PHẦN MỞ ĐẦU I Mở đầu Có thể nói rằng công tác Văn thư Lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu.
I Mở đầu: Có thể nói cơng tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành thơng qua văn bản- tài liệu Vì vậy, để làm tốt cơng tác văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn bản, thư điện tử Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác đóng vai trị quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hố, xã hội địa phương Nhận thấy công tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ việc quản lý hành Trong tiến trình cải cách hành nhà nước, vai trị vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ khẳng định ý nghĩa quan trọng: Thứ nhất: Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai: Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba: Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Vai trị cơng tác văn thư ngày tăng cường xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì cơng tác văn thư tổ chức hợp lý tự động hoá khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý Hiện công tác văn thư triển khai toàn công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn tổ chức quản lý văn bản, tổ chức cách khoa học văn quan, đơn vị nghiệp, tổ chức trị xã hội Vì vậy, muốn phát huy vai trị công tác văn thư lưu trữ, quan, tổ chức cần quan tâm đến số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Trang Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào trình hoạt động quan, đơn vị Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ chọn đề tài “ Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trường THPT ” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường trường THPT Yên Thành 2, THPT Bắc Yên Thành, THPT Nam Yên Thành, THPT Đô Lương kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm cơng tác Mong số kinh nghiệm phát huy bổ sung thêm công tác Văn thư - Lưu trữ Nhà nước quan tâm trọng 1.1 Lý chọn đề tài: Làm công tác Văn thư - Lưu trữ trường THPT Yên Thành nhiều năm, nhận thấy công tác Văn thư - Lưu trữ công tác đảm bảo thông tin giúp tìm liệu nhanh chóng, cất trữ liệu gọn gàng, lâu dài an toàn Nhằm để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hình thành hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Q trình giải cơng việc nhà trường phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn Do việc giữ gìn hồ sơ, tư liệu có cẩn thận, xếp có khoa học hay khơng Hồ sơ quản lý văn bản, công văn đi, đến, loại hồ sơ có liên quan đến thơng tin học sinh lưu trữ qua nhiều năm, thông tin số lượng hồ sơ tăng lên nhiều, với hình thức lưu trữ truyền thống viết giấy Hiện nay, hồ sơ quản lý nhà trường tăng cường thêm cách lưu trữ khác lưu thêm máy tính Tuy cách lưu thêm hồ sơ máy tính góp phần quản lý hồ sơ cập nhật xử lý thơng tin nhanh chóng, xác, kịp thời không đảm bảo liệu không bị Vì máy tính bị virus, hỏng ổ cứng chứa liệu… Trang Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể cụ thể sau: - Công tác Văn thư – Lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường - Giúp cho cán công chức nhà trường nâng cao hiệu công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Tạo công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường, góp phần gìn giữ cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác Văn thư Lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác Văn thư – Lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Đó lý tơi chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu: Trong trường bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư, lưu trữ số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Trang Để xây dựng văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn bản, vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn Nhà nước quy định Để làm tốt cơng tác quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài muốn giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác cịn giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường 1.3 Đối tượng nghiên cứu Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực cần phải có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư – lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan, đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi, đến chốn kiến thức chuyên mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng u cầu địi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư – lưu trữ Đề tài nghiên cứu phạm vi trường THPT Yên Thành 3, số trường huyện thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ 1.4 Phương pháp nghiên cứu: - Tìm hiểu đối tượng nghiên cứu thông qua tài liệu - Nghiên cứu văn liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ - Nắm bắt tình hình cụ thể vấn đề trực tiếp áp dụng triển khai vào cơng việc 1.5 Những điểm Sáng kiến kinh nghiệm - Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phòng công tác văn thư lưu trữ - Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn yêu cầu, xác, đầy đủ nội dung để trình ký - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào để lưu trữ liệu tránh bị liệu - Đề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, nơi, khơng địi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ cao tin học Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao Trang II Nội dung sáng kiến kinh nghiệm: 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm: Để đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ nhà trường việc cần hiểu đầy đủ, sâu sắc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định theo thông tư 01/2001/TT-BNV ngày 19/1/2011 Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu giữ trường cẩn thận Căn sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ quan xây dựng sở văn chủ yếu sau đây: - Căn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, lề lối làm việc quan, đơn vị - Căn Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; [ ] - Căn Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính Phủ sử đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ; [ ] - Căn Nghị định số 99/NĐ – CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; [3 ] Trang - Luật số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Về việc ban hành Luật lưu trữ [4 ] - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạnh bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; [ ] - Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [ ] Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường tốt, địi hỏi người làm công tác phải biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, giành thời gian đầu tư, nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ Đặc biệt khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ liệu máy tính 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: Thực tế nhiều năm trước công tác văn thư lưu trữ chưa trọng quan tâm mức Nhiều nội dung chưa thực quy định như: - Chưa ban hành đầy đủ văn công tác văn thư, lưu trữ ban hành chất lượng chưa cao; thực báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên số liệu báo cáo chưa đầy đủ - Quản lý văn đi, đến chưa chặt chẽ, chưa cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ đăng ký văn đi, đến; lưu văn đến văn thư; chưa quy định thời gian xử lý theo dõi tình hình giải văn đến; thể thức kỹ thuật trình bày văn chưa đảm bảo quy định; lưu văn chưa quy định - Công tác văn thư, lưu trữ cịn theo phương pháp thủ cơng chưa áp dụng cơng nghệ thông tin - Công tác lập hồ sơ, lưu trữ chưa vào nề nếp chưa hoàn thiện hồ sơ; chưa bố trí tủ, kho lưu trữ… theo quy định nên chưa thực nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa thực quan tâm vào nề nếp - Nhìn chung cán làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi cịn bề bộn, làm việc khơng khoa học chưa ngăn nắp, gọn gàng Qua nhiều năm làm công tác văn thư trường THPT Yên Thành tơi gặp thuận lợi khó khăn sau: * Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường Trang Được quan tâm đạo trực tiếp Sở GD- ĐT Nghệ An Ban giám hiệu nhà trường; Đảng, quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Nhân viên văn thư ý thức việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên mơn, có trách nhiệm cao cơng việc * Khó khăn: Tuy quan tâm cấp trên, đặc biệt ngành giáo dục, sở vật chất hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ cịn gặp số vấn đề khó khăn sau: - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng u cầu đại hố cơng tác văn thư - Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực - Việc lưu trữ nhà trường chủ yếu thủ cơng, chưa có khoa học, thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo chuẩn - Cán làm công tác văn thư lưu trữ công việc hàng ngày cịn nhiều bề bộn, cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc nên chưa đầu tư nhiều cho công tác văn thư, lưu trữ 2.3 Các vấn đề tiến hành để giải : 2.3.1 Giải pháp 1: Việc hình thành hoạt động nhà trường, cơng tác hành Văn thư – Lưu trữ quan trọng việc quản lý lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn u cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [5 ] - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn Trang - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, trung thực, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn,bộ phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức văn Điều đặc biệt phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hố, đại hố đất nước việc làm cần thiết công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ: 2.3.2.Giải pháp 2: Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải cơng việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư, lưu trữ, cần xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật nhà nước, ngành Đồng thời sở đắn để giải công việc cụ thể 2.3.3 Giải pháp 3: Thực tốt công tác văn thư: a) Giải quản lý văn đến: Trang Sơ đồ quy trình xử lý văn đến: Tiếp nhận văn “đến” Phân loại sơ bộ, bóc bì Tiếp nhận, đăng ký văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì Đăng ký văn đến ghi sổ theo dõi Trình văn Trình chuyển giao văn Chuyển giao văn Giải văn Theo dõi, đôn đốc giải văn Theo dõi, đôn đốc giải văn Văn đến văn tài liệu quan nhận từ nơi khác gửi đến, phải tuân theo quy trình định nhằm đảm bảo hoạt động diễn thơng suốt, có hiệu Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký tiến hành kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận … sau tiếp nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại: loại gửi chức danh, gửi cho tổ chức trị gửi quan Sau phân loại văn bản, việc đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến thủ tục thiếu để lưu trữ hồ sơ cách khoa học dễ tìm Văn đến văn thư vào sổ đăng ký phải kịp thời trình cho người có trách Trang nhiệm chuyển giao cho tổ chức, nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn Văn đến lưu hồ sơ lưu văn đến Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau ghi vào sổ theo dõi văn đến trình hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiết kiệm giấy cho đơn vị Khi có cơng văn chuyển đến tơi người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ công văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (nơi gửi công văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị không phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Công văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau đóng dấu đến ghi số ngày đến, vào sổ công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Sau vào Sổ công văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày, tháng đến Số , đến Nơi gửi Số, ký hiệu (1) (2) (3) (4) Ngày tháng vb (5) Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (6) (7) (8) (9) b) Giải quản lý văn đi: Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Thông tư 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: “ Tất văn quan, tổ chức phát hành gọi văn đi” [1] Trang 10 Sơ đồ quy trình xử lý văn đi: Đánh máy, in văn Kiểm tra thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng năm ban hành Duyệt, ký Đóng dấu, đăng ký văn Làm thủ tục phát hành văn Lưu, theo dõi, kiểm tra văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày,ghi số ngày tháng năm phát hành văn bản; phát sai sót phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Văn sau đăng ký làm thủ tục gửi ngày lưu trữ lại hồ sơ văn thư Trang 11 Mẫu sổ đăng ký văn Ngày tháng năm công văn (1) Số ký Tên loại trích hiệu cơng yếu nội dung văn công văn (2) (3) Người ký Nơi nhận công văn (4) (5) Đơn vị, Số người nhận lượng lưu (6) (7) Ghi (8) 2.3.4 Giải pháp : Thực ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ hồ sơ Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ thực cách ngăn nắp, khoa học theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu phải tốn nhiều công sức thời gian (dị tìm sổ văn đến để tìm số văn đến, sau lựa chọn hồ sơ lưu) Do đặc thù nay, tất văn đến hành, đạo cấp trên, Sở Giáo dục Đào tạo gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn Vì muốn quản lý, lưu trữ văn để dễ tìm kiếm nhanh chóng sử dụng phương pháp đơn giản: Tạo thư mục để chứa văn nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử) Tạo file Excel có nội dung giống sổ văn đến ( Sổ cơng văn đến 2017.xls) Trang 12 - Liên kết trích yếu nội dung với file văn tương ứng thư mục văn nhận - Đồng thời tạo lọc cho file mũi tên sổ xuống ví dụ ta muốn tìm văn Sở, phịng nơi khác… ta kích vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Sở, phịng, ban … file lọc văn Sở, Phòng, hay nơi nào… - Sau muốn tìm văn bản, ta mở file “Sổ công văn đến 2017.xls”, vào Edit, chọn (Find) -Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm nhấp chọn vào Sau vào liên kết để mở file cần tìm Ví dụ ta muốn tìm : Báo cáo sơ kết học kỳ I Ngoài việc ứng dụng phần mềm Excel để quản lý tìm kiếm liệu, tơi cịn thực cơng tác quản lý hồ sơ máy tính theo hàng năm cách tạo hộp Folder đặt tên theo năm học, năm học tơi quản lý theo tháng, ví dụ: tháng đầu năm học công việc lập danh sách bố lớp, công văn đi-đến, tất liệu thơng tin có liên quan tháng lưu vào Folder tháng Đến kết thúc tháng khóa lại tạo Folder tiếp tháng Vì ngành hoạt động hàng năm học theo chủ đề gần giống nhau, qua cách làm cho thấy cần liệu lưu trữ tháng cần mở hộp Folder vào tháng năm học tìm Và đặc biệt có tài liệu tham khảo từ năm trước tháng áp dụng cho năm sau tháng đó, việc truy tìm tài liệu tham khảo nhanh Với biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ góp phần tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tạo nên tính khoa học cơng tác quản lý Ngồi việc quản lý hồ sơ giấy, tơi cịn tìm hiểu, nghiên cứu mạng tìm trang website cho phép lưu trữ liệu trực tiếp mạng với dụng lượng chứa liệu tương đối lớn, đặc biệt đảm bảo tính bảo mật trình đưa liệu lên, cách sử dụng giao diện hình thức Trang 13 máy vi tính.chứa file tài liệu Đó trang website http://www.4shared.com/ Trang website cho phép lưu trữ file liệu với dung lượng tải lên hàng trăm Mb đến vài Gh Cách lưu liệu website : Bước 1: Tạo website cách vào trang www.google.com.vn nhập địa chỉ: 4Shared.com danh mục trang website ta Click chuột chọn mục: 4shared.com - free file sharing and storage Trang web ta tiếp tục chọn mục đăng nhập password bảo mật, điều giúp bảo mật liệu không để người khác vào xem, xóa liệu Chú ý: Để vào trang web ta phải có mail yahoo.com.vn gmail.com đăng kí vào trang website 4shared.com để lưu liệu Sau nhập xong mail mật ta vào trang website để lưu liệu lên trang web Giao diện sử dụng tương tự máy vi tính cá nhân tạo hộp folder chứa file liệu, xóa file, hộp folder khơng cần thiết Cho phép tải liệu lên đưa liệu máy tính cá nhân dễ dàng Có giao diện sau đăng nhập sau: Trang 14 Bước 2: Ta xếp liệu máy vi tính cá nhân trình tự folder đặt tên theo tháng, tháng ta tạo folder liệu folder chứa văn công văn đến, folder chứa công văn đi, folder chứa liệu cần xử lý xử lý, liệu chuyên môn, quản lý nhân sự…Các folder hàng tháng phải tạo riêng biệt, mục đích để biết tháng văn thư làm cơng việc gì, gồm văn để dễ tìm kiếm, đồng thời dễ dàng đưa liệu lên trang web để lưu Bước 3: Ta mở trang web 4shared.com vào trang lưu liệu Click vào mục tải lên tập tin tải lên thư mục để đưa liệu lên mạng để lưu Trên website ta tạo folder quản lý file liệu lưu theo năm, tháng cho khoa học, dễ tìm Trang 15 Bước 4: Tải liệu đưa mạng xuống dễ dàng Vào Folder ta chọn file cần tải xuống VD muốn tải file HD thi 2017-2018.rar năm học 2017-2018 ta Click vào dấu chọn đối tượng cần tải xuống, sau nhấp lên mục Tải xuống trang web khác ra, ta tiếp tục click vào mục tải xuống Tiếp tục trang web khác Ta click chuột vào mục Miễn phí miền phụ xuất mục “ Miễn phí miền phụ”một dịng chữ “ Tải xuống tập tin” yêu cầu ta lưu vào máy tính cá nhân địa Trên biện pháp thực trường THPT Yên Trang 16 Thành 3, THPT Yên Thành 2, THPT Bắc Yên Thành, THPT Nam Yên Thành, THPT Đô Lương công tác văn thư lưu trữ 2.4 Đối với công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn nhà trường Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn nhà trường công tác quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt cơng tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy nhà nước nói chung trường học nói riêng Hồ sơ học sinh văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý đạo Hiệu trưởng Hồ sơ gồm có: Học bạ THPT học, Học bạ tốt nghệp, Học bạ nghỉ học, Sổ đăng bộ; Sổ gọi tên ghi điểm; Sổ ghi đàu bài; Văn chứng chỉ… - Học bạ hồ sơ pháp lý ghi nhận kết học tập rèn luyện học sinh trường trung học lập quản lý Học bạ trả lại cho học sinh học, chuyển trường, tốt nghiệp trường + Học bạ học sinh học xếp theo lớp cuối năm học giao cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết học tập học sinh, Giáo viên chủ nhiệm hoàn thành xong nộp lại cho văn thư để trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng duyệt kết cuối năm học bạ học sinh thời gian quy định sau lưu trữ cẩn thận tủ phòng văn thư + Học bạ tốt nghiệp học sinh chưa rút lại để theo thứ tự bìa sơ mi theo năm học - Sổ đăng bộ: Đây sổ gốc nhà trường lưu trữ vô thời hạn Sổ phản ánh trình học học sinh theo thứ tự học sinh lớp Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 10 chuyển đến văn thư cập nhật kịp thời lập sổ máy tính điền đầy đủ thông tin sổ theo mẫu quy định Bộ GD&ĐT, cuối năm học trình hiệu trưởng ký duyệt Sổ cập nhật thường xuyên có học sinh chuyển đến Sổ phải giữ gìn cẩn thận để dùng lâu dài - Sổ gọi tên ghi điểm; Sổ ghi đầu bài: Cần ghi đầy đủ cột mục Đóng dấu giáp lai trang sổ Sổ giao nhận hàng ngày cán văn thư lớp phó học tập lớp Sổ cập nhật thường xuyên ngày nghỉ, điểm số theo quy định, ghi sai phải sửa chữa quy định Trang 17 + Sổ điểm: Cuối học kỳ cuối năm học, GVCN thực cột sổ điểm, ký xác nhận “Khoá” lại trang ghi điểm Hiệu trưởng kiểm tra ghi nhận xét hàng tháng tình hình ghi điểm giáo viên, ký tên, đóng dấu Sổ điểm lưu giữ lâu dài, tránh hư hại mát, sau làm để xác nhận kết học tập học sinh cần thiết + Sổ ghi đầu bài: Làm theo dõi học sinh hàng ngày ngày nghỉ, học làm nhà học sinh lưu giữ năm học - Văn bằng, chứng học sinh tốt nghiệp THPT: Sau nhận tốt nghiệp Sở văn thư có trách nhiệm vào sổ học sinh theo số hiệu quy định Khi cấp trả học sinh đến nhận phải có giấy tờ CMND phải ký nhận đầy đủ Nếu có người nhận thay phải có giấy uỷ quyền có xác nhận UBND xã phường chứng minh thư nhân dân Nhờ có xếp ngăn nắp, khoa học giúp cho việc theo dõi quản lý hồ sơ học sinh dễ dàng, nhanh chóng hiệu - Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu + Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị + Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống đóng dấu trước ký Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn Đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Trường hợp đóng dấu ngược, mờ phải huỷ bỏ văn làm lại văn khác 2.5 Thực tốt công tác lưu trữ: Đối với người làm văn thư lưu trữ việc xếp, quản lý lưu trữ hồ sơ điều quan trọng Công tác xếp quản lý lưu trữ khoa học cụ thể: 2.5 Chọn tủ hồ sơ: Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn phù hợp với kích thước loại hồ sơ khác Mỗi ngăn ta dán giấy bên phân chia theo loại hồ sơ để dể dàng quản lý tìm kiếm 2.5 Phân loại hồ sơ: Trang 18 Nếu ta để chồng chất, lẫn lộn loại hồ sơ mà không phân loại việc lẫn, thất lạc khơng tìm thấy hồ sơ điều dễ dàng gặp phải Cần phải phân loại loại hồ sơ - Phân loại hồ sơ theo chủ đề - Phân loại hồ sơ theo nhóm - Phân loại theo cụm 2.5 Sắp xếp hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ khoa học giúp tìm kiếm cần cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Nên xếp theo cách sau: Sắp xếp theo thời gian: Có thể sử dụng giấy ghi thời gian diễn ra, xếp theo thứ tự từ trước đến sau để tìm kiếm cách nhanh - Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C ) hồ sơ - Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải song, phản hồi 2.5 Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng Tạo danh mục cụ thể, xác Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên 2.5 Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ Bên tập lưu trữ có nhãn loại hồ sơ, số thứ tự 2.5.6 Thực tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ: Mục tiêu phải nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành chính, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ tất yếu nhằm đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch nâng cao hiệu Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, đến tra tìm thơng tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác, tổ chức tạo mơi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Trang 19 Trong công tác văn thư lưu trữ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc sau: - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin để xử lý, tra tìm văn đi, đến, văn nội - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn - Ứng dụng công nghệ thông tin để lưu trữ liệu 2.6 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: - Từ thực tiễn công việc hàng ngày công tác văn thư qua năm thực hiện, vừa thực hồ sơ lưu trữ giấy, vừa lưu trữ máy vi tính Tuy nhiên q trình thực xảy cố máy vi tính bị virus làm liệu, quản lý giấy bảo quản tìm tốn thời gian, việc tham khảo chỉnh sửa máy tính tiết kiệm nhiều thời gian Vì liệu máy tính gây đau đầu cho người làm cơng tác văn thư -Từ tơi nghĩ ý tưởng tìm tịi cách quản lý file liệu hồ sơ lưu trữ cho an toàn Tham khảo ý kiến đồng nghiệp thông tin hướng dẫn internet Cuối tơi tìm trang website nói quản lý liệu tương đối an tồn Qua năm thực hiện, tơi thấy trang website khơng khó để sử dụng quản lý file liệu, đồng thời giao diện gần gủi với môi trường Windows Độ an toàn đảm bảo, dung lượng chứa liệu tương đối lớn, lần đưa liệu lên đưa file hay nhiều file, đưa lên thư mục Việc truy cập thông tin cần tìm nhanh Các liệu gửi mạng tải dễ dàng Với cách quản lý có hiệu quả, áp dụng cho tất trường tỉnh III Kết luận, kiến nghị: Kết luận: Hiện công tác văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường, ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ để chia sẻ đồng nghiệp Để công tác văn thư lưu trữ có hiệu đạt thành tích cao địi hỏi người làm công tác văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi, Trang 20 biến khó thành dễ, thành thói quen cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực cơng việc người làm công tác văn thư lớn nên địi hỏi người làm cơng tác phải bình tĩnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho thân, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin liên quan đến quan, đơn vị Kiến nghị: Với mục đích đổi phương pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngữ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Từ đó, sở thực tế cán bộ, nhân viên định hướng có kế hoạch tổ chức tốt công tác văn thư lưu trữ đơn vị cách khoa học sáng tạo Trên đây, xin đưa vài kinh nghệm nhỏ tơi Tuy khơng hồn hảo giúp cho tơi hồn thành tốt cơng việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để công việc ngày hồn thiện Theo kịp với cơng nghệ thơng tin tiên tiến xã hội Xin chân thành cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Yên Thành, ngày 06 tháng năm 2018 Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Đỗ Thị Lê Trang 21 MỤC LỤC TT I Nội dung Trang Mở đầu 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.5 Những điểm sang kiến kinh nghiệm II Nội dung sang kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lý luận sang kiến kinh nghiệm 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sang kiến kinh nghiệm 2.3 Các vấn đề tiến hành để giải 2.4 Đối với công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn nhà trường 16 2.5 Thực tốt công tác lưu trữ 18 2.6 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm 19 III Kết luận, kiến nghị 20 Kết luận 20 Kiến nghị 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO: Trang 22 [1] Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; [2] Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ; [3] Nghị định số: 99/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; [4] Luật số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Về việc ban hành Luật lưu trữ [5] Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạnh bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; [6] Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trang 23 ... trọng công tác Văn thư - Lưu trữ chọn đề tài “ Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trường THPT ” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường trường... Lương công tác văn thư lưu trữ 2.4 Đối với công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn nhà trường Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn nhà trường cơng tác quan trọng, địi hỏi người làm công tác. .. Để đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ nhà trường việc cần hiểu đầy đủ, sâu sắc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho