Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu có nội dung gồm 4 chương. Chương 1: Soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân cấp xã; Chương 2: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã; Chương 3: Lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã; Chương 4: Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND cấp xã. Mời các bạn cùng tham khảo.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠN ĐUN: CƠNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu) Năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Công tác văn thƣ, lƣu trữ hoạt động thƣờng xuyên, liên tục thiếu quan, tổ chức nhƣ ủy ban nhân dân cấp xã Trong chƣơng trình đào tạo trình độ trung cấp nghề văn thƣ hành Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu, mô đun công tác văn thƣ, lƣu trữ ủy ban nhân dân cấp xã nhằm trang bị cho học sinh nghiệp vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ UBND xã Trên sở tham khảo quy định nhà nƣớc công tác văn thƣ lƣu trữ tài liệu, giáo trình có liên quan để biên soạn giáo trình cơng tác văn thƣ, lƣu trữ ủy ban nhân dân cấp xã Giáo trình phù hợp với mục tiêu đào tạo nghề văn thƣ hành trình độ trung cấp; đƣợc dùng công tác giảng dạy học tập giáo viên học sinh Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu Nội dung giáo trình gồm chƣơng cụ thể nhƣ sau: Chương Soạn thảo văn ủy ban nhân dân cấp xã Chương Tổ chức quản lý, giải văn hoạt động Ủy ban nhân dân cấp xã Chương Lập hồ sơ Ủy ban nhân dân cấp xã Chương Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND cấp xã Mặc dù có nhiều cố gắng biên soạn, nhƣng chắn giáo trình khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Do vậy, mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp quý độc giả Xin trân trọng cảm ơn! Bạc Liêu, tháng năm 2020 Chủ biên Phạm Mạnh Cƣờng Chƣơng SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND CẤP XÃ Mục tiêu: Sau học xong chương I, người học có khả năng: Về kiến thức - Nêu đƣợc hệ thống văn quản lý nhà nƣớc hình thành hoạt động UBND cấp xã - Mơ tả đƣợc kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn quản lý nhà nƣớc hình thành hoạt động UBND cấp xã - Trình bày đƣợc phƣơng pháp soạn thảo số văn quản lý nhà nƣớc thông dụng UBND cấp xã Về kỹ Soạn thảo đƣợc số văn quản lý nhà nƣớc thông dụng UBND cấp xã trình bày thể thức quy định Về lực tự chủ lực chịu trách nhiệm Độc lập phối hợp soạn thảo đƣợc số văn quản lý nhà nƣớc thông dụng UBND cấp xã Ý thức đƣợc trách nhiệm cá nhân công tác soạn thảo văn UBND cấp xã Nội dung: I HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ Văn quy phạm pháp luật 1.1 Đặc điểm Theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015, văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, đƣợc ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục đƣợc quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Dƣới đặc điểm văn quy phạm pháp luật: - Văn quy phạm pháp luật quan chức danh nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định - Nội dung văn quy phạm pháp luật có chứa quy phạm pháp luật - Hiệu lực không gian đối tƣợng áp dụng: phạm vi điều chỉnh rộng (toàn quốc địa phƣơng), gồm nhiều đối tƣợng thi hành - Hiệu lực thời gian: có hiệu lực thƣờng xuyên tƣơng đối lâu dài - Có tính chất cƣỡng chế (đƣợc đảm bảo thực quyền lực nhà nƣớc) 1.2 Các hình thức văn quy phạm pháp luật UBND xã Theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015, văn quy phạm pháp luật hình thành hoạt động UBND xã: Quyết định UBND xã UBND cấp cấp xã ban hành định để quy định vấn đề đƣợc luật giao (Điều 30) Văn hành 2.1 Đặc điểm Văn hành loại văn quản lý khơng mang tính quy phạm pháp luật đƣợc dùng để quy định, định, phản ánh, thơng báo tình hình trao đổi cơng việc xử lý vấn đề cụ thể khác hoạt động quản lý Văn hành gồm văn cá biệt văn hành thơng thƣờng Văn cá biệt định quản lí đƣợc quan có thẩm quyền ban hành sở văn quy phạm pháp luật để giải trƣờng hợp cụ thể đối tƣợng cá biệt Văn cá biệt có đặc điểm: - Là văn áp dụng quy phạm pháp luật để giải vấn đề, vụ việc cụ thể, làm phát sinh, thay đổi chấm dứt quan hệ pháp luật cụ thể; Chứa quy tắc sử xự riêng; - Đƣợc ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan; - Đƣợc áp dụng lần; - Áp dụng đối tƣợng cụ thể; - Dùng để giải vấn đề cụ thể, phát sinh quản lí hành nhà nƣớc Văn hành thơng thƣờng văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức Văn hành thơng thường có đặc điểm: - Hầu nhƣ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành Đây loại văn đƣợc ban hành phụ thuộc vào yêu cầu công việc thƣờng thủ trƣởng quan xác định cụ thể cho văn gắn với yêu cầu giải công việc hàng ngày - Trong nhiều trƣờng hợp, loại văn khơng có tính cƣỡng chế 2.2 Cơng dụng thẩm quyền ban hành hình thức văn hành Theo quy định Khoản điều Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ việc bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thƣ, hệ thống văn hành gồm: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thƣ công Đây hệ thống văn đa dạng gồm loại văn có tên loại văn khơng có tên loại cụ thể (công văn) Sau công dụng loại: 1) Nghị (cá biệt) Nghị cá biệt loại văn dùng để định chủ trƣơng, sách quan, tổ chức thông qua dự án, kế hoạch; phê duyệt, cụ thể hóa phƣơng án hoạt động; thông qua ý kiến, kết luận kỳ họp quan trọng quan, tổ chức 2) Quyết định (cá biệt) Quyết định cá biệt loại văn dùng để quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân giải vấn đề khác dƣới hình thức áp dụng văn quy phạm pháp luật Việc áp dụng đƣợc thực lần cho cá nhân, việc hay vấn đề cụ thể 3) Chỉ thị Chỉ thị cá biệt loại văn dùng để đạo thực giải cơng việc mang tính chất cá biệt quan, tổ chức 4) Quy chế Quy chế hình thức văn mà quan nhà nƣớc có thẩm quyền dùng để đặt quy định nghĩa vụ pháp lý cho đối tƣợng lĩnh vực định 5) Quy định Quy định hình thức văn dùng để quy định nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phƣơng pháp tiến hành lĩnh vực công tác định để thực quan quan hệ thống 6) Thông cáo Thông cáo văn dùng để công bố định kiện quan trọng đối nội đối ngoại quan Nhà nƣớc có thẩm quyền Thông cáo đƣợc phổ biến rộng rãi phƣơng tiện thơng tin đại chúng Trong có thông cáo thông cáo phản ánh hoạt động đối ngoại Đảng Nhà nƣớc nhằm mục đích thơng tin cho giới biết Loại văn thuộc thẩm quyền số quan từ cấp Bộ trở lên, quan thƣờng hay sử dụng Quốc hội, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ Ngoại giao Ví dụ: Thông cáo Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội kỳ họp thứ năm Quốc hộị khóa XI 7) Thơng báo Thơng báo hình thức văn dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho quan, cán bộ, công chức, quần chúng nhân dân tình hình cơng tác, định quản lý vấn đề, việc có liên quan để thực hay để biết 8) Hướng dẫn Hƣớng dẫn hình thức văn đƣợc ban hành để giải thích, hƣớng dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn quan cấp 9) Chương trình Chƣơng trình hình thức văn dùng để trình bày tồn dự kiến hoạt động theo trình tự định thời gian định để đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ đề 10) Kế hoạch Kế hoạch hình thức văn dùng để xác định phƣơng hƣớng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác nhà nƣớc nói chung ngành, quan đơn vị, địa phƣơng nói riêng Kế hoạch thƣờng đƣợc xây dựng cho thời gian định theo niên hạn dài hạn, trung hạn, ngắn hạn 11) Phương án Phƣơng án hình thức văn dùng để trình bày dự kiến cách thức, trình tự tiến hành cơng việc điều kiện hồn cảnh 12) Đề án Đề án văn dùng để trình bày dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực nhiệm vụ công tác cơng việc 13) Dự án Dự án loại văn dùng để trình bày hoạt động đƣợc xếp cách khoa học nhằm đạt đƣợc kết cụ thể phạm vi, ngân sách thời gian định 14) Báo cáo Báo cáo loại văn dùng để phản ánh tình hình lên cấp với tập thể vấn đề, việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mình, sơ kết, tổng kết cơng tác 15) Biên Biên văn ghi chép chỗ việc diễn xảy có chữ kí xác nhận ngƣời có liên quan ngƣời làm chứng Khác với hình thức văn khác, biên khơng có hiệu lực thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng chứng minh cho kiện, tƣợng xảy thực tế, đóng vai trị cung cấp thông tin để làm sở cho việc định cho nhận định kết luận khác ngƣời, quan có thẩm quyền 16) Tờ trình Tờ trình văn cấp dƣới gửi lên cấp cấp có thẩm quyền trình bày chủ trƣơng, sách, chế độ, đề án công tác, dự thảo văn bản, tiêu chuẩn định mức sửa đổi, bổ sung chế độ, sách đề nghị cấp cấp có thẩm quyền phê duyệt 17) Hợp đồng Hợp đồng hình thức văn thể thoả thuận hai bên việc xác lập quan hệ pháp lý quyền nghĩa vụ bên 18) Công văn Công văn hình thức văn khơng có tên loại đƣợc dùng để giao tiếp thức với quan với quần chúng nhân dân vào mục đích khác nhƣ đề nghị, trả lời, phản ánh tình hình, hƣớng dẫn, đơn đốc kiểm tra cơng việc 19) Cơng điện Cơng điện hình thức văn dùng để thông tin truyền đạt lệnh, định quan, tổ chức ngƣời có thẩm quyền trƣờng hợp cần kíp: Trƣờng hợp sử dụng cơng điện để truyền đạt định mới, sửa đổi, đình thi hành định sau gửi công điện quan gửi phải làm văn thức gửi cho quan có trách nhiệm thi hành 20) Bản ghi nhớ Bản ghi nhớ loại văn dùng để ghi lại nội dung thỏa thuận tinh thần hợp tác hữu nghị, thƣờng đƣợc sử dụng lĩnh vực ngoại giao 21) Bản cam kết Bản cam kết loại văn dùng để làm chứng cho việc cam kết thực công việc cách tự nguyện, bị ép buộc 22) Bản thỏa thuận Bản thỏa thuận loại văn dùng để mô tả đầy đủ hoạt động tiêu chuẩn mà hai bên thống thực công việc 23) Giấy chứng nhận Giấy chứng nhận hình thức văn cấp cho cá nhân, quan đơn vị tập thể xác nhận vấn đề, việc có thực 24) Giấy uỷ quyền Giấy uỷ quyền hình thức văn dùng để ghi nhận thỏa thỏa thuận ngƣời có quyền (hoặc ngƣời đại diện theo pháp luật) ngƣời đƣợc ủy quyền Theo ngƣời đƣợc ủy quyền thực quyền nghĩa vụ thay cho ngƣời có quyền (hoặc ngƣời đại diện thep pháp luật) 25) Giấy mời Giấy mời loại văn dùng để mời đại diện quan khác cá nhân tham dự công việc tới quan để giải vấn đề có liên quan 26) Giấy giới thiệu Giấy giới thiệu hình thức văn cấp cho cán bộ, công chức, viên chức quan liên hệ, giao dịch với quan khác để thực nhiệm vụ đƣợc giao giải công việc riêng 27) Giấy nghỉ phép Giấy nghỉ phép văn dùng để cấp cho cá nhân quan, tổ chức đƣợc nghỉ phép theo quy định pháp luật theo quy định quan, tổ chức 28) Giấy đường Giấy đƣờng loại văn dùng để cấp cho cán viên chức đƣợc cử công tác, dùng làm để thành tốn tiền tàu xe khoản chi phí khác thời gian công tác Bởi đến quan ngƣời đƣợc cấp giấy phải xin chữ kí đóng dấu xác nhận quan ngày, đến ngày Loại văn dùng để liên hệ công tác thay cho giấy giới thiệu 29) Giấy biên nhận hồ sơ Giấy biên nhận hồ sơ loại văn dùng để xác nhận số lƣợng loại hồ sơ, giấy tờ quan cá nhân khác gửi đến 30) Phiếu gửi Phiếu gửi hình thức văn kèm theo văn (công văn đi) Ngƣời nhận văn có nhiệm vụ kí xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lại cho quan gửi Đây chứng cho việc gửi văn 31) Phiếu chuyển Phiếu chuyển loại văn dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức đơn vị, cá nhân đến phận khác để tiếp tục giải 32) Thư công Thƣ công loại văn mà quan, tổ chức dùng để thực giao tiếp xã hội nhƣ: thƣ chúc mừng, thƣ chia buồn, thƣ cảm ơn Trong loại văn trên, Ủy ban nhân dân cấp xã thƣờng ban hành định, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình Văn chuyên ngành 3.1 Đặc điểm Văn chuyên ngành văn mang tính đặc thù chun mơn, nghiệp vụ đƣợc hình thành số lĩnh vực cụ thể quản lý nhà nƣớc nhƣ: tài chính, ngân hàng, giáo dục, ngoại giao… văn đƣợc hình thành quan tƣ pháp Văn chuyên ngành có đặc điểm: + Thẩm quyền ban hành thuộc quan chuyên môn nghiệp vụ đƣợc nhà nƣớc trao quyền ban hành; + Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại hình văn phải theo mẫu quy định không đƣợc tùy tiện thay đổi nội dung hình thức văn đƣợc mẫu hóa giúp cho việc quản lý chuyên môn đƣợc thống 3.2 Một số loại hình văn chuyên ngành Các văn đối ngoại: hiệp định, hiệp ƣớc, công hàm ngoại giao… Các văn tài chính: hóa đơn, chứng từ… Các văn lĩnh vực tƣ pháp: án sơ thẩm, phúc thẩm… Các hình thức văn chuyên ngành Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trƣởng Bộ Nội vụ Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng số mẫu văn chuyên ngành nhƣ: hóa đơn, chứng từ… Các yêu cầu soạn thảo văn 4.1 Yêu cầu thẩm quyền Trong nhà nƣớc pháp quyền, quan nhà nƣớc đƣợc làm việc pháp luật cho phép theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền Theo đó, văn ban hành quan nhà nƣớc, bao gồm văn quy phạm pháp luật văn hành phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thẩm quyền Thẩm quyền ban hành văn quản lý nhà nƣớc đƣợc xem xét hai phƣơng diện: thẩm quyền ban hành hình thức văn thẩm quyền ban hành nội dung văn Thẩm quyền ban hành hình thức văn có nghĩa quan, tổ chức đƣợc ban hành hình thức - thể loại văn đƣợc luật pháp quy định Ví dụ, Ủy ban nhân dân cấp xã đƣợc ban hành định quy phạm pháp luật 10 10 Thời gian kết thúc 11 Ngơn ngữ 12 Bút tích 13 Số lƣợng tờ 14 Thời hạn bảo quản 15 Chế độ sử dụng 16 Tình trạng vật lý 4.3.2 Thơng tin đầu vào CSDL văn (thông tin cấp 2) gồm có: Mã quan lƣu trữ Mã phơng/cơng trình/sƣu tập lƣu trữ Mục lục số Hồ sơ số Tờ số Tên loại Số ký hiệu Thời gian Tác giả 10 Trích yếu nội dung 11 Ký hiệu thơng tin 12 Độ mật 13 Số lƣợng tờ 14 Mức độ tin cậy 15 Ngơn ngữ 16 Bút tích 17 Tình trạng vật lý 18 Ghi 4.3.3 Thông tin đầu vào CSDL tồn văn văn gồm có: Mã quan lƣu trữ Mã phơng/cơng trình/sƣu tập lƣu trữ Mục lục số Hồ sơ số Tờ số Trang số 91 Tên file TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2010), Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính Phủ UBND cấp Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2013), Thông tƣ số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Quốc hội (2011), Luật Lƣu trữ - 2011/QH13; Quốc hội (2015), Luật Tổ chức quyền địa phƣơng - 2015/QH13 CÂU HỎI Câu 1.Trình bày vai trò tài liệu lƣu trữ việc biên soạn lịch sử địa phƣơng Câu Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ UBND xã Câu Lựa chọn xây dựng phƣơng án phân loại tài liệu phông lƣu trữ HĐND xã Câu Lựa chọn xây dựng phƣơng án phân loại tài liệu phông lƣu trữ UBND xã PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục số 01- Mẫu biên giao nhận hồ sơ, tài liệu (vào lƣu trữ quan) Phụ lục số 02 - Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu Phụ lục số 03 - Mẫu lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông Phụ lục số 04 - Mẫu tờ bìa Phụ lục số 05 - Mẫu tờ nhan đề Phụ lục số 06 - Mẫu tờ mục lục Phụ lục số 07 - Mẫu bảng chữ viết tắt Phụ lục số 08 - Mẫu kê tiêu đề hồ sơ 92 PHỤ LỤC SỐ 01 MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN (Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc UBND XÃ… …………, ngày … tháng … năm 201… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tƣ số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan; Căn ………… Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: Bộ phận giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ơng (bà): …………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: …………………………………… BÊN NHẬN: Lưu trữ quan), đại diện là: - Ơng (bà): ………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: Cơng chức văn phịng - thống kê Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung nhƣ sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Số lƣợng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ………… Quy mét giá: …mét Tình trạng lài liệu giao nộp: ………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu kèm theo Biên đƣợc lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lƣu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN K tên ghi rõ họ tên) 93 PHỤ LỤC SỐ 02 - MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU ( Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN ĐƠN VỊ/ BỘ PHẬN (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU Năm 201… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: …………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn …… ,ngày….tháng …năm 201…… Ngƣời lập K ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hƣớng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ nhƣ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ nhƣ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ nhƣ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột 7: Ghi thơng tin cần ý nội dung hình thức văn hồ sơ./ 94 PHỤ LỤC SỐ 03 - MẪU BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG ……………………………………… Giai đoạn: I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm tác giả văn thành lập quan, tổ chức); Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phơng ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ công tác văn thƣ (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác chế độ công tác văn thƣ) quan, tổ chức thay đổi quan trọng (nếu có) II LỊCH SỬ PHƠNG Giới hạn thời gian tài liệu Khối lƣợng tài liệu 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): …………………………… …… ; - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………….……… ; - Quy mét giá: mét 2.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) (nếu có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng đƣợc phản ánh tài liệu Tình trạng phông khối tài liệu đƣa chỉnh lý 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lƣu trữ quan, tổ chức giao nộp 95 tài liệu vào lƣu trữ lịch sử (nếu có); 4.2 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…; 4.4 Tình trạng vật lý phông khối tài liệu Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ……, ngày tháng năm 201… 96 PHỤ LỤC SỐ 04- MẪU TỜ BÌA MỤC LỤC HỒ SƠ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ … MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG LƢU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ… KHÓA … (201… - 20…) HÀ NỘI - 2017 97 PHỤ LỤC SỐ 05- MẪU TỜ NHAN ĐỀ HỒ SƠ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ … MỤC LỤC HỒ SƠ PHƠNG LƢU TRỮ UBND XÃ…… KHĨA … (201…-20…) Từ hồ sơ số 01 đến hồ sơ số 601 98 Phông số: 02 Thời hạn bảo quản: PHỤ LỤC SỐ 06 - MẪU TỜ MỤC LỤC MỤC LỤC Stt Tên đề mục / mục Trang số NĂM 20… Khối Tổng hợp Khối Nội 20 Khối Kinh tế 40 Khối Nông nghiệp - Ngƣ nghiệp - Thủy lợi 50 Khối Xây dựng, Quản lý Phát triển nông thôn 76 Khối Văn xã 90 NĂM 20 Khối Tổng hợp 90 Khối Nội 119 Khối Kinh tế 130 ……………… NĂM 20 ……… PHỤ LỤC SỐ 07 - MẪU BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải thích HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân … …… 99 PHỤ LỤC SỐ 08 - MẪU BẢNG KÊ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ BẢN KÊ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ H H Hộp Hồ số sơ số Ngày S hời tháng bắt Số hạn đầu kết lƣợng bảo thúc tờ quản Tiêu đề hồ sơ T G Ghi I NĂM 200… KHỐI TỔNG HỢP 01 01 Tập văn đạo chung 03/01/2000của HĐND - UBND huyện 30 06/01/2000 Vĩnh viễn X vấn đề KT-XH, năm 2000 02 ……………… PHỤ LỤC SỐ 09 - MẪU TỜ KẾT THÚC TỜ KẾT THÚC Mục lục hồ sơ gồm: ………… tờ (viết chữ…………………………………) Trong thống kê gồm: ……………… hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết chữ …………………………………) Từ số: ……… đến số ………., có ………… số trùng, ……… số nhảy Xác nhận quan, đơn vị …… , ngày … tháng … năm … NGƢỜI LẬP (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) 100 101 PHỤ LỤC SỐ 10 - MẪU NHÃN HỘP HỒ SƠ (1) (2) HỘP SỐ: (3) Từ hồ sơ số: .(4) Đến hồ sơ số: (5) Hướng dẫn cách ghi nhãn dán hộp (1) Ghi tên kho lƣu trữ (2) Ghi tên phông, đơn vị trực thuộc (3) Hộp số cán VTLT quan lƣu trữ ghi (4) Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu nhỏ cán VTLT quan lƣu trữ ghi (5) Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu lớn cán VTLT quan lƣu trữ ghi 102 MỤC LỤC Chƣơng SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND CẤP XÃ I HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ Văn quy phạm pháp luật Văn hành Văn chuyên ngành 10 Các yêu cầu soạn thảo văn 10 II QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN CỦA UBND CẤP XÃ 16 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật 16 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành 17 III THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC 19 Các quy định hành thể thức văn quản lý nhà nƣớc 19 Cách trình bày thành phần thể thức văn quản lý nhà nƣớc (cụ thể văn trên) 19 IV KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC THÔNG DỤNG 19 Soạn thảo nghị 19 Soạn thảo định 22 Soạn thảo kế hoạch 23 Soạn thảo công văn 24 Soạn thảo tờ trình 26 Soạn thảo báo cáo 26 Chƣơng 47 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND CẤP XÃ 47 I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 47 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn 47 Đăng ký văn 49 Nhân bản, đóng dấu quan loại dấu khác 50 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi văn 51 Lƣu văn 54 103 II Quản lý văn đến 54 Tiếp nhận văn đến 55 1.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến 56 Đăng ký văn đến 56 Trình, chuyển giao văn đến 58 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 59 III TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VĂN BẢN 60 Trách nhiệm chủ tịch UBND xã 60 Trách nhiệm công chức UBND xã 60 Trách nhiệm cơng chức văn phịng - thống kê 60 Chƣơng 62 LẬP HỒ SƠ TẠI UBND CẤP XÃ 62 I PHÂN LOẠI HỒ SƠ CỦA UBND XÃ 62 II YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƢƠC LẬP 62 Hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND xã, cơng việc mà cá nhân chủ trì giải 62 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh 63 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị pháp lí có độ tin cậy cao 63 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc 63 III TRÁCH NHIỆM TỖ CHỨC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ UBND XÃ 63 Trách nhiệm chủ tịch UBND xã 63 Trách nhiệm công chức UBND xã 64 Trách nhiệm cơng chức văn phịng - thống kê 64 IV KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ 64 Xây dựng sử dụng danh mục hồ sơ 64 Phƣơng pháp lập hồ sơ 66 V NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ UBND XÃ 70 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lƣu trữ UBND xã 70 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND xã 70 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND xã 70 Chƣơng 72 104 TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ 72 HĐND, UBND CẤP XÃ 72 I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ HĐND, UBND XÃ 72 Thành phần, nội dung tài liệu phông lƣu trữ HĐND, UBND xã 72 Vai trị phơng lƣu trữ HĐND, UBND xã 75 II TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ HĐND, UBND XÃ 77 Thu thập tài liệu vào lƣu trữ 77 Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ 79 Phân loại tài liệu phông lƣu trữ HĐND, UBND xã 84 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ 89 PHỤ LỤC SỐ 01 93 PHỤ LỤC SỐ 02 - MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU 94 PHỤ LỤC SỐ 03 - MẪU BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG 95 PHỤ LỤC SỐ 04- MẪU TỜ BÌA MỤC LỤC HỒ SƠ 97 PHỤ LỤC SỐ 05- MẪU TỜ NHAN ĐỀ 97 PHỤ LỤC SỐ 06 - MẪU TỜ MỤC LỤC 99 PHỤ LỤC SỐ 07 - MẪU BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 98 PHỤ LỤC SỐ 08 - MẪU BẢNG KÊ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ 100 105 ... Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu, mô đun công tác văn thƣ, lƣu trữ ủy ban nhân dân cấp xã nhằm trang bị cho học sinh nghiệp vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ UBND xã Trên sở tham khảo quy định nhà nƣớc công. .. công tác văn thƣ lƣu trữ tài liệu, giáo trình có liên quan để biên soạn giáo trình công tác văn thƣ, lƣu trữ ủy ban nhân dân cấp xã Giáo trình phù hợp với mục tiêu đào tạo nghề văn thƣ hành trình. .. thảo định - Dự thảo định đƣợc thơng qua có q nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã biểu tán thành - Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký ban hành định Bƣớc Niêm yết định HĐND cấp xã - Khoản