáo dục đào tạo kế hoạch năm học trường - Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, tham gia đánh giá, xếp loại thành viên tổ theo qui định Bộ Giáo dục đào tạo - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật giáo viên tổ - Lãnh đạo điều hành họp tổ chuyên môn tháng 02 lần - Kiểm tra chuyên môn giáo viên theo kế hoạch tổ - Ra định cuối vấn đề đưa sinh hoạt tổ chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng - Ký phép cho giáo viên nghỉ việc riêng sau thu xếp tổ chuyển cho Lãnh đạo - Chịu trách nhiệm kiểm tra điểm kiểm tra giáo viên môn - Theo dõi, đôn đốc giáo viên chủ nhiệm làm tốt công tác tuyên truyền, vận động, trì sĩ số học sinh - Tổ chức hội ý giáo viên chủ nhiệm vào cuối tuần để nắm bắt báo cáo tình hình sĩ số học sinh theo định kỳ đột xuất 3.2.11 Tổ Hành - Tổ Hành đơn vị có chức tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu quản lý điều hành hoạt động trường Thực công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc, đối ngoại, kế hoạch, tổng hợp số công tác khác Ban Giám hiệu phân công - Xây dựng triển khai kế hoạch tháng, học kỳ, năm học - Phối hợp nhịp nhàng với tổ chức, đoàn thể nhà trường thực công việc - Tổ chức trực quan, tiếp dân, tiếp khách theo quy định - Đề xuất việc phân công chuyên môn, dạy thay, khen thưởng, kỷ luật - Tổ trưởng tổng hợp báo cáo cho Ban lãnh đạo theo quy định - Tổ Hành sinh hoạt định kỳ lần/tuần Tổ chức phận hành nhà trường 4.1 Sơ đồ phận hành nhà trường 4.2 Chức năng, nhiệm vụ phận theo sơ đồ 4.2.1 Tổ trưởng: Đ/c Võ Thị Như Hằng - Xây dựng kế hoạch hoạt động chung tổ theo tuần tháng, học kì năm học nhằm thực chương trình, kế hoạch dạy học hoạt động khác theo kế hoạch giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo kế hoạch năm học nhà trường - Trực tiếp quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên tổ, triển khai, đạo hoạt động tổ - Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; tham gia đánh giá, xếp loại thành viên tổ theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật cán bộ, giáo viên, nhân viên tổ - Tổ chuyên môn sinh hoạt lần/ tháng - Thực nhiệm vụ khác phân công 4.2.2 Tổ phó: Đ/c Trần Quốc Tuấn - Cùng với Tổ trưởng xây dựng kế hoạch hoạt động chung tổ theo tuần tháng, học kì năm học nhằm thực chương trình, kế hoạch dạy học hoạt động khác theo kế hoạch giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo kế hoạch năm học nhà trường - Theo dõi, đôn đốc việc thực nhiệm vụ cán bộ, giáo viên, nhân viên tổ 10 Túi khuy A4: + Vào bì dán: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn vào bì Khi gấp, cán văn thư để mặt giấy có chữ vào mặt trong, tránh làm nhàu văn Với văn gấp mép gấp phải đáy bì Mép bì dán kín; dán bì không để hồ dính vào văn - Chuyển phát văn đi: Văn phải chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển giao trực tiếp cho cá nhân, đơn vị quan, tổ chức - Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể: + Nếu bì văn bị trả lại phải chuyển cho cá nhân đơn vị soạn thảo văn đó, đồng thời ghi vào Sổ đăng ký văn để kiểm tra, xác minh cần thiết + Nếu phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cho người giao trách nhiệm giải e Lưu văn - Mỗi văn lưu thành bản: gốc văn thư (đã đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký) lưu Tập hồ sơ công việc Ví dụ: Văn đi: Báo cáo số 12/BC-THCS ngày 18/5/2016 kết thực điểm Nhấn năm học 2015-2016 lưu thành bản: gốc văn thư lưu Tập hồ sơ điểm Nhấn năm học 2015-2016 Đánh giá chung: *Về ưu điểm: 29 - Văn nhà trường quản lý theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Việc lấy số thứ tự cho loại văn Trường Trung học sở Triệu Thành cán văn thư thực xác, không xảy tình trạng lấy thiếu số, trùng số *Về nhược điểm: - Việc quản lý văn Trường Trung học sở Triệu Thành chủ yếu thực theo cách truyền thống “Sổ đăng ký văn đi”, chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn vào hoạt động - Còn thiếu số loại sổ quản lý cần thiết như: Sổ chuyển giao văn đi; Sổ gửi văn bưu điện; Sổ sử dụng lưu 2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 2.3.1 Quản lý dấu - Cán văn thư có trách nhiệm quản lý dấu nhà trường dấu tên Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Con dấu tổ chức, đoàn thể nhà trường tổ chức, đoàn thể trực tiếp quản lý Hiệu trưởng cán văn thư giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải bảo quản phòng Văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan phải đồng ý Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc Không giao dấu cho người khác chưa phép văn Hiệu trưởng 2.3.2 Sử dụng dấu - Công tác bảo quản sử dụng dấu thực nghiêm túc, bảo đảm dấu đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn - Cán văn thư trực tiếp đóng dấu vào văn bản, đóng phải đảm bảo dấu rõ ràng, ngắn, chiều mực theo quy định (mực đỏ); trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn dấu đóng trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Không có tình trạng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên văn có chữ ký người thẩm quyền,… Đánh giá chung: *Về ưu điểm: - Cán văn thư đào tạo đạt chuẩn trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm với công việc, với kinh nghiệm công tác nên thực việc 30 đóng dấu quy định pháp luật Chưa xảy trường hợp đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định; kể đóng dấu phụ lục, dấu giáp lai; trường hợp đóng dấu khống - Dấu giữ gìn thường xuyên vệ sinh đảm bảo sẽ, không bị nhoè đóng dấu *Về hạn chế: - Nhà trường chưa có hộp đựng dấu riêng mà để tạm khay nhựa cho vào tủ hồ sơ khoá lại Một số mẫu văn nhà trường ban hành: Phụ lục - Báo cáo tổng kết năm học 2014-2015 phương hướng, nhiệm vụ năm học 2015-2016 Phụ lục - Tờ trình việc đề nghị công nhận học sinh tốt nghiệp THCS năm học 2015-2016 Phụ lục - Quyết định việc thành lập Hội đồng tuyển sinh năm học 2015-2016 Phụ lục - Chương trình hội nghị chi nhiệm kỳ 2015-2018 Phụ lục - Đề án tinh giản biên chế (Từ năm 2015 - 2021) 2.4 Tổ chức lập hồ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.4.1 Lập hồ sơ: a Mở hồ sơ - Đầu năm, vào Danh mục hồ sơ Trường Trung học sở Triệu Thành (Phụ lục 6) thực tế công việc giao, cán bộ, giáo viên, nhân viên sử dụng Bìa hồ sơ để lập hồ sơ, bìa dùng cho hồ sơ Sau vào danh mục hồ sơ để ghi yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ 31 b Thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ: 32 - Sau mở hồ sơ, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc từ bắt đầu kết thúc vào hồ sơ cụ thể là: Văn nguồn (kế hoạch giao, văn đạo thực hiện, chủ trương lãnh đạo, ý kiến đề xuất cá nhân), phiếu trình, ý kiến đơn vị, cá nhân, ý kiến đạo giải lãnh đạo, văn quan nhũng tài liệu tham khảo khác c Sắp xếp văn hồ sơ: - Văn hồ sơ phải xếp cho khoa học - Có cách xếp sau: Sắp xếp theo vần chữ cái, xếp theo thứ tự thời gian, xếp theo thứ tự số công văn, xếp theo trình giải công việc Tuỳ theo hồ sơ mà vận dụng cách xếp cho phù hợp d Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc - Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ - Xem lại xếp văn lộn xộn xếp lại - Đánh số tờ: văn hồ sơ phải đánh số từ xuống Vị trí đánh số góc phải phía văn Đánh bút chì, không đánh vào tờ giấy trắng - Viết mục lục văn hồ sơ: mục lục viết thành tờ riêng xếp trước văn Tờ mục lục gồm cột thông tin: số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tác giả, trích yếu nội dung, tờ số, ghi 33 34 - Viết bìa hồ sơ: Điền thông tin: tên quan, tên đơn vị, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu ngày tháng kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản, số lưu trữ lên bìa hồ sơ - Viết chứng từ kết thúc với thông tin hồ sơ, gồm: số lượng tờ văn hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái văn hồ sơ, ngày 35 tháng năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ Chứng từ kết thúc viết tờ giấy trắng riêng, xếp sau văn hồ sơ 2.4.2 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan: - Cán bộ, giáo viên, nhân viên phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường theo thời hạn quy định Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho cán văn thư biết phải đồng ý Ban giám hiệu nhà trường, thời hạn giữ lại không 02 năm; - Cán bộ, giáo viên, nhân viên chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho nhà trường cho người kế 36 nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác - Thời hạn giao nộp vào lưu trữ hành: + Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức + Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ công trình toán + Tài liệu nghe nhìn: sau tháng kể từ công việc kết thúc - Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập2 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, biên bàn giao tài liệu Đơn vị, cá nhân giao nộp lưu trữ hành quan giữ loại Đánh giá chung: *Về ưu điểm: - Công tác lập hồ sơ công việc Trường Trung học sở Triệu Thành Ban giám hiệu nhà trường quan tâm Vì vậy, số cán bộ, giáo viên, nhân viên thực tốt chế độ lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; khối lượng tài liệu lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan tăng lên hàng năm - Việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan thực theo quy định Quy chế “Công tác văn thư lưu trữ” - Trong trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự bước quy trình - Khi công việc kết thúc, sau hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán văn thư chuyên trách thống quản lý Sau năm, kể từ công việc kết thúc, cán văn thư thống kê hồ sơ hết thời hạn để đơn vị nộp vào kho lưu trữ theo quy định *Về hạn chế: - Một số cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, chí cất giữ tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp Điều gây khó khăn cho việc chỉnh lý, xếp lại hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu Do đó, gây không khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan 2.5 Công tác lưu trữ Tại Trường Trung học sở Triệu Thành, biên chế nhân viên lưu trữ nên nhân viên văn thư kiêm nhiệm công tác Bên cạnh hạn chế sở vật chất chưa đảm bảo, nhà trường phòng lưu trữ riêng mà hồ sơ lưu trữ bảo quản tủ đặt phòng văn thư hạn chế chuyên môn nghiệp vụ 37 trở ngại lớn làm cho công tác lưu trữ nhà trường chưa trọng thực tốt Cụ thể: - Hàng năm, sau tổng kết năm học, giáo viên, nhân viên lập hồ sơ giao nộp tài liệu công việc phụ trách cho phận văn thư nhà trường Bộ phận văn thư có trách nhiệm xếp tài liệu nhà trường, tài liệu cá nhân đưa vào lưu trữ theo quy định Sau kiểm tra, xếp lại tài liệu, văn thư tiến hành công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Hầu hết cán bộ, giáo viên có ý thức việc lập giao nộp hồ sơ Tuy nhiên, tồn tình trạng tài liệu nộp lẻ tẻ, số tài liệu đến hạn nộp lưu chưa thu dứt điểm, tài liệu bó gói làm nhiều thời gian cán văn thư, Công tác chỉnh lý tài liệu chưa trọng, văn thư tiến hành xếp lại tài liệu thu thập theo năm sau đưa vào tủ lưu trữ Tủ lưu trữ nhà trường đặt nơi cao ráo, thông thoáng Thực tốt biện pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật tài liệu lưu trữ Các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản như: giá, cặp, hộp trang bị đầy đủ Do điều kiện trụ sở quan chật hẹp, phòng lưu trữ riêng nên việc phân loại, xếp tài liệu chưa chuẩn - Trong năm gần đây, công tác lưu trữ nhà trường phục vụ kịp thời, có hiệu cho hoạt động quan yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Số lượng người khai thác tài liệu số lượng hồ sơ, tài liệu đưa phục vụ ngày tăng, hình thức sử dụng tài liệu ngày đa dạng, phong phú Các tài liệu lưu trữ sử dụng nhiều Sổ gọi tên, ghi điểm năm, Hồ sơ thi đua – khen thưởng, Hồ sơ cán giáo viên, Hồ sơ phổ cập giáo dục, Báo cáo tổng kết, Kế hoạch năm học, … - Hiện tại, nhà trường chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu ảnh hưởng đến công tác nghiên cứu tài liệu Mặt khác, phần lớn tài liệu lưu trữ phận tự quản lý, chưa lập sở liệu để quản lý tra tìm, công cụ tra cứu chủ yếu mục lục hồ sơ nên gặp khó khăn việc tìm kiếm tài liệu Nguồn tài liệu lưu trữ phong phú chưa khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò tầm quan tài liệu lưu trữ quan, tổ chức toàn xã hội 2.6 Sử dụng loại thiết bị văn phòng, phần mềm văn phòng mà nhà trường sử dụng - Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao công tác văn phòng, nhà trường trọng đến việc trang bị đầy đủ loại thiết bị văn 38 phòng áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp trình giải công việc nhanh chóng kịp thời Vào thời điểm tại, văn phòng trang bị máy tính để bàn, máy in, mạng Internet, Wifi, điện thoại bàn, … tạo điều kiện thuận lợi việc liên lạc văn phòng với quan, đơn vị, phận khác trường, dễ dàng cập nhật thông tin để có biện pháp xử lý đạo, điều chỉnh kịp thời Cán văn thư nhà trường sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng, giúp cho công việc thực cách nhanh chóng, hiệu - Bên cạnh đó, nhà trường sử dụng triệt để phần mềm văn phòng để phục vụ cho công tác chuyên môn Bộ phần mềm Microsoft Office 2010, Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey, Trình duyệt Web Cốc cốc, Bộ công cụ nén/giải nén Winrar, Công cụ Foxit Reader, Phần mềm Adobe Reader, Phần mềm diệt vi rút Bkav Pro 2015 Internet Security, Phần mềm VLC media player, Phần mềm phục hồi liệu Recuva, Phần mềm quản lý ghi Sticky Notes, Phần mềm kiểm tra lỗi tả VcatSpell, Phần mềm Teamviewer,… Đa số trang thiết bị, vất chất nhà trường sử dụng mục đích, phát huy có hiệu tính Trong đó, hệ thống máy vi tính phục vụ đắc lực cho hoạt động công tác hành Việc đầu tư trang thiết bị đại nhà trường góp phần tiết kiệm nhiều thời gian, giảm bớt nhiều công đoạn thực nhiệm vụ mang tính thủ công, đem lại hiệu cao công tác Chính quan tâm cải thiện điều kiện làm việc đầu tư trang thiết bị vật chất phục vụ cho nhiệm vụ chuyên môn, góp phần đưa công tác văn phòng nhà trường vào nề nếp, nâng cao hiệu công tác 39 PHẦN III KẾT QUẢ THỰC TẬP Kết đạt được: 1.1 Đối với công việc, nhiệm vụ giao: Trong thời gian thực tập Trường Trung học sở Triệu Thành, thân em giao đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ nhà trường Mặc dù, thân đầu làm quen với công việc, đôi chút bỡ ngỡ nhờ giúp đỡ bảo tận tình thầy cô nhà trường, đặc biệt cô Lê Bảo Hân – cán văn phòng, em hoàn thành công việc giao, dần làm quen với nhịp độ làm việc nhà trường, hiểu chức nhiệm vụ nhà trường nói chung Tổ hành nói riêng Bằng việc quan sát công việc quan thực tập, sau hướng dẫn tham gia trực tiếp vào công tác văn thư lưu trữ cán thực thụ giúp em có học bổ ích thiết thực Quá trình thực tập trường, em nhà trường đánh giá cao thực hành công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ,… Bên cạnh đó, thời gian thực tập, thân em chấp hành nội quy, quy định nhà trường; tích cực tìm hiểu hoạt động nhà trường, học hỏi kỹ nghề; có thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vui vẻ hòa đồng với người văn phòng; thường xuyên liên lạc với giáo viên hướng dẫn để xin ý kiến đạo nhằm hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn thiện báo cáo theo kế hoạch 1.2 Đối với thân: Thực tập hội để sinh viên rèn luyện kĩ làm việc thân Nhờ giúp đỡ, tạo điều kiện Trường Trung cấp Mai Lĩnh quan tâm, tận tình hướng dẫn thầy giáo Nguyễn Huy Hợi, Ban giám hiệu thầy cô giáo Trường Trung học sở Triệu Thành, qua đợt thực tập cho em thấy yêu nghề hơn, hiểu rõ ngành học mình, nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí công tác văn thư lưu trữ vai trò phận hành văn phòng quan, tổ chức, từ có ý thức phấn đấu vươn lên nghề nghiệp Thời gian thực tập tốt nghiệp giúp em củng cố, nâng cao kiến thức trang bị trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; tiếp cận, thâm nhập bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế Thực hành nghiệp vụ bổ trợ cho em kinh nghiệm thực 40 tiễn quan trọng mà em chưa có trình học trường, làm quen học hỏi thêm nhiều học bổ ích kỹ nghề Qua để em có so sánh lý luận thực tiển nhằm hoàn thành tốt công tác chuyên môn nghiệp vụ tương lai Quá trình thực tập giúp em rèn luyện kỹ kỹ làm quen, kỹ giao tiếp nơi công sở, kỹ biết lắng nghe góp ý cấp trên, học hỏi kinh nghiệp người trước, kỹ nghe điện thoại, kỹ xếp tài liệu, bố trí văn phòng khoa học để đạt hiệu làm việc cao hơn, kỹ sử dụng thiết bị văn phòng, Đây coi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Thực tập tốt nghiệp giúp em lĩnh hội nhiều kiến thức tư mới, mở rộng phát huy mà học nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi nhiều kinh nghiệm qua người trước, rèn luyện đức tính cần thiết cho cán văn phòng Đồng thời, qua trình thực tập nghề nghiệp, em rút điểm mạnh điểm yếu thân, từ xác định hướng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc tương lai Qua lần thực tập này, em biết sâu sắc quan tâm nhà nước quan công tác văn phòng, nhờ mà em cảm thấy yêu nghề tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp 1.3 Kiến nghị, đề xuất: Sau thời gian thực tập học hỏi kinh nghiệm, trải nghiệm thực tế công việc, áp dụng lý luận học vào thực tiễn hoạt động Trường Trung học sở Triệu Thành, thân em có số ý kiến đề xuất sau: 1.3.1 Đối với quan thực tập: - Trong thời gian thực tập Trường Trung học sở Triệu Thành, em thấy phận văn phòng có vị trí quan trọng cấu tổ chức nhà trường Chính thế, để đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc, nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ, nhà trường cần đề xuất tổ chức lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, đại hóa văn phòng việc đầu tư, mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, máy móc, trang thiết bị văn phòng, … - Cán văn phòng đảm nhiệm nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nhau, khối lượng công việc lại nhiều nên tính chuyên nghiệp công việc chưa cao Do đó, nhà trường cần có ý kiến tham mưu với cấp lãnh đạo bố trí thêm nhân cho văn 41 phòng Đồng thời, lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc - Nhà trường cần quan tâm đến công tác lưu trữ nhà trường, nên đầu tư xây dựng phòng lưu trữ riêng để đảm bảo tài liệu xếp, phân loại bảo quản theo quy định - Cán văn thư lưu trữ cần phải có phối hợp chặt chẽ trình giải công việc, nhằm làm cho công việc đạt hiệu cao - Cần có chế độ khen thưởng cán văn phòng có thành tích xuất sắc công tác để động viên khích lệ họ phấn đấu công việc 1.3.2 Đối với sở đào tạo - Nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc ngành hành văn phòng nhiều thông qua đợt thực tế, quan sát công việc để trau dồi kiến thức lý thuyết học lớp, từ người học nắm chất công việc tránh lúng túng bước vào công việc thực tế sau Tồn tại, hạn chế, nguyên nhân giải pháp 2.1 Những tồn tại, hạn chế nguyên nhân Trong trình thực tập, bên cạnh kết đạt được, em số tồn tại, hạn chế sau: - Do tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế môi trường làm việc chuyên nghiệp văn phòng nên nhiều bỡ ngỡ, sử dụng thiết bị văn phòng chưa thành thạo, đôi lúc nhút nhát, chưa mạnh dạn đề xuất ý tưởng, - Kiến thức lý thuyết học trường thực tế công việc có khoảng cách lớn tạo lúng túng thực hành nghiệp vụ chuyên ngành - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng yêu cầu công việc chưa có máy photocopy, máy scan, phòng lưu trữ, … nên số công tác triển khai chậm - Một số nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa thực hành công tác chưa nhà trường trọng, quan tâm mức - Thời gian thực tập nghề nghiệp hạn chế nên chưa hiểu biết sâu sắc công việc cụ thể năm học phận văn phòng 2.2 Một số giải pháp Để hoạt động thực tập đạt hiệu chất lượng, giúp sinh viên có hành trang để bước vào đời, em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp sau: - Cần thay đổi chương trình đào tạo phù hợp với tính chất thực tế công việc để đáp ứng yêu cầu ngày cao công tác hành văn phòng nói riêng xu hội nhập xã hội nói chung 42 - Cần tổ chức chuyến thực tế quan để làm quen với công việc chuyên môn, tạo sở tiền đề sinh viên vận dụng tốt nghiệp vụ học vào đợt thực tập tốt nghiệp - Sinh viên cần phát huy tính động, sáng tạo trình học tập vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác để đạt hiệu cao 43 ... người, thầy giáo Nguyễn Đình Thuần cấp bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Cơ sở vật chất buổi đầu nhà trường bao gồm dãy nhà hai tầng với 10 phòng học, dãy nhà hiệu với phòng làm việc, phòng họp; trang thiết... thiết bị máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động dạy học, bước đưa nhà trường vào nề nếp, nâng cao chất lượng giáo dục tạo niềm tin sâu sắc phụ huynh học sinh Đảng ủy, quyền địa phương Tiếp lửa... hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch đề ra, chất lượng hai mặt chất lượng mũi nhọn tăng lên rõ rệt Sau bao nổ lực, cố gắng thầy trò Trường Trung học sở Triệu Thành quan tâm, đạo sát Đảng uỷ, quyền địa