3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác quản trị thương mạ
3.2.1. Hồn thiện quy trình đấu thầu
Theo kết qủa phân tích thì quy trình đấu thầu ở XNLD “Vietsovpetro” cĩ nhiều điểm chưa tốt, chưa được hồn thiện do những nguyên nhân sau:
- Do đầu bài kỹ thuật khơng rõ ràng và khơng chi tiết nên các nhà thầu thường đề nghị XNLD làm rõ lại đầu bài kỹ thuật mới chào thầu được hoặc
chào thầu khơng đạt yêu cầu kỹ thuật của XNLD phải tổ chức đấu thầu lại, điều này làm cho thời gian đấu thầu bị kéo dài dẫn đến việc cung cấp vật tư,
thiết bị chậm trễ, khơng đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất của XNLD.
- Giá dự tốn của gĩi thầu được lập theo khung giá cứng dựa vào giá
chào thầu của năm trước nên với một số gĩi thầu, các nhà thầu đã chào thầu vượt giá dự tốn của gĩi thầu nên XNLD phải đấu thầu lại. Việc lập giá dự
tốn như vậy là khơng sát với thực tế, chưa chính xác; do tình hình lạm phát, tình hình biến động của giá cả thị trường hàng năm. Do vậy, khi lập giá dự
tốn của gĩi thầu ta phải căn cứ vào giá mua năm trước cộng thêm tỷ lệ biến
động của giá thị trường.
Để hồn thiện hơn quy trình đấu thầu:
3.2.1.1. Hồn thiện đầu bài kỹ thuật: phải rõ ràng về các đặc tính, thơng
số kỹ thuật, năm sản xuất, nguồn gốc của vật tư, thiết bị, các chứng chỉ tài liệu liên quan và thời hạn giao hàng đúng tiến độ sản xuất.
- Đầu bài kỹ thuật hồn thiện giúp nhà thầu chào hàng đúng chủng loại
vật tư, thiết bị, theo yêu cầu của XNLD.
- Tiết kiệm thời gian đấu thầu: theo như thực tế cho thấy, nếu đầu bài kỹ thuật rõ ràng thì chỉ cần đấu thầu một lần là thành cơng. Như vậy, sẽ tiết kiệm
được thời gian tối thiểu là 30 ngày cho một cuộc thầu. Vậy, thời gian tiết
kiệm đấu thầu của năm 2006 sẽ là:
Bảng 3.2- Thống kê áp dụng biện pháp cải thiện đầu bài kỹ thuật
Chỉ tiêu Đvt Trước biện pháp Sau khi áp dụng biện pháp So sánh +/- % Số gĩi thầu thành cơng trong lần 1 gĩi 531 531 0 100 Số ngày thực hiện cho 1 cuộc thầu ngày 192 154 38 80
Nếu áp dụng biện pháp vào cơng tác đấu thầu ở XNLD năm 2006 và
những năm tiếp theo thì sẽ rút ngắn được thời gian thực hiện (thời gian thực hiện sau khi áp dụng biện pháp chỉ bằng 80% thời gian khi chưa áp dụng biện pháp), XNLD sẽ dần chủ động hơn về thời gian trong quá trình lập đầu bài
thầu, nhằm cung cấp kịp thời vật tư, thiết bị cho sản xuất.
3.2.1.2. Xây dựng khung giá dự kiến để xét duyệt thầu: Việc xây dựng khung
giá dự kiến sát thực tránh tình trạng giá dự tốn quá cao hoặc quá thấp dẫn
đến:
- Giá dự kiến mua sắm vật tư, thiết bị quá cao làm ứ đọng vốn, khơng sử dụng vốn cho các hoạt động khác của XNLD để thu lợi nhuận.
- Giá dự kiến quá thấp thì các chào thầu thường vượt giá dự tốn nên XNLD phải đấu thầu lại làm mất nhiều thời gian và khơng cung cấp vật tư, thiết bị đúng tiến độ sản xuất.
Do vậy, để xây dựng khung giá dự kiến sát thực, XNLD cần dựa vào giá mua thiết bị của năm trước cộng thêm một hệ số biến động giá sau khi cĩ được đầy đủ thơng tin về giá trị trường thế giới.
Ví dụ: trên cơ sở giá mua vật tư, thiết bị theo như đã phân tích, em xin đề
xuất cách xây dựng khung giá dự kiến năm 2006 cho một số vật tư, thiết bị chủ yếu của XNLD như sau:
Theo dự kiến của Bộ tài chính, lạm phát năm 2006 giá xăng dầu tăng khoảng từ 5% đến 7%. Do vậy, hệ số biến động giá vật tư, thiết bị cho hoạt động khai thác dầu khí tăng khoảng 5%.
Bảng 3.3 - Xây dựng khung giá dự kiến năm 2005 cho 03 loại vật tư chủ yếu Đvt: tr. USD Chỉ tiêu Số gĩi thầu Giá mua năm 2005 Hệ số biến động giá năm 2006 (5%) Khoảng giá dự kiến năm 2006 Vật tư, thiết bị khoan 138 51.3 2.57 53.87 Vật tư, thiết bị khai thác 249 86.5 4.3 90.83 Vật tư, thiết bị xây lắp 42 26.4 1.32 27.72 Giá dự kiến năm 2006 = Giá mua năm 2005 (theo hợp đồng đã ký) ±
Việc xây dựng khung giá dự kiến sẽ giúp người lập kế hoạch mua sắm tính tốn sát thực hơn trị giá mua sắm để trình Hội đồng XNLD phê duyệt và tránh được tình trạng bị ứ đọng lãng phí vốn hoặc giá dự kiến lại là điều kiện
để xét duyệt thầu hay đấu thầu lại làm mất rất nhiều thời gian và khơng kịp
thời cung cấp vật tư, thiết bị cho sản xuất.