ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, ĐỂ TẠO ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU, TRONG TÌNH HUỐNG, PHỎNG VẤN XIN VIỆC
Trang 1KHOA QUẢN TRỊ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
BỘ MÔN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Đề tài
ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỂ TẠO ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU TRONG TÌNH HUỐNG
PHỎNG VẤN XIN VIỆC
Giảng viên hướng dẫn: Thầy Huỳnh Văn Tâm Sinh viên thực hiện: Lê Nguyễn Khoa Đăng
Lớp: AD001
Tháng 4 năm 2018
Trang 2ii Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
KHOA QUẢN TRỊ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
BỘ MÔN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Đề tài
ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỂ TẠO ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU TRONG TÌNH HUỐNG
PHỎNG VẤN XIN VIỆC
Giảng viên hướng dẫn: Thầy Huỳnh Văn Tâm Sinh viên thực hiện: Lê Nguyễn Khoa Đăng
Lớp: AD001
Tháng 4 năm 2018
Trang 3iii Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
MỤC LỤC
MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI: 4
PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5
1 Cách tạo ấn tượng ban đầu bằng vẻ bề ngoài: 5
2 Cách thể hiện sự tự tin của mình / che giấu sự căng thẳng, lo sợ của bản thân _ Giao tiếp phi ngôn ngữ: 5
3 Cách đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng: 6
4 Lắng nghe thấu cảm: 6
PHẦN II ỨNG DỤNG CỤ THỂ 7
1 Tình huống 1 7
2 Tình huống 2 9
PHẦN III KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 11
1 TÓM LẠI NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH (TRỌNG TÂM) : 11
2 NHẤN MẠNH MỘT SỐ LỢI ÍCH THIẾT THỰC CỦA ĐỀ TÀI: 11
PHẦN IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 12
Trang 44 Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI:
Như chúng ta đều biết: “Ấn tượng ban đầu là hình ảnh về đối tượng giao tiếp trong lần gặp gỡ đầu tiên Đó chính là những đánh giá của chúng ta trong những lần tiếp xúc đầu tiên” (Chu Văn Đức) Ấn tượng ban đầu có sức ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng hình tượng cũng như thúc đẩy hay kìm chế một mối quan hệ Chính vì thế trong những tình huống đặc biệt thì ấn tượng ban đầu lại có vai trò quan trọng hơn cả, cụ thể là trong tình huống phỏng vấn xin việc Và sau quá trình tìm hiểu và tham khảo kĩ lưỡng, tôi đã tổng hợp các kiến thức hữu ích và các phương pháp để tạo nên được ấn tượng ban đầu tốt nhất trong mắt mọi người nói chung và nhà tuyển dụng nói riêng thông qua bài tiểu luận này Mục đích tôi hướng đến không chỉ hướng dẫn các cách thức tạo nên ấn tượng ban đầu tốt trong buổi xin việc mà còn đề cao tầm quan trọng thiết yếu của ấn tượng ban đầu đối với mỗi cá nhân trong cuộc sống thường nhật và cả trong công việc
Trang 55 Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khi nhà tuyển dụng gặp bạn, những đánh giá đầu tiên của họ về bạn sẽ thông qua những gì bạn đang mặc trên người Về phương diện hình thức, nhiều người có quan điểm rằng trang phục thể hiện con người, tính cách của bạn Vì vậy lựa chọn trang phục phù hợp khi đến một cuộc phỏng vấn xin việc đồng nghĩa với việc bạn đang tự quảng cáo chính mình đến nhà tuyển dụng Ngoài tác dụng thể hiện bản thân, việc chọn trang phục phù hợp còn thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc của bạn đối với nhà tuyển dụng và cuộc phỏng vấn đó Nếu bạn chọn những bộ trang phục thoải mái, hở hang mà bạn thường mặc khi đi chơi để đến gặp nhà tuyển dụng, chắc chắn họ sẽ đánh giá ngay bạn không hề nghiêm túc trong công việc và thiếu tôn trọng họ ngay lần gặp đầu tiên Còn nếu bạn chọn trang phục công sở, lịch sự, tươm tất thì chắc chắn họ sẽ có ngay thiện cảm, những đánh giá tích cực về bạn, tạo thuận lợi cho bạn trong suốt buổi phỏng vấn Vì vậy hãy chọn cho bạn một trang phục phù hợp với nơi mà bạn tới, với người mà bạn gặp
thân _ Giao tiếp phi ngôn ngữ:
a) Không biểu lộ cảm xúc tiêu cực trong lúc phỏng vấn ra ngoài mặt: Khi bạn cảm thấy vui, buồn, khó chịu, giận dữ hay lo lắng, căng thẳng, bạn thường thể hiện những cảm xúc đó ra ngoài khuôn mặt Nhưng khi đang phỏng vấn xin việc, dù bạn có lo lắng căng thẳng đến thế nào cũng đừng bao giờ thể hiện ra ngoài, vì nhà tuyển dụng sẽ luôn quan sát những biểu hiện của bạn trong suốt buổi và đánh giá bạn có đủ tự tin, đủ khả năng để đảm nhiệm công việc đó hay không
b) Tích cực sử dụng cử chỉ tay khi nói: Theo nghiên cứu, các động tác thiện chí của đôi tay sẽ dễ dàng gây ấn tượng tích cực đối với người đối diện Vì vậy, khi đang trình bày về mình, hay trả lời những câu hỏi của nhà tuyển dụng, bạn nên tích cực dùng đôi tay của mình diễn đạt những điều bạn muốn nói để dễ dàng gây sự chú ý, tập trung của người nghe và truyền đạt ý của mình một cách hiệu quả nhất
c) Không giấu đôi tay của mình dưới gầm bàn: Việc giấu đi đôi tay của bạn khi đang phỏng vấn sẽ tạo ấn tượng tiêu cực đối với người tuyển dụng Vì khi không nhìn thấy đôi tay của bạn, họ sẽ nghĩ bạn đang trong trạng thái căng thẳng, run sợ hay thậm chí là đang không chân thật trong những lời bạn nói và bạn đang lén lúc cố gắng xoa dịu cảm giác lo lắng đó của mình bằng đôi tay
Vì vậy hãy luôn đặt đôi tay trên bàn một cách thoải mái hoặc ở vị trí nào mà nhà tuyển dụng có thể dễ dàng quan sát thấy
d) Không siết chặt bàn tay: Đặt tay ở vị trí mà người đối diện có thể quan sát thấy sẽ tạo được ấn tượng tích cực , nhưng sẽ là tiêu cực nếu bạn để họ thấy bạn đang siết chặt bàn tay lại Vì hành động đó thể hiện bạn đang rất căng thẳng và không tự tin vào khả năng của bản thân Và nếu chính bạn còn không tin vào bản thân mình thì nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ không thể tin vào năng lực của bạn và chọn bạn Bạn sẽ hoàn toàn trượt lần ứng tuyển đó Vì vậy hãy cố gắng làm chủ đôi tay của mình sao cho nó đặt một cách thoải mái nhất dù bạn có đang căng thẳng hay không
Trang 66 Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
e) Đôi chân và bàn chân phải hướng về phía người đang phỏng vấn mình: Không chỉ phần thân trên
mà cả đôi chân và bàn chân của bạn cũng phải hướng về phía người phỏng vấn Hành động đó
sẽ cho người đang phỏng vấn bạn thấy rằng bạn đang thoai mái và có thái độ tích cực đối với cuộc phỏng vấn, qua đó phần nào thể hiện sự tự tin của bạn
f) Dáng ngồi thẳng lưng: Ngồi tư thế thẳng thể hiện bạn hoàn toàn tự tin vào khả năng của bản thân Điều này sẽ tạo cho nhà tuyển dụng ấn tượng tốt về bạn
Sử dụng các câu hỏi đóng, câu hỏi mở để khai thác thông tin bạn cần biết từ nhà tuyển dụng một cách khéo léo cũng là một cách khiến nhà tuyển dụng đánh giá cao bạn
Khi nhận được câu trả lời của người tuyển dụng, bạn nên tập trung nghe kết hợp những hành động thể hiện bạn hiểu những gì họ đang nói như: những cái gật đầu nhẹ, tiếng đệm “dạ” “vâng” “à, tôi hiểu rồi” Đôi khi nhắc lại hay tóm tắt lại ý họ đã nói để làm rõ, làm chắc chắn lại những gì bạn hiểu có đúng hay không
Trang 77 Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
PHẦN II ỨNG DỤNG CỤ THỂ
Để giải thích cụ thể hơn những cơ sở lý thuyết trên thì chúng ta sẽ giả định một số tình huống phỏng vấn như sau
Tiêu đề: Cuộc phỏng vấn quan trọng
Giới thiệu nhân vật:
Hải: sống tại Việt Nam,học lực khá, cần cù, hòa đồng, nhã nhặn, biết cách cư xử phù hợp, có 5 năm kinh nghiệm làm việc tại bộ phận Marketing
Tình huống: Trong một cuộc phỏng vấn xin việc làm ở công ty ABC, Hải đã đáp ứng được đầy đủ những
tiêu chí mà ban lãnh đạo của công ty đã đưa ra cho vị trí tuyển dụng Trưởng phòng Marketing
Tóm tắt điểm chính của tình huống:
Trước buổi phỏng vấn, Hải đã chuẩn bị mọi thứ chu đáo, về trang phục lịch sự, nhã nhặn, phù hợp nơi công sở, nhằm tạo ấn tượng ban đầu tốt nhất cho trưởng phòng Từ việc tạo ấn tượng bên ngoài tốt thì chúng ta có thễ dễ dàng chiếm được cái nhìn thiện cảm và ấn tượng tốt từ người đối diện, mà trong tình huống này là trưởng phòng công ty
Chỉ ra vấn đề trọng tâm của tình huống:
Để tạo được ấn tượng ban đầu tốt với nhà tuyển dụng thì chúng ta cần đầu tư, chuẩn bị kĩ lưỡng từ trước về hình thức bên ngoài và cả nội dung của buổi phỏng vấn
Tình huống cụ thể:
Trước buổi phỏng vấn xin việc ở công ty ABC, Hải đã tìm hiểu tình hình hiện tại, ưu điểm, nhược điểm của công ty Anh mặc áo sơ mi sáng màu được là ủi kĩ càng, chiếc quần tây màu tối cùng với chiếc cà vạt
có màu sắc và họa tiết nhẹ nhàng không quá sặc sỡ cùng với bộ hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ Bên cạnh
đó là tóc của Hải được cắt gọn gàng, không nhuộm tóc, bấm khuyên tai Khi bước vào phỏng vấn, Hải đã cười vui vẻ và gật đầu cuối chào với những nhà tuyển dụng
Nhà tuyển dụng: Chào bạn, hãy giới thiệu về bản thân bạn
Hải (ngồi xuống ghế, chân để vuông góc với sàn, giọng nói ổn định, cử điệu tay hình tháp): Vâng, tôi tên Nguyễn Văn Hải và năm nay tôi 27 tuổi Tôi tốt nghiệp cử nhân đại học Hoa Sen Sau 5 năm làm việc tại
bộ phận Marketing của công ty Đại Phát, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong công việc và cả khả năng quản lí, thúc đẩy nhân viên để đạt được mục tiêu của công ty
Nhà tuyển dụng: Vậy tại sao bạn lại từ bỏ công việc tại công ty cũ?
Trang 88 Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
Hải (tay mở rộng, bàn tay hướng ra ngoài): Vì tôi luôn mong muốn được thử thách bản thân mình nhiều hơn và tạo thêm cho mình nhiều cơ hội để thăng tiến
Nhà tuyển dụng: Vậy tại sao bạn lại chọn công ty của chúng tôi?
Hải: Theo tôi tìm hiểu, công ty chúng ta là một công ty có lịch sử hoạt động lâu đời nhưng vẫn luôn giữ vững được uy tín cũng như chất lượng sản phẩm Đó là một điều vô cũng đáng ngưỡng mộ và là thử thách đối với các công ty khác Tôi muốn được gia nhập vào đội ngũ của công ty để có thể được cống hiến, cùng tham gia giải quyết các khó khăn trong việc giữ uy tín nhưng vẫn đảm bảo doanh thu của công ty Và đối với tôi, công ty ABC chính là nơi tôi có thể thỏa sức mình thực hiện đam mê của cá nhân Nhà tuyển dụng: Với khả năng của bạn, bạn mong muốn mức lương như thế nào với vị trí Trưởng phòng Marketing?
Hải (Hơi cúi người về phía trước): Theo tôi tìm hiểu và tham khảo thì tôi nghĩ rằng, tôi xứng đáng được nhận mức lương tối thiểu là 10 triệu
Nhà tuyển dụng: Bạn có quá tự tin về bản thân mình không?
Hải: Tôi nghĩ rằng tôi nắm rõ được thực lực của bản thân mình và khi nhận được mức lương xứng đáng tôi chắc chắn rằng tôi sẽ làm việc bằng tất cả trách nhiệm và khả năng của mình
Nhà tuyển dụng: Vâng cảm ơn bạn, chúng tôi sẽ liên lạc với bạn sau Chào bạn
Hải (gật đầu và mỉm cười): Vâng, cảm ơn
Phân tích tình huống và đánh giá nhân vật (Hải):
-Hải cười vui vẻ khi gặp trưởng phòng công ty: tạo bầu không khí thân thiện, gần gũi, cởi mở, và để dễ chia sẻ, mang lại cho người khác một cái nhìn thoải mái, lạc quan và tự tin về bản thân mình
- Hải đã xây dựng cho mình một hình thức bên ngoài hoàn toàn chỉnh chu và chín chắn: tóc cắt gọn gàng, quần áo tươm tất, cùng với sự chuẩn bị kĩ lương về bản thân cũng như về nội dung cuộc phỏng vấn -Khi giới thiệu bản thân, Hải có tư thế tay hình tháp: thể hiện sự tự tin về những gì mình đang trình bày -Hải tập trung lắng nghe câu hỏi từ nhà tuyển dụng: thể hiện lắng nghe một cách chủ động
-Hơi cúi người về phía trước khi giao tiếp với trưởng phòng: thể hiện thái độ thành thật và quan tâm đến vấn đề đang được bàn đến
-Để chân vuông góc với sàn thay vì bắt chéo chân: Hải thể hiện thái độ khiêm nhường, từ tốn, tôn trọng người đang ngồi đối diện, mang lại hình tượng nghiêm túc và khiêm tốn trong lần gặp đầu tiên
Đánh giá nhân vật:
Trang 99 Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
Không chỉ am hiểu cách xây dựng một hình tượng thông qua trang phục, Hải đã biết cách ứng xử phù hợp với nơi công sở, vừa kết hợp được cử chỉ phi ngôn từ khiến cho người đối diện càng có ấn tượng ban đầu tốt hơn
Kết luận và bài học kinh nghiệm:
Để thành công trong việc gây ấn tượng ban đầu tốt trong cuộc phỏng vấn xin việc, bạn phải chú trọng vào các chi tiết không chỉ ở hình thức bên ngoài mà còn cả ở những hành động, cử chỉ Trong tình huống xin việc thì nhà tuyển dụng đánh giá và chọn lựa trên những tiêu chí không chỉ thuộc về hình thức mà bạn còn phải tạo cho họ những ấn tượng về cả tri thức bên trong
Tiêu đề: Nên tốt gỗ hay tốt nước sơn?
Giới thiệu nhân vật:
Quỳnh: Sinh viên mới ra trường đại học Ngân hàng Cô tốt nghiệp với bằng loại giỏi và đã từng tham gia
và đạt giải ở nhiều cuộc thi về Kế toán Vì tuổi đời còn trẻ, cô luôn quan niệm phải sống đúng cá tính bản thân nên cô có một vài hình xăm mang ý nghĩa cá nhân, một mái tóc được nhuộm sáng và có một vài khuyên tai
Tình huống: Trong một cuộc phỏng vấn xin việc làm ở công ty lớn ở Việt Nam, Quỳnh đã mắc những sai
phạm trong việc tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng và khiến cho cuộc phỏng vấn thất bại
Tóm tắt điểm chính của tình huống:
Vì là một người có cá tính mạnh mẽ và có năng lực nên Quỳnh rất tự tin vào bản thân mình Thế nhưng
vì ngoại hình không gây được thiện cảm và sự tin tưởng cho nhà tuyển dụng nên dù cho cô có một lí lịch sạch sẽ và triển vọng nhưng cô vẫn phải thất bại trong lần xin việc đấy
Chỉ ra vấn đề trọng tâm của tình huống:
Yếu tố ngoại hình là vô cùng quan trọng trong việc xây dựng một ấn tượng ban đầu tốt trong buổi phỏng vấn xin việc
Tình huống cụ thể:
Trước buổi phỏng vấn xin việc ở công ty, Quỳnh đã tìm hiểu tình hình hiện tại, ưu điểm, nhược điểm của công ty và một số các câu hỏi chuyên môn một cách kĩ lưỡng.Cô vẫn giữ phong cách ăn mặc như hằng ngày: Áo thun trơn, quần jean cùng với đôi giày bata quen thuộc vì nó đem lại sự thoải mái và tự tin cho Quỳnh Khi bước vào phỏng vấn, Quỳnh đã cười vui vẻ và gật đầu cuối chào với những nhà tuyển dụng Nhà tuyển dụng: Chào bạn, hãy giới thiệu về bản thân bạn
Trang 1010 Lê Nguyễn Khoa Đăng - 31151022549
Quỳnh (ngồi xuống ghế, giọng nói ổn định, cử điệu tay hình tháp): Vâng, tôi tên Trương Thị Quỳnh và năm nay tôi 22 tuổi Tôi tốt nghiệp cử nhân đại học Ngân hàng loại giỏi Hiện tại tôi vẫn chưa từng làm việc tại công ty nào nhưng tôi đã có rất nhiều kinh nghiệm được tích lũy từ những lần tham gia và đạt giải tại các cuộc thi Kế toán được tổ chức ở trường và toàn quốc Là một người kĩ tính, cầu toàn và có trách nhiệm tôi tin rằng mình có thể giải quyết và khắc phục mọi khó khăn về chuyên ngành Kế toán của mình trong khi làm việc tại công ty
Nhà tuyển dụng: Nếu bạn thực sự nghiêm túc với công việc kế toán tại sao bạn lại lựa chọn một ngoại hình không phù hợp như vậy?
Quỳnh (vắt hai tay ngang ngực, ngửa người ra sau, giọng hơi khó chịu) : Tôi nghĩ rằng ngoại hình của mình không ảnh hưởng gì đến năng lực làm việc cũng như sự nghiêm túc của tôi với nghề mà tôi đã chọn Theo tôi, được là chính mình thì tôi mới có thể thoải mái thực hiện tốt nhất công việc của mình Nhà tuyển dụng: Nhưng với ngoại hình như vậy thì chúng tôi thực sự không thể giao sự tin tưởng và tín nhiệm cho bạn trong khi bạn không hề có kinh nghiệm , cảm ơn bạn đã đến buổi phỏng vấn của chúng tôi
Phân tích tình huống và đánh giá nhân vật (Quỳnh):
-Quỳnh đã có đầu tư và tìm hiểu kĩ lưỡng trước về buổi phỏng vấn
- Cô đã tỏ thái độ không hài lòng khi nghe nhà tuyển dụng đánh giá về ngoại hình của mình: vắt hai tay ngang ngực, ngửa người ra sau và giọng hơi khó chịu
Đánh giá nhân vật:
Vì Quỳnh hiểu rõ về năng lực của bản thân nên có đôi chút quá tự tin mà quên đi việc vẻ bề ngoài có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng ấn tượng ban đầu
Kết luận và bài học kinh nghiệm:
Chúng ta không thể đặt cái tôi cá nhân của mình quá cao trong lần gặp sỡ đầu tiên với một người nhất là trong cuộc phỏng vấn xin việc Việc ta trau chuốt cho một vẻ bề ngoài tươm tất, chín chắn không phải là che giấu đi bản thân, cá tính của mình mà là để tại nên một ấn tượng đẹp trong mắt người mà ta lần đầu tiếp xúc Ta hoàn toàn có thể thông qua lời nói, hành động, cử chỉ để thể hiện cá tính và cái tôi của riêng mình không chỉ qua ngoại hình