Báo cáo ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN

Báo cáo ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN Đàm phán: là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên.

Nguyễn Phú Kỳ Trân

1

3

1 Khái quát đàm phán

Đàm phán: là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với

nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên.

1.1 Khái niệm đàm phán.

1 Khái quát đàm phán

 Đàm phán phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện.

 Hai bên phải có điểm chung, muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại

1.2 Nguyên tắc trong đàm phán.

1 Khái quát đàm phán.

 Vấn đề về thời gian

 Đàm phán thành công là hai bên cùng thắng

 Sự chuẩn bị chu đáo, kỹ năng, phẩm chất đạo đức của người đàm

phán ảnh hưởng đến kết quả đàm phán “Không chuẩn bị gì cả là chuẩn bị cho sự thất bại”

1.2 Nguyên tắc trong đàm phán.

“Biết giấu ý định mà không bị coi là nói dối”

“Tạo được sự tin cậy mà không cả tin”

“Nhúng nhường, quả quyết, mê hoặc người khác

mà không bị mê hoặc”

“Muốn nhiều tiền, vợ đẹp nhưng vẫn dửng dưng

trước phụ nữ và tiền”

Bên thứ ba

Nhà đàm phán

2 Yếu tố đàm phán

2.1 Yếu tố cơ sở - Mục tiêu.

 Các mục tiêu: kết quả mong muốn cuối cùng

 Mục tiêu chung: giao dịch thành công và một số quyền lợi chung

 Mục tiêu mâu thuẫn: lợi ích của bên này sẽ là chi phí của bên kia

 Mục tiêu hỗ trợ: những công nghệ thích hợp để xây dựng cơ sở

hạ tầng khi đầu tư.

2 Yếu tố đàm phán

2.1 Yếu tố cơ sở - Yếu tố môi trường.

 Các yếu tố chính trị, xã hội tác động trực tiếp đến đàm phán.

 Các cấu trúc thị trường tác động đến bầu không khí đàm phán.

2 Yếu tố đàm phán

2.1 Yếu tố cơ sở - Vị thế trên bàn đàm phán.

 Rất ít khi một bên nào đó có toàn bộ năng lực và ưu thế

 Năng lực và ưu thế có thể biểu hiện thật nhưng cũng có khi chỉ biểu hiện bề ngoài chứ không có thật

 Năng lực và ưu thế cũng thay đổi theo thời gian.

 Nhiều lúc thời thế tạo ra năng lực và ưu thế.

2 Yếu tố đàm phán

2.1 Yếu tố cơ sở - Bên thứ ba.

 Mục tiêu của họ khác với mục tiêu của các bên đàm phán

2.1 Yếu tố cơ sở - Nhà đàm phán.

2 Yếu tố đàm phán

2.2 Bầu không khí đàm phán.

 Giai đoạn tiền đàm phán, không khí mang tính hợp tác vì các bên tìm cách tìm kiếm giải pháp chung

 Dần về sau, không khí sẽ thay đổi tùy theo từng trường hợp có thể là xung đột, hợp tác, ưu thế, lệ thuộc và kỳ vọng.

2 Yếu tố đàm phán

2.2 Bầu không khí đàm phán.

 Xung đột/ hợp tác: phụ thuộc vào mục tiêu của các bên

tham gia Phát sinh khi lợi ích đạt được của bên này là chi phí phát sinh của bên kia

 Ưu thế/ lệ thuộc: liên hệ mật thiết với các mối quan hệ

quyền lực thực tế, mối quan hệ của các bên và các phương

án lựa chọn

 Kỳ vọng của các bên tham gia đàm phán.

2 Yếu tố đàm phán

2.3 Yếu tố quá trình đàm phán.

Các giai đoạn của quá trình đàm phán :

• Giai đoạn tiền đàm phán: tìm hiểu nhu cầu, thu thập thông tin.

• Giai đoạn đàm phán: liên quan tới các cuộc đàm phán trực diện.

• Giai đoạn hậu đàm phán: tiến hành soạn thảo, ký kết hợp đồng.

2 Yếu tố đàm phán

2.4 Các yếu tố văn hóa.

2.5 Các yếu tố chiến lược.

3 Phương thức đàm phán

 Đàm phán qua thư tín

 Đàm phán qua điện thoại.

 Gặp gỡ đàm phán trực tiếp.

3 Phong cách đàm phán

 Các bên tham gia đàm phán đều hướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích một cách dứt khoát và không hợp tác.

 Ưu điểm: phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc, đúng chỗ

rất có lợi thế

 Hạn chế: không duy trì được quan hệ lâu dài giữa các đối tác

và dễ bị bế tắc trong đàm phán.

Phong cách cạnh tranh

3 Phong cách đàm phán

Các bên đàm phán cùng lúc làm việc với nhau, tìm

ra các giải pháp liên kết và thoả mãn tất cả các bên

có liên quan Thường dùng khi bắt đầu đàm phán.

Phong cách hợp tác

3 Phong cách đàm phán

Trường hợp sử dụng:

 Đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu quả tiêu cực lớn hơn lợi ích của nó.

 Giúp cho đối tác bình tĩnh lại và có thể xoay chuyển tình hình đàm phán/ thay đổi thái độ đàm phán.

 Thiếu thông tin.

Phong cách lẩn tránh

Không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề / gặp những vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình.

3 Phong cách đàm phán

Chiến lược “Nhượng bộ” sử dụng tốt nhất khi:

• Trong cuộc đàm phán ta nhận thấy mình sai.

• Muốn được đối tác xem là người biết điều, tín nhiệm cho những vấn đề sau này.

• Nhượng bộ một ít mà vẫn có lợi cho cả hai bên, duy trì được quan hệ lâu dài

• Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu.

Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp

Duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào Quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng

3 Phong cách đàm phán

Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:

• Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được.

• Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải.

• Các bên có sức mạnh ngang nhau.

• Cần đạt được cách giải quyết tạm thời.

• Áp lực thời gian.

• Sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác.

• Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng

Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp

3 Phong cách đàm phán

 Vấn đề chưa chắn đúng, tránh bộc lộ điểm yếu/bị đối phương tấn công gây thiệt hại lớn.

 Trao đổi lợi ích qua lại.

 Thiết lập các quan hệ lâu dài là quan trọng.

Phong cách chấp nhận

Trên bàn đàm phán nhiều tình huống xảy ra buộc ta phải chấp nhận ý kiến của đối tác và thoả mãn các yêu cầu của đối tác.

Nguyên tắc chung khi sử dụng phong cách đàm phán

• Kết hợp phong cách đàm phán trong từng trường

hợp Linh hoạt sử dụng các phong

hợp Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá

trình chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng Vấn đề là mềm dẻo trong phương pháp, nhất quán về nguyên tắc.

• Bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác ấn

tượng tốt đẹp ngay khi bắt đầu đàm phán

26

Theo Roger Fisher và William Ury – tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Getting to Yes” có:

Đàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation)

Đàm phán

Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation).

3 Phương pháp đàm phán

Đàm phán theo kiểu “Mặc cả lập trường”: mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận.

Đàm phán theo kiểu “Mặc cả lập trường”

– Đàm phán kiểu mềm

3 Phương pháp đàm phán

Đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ

bằng được lập trường đưa ra, cương quyết không chịu

3 Phương pháp đàm phán

 Tách rời con người ra khỏi vấn đề, chủ trương.

 Tập trung vào lợi ích của đôi bên.

 Đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế.

 Tiêu chuẩn: kết quả dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học.

Đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc”

- “Thuật đàm phán Havard”

Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng Đàm phán nguyên tắc

Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác

Mục tiêu Đạt được thỏa thuận Giành được thắng lợi Giải quyết công việc hiệu quả

Nhượng

bộ tăng tiến quan hệNhượng bộ để Yêu cầu bên kia nhượng bộ Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ

Thái độ Ôn hòa Cứng rắn Ôn hòa với người, cứng rắn với việc

Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác Không tín nhiệm đối tác Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán

Lập

trường Dễ thay đổi lập trường Giữ vững lập trường Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ không ở lập trường

Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên kia Cùng tìm kiếm lợi ích chung

Phương

án Tìm ra phương án đối tác có thể chấp thuận Tìm ra phương án mà mình chấp thuận Cả 2 bên cùng có lợi

Kiên trì đạt được thỏa huậnKiên trì muốn Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì tiêu chuẩn khách quan

Biểu hiện Hết sức tránh tính nóng nảy Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận

Kết quả Khuất phục trước sức ép của đối tác Tăng sức ép khiến bên kia khuất phuc hoặc đổ vỡ Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép.

3 Phương pháp đàm phán

32

4 Tổ chức đàm phán

Chuẩn bị nhân sự và địa điểm đàm phán

Xây dựng các mục tiêu đàm phán Đưa ra giả thiết

Thu thập số liệu/dữ liệu thông tin Chuẩn bị chiến lược

Phân tích đối phương

33

4 Tổ chức đàm phán

Chuẩn bị chiến lược

 Chuẩn bị tư duy chiến lược.

 Chuẩn bị thái độ chiến lược:

- Thái độ đơn giản và thẳng thắn.

- Thái độ thúc bách, chèn ép.

- Thái độ hờ hững, xa lánh.

 Chuẩn bị biện pháp chiến lược:

- Lạnh lùng - Biến thành chuyện đã rồi.

- Bộc lộ thái độ chia sẻ - Biện pháp nhặt nhạnh.

- Chuyển hướng đột ngột - Khoanh vùng giới hạn.

- Chống thù địch.

4 Tổ chức đàm phán

Thu thập số liệu/dữ liệu thông tin

 Thông tin về hàng hóa dịch vụ giao dịch

 Thông tin thị trường

 Thông tin về đối tác

 Thông tin về con người hay phái đoàn mà ta sẽ gặp trên bàn đàm phán

 Thông tin về đối thủ cạnh tranh

4 Tổ chức đàm phán

Đưa ra giả thiết

 Lý giải số liệu và dữ liệu đã có những giả thiết

 Bước này có thể tiến hành với sự tham gia của người khác

4 Tổ chức đàm phán

Xây dựng các mục tiêu đàm phán

Lợi ích:

 Giúp nhà đàm phán hoạch định trước được mình cần gì, tại

sao cần và phải bỏ ra cái gì để đổi lại cái mình cần.

 Giúp ngăn chặn ký kết những thỏa thuận bất cẩn, gây thiệt hại

về lợi ích.

 Giúp tránh được những tình huống lúng túng, thiếu chủ động.

 Giúp tiết kiệm thời gian đàm phán, nhanh chóng đi đến thỏa thuận.

4 Tổ chức đàm phán

Xây dựng các mục tiêu đàm phán

Xác định mục tiêu cần đạt được:

 Mục tiêu tối đa: kết quả có thể đạt được tốt nhất.

 Mục tiêu tối thiểu: kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận.

 Mục tiêu trọng tâm: cái mà bạn thực sự hướng tới.

4 Tổ chức đàm phán

Xây dựng các mục tiêu đàm phán

Khi xây dựng mục tiêu cần lưu ý:

 Lên giá đích.

 Xác định phạm vi đàm phán.

 Quyết định những nhượng bộ.

 Nếu có thể, quyết định phải có những giá trị phải đánh đổi.

 Nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian.

 Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài.

 Nhận biết những động thái của những động tác giả.

 Tính đến giải pháp tháo gỡ.

 Lập danh sách nhân sự tham gia đàm phán.

 Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán không thành công.

4 Tổ chức đàm phán

Chuẩn bị nhân sự và địa điểm đàm phán

 Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự:

 Tiêu chí chuyên môn.

 Tiêu chí tính cách.

 Tiêu chí tổ chức.

 Tiêu chí chiến lược.

 Tiêu chí chỉ tiêu.

 Các tiêu chí để chọn trưởng đoàn.

 Địa điểm cho đàm phán.

4 Tổ chức đàm phán

Phân tích đối phương

 Tự tìm hiểu kế hoạch của đối phương.

 So sánh mục tiêu với đối phương.

 Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín.

 Tìm hiểu quyền hạn của đối phương.

 Chuẩn bị đề xuất giải pháp.

5 Nghệ thuật đàm phán

Một số nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

 Tạo ấn tượng ban đầu.

 Chú ý cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể khi đàm phán.

 Xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu.

 Biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.

 Biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.

5 Nghệ thuật đàm phán

Một số nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

 Biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.

 Biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.

 Biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.

 Có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.

 Biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.

5 Nghệ thuật đàm phán

Những điều cần tránh trong đàm phán

 Nói quá nhỏ.

 Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán.

 Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán.

 Lảng tránh ý kiến phản đối / nghi ngờ từ phía đối tác.

 Tìm cách áp đảo đối tác.

5 Nghệ thuật đàm phán

Những điều cần tránh trong đàm phán

 Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán.

 Không có kế hoạch cụ thể.

 Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác.

 Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán.

5 Nghệ thuật đàm phán

Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

 Bước vào đàm phán với những định kiến, đầu óc thiếu minh mẫn.

 Bước vào đàm phán chỉ với một phương án duy nhất

mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động.

 Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc.

 Không biết đối tác, ai là người có quyền quyết định cuối cùng.

5 Nghệ thuật đàm phán

Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

 Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào một cách có hiệu quả.

 Không biết cách nâng cao vị thế của mình.

 Không kiểm soát các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian, những vấn đề cần giải quyết… mà để đối tác đi theo ý muốn của họ.

 Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước.

 Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán.

 Không biết kết thúc cuộc đàm phán đúng lúc.

Nguyễn Phú Kỳ Trân

49

1 Phân tích bản thân

& yêu cầu của công việc

• Liệt kê khả năng, điểm mạnh, điểm yếu, sở thích, trình độ học vấn, kinh nghiệm và những thành tích

• Quyết định lựa chọn những vị trí phù hợp

1 Phân tích bản thân

& yêu cầu của công việc

Ví dụ: Điểm mạnh: là người cẩn thận, làm việc chăm chỉ, có óc

tổ chức và kiên quyết, thích cuộc sống ổn định

 Học vấn: tốt nghiệp đại học kinh tế, chuyên ngành TCDN.

 Ngoại ngữ: tiếng Anh- thành thạo các kỹ năng.

 Vi tính: thành thạo các phần mềm văn phòng và phần mềm kế toán

 Kinh nghiệm: lập báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thuế,…

1 Phân tích bản thân

& yêu cầu của công việc

 Thành tích: thiết lập thành công hệ thống quản trị chi phí,

giúp công ty kiểm soát chi phí một cách hiệu quả thông qua việc lập ngân sách và kiểm soát ngân sách.

Điểm yếu: là người hướng nội, thích ở một mình, thích ẩn

mình sau hậu trường, không tự tin khi nói trước đám đông.

Thích hợp với ngành kế toán.

1 Phân tích bản thân

& yêu cầu của công việc

Người giới thiệu

Kinh nghiệm

Sở

thích – Nghề nghiệp

54

1 Phân tích bản thân & yêu cầu của

công việc – Thông tin cá nhân

 Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email …

 Sở thích, các hoạt động tình nguyện, kinh nghiệm

nói trước đám đông

 Các năng khiếu, kỹ năng khác: viết, sử dụng phần

mềm, viết và nói các ngoại ngữ,…

1 Phân tích bản thân & yêu cầu của

công việc – Trình độ học vấn

 Liệt kê các trường bạn đã học (tên, địa điểm, thời gian,

chuyên ngành, tổng điểm, điểm TB, …)

 Các khóa học bạn đã tham gia: ngoại ngữ, nghiệp vụ

 Các dự án bạn đã hoàn thành

1 Phân tích bản thân & yêu cầu của

công việc – Trình độ học vấn

 Kinh nghiệm làm việc nhóm

 Giấy khen, phần thưởng

 Các hoạt động ngoại khóa