TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ THƯƠNG MẠI TRONG 5
Một số vấn đề cơ bản về quản trị thương mại trong ngành dầu khí 10
Dầu khí là nguồn tài nguyên quý giá cho các quốc gia, đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và an ninh quốc gia, nhưng lại là nguồn tài nguyên không tái sinh Khai thác dầu khí chủ yếu diễn ra ở vùng biển xa xôi, với điều kiện làm việc khắc nghiệt, đòi hỏi chuyên môn cao và đầu tư lớn Sự biến động trong sản lượng khai thác dầu khí toàn cầu ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả thị trường Quá trình khai thác dầu bao gồm nhiều bước từ thăm dò địa chất, khoan thăm dò, xây dựng công trình biển, đến vận chuyển và tàng trữ, đòi hỏi sự kết hợp của nhiều chuyên môn và công nghệ cao Ví dụ, công tác thăm dò địa chất yêu cầu nghiên cứu trên diện rộng, ảnh hưởng đến việc tổ chức sản xuất và cung ứng vật tư, thiết bị Hoạt động thăm dò dầu khí ở Việt Nam chủ yếu diễn ra ngoài biển và chỉ thực hiện theo mùa thuận lợi, do đó việc cung ứng vật tư cũng phải tuân theo quy luật này.
Mặc dù có nhiều đặc điểm nổi bật, ngành dầu khí trong nước vẫn phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhập khẩu vật tư, thiết bị và hàng hóa do công nghệ sản xuất chưa phát triển và thiếu vốn đầu tư Hiện tại, chỉ một số ít cơ sở trong nước có khả năng sản xuất vật tư phụ với số lượng và chủng loại hạn chế, như choòng khoan, cần khoan, ống chống, hóa phẩm và máy móc Các thiết bị chính từ các thương hiệu danh tiếng như Rolls-Royce, Wartsila, Bergen, Allweiler và Yanmar vẫn phải được mua trực tiếp từ nước ngoài qua các nhà cung cấp trung gian hoặc từ chính nhà sản xuất.
Để khai thác nguồn tài nguyên dầu khí quý giá, các quốc gia cần đầu tư nhiều tiền và công sức Biến động giá dầu thế giới ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất và cung ứng vật tư cho hoạt động khai thác Trong bối cảnh thế giới có nhiều biến động gần đây, giá dầu khí liên tục tăng, trong khi các quốc gia đẩy mạnh tìm kiếm và khai thác, dẫn đến giá hàng hóa phục vụ ngành dầu khí cũng không ngừng tăng cao.
Việt Nam, như nhiều nước Đông Nam Á khác, đang trong giai đoạn phát triển với công nghệ và kỹ thuật còn lạc hậu Điều này khiến cho việc cung cấp vật tư và thiết bị cho ngành khai thác dầu khí phụ thuộc vào sự biến động giá cả trên thị trường thế giới Hàng năm, Việt Nam phải chi một khoản tiền lớn để nhập khẩu các hàng hóa cần thiết phục vụ cho hoạt động khai thác dầu khí và thực hiện các hợp đồng phân chia sản phẩm với các tập đoàn quốc tế như British Petroleum, Petronas, Trường Sơn JOC, và Cửu Long JOC.
XNLD “Vietsovpetro” là kết quả của hiệp định liên chính phủ giữa Việt Nam và Liên bang Nga, được xem là liên doanh thành công nhất trong lĩnh vực dầu khí Tất cả hoạt động của xí nghiệp đều phải tuân thủ sự phân cấp và kiểm tra giám sát từ cả hai phía, đồng thời phải tuân theo Luật pháp Việt Nam Điều này dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động mua sắm VTTB, chẳng hạn như quy định rằng đầu bài thầu mua hàng hóa không được ghi nhãn mác hoặc phải có cụm từ cụ thể.
Việc yêu cầu "tương đương" trong đấu thầu là không khả thi đối với XNLD, vì hầu hết vật tư thiết bị (VTTB) trong ngành dầu khí đều có nguồn gốc và nhãn mác rõ ràng Nếu không đưa yêu cầu về nhãn mác và xuất xứ vào hồ sơ thầu, việc mua sắm sẽ không thể thực hiện được.
1.2.2 Tổng quan hoạt động đấu thầu tại XNLD “Vietsovpetro”
1 Chuẩn bị đấu thầu: a) Lập kế hoạch đấu thầu: Gồm giá gói thầu, nguồn tài chính của gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, thời gian dự kiến tổ chức đấu thầu, danh sách nhà thầu, thành phần tổ chuyên gia, loại hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng b) Lập Hồ sơ mời thầu
- Các chỉ dẫn đối với nhà thầu
- Các loại thuế theo quy định của pháp luật
- Các yêu cầu về công nghệ, tính năng kỹ thuật, nguồn gốc và các chứng chỉ liên quan của vật tư, thiết bị
- Mẫu bảo đảm dự thầu
- Mẫu dự thảo hợp đồng
- Mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng
- Phát hành, gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu cho các nhà thầu
- Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu và mở thầu
Hồ sơ dự thầu cung cấp hàng hoá bao gồm: a) Các nội dung về hành chính pháp lý:
Đơn dự thầu hợp lệ cần phải bao gồm tên và địa chỉ của nhà thầu, chữ ký của người có thẩm quyền, cùng với việc xác nhận các điều kiện cơ bản mà bên mời thầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu.
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh, bản sao giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất
Đảm bảo dự thầu bao gồm các nội dung kỹ thuật như đặc tính kỹ thuật, nguồn gốc hàng hóa và chứng chỉ của nhà sản xuất cùng tổ chức thi công lắp đặt (nếu gói thầu yêu cầu) Bên cạnh đó, các nội dung thương mại và tài chính cũng rất quan trọng, bao gồm giá dự thầu, biểu giá chi tiết, điều kiện giao hàng, điều kiện tài chính và điều kiện thanh toán.
3 Xét thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu
Việc xem xét và đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện theo trình tự: a) Đánh giá sơ bộ, b) Đánh giá chi tiết
+ Bước 1: Đánh giá về mặt kỹ thuật
Bên mời thầu tiến hành nghiên cứu, đánh giá chi tiết và xếp hạng các hồ sơ dự thầu (HSDT) đã mở dựa trên yêu cầu của hồ sơ mời thầu (HSMT) và tiêu chuẩn đánh giá đã được phê duyệt Việc đánh giá sử dụng thang điểm với mức điểm tối thiểu là 70% tổng số điểm kỹ thuật, cùng với tiêu chí đạt hoặc không đạt yêu cầu kỹ thuật Các HSDT đạt từ 70% tổng số điểm trở lên hoặc được đánh giá là đạt yêu cầu sẽ được chọn vào danh sách ngắn để xem xét đánh giá về thương mại và tài chính.
+ Bước 2: Đánh giá về thương mại-tài chính
Đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu trong danh sách ngắn dựa trên tiêu chuẩn đã được phê duyệt, tập trung vào thương mại và tài chính Sau đó, xếp hạng hồ sơ dự thầu theo giá đánh giá và đề xuất nhà trúng thầu với mức giá tương ứng.
4 Thẩm định và phê duyệt kết quả
Phòng Thẩm định thầu chịu trách nhiệm thẩm định kết quả xét thầu và trình lên lãnh đạo có thẩm quyền để xem xét, phê duyệt tính pháp lý của quá trình đấu thầu và kết quả xét thầu của đơn hàng.
5 Công bố kết quả đấu thầu
Sau khi kết quả đấu thầu được phê duyệt bởi Lãnh đạo có thẩm quyền, bên mời thầu (XNLD) sẽ gửi thư chính thức thông báo cho nhà thầu về việc trúng thầu, bao gồm danh mục vật tư, thiết bị, giá chi tiết và dự thảo hợp đồng đã được thông qua.
6 Thương thảo, hoàn thiện và ký hợp đồng
Là quá trình tiếp tục thương thảo hoàn chỉnh nội dung chi tiết của hợp đồng với nhà trúng thầu để ký kết hợp đồng
Trong trường hợp ký hợp đồng trực tiếp, bên mời thầu sẽ dựa trên dự thảo hợp đồng và các yêu cầu chỉnh sửa từ nhà thầu, nếu được chấp nhận, để soạn lại dự thảo Sau đó, bên mời thầu sẽ mời nhà thầu trúng thầu đến để đàm phán, hoàn thiện và ký kết hợp đồng Hợp đồng sẽ có hiệu lực kể từ ngày hai bên ký.
Trong trường hợp ký gửi bằng fax, bên mời thầu yêu cầu nhà thầu gửi thư xác nhận ký hợp đồng trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận dự thảo hợp đồng Hợp đồng sẽ có hiệu lực từ ngày nhà thầu xác nhận, hoặc từ ngày mở tín dụng thư nếu có.
7 Thực hiện hợp đồng và kết thúc hợp đồng
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ 22
Điều kiện vật chất, kỹ thuật của XNLD 28
2.1.2.1 Điều kiện tự nhiên a) Điều kiện địa lý tự nhiên
Mỏ Bạch Hổ và Rồng, thuộc XNLD “Vietsovpetro”, đang được khai thác dầu khí tại thềm lục địa phía Nam Việt Nam Vị trí của các mỏ này cách bờ biển Vũng Tàu khoảng 125 km về phía Đông Nam, với độ sâu nước biển khoảng 50m trong khu vực khai thác.
Vùng biển quanh mỏ Bạch Hổ và Rồng có thời tiết và khí hậu phức tạp, chịu ảnh hưởng của gió mùa Xí nghiệp Lắp đặt chỉ có thể tiến hành xây lắp biển từ tháng 3 đến tháng 10 hàng năm, tuy nhiên, trong tháng 7 và 8, thời tiết biển thường xấu Việc sử dụng tàu cẩu và phương tiện nổi để lắp đặt các công trình biển như giàn khoan và đường ống dẫn dầu, khí chỉ được thực hiện khi chiều cao sóng nhỏ hơn 1,25m và sức gió dưới 11,5m/giây.
Từ tháng 11 đến tháng 3 năm sau, mùa gió chướng khiến biển động, buộc mọi hoạt động xây lắp biển phải dừng lại, ngay cả các tàu khoan hiện đại cũng không thể hoạt động Các công tác phải hoàn tất trước mùa gió chướng, trong khi đó, chỉ có thể tiến hành khoan và khai thác trên các giàn cố định hoặc giàn khoan tự nâng đã lắp đặt xong Ngoài ra, các tàu dịch vụ chỉ được phép cấp dầu, nước và vật tư tiêu hao cho các giàn khoan trong khoảng thời gian ngắn khi điều kiện sóng gió cho phép.
XNLD cần tận dụng thời gian mùa gió chướng để tiến hành sửa chữa tàu thuyền, khi mà các tàu neo đậu ở cảng chờ thời tiết Đối với các kho nổi chứa xuất dầu và giàn tự nâng, việc tuân thủ đặc thù này trong công tác sửa chữa và nâng cấp là rất quan trọng Nhiều trường hợp, việc đưa tàu đi sửa chữa chậm hoặc kết thúc sửa chữa muộn dẫn đến tình trạng không thể đưa tàu vào khai thác ngay sau khi hoàn tất, phải chờ hết mùa gió chướng.
Mỏ Bạch Hổ và mỏ Rồng, thuộc quản lý và khai thác của XNLD, nằm trong khu vực bể trầm tích Cửu Long Bể trầm tích này đã được nghiên cứu đầy đủ về địa chất với diện tích khoảng 60.000 km² Công tác khảo sát địa chấn và giếng khoan địa tầng Đệ Tam chủ yếu bao gồm các trầm tích lục nguyên có tuổi từ Oligocene đến Đệ Tứ, với chiều dày từ 5 đến 7 km ở phần trung tâm, bao gồm các điệp Trà Cú, Trà Tân, Bạch Hổ, với sự xen kẽ của các tập cát kết và sét kết.
Bể Cửu Long là một trong những bể dầu khí lớn nhất tại Việt Nam, nổi bật với trầm tích Neogene và đá móng chứa dầu khí Giữa đới trung tâm và đới Nam Cửu Long có đới nâng trung tâm với độ sâu khoảng 3 km, chạy theo hướng Tây Bắc-Đông Nam, phản ánh cấu trúc địa chất của bể Khu vực này là nơi tập trung nhiều mỏ dầu quan trọng như Bạch Hổ, Rồng, Rạng Đông và Ruby.
Phức hệ trầm tích chứa dầu khí được phát hiện trong các thời kỳ Oligocene dưới, Oligocene trên, Miocene dưới (mỏ Bạch Hổ) và Miocene trên (mỏ Rồng) Ngoài ra, trong Oligocene còn có các tích tụ dầu khí trong các lớp đá phun trào như bazan và andezit, thường xuất hiện dưới dạng nứt nẻ và hang hốc.
Tầng chứa dầu khí quan trọng nhất tại khu vực này là tầng móng trước Đệ Tam, nơi dầu khí được phát hiện đầu tiên ở giếng khoan BT-6 và BT-1 tại mỏ Bạch Hổ Tại mỏ Rồng, dầu được phát hiện đầu tiên trong giếng khoan R.11, tiếp theo là R.14 và R.21.
Hiện tại, bể Cửu Long có 4 mỏ được đưa vào khai thác dầu khí, đó là mỏ Bạch Hổ, Rồng, Rạng Đông và Ruby
Mỏ Bạch Hổ, cách thành phố Vũng Tàu 125km về phía Đông Nam, nằm trong bể Cửu Long và được Mobil phát hiện dựa trên tài liệu địa chấn 2 chiều (2D) Đây là nơi có phát hiện dầu khí đầu tiên vào tháng 3 năm 1975.
Vào năm 1985, XNLD “Vietsovpetro” đã tiến hành khảo sát địa chất 2D chi tiết và bắt đầu khai thác dầu vào tháng 6/1986 Đến tháng 9/1988, mỏ dầu này đã khai thác thêm tầng dầu trong móng granit nứt nẻ ở các độ sâu khác nhau Đây hiện là mỏ dầu lớn nhất Việt Nam, với nhiều thân dầu thuộc các thời kỳ Miocene dưới, Oligocene và đá nứt nẻ trước Đệ Tam.
Sản lượng dầu thô của Việt Nam chủ yếu đến từ mỏ Bạch Hổ, với tốc độ khai thác ngày càng gia tăng Năm 1986, sản lượng chỉ đạt 40 nghìn tấn, nhưng đến năm 2000 đã tăng lên gần 12 triệu tấn/năm Theo kế hoạch của chính phủ, vào năm 2007, sản lượng dự kiến đạt khoảng 9 triệu tấn/năm.
Mỏ Rồng, cách mỏ Bạch Hổ 33 km về phía Tây Nam, là mỏ dầu thứ hai được XNLD “Vietsovpetro” đưa vào khai thác từ tháng 12 năm 1994, với sản lượng ban đầu đạt 10.000 tấn/năm Đến đầu năm 1998, tại giếng khoan thăm dò R14, đã phát hiện một số vỉa dầu có lưu lượng lớn nằm trong móng nứt nẻ.
2.1.2.2 Quy trình sản xuất chủ yếu của XNLD
Dựa trên kết quả nghiên cứu và khảo sát, xí nghiệp sẽ tiến hành khoan thăm dò và thử vỉa, sau đó Viện NCKH&TK sẽ phân tích kết quả để đánh giá trữ lượng và lập luận chứng kinh tế kỹ thuật cho việc khai thác Khi hoàn tất, bộ phận xây lắp sẽ xây dựng các công trình biển, và xí nghiệp Khoan sẽ tiến hành khai thác dầu và khí bằng công nghệ nén khí, gaslift Tại các giàn khoan ngoài khơi, xí nghiệp trang bị thiết bị phân tách sơ bộ dầu và khí, từ đó chuyển dầu và khí đồng hành qua kho nổi hoặc đường ống vào bờ Khí đồng hành sẽ được dẫn đến nhà máy Nhiệt điện Phú Mỹ, trong khi dầu thô sẽ được xuất khẩu bởi công ty Petechim Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, xí nghiệp luôn triển khai các hoạt động hỗ trợ như cung ứng vật tư thiết bị, sửa chữa, đào tạo nhân lực, và đảm bảo an toàn, y tế, thông tin liên lạc.
Hình 2.1- Sơ đồ quy trình sản xuất chủ yếu của XNLD
Điều kiện kinh tế xã hội và đặc điểm của công tác nhập khẩu vật tư thiết bị của XNLD “Vietsovpetro” 31
2.1.3.1 Tổ chức quản lý sản xuất, lao động a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức, quản lý của XNLD "Vietsovpetro"
Cơ cấu tổ chức quản lý của XNLD "Vietsovpetro" được thiết lập theo hình thức trực tuyến chức năng, giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh Cấu trúc này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khảo sát, đo đạc địa vật lý, nghiên cứu môi sinh Khoan thăm dò Đánh giá trữ lượng, lập luận chứng kinh tế kỹ thuật, tính toán hiệu quả
Khoan khai thác, xây lắp công trình biển
Khai thác (với công nghệ gaslift, nén khí…) lọc tách sơ bộ dầu và khí đồng hành
Nhà máy điện Phú Mỹ, nhà máy LPG Dinh Cố, nhà máy điện Bà Rịa
XNLD "Vietsovpetro" đã hình thành một khối thống nhất trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đề ra Cấu trúc tổ chức của XNLD bao gồm nhiều thành phần quan trọng, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hội đồng XNLD là cơ quan quản lý cao nhất, được chỉ định bởi hai Phía tham gia XNLD Hội đồng này có nhiệm vụ quyết định về sản xuất, quy chế hoạt động, và kế hoạch mua sắm hàng năm của XNLD.
Trực thuộc Ban Tổng giám đốc, nhiều phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo XNLD trong quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của XNLD “Vietsovpetro”.
+) Khối các xí nghiệp sản xuất chính:
Các xí nghiệp trong lĩnh vực dầu khí thực hiện nhiệm vụ khoan thăm dò, khoan khai thác, vận chuyển và tàng trữ dầu thô để xuất khẩu, đồng thời ép khí đưa vào bờ Ngoài ra, họ còn xây dựng cơ sở vật chất cho phát triển mỏ, khảo sát công trình biển, và thực hiện sửa chữa, hiện đại hóa nhằm phục vụ cho hoạt động khai thác dầu khí.
- Xí nghiệp Khai thác dầu khí
- Xí nghiệp Khoan và Sửa chữa giếng
- Xí nghiệp Xây lắp khảo sát & Sửa chữa các công trình dầu khí biển
- XN Quản lý và Khai thác các công trình khí
+) Khối các xí nghiệp sản xuất phụ trợ:
Các xí nghiệp trong khối dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất chính và toàn bộ hoạt động của XNLD "Vietsovpetro" thực hiện khảo sát, thiết kế công trình biển, cung ứng vật tư thiết bị, vận chuyển hàng hóa và nhu yếu phẩm, cũng như thực hiện các nhiệm vụ cứu hỏa cho các công trình biển Khối này bao gồm nhiều đơn vị khác nhau.
- Xí nghiệp Vận tải biển và Công tác lặn
- Xí nghiệp sửa chữa cơ điện (XNCĐ)
- Xí nghiệp Dịch vụ và Cung ứng vật tư thiết bị
- XN Địa Vật lý giếng khoan
- Viện nghiên cứu Khoa học và Thiết kế công trình dầu khí biển
- Xí nghiệp Vận tải ô tô
+) Khối các bộ phận phục vụ sản xuất gồm:
Khối phụ trợ cho XNLD có nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho tài sản và con người, bảo vệ môi trường, duy trì thông tin liên lạc giữa các công trình biển và đất liền, phòng chống cháy nổ, và đào tạo nâng cao tay nghề cũng như ngoại ngữ cho các đơn vị trong XNLD.
- Trung tâm An toàn và Bảo vệ Môi trường
- Đội bảo vệ vũ trang
- Nhà điều dưỡng công nhân dầu khí
Cơ cấu tổ chức của XNLD đang ngày càng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu sản xuất và cung cấp dịch vụ cho các công ty dầu khí trong nước và quốc tế, từ đó góp phần tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận cho XNLD “Vietsovpetro”.
Hình 2.2 -Sơđồcơ cấu tổ chức của XNLD “Vietsovpetro”
Hội đồng XNLD Hội đồng XNLD
XN Địa vật lý GK
Trung tâm Y tế Đội bảo vệ vũ trang
SC CTB b) Chế độ công tác, thu nhập của người lao động
Xí nghiệp đã nỗ lực cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên, góp phần đưa thu nhập bình quân đầu người lên mức cao nhất cả nước.
1997, lương bình quân của CBCNV tăng 47% so với năm 1991 và đạt khoảng
Mức thu nhập cho CBCNV xí nghiệp là 303 USD/tháng/người, bên cạnh đó, họ còn được hưởng nhiều phúc lợi hấp dẫn như chương trình nghỉ hè và các chuyến tham quan du lịch trong và ngoài nước Ngoài ra, con em của CBCNV cũng nhận được sự quan tâm đặc biệt về điều kiện học tập và vui chơi giải trí nhờ vào các công trình phúc lợi do xí nghiệp đầu tư.
Hàng năm, xí nghiệp tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ cho đội ngũ CBCNV cả trong và ngoài nước nhằm nâng cao kỹ năng và tay nghề Cải thiện đời sống của CBCNV không chỉ là động lực thúc đẩy họ an tâm công tác mà còn giúp phát huy năng lực, góp phần vào sự phát triển bền vững của xí nghiệp.
Theo phân cấp, các phòng ban chức năng ngành dọc thực hiện nhiệm vụ quản lý, theo dõi và đôn đốc tình hình sản xuất chính cùng các công tác phụ trợ, dưới sự quản lý trực tiếp của Ban Tổng giám đốc xí nghiệp Các xí nghiệp thành viên, với chức năng và nhiệm vụ riêng biệt như khoan, khai thác và vận tải biển, sẽ đảm nhận phần còn lại trong việc quản lý và điều hành.
Năm 1986, xí nghiệp có 3094 CBCNV thì đến năm 2005 có khoảng
Xí nghiệp đã đào tạo được 6000 CBCNV có tay nghề vững vàng và trình độ chuyên môn tốt, đủ khả năng đảm nhận các công việc khó khăn trong lĩnh vực thăm dò và khai thác dầu khí Năm 1992, việc trao chức danh Tổng giám đốc vĩnh viễn cho người Việt Nam đánh dấu sự trưởng thành của đội ngũ nhân lực Hiện nay, hầu hết các chức danh chủ chốt đều do phía Việt Nam đảm nhiệm, cho thấy CBCNV Việt Nam đã có thể đảm bảo tốt nhiệm vụ trong các khâu công nghệ chính yếu của quá trình sản xuất.
2.1.3.2 Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư hàng hoá của XNLD “Vietsovpetro”
Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị cho sản xuất của XNLD là một quá trình liên tục và thống nhất, bao gồm các bước nghiệp vụ từ nhiều phòng ban và xí nghiệp trực thuộc Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong nội bộ XNLD, Tập đoàn dầu khí Việt Nam và các cơ quan quản lý nhà nước là rất cần thiết Mọi trục trặc, sai sót hay chậm trễ trong bất kỳ khâu nào cũng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu cuối cùng, đó là đảm bảo mua sắm kịp thời vật tư, thiết bị và dịch vụ phục vụ cho hoạt động thăm dò và khai thác dầu khí của XNLD.
Vietsovpetro yêu cầu công tác nhập khẩu phải đảm bảo chất lượng kỹ thuật tốt, bảo vệ quyền lợi cho XNLD trong các điều kiện hợp đồng Thời hạn cung cấp hàng cần phải đúng hẹn, đi kèm với giá cả hợp lý và hiệu quả kinh tế cao.
- Tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu cung cấp
- Đàm phán và ký kết hợp đồng
Đánh giá thực trạng công tác quản trị thương mại ở XNLD “Vietsovpetro” giai đoạn từ năm 2000-2005 40
“Vietsovpetro” giai đoạn từ năm 2000-2005
2.2.1 Phân tích tình hình cung ứng VTTB giai đoạn từ năm 2000-2005 2.2.1.1 Phân tích số lượng, chủng loại vật tư giai đoạn từ năm 2000-2005
Trong hơn 25 năm phát triển, công tác thương mại tại XNLD luôn gắn liền với hoạt động sản xuất, đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì sự liên tục của quy trình này Nếu không có sự quản lý thương mại hiệu quả, mọi hoạt động sản xuất sẽ bị đình trệ, cho thấy tầm quan trọng không thể tách rời của công tác này trong sự phát triển bền vững của xí nghiệp.
700 tháng 1 tháng 2 tháng 3 tháng 4 tháng 5 tháng 6 tháng 7 tháng 8 tháng 9 tháng 10 tháng 11 tháng 12
Năm 2003Năm 2004Năm 2005Năm 2006Năm 2007
XNLD "Vietsovpetro" là rất quan trọng và luôn có được sự quan tâm từ và chỉ đạo trực tiếp từ chính Ban Lãnh đạo của XNLD
Trước năm 1990, XNLD chủ yếu nhập khẩu thiết bị và công nghệ dầu khí từ Liên Xô thông qua vốn góp của họ Hiện nay, xí nghiệp đã mở rộng quan hệ thương mại với các công ty dầu khí từ các nước phát triển, nhằm tiếp thu và chuyển giao công nghệ tiên tiến, dẫn đến việc thị trường nhập khẩu trở nên đa dạng từ nhiều châu lục khác nhau.
Trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, việc đảm bảo vật tư thiết bị là yếu tố thiết yếu cho quá trình sản xuất Các loại vật tư thiết bị cần được mua sắm thường xuyên, với hàng trăm chủng loại và hàng ngàn chi tiết Mỗi năm, xí nghiệp nhập khẩu hàng trăm triệu USD vật tư và thiết bị Chủng loại vật tư thiết bị chủ yếu của XNLD giai đoạn 2000-2005 được phản ánh rõ nét trong báo cáo.
Bảng 2.2- Báo cáo tình hình vật tư của XNLD
Trong giai đoạn 2000 – 2005, chủng loại vật tư và thiết bị phục vụ cho sản xuất của XNLD rất đa dạng, chủ yếu tập trung vào vật tư cho khai thác và khoan, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí Mỗi năm, XNLD cần đầu tư khoảng 20 – 25% ngân sách cho nguyên liệu, hóa phẩm, dung môi và vật tư cơ khí để thay thế các thiết bị bị bào mòn trong quá trình sản xuất Đồng thời, chi phí sửa chữa giàn khoan và các thiết bị cũng rất quan trọng để đảm bảo hoạt động khai thác dầu diễn ra hiệu quả Ngoài ra, chi phí cho khoan giếng mới và sửa chữa giếng cũng chiếm tỷ lệ tương tự Bên cạnh đó, XNLD còn đầu tư lớn cho xây dựng cơ bản và tàu thuyền, nhằm duy trì hoạt động của đội tàu cẩu và dịch vụ hỗ trợ, đảm bảo cung cấp vật tư, thiết bị, cũng như an ninh và phòng cháy chữa cháy tại các mỏ.
Chi phí cho các khâu như an toàn, y tế, thông tin liên lạc và địa vật lý là rất quan trọng trong quá trình sản xuất dầu khí Những yếu tố này không thể thiếu, đặc biệt là thông tin liên lạc giữa các công trình biển và bờ, cần được đảm bảo thường xuyên và không bị gián đoạn Tất cả các khâu phải hoạt động nhịp nhàng để tối ưu hóa hiệu quả trong công tác khai thác dầu khí.
Trong ngành khai thác dầu khí, việc mua sắm vật tư và thiết bị là vô cùng cần thiết để bổ sung, thay thế và hiện đại hóa máy móc Điều này giúp đáp ứng các yêu cầu khắt khe của quá trình sản xuất, bởi vì thiết bị trong ngành dễ bị hư hỏng do làm việc trong môi trường khắc nghiệt, chịu tác động thường xuyên của nhiệt độ cao, sóng gió mạnh và dễ bị ăn mòn.
Trong giai đoạn 2000-2005, chi phí mua vật tư thiết bị của xí nghiệp chiếm hơn 40% tổng chi phí sản xuất, cho thấy sự cần thiết phải đổi mới công nghệ Nguyên nhân chủ yếu là do máy móc khai thác dầu khí của xí nghiệp sử dụng công nghệ cũ của Liên Xô, ngày càng lạc hậu, đòi hỏi việc áp dụng công nghệ tiên tiến từ các nước phát triển để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa.
Theo bảng 2.2, XNLD cần nhập khẩu một lượng lớn và đa dạng các loại vật tư phục vụ sản xuất, chủ yếu trong lĩnh vực khoan, khai thác, xây dựng cơ bản và tàu thuyền, với trung bình hơn 20 loại mỗi năm Mặc dù sản lượng đã giảm từ đỉnh cao 13,5 triệu tấn/năm, XNLD vẫn phải chi một khoản lớn hàng năm để hiện đại hóa thiết bị và công trình khai thác dầu khí Trước đây, nhiều công trình này chủ yếu do phí Liên.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thiết bị hiện đại, việc đầu tư vào công nghệ tiên tiến từ các quốc gia phát triển là điều thiết yếu.
Để có cái nhìn tổng quan về hoạt động thương mại của XNLD, chúng ta sẽ phân tích hoạt động mua sắm vật tư thiết bị trong giai đoạn 2000 đến 2005, dựa trên các chỉ tiêu cụ thể, đặc biệt là tình hình mua sắm vật tư theo chỉ số liên hoàn.
Ti = Yi/Yi-1 * 100% b) Phân tích tình hình mua sắm vật tư theo chỉ số cố định
Ti=Yi/Yo * 100% c) Phân tích tình hình mua sắm vật tư theo chỉ số bình quân
Bảng 2.3 – Giá trị thực hiện mua sắm vật tư thiết bị của XNLD
(nguồn Báo cáo vật tư XNLD)
1 Giá trị vật tư (triệu USD) 345 243 324 237 195 246
2 Chỉ số biến động liên hoàn 95,5% 70,4% 133,3% 73,1% 82,3% 126,1%
3 Chỉ số biến động cố định - 70,4% 93,9% 68,7% 56,5% 71,3%
4 Chỉ số biến động bình quân 92,5%
Hình 2.4 - Chỉ số biến động tình hình mua sắm vật tư, thiết bị của XNLD
Từ bảng 2.3 và hình 2.4, có thể thấy rằng tổng giá trị hợp đồng ký mới và giá trị hợp đồng chuyển tiếp từ năm trước để mua sắm vật tư, thiết bị cho sản xuất của XNLD trong giai đoạn 2000-2005 đã trải qua nhiều biến động khác nhau Năm 2001 và 2003 ghi nhận độ biến động thấp nhất, trong khi đó, mức độ biến động cao nhất xảy ra vào năm khác trong giai đoạn này.
2002 và 2005 đều vượt so với các năm trước
Năm 2005, sự biến động của thị trường thế giới, đặc biệt là giá dầu thô tăng cao do chính trị tại các quốc gia sản xuất dầu lớn, đã ảnh hưởng đến ngành dầu khí Mặc dù việc tăng giá dầu thô mang lại doanh thu cao hơn cho XNLD và góp phần vào ngân sách quốc gia, nhưng nó cũng khiến giá cả các mặt hàng, đặc biệt là vật tư và thiết bị cho ngành dầu khí, leo thang Thực tế cho thấy, dự toán mua hàng của XNLD thường bị vượt từ 20% đến 30%, dẫn đến chi phí phát sinh đáng kể Hơn nữa, giá dầu tăng đã thúc đẩy các quốc gia và công ty dầu khí tăng cường tìm kiếm và khai thác, gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa phục vụ ngành này, từ đó làm tăng giá vật tư và thiết bị.
Hiện nay, do trình độ sản xuất trong nước chưa đáp ứng yêu cầu của ngành dầu khí, XNLD buộc phải nhập khẩu vật tư thiết bị để phục vụ sản xuất Điều này dẫn đến sự phụ thuộc vào biến động giá cả của thị trường thế giới, khiến cho "thị trường ngành dầu khí hiện tại chủ yếu do người bán quyết định".
Việc thực hiện mua sắm hàng năm của XNLD chỉ đạt 92,5% do quy trình mua sắm không phù hợp với thực tế, thủ tục rườm rà và sự tham gia của nhiều phòng ban Kinh nghiệm từ bên ngoài cho thấy thời hạn hiệu lực chào hàng cho hàng hóa phục vụ sản xuất thường chỉ từ 1-4 tuần với thủ tục đơn giản qua email hoặc fax Trong khi đó, XNLD yêu cầu thời hạn hiệu lực chào hàng lên tới 120-160 ngày, và quy trình đánh giá kỹ thuật, tài chính, thương mại kéo dài khoảng một tháng trước khi tiến hành đàm phán và ký hợp đồng.
Quy trình cứng nhắc do áp dụng Luật đấu thầu và các hướng dẫn, nghị định đã làm chậm tiến độ thực hiện đấu thầu Các nhà sản xuất không chấp nhận điều kiện và thời gian kéo dài, dẫn đến việc các nhà cung cấp trung gian phải làm cầu nối giữa XNLD và nhà sản xuất Họ phải gánh chịu chi phí và rủi ro liên quan đến thời gian yêu cầu của XNLD, và cuối cùng, tổng chi phí này sẽ do người mua chịu Điều này gây ra sự tốn kém thêm cho hoạt động mua sắm của XNLD.
2.2.1.2 Phân tích chất lượng vật tư
Phân tích công tác thực hiện đấu thầu giai đoạn từ năm 2000-2005 53
Trong giai đoạn 2000-2005, XNLD đã chuyển hướng sang khai thác dầu khí, tìm kiếm và khai thác mỏ mới, cùng với việc xây dựng công trình biển và cung cấp dịch vụ Do đó, nhu cầu mua sắm vật tư và thiết bị cần phải phù hợp với hoạt động của XNLD Hiện tại, công tác mua sắm hàng hóa của "Vietsovpetro" đang tuân theo quy định của Luật đấu thầu, thay thế cho Quy chế đấu thầu trước đây Điều này yêu cầu công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa phục vụ sản xuất phải đáp ứng các yêu cầu chủ yếu.
Công tác đấu thầu mua sắm tại Việt Nam phải tuân thủ pháp luật hiện hành, cụ thể là Luật đấu thầu, đồng thời phải tuân theo Hiệp định liên Chính phủ Việt-Nga và phù hợp với các thông lệ quốc tế.
Công tác mua sắm cần phải đảm bảo cung cấp vật tư và thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất của XNLD, bao gồm tiêu chí về chất lượng, tính đồng bộ và công nghệ hiện đại.
- Công tác mua sắm phải cung cấp vật tư, thiết bị kịp thời, đầy đủ và đảm bảo đúng tiến độ sản xuất của XNLD "Vietsovpetro"
Công tác mua sắm vật tư và thiết bị cần được thực hiện một cách tiết kiệm tối đa, với giá mua thấp nhất có thể, nhằm giảm thiểu tổng chi phí hàng năm cho XNLD.
Công tác mua sắm của XNLD không chỉ nhằm mở rộng và củng cố mối quan hệ trong nước và quốc tế, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc ký kết hàng trăm hợp đồng cung cấp vật tư và thiết bị mỗi năm với các đối tác từ Châu Âu, EU/G7, Singapore và các công ty trong nước Để đảm bảo hiệu quả cho công tác khoan thăm dò, khai thác và hoạt động dịch vụ, XNLD luôn chú trọng đến quy trình đấu thầu mua sắm vật tư và thiết bị, coi đây là một yếu tố thiết yếu cho sự phát triển bền vững.
Hàng năm, XNLD "Vietsovpetro" thực hiện hàng trăm đơn hàng mua sắm hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất của các đơn vị thành viên như XN khai thác DK, XN Khoan & Sửa chữa giếng, XN Xây lắp CTB, XN VTB & CTL, XN Địa vật lý, XN khai thác công trình khí, XN Cơ điện, và Viện NCKH.
XN Vận tải Ô tô, TT CNTT&LL, Trung tâm Y tế, Ban An toàn và XN Dịch vụ đều đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại Để hiểu rõ hơn về các hoạt động này, cần xem xét các khái niệm liên quan đến đấu thầu và quy trình mua sắm hàng hóa của XNLD.
2.3.1 Nội dung đấu thầu mua sắm hàng hoá
Quy trình đấu thầu mua sắm hàng hoá của XNLD được thực hiện một cách nghiêm ngặt, bắt đầu từ việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đấu thầu, đàm phán, ký kết hợp đồng, cho đến thực hiện hợp đồng và tổ chức kiểm tra.
Hình 2.5 - Sơ đồ trình tự, nội dung đấu thầu
Xác nhận nhu cầu, Lập và phê duyệt đơn hàng Đánh giá sơ bộ Thông báo mời thầu Báo cáo KQXT
Tính pháp lyù Quy trình
Thẩm định kết quả đấu thầu
Tên nhà thầu Giá trúng thầu Loại hợp đồng Chi tiết hoá Các xem xét khác
Thẩm định và phê duyệt
Hoàn thiện và ký hợp đồng
Thực hiện và quyết toán hợp đồng
Quyết toán và kết thúc hợp đồng
Lập và phê duyệt KHĐT
2.3.2 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của công tác đấu thầu
Hiệu quả hoạt động đấu thầu được đánh giá qua các chỉ tiêu, trong đó chỉ tiêu về năng suất thực hiện là quan trọng nhất Chỉ tiêu này cho biết số lượng gói thầu thành công mà mỗi người tham gia đạt được, cùng với giá trị hợp đồng đã ký Năng suất thực hiện cao cho thấy hoạt động đấu thầu diễn ra hiệu quả hơn.
•Chỉ tiêu đo bằng hiện vật thaàu đấu động hoạt gia tham người Soá coâng thành thaàu gói
•Chỉ tiêu đo bằng giá trị thaàu đấu động hoạt gia tham người Soá naêm trong kyù đã đồng hợp trò
Tỷ lệ hoàn thành đấu thầu là chỉ tiêu quan trọng, phản ánh mối quan hệ giữa số gói thầu thành công và số gói thầu theo kế hoạch, cùng với giá trị hợp đồng đã ký trong năm so với giá trị dự kiến Tỷ lệ này càng cao cho thấy hiệu quả của quá trình đấu thầu càng lớn.
•Chỉ tiêu đo bằng hiện vật = Số Số gói gói thầu thầu theo thành kế hoạch công
Chỉ tiêu đo bằng giá trị được xác định dựa trên giá trị hợp đồng dự kiến trong năm Tỷ lệ giảm giá (%) được tính bằng tỷ lệ giữa giá trị hợp đồng năm sau so với năm trước cho cùng một mặt hàng và số lượng Chỉ tiêu thực hiện hợp đồng phản ánh tỷ lệ giữa giá trị phạt do nhà thầu không tuân thủ các điều khoản hợp đồng so với tổng giá trị hợp đồng đã ký trong năm Tỷ lệ này càng nhỏ cho thấy các nhà thầu thực hiện hợp đồng tốt hơn.
XNLD “Vietsovpetro” có nhiệm vụ chính là tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí, do đó, hoạt động của họ chủ yếu dựa vào máy móc thiết bị Công tác mua sắm vật tư thiết bị đóng vai trò quan trọng, bởi hàng năm, XNLD cần mua một lượng lớn vật tư thiết bị để phục vụ sản xuất Trung bình, giá trị mua sắm vật tư thiết bị chiếm khoảng 30% tổng chi phí và 75,15% chi phí sản xuất của XNLD.
2004 và 2005 làm ví dụ điển hình
Bảng 2.6- Tỷ trọng giá trị mua sắm vật tư thiết bị với tổng chi phí và chi phí sản xuất Đvt: Tr USD
1 Tổng chi cho sản xuất, trong đó: a) Giá trị mua sắm vật tư, thiết bị b) Chi phí cho xây dựng công trình c) Chi cho hoạt động thăm dò các lô, vùng mới d) Chi phí đại tu giàn Đại Hùng e) Chi cho dịch vụ bên ngoài f) Chi khác
Tỷ trọng chi phí mua sắm VTTB/Tổng chi phí (%)
Tỷ trọng chi phí mua sắm/Chi phí sản xuất (%)
Ngành dầu khí hoạt động trong môi trường khắc nghiệt trên biển, dẫn đến tỷ lệ hao mòn vật tư và thiết bị cao Do đó, nhu cầu mua sắm vật tư và thiết bị hàng năm là rất cấp thiết để duy trì sản xuất Máy móc thiết bị dễ bị hư hỏng do điều kiện thời tiết khắc nghiệt như nắng, gió, nước biển và nhiệt độ cao, làm tăng tốc độ hao mòn do ảnh hưởng của quá trình ăn mòn kim loại.
Suy ra, công thức tính hao mòn TSCĐ: H = (K/N) x 100%
Trong đó: K- Giá trị khấu hao, N- Nguyên giá TSCĐ
Bảng 2.7- Tình hình hao mòn TSCĐ năm 2004 Đvt: Nghìn USD
Stt Chỉ tiêu Nguyên giá
Hệ số hao mòn bình quân: 61,5
Tỷ lệ hao mòn vật tư thiết bị của XNLD "Vietsovpetro" cao, với nhiều công trình biển và phương tiện vận tải đã khấu hao 2/3, necessitating the purchase of new equipment to support production Hàng năm, XNLD chủ yếu nhập khẩu vật tư từ các nước thứ 3, các quốc gia hậu Liên Xô và thị trường trong nước Để chọn nhà cung cấp phù hợp, XNLD mở rộng tìm hiểu thị trường, tập trung vào các nước EU/G7, Singapore, Mỹ và các nước thuộc Liên Xô cũ Quá trình này giúp XNLD tìm kiếm nhiều đối tác quen thuộc cũng như các nhà cung cấp mới, tạo sức cạnh tranh trong đấu thầu mua sắm Do đó, công tác mua sắm vật tư thiết bị của XNLD là động lực quan trọng trong việc củng cố và mở rộng các mối quan hệ sản xuất kinh doanh.
Nhằm có cái nhìn tổng quan về hoạt động thương mại ở XNLD
Phân tích tình hình thực hiện hoạt động đấu thầu từ năm 2000-2005 59
a) Phân tích tình hình thực hiện đơn hàng từ năm 2000-2005
Bảng 2.8 – Hình thức thực hiện các gói thầu
I Theo lĩnh vực đấu thầu
II Theo hình thức lựa chọn
Xuất phát từ nhu cầu khai thác dầu, khí và tìm kiếm mỏ mới, việc mua sắm vật tư, thiết bị mới là rất cần thiết Theo phân tích, số gói thầu mua sắm hàng hóa chiếm hơn 80% tổng số gói thầu thực hiện, tiếp theo là các gói thầu xây lắp, dịch vụ và tư vấn Điều này cho thấy XNLD "Vietsovpetro" hàng năm phải liên tục mua sắm vật tư tiêu hao để phục vụ cho hoạt động sản xuất trên các công trình biển và trên bờ.
Theo thống kê, số lượng đơn hàng cao nhất được ghi nhận trong các năm 2002, 2003 và 2005 Đến ngày 31-12-2005, phòng Thương mại XNLD "Vietsovpetro" đã tiếp nhận và thực hiện tổng cộng 995 đơn hàng mua vật tư, thiết bị và dịch vụ từ các xí nghiệp thành viên Trong số đó, có 152 đơn hàng bị trả lại hoặc hủy do giá trị thấp và không đạt yêu cầu kỹ thuật, dẫn đến tổng số đơn hàng thực hiện còn lại là 843 Trong số này, 618 đơn hàng là mới trong năm 2005 và 219 đơn hàng được chuyển tiếp từ các năm trước Đến thời điểm này, phòng Thương mại đã hoàn thành 457 đơn hàng, đạt tỷ lệ 54,6%.
Giai đoạn từ năm 2000 đến 2005 đánh dấu sự tăng trưởng và phát triển mạnh mẽ của XNLD, với việc xí nghiệp đầu tư nhiều vào mua sắm để duy trì sản xuất Mục tiêu là ổn định mức độ khai thác, bảo vệ tài nguyên quốc gia và tận dụng sự tăng giá dầu thô toàn cầu, từ đó thu hút ngoại tệ cho đất nước, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa.
Hàng năm, XNLD cần mua sắm một lượng lớn vật tư và thiết bị đa dạng để đáp ứng nhu cầu sản xuất Các nhóm vật tư và thiết bị cơ bản bao gồm:
- Vật tư, thiết bị khai thác
- Vật tư, thiết bị khoan
- Vật tư, thiết bị xây lắp
- Vật tư, thiết bị an toàn
- Vật tư, thiết bị vận tải biển
- Vật tư, thiết bị Điạ vật lý
- Vật tư, thiết bị nghiên cứu khoa học
- Vật tư, thiết bị y tế
- Vật tư, thiết bị thông tin
- Vật tư, thiết bị công trình khí
- Vật tư, thiết bị cơ điện
- Nhiên liệu, Sơn và dung môi
- Vật tư, thiết bị sửa chữa giàn Đại Hùng (XNLD đã bàn giao lại công ty PVEP năm 2004)
Bảng 2.9 – Giá trị thực hiện các gói thầu
I Theo lĩnh vực đấu thầu
II Theo hình thức lựa chọn
Từ bảng phân tích giá các gói thầu từ năm 2000-2005, giá trị đấu thầu mua sắm hàng hóa, vật tư và thiết bị chiếm khoảng 92% tổng giá trị, với các năm 2000, 2004 và 2005 là cao nhất Mặc dù số lượng gói thầu trong năm 2001 và 2002 ít hơn, nhưng tỷ lệ đơn hàng mua sắm vật tư trong các năm này lại đạt khoảng 93% Đặc biệt, phần lớn các đơn hàng của XNLD sử dụng hình thức đấu thầu hạn chế, phù hợp với Quy chế và Luật đấu thầu, giúp XNLD lựa chọn nhà cung cấp nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất trong lĩnh vực khai thác dầu khí với nhiều nguồn hàng khác nhau.
Số lượng đơn hàng cao nhất được ghi nhận vào năm 2003 và 2005, trong khi năm 2004 mặc dù có số lượng đơn hàng mua sắm vật tư thiết bị thấp hơn năm 2005, nhưng giá trị thực hiện lại lớn hơn Điều này cho thấy XNLD đã thành công trong việc đấu thầu nhiều gói thầu có giá trị lớn trong năm 2004 Tuy nhiên, giá trị gói thầu thực hiện trong năm 2004 lại thấp hơn giá trị kế hoạch do một số đơn hàng không thành công và phải chuyển tiếp sang năm sau Thêm vào đó, việc đấu thầu cạnh tranh về giá đã dẫn đến việc giá giảm, khiến giá trị các đơn hàng thực hiện thành công thấp hơn so với dự kiến.
In 2005, XNLD secured significant contracts, including drilling rig and service agreements with Sedco Forex, MI Swagco, and PV Drilling They purchased casing pipes from Zarnestservice, Sumitomo, and Metalone, and acquired a steam pipe from PV Drilling Additional contracts included construction and repair pipes from Marubeni-Itochu, wellbore equipment from PV Drilling and Weatherford Artificial Lift System, and vessel leases with Zarnestservice and PTSC They also signed contracts for D.O oil with SK Energy and Daewoo, F.O oil with Petro Mummit Pte Ltd and Kuo Oils Pte Ltd., PM3-Camau pipes from ILVA S.P.A and Bredero Shaw, and bottom engines from Rayco Oilfield Services & Engineering, along with maintenance agreements for Mars.
100 & Centaur-10 ký với hãng Solar Turbine, hợp đồng sửa chữa và nâng cấp giàn "Tam Đảo" ký với hãng Hyundai-Vinashin Đặc biệt năm 2005, XNLD
Vietsovpetro, tổng thầu được Chính phủ và Tập đoàn dầu khí Việt Nam uỷ thác, đã ký hợp đồng thuê tàu với McDermott Far Int để xây dựng tuyến đường ống dẫn khí PM3-Cà Mau Hợp đồng này không chỉ lớn mà còn đảm bảo chất lượng cao, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành Nhà máy điện đạm Cà Mau, một nhiệm vụ thiết yếu của đất nước.
Giai đoạn 2000-2005, XNLD tập trung vào khai thác và khoan thăm dò mỏ mới, dẫn đến nhu cầu cao về vật tư và thiết bị khai thác như máy cẩu, máy phát điện, van, ống chống, cùng với vật tư và thiết bị khoan như mũi, chòng, ống khoan, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vật tư mua sắm hàng năm (VTTB khai thác: 37%, VTTB khoan: 20%) Tuy nhiên, tỷ lệ thực hiện kế hoạch chỉ đạt 93%, cho thấy số gói thầu thành công chưa đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất do nhiều nguyên nhân khác nhau.
- Do đầu bài kỹ thuật không rõ ràng nên các nhà thầu chào thầu không đáp ứng
- Do giá dự kiến quá thấp, giá chào thầu vượt giá dự kiến phải đấu thầu lại
- Do mời nhà thầu không có khả năng cung cấp vật tư, thiết bị theo yêu cầu của XNLD
XNLD chủ yếu tập trung vào việc khoan thăm dò và khai thác dầu khí, dẫn đến việc đầu tư mua sắm chủ yếu cho vật tư và thiết bị khai thác, trong đó thiết bị khai thác chiếm 32% và thiết bị khoan chiếm 19% tổng giá trị mua sắm hàng năm Tuy nhiên, giá trị thực hiện chỉ đạt 93% so với kế hoạch do khung giá dự kiến không sát thực Mặc dù giá thực tế giảm nhờ vào đấu thầu cạnh tranh, nhưng điều này cũng cho thấy còn nhiều hạn chế trong việc xây dựng khung giá dự kiến cho các gói thầu.
Bảng 2.10 - Mức độ hoàn thành đấu thầu các gói thầu từ năm 2000-2005
Số gói thầu thành công lần 1 Đấu thầu lần 2 Đấu thầu lần 3 Cuộc thầu thực hiện trong năm
Gói thầu chuyển tiếp năm
Không đạt/đạt Đạt Khôn (%) g đạt
Tỷ trọng (%) 4=3/8 Đạt Không đạt
Theo bảng thống kê, tỷ trọng số gói thầu phải thực hiện đấu thầu đến lần 2, lần 3 cao nhất trong các năm 2001, 2002, 2003, 2004, cho thấy sự không thành công trong công tác đấu thầu Ngược lại, năm 2000 và 2005 có tỷ trọng thấp nhất, chứng tỏ hiệu quả đấu thầu tốt hơn Đối với các gói thầu đấu thầu lần 3 không thành công, XNLD cần xem xét hủy hoặc làm lại đơn hàng để chuyển sang nhu cầu năm sau, dẫn đến việc vật tư không được cung cấp kịp thời cho sản xuất.
Theo báo cáo hàng năm, XNLD có hàng chục cuộc đấu thầu thực hiện không thành công vì các nguyên nhân sau:
- Do đơn hàng được lập muộn nên không thể thực hiện trong năm mà phải chuyển tiếp năm sau
- Do công tác marketing của XNLD còn yếu nên chưa tìm đúng bạn hàng để đưa vào danh sách mời thầu
- Đầu bài kỹ thuật chưa rõ ràng chi tiết, chưa có tính chính xác cao
Chào hàng của các hãng thường vượt giá gói thầu do dự toán chưa chính xác Giá dầu thế giới biến động liên tục trong những năm gần đây, ảnh hưởng lớn đến giá mua sắm vật tư và thiết bị ngành dầu khí Nhiều nhà sản xuất đã kín đơn đặt hàng trong nhiều năm, dẫn đến tình trạng khan hiếm hàng hóa khi XNLD cần mua sắm kịp thời cho sản xuất Điều này buộc các nhà cung cấp phải tăng giá các mặt hàng.
Theo phân tích, tỷ lệ hoàn thành công tác đấu thầu đang giảm dần, cho thấy công tác này ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn Đồng thời, cần xem xét cơ cấu tổ chức bộ máy tham gia vào công tác đấu thầu để đánh giá sự tham gia và hiệu quả hoạt động.
Sơ đồ cơ cấu bộ máy XNLD trong công tác đấu thầu theo kiểu dự án bao gồm các kỹ sư và chuyên gia từ các đơn vị đặt hàng, phòng Thương mại và các phòng ban chức năng của XNLD Quá trình đấu thầu nhập khẩu vật tư thiết bị cho hoạt động sản xuất là liên tục và thống nhất, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong nội bộ XNLD và Tập đoàn dầu khí Việt Nam Mọi sự chậm trễ hay sai sót trong bất kỳ khâu nào cũng có thể ảnh hưởng đến việc cung cấp kịp thời vật tư thiết bị phục vụ cho nhu cầu thăm dò và khai thác dầu khí.
Hình 2.6 – Sơ đồ bộ máy đấu thầu của XNLD
BAN TỔNG GĐ Đơn vị đặt hàng
01 Kỹ sư 01 Kỹ sư 01 Luật sư 01 Kỹ sư
Các Tổ chức tham gia đấu thầu tại XNLD “Vietsovpetro” 68
a) Ban Tổng giám đốc: Tổng giám giám đốc phụ trách chung, Lãnh đạo phụ trách là Chánh kỹ sư, các Phó tổng giám đốc phụ trách chuyên môn
•Phân công quản lý trong ban lãnh đạo XNLD "Vietsovpetro" đối với công tác đấu thầu Trách nhiệm quản lý và điều hành của ban lãnh đạo XNLD
"Vietsovpetro" đối với công tác đấu thầu được trình bày như sau:
Bảng 2.11 – Phân công trách nhiệm trong đấu thầu tại XNLD
Chức danh lãnh đạo Phạm vi lãnh đạo và phụ trách
Thực hiện lãnh đạo chung của toàn bộ hoạt động của XNLD "Vietsovpetro"
Phê duyệt kết quả xét thầu và ký kết hợp đồng mua sắm vật tư, thiết bị
Phó Tổng giám đốc thứ nhất (người Nga)
Thuộc Ban Tổng giám đốc, lãnh đạo chung XNLD
“Vietsovpetro” Trực tiếp lãnh đạo các phòng và đơn vị:
- Phòng Xây dựng cơ bản
- Xí nghiệp Xây lắp công trình biển
Tổ chức thực hiện các hợp đồng trong lĩnh vực được phân công phụ trách
Lãnh đạo và chịu trách nhiệm về kỹ thuật Trực tiếp lãnh đạo các phòng và đơn vị:
- Phòng khai thác vận chuyển dầu, Phòng cơ điện
- Xí nghiệp Khai thác dầu khí, TT CNTT&LL
- Xí nghiệp Sửa chữa cơ điện, Xí nghiệp khí
Tổ chức thực hiện hợp đồng trong các lĩnh vực được phân công phụ trách
Lãnh đạo công tác đấu thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng, trực tiếp lãnh đạo các phòng và đơn vị:
- Phòng Thương mại, phòng Kinh tế – Kế hoạch
- Các đơn vị trực thuộc XNLD
Tổ chức thực hiện các hợp đồng trong các lĩnh vực được phân công phụ trách
Phó Tổng giám đốc Địa chất
Lãnh đạo và chịu trách nhiệm về công tác địa chất, tìm kiếm thăm dò Trực tiếp lãnh đạo các phòng và đơn vị:
- Phòng Địa chất và xử lý mỏ
- Xí nghiệp Địa vật lý giếng khoan
Tổ chức thực hiện các hợp đồng trong các lĩnh vực được phân công phụ trách
Khoan và Địa vật lý giếng khoan
Lãnh đạo và chịu trách nhiệm về công tác khoan và sửa chữa giếng khoan Trực tiếp lãnh đạo các phòng và đơn vị:
- Xí nghiệp Khoan & Sửa giếng
- Trung tâm An toàn và Bảo vệ môi trường
Tổ chức thực hiện các hợp đồng trong các lĩnh vực được phân công phụ trách
Phó Tổng giám đốc phụ trách Vật tư &
Chịu trách nhiệm và lãnh đạo các XN thực hiện đơn hàng cung cấp vật tư, thiết bị Trực tiếp lãnh đạo các phòng và đơn vị:
- Phòng Vật tư, phòng Vận tải công nghệ
- Xí nghiệp VTB&CTL, XN Dịch vụ, XN Vận tải ô tô
Tổ chức thực hiện các hợp đồng trong các lĩnh vực được phân công phụ trách
Trách nhiệm ký kết hợp đồng trong Ban lãnh đạo XNLD “Vietsovpetro” được trình bày trong bảng dưới đây:
Bảng 2.12 – Phân cấp trách nhiệm ký kết hợp đồng tại XNLD
Chức danh Quy định trách nhiệm ký kết hợp đồng
Ký kết hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước lớn hơn 1,5 triệu USD
Phó Tổng giám đốc thương mại
Ký kết hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của XNLD có giá trị lên đến 1,5 triệu USD Đơn vị đặt hàng là các phòng ban trực thuộc XNLD có nhu cầu mua sắm vật tư, thiết bị Phòng thực hiện đơn hàng bao gồm phòng Thương mại, phòng Dịch vụ và Marketing, cùng với phòng Quản lý rủi ro và Bảo hiểm trong Bộ máy điều hành Các phòng ban chức năng khác cũng thuộc Bộ máy điều hành, và thành viên tổ xét thầu sẽ tham gia vào quá trình này.
Tổ trưởng trong các gói thầu mua sắm thông thường thường là Trưởng hoặc Phó phòng Thương mại Đối với các dự án lớn trong lĩnh vực xây lắp và đóng mới, tổ trưởng sẽ là một chuyên gia kỹ thuật có kinh nghiệm từ Viện NCKH&TK.
- Tổ phó phụ trách kỹ thuật là Giám đốc hoặc Chánh kỹ sư đơn vị đặt hàng
- Các thành viên: Trưởng phòng kỹ thuật, chuyên gia, kỹ sư kỹ thuật, vật tư…của đơn vị đặt hàng và phòng chức năng ngành dọc
+ Trách nhiệm và quyền hạn của tổ chuyên gia xét thầu:
Phân tích, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật theo tiêu chuẩn đã được phê duyệt là một bước quan trọng trong quy trình lựa chọn nhà thầu Kết quả của quá trình này sẽ được tổng hợp và báo cáo kết luận bằng văn bản, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong đánh giá.
Tổng hợp tài liệu và lập báo cáo xét thầu là một phần quan trọng trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu Người thực hiện có quyền trình bày và bảo vệ ý kiến của mình, đồng thời chịu trách nhiệm về những ý kiến đó trong suốt quá trình xem xét.
Người có trách nhiệm bảo mật thông tin cần đảm bảo không cộng tác với nhà thầu dưới bất kỳ hình thức nào và không tham gia vào quá trình thẩm định kết quả đấu thầu.
+ Tổ thương mại-tài chính:
Tổ chuyên gia sẽ tiến hành đánh giá toàn diện các điều kiện thương mại, tài chính và pháp lý, bao gồm cả điều kiện hợp đồng và khả năng tài chính của các nhà thầu khi cần thiết Đồng thời, nhóm cũng sẽ phân tích giá chào thầu dựa trên các tiêu chuẩn và thang điểm đánh giá đã được phê duyệt.
2.6 Năng lực của Bộ máy tham gia công tác đấu thầu: Đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị là một quá trình liên tục, thống nhất và tương đối phức tạp Ngay từ khâu xác nhận nhu cầu để lập đơn hàng, các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá, lập hồ sơ mời thầu đến khâu đánh giá, báo cáo kết quả xét thầu và ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá tất cả đều phải chính xác, công bằng và tuân thủ theo quy chế đấu thầu và pháp luật Đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu 100% có trình độ cơ bản là đại học, trong đó kỹ sư
Trong quá trình đấu thầu, sự phối hợp giữa kỹ sư và chuyên gia là rất quan trọng, với tỷ lệ khoảng 40% kỹ sư và 60% chuyên gia Các tình huống đấu thầu đa dạng yêu cầu đội ngũ thực hiện phải có kiến thức sâu rộng về ngoại ngữ, marketing, kỹ thuật thương mại và tài chính Điều này đảm bảo rằng mọi khâu trong quy trình đấu thầu được thực hiện hiệu quả, tuân thủ Luật đấu thầu Việt Nam và quy chế của XNLD, từ đó cung cấp hàng hóa đúng tiến độ, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất của XNLD.
Kỹ thuật quản lý trong đấu thầu: 71
Quản lý đấu thầu tại XNLD được thực hiện theo kỹ thuật vòng tròn Deming, bao gồm các bước liên tục từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đến hành động Việc áp dụng phương pháp này giúp cán bộ, các phòng ban và Lãnh đạo XNLD nhận diện rõ ràng điểm mạnh và điểm yếu trong từng giai đoạn đấu thầu, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời Trong đó, khâu lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng nhất; kế hoạch càng chính xác và thực tiễn thì hiệu quả thực hiện càng cao Đồng thời, trong quá trình lập kế hoạch, cần dự phòng rủi ro và biến động thị trường giá cả để đảm bảo tính khả thi.
Trong quá trình lập kế hoạch cho gói thầu mua sắm vật tư thiết bị, cần phải xem xét kỹ lưỡng nhu cầu cho năm tới, kiểm tra giá cả của các hợp đồng đã ký và đặc biệt là tính đến sự biến động của thị trường cùng với việc dự phòng rủi ro Để đảm bảo kế hoạch được thực hiện hiệu quả, việc chú trọng vào các yếu tố này là vô cùng quan trọng.
Người có trách nhiệm cần nắm rõ mục tiêu và tầm quan trọng của công việc, đồng thời hiểu biết sâu sắc về quy trình và các tác nghiệp liên quan để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
- Người thực hiện phải được cung cấp đầy đủ thông tin khi cần và được trang bị đầy đủ kiến thức của công việc liên quan
Để đảm bảo công tác đấu thầu mua sắm hiệu quả, cán bộ phòng thương mại và các phòng ban liên quan cần nắm vững mục tiêu và quy trình đấu thầu, đồng thời được đào tạo cả ngắn hạn và dài hạn để có kiến thức đầy đủ về mua sắm vật tư, thiết bị Kết quả thực hiện cần được kiểm tra kỹ lưỡng để xác định tính hợp lý của kế hoạch và việc thực hiện, từ đó phát hiện sai sót và đề ra giải pháp khắc phục Hành động phòng ngừa cũng rất quan trọng; khi phát hiện sự sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, cần phân tích nguyên nhân và tìm cách khắc phục hiệu quả.
Mỗi năm, XNLD thực hiện báo cáo tổng hợp kết quả công tác đấu thầu để trình Lãnh đạo, chỉ ra những điểm mạnh và tồn tại, từ đó phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị.
Kỹ thuật quản lý đấu thầu trong ngành dầu khí đang được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và sự thay đổi trong công tác đấu thầu Với đặc thù tìm kiếm và khai thác tài nguyên thiên nhiên cùng với sự biến động của giá dầu, công tác đấu thầu mua sắm vật tư và thiết bị cho khoan và khai thác dầu khí chịu ảnh hưởng mạnh mẽ Do đó, lãnh đạo XNLD cần chú trọng vào việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động để phát hiện các vấn đề sai lệch và tìm ra giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện quy trình đấu thầu.
Phân tích quy trình đấu thầu mua sắm hàng hoá, vật tư, thiết bị ở XNLD “Vietsovpetro” 73
Dựa trên nhu cầu sản xuất và kế hoạch tài chính đã được Hội đồng XNLD phê duyệt, Đơn vị đặt hàng phối hợp với các phòng ban chức năng để xác nhận nhu cầu mua sắm và lập đơn hàng cho năm tiếp theo Đơn hàng mua sắm có giá trị từ 500.000 USD (đối với hàng nhập khẩu) và 3 tỷ VNĐ (đối với hàng nội địa) phải được trình lãnh đạo XNLD và phó Tổng giám đốc vật tư để được phê duyệt Các đơn hàng còn lại sẽ được trình lãnh đạo XNLD phụ trách và phó tổng giám đốc phụ trách Vật tư và Vận tải phê duyệt Đơn hàng cần có yêu cầu kỹ thuật cụ thể, chất lượng, đặc tính kỹ thuật, thời hạn cấp hàng và xuất xứ hàng hóa.
2.8.2 Lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu
Trên cơ sở đơn hàng đã được phê duyệt, phòng thực hiện lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu a) Kế hoạch đấu thầu bao gồm:
- Số đơn hàng, tên hàng hoá, ngày phê duyệt
- Mục tài chính, giá trị gói thầu
- Hình thức lựa chọn nhà thầu: đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh
- Bảng điểm và tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật, thương mại, tài chính
- Danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu
Tổ trưởng Tổ xét thầu và thành viên tổ chuyên gia xét thầu có trách nhiệm quan trọng trong quá trình đánh giá hồ sơ mời thầu, bao gồm các tài liệu như thư mời thầu, chỉ dẫn cho nhà thầu, dự thảo hợp đồng, mẫu bảo đảm dự thầu (Bid Bond) và mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng (Performance Bond).
Kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu sau khi hoàn thiện sẽ được gửi đến đơn vị đặt hàng và phòng chức năng để xem xét Sau đó, hồ sơ sẽ được ký tắt, chuyển cho Phó tổng phụ trách và Phó tổng vật tư để thỏa thuận Cuối cùng, Tổng giám đốc sẽ phê duyệt và trình lên hai bên để phê duyệt cho những gói thầu thuộc thẩm quyền của cả hai bên.
2.8.3 Gửi hồ sơ mời thầu:
XNLD đã gửi hồ sơ mời thầu (HSMT) đến các nhà thầu trong danh sách đã được phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu (KHĐT) Thời hạn nộp thầu là 30 ngày kể từ ngày gửi HSMT.
2.8.4 Tiếp nhận, mở HSDT và xem xét đánh giá HSDT:
XNLD tiếp nhận hồ sơ dự thầu (HSDT) từ các nhà thầu, ghi rõ thời gian nhận và có chữ ký của đại diện hãng trên phong bì Các phong bì này được bảo quản cẩn thận và bàn giao cho Tổ chuyên gia xét thầu để mở ngay sau thời điểm đóng thầu Những HSDT hợp lệ sẽ được chuyển cho Nhóm chuyên gia kỹ thuật để tiến hành xem xét và đánh giá Nhóm kỹ thuật sẽ đánh giá các hồ sơ dự thầu dựa trên bảng tiêu chuẩn đã được chánh kỹ sư XNLD phê duyệt.
"Vietsovpetro", Phó Tổng giám đốc phụ trách phê duyệt Lập kết luận kỹ thuật trình lãnh đạo XNLD phê duyệt và gửi phòng Thương mại để thực hiện tiếp
2.8.5 Báo cáo kết quả xét thầu: a) Lập báo cáo kết quả xét thầu: Trong vòng 07 ngày kể từ khi kết luận kỹ thuật được phê duyệt, phòng thực hiện lập báo cáo, chuyển đơn vị đặt hàng, các phòng chức năng ký tắt b) Thẩm định kết quả xét thầu: Tuỳ theo tính chất của từng gói thầu, theo yêu cầu của Tổng giám đốc/Phó tổng giám đốc thứ nhất/Phó tổng giám đốc phụ trách Thương mại/Lãnh đạo XNLD phụ trách, báo cáo kết quả xét thầu được chuyển cho phòng Luật để thẩm định, việc thẩm định được tiến hành phù hợp với các quy định trong Luật đấu thầu Việt Nam c) Phê duyệt kết quả xét thầu: Phòng thực hiện trình báo cáo cho Lãnh đạo phụ trách và Phó tổng giám đốc phụ trách Thương mại/Vật tư thoả thuận trình Phó tổng thứ nhất và Tổng giám đốc XNLD phê duyệt sau đó trình tiếp Hai phía tham gia XNLD phê duyệt đối với những gói thầu thuộc thẩm quyền Hai phía phê duyệt
2.8.6 Đàm phán và ký kết hợp đồng: a) Trường hợp gửi bằng thư tín: Phòng thực hiện gửi dự thảo hợp đồng cho đơn vị đặt hàng, phòng chức năng, lãnh đạo phụ trách ký tắt, trình Lãnh đạo XNLD có thẩm quyền ký hợp đồng Trong dự thảo hợp đồng yêu cầu nhà thầu trong vòng bảy ngày làm việc phải gửi thư xác nhận ký hợp đồng Trong trường hợp nhà thầu gửi thư sửa đổi, phòng thực hiện phải phối hợp đơn vị đặt hàng, phòng ban cũng trả lời cho nhà thầu b) Trường hợp ký trực tiếp: trong vòng 03 ngày làm việc sau khi báo cáo kết quả xét thầu đã được phê duyệt và dự thảo hợp đồng đã được ký tắt, phòng thực hiện tổ chức đàm phán với nhà thầu trúng thầu
2.8.7 Thực hiện và kết thúc hợp đồng:
Sau khi ký hợp đồng, XNLD và nhà thầu phối hợp để giao nhận và kiểm tra hàng hóa Nếu nhà thầu thực hiện đúng các điều khoản, XNLD sẽ thanh toán và kết thúc hợp đồng Ngược lại, nếu không thực hiện tốt, các biện pháp chế tài sẽ được áp dụng theo hợp đồng Đây là quy trình đấu thầu theo quy chế mua sắm của XNLD Tuy nhiên, do chất lượng đầu bài mời thầu chưa cao và công tác marketing nhà cung cấp hạn chế, tiến độ thực hiện bị kéo dài, dẫn đến một số gói thầu phải thực hiện nhiều lần mới thành công.
Nhận xét chung về thực tế thực hiện quy trình đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị ở XNLD 75
Việc đấu thầu tại XNLD tuân theo Quy chế đấu thầu và Luật đấu thầu hiện hành, nhưng các quy định này thường quá khắt khe và chưa hoàn toàn phù hợp với thực tế thị trường toàn cầu Để nâng cao hiệu quả đấu thầu, XNLD cần tận dụng sự cho phép của Chính phủ và Tập đoàn Dầu khí, từ đó tạo ra sự linh hoạt trong quá trình thực hiện, giúp đạt được kết quả tốt hơn.
Một số gói thầu đã được XNLD hoàn thành chỉ trong 60 ngày do nhu cầu cấp bách, với việc cung cấp vật tư và thiết bị phù hợp Quá trình này vẫn tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật đấu thầu.
Theo quy định của Luật đấu thầu, nhà thầu cần mở bảo đảm thực hiện hợp đồng trước khi ký kết Tuy nhiên, mẫu bảo đảm lại yêu cầu mở bằng 10% giá trị hợp đồng và có thời hạn hiệu lực tính từ ngày xác nhận hợp đồng Do đó, Tập đoàn Dầu khí vẫn cho phép việc mở bảo đảm thực hiện hợp đồng có thể diễn ra sau khi hợp đồng đã được ký.
XNLD có quyền xem xét danh sách mời thầu cho năm tới dựa trên kết quả đấu thầu năm nay Những nhà thầu đã trúng thầu nhưng có thái độ cứng nhắc trong việc thực hiện hợp đồng cung cấp hàng hóa và dịch vụ sẽ được xem xét kỹ lưỡng trước khi được đưa vào danh sách mời thầu cho năm sau.
Các nhà thầu đã trúng thầu có thể thay đổi thông số kỹ thuật hoặc điều chỉnh các điều khoản trong hợp đồng, miễn là sự thay đổi đó không ảnh hưởng đến quyền lợi của XNLD và thậm chí có thể mang lại lợi ích tốt hơn cho XNLD Tuy nhiên, vẫn tồn tại những điểm chưa tốt trong quá trình này.
Thời gian thực hiện dự án bị kéo dài do quy trình đấu thầu chưa được thực hiện hiệu quả Cụ thể, đầu bài mời thầu thiếu rõ ràng và chưa đầy đủ các đặc tính cũng như thông số kỹ thuật Giá dự kiến của gói thầu không chính xác và chưa phản ánh thực tế biến động của thị trường thế giới cùng khả năng của các nhà sản xuất.
- Tổ chức ký tắt ở các phòng ban, xí nghiệp quá nhiều làm mất thời gian.
Phân tích hiệu quả của công tác đấu thầu 76
Đánh giá hiệu quả công tác đấu thầu có thể được thực hiện thông qua một số chỉ tiêu cụ thể Ví dụ, trong hai năm 2003 và 2004, chúng ta có thể phân tích hiệu quả của việc ký kết hợp đồng cung cấp vật tư và thiết bị cho XNLD dựa trên chỉ tiêu năng suất.
Bảng 2.13 – Năng suất thực hiện hợp đồng ĐVT 2003 2004 Tỷ lệ 2004/2003
Số người bình quân Người 75 59 79
Số lượng gói thầu đã thực hiện thành công Gói thầu 862 676 78
Số lượng hợp đồng đã ký Hợp đồng 1686 1509 90
Giá trị hợp đồng đã ký Tr.USD 361 366 101
Tỷ lệ số gói thầu/Số người tham gia
Tỷ lệ giá trị HĐ/số người tham gia
Tỷ lệ số lượng HĐ/số người tham gia
Năng suất thực hiện hợp đồng đã ký, trị giá hợp đồng đã ký năm 2004 cao hơn so với năm 2003 (đạt 118% và 129%) thể hiện công tác đấu thầu năm
Năm 2004, hiệu quả hoạt động của XNLD "Vietsovpetro" đã được cải thiện đáng kể so với năm 2003, với mỗi cán bộ tham gia vào hàng chục gói thầu phức tạp Kết quả thực hiện được đánh giá khá thành công, phản ánh nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên Quy trình thương mại tại XNLD ngày càng hoàn thiện nhờ vào kinh nghiệm tích lũy qua các năm.
Như đã phân tích thì thời gian thực hiện của gói thầu thành công lần 1 là:
Trong 201 ngày, lần thứ hai có thời gian thực hiện là 239 và 257 ngày Tuy nhiên, một số gói thầu do nhu cầu sản xuất gấp rút chỉ yêu cầu thời gian thực hiện 120 ngày Do đó, thời gian thực hiện trung bình cho một cuộc thầu nhỏ hơn so với thời gian thực hiện của gói thầu đấu thành công trong lần đấu thầu đầu tiên.
Bảng 2.14- Thời gian trung bình cho một cuộc đấu thầu năm 2003-2004
Năm 2003 TH/KH (2003) Năm 2004 TH/KH (2004)
Thời gian thực hiện một gói thầu tối thiểu là 06 tháng, và tỷ lệ thời gian thực hiện/thực tế trong đấu thầu năm 2004 thấp hơn so với năm 2003, cho thấy hiệu quả đấu thầu năm 2004 cao hơn Thời gian thực hiện ngắn hơn giúp cung cấp vật tư, thiết bị kịp thời, đảm bảo tiến độ sản xuất của XNLD Điều này cũng phản ánh sự cải thiện trong chuyên môn của đội ngũ chuyên gia tham gia xử lý các cuộc đấu thầu.
Bảng 2.15 - Hiệu quả về thực hiện hợp đồng năm 2000-2005 Đvt: tr.USD
Trị giá hợp đồng đã ký 345 243 324 237 195 246 Trị giá thanh toán trong kỳ 220 225 289 213 178 144
Tỷ lệ phạt/trị giá hợp đồng (%) 0.17 0.09 0.15 0.26 0.225 0.12
Tỷ lệ phạt trong năm 2001 chỉ đạt 0,09%, cho thấy việc thực hiện hợp đồng trong năm này tốt hơn so với các năm khác Ngược lại, năm có tỷ lệ phạt cao nhất lại cho thấy sự thiếu hiệu quả trong việc thực hiện các hợp đồng.
Năm 2001, sau khi ký hợp đồng, các nhà thầu trúng thầu đã thực hiện tốt và đầy đủ các điều khoản quy định trong hợp đồng, bao gồm giao chứng từ, giao hàng đúng thời hạn, bảo hành và vận chuyển.
Theo báo cáo của phòng Thương mại phần lớn các khoản phạt trên do những nguyên nhân sau:
- Do hàng giao hàng chậm
- Hàng được giao không đúng yêu cầu của XNLD
- Do thời gian vận chuyển hàng hoá không đảm bảo
Việc tổ chức đấu thầu và ký kết hợp đồng chỉ hoàn thành khoảng 45% công việc, trong khi 55% còn lại phụ thuộc vào quá trình thực hiện và kết thúc hợp đồng Giai đoạn này rất quan trọng để xác định giá trị của việc chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo giao hàng đúng hạn, chất lượng và dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng tốt Sự hợp tác chặt chẽ và thiện chí giữa XNLD và các nhà thầu trúng thầu là điều kiện tiên quyết cho việc lựa chọn danh sách nhà dự thầu cho năm sau Nếu nhà thầu có điều kiện quá cứng nhắc hoặc không thực hiện tốt giao hàng và bảo hành, XNLD cần xem xét lại khi lập danh sách mời thầu cho các gói thầu tiếp theo.
Nhận xét chung về hoạt động đấu thầu ở XNLD 78
Trên cơ sở kết quả phân tích, ta thấy công tác đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị có những ưu điểm và những tồn tại sau đây:
1) Ưu điểm a) Cung cấp kịp thời vật tư, thiết bị, đảm bảo tiến độ sản xuất: thông qua đấu thầu, phần lớn các vật tư, thiết bị được cung cấp kịp thời phục vụ nhu cầu sản xuất Do nhu cầu cấp thiết của sản xuất, có những gói thầu như: mua phụ tùng, thiết bị cho UBN “Chí Linh”, mua hoá phẩm xử lý dầu…thời gian từ gọi thầu đến nhận vật tư, thiết bị chỉ mất khoảng 70-100 ngày b) Cung cấp vật tư, thiết bị đạt yêu cầu kỹ thuật: Việc tổ chức đấu thầu chào hàng cạnh tranh giúp XNLD lựa chọn được chào hàng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật (chất lượng, đặc tính kỹ thuật, sự động bộ của vật tư, thiết bị) c) Lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu về thời hạn cung cấp hàng, đảm bảo đầy đủ các dịch vụ bảo hành và các dịch vụ liên quan, tránh rủi ro ảnh hưởng đến quyền lợi của XNLD Để nâng cao uy tín với bạn hàng, phần lớn các nhà thầu có uy tín thường thực hiện tốt các nghĩa vụ bảo hành, bảo dưỡng liên quan Có những nhà thầu mời (không tính phí) cán bộ chuyên gia của XNLD đi khảo sát kiểm tra hàng ngay tại nhà máy sản xuất vật tư, thiết bị tạo điều kiện cho các cán bộ tìm hiểu học hỏi được nhiều hơn nền công nghệ tiên tiến của nước bạn
Mặc dù lĩnh vực đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị tại XNLD "Vietsovpetro" đóng vai trò quan trọng, nhưng vẫn gặp phải một số tồn tại do tính phức tạp và sự phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
2) Tồn tại a) Việc xác nhận nhu cầu, lập kế hoạch dự toán cho từng gói thầu chưa tốt: Công việc giám sát, kiểm tra việc lập kế hoạch mua sắm còn hạn chế, kế hoạch mua sắm do các đơn vị cơ sở lập nhiều khi không sát với nhu cầu thực tế của đơn vị mình, dẫn đến dư thừa, lãng phí vật tư thiết bị Hàng năm, xí nghiệp thường có một số lượng khá lớn vật tư tồn kho không dùng đến, phải thanh lý với giá rẻ để giảm chi phí bảo quản số vật tư dư thừa không thể sử dụng do không phù hợp với công nghệ mới Bên cạnh đó, có nhiều vật tư, phụ tùng khan hiếm, đặc biệt là dành cho công tác bảo dưỡng sửa chữa được cung cấp không đúng thời hạn cần thiết, gây nhiều thiệt hại cho hoạt động sản xuất của XNLD
Lập kế hoạch không dựa trên kết quả đấu thầu năm trước và giá thị trường thực tế là nguyên nhân chính dẫn đến việc chào thầu vượt dự toán, buộc phải tổ chức đấu thầu lại Hơn nữa, việc kiểm kê hàng hoá tồn kho không chính xác gây ra tình trạng thừa thiếu hàng hoá giữa các bộ phận Bên cạnh đó, sự chậm trễ trong quá trình thực hiện đấu thầu cũng là một vấn đề cần được khắc phục.
Việc lập kế hoạch và nhu cầu cho năm tới diễn ra chậm, dẫn đến một số đơn hàng được chuyển đến phòng thực hiện gần với thời hạn cấp hàng, gây khó khăn cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng, cũng như cho nhà cung cấp sản xuất kịp thời Thời hạn cung cấp hàng trong đơn hàng thường quá ngắn và không hợp lý Công tác marketing chưa hiệu quả trong việc nghiên cứu thị trường và giá cả, khiến thông tin về kỹ thuật và nhà cung cấp chưa đầy đủ Theo Luật đấu thầu Việt Nam và tài liệu FIDIC, yêu cầu kỹ thuật là rất quan trọng, nhưng nhiều đơn hàng của XNLD lại có yêu cầu kỹ thuật không rõ ràng, làm tăng thời gian đàm phán với nhà cung cấp Quy trình từ lập kế hoạch đến ký hợp đồng mất khoảng 5-8 tháng, và nếu tính cả thời gian chuẩn bị hàng, mỗi gói thầu có thể kéo dài từ 7-11 tháng Luật đấu thầu quá chặt chẽ cũng gây khó khăn cho nhà đầu tư trong việc quyết định chọn thầu kịp thời để cung cấp vật tư, thiết bị cho nhu cầu sản xuất của XNLD "Vietsovpetro".
Trong giai đoạn 2000-2005, công tác đấu thầu mua sắm VTTB và thuê dịch vụ tại XNLD đã đạt được nhiều kết quả tích cực, với kế hoạch mua sắm được lập chi tiết và kịp thời Tuy nhiên, một số vấn đề vẫn tồn tại, như việc lập nhu cầu và dự toán mua sắm chưa đầy đủ và kịp thời từ một số bộ phận, dẫn đến thời gian ra đơn hàng và cung cấp hàng hóa quá ngắn Điều này khiến cho quá trình đấu thầu phải diễn ra gấp rút, đôi khi không đạt được kết quả mong muốn Nếu khắc phục được những hạn chế này, công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa tại XNLD sẽ được cải thiện đáng kể, mặc dù lĩnh vực đấu thầu vẫn còn nhiều phức tạp và cần tìm ra những điểm cần hoàn thiện.
NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ THƯƠNG MẠI Ở XNLD “VIETSOVPETRO” 81
Yêu cầu của công tác mua sắm vật tư thiết bị trong giai đoạn từ năm 2000-2100 81
Cuối thế kỷ 20 và đầu thế kỷ 21, kinh tế thế giới trải qua nhiều biến đổi quan trọng, với khủng hoảng tiền tệ đã qua, mở ra chu kỳ phát triển mới, đặc biệt tại khu vực Châu Á-Thái Bình Dương Sự gia tăng nhu cầu về dầu lửa và khí đốt tạo điều kiện thuận lợi cho ngành sản xuất dầu khí phát triển.
Trong giai đoạn này, nhà máy lọc dầu Dung Quất sẽ hoàn thành với công suất thiết kế vượt 6 triệu tấn/năm, đánh dấu sự phát triển của ngành công nghiệp lọc dầu tại Việt Nam Đồng thời, nhà máy lọc dầu thứ hai cũng sẽ được xây dựng, cùng với sự mở rộng các nhà máy nhiệt điện ở phía Nam và gia tăng công suất của nhà máy điện Phú Mỹ Hệ thống đường ống dẫn khí đốt sẽ được củng cố, nhằm đảm bảo công suất đạt từ 7-10 tỷ m3/năm.
Tiềm năng khí đốt của vùng Nam Việt Nam ước tính khoảng 58 tỷ m³, cho thấy khả năng khai thác khí sẽ trở thành ngành chủ lực trong ngành dầu khí của nước ta trong tương lai Đảng ta đã xác định rõ ưu tiên phát triển các lĩnh vực chủ yếu như nông nghiệp, công nghiệp chế biến và khai thác, bao gồm cả khai thác dầu khí Quy hoạch phát triển kinh tế biển nhằm liên kết các ngành kinh tế quan trọng như dầu khí, vận tải biển, khoáng sản biển, và đóng sửa chữa tàu biển, sẽ hình thành các mũi nhọn công nghệ tiên tiến, có giá trị xuất khẩu cao, từ đó tạo nguồn tích lũy ổn định cho nền kinh tế quốc dân.
Dựa trên định hướng phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước, cùng với tiềm năng và trữ lượng hiện có, XNLD “Vietsovpetro” đã xây dựng kế hoạch phát triển cho giai đoạn 2000-2100.
Bảng 3.1 - Sản lượng khai thác dầu khí của XNLD
1 Sản lượng dầu (tr.tấn)
Mục tiêu tổng quát trong giai đoạn này là ổn định sản xuất và nâng cao hiệu quả với quy mô lớn hơn Do sản lượng dầu khai thác đã giảm sau thời kỳ đỉnh cao, xí nghiệp sẽ tập trung vào việc khai thác khí đồng hành, biến ngành khai thác khí thành một hướng sản xuất chính Các hoạt động khoan khai thác dầu sẽ dừng lại, xí nghiệp sẽ chuyển sang khai thác khí đốt, đồng thời tiến hành khoan tìm kiếm, thăm dò và khai thác các mỏ mới, mở rộng dịch vụ ra bên ngoài.
Dầu (tr.tấn) Khí (tỷ m3)
Hình 3.1 - Sản lượng khai thác dầu, khí từ năm 2002-2010
Việc mua sắm vật tư thiết bị và dịch vụ kỹ thuật cho khoan thăm dò và khai thác dầu khí là rất quan trọng để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất của XNLD Tổ chức đấu thầu quốc tế và chào thầu cạnh tranh giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng vật tư và thiết bị, thời hạn giao hàng đúng tiến độ sản xuất, cùng với giá cả cạnh tranh nhất.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị thương mại ở XNLD “Vietsovpetro” 82
Công tác đấu thầu mua sắm tại XNLD đang gặp nhiều khó khăn do đội ngũ tham gia thiếu kinh nghiệm và chưa được đào tạo bài bản Quy trình thực hiện đấu thầu còn nhiều điểm chưa hoàn thiện, và Luật đấu thầu quá nghiêm ngặt gây khó khăn cho Lãnh đạo trong việc ra quyết định Bên cạnh đó, công tác marketing, nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp cũng còn yếu Để cải thiện tình hình, cần đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác đấu thầu và thương mại tại XNLD “Vietsovpetro”.
3.2.1 Hoàn thi ệ n quy trình đấ u th ầ u
Theo kết qủa phân tích thì quy trình đấu thầu ở XNLD “Vietsovpetro” có nhiều điểm chưa tốt, chưa được hoàn thiện do những nguyên nhân sau:
Do đầu bài kỹ thuật không rõ ràng và thiếu chi tiết, các nhà thầu thường yêu cầu XNLD làm rõ để có thể chào thầu hợp lệ Nếu không, họ sẽ phải tổ chức đấu thầu lại do chào thầu không đạt yêu cầu kỹ thuật Điều này dẫn đến việc kéo dài thời gian đấu thầu, gây chậm trễ trong việc cung cấp vật tư và thiết bị, không đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất của XNLD.
Giá dự toán của gói thầu thường được xác định dựa vào khung giá cứng theo giá chào thầu của năm trước, dẫn đến tình trạng một số nhà thầu chào giá vượt mức dự toán, buộc XNLD phải tổ chức đấu thầu lại Việc lập giá dự toán như vậy không phản ánh đúng thực tế và thiếu chính xác do ảnh hưởng của lạm phát và biến động giá cả thị trường hàng năm Để cải thiện quy trình đấu thầu, cần điều chỉnh giá dự toán bằng cách căn cứ vào giá mua năm trước và cộng thêm tỷ lệ biến động của giá thị trường.
3.2.1.1 Hoàn thiện đầu bài kỹ thuật: phải rõ ràng về các đặc tính, thông số kỹ thuật, năm sản xuất, nguồn gốc của vật tư, thiết bị, các chứng chỉ tài liệu liên quan và thời hạn giao hàng đúng tiến độ sản xuất
- Đầu bài kỹ thuật hoàn thiện giúp nhà thầu chào hàng đúng chủng loại vật tư, thiết bị, theo yêu cầu của XNLD
Tiết kiệm thời gian đấu thầu là một lợi ích quan trọng khi đầu bài kỹ thuật được xác định rõ ràng Thực tế cho thấy, chỉ cần thực hiện một lần đấu thầu là đủ để đạt được thành công, giúp tiết kiệm ít nhất 30 ngày cho mỗi cuộc thầu Do đó, thời gian tiết kiệm trong năm 2006 sẽ rất đáng kể.
Bảng 3.2- Thống kê áp dụng biện pháp cải thiện đầu bài kỹ thuật
Sau khi áp dụng biện pháp
Số gói thầu thành công trong lần 1 gói 531 531 0 100
Số ngày thực hiện cho 1 cuộc thầu ngày 192 154 38 80
Áp dụng biện pháp vào công tác đấu thầu tại XNLD từ năm 2006 sẽ giúp rút ngắn thời gian thực hiện xuống chỉ còn 80% so với trước đây, từ đó XNLD sẽ chủ động hơn trong việc lập đầu bài thầu, đảm bảo cung cấp kịp thời vật tư và thiết bị cho sản xuất.
3.2.1.2 Xây dựng khung giá dự kiến để xét duyệt thầu: Việc xây dựng khung giá dự kiến sát thực tránh tình trạng giá dự toán quá cao hoặc quá thấp dẫn đến:
- Giá dự kiến mua sắm vật tư, thiết bị quá cao làm ứ đọng vốn, không sử dụng vốn cho các hoạt động khác của XNLD để thu lợi nhuận
Khi giá dự kiến quá thấp, các chào thầu thường vượt quá giá dự toán, dẫn đến việc XNLD phải tiến hành đấu thầu lại Điều này không chỉ làm mất nhiều thời gian mà còn gây khó khăn trong việc cung cấp vật tư và thiết bị đúng tiến độ sản xuất.
Để xây dựng khung giá dự kiến chính xác, XNLD cần căn cứ vào giá mua thiết bị của năm trước, sau đó điều chỉnh bằng một hệ số biến động giá khi đã có đủ thông tin về giá trị thị trường toàn cầu.
Dựa trên giá mua vật tư và thiết bị đã được phân tích, tôi xin đề xuất phương pháp xây dựng khung giá dự kiến cho năm 2006 đối với một số vật tư và thiết bị chủ yếu của XNLD như sau:
Theo Bộ Tài chính, lạm phát năm 2006 dự kiến sẽ khiến giá xăng dầu tăng từ 5% đến 7%, dẫn đến hệ số biến động giá vật tư và thiết bị cho hoạt động khai thác dầu khí cũng tăng khoảng 5%.
Bảng 3.3 - Xây dựng khung giá dự kiến năm 2005 cho 03 loại vật tư chủ yếu Đvt: tr USD
Hệ số biến động giá năm
Khoảng giá dự kiến năm
2006 Vật tư, thiết bị khoan 138 51.3 2.57 53.87 Vật tư, thiết bị khai thác 249 86.5 4.3 90.83 Vật tư, thiết bị xây lắp 42 26.4 1.32 27.72 Giá dự kiến năm 2006 = Giá mua năm 2005 (theo hợp đồng đã ký) ±
(Hệ số biến động giá = Hệ số lạm phát)
Việc xây dựng khung giá dự kiến là cần thiết để người lập kế hoạch mua sắm có thể tính toán chính xác giá trị mua sắm, từ đó trình Hội đồng XNLD phê duyệt Điều này giúp tránh tình trạng ứ đọng và lãng phí vốn, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc xét duyệt thầu hoặc đấu thầu lại, góp phần đảm bảo cung cấp kịp thời vật tư và thiết bị cho sản xuất.
3.2.2 Đ ào t ạ o nâng cao trình độ cho độ i ng ũ cán b ộ và lãnh đạ o tham gia công tác đấ u th ầ u
Đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu cần có trình độ chuyên môn vững vàng và kiến thức đa dạng về ngoại ngữ, thương mại-tài chính, kỹ thuật, luật pháp và quy trình đấu thầu Để hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định liên quan đến đấu thầu mua sắm hàng hóa, công tác đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn thương mại và marketing tại XNLD cần được chú trọng hơn nữa Các hình thức đào tạo ngắn hạn hoặc tập trung, cả trong nước và ngoài nước, sẽ giúp trang bị cho cán bộ tham gia đấu thầu kiến thức chuyên môn cao và khả năng nắm bắt xu hướng thương mại toàn cầu, từ đó nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại XNLD.
Hàng năm, XNLD cần cử cán bộ kỹ thuật và thương mại tham gia các khóa đào tạo trong và ngoài nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, với chi phí ước tính cho các hoạt động này.
Bảng 3.4 – Chi phí đào tạo cán bộ tham gia đấu thầu
Cán bộ thương mại-tài chính- marketing và vật tư
Chi phí cho một người (USD)
Tổng chi phí (USD) Đào tạo ngắn hạn trong nước 15 10 300 7.500 Đào tạo ngắn hạn nước ngoài 5 5 5000 50.000
Tổng chi phí đào tạo hàng năm cho hoạt động đấu thầu 57.500
Chi phí đào tạo hàng năm cho đội ngũ cán bộ có
3.2.3 Đẩ y m ạ nh công tác marketing nghiên c ứ u th ị tr ườ ng nhà cung ứ ng s ả n ph ẩ m và xây d ự ng c ơ s ở d ữ li ệ u thông tin v ề nhà cung c ấ p
Hiệu quả kinh tế của một số giải pháp 91
3.3.1 Giải pháp ký hợp đồng nguyên tắc, lâu dài với nhà sản xuất
Vào tháng 12 năm 2006, gói thầu mua máy đèn Yanmar cho tàu ‘Phú Quý-01’ được thực hiện với kế hoạch tài chính ban đầu là 210.000 USD XNLD đã tiến hành đấu thầu hạn chế và ký hợp đồng mua với giá 216.000 USD, vượt mức dự kiến 6.000 USD Thời gian giao hàng được ấn định là 4,5 tháng kể từ ngày ký hợp đồng 30-10-2006, tuy nhiên, quá trình nhận hàng đã bị chậm trễ 2,5 tháng so với kế hoạch sửa chữa của tàu.
Khi XNLD ký hợp đồng nguyên tắc với công ty AA, họ sẽ nhận được nhiều lợi ích, bao gồm việc có chuyên gia và cán bộ kỹ thuật thường xuyên hỗ trợ, theo dõi tình trạng máy móc và đưa ra khuyến cáo phù hợp Điều này không chỉ giúp duy trì hiệu suất hoạt động mà còn đảm bảo XNLD tiếp cận được bộ đơn giá toàn cầu của nhà sản xuất, từ đó mua sắm với giá hợp lý hơn.
Theo kinh nghiệm mua sắm của XNLD, giá bán của nhà sản xuất thường thấp hơn giá của các công ty cung cấp trung gian Sự chênh lệch giá này có thể dao động từ 15-20% tùy theo từng mặt hàng.
- Giả sử lợi nhuận của nhà cung cấp là: 20% x 216.000 = 43.200 USD
- Giá trị thực của máy sẽ là: 172.800 USD
- Chi phí sửa chữa máy đèn do chưa có máy mới thay thế theo thực tế hoá đơn của nhà máy là: 2.500 USD
Tổng chi phí XNLD bỏ ra trong trường là: 172.800 USD + 43.200 USD + 2.500 USD = 218.000 USD
+ Trường hợp áp dụng ký hợp đồng nguyên tắc:
Chi phí mua máy bao gồm lợi nhuận chi trả cho nhà cung cấp, thuế xuất khẩu (nếu có), chi phí vận tải và bảo hiểm được quy định trong hợp đồng, tổng cộng khoảng 10-12%, tương đương 20.736 USD Do đó, tổng chi phí mua máy sẽ là 172.800 USD cộng với 20.736 USD, dẫn đến tổng số tiền là 193.356 USD.
Khi ký hợp đồng nguyên tắc, XNLD không chỉ mua hàng với giá rẻ và đảm bảo mà còn nắm bắt được giá cả chính xác từ nhà sản xuất Bộ đơn giá toàn cầu được cung cấp bởi nhà sản xuất sẽ thay đổi hàng năm, với mức thay đổi trung bình khoảng (+/-) 5% Việc có bộ đơn giá này giúp công tác lập dự toán mua hàng trở nên tiện lợi, chính xác và đơn giản hơn, tạo cơ sở vững chắc cho các quyết định mua sắm.
3.2.2 Áp dụng hình thức Thương mại điện tử
Lợi ích của thương mại điện tử (TMĐT) trong hoạt động thương mại của doanh nghiệp là vô cùng lớn và ngày càng trở nên cần thiết, phù hợp với xu hướng toàn cầu Việc áp dụng TMĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cụ thể, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và mở rộng thị trường.
Mở rộng thị trường với chi phí đầu tư thấp hơn so với thương mại truyền thống giúp dễ dàng tiếp cận nhà cung cấp và khách hàng toàn cầu, từ đó mở rộng mạng lưới giao dịch và mua hàng với giá ưu đãi hơn.
+ Giảm chi phí sản xuất: Giảm chi phí giấy tờ, chi phí chia xẻ thông tin, chi phí in ấn, gửi văn bản truyền thống
Tự động hóa giao dịch qua Web và Internet cho phép hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục 24/7/365 mà không phát sinh chi phí biến đổi đáng kể.
+ Giảm chi phí thông tin liên lạc
+ Giảm chi phí mua sắm: Thông qua giảm các chi phí quản lý hành chính (80%), giảm giá mua hàng (5-15%)
Củng cố mối quan hệ với khách hàng là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh Việc giao tiếp dễ dàng qua mạng giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng và trung gian, đồng thời việc cá biệt hóa sản phẩm và dịch vụ cũng góp phần tăng cường sự gắn bó với các nhà cung cấp.
+ Thông tin cập nhật: Mọi thông tin trên web như sản phẩm, dịch vụ, giá cả…đều có thể được cập nhật nhanh chóng và kịp thời
Việc nâng cao uy tín và hình ảnh doanh nghiệp không chỉ cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng mà còn tạo cơ hội cho các đối tác kinh doanh mới Đồng thời, việc đơn giản hóa và quy chuẩn hóa các quy trình giao dịch giúp tăng năng suất, giảm chi phí giấy tờ và vận chuyển Điều này cũng tăng khả năng tiếp cận thông tin và mang lại sự linh hoạt trong giao dịch cũng như hoạt động kinh doanh.
3.4 Tổ chức, kiến nghị thực hiện các giải pháp
3.4.1 Kiến nghị với cấp quản lý vĩ mô
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, ngành dầu khí gặp khó khăn trong việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật đấu thầu trong công tác mua sắm hàng hóa phục vụ sản xuất Do đó, các cơ quan có thẩm quyền nên xem xét ban hành một quy chế mua bán hàng hóa riêng cho ngành dầu khí, chỉ yêu cầu áp dụng Luật đối với các dự án lớn mang tầm quốc gia Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa thông thường, cần cho phép các đơn vị tự quyết định hình thức lựa chọn nhà thầu như chào hàng cạnh tranh hoặc chỉ định nhà cung cấp, nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện.
3.4.2 Kiến nghị ở cấp XNLD Vietsovpetro
3.4.2.1 Nâng cao tính chính xác của công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị Công tác lập kế hoạch phải đi trước một bước
Kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất hàng năm, nhưng kế hoạch sản xuất chỉ được thông qua vào cuối năm Điều này dẫn đến việc khi hoàn thành kế hoạch mua sắm vật tư, thời hạn cung cấp đã gần kề Do đó, cần phải cải thiện quy trình lập kế hoạch vật tư để đảm bảo tính khoa học và hiệu quả hơn.
Dựa trên kế hoạch sản xuất đã được Hội đồng XNLD phê duyệt, cần xác định thời gian bắt đầu đấu thầu nhằm đảm bảo thiết bị vật tư được cung cấp đúng thời điểm cho từng hạng mục sản xuất Do đó, các đơn vị cơ sở và phòng Vật tư của XNLD cần nhanh chóng lập và phê duyệt đơn hàng để làm cơ sở cho việc đấu thầu mua sắm hàng hóa.
3.4.2.2 Nâng cao chất lượng đầu bài kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật trong đơn hàng
Đề nghị này hoàn toàn phù hợp với thực tế tại XNLD, khi mà việc quy định rõ ràng đầu bài kỹ thuật là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến trình đấu thầu diễn ra nhanh chóng Một đầu bài kỹ thuật chất lượng sẽ tạo điều kiện cho việc đấu thầu cạnh tranh, từ đó rút ngắn thời gian trong quy trình mua sắm hàng hóa.
3.4.2.3 Thể chế hoá quy trình đấu thầu
Cần bổ sung quy chế mua sắm của XNLD để làm rõ phạm vi và trách nhiệm của từng đơn vị phòng ban trong quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng Việc này giúp các bộ phận liên quan nắm vững quy trình và nhiệm vụ cụ thể của mình, từ đó cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban trong XNLD.
3.4.2.4 Đẩy mạnh công tác marketing và chiến lược bạn hàng
