KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CƠ QUAN

MỤC LỤC Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp PHẦN I CÁC TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP Tình Tình sinh viên Trần Thị Thuỳ: Trong đợt thực tập trường Mầm non Triệu Trung, em chị Nguyễn Thị Huyền người hướng dẫn thực tập giao cho em nhiệm vụ lập danh sách làm giấy khen cháu ngoan Bác Hồ, bé ngoan, bé chăm Vào ngày tổng kết phát khen thưởng có giáo viên đến hỏi chị Huyền thiếu giấy khen nhầm giấy khen cháu qua cháu khác Chị Huyền bị cấp nhắc nhở Với tình em giải sau: Em bình tĩnh trình bày cho cấp việc lập danh sách em thân làm khơng thiếu sót dị kỹ Sau lấy danh sách lớp lập để cấp đối chiếu giáo viên bị nhầm Bản thân em chị Huyền khơng có lỗi chuyện Mọi chuyện giải nhanh chóng Tình Tình sinh viên Nguyễn Thị Hiệp: Khi thực tập Bảo hiểm xã hội huyện Đakrông, thân em cấp phân cơng chị Hồng Thị Huế hướng dẫn thực tập Nhưng chị Huế lại khơng nhiệt tình, khó chịu hai chị em trao đổi công việc Với tình em giải sau: Đầu tiên em tìm hiểu lý mà chị Huế lại với Sau biết lý chị Huế bị cấp nhắc nhở báo cáo nộp muộn Nên chị tỏ khó chịu khơng giúp đỡ em Những ngày sau em gần gũi tâm chị Và chị thân thiện hơn, hai chị em trao đổi công việc sống Tình Tình sinh viên Trương Thị Ngọc: Trong thời gian thực tập Trường Trung học sở Triệu Thịnh, em giao nhiệm vụ phụ trách công tác văn thư lưu trữ nhà trường hướng dẫn cô giáo Lê Bảo Hân Sau xét tốt nghiệp, nhà trường lên lịch phát học bạ giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho học sinh vào ngày 01/6/2016, Hân có việc bận nên em phân công phụ trách công tác Đúng 30 phút ngày 01/6/2016, em có mặt trường để làm nhiệm vụ, học sinh đến nhận hồ sơ Đến khoảng giờ, có phụ huynh đến nhận hồ sơ cho mình, sau ký nhận, phụ huynh xem học bạ thấy kết đánh giá xếp loại con, khơng vừa lịng, có thái độ nóng nảy, to tiếng Phụ huynh nói: “Con tơi học đầy đủ, có vi phạm đâu mà xếp hạnh kiểm trung bình, vơ lý vừa phải thôi, nộp tiền nộp bạc cho học mà lại nhận hạnh kiểm trung bình sao?” Với trường hợp em xử lý sau: Trước tiên em nhẹ nhàng mời phụ huynh ngồi xuống ghế rót nước mời phụ huynh Em vừa lắng nghe vừa khuyên phụ huynh bình tĩnh từ từ giải thích cho phụ huynh hiểu hạnh kiểm học sinh đưa xét công Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp khai họp hội đồng sư phạm nhà trường ý kiến chủ quan giáo viên Việc nâng, hạ hạnh kiểm học sinh Hội đồng sư phạm cân nhắc kỹ Bên cạnh việc vào tính chất vi phạm học sinh, nhà trường xét chung vi phạm học sinh lớp toàn trường, từ đưa mức hạnh kiểm cho học sinh Các giáo viên, đặc biệt giáo viên chủ nhiệm mong muốn học sinh tốt nghiệp đạt kết tốt để có hội xét tuyển vào trường trung học phổ thông Tuy nhiên, khơng thể mong muốn mà giáo viên nhà trường bỏ qua yếu tố công học sinh Em biết em Minh nhà ngoan lời bố mẹ, theo em biết, thời gian vừa rồi, em Minh có chơi với số đối tượng xấu, nghe lời bạn bè rủ rê nên gây số lỗi vi phạm nội quy, quy định nhà trường Sau đó, vào biên họp xét hạnh kiểm học sinh Hội đồng sư phạm ngày 23/5/2016, em trình bày vi phạm học sinh dẫn đến bị xếp hạnh kiểm trung bình cho phụ huynh nghe Bên cạnh đó, em nhấn mạnh nhà trường mời phụ huynh đến gặp để trao đổi, nhiên mẹ bận việc nên không đến nhà trường gửi thông báo chi tiết vi phạm học sinh gia đình, Minh hứa cam kết khơng tái phạm Với tính chất vi phạm nghiêm trọng, lần đầu sau có biểu tốt mặt học tập, rèn luyện nên nhà trường xếp em Minh hạnh kiểm trung bình Khi nghe qua vi phạm, phụ huynh tâm tính chất cơng việc nên thường xuyên phải làm xa nhà, Minh nhà với mẹ, mẹ bận công việc theo dõi sát được, điện thoại lúc thấy Minh ngoan ngoãn nên tin tưởng con, khơng ngờ Minh lại có vi phạm thế, vừa nóng nảy mong thơng cảm Em nói khơng cảm thơng với phụ huynh bố mẹ mong muốn điều tốt đẹp cho con, ln cố gắng làm việc để tạo điều kiện tốt cho học tập, nhiên bố mẹ cần quan tâm đến con, tâm với nhiều để hiểu suy nghĩ từ có định hướng cho tốt Ở độ tuổi này, tâm lý học sinh nhạy cảm nên bố mẹ cần nhẹ nhàng để động viên khuyên bảo Sau nghe xong, phụ huynh cảm ơn vui vẻ chào Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp PHẦN II BÁO CÁO CÁC BIỆN PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU THÀNH Đặt vấn đề Việt Nam bước hội nhập kinh tế tri thức, công tác văn phòng xem nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Bác Hồ dạy: “Cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải không đúng, Cho nên, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật” Thực tế cho thấy, làm tốt cơng tác văn thư góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng Bởi lẽ, khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng việc; đảm bảo thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - thói quen cố hữu máy hành nước ta Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Cách 70 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1CP/VP gửi Bộ trưởng nêu rõ: “Xét vài công sở tự tiện hủy bỏ hay bán công văn hồ sơ cũ Hành động có tính cách phá hoại, sợ làm tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia Vậy yêu cầu ông Bộ trưởng ban thị cho nhân viên Sở phải gìn giữ tất cơng văn, tài liệu cấm không hủy công văn, tài liệu khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ Xin nhắc hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị”.Thơng đạt văn Nhà nước ta cơng tác lưu trữ, đặt móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam Thủ tướng Chính phủ ký ban hành theo Quyết định số 1229/QĐ-TTg, ngày 17/9/2007, Điều Quyết định có ghi: Ngày 03/01 hàng năm ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam - lấy tên “Ngày Lưu trữ Việt Nam” nhằm mục đích giáo dục truyền thống Ngành Lưu trữ Việt Nam, nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm người làm công tác lưu trữ toàn xã hội việc bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ cho nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc; động viên phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷ Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp luật đạo đức nghề nghiệp cán bộ, công chức, viên chức Ngành Lưu trữ; biểu dương, khen thưởng kịp thời cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hoá, xã hội nhà trường Tuy nhiên thời gian qua, cơng tác lưu trữ cịn bộc lộ số hạn chế như: Nhà trường chưa thực quan tâm đến công tác quản lý hoạt động thuộc lĩnh vực lưu trữ; đội ngũ cán làm cơng tác lưu trữ cịn thiếu số lượng chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; việc đầu tư trang thiết bị, sở vật chất cho cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế, … Vì vậy, muốn phát huy vai trị cơng tác lưu trữ, cần có biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác lưu trữ vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Cơ sở lý luận công tác lưu trữ 2.1 Khái niệm Công tác lưu trữ: Là công tác nghiệp vụ khoa học nhằm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ để bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học, phục vụ công tác xây dựng bảo vệ đất nước, giữ gìn bí mật Quốc gia Là mắc xích khơng thể thiếu hoạt động quản lý máy nhà nước, tổ chức xã hội khác 2.2 Vị trí cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ khâu quan trọng quy trình xử lý thơng tin, nội dung quan trọng hoạt động văn phịng Cơng tác có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng các lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định 2.3 Ý nghĩa công tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ góp phần vào việc thực cải cách thủ tục hành chính, xây dựng hành đại, tiên tiến Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quản lý Thực tốt công tác lưu trữ công văn, giấy tờ điều kiện để thực cải cách thủ tục hành quan đơn vị mang lại ý nghĩa nhiều mặt trình quản lý: Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp - Ý nghĩa trị: Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Sử dụng thông tin từ văn quản lý nhà nước chứng chân thực, có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn q trình giải cơng việc, từ kiểm tra, đánh giá hoạt động quan máy nhà nước Nó có vai trị quan trọng bậc việc xem xét hành vi hành trình thực nhiệm vụ quản lý quan, sở quan trọng để giải tranh chấp quan, tổ chức, cá nhân, giải quan hệ pháp lý quản lý hành - Ý nghĩa kinh tế: Sử dụng tài liệu lưu trữ để khai thác tài nguyên thiên nhiên địa chất, khí tượng, thuỷ văn, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển… làm sở cho việc phát triển kinh tế vùng, ngành Sử dụng tài liệu lưu trữ để làm cho việc xây dựng kế hoạch để phát triển kinh tế xã hội hàng năm, nhiều năm; đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi công; quản lý sửa chữa cơng trình xây dựng - Ý nghĩa nghiên cứu khoa học: Sử dụng tài liệu lưu trữ để tổng kết quy luật vận động phát triển mặt đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ gọi tài sản văn hố dân tộc Nó sử liệu đặc biệt quan trọng xác để xác minh kiện lịch sử, khôi phục lại thật lịch sử giúp cho hệ mai sau hiểu lịch sử dân tộc Trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Ủy ban thường vụ Quốc Hội thông qua ngày 04/4/2000 nêu rõ: Tài liệu lưu trữ Quốc gia di sản dân tộc có giá trị đặc biệt với nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Khơng tài liệu lưu trữ cịn phản ánh thành lao động sáng tạo vật chất lẫn tinh thần nhân dân ta qua thời kỳ lịch sử chứng tích văn hoá với loại di sản văn hoá khác di khảo cổ, vật bảo tang, cơng trình kiến trúc, hội hoạ, Tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội lồi người loại văn tự có giá trị Như vậy, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa phương diện, vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử 2.4 Chức công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ngành Nhà nước với chức bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do cơng tác lưu trữ có chức sau: - Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh an tồn tài liệu, phơng lưu trữ Quốc gia - Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu, phơng lưu trữ Quốc gia góp phần thực tốt đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước đề giai đoạn cách mạng Hai chức có mối quan hệ mật thiết với Nếu thực cách đan xen, kết hợp hài hoà thống tạo tiền đề để thực chức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 2.5 Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật quan, đơn vị Do đó, địi hỏi cơng tác lưu trữ phải tiến hành theo nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh qui định bảo vệ tài liệu lưu trữ - Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu chứa đựng khối lượng thông tin lớn nhiều mặt Để bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu quả, địi hỏi khâu nghiệp vụ lưu trữ phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu phải tiến hành theo phương pháp khoa học, có tính hệ thống - Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ gắn liền với ngành, lĩnh vực cụ thể hoạt động kinh tế, xã hội 2.6 Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm lý luận thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức kế hoạch bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm nội dung sau: - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Phân loại khoa học tài liệu lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Thông kê lưu trữ - Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ - Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ Việc tổ chức công tác lưu trữ theo nội dung quan, tổ chức nhiều phận tham gia theo chức trách, thủ trưởng quan đơn vị quy định 2.7 Nhiệm vụ công tác lưu trữ nhà trường Công tác lưu trữ có nhiệm vụ cụ thể sau: - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu - Bảo đảm bí mật, an tồn hồ sơ, tài liệu - Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp - Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Công tác thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu: Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm nhà trường quan tâm Văn phòng chủ động, tích cực tham mưu cho lãnh đạo tổ chức đạo phận CBGV thực việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Tuy nhiên, số hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý phận CBGV lớn Tình trạng hồ sơ, tài liệu phận CBGV chưa thu hồi lưu trữ quan theo quy định phổ biến Một số tài liệu bị thất lạc, khơng cịn ngun vẹn ảnh hưởng thiên tai làm cho cơng tác hồn thiện hồ sơ kiểm định, trường chuẩn gặp nhiều khó khăn - Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hiện tại, nhà trường quản lý 15 phông tài liệu với khoảng 1.000 hồ sơ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có tủ đựng, xếp gọn gàng, ngăn nắp - Kho tàng, trang thiết bị bảo quản: Nhà trường sử dụng phòng văn thư để lưu trữ tài liệu khơng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật trang thiết bị cần thiết, khơng đảm bảo yếu tố an tồn tài liệu - Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu nhà trường: Các phận CBGV thường tập trung khai thác sử dụng tài liệu như: Sổ chủ nhiệm, sổ kế hoạch, Sổ điểm, Sổ đầu bài, Báo cáo tổng kết, Kế hoạch năm học,… - Tổ chức việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Nhà trường khơng có tài liệu hết giá trị phải tiêu hủy 2.8 Các phương pháp lưu trữ hồ sơ tài liệu 2.8.1 Lưu trữ theo vần mẫu tự - Sử dụng cho hồ sơ tên + Hồ sơ cá nhân: Bỏ tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngồi ghi tên số thơng tin khác Bên hồ sơ, xếp tài liệu theo ngày tháng từ gần đến xa + Hồ sơ hỗn hợp: Sắp xếp tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm tư liệu + Hồ sơ tên: Nếu phát sinh liên tục phân loại theo giai đoạn + Các hồ sơ khác có tên: đặt mã phụ sau tên, sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt - Hồ sơ theo chủ đề + Tên chủ đề cần đặt cụ thể, không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung + Sử dụng tiêu đề phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề + Sử dụng công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng tạo lập máy tính) Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp + Kẹp hồ sơ dùng cho dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho tiêu đề + Cần có bảng mục lục chủ đề để tránh việc mở hồ sơ khơng có chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm - Hồ sơ theo địa danh + Cần thiết lập danh mục địa danh giống chủ đề + Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm 2.8.2 Lưu theo số, mã số - Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số - Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số) - Hệ thống lưu trữ mã số: sử dụng kết hợp chữ số, thơng thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã 2.8.3 Lưu trữ hồ sơ theo trình tự thời gian - Các tài liệu lưu trữ theo trình tự thời gian đó, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh - Các hồ sơ chia theo ngày, tuần, tháng, quý năm tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ - Hệ thống thường sử dụng phối hợp với phương pháp phân loại khác Do đó, điều phổ biến hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ sử dụng trình tự thời gian bên hồ sơ 2.8.4 Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề Đây biến thể phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, tài liệu xếp theo phân loại chủ yếu tiêu đề chủ đề, ví dụ Hồ sơ Thi đua - Khen thưởng, hồ sơ điểm Nhấn, Trong nhóm chủ yếu có phân loại nhóm nhỏ Tập Quyết định khen thưởng, Tập công văn hướng dẫn, đạo công tác Thi đua – Khen thưởng, 2.8.5 Lưu trữ hồ sơ theo vùng địa lý + Khi dùng phương pháp địa lý, hồ sơ xếp theo địa điểm huyện, tỉnh… cho phân loại chủ yếu Sau sử dụng phân loại nhỏ theo mẫu tự + Phương pháp địa lý gọi xếp theo địa điểm Điều dễ hiểu ý niệm đơn giản người sử dụng khơng sớm muộn quen thuộc với khu vực địa lý có liên quan 2.9 Phương tiện thiết bị lưu trữ Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phịng, tủ kệ mở (khơng cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,… Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 10 Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM,… Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, bìa kẹp “out”,… Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quan trọng thời đại ngày nay, mà phổ biến máy vi tính cá nhân Các biện pháp lưu trữ hồ sơ công việc Trường Trung học sở Triệu Thành Đầu năm, vào Danh mục hồ sơ Trường Trung học sở Triệu Thành chức năng, nhiệm vụ nhà trường thực tế công việc giao, cán bộ, giáo viên, nhân viên sử dụng Bìa hồ sơ để lập hồ sơ, bìa dùng cho hồ sơ Sau vào danh mục hồ sơ để ghi yếu tố thơng tin lên bìa hồ sơ Đến cuối năm nộp cho phận văn phòng để đưa vào lưu trữ quan Căn vào tính chất loại hồ sơ để có biện pháp lưu trữ hợp lý Cụ thể: 3.1 Biện pháp lưu trữ hồ sơ kết hợp theo số trình tự thời gian Biện pháp áp dụng tập văn đi, văn đến nhà trường 3.1.1 Đối với văn đi: Vào đầu năm, nhà trường tiến hành mở Sổ đăng ký văn ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 Sau hoàn thành bước: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày, tháng, năm văn đi; Nhân bản; Đóng dấu quan văn thư tiến hành đăng ký vào Sổ đăng ký văn làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Số văn nhà trường chia làm hai loại: Hệ thống số riêng loại văn Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, Giấy chứng nhận hệ thống số chung, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn loại văn cịn lại như: Biên bản, Thơng báo, Đề án, Mỗi văn lưu thành bản: gốc văn thư (đã đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký) lưu Tập hồ sơ công việc Đến cuối năm, văn thư đóng tập, ghi mục lục, biên mục hồ sơ nộp lưu trữ quan 3.1.1 Đối với văn đến: Đầu năm, nhà trường mở Sổ đăng ký văn đến ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 Khi có văn đến, văn thư tiến hành kiểm tra làm thủ tục đăng ký vào Sổ đăng ký văn đến, dùng bít chì đánh số thứ tự, ngày đến vào góc bên trái văn Sau đăng ký văn đến, cán văn thư phải trình cho Ban giám hiệu xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Từ ý kiến đạo Ban giám hiệu, văn photo chuyển kịp thời đến cá nhân, tổ chức, đoàn thể nhà trường để triển khai thực Văn đến lưu làm bản, lưu văn thư, lưu hồ sơ cơng việc theo trình tự thời gian đến để làm sở triển khai Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 11 thực Đến cuối năm, văn thư đóng tập, ghi mục lục, biên mục hồ sơ nộp lưu trữ quan 3.2 Biện pháp lưu trữ hồ sơ kết hợp theo chủ đề trình tự thời gian Biện pháp áp dụng loại hồ sơ năm học nhà trường, gồm: Hồ sơ Thi đua, Hồ sơ Đánh giá xếp loại, Hồ sơ điểm Nhấn, Hồ sơ chuẩn Quốc gia, Hồ sơ Khen thưởng – Kỷ luật, Tập báo cáo, Tập Kế hoạch, Sổ biên bản, Hồ sơ Giáo dục khuyết tật, Hồ sơ An ninh trật tự, Hồ sơ An tồn giao thơng, Hồ sơ kiểm tra nội bộ, Hồ sơ giáo dục pháp luật, Hồ sơ EMIS, Hồ sơ Phòng cháy chữa cháy, Hồ sơ Tuyển sinh, Hồ sơ Tốt nghiệp, Hồ sơ phổ cập, Sáng kiến kinh nghiệm, Bài – Sản phẩm dự thi Tương ứng với chủ đề hồ sơ, cán văn thư tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu, văn có liên quan đưa vào hộp Căn vào văn đưa vào hồ sơ hộp tiếp tục phân loại thành nhóm nhỏ Với nhóm nhỏ đó, văn xếp theo trình tự thời gian Sau kết thúc năm học, văn thư ghi mục lục, biên mục hồ sơ tập văn hộp nộp lưu trữ quan Ví dụ: Trong năm học 2015-2016, với Hồ sơ có chủ đề “điểm Nhấn”, cán văn thư tiến hành thu thập toàn văn có liên quan đến điểm Nhấn “Xây dựng văn hoá học đường giáo dục kỹ sống cho học sinh” để đưa vào hồ sơ Khi đưa văn vào hồ sơ, văn thư phân thành nhóm nhỏ gồm: Tập văn đạo, hướng dẫn thực điểm Nhấn (Bao gồm tất văn đạo, hướng dẫn thực điểm Nhấn năm học 2015-2016 Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT; Phòng GD&ĐT); Tập Kế hoạch thực điểm Nhấn (Bao gồm Kế hoạch Sở GD&ĐT; Phòng GD&ĐT nhà trường); Tập Báo cáo cơng tác điểm Nhấn (Bao gồm Báo cáo tình hình thực điểm Nhấn giáo viên, Báo cáo sơ kết, tổng kết thực điểm Nhấn tổ chuyên môn nhà trường); Tập Biên đánh giá công tác thực điểm Nhấn (Bao gồm Biên tự đánh giá xếp loại thực điểm Nhấn lớp, giáo viên, Tổ chuyên môn nhà trường; Biên đánh giá xếp loại thực điểm Nhấn Phịng GD&ĐT) Tất văn nhóm nhỏ xếp theo trình tự thời gian 3.3 Biện pháp lưu trữ hồ sơ theo vần mẫu tự Biện pháp áp dụng Hồ sơ học bạ học sinh, Phiếu điều tra phổ cập nhà trường Cụ thể: 3.3.1 Đối với Học bạ: Học bạ sổ để ghi toàn kết học tập học sinh suốt cấp học nên văn thư phải lưu trữ cho cẩn thận, khoa học cho dễ lấy, dễ tìm tránh bị thất lạc Phân hai loại để lưu: - Thứ nhất, Học bạ sử dụng (học bạ học sinh học trường) Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 12 Vào đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi chi tiết vào học bạ, xong việc giáo viên chủ nhiệm phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Đến cuối học kỳ, văn thư kiểm tra lại số lượng học sinh, lọc học bạ học sinh bỏ học đưa vào Học bạ lưu bàn giao học bạ lớp cho giáo viên chủ nhiệm vào điểm, nhận xét, sau nhận lại Sau học bạ Ban giám hiệu ký duyệt văn thư đóng dấu cất giữ Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại Riêng khối đầu cấp, sau nhận học bạ từ giáo viên chủ nhiệm lớp, văn thư tiến hành điền số sổ đăng vào học bạ cho học sinh Học bạ cần bọc nilon để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học, giấy chứng nhận,… cần phải dùng arap bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Học bạ lớp có hộp riêng bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, Bên hộp, học bạ xếp theo thứ tự Alphabet tên học sinh, kèm theo tập thơng tin họ tên GVCN, số lượng học sinh, danh sách lớp để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời Thứ hai, Học bạ lưu (học sinh nghỉ học trường) Là học bạ học sinh không học trường, bao gồm học sinh nghỉ học chừng học sinh tốt nghiệp trường Những học bạ bỏ vào hộp riêng đặt ngăn Học bạ lưu tủ lưu trữ Học bạ tài liệu lưu giữ lâu dài, để quản lý tốt học bạ lưu, văn thư cần ghi sổ theo dõi cụ thể, rõ ràng Với học bạ lưu, văn thư tiến hành lưu trữ biện pháp xếp theo thứ tự Alphabet tên học sinh để cần dễ dàng tìm thấy 3.3.1 Đối với Phiếu điều tra phổ cập: Phiếu điều tra phổ cập tài liệu chứa thơng tin phản ánh độ tuổi, trình độ đối tượng địa bàn toàn xã Hàng năm, cán giáo viên phụ trách tiến hành cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân hộ gia đình sở kết điều tra Phiếu điều tra đóng thành tập theo thôn Trong tập, phiếu xếp thứ tự Alphabet tên chủ hộ 3.4 Biện pháp lưu trữ hồ sơ kết hợp theo chủ đề vần mẫu tự Biện pháp áp dụng Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức nhà trường Cụ thể: Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tài liệu pháp lý phản ánh toàn diện thân, mối quan hệ gia đình, xã hội cán bộ, công chức Hồ sơ quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật Nhà nước qui định Vì vậy, địi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý đầy đủ xác thơng tin Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 13 Tất tài liệu liên quan đến cán bộ, công chức đựng Bì hồ sơ cán bộ, cơng chức làm chất liệu giấy khơng hút ẩm, có độ bền cao, bao gồm tài liệu sau: Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”; Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”; Bản “Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”; Bản giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe; loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo cán bộ, cơng chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng trình độ đào tạo chun mơn, lý luận trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ quan có thẩm quyền chứng nhận, ; Các định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cán bộ, công chức; Các tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ; Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ; Bìa kẹp nghị quyết, định nhân sự; Bìa kẹp nhận xét, đánh giá đơn thư Căn vào chủ đề hộp Hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức, văn thư đưa tồn tập hồ sơ cán bộ, giáo viên nhà trường vào hộp Sau tiến hành xếp hồ sơ theo thứ tự Alphabet tên đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ Với tài liệu hồ sơ, văn thư tiếp tục phân nhóm theo chủ đề xếp trình tự thời gian, cụ thể: Đưa vào “Lý lịch cán bộ, công chức” loại tài liệu liên quan gồm Bản Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức; Bản Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức; Bản giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe; loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng trình độ đào tạo chun mơn, lý luận trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ quan có thẩm quyền chứng nhận, Đưa vào “Bìa kẹp nghị quyết, định nhân sự” loại tài liệu: Các định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cán bộ, công chức Đưa vào “Bìa kẹp nhận xét, đánh giá đơn thư” loại tài liệu: Các tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ; Các nhận xét đánh giá nhà trường cán bộ, cơng chức Mỗi nhóm phải kèm theo phiếu liệt kê tài liệu tương ứng Định kỳ hàng năm chậm ngày 15 tháng 01 năm sau nhà trường hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai thông tin phát sinh kỳ có liên quan đến thân, quan hệ gia đình xã hội năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định Cán văn thư có trách nhiệm sưu tầm, thu thập tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức Các tài liệu thu thập phải bảo đảm tính trung thực ghi rõ họ tên, đơn vị người cung cấp tài liệu; họ tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích phải quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác nhận 3.5 Biện pháp lưu trữ hồ sơ kết hợp theo vần mẫu tự, trình tự thời gian vùng địa lý Biện pháp áp dụng cho việc lưu trữ tốt nghiệp loại giấy chứng nhận Cụ thể: Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 14 Bằng tốt nghiệp loại giấy chứng nhận nhận văn thư đăng ký vào Sổ theo dõi cấp phát văn rõ ràng, xác sau đóng lại tập theo thứ tự Alphabet tên, lưu theo năm cấp riêng Đây loại giấy tờ quan trọng nên phải cất giữ cẩn thận (tủ phải có khóa chắn) Loại giấy tờ phát cho người sở hữu, khơng cho nhận thay với trường hợp Khi học sinh đến nhận phải ký ghi rõ họ tên vào Sổ theo dõi cấp phát văn 3.6 Biện pháp lưu trữ hồ sơ kết hợp theo trình tự thời gian vần mẫu tự Biện pháp áp dụng việc lưu trữ Sổ gọi tên ghi điểm, Sổ đầu năm học Cụ thể: Sổ gọi tên ghi điểm, Sổ đầu để ghi toàn điểm số kết học tập, rèn luyện học sinh năm học Sổ lưu vơ thời hạn có giá trị sử dụng cao (xác nhận kiểm tra đối chứng cần thiết) nên phải lưu cẩn thận trách nhàu nát, làm rách,… Ứng với năm học, văn thư lập hộp hồ sơ để đựng Sổ gọi tên ghi điểm, Sổ đầu lớp Trong hộp, sổ xếp trình tự theo khối theo tên lớp từ nhỏ đến lớn Ngoài hộp ghi rõ năm học để dễ dàng việc quản lý, tìm kiếm sử dụng 3.7 Biện pháp lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thơng tin (CNTT) Với tốc độ phát triển nhanh chóng lĩnh vực CNTT nay, yêu cầu việc ứng dụng thành tựu CNTT vào hoạt động quan, tổ chức cần thiết Hơn nữa, hạn chế chủ yếu lưu trữ tài liệu chúng chiếm khoảng trống khơng gian q lớn Vì vậy, ngày người ta sử dụng rộng rãi việc lưu trữ máy vi tính, đặc biệt lưu trữ đĩa cứng nằm máy Để lưu trữ máy tính, văn thư phải am hiểu sâu sát cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý ổ đĩa, biết sáng tạo không ngừng học tập để nâng cao tay nghề Vào đầu năm học, vào danh mục hồ sơ, cán văn thư tạo thư mục ổ đĩa D với tên thư mục mẹ năm học, thư mục cấp danh mục hồ sơ, thư mục cấp chủ đề hồ sơ,… Như vậy, xem nhanh nhờ thư mục máy vi tính, thuận tiện việc quản lý tra cứu thông tin Ngồi ra, cán văn thư cịn lưu liệu USB, Email ứng dụng Google Drive 8A 8B 9A 9B HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 7B 6A 6B 7A HỒ SƠ CÁN BỘ GIÁO VIÊN HỌC BẠ HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG HỒ SƠ KHÁC HỒ SƠ PCCC HỒ SƠ EMIS HỒ SƠ GDPL CÔNG VĂN ĐẾN CÔNG VĂN ĐI HỒ SƠ KTNB HỒ SƠ ANGT HỒ SƠ ANTT HỒ SƠ GDKT SỔ BIÊN BẢN TẬP KẾ HOẠCH TẬP BÁO CÁO HỒ SƠ KT-KL HỒ SƠ CHUẨN QG HỒ SƠ ĐIỂM NHẤN HỒ SƠ ĐGXL HỒ SƠ THI ĐUA NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016 NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016 PHIẾU ĐIỀU TRA PHỔ CẬP HỒ SƠ PHỔ CẬP 15 Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp TỦ ĐỰNG HỒ SƠ THÀNH KIÊN TÂN ĐỨC AN THÀNH AN THÀNH AN THÀNH AN THÀNH NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016 SỔ CẤP PHÁT VĂN BẰNG-CC HỌC BẠ HỌC SINH VĂN BẰNG – CHỨNG CHỈ HỌC BẠ LƯU 16 Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp TỦ ĐỰNG HỒ SƠ VĂN BẰNG – CHỨNG CHỈ SỔ ĐẦU BÀI SỔ GHI ĐIỂM NĂM HỌC 2011-2012 NĂM HỌC 2012-2013 NĂM HỌC 2013-2014 NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016 NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016 HỒ SƠ TUYỂN SINH HỒ SƠ TỐT NGHIỆP NĂM HỌC 2014-2015 NĂM HỌC 2015-2016 NĂM HỌC 2011-2012 NĂM HỌC 2012-2013 NĂM HỌC 2013-2014 NĂM HỌC 2014-2015 NĂM HỌC 2015-2016 BÀI - SẢN PHẨM DỰ THI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016 NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016 Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 17 CÂY THƯ MỤC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG MÁY TÍNH TRUNG ƯƠNG CẤP TỈNH Ổ ĐĨA D CẤP HUYỆN CÔNG VĂN ĐẾN KHÁC CÔNG VĂN ĐI KẾ HOẠCH HỒ SƠ CBGV HỒ SƠ HỌC SINH 2015-2016 BÁO CÁO QUYẾT ĐỊNH TỜ TRÌNH HỒ SƠ TUYỂN SINH KHÁC HỒ SƠ TỐT NGHIỆP HỒ SƠ PHỔ CẬP HỒ SƠ EMIS HỒ SƠ TĐ-KT-KL AN NINH TRẬT TỰ HỒ SƠ ĐIỂM NHẤN AN TOÀN GT HỒ SƠ GIÁO DỤC PHÁP LUẬT KHÁC PCCC KHUYẾT TẬT Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 18 Kết luận kiến nghị 4.1 Kết luận Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, tính đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ Từ đó, cơng tác lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu hành nhà nước đóng nhiều vai trị quan trọng nhiều khía cạnh như: Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, tính xác độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước theo quy định pháp luật Thông qua tài liệu lưu trữ, quan, tổ chức nghiên cứu; đánh giá kết hoạt động thời gian qua để đề dự báo, phương hướng phát triển quan, tổ chức thời gian đến Sử dụng thơng tin từ tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành, quản lý kiểm tra hoạt động quan, tổ chức cách khoa học, hệ thống xác Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng công dân Tuy nhiên, số công chức, viên chức quan, tổ chức chưa quan tâm đến lập hồ sơ cơng việc, chưa có ý thức việc giữ gìn, bảo quản văn bản, tài liệu q trình hoạt động, xử lý cơng việc nhiều công chức, viên chức cho rằng, lập hồ sơ công việc lưu trữ tài liệu trách nhiệm người làm lưu trữ quan, không liên quan đến trách nhiệm mình; từ đó, cơng chức, viên chức chưa nghĩ hồ sơ, tài liệu hôm chứng pháp lý, giá trị quan trọng sau có tranh chấp, kiện tụng phát sinh; nguồn sử liệu quan trọng hoạt động quan, đơn vị số tài liệu có giá trị đặc biệt quan trọng bị thất lạc vĩnh viễn nên khơng đảm bảo tính tồn vẹn phơng lưu trữ Bên cạnh đó, có nhiều cơng chức, viên chức xem nhẹ vai trị, cơng việc người làm công tác lưu trữ quan; xem công tác lưu trữ công việc cất giữ giấy tờ đơn thuần, không quan trọng, công việc người làm lưu trữ đơn đưa tài liệu vào kho lưu trữ, cần khai thác tài liệu gọi người làm lưu trữ đưa để tham khảo Bởi suy nghĩ đó, nhiều cơng chức, viên chức khơng xác định trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ đánh giá vai trị, chức người làm cơng tác lưu trữ quan, tổ chức Cần khẳng định rằng: Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 19 không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đồng thời, phải đổi khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi cơng việc hàng ngày quan Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ hội nhập 4.2 Kiến nghị Các cấp lãnh đạo cần ban hành văn quản lý, hướng dẫn cụ thể với lưu trữ hành, cụ thể hoá thực phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu phân cấp nộp lưu Thủ trưởng đơn vị cần nhận thức, đánh giá vai trị, tác dụng cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, đơn vị Tăng cường công tác lãnh đạo, đạo, tuyên truyền Luật lưu trữ thường xuyên kiểm tra đơn vị trực thuộc thực quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Từng bước xếp, kiện toàn, củng cố đội ngũ cán văn thư, lưu trữ nhằm thực nhiệm vụ có chất lượng, hiệu Thường xuyên tạo điều kiện cho cán lưu trữ theo học lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn; có sách khuyến khích động viên cán đảm nhiệm cơng tác lưu trữ Tiếp tục thực việc quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu hành vào lưu trữ quan Xây dựng Danh mục hồ sơ hành; Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, đơn vị theo quy định Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Bố trí phịng kho lưu trữ tài liệu quan, đơn vị trang cấp trang thiết bị phù hợp để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ; đồng thời có kế hoạch để thu thập tài liệu từ cán bộ, công chức, phận chuyên môn chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng quan Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ Tổ chức đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ thực công tác ISO công tác văn thư, lưu trữ Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm để thực chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, tích đống; đầu tư sở vật chất, sửa chữa kho tàng, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ… Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 20 Có tổng kết, đánh giá để động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI, 2009 , Giáo trình Nghiệp vụ văn thư [2] Vương Đình Quyền, 2006, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB ĐHQG Hà Nội [3] Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, 1990, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội [4] Vũ Thị Phụng, 2006, Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ (dùng trường trung học chuyên nghiệp), NXB Hà Nội [5] Trường Trung học Văn thư lưu trữ TWI, 2004, Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hố Thơng tin, Hà Nội [6] Th.s Huỳnh Thị Cận, Bài giảng môn Nghiệp vụ Văn thư lưu trữ [7] Các văn Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Công văn hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ quan có thẩm quyền ban hành [8] Tài liệu Internet  ... thực hành Kỹ giao tiếp PHẦN I CÁC TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP Tình Tình sinh viên Trần Thị Thuỳ: Trong đợt thực tập trường Mầm non Triệu Trung, em chị Nguyễn Thị Huyền người hướng dẫn thực tập giao cho... dưỡng cán bộ… Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 20 Có tổng kết, đánh giá để động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM... AN TOÀN GT HỒ SƠ GIÁO DỤC PHÁP LUẬT KHÁC PCCC KHUYẾT TẬT Báo cáo thực hành Kỹ giao tiếp 18 Kết luận kiến nghị 4.1 Kết luận Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng