Đang tải... (xem toàn văn)
Mục đích nghiên cứu của đề tài Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT Lưu Hoàng nhằm nâng cao nhận thức trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ về tầm quan trọng của công việc mình đang làm. Thu thập thông tin văn bản đổi mới đưa công tác văn thư lưu trữ trong trường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, sắp xếp khoa học. Mời các bạn cùng tham khảo.
MỤC LỤC A. TÊN ĐỀ TÀI Trang 1 B. ĐẶT VẤN ĐỀ Trang 1 1. Lý do chọn đề tài . Trang 1 2. Mục đích nghiên cứu Trang 1 3. Nội dung nghiên cứu Trang 1 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Trang 2 5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu . Trang 2 6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu . Trang 2 C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trang 3 I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên sáng kiến Trang 3 II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề SKKN Trang 3 III. Thực trạng vấn đề Trang 4 1. Cơ sở lý luận Trang 4 2. Cơ sở thực tiễn Trang 4 IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP . Trang 6 1. Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Trang 6 1.1 Soạn thảo văn bản Trang 7 1.2 Quản lí cơng văn đi Trang 8 1.3 Quản lí cơng văn đến . Trang 9 1.4 Quản lí hồ sơ giáo viên Trang 10 1.5 Quản lí hồ sơ học sinh Trang 10 1.6 Quản lí và sử dụng con dấu Trang 11 1.7 Quản lí văn bản lưu trữ Trang 12 2. Tăng cường công tác văn thư,lưu trữ cho đội ngũ cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà trường Trang 16 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Trang 16 4. Tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất .Trang 17 5. Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới các cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của Trang 17 V. KẾT QUẢ CỦA SÁNG KIẾN Trang 17 D. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ . Trang 19 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội 1. Kết luận Trang 19 2. Kiến nghị Trang 20 Trang 2 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội A. TÊN ĐỀ TÀI: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, lưu trữ ở Trường THPT Lưu Hồng” B . ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh mẽ của đất nước, các thơng tin ngày càng phát triển, sự trao đổi thơng tin, cơng văn, văn bản, chỉ thị giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng nhiều, riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ quan trong ngành là rất lớn nên cơng tác văn thư, lưu trữ địi hỏi phải có kiến thức nhất định để xử lý tốt các thơng tin, cơng việc một cách kịp thời và hiệu Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thơng tin (Văn bản, Chỉ thị, Thơng tư, Thơng báo ) của các cấp ban ngành đến đơn vị, thơng báo đến nhà trường, các đồn thể trong nhà trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thơng báo các thơng tin ) q trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn vị chủ quản Cơng tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực hiện các hoạt động khác của nhà trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan Các vấn đề thơng tin được nhân viên văn thư, lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Ngồi ra văn thư là cầu nối giữa nhà trường với nhà trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban ngành khác, đặc biệt là đơn vị chủ quản cấp trên. Làm tốt cơng tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thơng suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu quả quản lý của nhà trường. Qua 4 năm làm việc thực tế và vốn kiến thức được học tơi mạnh dạn viết sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, Trang 3 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội lưu trữ trường THPT Lưu Hoàng” nhằm trao đổi với với đồng nghiệp những kinh nghiệm mà tơi đã rút ra. 2. Mục đích nghiên cứu Nâng cao nhận thức trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ về tầm quan trọng của cơng việc mình đang làm Thu thập thơng tin văn bản đổi mới đưa cơng tác văn thư lưu trữ trong trường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, sắp xếp khoa học 3. Nội dung nghiên cứu Trong q trình làm việc tơi đã xây dựng kế hoạch, quy chế văn thư lưu trữ. Từ đó tơi đã nghiên cứu ra SKKN “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư lưu trữ ở trong trường THPT Lưu Hồng”. 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế cơng tác văn thư lưu trữ nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là cơng việc sự vụ đơn thuần, giấy tờ, khơng quan trọng nên khơng ít người đánh giá khơng đúng với những người làm cơng tác văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung c ấp thơng tin thì những người làm cơng tác này ln nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng khơng ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và ln là những người thiệt thịi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường THPT Lưu Hồng, thơng qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư trong các trường học hồn thành tốt nhiệm vụ của mình 5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu. Nghiên cứu thực tiễn qua sách vở, qua thơng tư quy định của Bộ nội vụ ban hành và qua q trình làm việc cơng tác tại trường + Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng số liệu + Phương pháp quan sát thực tế q trình hoạt động của cơ quan + Phương pháp thống kê + Phương pháp tổng hợp Trang 4 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Thời gian nghiên cứu từ: 15/8/2016 đến 31/12/2018 (Từ năm học 2016 2017, năm học 20172018 đến hết học kỳ 1 năm học 2018 – 2019) 6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu: Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phịng về cơng tác văn thư lưu trữ Người làm cơng tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng u cầu, chính xác, đầy đủ nội dung để trình ký Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi, khơng địi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phịng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên của vấn đề sáng kiến kinh nghiệm (SKKN) Biện pháp: Là cách giải quyết một vấn đề cụ thể Công tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong cơng việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Cơng tác lưu trữ là tất cả các cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các u cầu xã hội “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Lưu Hồng” là những kinh nghiệm được rút ra trong q trình thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường nhằm khắc phục những khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất, con người tại đơn vị nhà trường II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến Trong những năm gần đây cơng tác văn thư lưu trữ trong các trường học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư Trang 5 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Nghị định số 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư Cơng văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 của Chính phủ Nghị định số 111/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Hướng dẫn số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu trữ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mơi trường mạng Thơng tư số 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan III. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 1. Cơ sở lý luận: Cơng tác văn thư là cơng tác nhằm đảm bảo thơng tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung cơng tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Cịn cơng tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ u cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung cơng tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, đơn vị 2. Cơ sở thực tiễn Cơng tác văn thư, lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong q trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Cơng tác văn thư, lưu trữ là một cơng việc khơng thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu giữ hồ sơ. Đảm bảo việc báo cáo cung Trang 6 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên Làm tốt cơng tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thơng suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan đơn vị Ý thức đầy đủ được vai trị và tầm quan trọng của cơng tác văn thư hành chính nhà trường nên trong q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong cơng việc Qua thời gian cơng tác thực tế tại trường tơi đã gặp những thuận lợi và khó khăn sau: a. Thuận lợi: Nhà trường có một nhân viên văn thư chun phụ trách về cơng tác văn thư trong trường, cơng việc chuyển giao văn bản đi văn bản đến được giải quyết kịp thời do cấp trên đưa ra. Có hệ thống mạng internet ổn định để phục vụ cơng việc truy cập thơng tin, lấy thơng tin làm báo cáo Các văn bản đi và đến được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc Trường đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phịng như máy phơ tơ, máy in phục vụ cho cơng tác văn thư b. Khó khăn: Những năm trước đây nhà trường chưa có văn thư chun trách, chủ yếu là kiêm nhiệm chưa có chun mơn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ sơ, cơng văn, giấy tờ trước năm 1990 khơng được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thất thốt, bị rách nhiều Về soạn thảo văn bản: Do đặc thù của cơng việc một số giáo viên làm cơng tác giảng dạy và kiêm nhiệm cơng tác Đồn thanh niên, cơng đồn Để thực hiện các cơng việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo một số văn bản để giải quyết cơng việc. Cơng tác văn thư của trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn q thầy cơ trong Trang 7 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản cịn ít. Vì vậy văn bản ban hành cịn sai cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều văn bản ban hành cịn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi nhận, tên loại và trích yếu nội dung Nhà trường chưa có kho lưu trữ hồ sơ, nên việc để hồ sơ vẫn cịn nằm rải rác ở các phịng ban, tổ chun mơn Về quản lí cơng văn đi và đến: Những năm về trước nhà trường chưa chưa xây dựng quy chế cơng tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quản lý cơng tác văn thư cịn bị bất cập + Đăng kí văn bản đến và đi cịn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số ký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra + Cơng văn đi lưu văn thư cịn thiếu và thậm chí nhiều cơng văn đi cịn lưu bản phơ tơ khơng đúng với quy định Về quản lý hồ sơ giáo viên và học sinh: + Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ chưa được cập nhật, bổ sung đầy đủ + Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn cịn một số hạn chế học bạ THCS những năm trước nhà trường chưa có kế hoạch trả cho học sinh vì vậy khối lượng học bạ cấp 2, cấp 3 học sinh tốt nghiệp ra trường vẫn cịn tồn đọng trường rất nhiều. Sổ đăng bộ khơng cập nhật rõ học sinh chuyển đi, chuyển đến, bỏ học nên cơng tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn c. Ngun nhân: Những năm trước đây cơng tác văn thư nhà trường chưa thực sự được quan tâm, nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chun mơn, nghiệp vụ về cơng tác văn thư Trang thiết bị văn phịng phục vụ cơng tác văn thư hay xảy ra trục trặc, hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy cơng việc văn thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phịng như máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định cịn hạn chế Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều cơng việc như: Quản lí cơng văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp, tiếp dân, giải quyết các thủ tục hành chính, làm cơng tác thi Cơng việc nhiều mà lại kiêm nhiệm các cơng việc khác nên ảnh hưởng đến cơng việc chính của mình và chế độ đãi ngộ thì rất ít IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP Trang 8 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Trường THPT Lưu Hồng thành lập và hoạt động được 35 năm. Để tránh tình trạng thất thốt văn bản, giấy tờ, để bảo quản hồ sơ, tài liệu, để nâng cao cơng tác văn thư lưu trữ của nhà trường tơi xin đưa ra một số biện pháp sau: 1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ Văn bản được hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngơn ngữ. Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ cơng văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy để hoạt động của cơ quan, đơn vị thực hiện xun suốt, nhanh chóng và đúng với quy định của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn để giải quyết cơng việc Nhà trường đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về cơng tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn. Trong bản quy chế đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện, quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu Quy trình thực hiện như sau: 1.1. Soạn thảo văn bản: Hàng năm trong q trình giải quyết cơng việc quản lý Ban giám hiệu đã ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, cơng văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu được thể hiện qua bảng thống kê sau: Số lượng văn bản Số lượng văn bản năm Quyết định năm 2017 78 2018 56 Công văn 45 54 Kế hoạch 25 31 Thông báo, báo cáo 40 60 Tờ trình 17 20 Tên loại văn bản Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chun mơn, cá nhân và văn thư phải xác định các vấn đề sau: Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn: Trang 9 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội + Cán bộ soạn văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì + Xác định đối tượng nhân bản văn bản: văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho cấp trên hay cấp dưới + Xác định thời gian ban hành văn bản Xác định tên loại văn bản: Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng, chính xác với mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác nhau như cơng văn soạn khác quyết định Thu thập và xử lí thơng tin: Phải thu thập đầy đủ thơng tin, dữ liệu như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và những thơng tin từ thực tế Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư thơng qua hệ thống mail nhà trường. Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định cảu Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 1.2. Quản lý cơng văn đi a. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm của văn bản b. Đăng ký văn bản đi c. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật Mẫu sổ đăng kí văn bản đi: + Tờ nội dung được trình bày trên trang khổ giấy A3 (420mmx297mm) bao gồm 8 cột theo mẫu dưới đây: Số, ký hiệu văn (1) Ngày Tên loại và tháng trích yếu văn nội dung văn bản Nơi Đơn vị, Người nhận người ký văn nhận bản lưu Số lượng Ghi (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) d. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Nhà trường chuyển phát văn bản theo đường bưu điện, mail,và trực tiếp. Đa số cơng văn thường được gửi bằng hình thức qua địa chỉ mail cơng Trang 10 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội vụ c3luuhoang@hanoiedu.vn, giảm được cơng văn giấy tờ và tiết kiệm được thời gian. Chuyển phát theo hình thức bưu điện hoặc trực tiếp phải lựa chọn bì thư và gấp văn bản, tài liệu thẳng khơng để nhăn và cho vào bì. Khi gấp văn bản thì khơng để trang nội dung văn bản ra bên ngồi tránh để lộ thơng tin của văn bản. Ghi đầy đủ tên và địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản. Bảng thống kê cơng văn đi của trường THPT Lưu Hồng năm 2017, năm 2018 ban hành được chuyển phát như sau: Năm Số lượng văn bản chuyển Số lượng văn bản chuyển bằng mail cơng vụ trực tiếp và bưu điện 2017 297 60 2018 268 89 e. Lưu văn bản đi Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chun mơn, cá nhân ban hành văn bản để lập hồ sơ cơng việc. Tất cả các văn bản cơng văn đi cuối năm văn thư sắp xếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu cơng văn đi để đưa vào kho lưu trữ. Việc lưu trữ cơng văn nhà trường khơng chỉ lưu văn bản giấy mà cịn lưu các file word và excel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho cơng tác tra cứu văn bản tài liệu được nhanh chóng 1.3. Quản lý cơng văn đến Hàng năm nhà trường nhận nhiều văn bản , tài liệu của Sở giáo dục và Đào tạo, Cơng đồn ngành, UBND Huyện gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kế hoạch chủ trương, nhiệm vụ cơng việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bản của các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi cơng việc. Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail và đường bưu điện Quy trình quản lý văn bản đến a. Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ quan với mọi hình thức như bưu điện, trực tiếp, mail. Nhà trường tiếp nhận văn bản đến chủ yếu là Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội qua hệ thống mail b. Phân loại và đăng ký văn bản đến: * Phân loại văn bản đến: Văn bản gửi đến hệ thống mail cơng vụ của trường, văn thư tiến hành in văn bản, trường hợp cơng văn gửi bằng đường bưu điện phân loại và bóc bì văn bản Trang 11 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu cảu cơ quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường để đóng dấu và ghi số ngày tháng đến. Dấu đến được văn thư đóng dấu dưới phần số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến Mẫu dấu đến của trường THPT Lưu Hồng TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG CƠNG VĂN : Số: Ngày tháng .năm * Đăng ký văn bản đến: Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vào sổ đăng ký công văn đến * Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: + Tờ nội dung: Trình bày trên trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) theo mẫu sau: Ngày Số Tác đ ến giả (1) đ ến (2) (3) Số, ký hiệu (4) Tên loại Đơn vị Ngày và trích hoặc tháng yếu nội người (5) dung (6) nhận (7) Ký nhậ n (8) Ghi (9) c. Trình, chuyển giao văn bản đến Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản d. Giải quyết và theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến Trang 12 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Sau khi nhận được văn bản đến, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời theo thời hạn u cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; theo thời hạn u cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật Trường hợp văn bản đến khơng có u cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo lãnh đạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định Văn thư có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thơng báo cho các đơn vị liên quan 1.4. Quản lí hồ sơ giáo viên: Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự. Trong hồ sơ tập hợp tất cả các văn bản tài liệu liên quan đến q trình cơng tác làm việc của giáo viên. Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng. Được sắp xếp hồ sơ theo tổ chun mơn để cho dễ tìm kiếm và được cất trong tủ khóa cẩn thận 1.5. Quản lí hồ sơ học sinh: Trường THPT Lưu Hồng thực hiện nhiệm vụ cơng tác giảng dạy học sinh trong q trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều phục vụ cho cơng tác quản lý q trình học tập phấn đấu của học sinh như các hồ sơ sau: sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ trả bằng tốt nghiệp Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thơng tin lý lịch học sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường. Hằng năm thường xun cập nhật học sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ học vào sổ đăng bộ đến cuối năm duyệt với Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ Học bạ học sinh: Là một loại hồ sơ nó phản ánh kết quả của q trình học tập của học sinh. Học bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để trong tủ khóa cẩn thận cuối học kỳ II bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh. Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm bàn giao học bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản trong tủ đựng hồ sơ. Học bạ học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ và ký nhận đầy đủ Trang 13 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Sổ điểm: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm esam, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau đó Ban giám hiệu duyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dễ tra tìm thơng tin kết quả học tập của học sinh Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội về văn thư có trách nhiệm vào số từng học sinh theo từng số hiệu bằng đúng quy định. Khi cấp trả bằng học sinh đến nhận phải có giấy tờ như CMND hoặc CCCD hoặc sổ hộ khẩu ghi lại để tiện cho việc theo dõi người nhận bằng và phải ghi rõ họ tên đầy đủ. Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cuốn và được lưu vĩnh viễn 1.6. Quản lý và sử dụng con dấu * Quản lý con dấu: Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo các bộ phận chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng con dấu của bộ phận mình (đối với bộ phận có con dấu riêng) Các con dấu của cơ quan, đơn vị được giao cho nhân viên văn thư quản lý và sử dụng. Nhân viên văn thư được giao bảo quản, sử dụng con dấu phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong việc bảo quản, sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: + Con dấu phải được bảo quản tại phịng làm việc của nhân viên văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị, phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng con dấu đúng mục đích. Con dấu phải được bảo quản an tồn trong cũng như ngồi giờ làm việc + Khơng giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mịn hoặc biến dạng, nhân viên văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan đơn vị phải báo cáo cơ quan cơng an, nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản Khi đơn vị có quyết định chia tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới * Sử dụng con dấu: Trang 14 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội + Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị + Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền + Khơng được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền, đóng dấu treo hoặc giáp lai trên những văn bản khơng phải của cơ quan, đơn vị ban hành 1.7. Quản lý văn bản của lưu trữ: a. Cơng tác thu thập , bổ sung tài liệu: * Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu + Phối hợp với các phòng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị + Hướng dẫn các bộ phận, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu + Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu * Chỉnh lý tài liệu + Ngun tắc chỉnh lý + Khơng phân tán phơng lưu trữ + Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hồn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tơn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết cơng việc + Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ quan, đơn vị Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được u cầu: + Phân loại và lập hồ sơ hồn chỉnh + Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu + Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu + Lập cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các cơng cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu + Lập danh mục tài liệu hết giá trị * Xác định giá trị tài liệu Trang 15 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Bộ phận lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được u cầu sau: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy * Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan Chỉ thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của phịng. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Trưởng phịng trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ đơn vị; lựa chọn tài liệu lưu trữ của đơn vị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (nếu có); lựa chọn và loại hủy tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Trưởng phịng quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Lãnh đạo phụ trách cơng tác lưu trữ Chủ tịch Hội đồng Văn thư Thư ký Hội đồng Các TTCM, chủ tịch Cơng đồn Ủy viên Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng xác định giá trị tài liệu mời thêm người am hiểu về chun mơn hoặc lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị làm ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh đạo quyết định Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Trưởng phòng quyết định thời hạn bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan, đơn vị hoặc lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị * Hủy tài liệu hết giá trị Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thơng tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản Trang 16 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền (nếu có) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị Biên bản hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ đơn vị ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu * Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử) * Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ * Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ đơn vị, do các bộ phận và cán bộ nhân viên tự bảo quản, và phải bảo đảm an tồn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ đơn vị và được bảo quản trong kho lưu trữ nhà trường. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo an tồn cho tài liệu Tổ trưởng Văn phịng có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phịng chống cháy nổ, thiên tai, phịng gian bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì chế độ bảo quản phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ Nhân viên văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu trong kho được để trong hộp, cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thơng tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu trong kho lưu trữ để nắm được tình hình số lượng, chất lượng tài liệu * Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trang 17 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Tất cả cán bộ, nhân viên trong, ngồi cơ quan, đơn vị và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cơng vụ và các nhu cầu riêng chính đáng Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư hoặc hộ chiếu, và phải được Thủ trưởng cơ quan đồng ý * Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu tại phịng đọc của Lưu trữ cơ quan, đơn vị Sử dụng bản chính phục vụ u cầu cơng tác Cấp bản sao tài liệu lưu trữ * Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Người đứng đầu cơ quan, đơn vị căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan để quy định sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, đơn vị để sử dụng cho mục đích cơng vụ * Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ cơ quan, đơn vị phải có Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phịng đọc Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phịng đọc cần có các quy định sau: + Thời gian phục vụ + Các giấy tờ, thủ tục người sử dụng tài liệu cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu + Những vật dụng được và khơng được mang vào phịng đọc + Những quy định phải thực hiện khi nghiên cứu, khai thác tài liệu + Nhân viên lưu trữ cơ quan, đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký người sử dụng tài liệu, để quản lý và phục vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ 2. Tăng cường triển khai cơng tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường Thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ tốt khơng chỉ u cầu nhân viên văn thư phải nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiến hành mà địi hỏi tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên phải biết và nắm rõ các quy định của nhà nước về cơng tác văn thư lưu trữ. Chính vì vậy để cho tất các cán bộ, giáo viên, nhân viên nắm rõ thì nhân viên văn thư phải tham Trang 18 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội mưu và kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp phổ biến, hướng dẫn những văn bản mới, các quy định của nhà nước về cơng tác văn thư lưu trữ Nhân viên văn thư hướng dẫn q thầy cơ kiêm nhiệm cơng tác Đồn thanh niên, cơng đồn cách trình bày thể thức văn bản và cách lập hồ sơ công việc để lưu hồ sơ 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại. Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thơng nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài ngun thơng tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”. Trong thời đại cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay cùng với chủ trương cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của cơ quan đặc biệt trong cơng tác văn thư, lưu trữ trở thành một trong những u cầu cần thiết Ứng dụng cơng nghệ thơng tin đã tạo ra một mơi trường làm việc khoa học, hợp lí giữa các bộ phận, phịng ban chun mơn nhằm giải quyết các cơng việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi Những năm trước đây cơng tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút để đăng kí, ghi chép vào sổ sách. Vài năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở giáo dục và nhà trường một số sổ sách nhà trường khơng cịn ghi bằng tay mà thay vào đó là dùng máy tính nhập dữ liệu để cơng tác lưu trữ, bảo quản, tra cứu một cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách, tiết kiệm chi phí và thời gian. Sau đây là ứng dụng cơng nghệ thơng tin mà nhà trường đã và đang áp dụng: Soạn thảo văn bản bằng phần mềm word được tập hợp và lưu vào file cơng văn đi theo năm, ví dụ: folder CƠNG VĂN ĐI NĂM 2017, folder CƠNG VĂN ĐI NĂM 2018 Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail cơng vụ: c3luuhoang@hanoiedu.vn và các thơng tin hoạt động của nhà trường được đăng trên website: c3luuhoang.edu.vn Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lí học sinh esams, phần mềm này rất tiện ích để quản lí hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học sinh, q trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳ được văn thư in giáo viên bộ mơn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong. Trước đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ cái dễ bị sai và nhầm lẫn, việc chỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp với Trang 19 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội phụ huynh học sinh rất dễ và tiện lợi, giúp phụ huynh ở nhà cũng có thể biết được kết quả học tập của con mình Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Sử dụng phần mềm Pmis, Thống kê. Phần mềm này thể hiện thơng tin và q trình cơng tác của tất cả cán bộ, giáo viên và nhân viên trong trường 4. Cần tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc văn thư, lưu trữ Để đáp ứng những yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời kì cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp các trang thiết bị và cơ sở vật chất là cần thiết nhất. Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà khơng có các trang thiết bị hỗ trợ thì cơng việc hay bị trì trệ, thực hiện khơng thơng suốt bị ứ đọng. Vì vậy cần tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hiệu quả cơng việc. Hiện nay, nhà trường chưa có kho đựng tài liệu lưu trữ. Hàng năm chưa chỉnh lí tài liệu lưu trữ, do khơng có nhân viên lưu trữ 5. Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới các cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của nhà trường Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã triển khai dịch vụ công trực tuyến tới các trường, các đơn vị trực thuộc, tổ chức các cuộc thi cho học sinh tìm hiểu, nắm vững kiến thức về dịch vụ cơng trực tuyến mức độ 3, 4. Việc thực hiện dịch vụ cơng trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc rất nhiều. Để cấp lại văn bằng chứng chỉ học sinh khơng cần thiết phải ra tận Sở, chỉ cần ngồi trước màn hình máy tính có kết nối mạng và bằng vài thao tác cơ bản đã có thể giải quyết xong cơng việc của mình. V. Kết quả của sáng kiến kinh nghiệm Áp dụng sáng kiến vào q trình làm việc của bản thân, tơi đã thu được một số kết quả sau: Trong cơng việc hàng ngày được giải quyết chủ động, bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bỡ ngỡ Hồ sơ, cơng văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, vệ sinh thường xun khơng để tình trạng mối mọt Trang 20 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Bài thi lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp theo từng đợt kiểm tra Bảo quản tốt hồ sơ lưu BẢNG SO SÁNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Stt Nội dung Trước khi thực hiện đề tài + Học bạ: Chưa sắp xếp cẩn thận, bị rách, bong tờ giữa, xếp chưa khoa học. Chưa ghi Quản lí hồ số, kí hiệu đầy đủ sơ học sinh + Sổ đăng bộ: chưa cập nhật đầy đủ số học sinh chuyển trường đi, đến, tốt nghiệp ra trường + Sổ gọi tên và ghi điểm: Cịn chưa đóng dấu, chưa hồn thiện đủ chữ ký trước khi cất lưu + Bằng tốt nghiệp: Còn tồn đọng nhiều bằng tốt nghiệp năm trước Quản lí hồ sơ Giáo viên Quản lí cơng văn đi Hồ sơ của giáo viên chưa lưu, thất lạc, Sau khi thực hiện đề tài + Học bạ: sắp xếp cẩn thận, khoa học, bọc bìa, đóng dấu đầy đủ. Ghi số, ký hiệu trang bìa ngay đầu năm học đầy đủ + Sổ đăng bộ: Ghi chép đầy đủ, sẽ, cập nhật đủ học sinh chuyển đến, chuyển đi và học sinh tốt nghiệp + Sổ gọi tên và ghi điểm: Sắp xếp theo lớp từ thấp đến cao, hoàn thiện đầy đủ dấu, chữ ký trước khi cất lưu + Bằng tốt nghiệp: Đã thông báo trên các phương tiện thông tin của huyện, xã thông báo học sinh đến nhận bằng, số lượng tồn đọng bằng ít Cuối năm thu đầy đủ hồ sơ của giáo viên, xếp theo tổ, hồn thiện đầy đủ cất lưu Ghi số đầy đủ, sắp xếp khoa học. Có sổ theo dõi việc chuyển giao văn bản đi. Chưa ghi số rõ ràng, cụ thể năm, lộn xộn việc xếp cơng văn đi, khơng có sổ theo dõi chuyển phát, Quản lí Cịn để thất lạc văn bản, Chuyển giao văn bản đến các cá cơng văn chưa chuyển kịp thời, nhân kịp thời, nhanh chóng, có sổ đến chưa có sổ theo dõi giải theo dõi giải quyết cơng việc quyết cơng việc Trang 21 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội Quản lí Mẫu dấu đến chưa đúng con dấu chuẩn theo quy định. Dấu đến chưa ghi phần chuyển hồ sơ, Bảo quản con dấu chưa tốt, dấu còn bị tràn mực, dấu bị nhòe Ứng dụng Chưa lưu văn bản công nghệ đến, máy tính, thơng tin chưa có trang web của trường, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ văn bản đi, đến Con dấu được đổi theo đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền. Bảo quản tốt, vệ sinh sạch sẽ các loại dấu. Đóng dấu đúng quy định Lưu trữ các văn bản đi, đến của quan cấp khoa học bằng các folder cụ thể theo từng tên loại, theo từng đơn vị và theo từng năm Cập nhật đầy đủ các thủ tục hành chính, cơng văn, văn hướng dẫn lên trang website của trường Dịch vụ Chưa thực chế độ Thực hiện chế độ một cửa, triển công trực cửa, chưa áp dụng khai, áp dụng dịch vụ cơng tới tuyến mức dịch vụ cơng giáo viên, học sinh. Thực hiện các độ 3, 4 thủ tục hành chính nhanh gọn D. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Qua thời gian làm cơng tác văn thư của trường THPT Lưu Hồng, trên sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa cơng tác văn thư, lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, làm việc có khoa học, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Riêng bản thân tơi đã đạt được một số kết quả sau: Các báo cáo làm kịp thời, đúng thời hạn, trình bày đúng thể thức quy định. Hồ sơ, cơng văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết Tủ đựng hồ sơ cẩn thận, sạch sẽ, phân loại cụ thể hồ sơ cơng văn đi, cơng văn đến rõ ràng, khoa học Cơng việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động trong cơng việc Rèn luyện cho bản thân tính tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc hiệu quả, nâng cao tinh thần trách nhiệm Thường xun vệ sinh tủ hồ sơ khơng để xảy ra tình trạng mối mọt Cơng tác báo cáo, thống kê được thực hiện đầy đủ, đúng thời gian quy định theo u cầu của cấp trên. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng Trang 22 / 20 Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội về mọi hoạt động của nhà trường, phục vụ cho việc kiểm ra, thanh tra, giám sát 2. Kiến nghị Để người làm cơng tác văn thư, lưu trữ an tâm cơng tác. Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn đối với cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ. Có quyết định hưởng chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ Cần cung cấp thêm trang thiết bị để cán bộ làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ Xây dựng phịng lưu trữ, mua sắm tủ để phục vụ cơng tác lưu trữ. Phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phịng cho các trường học tập về chun mơn nghiệp vụ vì phần lớn các trường chủ yếu là nhân viên làm cơng tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ Tơi xin chân thành cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2019 ĐƠN VỊ Tơi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết, khơng sao chép nội dung của người khác Vũ Thị Ngà Trang 23 / 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư Cơng văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 của Chính phủ Nghị định số 111/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ Hướng dẫn số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu trữ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mơi trường mạng Thơng tư số 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Thơng tư số 09/2013/TTBNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê cơng tác văn thư lưu trữ, tài liệu lưu trữ ... Trong q trình làm việc tơi đã xây dựng kế hoạch, quy chế? ?văn? ?thư? ?lưu? ? trữ. Từ đó tơi đã nghiên cứu ra SKKN ? ?Một? ?số ? ?biện? ?pháp? ?nâng? ?cao? ?hiệu? ? quả? ?cơng? ?tác? ?văn? ?thư? ?lưu? ?trữ? ?ở? ?trong? ?trường? ?THPT? ?Lưu? ?Hồng”. 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Bất kì? ?một? ?đơn vị hành chính sự nghiệp, dù? ?ở? ?lĩnh vực nào thì cũng cần ... ? ?Một? ?số? ?biện? ?pháp? ?nâng? ?cao? ?hiệu? ?quả? ?cơng? ?tác? ?văn? ?thư,? ?lưu? ?trữ? ?tại trường? ?THPT? ?Lưu? ?Hồng” là những? ?kinh? ?nghiệm? ?được rút ra trong q trình thực hiện cơng? ?tác? ?văn? ?thư,? ?lưu? ?trữ? ?trong nhà? ?trường? ?nhằm khắc phục những ... phần tích cực? ?nâng? ?cao? ?hiệu? ?quả? ?quản lý của nhà? ?trường. Qua 4 năm làm việc thực tế và vốn? ?kiến? ?thức được học tơi mạnh dạn viết? ?sáng? ?kiến? ?? ?Một? ?số ? ?biện? ?pháp? ?nâng? ?cao? ?hiệu? ?quả cơng? ?tác? ?văn? ?thư,? ? Trang 3 / 20 Vũ Thị Ngà –? ?Trường? ?THPT? ?Lưu? ?Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội