XNLD “Vietsovpetro” (gồm những bước sau đây):
2.8.1. Lập đơn hàng.
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị, kế hoạch tài chính đã được Hội đồng XNLD phê duyệt, Đơn vị đặt hàng thống nhất cùng với các phịng ban chức năng kiểm tra xác nhận nhu cầu mua sắm, lập đơn hàng mua sắm hàng hố cho năm sau và gửi đến phịng Vật tư - Bộ máy Điều hành để thơng qua và trình lãnh đạo XNLD thoả thuận và
phê duyệt. Đơn hàng mua sắm cĩ giá trị từ 500.000 USD trở lên (đối với hàng ngoại nhập) 3 tỷ VNĐ (đối với hàng mua tại thị trường nội địa) phải được
trình lãnh đạo XNLD phụ trách và phĩ Tổng giám đốc vật tư để thoả thuận
sau đĩ trình Phĩ tổng giám đốc thứ nhất và Tổng giám đốc XNLD phê duyệt. Các đơn hàng mua sắm cĩ giá trị cịn lại được trình lãnh đạo XNLD phụ trách thoả thuận, trình Phĩ tổng giám đốc phụ trách Vật tư và Vận tải phê duyệt.
Đơn hàng cần phải cĩ yêu cầu kỹ thuật cụ thể, chất lượng, đặc tính kỹ thuật,
thời hạn cấp hàng, xuất xứ hàng hố…
2.8.2. Lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu.
Trên cơ sở đơn hàng đã được phê duyệt, phịng thực hiện lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu.
a) Kế hoạch đấu thầu bao gồm:
- Số đơn hàng, tên hàng hố, ngày phê duyệt - Mục tài chính, giá trị gĩi thầu
- Hình thức lựa chọn nhà thầu: đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh... - Bảng điểm và tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật, thương mại, tài chính - Danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu
- Tổ trưởng Tổ xét thầu, thành viên tổ chuyên gia xét thầu
b) Hồ sơ mời thầu: Bao gồm thư mời thầu, chỉ dẫn đối với nhà thầu, dự thảo hợp đồng, mẫu bảo đảm dự thầu (Bid Bond), mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng (Performance Bond).
Kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu sau khi tồn tất được chuyển đơn
vị đặt hàng, phịng chức năng xem xét, ký tắt, chuyển Phĩ tổng phụ trách, Phĩ tổng vật tư thoả thuận, Tổng giám đốc phê duyệt và trình tiếp hai phía phê
2.8.3. Gửi hồ sơ mời thầu:
XNLD tiến hành gửi HSMT cho các nhà thầu cĩ danh sách trong KHĐT
đã được phê duyệt với thời hạn nộp thầu là 30 ngày kể từ ngày gửi hồ sơ mời
thầu.
2.8.4. Tiếp nhận, mở HSDT và xem xét đánh giá HSDT:
XNLD nhận HSDT của các nhà thầu, đĩng dấu ghi rõ thời gian nhận
cùng đại diện hãng ký tên phong bì chứa hồ sơ dự thầu. Các phong bì được
bảo quản và bàn giao lại cho Tổ chuyên gia xét thầu để tiến hành mở ngay sau thời điểm đĩng thầu (deadline), sau đĩ HSDT hợp lệ sẽ được chuyển cho
Nhĩm chuyên gia kỹ thuật để xem xét và đánh giá. Nhĩm kỹ thuật đánh giá các hồ sơ dự thầu theo bảng tiêu chuẩn đánh giá đã được chánh kỹ sư XNLD "Vietsovpetro", Phĩ Tổng giám đốc phụ trách phê duyệt. Lập kết luận kỹ thuật
trình lãnh đạo XNLD phê duyệt và gửi phịng Thương mại để thực hiện tiếp.
2.8.5. Báo cáo kết quả xét thầu:
a) Lập báo cáo kết quả xét thầu: Trong vịng 07 ngày kể từ khi kết luận kỹ thuật được phê duyệt, phịng thực hiện lập báo cáo, chuyển đơn vị đặt hàng,
các phịng chức năng ký tắt.
b) Thẩm định kết quả xét thầu: Tuỳ theo tính chất của từng gĩi thầu, theo yêu cầu của Tổng giám đốc/Phĩ tổng giám đốc thứ nhất/Phĩ tổng giám đốc phụ
trách Thương mại/Lãnh đạo XNLD phụ trách, báo cáo kết quả xét thầu được chuyển cho phịng Luật để thẩm định, việc thẩm định được tiến hành phù hợp với các quy định trong Luật đấu thầu Việt Nam.
c) Phê duyệt kết quả xét thầu: Phịng thực hiện trình báo cáo cho Lãnh đạo
phụ trách và Phĩ tổng giám đốc phụ trách Thương mại/Vật tư thoả thuận trình Phĩ tổng thứ nhất và Tổng giám đốc XNLD phê duyệt sau đĩ trình tiếp Hai
phía tham gia XNLD phê duyệt đối với những gĩi thầu thuộc thẩm quyền Hai phía phê duyệt.
2.8.6. Đàm phán và ký kết hợp đồng:
a) Trường hợp gửi bằng thư tín: Phịng thực hiện gửi dự thảo hợp đồng cho đơn vị đặt hàng, phịng chức năng, lãnh đạo phụ trách ký tắt, trình Lãnh đạo
XNLD cĩ thẩm quyền ký hợp đồng. Trong dự thảo hợp đồng yêu cầu nhà
thầu trong vịng bảy ngày làm việc phải gửi thư xác nhận ký hợp đồng. Trong trường hợp nhà thầu gửi thư sửa đổi, phịng thực hiện phải phối hợp đơn vị
b) Trường hợp ký trực tiếp: trong vịng 03 ngày làm việc sau khi báo cáo kết quả xét thầu đã được phê duyệt và dự thảo hợp đồng đã được ký tắt, phịng
thực hiện tổ chức đàm phán với nhà thầu trúng thầu
2.8.7. Thực hiện và kết thúc hợp đồng:
Sau khi hợp đồng đã ký, XNLD và Nhà thầu trúng thầu phối hợp để giao nhận và kiểm tra tình trạng hàng hố. Nếu nhà thầu thực hiện tốt các điều khoản của hợp đồng thì XNLD thực hiện thanh tốn và kết thúc hợp đồng.
Nếu thực hiện khơng tốt thì áp dụng biện pháp chế tài như đã quy định trong hợp đồng. Trên đây là quy trình đấu thầu theo quy chế về thể thức mua sắm
hàng hố của XNLD. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quy trình do chất lượng đầu bài mời thầu của một số đơn hàng chưa cao, cơng tác marketing về nhà cung cấp cịn hạn chế nên tiến độ thực hiện cịn bị kéo dài nên cĩ những gĩi thầu phải thực hiện lần 2, lần 3 mới thành cơng.