Quản lý đấu thầu ở XNLD thực hiện theo kỹ thuật vịng trịn Deming: là một chuỗi hoạt động liên tục từ khâu xây dựng kế hoạch-thực hiện-kiểm tra và hành động. Việc áp dụng vịng trịn Deming vào quản lý đấu thầu giúp cho mỗi cán bộ, các phịng ban liên quan và Lãnh đạo XNLD tham gia vào quá
trình đấu thầu dễ nhận thấy được điểm mạnh, điểm tồn tại từ khâu nào để sớm khắc phục.
a) Plan (kế hoạch): xây dựng kế hoạch là khâu quan trọng nhất. Kế hoạch càng chính xác, sát thực thì việc thực hiện mới đạt hiệu quả. Trong khi lập kế hoạch phải cĩ dự phịng rủi ro, những biến động về thị trường giá cả…
Ví dụ: trong lập kế hoạch của gĩi thầu mua sắm vật tư thiết bị ngồi việc xem xét kỹ nhu cầu cho năm tới, kiểm tra giá cả của những hợp đồng đã ký nhưng cần phải tính đến sự biến động của thị trường và dự phịng rủi ro… b) Do (Thực hiện): Muốn kế hoạch được thực hiện tốt thì
- Người cĩ trách nhiệm phải tìm hiểu tường tận mục tiêu và sự cần thiết của cơng việc, hiểu rõ quy trình và các tác nghiệp liên quan đến thực hiện
cơng việc
- Người thực hiện phải được cung cấp đầy đủ thơng tin khi cần và được
trang bị đầy đủ kiến thức của cơng việc liên quan
Cụ thể: đối với cơng tác đấu thầu mua sắm thì cán bộ thực hiện của
phịng thương mại, các phịng ban liên quan phải hiểu rõ mục tiêu và quy trình của đấu thầu, được đào tạo ngắn hạn và dài hạn để trang bị đầy đủ kiến
thức liên quan đến cơng tác đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị để thực hiện tốt theo kế hoạch đã xây dựng. Kết quả thực hiện như thế nào thì phải được thơng qua cơng tác kiểm tra
c) Check (kiểm tra): Kiểm tra kế hoạch cĩ sát thực khơng? Kế hoạch cĩ được thực hiện đúng khơng? Nếu khơng thì sai sĩt ở khâu nào? Đề ra giải pháp khắc
d) Action: (hành động): thực chất là phịng ngừa, sau khi tìm ra sự sai lệch
giữa kế hoạch và thực hiện cần tìm ra nguyên nhân của những sai lệch đĩ và
đề ra giải pháp khắc phục.
Mỗi năm XNLD cĩ báo cáo và tổng hợp để trình lên Lãnh đạo XNLD
kết quả thực hiện cơng tác đấu thầu, nêu ra những mặt mạnh, mặt tồn tại để
tìm ra nguyên nhân và tìm các giải pháp nhằm hồn thiện hơn cơng tác đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị ở XNLD.
Hình 2.7 – Vịng trịn Deming
Kỹ thuật quản lý đấu thầu này càng được cải tiến để phù hợp với cơng
tác đấu thầu đang ngày một thay đổi và hồn thiện dần. Do đặc thù của ngành dầu khí là tìm kiếm khai thác nguồn tài nguyên thiên nhiên ở dưới lịng đất và sự biến động về giá cả thị trường dầu khí trong những năm gần đây cĩ tác động rất mạnh đến cơng tác đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị phục vụ cho
khoan và khai thác dầu khí. Do vậy, Lãnh đạo XNLD cần phải chú trọng hơn nữa từ khâu kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động để nắm bắt những vấn
đề cịn sai lệch và tìm ra giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác đấu thầu.
1. Kế hoạch 4. Hành động 2. Thực hiện 3. Kiểm tra C H A ÁT L Ư Ơ ÏN G THỜI GIAN