Trên cơ sở kết quả phân tích, ta thấy cơng tác đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị cĩ những ưu điểm và những tồn tại sau đây:
1) Ưu điểm.
a) Cung cấp kịp thời vật tư, thiết bị, đảm bảo tiến độ sản xuất: thơng qua đấu thầu, phần lớn các vật tư, thiết bị được cung cấp kịp thời phục vụ nhu cầu sản xuất. Do nhu cầu cấp thiết của sản xuất, cĩ những gĩi thầu như: mua phụ tùng, thiết bị cho UBN “Chí Linh”, mua hố phẩm xử lý dầu…thời gian từ gọi thầu đến nhận vật tư, thiết bị chỉ mất khoảng 70-100 ngày.
b) Cung cấp vật tư, thiết bị đạt yêu cầu kỹ thuật: Việc tổ chức đấu thầu chào hàng cạnh tranh giúp XNLD lựa chọn được chào hàng đáp ứng yêu cầu kỹ
c) Lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu về thời hạn cung cấp hàng,
đảm bảo đầy đủ các dịch vụ bảo hành và các dịch vụ liên quan, tránh rủi ro ảnh hưởng đến quyền lợi của XNLD. Để nâng cao uy tín với bạn hàng, phần
lớn các nhà thầu cĩ uy tín thường thực hiện tốt các nghĩa vụ bảo hành, bảo dưỡng liên quan. Cĩ những nhà thầu mời (khơng tính phí) cán bộ chuyên gia
của XNLD đi khảo sát kiểm tra hàng ngay tại nhà máy sản xuất vật tư, thiết bị tạo điều kiện cho các cán bộ tìm hiểu học hỏi được nhiều hơn nền cơng nghệ tiên tiến của nước bạn.
Tuy nhiên, đây là một lĩnh vực tương đối phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố nên cơng tác đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị ở XNLD "Vietsovpetro" cịn cĩ những tồn tại chủ yếu sau đây:
2) Tồn tại.
a) Việc xác nhận nhu cầu, lập kế hoạch dự tốn cho từng gĩi thầu chưa tốt: Cơng việc giám sát, kiểm tra việc lập kế hoạch mua sắm cịn hạn chế, kế hoạch mua sắm do các đơn vị cơ sở lập nhiều khi khơng sát với nhu cầu thực tế của đơn vị mình, dẫn đến dư thừa, lãng phí vật tư thiết bị. Hàng năm, xí
nghiệp thường cĩ một số lượng khá lớn vật tư tồn kho khơng dùng đến, phải thanh lý với giá rẻ để giảm chi phí bảo quản số vật tư dư thừa khơng thể sử
dụng do khơng phù hợp với cơng nghệ mới. Bên cạnh đĩ, cĩ nhiều vật tư, phụ tùng khan hiếm, đặc biệt là dành cho cơng tác bảo dưỡng sửa chữa được cung cấp khơng đúng thời hạn cần thiết, gây nhiều thiệt hại cho hoạt động sản xuất của XNLD.
Việc lập kế hoạch khơng theo kết quả đấu thầu của năm trước, khơng
theo giá cả thực tế của thị trường là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến việc chào thầu vượt dự tốn gĩi thầu phải tổ chức đấu thầu lại. Việc kiểm kê hàng hố tồn kho khơng sát dẫn đến việc hoạch định nhu cầu cho bộ phận này thì thừa, bộ phận khác thì thiếu.
b) Việc thực hiện đấu thầu bị chậm trễ:
Lập kế hoạch và nhu cầu cho năm tới chậm, cĩ những đơn hàng khi được chuyển đến phịng thực hiện để triển khai đấu thầu mua sắm thì đã gần đến
thời hạn quy định cấp hàng ghi trong đơn hàng nên khơng thể đủ thời gian
cho việc đàm phán ký kết hợp đồng cũng như khơng đủ thời gian cho các nhà cung cấp sản xuất hàng và cung cấp hàng đúng thời hạn yêu cầu của XNLD. Như vậy, thời hạn cung cấp hàng quy định trong đơn hàng là khơng hợp lý,
c) Cơng tác marketing cịn rất hạn chế trong việc nghiên cứu thị trường và giá cả. Do đĩ việc thu thập thơng tin về kỹ thuật, về nhà cung cấp và sự biến động giá cả thị trường cịn chưa đầy đủ.
d) Trong Luật đấu thầu của Việt Nam và tài liệu đấu thầu quốc tế FIDIC đều
quy định các yêu cầu/đặc điểm kỹ thuật là văn bản quan trọng nhất, được soạn thảo cơng phu và rõ ràng. Đối với một số ít các đơn hàng của XNLD, do các yêu cầu kỹ thuật cịn chưa rõ ràng, sơ sài. Do đĩ khi gửi HSMT cho các hãng, XNLD phải mất rất nhiều thời gian để đàm phán với các nhà cung cấp với
mục đích làm rõ các đặc điểm kỹ thuật của vật tư, thiết bị cần mua. Qua thực tế cơng việc, ta thấy rõ cĩ những đơn hàng cơng đoạn này phải kéo dài mất
gần 2 tháng, làm tăng chi phí, tốn thêm thời gian cho việc đấu thầu.
e) Cơng tác đánh giá kỹ thuật, việc ký tắt vào báo cáo xét thầu và dự thảo hợp
đồng chiếm mất nhiều thời gian làm cho tiến độ thực hiện bị kéo dài. Như vậy
quy trình từ lập kế hoạch mua sắm, trình duyệt, gọi thầu, ký hợp đồng phải mất khoảng 5-8 tháng. Nếu phải tính cả thời gian cho nhà cung cấp chuẩn bị hàng, nhất là đối với vật tư, thiết bị cĩ thời gian chế tạo dài ngày thì mỗi gĩi thầu được thực hồn thành trong thời gian từ 7-11 tháng.
f) Luật đấu thầu quá chặt chẽ nên trong quá trình đấu thầu thường xẩy ra
những tình huống mà chủ đầu tư rất khĩ đưa ra quyết định chọn thầu để ký
kết hợp đồng kịp thời cung cấp vật tư, thiết bị phục vụ nhu cầu sản xuất của
XNLD "Vietsovpetro".
Tĩm lại, qua việc phân tích ở trên ta thấy, cơng tác đấu thầu mua sắm
VTTB và thuê dịch vụ ở XNLD từ năm 2000-2005 đã đạt được kết quả đáng khích lệ, kế hoạch mua sắm được lập trước, chi tiết, kịp thời đáp ứng được
các địi hỏi từ sản xuất. Tuy nhiên, trong cơng tác mua sắm hàng hố của xí
nghiệp vẫn cịn một số tồn tại như: cơng tác lập nhu cầu, dự tốn mua sắm của một số bộ phận, đơn vị thành viên trong XNLD chưa thể hiện đầy đủ, kịp
thời, thời gia ra đơn hàng đến thời gian cung cấp hàng ngắn, khơng đảm bảo
đủ thời gian cho việc thực hiện đấu thầu mua hàng hố làm cho việc tổ chức đấu thầu mua hàng phải triển khai gấp, đơi khi dẫn đến kết quả đấu thầu chưa
thật sự như ý. Điều này nếu được khắc phục thì cơng tác đấu thầu mua sắm
hàng hố của XNLD cần sẽ thực hiện tốt hơn nữa. Cơng tác đấu thầu vẫn là một lĩnh vực khá phức tạp, mỗi một gĩi thầu đều đặc điểm riêng, nên địi hỏi cần được tìm ra những điểm cần khắc phục và hồn thiện dần.
CHƯƠNG 3
NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ THƯƠNG MẠI Ở XNLD “VIETSOVPETRO”