Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Những vấn đề chung về công tác văn thư trình bày các khái niệm, nội dung công tác văn thư, tính chất và đặc điểm của công tác văn thư, mục đích và ý nghĩa của công tác văn thư, quản lý văn bản đến và văn bản đi. Hi vọng tài liệu sẽ cung cấp cho bạn đọc những kiến thức hữu ích.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Văn thư: từ gốc Hán, dùng để tên gọi chung loại VB, bao gồm VB cá nhân, gia đình, dịng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) VB CQNN ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung - Phổ biến triều đại PK Trung Hoa - Du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ, sử dụng phổ biến triều Nguyễn Dưới thời Minh Mạng, gọi Văn thư phòng - Ngày nay, VB phương tiện phổ biến, dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Khái niệm - Bao gồm công việc soạn thảo, ban hành VB; quản lý VB tài liệu khác hình thành trình hoạt động CQ, TC; quản lý sử dụng dấu CTVT (khoản 2, điều 1, NĐ 110/2004/NĐ-CP) Công tác văn thư (CTVT) khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức (Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, ĐHQGHN, tr.11) Nội dung Cơng tác văn thư • Soạn thảo văn • Quản lý giải văn • Quản lý sử dụng dấu • Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Tính chất đặc điểm CTVT • CTVT mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật • CTVT mang tính chất trị cao • CTVT liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức quan, tổ chức • CTVT bao gồm nhiều cơng việc đan xen trình hoạt động CQ, TC Mục đích, ý nghĩa CTVT • CTVT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý CQ • Làm tốt CTVT góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác CQ • Làm tốt CTVT có tác dụng phịng chống tệ quan liêu, giấy tờ • Làm tốt CTVT góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật CQ Theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước UBTVQH thơng qua ngày 28/12/2000 “Bí mật nhà nước thông tin vụ việc, tài liệu, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực trị, quốc phịng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố chưa công bố mà tiết lộ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Cách ghi bìa sổ đăng ký VB đến - Công văn 425 Phần đăng ký VB đến thường Ngày đến Số đến Tác giả Số, KH Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (5) (6) (7) (8) (9) (4) Cột 1: Ngày đến Cột 2: số đến Cột 3: Tác giả Cột 4: Số, ký hiệu Cột 5: Ngày tháng Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Cột 7: Đơn vị người nhận Cột 8: Ký nhận Cột 9: Ghi * Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn - Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn đến thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin VT-LT ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) - Việc đăng ký (cập nhật) VB đến vào CSDL VB đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm QLVB CQ, TC cung cấp chương trình phần mềm 3.2 Trình chuyển giao VB đến - Trình văn Ý kiến phân phối VB ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải VB đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng - Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Cần đảm bảo yêu cầu sau: - Nhanh chóng: VB cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc - Đúng đối tượng: VB phải chuyển cho người nhận - Chặt chẽ: chuyển giao VB, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận VB phải ký nhận; VB đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển 3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải VB đến - Giải văn đến Khi nhận VB đến, ĐV, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn PL quy định theo quy định cụ thể CQ, TC Đối với VB đến có đóng dấu độ khẩn phải khẩn trương giải quyết, không chậm trễ Lưu ý: - Khi nhận fax VB chuyển qua mạng, CBVT phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký fax, VB chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận fax, VB chuyển qua mạng QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Công văn 425 ... chức (Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, ĐHQGHN, tr.11) Nội dung Cơng tác văn thư • Soạn thảo văn • Quản lý giải văn • Quản lý sử dụng dấu • Lập hồ sơ giao nộp tài... nhận, đăng ký VB đến 3.1.1 Văn đến Tất loại văn, bao gồm VBQPPL, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến CQ, TC gọi chung văn đến 3.1.2 Tiếp nhận, đăng... công nghệ, lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố chưa công bố mà tiết lộ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ VĂN BẢN ĐI Khái niệm Quản lý văn