3.3.1. Giải pháp ký hợp đồng nguyên tắc, lâu dài với nhà sản xuất.
Lấy ví dụ gĩi thầu mua máy đèn Yanmar cho sửa chữa cho tàu ‘Phú
Quý-01” vào tháng 12 năm 2006. Theo, kế hoạch tài chính duyệt là 210.000 USD, XNLD thực hiện đấu thầu hạn chế để mua hàng. Sau khi hồn tất các
bước, XNLD ký hợp đồng mua là 216.000 USD, vượt 6.000 USD, thời gian giao hàng là 4,5 tháng từ ngày ký hợp đồng 30-10-2006. Quá trình nhận hàng bị chậm tiến độ 2,5 tháng so với kế hoạch sửa chữa của tàu.
Thực tế cho thấy, nếu XNLD đã ký được hợp đồng nguyên tắc với đại
diện nhà sản xuất là cơng ty AA trước đĩ thì sẽ được rất nhiều tiện lợi như:
nhà cung cấp sẽ phải thường xuyên cĩ chuyên gia, cán bộ kỹ thuật xuống theo dõi tình trạng máy mĩc và đưa ra các khuyến cáo phù hợp trong suốt quá trình sử dụng, đặc biệt XNLD sẽ được tiếp cận với bộ đơn giá được áp dụng trên
tồn thế giới của nhà sản xuất, mua được hàng đúng giá. Trong trường hợp
này, được tính tốn cụ thể như sau:
Theo kinh nghiệm mua sắm hàng hố của XNLD cho thấy, giá bán hàng của nhà sản xuất so với giá của các cơng ty cung cấp trung gian sẽ chênh nhau tùy theo từng mặt hàng, thơng thường giá của nhà cung cấp trung gian sẽ cao hơn từ 15-20%.
- Giả sử lợi nhuận của nhà cung cấp là: 20% x 216.000 = 43.200 USD - Giá trị thực của máy sẽ là: 172.800 USD
- Chi phí sửa chữa máy đèn do chưa cĩ máy mới thay thế theo thực tế
hố đơn của nhà máy là: 2.500 USD.
Tổng chi phí XNLD bỏ ra trong trường là: 172.800 USD + 43.200 USD + 2.500 USD = 218.000 USD.
+ Trường hợp áp dụng ký hợp đồng nguyên tắc:
Lợi nhuận chi trả cho nhà cung cấp, thuế xuất khẩu (nếu cĩ), chi phí vận tải, bảo hiểm được quy định rõ trong hợp đồng là khoảng 10-12% = 20.736 USD.
Vậy chi phí mua máy sẽ là: 172.800 USD + 20.736 USD = 193.356 USD. Trên thực tế ký được hợp đồng nguyên tắc, XNLD ngồi việc mua được hàng với giá rẻ hơn và đảm bảo hơn, cịn cĩ được là luơn nắm bắt được giá cả một cách chính xác nhất do nhà sản xuất cho phép sử dụng bộ đơn giá của họ
được áp dụng trên tồn thế giời, giá áp dụng trong bộ đơn giá này sẽ thay đổi hàng
năm và sẽ được nhà sản xuất thơng báo cho khách hàng, trung bình chỉ thay đổi lượng khoảng (+/-) 5% một năm. Khi cĩ bộ đơn giá của nhà sản xuất cung cấp, cơng tác lập dự tốn mua hàng sẽ rất tiện lợi, chính xác và đơn giản hơn rất nhiều do bộ đơn giá mà nhà sản xuất cung cấp sẽ làm cơ sở chính xác nhất.
3.2.2. Áp dụng hình thức Thương mại điện tử.
Lợi ích của TMĐT mang lại là rất to lớn, việc áp dụng TMĐT vào hoạt
động thương mại của XNLD là cần thiết và phù hợp với xu thế chung của thế
giới, nĩ sẽ gĩp phần đem lại những lợi ích cụ thể như sau:
+ Mở rộng thị trường: với chi phí đầu tư nhỏ hơn nhiều so với thương
mại truyền thống, dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận người cung cấp, khách hàng trên khắp thế giới, gĩp phần mở rộng mạng lưới nhà cung cấp, khách hàng, cho phép mua được hàng với giá thấp hơn.
+ Giảm chi phí sản xuất: Giảm chi phí giấy tờ, chi phí chia xẻ thơng tin, chi phí in ấn, gửi văn bản truyền thống.
+ Vượt giới hạn về thời gian: Việc tự động hố các giao dịch thơng qua Web và Internet giúp hoạt động kinh doanh được thực hiện 24/7/365 mà
khơng mất thêm nhiều chi phí biến đổi. + Giảm chi phí thơng tin liên lạc.
+ Giảm chi phí mua sắm: Thơng qua giảm các chi phí quản lý hành chính (80%), giảm giá mua hàng (5-15%).
+ Củng cố mối quan hệ khách hàng: Thơng qua việc giao tiếp thuận tiện qua mạng, quan hệ với trung gian và khách hàng được thuận tiện hơn, đồng thời việc cá biệt hố sản phẩm và dịch vụ cũng gĩp phần thắt chặt mối quan hệ với các nhà cung cấp.
+ Thơng tin cập nhật: Mọi thơng tin trên web như sản phẩm, dịch vụ, giá cả…đều cĩ thể được cập nhật nhanh chĩng và kịp thời.
Ngồi ra cịn nhiều các lợi ích khác như: Nâng cao uy tín, hình ảnh
doanh nghiệp, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, đối tác kinh doanh
mới, đơn giản hố và quy chuẩn hố các quy trình giao dịch, tăng năng suất, giảm chi phí giấy tờ, tăng khả năng tiếp cận thơng tin và giảm chi phí vận chuyển, tăng sự linh hoạt trong giao dịch và hoạt động kinh doanh.
3.4. Tổ chức, kiến nghị thực hiện các giải pháp. 3.4.1. Kiến nghị với cấp quản lý vĩ mơ.
Trong cơ chế thị trường với tính chất cạnh tranh gay gắt như hiện nay, và do đặc thù của ngành dầu khí, nếu như cơng tác đấu thầu mua sắm hàng hố phục vụ cho sản xuất bắt buộc phải triệt để tuân theo các quy định của Luật đấu thầu là rất khĩ thực hiện, vì thế các cấp cĩ thẩm quyền nên chăng ban
hành riêng một quy chế mua bán hàng hố cho ngành dầu khí, chỉ yêu cầu áp dụng Luật triệt để đối với các dự án lớn, cĩ tầm cỡ quốc gia để thực hiện, cịn các gĩi thầu mua sắm hàng hố thơng thường phục vụ cho sản xuất hàng năm, cho phép XNLD tự đưa ra các hình thức lựa chịn nhà thầu như: chào hàng cạnh tranh, chỉ định nhà cung cấp…để đẩy nhanh tiến độ thực hiện.
3.4.2. Kiến nghị ở cấp XNLD Vietsovpetro
3.4.2.1. Nâng cao tính chính xác của cơng tác lập kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị. Cơng tác lập kế hoạch phải đi trước một bước.
- Kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị được xây dựng trên cơ sở kế hoạch
sản xuất hàng năm. Kế hoạch sản xuất chỉ cĩ thể thơng qua vào cuối năm. Vì vậy, khi lập xong kế hoạch mua sắm vật tư thì thời hạn cung cấp đã gần kề, do dĩ cần phải chấn chỉnh lại khâu kế hoạch vật tư cho khoa học hơn.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được Hội đồng XNLD phê duyệt để xác
định thời điểm cần phải bắt đầu tiến hành đấu thầu với mục đích là thiết bị vật
tư cung cấp về đến XNLD kịp với yêu cầu của sản xuất đối với từng loại thiết bị vật tư cho từng hạng mục kế hoạch. Từ đĩ, yêu cầu các đơn vị cơ sở và
phịng Vật tư của XNLD sớm lập và phê duyệt đơn hàng làm cơ sở cho đấu thầu thực hiện việc mua sắm hàng hố.
3.4.2.2. Nâng cao chất lượng đầu bài kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật trong đơn hàng.
- Đề nghị này là rất phù hợp với tình hình thực tế tại XNLD, đầu bài kỹ thuật được quy định rõ ràng là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo cho tiến trình
đấu thầu khơng bị kéo dài. Nếu đầu bài kỹ thuật tốt, cĩ thể tiến hành đấu thầu cạnh
tranh, một giai đoạn sẽ rút ngắn được thời gian đấu thầu mua sắm hàng hố.
3.4.2.3. Thể chế hố quy trình đấu thầu.
- Cần thiết bổ sung thêm vào quy chế mua sắm của XNLD phạm vi, trách nhiệm của từng đơn vị phịng ban trong quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng; qua đĩ, các bộ phận phịng ban liên quan trong XNLD biết rõ quy trình cũng như nhiệm vụ cụ thể của mình, cách phối hợp thực hiện nhiệm vụ giữa các phịng ban trong XNLD.
3.4.2.4. Đẩy mạnh cơng tác marketing và chiến lược bạn hàng.
- Cơng tác nghiên cứu marketing của XNLD trong những năm qua cịn hạn chế, XNLD vẫn chưa cĩ phịng chức năng để nghiên cứu thị trường. Chức năng này giống như chức năng của phịng Thương mại và phịng Kinh tế kế hoạch. Do khơng cĩ bộ phận chức năng, cơng tác nghiên cứu marketing của phịng Thương mại, theo dõi hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng trong nước là khơng đồng đều, khơng đầy đủ, khơng cĩ hệ thống. Do đĩ, thơng tin về kinh tế kỹ thuật, thơng tin về bạn hàng và đối thủ cạnh tranh thường khơng đầy đủ và khơng kịp thời.
- Về nhiệm vụ trước mắt, cơng tác marketing của XNLD phải giải quyết các vấn đề sau đây liên quan đến đấu thầu mua sắm hàng hố.
+ Nghiên cứu về các nhà cung cấp vật tư thiết bị
+ Nghiên cứu tình hình thị trường vật tư thiết bị dầu khí, xu hướng và biến động của nĩ.
+ Thực hiện các nghiệp vụ marketing để nâng cao uy tín và vị thế của
XNLD
3.4.2.5. Ký hợp đồng nguyên tắc dài hạn với các nhà máy chế tạo, nhà máy sửa chữa tàu thuyền và phương tiện nổi.
Như đã đề xuất, việc ký hợp đồng nguyên tắc dài hạn là rất quan trọng và ít tốn kém về thời gian và chi phí. Để cung cấp phụ tùng bảo dưỡng, sửa chữa mà khơng phải thơng qua đấu thầu với chọn lựa từ ít nhất 03 chào hàng. Khi ký hợp đồng nguyên tắc với nhà sản xuất, họ sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và
khuyến cáo cho XNLD những vật tư, phụ tùng nào cần thay, loại nào cịn dùng được, mọi thơng tin về hàng hố đều được lưu trữ trong hệ thống máy
chủ của nhà sản xuất, khi cần chỉ cần thao tác gọn nhẹ là sẽ cĩ để cung cấp
cho khách hàng, giảm thiểu tình trạng mua hàng sai quy cách. Các nhà sản xuất sẽ chủ động được thời gian tổ chức sản xuất và cung cấp hàng đúng thời hạn cho sửa chữa. Thực tế của XNLD cho thấy nhiều loại vật tư phụ tùng mua về nhưng phải tiến hành đổi hoặc chế tác lại thì mới đưa vào sử dụng được.
Giải pháp ký hợp đồng nguyên tắc dài hạn với nhà sản xuất phù hợp với quan điểm Deming “Lợi nhuận được phát sinh bởi các khách hàng trung
KẾT LUẬN
Mua sắm vật tư, thiết bị và dịch vụ kỹ thuật phục vụ cho cơng tác tìm kiếm, thăm dị và khai thác dầu khí của XNLD là cơng tác hết sức quan trọng, gĩp phần to lớn đảm bảo các yếu tố đầu vào cần thiết nhằm đảm bảo hồn
thành và hồn thành vượt mức kế hoạch khai thác dầu khí, gĩp phần vào q trình cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước mà Đảng và Chính phủ đã đặt ra cho ngành dầu khí, trong đĩ cĩ XNLD “Vietsovpetro”. Cơng tác mua sắm vật tư thiết bị và thuê dịch vụ kỹ thuật ở XNLD giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2005 đã thể hiện các ưu điểm và cịn tồn tại một nhược điểm như sau:
+ Ưu điểm:
- Cơng tác thương mại của XNLD đã đáp ứng được việc cung ứng VTTB và dịch vụ phục vụ cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất của xí
nghiệp được liên tục, khơng bị gián đoạn. Đối với các vật tư cĩ địi hỏi phức tạp về mặt cơng nghệ, gắn liền với cơng nghệ sản xuất và cĩ giá trị cao, xí nghiệp cũng đáp ứng tốt đảm bảo tiến độ sản xuất nhịp nhàng như choịng
khoan, ống chống, vật tư cho khai thác, vật tư cho tàu thuyền và phương tiện nổi…
- Mua được các vật tư cĩ chất lượng tốt, cĩ nguồn gốc xuất xứ, được sản xuất từ các nước cĩ trình độ khoa học cơng nghệ tiên tiến, hiện đại đảm bảo
thay thế tốt cho cơng nghệ sản xuất đã lạc hậu của Liên Xơ trước đây.
- Cơng tác đấu thầu mua sắm hàng hố được thực hiện tốt, tuân thủ luật pháp và quy định của Hai phía tham gia XNLD.
+ Nhược điểm:
- Qua tìm hiểu thực tế hoạt động đấu thầu tại XNLD, cĩ những mặt tồn tại đã được phân tích với cố gằng tìm ra những điểm chung dẫn đến tồn tại
này. Kết quả là những tồn tại xuất phát từ cơ cấu tổ chức gồm nhiều bậc và sự phân chia mục tiêu thành những mục tiêu nhỏ của từng bộ phận, điều này dẫn đến các cơng việc khơng được thực hiện thành một quá trình liên tục như vốn cĩ.
- Kết quả khơng cĩ người nào nghĩ rằng mình cũng phải chịu trách nhiệm đối với kết cục của tồn bộ quá trình mà chỉ đơn giản coi đĩ là trách
nhiệm của một bộ phận theo dõi và thực hiện đơn hàng, ký kết hợp đồng,
logic đơn giản hợp đồng ký kết bị chậm trễ hay chưa ký được đĩ là do lỗi của bộ phận thực hiện hợp đồng. Điều này là chưa hợp lý, tất cảc những tồn tại, nhược điểm của cơ cấu trên đây dẫn đến là làm gia tăng chi phí gián tiếp,
giảm chất lượng phục vụ khách hàng, đơn vị nội bộ trong khâu đảm bảo vật tư thiết bị phục vụ sản xuất.
- Cơng tác lập kế hoạch, nhu cầu mua sắm và dự tốn giá trị chưa thật tốt, tại một số khâu cơng tác lập dự tốn cịn mang tính ước lượng chung,
chưa cĩ sự cập nhật đầy đủ thơng tin về giá cả của tình hình thị trường.
- Cơng tác marketing, tìm kiếm bạn hàng chưa được quan tâm và đánh
giá đúng vai trị vốn cĩ của nĩ.
- Việc dự trữ nhiều VTTB, đa dạng về chủng loại và số lượng với giá trị cao sẽ làm ứ đọng vốn, gây lãng phí.
Việc tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu liên quan đến thương mại quốc tế,
đấu thầu, việc thu thập số liệu từ các báo cáo hàng năm của XNLD và kinh
nghiệm thực tế để phân tích, so sánh tìm ra những ưu điểm và những tồn tại của cơng tác thương mại để sớm khắc phục là rất bổ ích cho cơng việc chuyên mơn của phịng Thương mại và XNLD “Vietsovpetro”. Những biện pháp
được đưa ra trong luận văn này là rất thiết thực, nếu được được áp dụng vào
thực tế sẽ thúc đẩy cơng tác đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị, dịch vụ ở
XNLD “Vietsovpetro” ngày càng hồn thiện hơn.
Ở XNLD “Vietsovpetro”, cơng tác thương mại mua sắm hàng hố phục
vụ cho sản xuất cần đảm bảo các điều kiện sau đây:
1. Đạt kết quả, chất lượng mua sắm hàng hố như mong muốn, nghĩa là đạt các chỉ tiêu bảo đảm chất lượng của vật tư, thiết bị và dịch vụ, giá cả tốt, kịp thời, đúng lúc.
2. Tuân thủ các quy định của Nhà nước và Luật đấu thầu.
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu và phân tích, xin rút ra một số kết luận và kiến nghị sau đây:
- Kiến nghị với cấp quản lý vĩ mơ sớm soạn thảo quy chế thương mại cĩ tính đặc thù riêng trong các hoạt động dầu khí của XNLD.
- Ký hợp đồng dài hạn với các nhà máy chế tạo thiết bị chủ yếu mà sản phẩm của họ đang sử dụng hầu hết trên các cơng trình biển của XNLD để
cung cấp vật tư, phụ tùng.
- Nâng cao tính chính xác của cơng tác lập kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị. Cơng tác lập kế hoạch phải đi trước một bước.
- Nâng cao chất lượng yêu cầu kỹ thuật, thuyết minh đặc điểm kỹ thuật trong đơn hàng.
- Đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, lãnh đạo về cơng tác vật tư và đấu thầu mua sắm hàng hố.
- Đẩy mạnh cơng tác marketing và chiến lược bạn hàng, chọn bạn hàng tin cậy, người cung ứng tin cậy để họ trở thành khách hàng trung thành và
thường xuyên. Tiến hành đánh giá người cung ứng một cách thường xuyên để nắm vững uy tín và độ tin cậy của họ.
- Áp dụng hình thức thương mại điện tử, cho phép chào hàng và các giao dịch thương mại theo phương pháp thương mại điện tử, chào hàng bằng
email.
- Thành lập và giao quyền cho Ban thương mại để đứng ra tổ chức và
mua sắm tồn bộ vật tư, thiết bị cho XNLD theo phương án tự hạch tốn kinh doanh.
Sau cùng, em xin bày tỏ lịng biết ơn đến sự quan tâm của lãnh đạo
phịng Thương mại, sự giúp đỡ của các đồng nghiệp, quá trình giảng dậy,