Sáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non

Sáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm nonSáng kiến kinh nghiệm, SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ TRƯỜNG MẦM NON XÃ HỮU HÒA MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG MẦM NON Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non Tên Tác giả: Nguyễn Thị Liên Đơn vị công tác: Trường mầm non xã Hữu Hòa Chức vụ: Nhân viên văn thư Năm học: 2020 - 2021 MỤC LỤC PHẦN A ĐẶT VẤN ĐỀ 1 PHẦN B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3 I Những nội dung lý luận: 3 II Thực trạng vấn đề: .3 1 Đặc điểm chung: 3 2 Thuận lợi: .4 3 Khó khăn: .4 III Các biện pháp thực hiện: 5 1 Biện pháp 1: Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ: .… 5 2 Biện pháp 2: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ:………… .…… 7 3 Biện pháp 3: Tìm hiểu các hình thức soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký: 8 4 Biện pháp 4: Thực hiện tốt việc quản lý văn bản đi - văn bản đến: 9 5 Biện pháp 5: Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học, hợp lý: … 10 IV Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm:…………………………….…….… 14 PHẦN C KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ………………………… … 16 1 Kết luận:…………………………… ……………………….……16 2 Khuyến nghị - Đề xuất:…………………… ………………….……… 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1 A ĐẶT VẤN ĐỀ Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đối với các cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội Nó giữ một vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể Nhưng để đảm bảo các văn bản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn vào công tác văn thư Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường - Giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử ký nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra và giám sát - Góp phần bảo vệ những bí mật thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức Từ vai trò trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc Thực hiện tốt Nghị định số 2 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Biến cái khó thành cái dễ để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao Chính từ những lý do nêu trên mà tôi muốn chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường mầm non” làm đề tài nghiên cứu của mình * Phạm vi nghiên cứu và ứng dụng: - Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường mầm non - Ứng dụng: Góp phần giúp nhân viên văn thư trong trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình ở trường mầm non * Mục đích nghiên cứu của SKKN: - Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc, mặt khác giúp cho nhân viên văn thư nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường * Đối tượng nghiên cứu: - Bộ phận văn thư lưu trữ ở trường mầm non xã Hữu Hòa * Phương pháp nghiên cứu: - Khi áp dụng nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng các phương pháp như: + Phương pháp quan sát + Phương pháp thực tiễn + Phương pháp thực hành * Kế hoạch nghiên cứu: - Năm học 2020-2021 * Bảng khảo sát đầu năm STT Nội dung khảo sát Nắm bắt về Nghị định số Đối với giáo 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của viên, NV văn Chính phủ về công tác văn thư phòng, NV Ứng dụng công nghệ thông tin vào nuôi dưỡng quản lý và lưu trữ hồ sơ Sắp xếp bảo quản hồ sơ, tài liệu, khoa 52/52 học, hợp lý Kết quả khảo sát đầu năm Chưa Đạt đạt 15=29% 37=71% 22=42% 30=58% 25=48% 27=52% 3 B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu tổng kết kinh nghiệm Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của các cơ quan đơn vị mình Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong quá trình thực hiện các nội dung công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật Đối với người làm công tác văn thư lưu, trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản II Thực trạng vấn đề: 1 Đặc điểm tình hình chung: - Trường mầm non nơi tôi công tác nằm trên địa bàn ngoại thành Hà Nội đang trong quá trình đô thị hóa, chuẩn bị phấn đấu lên Phường - Tháng 12 trong năm học 2020-2021 nhà trường đã đón đoàn đánh giá ngoài của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội về kiểm định chất lượng cấp độ 2 và công nhận lại trường chuẩn quốc gia mức độ 1 đạt kết quả tốt 4 - Tôi được Ban giám hiệu nhà trường phân công làm nhân viên văn thư của nhà trường Hiện nay, hầu hết trong các trường học công tác lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành Nhưng phương pháp lưu trữ vẫn là truyền thống bằng giấy Với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu) - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện Trong một vài năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học được lãnh đạo phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non, tôi nhận thấy có những thuận lợi và khó khăn như sau: 2 Thuận lợi: - Công tác văn thư, lưu trữ đã có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý với những quy định cụ thể đối với các khâu nghiệp vụ - Ban giám hiệu nhà trường luôn quan tâm, chỉ đạo sát sao và triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Chỉ đạo nhân viên văn thư chủ động xây dựng kế hoạch và thực hiện đúng những quy định, nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi nhà trường - Cán bộ, giáo viên, nhân viên có ý thức trách nhiệm, thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc nên tài liệu được bảo quản tốt, đầy đủ - Nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, nhiệt tình trong công việc và có ý thức học hỏi kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp Hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao - Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác văn thư, lưu trữ Nhân viên văn thư được bố trí đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc như: Máy tính, máy in, tài liệu và các thiết bị khác 3 Khó khăn: - Công tác văn thư lưu trữ của các đơn vị hành chính sự nghiệp khác đã có phần mềm để quản lý còn riêng với đối với đơn vị trường học thì vẫn chỉ là quản lý bằng công tác thủ công nên hiệu quả công việc chưa được cao 5 - Nhân viên văn thư trong các trường học đôi lúc vẫn phải kiêm nhiệm các việc khác của văn phòng nhà trường - Phụ cấp công tác văn thư lưu trữ đối với trường học chưa được quan tâm để đời sống các cán bộ làm công tác này được đảm bảo Chính từ những khó khăn tôi đã nêu ở trên mà thúc đẩy tôi tìm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường mầm non III Các biện pháp đã tiến hành: 1 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ 1.1 Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức như: Phổ biến, trao đổi tọa đàm trong cuộc họp, hội nghị, gửi email chung của trường, phô tô gửi tài liệu, đặc biệt là phổ biến tới 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên về Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Qua đó giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên hiểu rõ hơn về thể thức, cấu trúc của văn bản, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ đó có ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư, lưu trữ Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Phòng Giáo dục, tại nhà trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng Việc cử nhân viên văn thư, lưu trữ đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn Nhà trường tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức tư duy mới, đặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình, có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng nhận thức và thời gian thực hiện của từng đối tượng Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1.1 Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ Để nâng cao hiệu quả làm việc của giáo viên, nhân viên văn thư, lãnh đạo nhà trường đã có quy chế làm việc, đồng thời qua từng thời kỳ tiến hành kiểm tra xem xét và bổ sung sửa đổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế 6 1.2 Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường đã phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ BẢNG PHÂN CÔNG HỖ TRỢ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TT Họ và tên Chức danh Nhiệm vụ 1 Nguyễn Hiền A Bí thư chi bộ QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ Hiệu trưởng công việc, nộp TL lưu trữ mảng phụ trách và Chi bộ 2 Phạm Thị B Phó Hiệu trưởng QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ Công việc, nộp TL lưu trữ mảng chuyên môn, ĐDĐC 3 Nguyễn Thị C Phó Hiệu trưởng QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ Chủ tịch Công công việc, nộp TL lưu trữ mảng đoàn chuyên môn và Công đoàn 4 Nguyễn Thị D Bí thư Chi đoàn QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc, nộp TL lưu trữ Chi đoàn 5 Nguyễn Thị E Kế toán Soạn thảo, lập hồ sơ Công việc, nộp TL lưu trữ mảng Tài chính, CSVC 6 Nguyễn Thị G Văn thư Soạn thảo văn bản HC thông thường Quản lý con dấu Báo cáo thống kê Lưu trữ hồ sơ - Xử lý, lưu giữ văn bản đi, đến, nộp TL lưu trữ 7 Nguyễn Thị I Giáo viên Soạn thảo văn bản theo nhiệm vụ Soạn bài Lập hồ sơ công việc, nộp cho bộ phận lưu trữ vào cuối mỗi năm học Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các đối tượng liên quan, sau đó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn trong Folder để làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1.2 7 * Kết quả: Qua việc không ngừng nghiên cứu, học hỏi, tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ bản thân tôi nhận thấy cán bộ, giáo viên, nhân viên trường tôi đã nâng cao được trình độ của mình Các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ luôn tiến hành một cách khoa học và có hệ thống Các tài liệu của nhà trường được giữ lại đầy đủ và được phân loại rõ ràng 2 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Hiện nay, hầu hết trong các trường học công tác lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành Nhưng phương pháp lưu trữ vẫn là truyền thống bằng giấy Với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu) Mặt khác với đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến điều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện đều được gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn bản.Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Tôi đã sử dụng phương pháp đơn giản đó là : - Tạo thư mục để chứa các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử) Chia ra từng thư mục nhỏ cho các loại văn bản hợp lý - Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến - Liên kết trích yêu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục trích yếu nội dung - Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống ( Data fillter) - Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “ sổ văn bản đến năm…”, vào edit chọn find Năm học 2020 - 2021 nhà trường đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cao Một số phần mềm đã đưa vào ứng dụng như phần mềm quản lý nhân sự, hệ thống đánh giá xếp loại cán bộ công chức viên chức… từ đó các văn bản điện tử sẽ được lưu hành, công việc tại 8 bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải, tăng cường khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời Hình ảnh minh họa tại phụ lục 2 * Kết quả: Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đã nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính 3 Tìm hiểu các hình thức soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường - Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với cấp trên - Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo Hình ảnh minh họa tại phụ lục 3.1 Với chuyên môn là một nhân viên văn thư, lưu trữ tôi luôn phải nắm rõ quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo đó là phải đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất một việc nào đó với cấp trên hoặc là với một cơ quan chức năng nào đó - Phần mở đầu: Những căn cứ có tính pháp lý, nhận định tình hình và nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt 16 cho các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tố chức và công dân Thông tin về cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý nếu được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xử lý thông tin, đề ra các phương án khác nhau và sẽ lựa chọn được phương án ra quyết định nhanh chóng, kịp thời đáp ứng được nhu cầu quản lý hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi cho các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề ra 2 Khuyến nghị: Đối với bất kỳ công tác nào, để đạt được hiệu quả thì cũng cần có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của các cấp, các ngành Sau đây, tôi xin có một số khuyến nghị nhằm thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ tại các nhà trường hoạt động có hiệu quả: - Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp Tăng cường thực hành, trao đổi tọa đàm, chia sẻ kinh nghiệm trực tiếp giữa đội ngũ nhân viên văn thư, lưu trữ trong các nhà trường - Tổ chức Hội thi cán bộ văn thư giỏi các cấp; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, nhân rộng điển hình tiến tiến Trên đây là một số biện pháp bản thân tôi đã thực hiện để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Đề tài được thực hiện và đạt hiệu quả, góp phần phát triển nâng cao hiệu quả của các Bộ phân văn thư trong nhà trường Kính mong sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn của các cấp, các ngành để công tác văn thư, lưu trữ nhà trường ngày càng đạt kết quả cao hơn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hữu Hòa, ngày 20 tháng 4 năm 2021 Tôi xin cam đoan sáng kiến này là do tôi nghiên cứu và tự làm không sao chép của ai Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm./ 17 Tác giả Nguyễn Thị Liên TÀI LIỆU THAM KHẢO STT 1 2 3 4 5 6 Tên tài liệu tham khảo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan tổ chức Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư PHỤ LỤC Hình ảnh minh họa Kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Thời gian Nội dung Đối tượng Hình thức Tháng 8/2020 Hướng dẫn Cán bộ quản - Phô tô gửi tài liệu lý thực hiện Nghị - Đưa TT lên Email của Văn thư định số trường 30/2020/NĐ-CP Giáo viên - Công ty phần mềm cài đặt ngày 05/3/2020 Nhân viên các phần mềm cơ bản phục của Chính phủ về HC vụ giảng dạy cho 100% các công tác văn thư lớp vào việc soạn thảo - Tổ chức bồi dưỡng thực văn bản hành Wor + Exel cho CBGV-NV - Hướng dẫn cho GV-NV soạn bài giảng, văn bản trên máy tính - Lưu mẫu văn bản chuẩn Theo kế hoạch Dự tập huấn công Hiệu trưởng - Nghe phổ biến - Trao đổi, tháo gỡ khó khăn của huyện tác văn thư, lưu trữ Văn thư Tháng 1 hàng năm Các kế hoạch của huyện Toàn trường Tháng 2 hàng năm Kế hoạch công tác Toàn trường văn thư lưu trữ của trường Theo tính chất thời gian thực hiện PGD kiểm tra thực Văn thư hiện công tác văn thư, lưu trữ - Phổ biến trong cuộc họp - Đưa văn bản lên Email của trường - Phô tô gửi tài liệu đến các bộ phận - Phổ biến trong cuộc họp - Đưa lên Email của trường - Cung cấp mẫu bìa lưu trữ, hộp lưu trữ cho các cá nhân bộ phận liên quan - Kiểm tra văn bản soạn thảo lưu trữ - Kiểm tra việc ghi chép công văn đi - đến - Kiểm tra việc lưu công văn đi, công văn đến Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1 Trao đổi, áp dụng Nghị định số 30/2020 NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư vào việc soạn thảo văn bản Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Hình ảnh minh họa tại phụ lục 2 Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) Ghi chú: Ô số : 1 : 2 : 3 : 4 : 5a : 5b : 6 : 7a, 7b, 7c : 8 : 9a, 9b : 10a : 10b : 11 : 12 : 13 : 14 Thành phần thể thức văn bản Quốc hiệu và Tiêu ngữ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Số, ký hiệu của văn bản Địa danh và thời gian ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung công văn Nội dung văn bản Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức Nơi nhận Dấu chỉ độ mật Dấu chỉ mức độ khẩn Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Hình ảnh minh họa tại phụ lục 3.1 Mẫu soạn Tờ trình; Quyết định UBND HUYỆN THANH TRÌ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG MN XÃ HỮU HÒA Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 8 1/TTr-MNHH Hữu Hòa, ngày 4 tháng 8 năm 2020 TỜ TRÌNH Về việc Giao chỉ tiêu biên chế trường mầm non xã Hữu Hòa Năm học: 2020-2021 Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13/11/2008; Căn cứ Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập; Căn cứ Thông tư liên tịch Số: 06/2015/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 16 tháng 03 năm 2015 của Bộ giáo dục - Đào tạo và Bộ Nội vụ về Quy định danh mục khung vị trí việc làm và định mức số người làm việc trong các cơ sở giáo dục mầm non công lập; Căn cứ Thông tư Số: 16/2017/TT-BGDĐT ngày 12 tháng 07 năm 2017 của Bộ giáo dục và Đào tạo về Hướng dẫn danh mục khung vị trí việc làm và định mức số người làm việc trong các cơ sở giáo dục phổ thông công lập Căn cứ tình hình thực tế của nhà trường năm học 2020-2021, cụ thể như sau: - Tổng số điểm trường: 02 điểm - Tổng số lớp: 15 lớp (NT: 01 lớp, MG: 14 lớp) - Tổng chỉ tiêu giao: 564 trẻ - Số trẻ đã tuyển: 465 trẻ - Tổng số CB- GV- NV biên chế và hợp đồng theo Nghị định 68: 63 đồng chí, trong đó: + Cán bộ quản lý: 03 đ/c; + Giáo viên: 41 đ/c + Nhân viên: 19 đ/c gồm Kế toán, Y tế, cô nuôi, bảo vệ (biên chế 03; HĐ 68: 16) (Biểu thống kê đính kèm) Để đảm bảo số cô/trẻ, công việc nấu ăn cho trẻ và phục vụ công tác văn phòng theo Thông tư liên tịch Số: 06/2015/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 16 tháng 03 năm 2015 Hiện tại nhà trường có 40 giáo viên biên chế, 09 nhân viên nấu ăn, 01 nhân viên Kế toán, 01 nhân viên Y tế, 1 nhân viên văn thư biên chế (tính theo chỉ tiêu tuyển sinh giao năm học 2020-2021 nhà trường còn thiếu 2 nhân viên bảo vệ và 1 nhân viên nấu ăn, 1 giáo viên) Trường mầm non xã Hữu Hòa kính đề nghị UBND huyện, phòng Giáo dục và Đào tạo huyện, phòng Nội vụ huyện Thanh Trì duyệt chỉ tiêu biên chế theo chỉ tiêu giao biên chế của nhà trường để đảm bảo tốt công tác chăm sóc, giáo dục trẻ Nơi nhận: - Phòng Giáo dục và Đào tạo; - Phòng Nội vụ; - Lưu: VT HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Hiền Lương UBND HUYỆN THANH TRÌ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG MN XÃ HỮU HÒA Số: 8 1/QĐ-MNHH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hữu Hòa, ngày 4 tháng 8 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Về việc Nâng bậc lương thường xuyên đối với lao động hợp đồng nhân viên nuôi dưỡng HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG MẦM NON XÃ HỮU HÒA Căn cứ và luật viên chức số 58/2010/QH12 quy định về viên chức; quyền nghĩa vụ của viên chức; tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập; Căn cứ Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang và Nghị định số 17/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 204/2004/NĐ-CP; Căn cứ Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ nâng lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; Căn cứ Quyết định số 14/2017/QĐ-UBND ngày 13/4/2017 của UBND thành phố Hà Nội ban hành Quy định về phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND thành phố Hà Nội; Căn cứ vào biên bản họp hội đồng xét nâng lương thường xuyên, nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo ngày 02 tháng 04 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 Nâng bậc lương thường xuyên đối với bà Đinh Thị Kim Huệ là nhân viên nuôi dưỡng trường mầm non xã Hữu Hòa - Từ bậc 5, hệ số 2,37 mã số: 01.007 thuộc bảng lương bảng 4 - Lên bậc 6, hệ số 2,55 mã số: 01.007 thuộc bảng lương bảng 4 từ ngày 01/04/2020 Thời gian tính để xét nâng bậc lương lần sau từ ngày 01/04/2020 Điều 2 Văn thư, Kế toán và bà Đinh Thị Kim Huệ thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 2; - Lưu HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Hiền Lương Hình ảnh minh họa tại phụ lục 3.2 MỘT SỐ MẪU SỔ VĂN BẢN 1 Mẫu sổ văn bản đi: Mẫu sổ văn bản đi của Trường theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) Tên loại và Nơi Đơn vị, Số, ký Ngày Số Ký Ghi trích yếu nội Người nhận người Ngày hiệu tháng lượng dung ký văn nhận bản chuyển nhận chú văn bản văn bản bản văn bản bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) SỔ THEO DÕI VĂN BẢN ĐI Số ký hiệu VB … … … Ngày tháng VB Nội dung VB …… …… …… ……………… ……………… ……………… Người ký …… …… …… Nơi nhận …… …… …… Nơi nhận bản lưu SL văn bản Ký nhận …… …… …… …… …… …… …… …… …… Hình ảnh minh họa tại phụ lục 4.1 2 Mẫu sổ văn bản đến: Mẫu sổ văn bản đến của Trường theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Ngày đến Số đến Đơn vị Số, ký Ngày Tên loại và Tác hoặc hiệu văn tháng trích yếu nội giả người bản văn bản dung văn bản nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú (8) (9) (10) Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản (1) (2) Đơn vị hoặc người nhận (3) Thời hạn giải quyết Tiến độ giải quyết (4) (5) Hình ảnh minh họa tại phụ lục 4.2 Số, ký hiệu văn bản trả lời (6) Ghi chú (7) ... tác văn thư lưu trữ trường học chưa quan tâm để đời sống cán làm công tác đảm bảo Chính từ khó khăn tơi nêu mà thúc đẩy tơi tìm giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường mầm non. .. cán văn thư giỏi cấp; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, nhân rộng điển hình tiến tiến Trên số biện pháp thân thực để nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Đề tài thực đạt hiệu quả, ... cơng tác văn thư Biến khó thành dễ để thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường