Về việc giảng dạy môn công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp tại Khoa lưu trữ và Quản trị văn phòng

Dàc biét, mòn hpe khàng dinh cho sinh vién ve già tri, y nghla tài liéu luu trù cùa càc doanh nghiép trong thành phàn Phòng luoi trù QuÓc già Viét Nam va su càn thiét phài tó cbùc bào [r]

v i VIEC GIÀNG DAY M d N GONG TÀC VAN THlTLim TRÙTTRONG CÀC DOANH NGHIEP TAIKHOA LUU TRUTHOC VA QUÀN TRI VAN PHÓNG

ThS Nguyén Thi Kim Binh'

Trong chuong trình tao cu nhàn ebuyén ngànb Luu trù hpe va Qn tri vàn phịng, ngồi khói kién thùc dai eucmg, khói kién tbùc co bàn, co so cùa nbóm ngànb nhu dói vói ky mot chuong trình tao bàc dai hpe cùa Viet Nam, phàn nùa thói gian lai, sinh vién dupe trang bi khói kién tbùc co bàn, co so va khói kién tbùc chuyén ngànb Trong khói kién thùc ebuyén ngànb, sinh vién dupe hpe càc tbupe khói kién thùc ngbiep vu bó trp bc vói mot ibịi lupng han che, dị co bai mang tfnb dàc thù Dị món: Cóng tàc vàn tbu luu trù càc doanb nghiép va Cóng tàc vàn thu, luu trù càc co quan Dàng vói thói lupng mèi mịn don vi hoc trình (30 tiét), Riéng hpe Cóng tàc vàn thu luu trù càc doanb nghiép mói dupe dua vào giàng day lai Khoa Luu trù hoc va Quàn tri vàn phòng gàn 10 nàm

L Su cén thiét phài dua mòn hpe vào chuong trình tao, nói dung va mite tiéu cùa hpe

Song song vói boat dóng cùa càc co quan quàn ly nhà nuóe, hon 20 nàm qua, càc doanh nghiép Viét Nam dà hìnb thành va phàt trién Dù lo cbùc kinh té, co hìnb tbùc lo ebùc, chùc nàng va muc tiéu hoat dóng kbàc vói co quan quàn ly nhà nuóe nhung vàn bàn vàn cóng cu va phuong tien chinb phuc vu cho boat dòng quàn ly, diéu hành san xuà't kinh doanh cùa càc doanh nghiép Diéu tal yéu càc

doanh nghiép phài lo cbùc cóng tàc cóng vàn, già'y lo càc doanh nghiép va dói bịi dugc lo chùc ihirc bién mot càch khoa hpe iheo càc chuàn mire va quy dinh de phuc vu boat dóng san xuà'l - kinh doanh.j Tuy nhién bién phàn lón càc doanh nghiép tó cbùc, quàn ly va su dung vàn bàn theo càch riéng cùa minh, chua eó su thóng nhàl va quy chn Trong dị Nhà ne chua day dù co so phàp ly bién phàp cu thè rò ràng viéc tó chùc chi dao, buóng dàn de càc doanh nghiép quàn ly va su dung mot càch eó biéu qua khói vàn bàn, lai liéu nhàm phuc vu cho boat dóng cùa doanh nghiép Diéu dal tồn xuang dói khó cho co qn quàn ly ngànb, cho càc don vi nghién eùu tao va cho ehinb càc doanh nghiép Mot nhùng dói bịi cà'p bàch càn phài ngn càn bị trình dị ebun mịn nghiép vu ITnb vue de dàm duong càc vi ìrì tuong ùng irong càc doanb nghiép Nàm rò dupe nhu càu tbirc lién cùa xà bịi dịng thói de mị róng dàu cho san phàm tao cùa Khoa, Khoa Luu trù hoc va Quàn trj vàn phòng dà dua vào chuong trình giàng day hpe Cóng tàc vàn thu luu trù càc doanb nghiép

Nói dung mòn hoc di sàu vào nghién cihi càc vàn de sau: - Dàc diém ve tó cbùc va hoat dịng cùa càc Ioai hìnb doanh nghicp Ị nói dung càn kbài quàt dupe toàn cànb bue tranh ve h^ thòng doanh nghiép Viét Nam tu kbài niém, so lupng, Ioai hinh Day kién tbùc nén de eó thè lién hành nghién éu hai nói dung quan Irpng liéplheo

- Nói dung ibù hai de ềp dén ly Juan va tbue lién cóng tàc vàn Ihtf càc doanb nghiép Trpng tàm cùa nói dung tàp irung nghién eùu ve càc bién phàp io cbùc va quàn ly cóng tàc vàn tbu càc doanb nghiép; ve thàm quyén, thù tue, trình tu ban hành vàn bàn cùa lùng Ioai hinh doanh nghiép; ve tó cbùc quàn ly vàn bàn, quàn ly va su dung dàu; ve làp ho so bién hành va quàn ly bó so

tic luu trp; tó chùc tbue bién nghiép vu luu trù dói vói lai liéu cùa doanh nghiép

r Viéc trién khaì hoc theo càc nói dung trén nhàm dat dupe céc muc tiéu sau:

- Ve kién tbùc: Trang bi cho sinh vién kién tbùc ve eàe Ioai hìnb doanh nghiép Viét Nam, ve tó chùc hoat dóng va tó cbùc bị mày qn 1^ cùa lùng Ioai hìnb doanh nghiép; ve nhùng nguyén tàc va phuong phàp tó chùc cóng tàc vàn thu, luu trù cùa càc doanh nghiép

- Ve ky nàng: Sau trng, néu dàm nhàn vi tri cóng tàc càn bó vàn thu, luu trù chuyén Iràcb càc doanh nghiép, sinh vién co trình dị xàc dinh dugc th^m quyén, thù tue, trình tu ban hành vàn bàn cùa càc co quan, càc chùc danh quàn ly lùng Ioai hìnb doanh nghiép; the phàn tieb càc tình bng ban hành vàn bàn sai th^m qun, thù tue, trình tu; tham muu, tu vàn cho lành dao viéc ban hành vàn bàn chi dao, buóng dàn ve cóng tàc vàn thu, luu trù cùa doanh nghiép; tó chùc trién khai lù huóng dàn, tbue bién eàe kbàu nghiép vu dén kiém tra, dành già, long két viéc ibuc bién cóng tàc vàn ihu luu trù càc doanh nghiép

- Ve tbài dò: Sinh vién nhàn thùc dupe vi tri va tàm quan trpng cùa cóng tàc vàn thu, luu trù dói vói boat dóng cùa chinb doanh nghiép nói riéng va dói vói su phàt trién cùa cóng tàc vàn thu, luu trù nói chung Dàc biét, mịn hpe khàng dinh cho sinh vién ve già tri, y nghla tài liéu luu trù cùa càc doanh nghiép thành phàn Phòng luoi trù Qc già Viét Nam va su càn thiét phài tó cbùc bào ve cbùng truóe nguy co bi bu bóng va Ihàt ibồt, de tu dị nhùng nghién éu dóng góp cho viéc tó ebùc tịt cóng tàc vàn thu, luu trù cùa càc doanh nghiép va quàn ly nhà ne dói vói cịng tàc

2 Tinh hinh giàng day thói gian qua

trién cho dén ngày bóm nay, viéc giàng day hpe ben canh ibuàn Ipi eó nhùng khó khan vi day hpe tuong dói mói khó va eó tinh dàc ibù

2.1 Thn lai

Rị ràng so vói 40 nàm boat dòng tao ngànb Liru trù hpe va Quàn tri vàn phòng, cu the hon nùa so vói 20 nàm hinh thành va phàt trién cùa doanb ngbiep Viét Nam thói gian lón lai cùa mịn hpe il Tuy nhién nhu trén dà néu vi day mịn hpe mói, tinh dàc thù va dupe sàp xép gàn ci chuong trình sau thói gian dai sinh vién dupe trang bi kién tbùc chuyén ngànb nhung chi làp trung ò càc co quan quàn ly nhà nuóe nén eó su cuón bùi dói vói sinh vién Tuy dói tuong nghién éu cóng tàc cóng vàn, giày tó nhung pham vi nghién éu càc doanh nghiép - mot mịi trng thè xem mài dói vói ề càn bó giàng day va cà vói sinh vién Dàc biét dói vói nbiéu sinh vién nàng dóng mong muón dugc thù thàch ó mòi truòng mói va nhàn tbùc dugc ràng néu dupe trang bi ibém mot phàn kién ibùc ibi sé lir tin hon va co hịi lìm kiém viéc làm dugc mó róng, nèn dà lap irung huóng tim biéu va di sàu vào nghién eiru cóng tàc vàn tbu, luu trù ó càc doanh nghiép kbàc Diéu thè bién qua viéc nhiéu sinh vién cbù dịng dàng ky ihirc làp ềe doanh nghiép tbue hién càc nghién éu va viét kbồ ln vói nhiéu de lai xoay quanh vàn de cịng tàc vàn ihu luu trù cùa nhiéu Ioai hinh doanh nghiép kbàc Day ehinh dóng lu« lón giùp cho càn bị giàng day hpe càm hùng di sàu tim tịi nghién éu de dupe nhùng buoi lóp eó chat lupng hon

nghién eiiu, lién két ho trp ve kinh nghiém, kién thùc phuc vu cho viéc giàng day dupe tot hon Long yéu nghé, su nhiél tinh, bang say cùa eàe càn bó giàng day góp phàn nàng cao chat lupng giàng day cùa hoc

2.1 Khó khan

• Cho dén thói diém này, càc doanb nghiép dà eó mal hàu nhu 0 khàp noi trén ề ne va Viét Nam dà thành vién ehinh thùc cùa

Té chùc Thuong mai thégiói, nhung vói nhiéu sinh vién, kbài niém ve doanh nghiép vàn duóng nhu vó mói la Hon nùa, càc doanh nghiép dupe lo chùc duói nhiéu Ioai hinh, tbupe so bùu cùa nhiéu thành phàn kinh té kbàc nhau, nén di vào lìm biéu trén mot nén kién thùc ve doanh nghiép bang khóng rat khó khan Tuy hoc mói, eó tfnb dàc thù, eó su cuón bùi nhàl dinh dói vói sinh vién nhung viéc sinh làm ly ngai khó sinh vién khóng ihé trànb khói Thire té cho thà'y de nàm nhùng kién thùc co bàn ve tó cbùc va hoat dóng cùa tal ề càc Ioai hìnb doanh nghiép diéu khóng don giàn Hon nùa, viéc tó cbùc va boat dịng cùa doanh nghiép cbù u dupe quy dinh Luàt Doanh nghiép bang càc Diéu, Kbồn, nén ngi hpe be dàu càm giàc minh nghién éu ve lt Tàm ly ngai khó nàng né hon dói vói hpe vién he tao lai ebùc Ly eó thè rat nhiéu, nhung dàc biét vói nhùng ngi dà vi tri làm viéc trong càc co quan nhà nuóe thi ly dugc dua chua he biét ve doanh nghiép va khóng càn dén khói kién thùc

trng chun dĨi lù phuong thùc tao theo nién che sang tao theo lin chi tuong lai rat gàn Vi theo phuong tbùc tao theo tin chi, gió lóp ly tbuyét giàm di rat nhiéu thay vào dị tàng gió thào ln, sinh vién phài chuàn bi truóe nhùng nói dung theo yéu càu cùa giàng vién truóe gió ly tbuyét va eó nhiéu vàn de sinh vién phài tu nghién éu Riéng vói mịn hpe này, u càu ngi hpe phài ềp nhàl ibóng tin thói su thng xun theo dịi nhùng dién bién xung quanh boat dóng cùa doanh nghiép ibi mói dal yéu càu

- Ve phia càn bó giàng day gap nhùng khó nhàn nhàl dinh Néu ban dàu mói dua hoc vào chuong trình tao ehi co mot càn bó giàng day dàm nhàn, nhùng nàm gàn day dà dupe bó sung thém Tuy nhién, so lupng bién che cùa Khoa han nén mot càn bị giàng day thuóng phài dàm nhàn nhiéu hpe Cho nén, thói gian gàn day hpe chi mot càn bó phu tràch nhung chua co nbiéu kinh ngbicm Bàn tbàn ngi day phài nị lue rat nhiéu de dàp ùng tói da yéu càu cùa cóng viéc giàng day hpe vi nị hồn tồn mói dói vói giàng vién Hon nùa, viéc nghién cihi ve doanh ngbiep nói chung, cóng tàc vàn ihu, luu trù nói riéng tuong dói khó,

bài càc ly sau: Thù nhàl: néu cóng tàc vàn tbu, luu trù, cbù yéu

cóng tàc vàn tbu luu trù cùa càc co quan quàn ly nhà nuóe dà mot he thóng ly ln va qua trình nghién éu thue lién hon 40 nàm, cịng tàc vàn thu, luu trù cùa càc doanh nghiép mói chi dupe de eàp nhùng nàm gàn day Màe dù ve co bàn vàn sii ^V^g ly l"àn cóng tàc vàn thu, luu trù chung, nhung doanb nghiép eó tó chùc va chùc nàng boat dịng kbàc vói co quan qn ly nhà ne nén rị ràng khóng thè dóng nhàl hai Ioai hìnb tó cbùc, co quan làm mot Diéu dà dupe chùng minh qua viéc cóng tàc vàn thu luu trù cua càc doanh nghiép dupe hpe làp, nghién éu bang mot mịn hoc riéng Trong dị chua nhiéu cịng trình nghién éu ve ly luàn nhu thirc lién lình vuc cùa doanb nghiép de làm co so, tài liéu tham khào phuc vu cho giàng day

m

CO thè t i ^ càn de khào sài bồc tbue làp de lién hành nghién éu, hpe

làp nhung vói ềe doanh nghiép tbc so bùu cùa càc thành phàn kinh tfkhàc "cànb cùa hàu nhu vàn dóng", dàc biét doanh nghiép co v6n dàu tu ne ngồi Ly co thè dua rat nhiéu, dị ba ly chinb Ly dàu lién chua co co so phàp ly cho viéc liép càn

ié nghién eùu cịng tàc cóng tàc cóng vàn, già'y tó cùa càc doanb

nghiép, cà quyén quàn ly cùa co quan cbùc nàng Ly tièp theo quyén so bùu tài san doanh nghiép thuòe ve cbù dàu tu, nén ehù diu tu eó quyén tu chói Ci dàc thù boat dịng nén thóng lin chùa dung tài liéu eó tinh chat quyét dinh dén su lón lai va phat irién cùa doanb nghiép, viéc doanh nghiép han che bồc khóng cho ngi nghién éu tièp càn vói ly de bào ve bi mal kinh doanb Diéu làm han che két qua hpe làp, nghién eùu va giàng day rà't nhiéu Day khó khan viéc day va hoc Cịng tàc vàn thir, luu trù càc doanh nghiép cùa sinh vién va giàng vién Khoa Luu trù hpe va Quàn tri vàn phòng

- Trong khung chuong trình tao cu nhàn ngànb Luu trù hpe va Qn tri vàn phịng, hpe Cóng tàc vàn thu, luu trù càc doanh nghiép the khói kién tbùc bó trp bàt bc dupe phàn bó vói ihịi lupng don vi hpe trình Qua mot thói gian giàng day, eó the khàng djnh thói lupng trén chua dù de giàng vién va sinh vién hoàn thành tòt nhiem vu cùa minh De thà'y rò dupe diéu này, càn phài làm phép so sành sau: Truóe nghién éu cóng tàc vàn thu, luu trù càc co quan quàn ly nhà nuóe, sinh vién dà dupe hoc càc nhu Hành chinb hoc dai cuong, Luàt Hành ehinh, Lich su Nhà ne va phàp lt the khói kién thùc co bàn, co so cùa ngành Nhu vày, sinh vién dà nàm dupe co bàn kién tbùc ve tó chùc bị mày nhà ne lù trung uong dén dia phuong qua càc mòn hpe néu trén

quan Dàng dà eó he thóng ly luàn riéng va ihirc lién tòn lai phàt trién song song vói cóng tàc vàn thu, luu trù cùa càc c o quan nhà nuóe Day cùng eó thè xem thuàn Ipi viéc day va hoc m ò n Còng tàc vàn thu luu trù càc c o quan Dàng Màe dù trpng tàm cùa hpe cóng tàc vàn thu va cóng tàc luu trù nhung d e nghién cihi tòt nhùng vàn de càn phài nàm rị dupe he thóng d o a n h nghiép dupe ló ebùc va boat dịng nhu thè nào, tucmg tu nhu dói vói ềe c o quan nhà ne va ềe co quan Dàng Néu vi thói lupng dành cho hpe il ma xem nhe nói dung thi sé gap khó khan nghién éu liép ềe phàn lai Trong dị, ềe quy dinh ve doanh nghiép, dàc biét quy dinh ve ló chùc va boat dịng cùa d o a n b nghiép luón thay dói de phù h(:rp vói xu huóng phàt trién kinh té dal nuóe va kinh té thè ' giói Cho nén de nàm rị dupe tó cbùc va boat dịng cùa nhiéu Ioai ; hinh doanh nghiép khóng phài viéc don giàn Vi du: chi vòng nàm qua dà thay dói luàt ve doanh nghiép Riéng càc Tàp dồn i kinh té ibi mịi mot Tàp dồn Chinb phù lai eó quy dinh riéng Theo i; cbù y cùa nguói dàm nhàn hpe, de viéc gang day mòn hpe co ] chat lupng va két qua cao hon ibi thói lupng dành cho hai nói dung i

ehinh lai chua dù ^ - Khó khan ci the ve u tó khàch quan va khó :i

(tài liéu khoa hpe cịng nghé) Món hoc phài dupe giàng day tnróe mịn hpe Cịng tàc vàn thu, luu trù càc doanh nghiép Tuy nhién, ihuc té, diéu chua tbue hién dupe nén dà gay nhùng khó khan nhàl dinh che cà giàng vién va sinh vién Nhung khó khan này ehi lam thói va sé dugc kbàc phuc nhà trng tbue bién tao theo phuong thùc tin ehi

Màe dù eó nhùng khó khan nhung viéc giàng day hpe vin dupe dàm bào thóng suót va dà co nhùng két qua, dóng góp nhàl dinh cho cịng tàc tao cùa Khoa Luu trù hpe va Quàn tri vàn phịng nói riéng va cùa Trng Dai hpe Khoa hoc Xà bịi va Nhàn vàn nói chung

2.3 Két qua dqt dugc

dupe tao ngày mịi nhiéu Chinb ềe em dà mó róng va làm làng thém uy tin thuong hiéu cùa Khoa va cùa Truòng Diéu thè hién tinh nbay ben va quyét dinh dung dàn cùa lành dao Khoa va Nhà trng dua mịn hpe Cóng làc vàn thu luu trù càc doanh nghiép vào chuong trình tao

Tuy nhién dị chi nhùng két qua buóe dàu de dàp ùng nhu càu mang tinh tinh hng cùa xà bịi Trong diéu kién xà bòi phàt trién ngày néu tao dai hpe lày muc tiéu cung ềp ngn nhàn lue co trình dị de dàp ùng nhu càu xà bịi vàn chua dù ma càn phài phàn dàu de dal muc tiéu dàp ùng u càu trình dị chun mịn ngày cao cùa xà bịi Riéng vói sinh vién tòt nghiép dai hpe chuyén ngànb Luu trù hoc va Quàn tri vàn phòng néu de dupe làm viéc va làm tịt cóng viéc càc doanh nghiép càn phài trình dị chun mịn vùng vàng hon nùa bịi le doanh nghiép mói iruóng làm viéc ha'p dàn nhung co che tuyén dung va su dung lao dòng dàn cbù nhung rat khàl khe va mang tinh ibi trng Di day mot so kién nghi ve giàng day hoc Cóng tàc vàn thu liru trù eàe doanh nghiép nhàm tao nhùng sinh vién "eó chat lupng" dàp ùng dupe nhu càu va yéu càu cùa xà bòi

3 Mot so kién nghi

- Trong chua eó day dù co so phàp ly cho viéc quàn ly cóng làc vàn tbu, luu trù cùa càc doanb nghiép va chua nghién éu day dù he thóng ly ln riéng ve llnh vuc này, ibi Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóe càn làng euóng tbue hién càc cịng trình nghién éu de tre tién làm tài liéu tham khào cho vice giàng day, sau day co so cho viéc ban hành chinb sàch de quàn ly va tbue bién cóng tàc Viéc ló chùc càc Hòi thào khoa hpe de tranh thù y kién cùa càc nhà quàn ly, càc nhà nghién eùu va cùa eàe doanh nghiép viéc làm càn thiét lình hìnb hién nay, co quan quàn ly ngành dang gap nhiéu khó khan vice quàn ly cịng tàc vàn tbu, luu trù cùa ềe doanh nghiép Thiét nghi, Cuc Vàn tbu va Luu trù Nhà nuóe vói cbùc nàng, nbiém vu cùa minh co quan diéu kién ló chùc tbue bién ềe Hịi thào Day ehinh co bòi de càc càn bò giàng day dóng góp suy nghi cùa minh va bó sung thém kién thùc cho minh de làm cho giàng sinh dóng, phong phù hon

- De san phàm tao co chat lupng, dóng thói eó ibi trng tiéu thu manh me, xu hng bién eàe co so tao lién két vói càc doanb nghiép de bò trp cho sinh vién viéc tbue hành Ngupc lai,

co so tao phài cung cà'p cho doanh nghiép san phàm tao dàm

bào chat chupng doanb nghiép yéu càu Mò hinh eó Ipi cho cà hai ben, dang dupe nbiéu trng tbue hién biéu qua va thóng thng co so tao phài ben cbù dịng lìm kiém dói tàc, vi minh chinb ngi càn tiéu thu san phàm tao Nén chàng, Nhà truòng nén trién khai thuc hién mị hinh dói vói càc ngành tao ma doanh nghiép eó nhu càu, dị ngànb Luu trù va Qn tri vàn phịng Tre tién co thè dàu tu ềe doanb nghiép nhà nuóe Viéc làm se tao diéu kién, dia bàn cho sinh vién thuc làp Trong qua trình thuc tàp, doanh nghiép thè theo dịi, dành già va quyét dinh luyén dung sinh vién sau tòt nghiép truòng Sau dò se thuc hién dupe muc tiéu ebun mịn boa càc cóng tàc vàn thu luu trù càc doanh nghiép nhà nuóe, trànb tinh trang bó tri càn bó khịng dù trình dị va trai ngành nhu hién

Nhà truòng va lù phia nguòi day se khòng dem lai két qua néu ngubi hoc khóng cài ihién chinb minh Vi sinh vién dóng vai irị ràì lón viéc qut dinh chat lupng cùa tao Càn nhàn thùc ràng, ehù dóng hpe tàp va nghién éu khóng chi tràch nbiém ma quyén Ipi cùa sinh vién de dal dupe muc tiéu irò thành mot cu nhàn co ibi dàp ùng nhu càu va yéu càu cùa xà bòi

De tao diéu kién hpe tàp va nghién éu cho sinh vién Nhà trng càn nàng eàp va phàt trién co so tàng nhu bó sung ngn tu liéu, trang bi phịng internet, vi day ngn cung cà'p thóng lin vị tan néu biét khai tbàc va su dung phuc vu cho viéc hpe tàp, nghién éu se dem lai hiéu qua rat lón

Co ibé nói, cóng tàc vàn thu, luu trù eàe doanh nghiép hién vàn de bue xùc cùa co quan quàn ly ngành, chua thè làm tòt uong thói gian ngàn Qua tim hiéu, nuóe làng giéng Trung Qc vón nén luu trù phàt trìén gap phài khó khan tuong tu lién hành cài tó kinh té Mịn hpe Cóng tàc vàn thu luu trù càc doanh nghiép néu

dugc nghién eùu giàng day va hpe tàp tịt khóng chi giùp sinh vién de