NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về tiền lương và các kho ản trích theo lương
1.1.1 Lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1.1 Khái niệm lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương
Lao động là việc tiêu dùng sức lao động trong thực tế, thể hiện hoạt động có mục đích và ý thức của con người nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu xã hội Đây là hoạt động đặc trưng và sáng tạo nhất của con người, góp phần quan trọng vào sự phát triển của đời sống xã hội.
Người lao động là những cá nhân làm việc với tiền lương, sử dụng sức lực hoặc trí tuệ của mình để tạo ra các sản phẩm vật chất hoặc tinh thần phục vụ cho nhu cầu của người khác.
Tiền lương là giá trị sức lao động được xác định qua thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, phù hợp với các quy luật trong nền kinh tế thị trường Trong thời kỳ kế hoạch hóa tập trung ở Việt Nam, tiền lương được xem là một phần thu nhập quốc dân nhằm bù đắp hao phí lao động do Nhà nước phân phối cho công nhân viên chức dưới hình thức tiền tệ Hiện nay, theo Điều 55 - Bộ Luật Lao Động Việt Nam, tiền lương của người lao động được xác định qua thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả dựa trên năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.
Tiền lương là khoản tiền được trả cho người lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động, nhằm bù đắp hao phí lao động của họ Việc quy định tiền lương một cách hợp lý không chỉ là vấn đề thiết thực cho cán bộ công nhân viên mà còn là yếu tố quan trọng kích thích sản xuất Tiền lương hợp lý khuyến khích người lao động nỗ lực làm việc, nâng cao tay nghề và cải tiến kỹ thuật để tăng năng suất lao động.
Người lao động nhận tiền công sau khi sử dụng sức lao động để tạo ra sản phẩm, cho thấy sức lao động được coi là hàng hoá đặc biệt Tiền lương chính là giá cả của hàng hoá sức lao động, được hình thành qua sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, chịu tác động của quy luật giá trị và quy luật cung cầu Giá cả sức lao động biến đổi theo các yếu tố cấu thành và mối quan hệ cung cầu, có thể tăng hoặc giảm nhưng phải xoay quanh giá trị thực của sức lao động Đồng thời, giá tiền công cần đảm bảo mức sống tối thiểu cho người lao động, giúp họ duy trì cuộc sống và tiếp tục lao động.
- Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp
Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành theo chế độ hiện hành bằng cách trích 25,5% tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên trong mỗi kỳ kế toán.
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) là nguồn tài chính hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh cho người lao động tham gia đóng góp Quỹ này được hình thành từ việc trích 4.5% trên tổng tiền lương của công nhân viên, nhằm đảm bảo quyền lợi chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
- KPCĐ: là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp
Theo quy định hiện hành, KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho từng kỳ kế toán và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
BHTN, hay bảo hiểm thất nghiệp, là khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động khi họ mất việc Theo quy định hiện hành, BHTN được trích với tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho từng kỳ kế toán, trong đó người sử dụng lao động sẽ đóng góp một phần.
1% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động chịu 1% bằng cách khấu trừ vào lương của họ
1.1.1.2 Ý nghĩa của lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương
Lao động đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Điều này cũng quyết định kết quả sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Tiền lương không chỉ là phần thưởng cho người lao động mà còn là động lực thúc đẩy sáng tạo và ý thức làm việc, từ đó nâng cao năng suất lao động Khi tiền lương được trả một cách công bằng và hợp lý, nó khẳng định vị trí của người lao động trong doanh nghiệp, tạo ra động lực mạnh mẽ cho quá trình sản xuất Kết quả là, năng suất lao động tăng lên, chất lượng sản phẩm được cải thiện, góp phần vào việc gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Yêu vầu quản lý đối với lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương:
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thu nhập cho người lao động và là công cụ kinh tế giúp doanh nghiệp khuyến khích tinh thần làm việc tích cực, từ đó nâng cao năng suất lao động Đối với doanh nghiệp, tiền lương không chỉ là chi phí mà còn là yếu tố cấu thành giá trị sản phẩm và dịch vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Do đó, việc sử dụng hiệu quả sức lao động là cần thiết để tiết kiệm chi phí lao động trong sản xuất, dịch vụ và lưu chuyển hàng hóa.
Quản lý lao động tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh Việc tổ chức hạch toán lao động và tiền lương hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật lao động, nâng cao năng suất làm việc Đồng thời, đây cũng là nền tảng để tính lương đúng nguyên tắc phân phối theo lao động.
Việc tính toán thù lao lao động một cách chính xác và thanh toán kịp thời cho người lao động là rất quan trọng, vì điều này không chỉ kích thích sự tận tụy trong công việc mà còn nâng cao chất lượng lao động Hơn nữa, việc xác định đúng chi phí lao động cũng góp phần vào việc tính toán chính xác tổng chi phí của doanh nghiệp và giá thành sản phẩm.
Để quản lý hiệu quả quá trình huy động và sử dụng lao động trong sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp cho từng loại lao động khác nhau Việc phân loại lao động là rất quan trọng, vì mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có cách phân loại và quản lý lao động riêng, nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn
1.2.1.1 Trả lương theo thời gian:
Hình thức trả lương theo thời gian làm việc dựa trên cấp bậc và thang lương, thường áp dụng cho lao động gián tiếp và công việc ổn định Nó cũng có thể được áp dụng cho lao động trực tiếp khi không thể định mức sản phẩm.
Trong doanh nghiệp, hình thức trả lương theo thời gian thường được áp dụng cho nhân viên văn phòng như hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê và tài vụ-kế toán Phương pháp này dựa trên thời gian làm việc thực tế của người lao động, với sự xem xét đến ngành nghề và trình độ kỹ năng chuyên môn của họ.
Mỗi ngành nghề và đặc thù công việc của doanh nghiệp sẽ áp dụng bậc lương khác nhau Độ thành thạo kỹ thuật và nghiệp vụ chuyên môn được phân chia thành nhiều thang bậc lương, với mỗi bậc có mức lương cụ thể, làm căn cứ để chi trả lương cho nhân viên Tiền lương có thể được chia theo thời gian làm việc.
Là tiền lương trích cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng
Tiền lương cơ bản của tháng Tiền lương ngày Tổng số ngày làm việc theo quy định của tháng + Tiền lương tháng:
Là tiền lương trả cho công nhân viên theo tháng, bậc lương được tính theo thời gian là 1 tháng
Lương tháng = Tiền lương ngày X số ngày làm việc thực tế của người lao động trong 1tháng
Là tiền lương tính cho người lao động theo mức lương tuần và số ngày làm việc trong tháng
Tiền lương tháng x 12 tháng Tiền lương tuần 52 tuần + Tiền lương giờ:
Lương giờ có thể tính trực tiếp để trả lương theo giờ hoặc căn cứ vào lương ngày để phụ cấp làm thêm giờ cho người lao động
Ví dụ: Mức lương cơ bản của 1 người lao động tại Hà Nội là 4.730.000đ Công ty quy định làm thêm ngoài h (sau 17h) được hưởng 1.5 lần mức lương cơ bản
Một người lao động làm thêm 4 giờ
Vậy người lao đang đó được hưởng là :
Hình thức tiền lương theo thời gian có nhược điểm là chỉ mang tính bình quân, thường không phản ánh đúng kết quả lao động thực tế của người lao động.
Các chế độ tiền lương theo thời gian:
- Đó là lương theo thời gian đơn giản
- Lương theo thời gian có thưởng
Hình thức trả lương theo thời gian là phương pháp đơn giản, trong đó mức lương của mỗi công nhân được xác định dựa trên cấp bậc và thời gian làm việc Mức lương cao hay thấp phụ thuộc vào số giờ làm việc của họ.
- Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: Đó là mức lương tính theo thời gian đơn giản cộng với số tiền thưởng mà họ được hưởng
1.2.1.2 Hình thức tiền lương theo sản phẩm:
Khác với hình thức trả lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm được tính dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm mà người lao động hoàn thành.
Tổng tiền lương phải trả = Đơn giá TL/SP * Số lượng sản phẩm hoàn thành
Hình thức tiền lương theo sản phẩm:
+ Hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp:
Tiền lương của người lao động được xác định dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đúng tiêu chuẩn chất lượng và theo đơn giá đã được quy định, mà không bị giới hạn bởi bất kỳ yếu tố nào.
Tổng TL phải trả = Số lượng sản phẩm thực tế hoàn thành * đơn giá TL
+ Tiền lương sản phẩm gián tiếp
Tiền lương cho lao động gián tiếp trong các bộ phận sản xuất, như bảo trì máy móc, không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng có ảnh hưởng đến năng suất lao động trực tiếp Do đó, lương của lao động gián tiếp được tính dựa trên kết quả của lao động trực tiếp.
Nói chung hình thức tính lương theo sản phẩm gián tiếp này không được chính xác, còn có nhiều mặt hạn chế, và không thực tế công việc
+ Tiền lương theo sản phẩm có thưởng
Theo hình thức này, người lao động không chỉ nhận lương theo sản phẩm trực tiếp mà còn có cơ hội nhận thưởng cho những đóng góp trong sản xuất, tăng năng suất lao động và tiết kiệm vật tư.
Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng khuyến khích người lao động làm việc hăng say, từ đó nâng cao năng suất lao động Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cải thiện đời sống của công nhân viên.
+ Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến:
Ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn có một phần tiền thưởng được tính ra trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở mức năng suất cao
Hình thức tiền lương này khuyến khích người lao động cải thiện năng suất và duy trì cường độ làm việc tối đa, giúp hoàn thành đúng hạn các đơn đặt hàng và hợp đồng.
Hình thức tiền lương này có nhược điểm là làm tăng chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm, do đó chỉ nên áp dụng khi cần gấp rút hoàn thành đơn hàng hoặc trả lương cho công nhân ở những công đoạn khó khăn nhất nhằm đảm bảo sự đồng bộ trong sản xuất.
Hình thức tiền lương theo thời gian có nhiều hạn chế, như chưa liên kết chặt chẽ với kết quả và chất lượng lao động, dẫn đến việc kém kích thích người lao động Để khắc phục những hạn chế này, cần tổ chức theo dõi và ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của nhân viên, đồng thời áp dụng chế độ khen thưởng hợp lý.
Hình thức tiền lương theo sản phẩm mang lại nhiều ưu điểm hơn so với tiền lương theo thời gian, vì nó thực hiện nguyên tắc trả lương dựa trên số lượng và chất lượng lao động, liên kết thu nhập với kết quả sản xuất Phương pháp này kích thích tăng năng suất lao động và khuyến khích công nhân phát huy tính sáng tạo trong cải tiến kỹ thuật sản xuất, do đó được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.
1.2.2 Các quỹ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động mà họ quản lý và sử dụng Các thành phần chính của quỹ lương này bao gồm những khoản chi phí cơ bản liên quan đến tiền lương của nhân viên.
- Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán
- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định
Hạch toán lao động, tính lương, và các khoản phải trả cho người lao động25
Hạch toán lao động trong doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ quản lý lao động mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương cho từng nhân viên Nội dung hạch toán lao động bao gồm việc ghi nhận số lượng lao động, thời gian làm việc và chất lượng lao động.
Để quản lý số lượng lao động hiệu quả, doanh nghiệp sử dụng "Sổ sách theo dõi lao động", thường do phòng lao động phụ trách Sổ này ghi chép chi tiết về số lượng lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân viên Phòng Lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp hoặc sổ riêng cho từng bộ phận, nhằm nắm bắt rõ tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có.
Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là quá trình ghi chép chính xác số ngày công và giờ làm việc thực tế của từng nhân viên, bao gồm cả ngày nghỉ và ngừng việc Thông qua việc này, doanh nghiệp có thể xác định và tính toán chính xác số tiền phải trả cho từng người lao động trong các bộ phận và phòng ban khác nhau.
Bảng chấm công là tài liệu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp, dùng để ghi chép thời gian làm việc và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong từng tổ, đội, phòng ban Mỗi bảng chấm công phải được lập riêng cho từng tổ sản xuất và phòng ban trong một tháng, với danh sách người lao động phải khớp với sổ sách lao động của bộ phận Tổ trưởng hoặc trưởng phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công dựa trên số lao động có mặt và vắng mặt vào đầu ngày làm việc Đồng thời, các ngày nghỉ theo quy định như lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật cũng cần được ghi rõ ràng trong bảng chấm công.
Bảng chấm công cần được đặt ở nơi công khai để người lao động theo dõi thời gian làm việc của mình Vào cuối tháng, tổ trưởng và trưởng phòng sẽ tổng hợp tình hình sử dụng lao động và cung cấp cho kế toán Nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công, sau đó báo cáo số liệu lên phòng lao động tiền lương Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được chuyển cho phòng kế toán tiền lương để tính lương Đối với trường hợp nghỉ việc do ốm đau hoặc tai nạn lao động, cần có phiếu nghỉ ốm từ bệnh viện hoặc cơ sở y tế Nếu có trường hợp ngừng việc trong ngày, phải lập biên bản nêu rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại Các chứng từ này sẽ được gửi lên phòng kế toán để tính trợ cấp và BHXH, sau khi đã được tổ trưởng ghi vào bảng chấm công theo các ký hiệu quy định.
Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động đóng vai trò quan trọng trong quản lý và hạch toán lao động tại các doanh nghiệp sản xuất Quy trình này bao gồm việc ghi chép và theo dõi kết quả lao động để đảm bảo hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa nguồn lực.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc trả lương, cần xác định đúng số lượng hoặc chất lượng sản phẩm, cũng như khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân và tập thể Việc này sẽ làm cơ sở cho việc tính toán lượng công việc và mức lương hợp lý.
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp, việc hạch toán kết quả lao động sẽ sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau Những chứng từ phổ biến bao gồm phiếu xác nhận sản phẩm, hợp đồng giao khoán và các tài liệu liên quan khác.
Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành là tài liệu quan trọng, xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc đã được hoàn thành bởi đơn vị hoặc cá nhân lao động.
Phiếu này được lập bởi người giao việc và cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, bao gồm người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt.
Phiếu được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương áp dụng trong hình thức trả lương theo sản phẩm
Hợp đồng giao khoán công việc là tài liệu quan trọng giữa bên giao khoán và bên nhận khoán, xác định rõ khối lượng công việc, thời gian thực hiện, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên Đây là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán Nếu sản phẩm bị hỏng trong quá trình nghiệm thu, cán bộ kiểm tra chất lượng sẽ lập phiếu báo hỏng để xử lý Số lượng và chất lượng công việc hoàn thành sẽ được ghi vào chứng từ hạch toán, và sau khi được phê duyệt, tài liệu này sẽ được chuyển cho phòng kế toán tiền lương để tính toán và trả lương cho công nhân.
Hạch toán thanh toán lương với người lao động
Hạch toán thanh toán lương cho người lao động dựa trên chứng từ như bảng chấm công và bảng kê khối lượng công việc hoàn thành Kế toán tiền lương sẽ thực hiện việc tính lương sau khi kiểm tra các chứng từ này Quá trình tính lương, thưởng và các khoản khác phải tuân theo hình thức trả lương hiện hành tại doanh nghiệp.
Lập bảng thanh toán tiền lương cho 28 toán lao động bao gồm lương chính sách, lương sản phẩm, các khoản phụ cấp, trợ cấp và bảo hiểm cho từng lao động Đồng thời, cần xây dựng bảng thanh toán tiền thưởng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng dùng để xác định và thực hiện việc chi trả lương cùng các khoản phụ cấp cho người lao động trong doanh nghiệp Kế toán lao động tiền lương sẽ lập bảng này, bao gồm các khoản như lương chính sách, lương sản phẩm, phụ cấp, trợ cấp và bảo hiểm cho từng nhân viên Đây là chứng từ cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong các đơn vị sản xuất và kinh doanh.
Bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận dựa trên bảng chấm công, trong đó mỗi công nhân viên được ghi nhận thông tin như bậc, mức lương và thời gian làm việc Kế toán tiền lương sẽ tổng hợp các bảng thanh toán cho toàn doanh nghiệp hàng tháng và chuyển cho kế toán trưởng cùng thủ trưởng đơn vị ký duyệt Dựa trên bảng tổng hợp này, kế toán thu chi sẽ lập phiếu chi và thực hiện thanh toán lương cho từng bộ phận.
Việc thanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 2 kỳ trong tháng: + Kỳ 1: Tạm ứng
+ Kỳ 2: Thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định
Kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương
1.4.1 Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Một số chứng từ kế toán:
Mẫu số 01a- LĐTL, hay còn gọi là "Bảng chấm công", là tài liệu quan trọng để xác định mức lương dựa trên thời gian làm việc thực tế của từng công nhân viên Bảng này được lập hàng tháng theo thời gian làm việc của các bộ phận như tổ sản xuất và phòng ban.
- Mẫu số 01b- LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
- Mẫu số 02- LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số 03- LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
- Mẫu số 04- LĐTL: Giấy đi đường
- Mẫu số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Mẫu số 06- LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 07- LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Mẫu số 08- LĐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09- LĐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 10- LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11-LĐTL là bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, được sử dụng để hạch toán thời gian làm việc ngoài giờ của cán bộ công nhân viên Phiếu này là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp cho làm đêm và làm thêm giờ theo chế độ quy định.
- Một số các chứng từ khác liên quan khác như phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệch (giấy đi đường) hoá đơn …
1.4.2 Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để theo dõi tình hình thanh toán tiền công và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN kế toán sử dụng tài khoản 334 và tài khoản 338
Tài khoản 334: “Phải trả người lao động”
Tài khoản này ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho người lao động trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác liên quan.
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2
Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên ghi nhận các khoản nợ và tình hình thanh toán liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác của công nhân viên trong doanh nghiệp.
Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho người lao động không thuộc công nhân viên của doanh nghiệp, bao gồm tiền công, tiền thưởng (nếu có) và các khoản thu nhập khác của người lao động.
Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác
- Dùng để theo dõi việc trích lập sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Tài khoản 338 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 3382 (KPCĐ) - Tài khoản 3383 (BHXH)
Mỗi tháng, kế toán thực hiện tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng, bao gồm bộ phận sản xuất, kinh doanh và dịch vụ Đồng thời, kế toán cũng tính toán và phân bổ các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ theo quy định.
Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH (Mẫu số 01/BPB) quy định 31 điều liên quan đến tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích cho BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH là công cụ quan trọng để tổng hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả, bao gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác Đồng thời, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN cần được trích nộp hàng tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
1.4.3 Trình tự kế toán trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Tính tiền lương phải trả cho công nhân viên
- Hàng tháng, trên cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 241- XDCB dở dang: Tiền lương công nhân viên XDCB và sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 334- Phải trả CNV
- Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên
Doanh nghiệp có thể lập quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng cho người lao động hàng quý hoặc hàng năm, tùy thuộc vào tình hình kinh doanh Quỹ khen thưởng, sau khi được trích lập từ lợi nhuận, sẽ được sử dụng để thưởng cho công nhân viên qua các hình thức như thưởng thi đua và thưởng cho sáng kiến cải tiến kỹ thuật.
+Tiền thưởng từ quỹ khen thhưởng phải trả CNV (thưởng thi đua…) kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 353- Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334- Phải trả CNV
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
(Các khoảnmà người lao động sử dụng lao động được tính vào chi phí)
Nợ TK 154: Bộ phận trực tiếp quản lý Nợ TK 6421: Nhân viên bán hàng
Nợ TK 6422: Chi phí doanh nghiệp
- Trích BHXH, BHYT (Phần do CNV phải nộp từ tiền lương của mình) Nợ TK 334: Tổng số trích trừ vào lương (10.5%)
Có TK 3383: Lương Tham gia BHXH (8%)
Có TK 3384: Lương tham gia BHYT (1.5%)
Để tính số tiền bảo hiểm xã hội (BHXH) phải trả trực tiếp cho công nhân viên (CNV) trong trường hợp ốm đau, thai sản, kế toán cần phản ánh theo quy định phù hợp Việc này tùy thuộc vào các quy định cụ thể về việc phân công quản lý và sử dụng quỹ BHXH.
Trong trường hợp phân cấp quản lý quỹ BHXH, doanh nghiệp có quyền giữ lại một phần quỹ BHXH đã trích để chi tiêu trực tiếp cho nhân viên, phục vụ cho các nhu cầu như ốm đau và thai sản.
… theo quy định; khi tính số BHXH phải trả trực tiếp CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383) Có TK 334 – Phải trả người lao động
Sổ quỹ BHXH để lại doanh nghiệp chi không hết hoặc chi thiếu sẽ thanh toán quyết toán với cơ quan quản lý chuyên trách cấp trên
Trong trường hợp chế độ tài chính yêu cầu toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên, và việc chi tiêu trợ cấp BHXH cho công nhân viên tại doanh nghiệp được quyết toán dựa trên chi phí thực tế, kế toán sẽ ghi sổ số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên theo định khoản cụ thể.
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có TK 334- Phải trả người lao động
- Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên
Trong các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh theo mùa, để giảm thiểu sự biến động giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất Phương pháp này giúp doanh nghiệp ghi nhận một khoản chi phí phải trả, từ đó ổn định hơn trong việc quản lý chi phí sản xuất.
Mức lương nghỉ phép = Tiền lương thực tế phải trả x Tỉ lệ trích trước phải trả CN
- Các khoản phải thu đối với CNV như tiền bắt bồi thường vật chất, tiền BHYT (Phần người lao động phải chịu) nay kế toán phản ánh định khoản:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 138: Phải thu khác
- Kết chuyển các tiền tạm ứng chi không hết trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
- Tính thuế thu nhập mà CNV, người lao động phải nộp Nhà nước, kếtoán ghi sổ theo định khoản: Nợ 334 – Phải trả CNV
Có TK 333 – Thuế và các khoản khác… (3338)
- Khi thanh toán (Chi trả)
Tiền lương và các khoản thu nhập khác cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 – Phải trả CNV
- Khi chuyển nộp BHXH, BHYT và KPCĐ cho cơ quan chuyên môn cấp trên quản lý Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TK cấp 2 tương ứng)
- Khi chi tiêu kinh phí công đoàn, kế toán ghi:
Nợ TK 3382: Kinh phí công đoàn
Sơ đồ 1.1: Kế toán tiền lương
Sơ đồ 1.2: Các khoản trích theo lương
Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để hạch toán tiền lương chính xác và kịp thời, cần tổ chức hệ thống sổ sách và quy trình ghi chép một cách khoa học và hợp lý Việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán Các loại sổ kế toán được sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất quan trọng để đạt được mục tiêu này.
36 Đơn vị: Mẫu số: S03b-DNN Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số
133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật Ký chung) Năm 2021
Tài khoản: 334 – Phải trả người lao động
338 – Phải trả, phải nộp khác Đơn vị tính: VNĐ
- Sổ này có trang, đánh số từ 01 đến trang
Nhật ký chung Số hiệu
- Số phát sinh trong kỳ
- Cộng lũy kế từ đầu năm
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ, tên, đóng dấu)
37 Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số S19-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
Ngày 26/8/2016 của Bộ tài chính
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 334, 338
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
- Số phát sinh trong kỳ
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 1.2: Sổ chi tiết các TK 334, 338
- Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang
38 Đơn vị: Đại chỉ: Mẫu số S19-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT BTC
Ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh
Bảng 1.3: Sổ Nhật ký chung
Thông tin về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.6.1 Trên bảng cân đối kế toán
Tiền lương là khoản phải trả cho người lao động, bao gồm các khoản trích theo lương, được ghi nhận trong mục Phải trả, phải nộp khác Số liệu cho mục này được xác định dựa trên số dư Có của TK 334 "Phải trả người lao động" trong kỳ báo cáo trên Sổ cái.
TK 334 được ghi vào chỉ tiêu Phải trả ngườilao động (Mã số 314) trên bảng cân đối kế toán
Số liệu ghi vào chỉ tiêu này dựa trên số dư Có TK 338 trong kỳ báo cáo, được thể hiện trên Sổ cái và sổ chi tiết TK 338, và được ghi vào chỉ tiêu Phải trả ngắn hạn khác.
319) trên bảng cân đối kế toán
1.6.2 Trên báo cáo kết quả kinh doanh
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày trong chỉ tiêu
Giá vốn hàng bán (Mã số 11) trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm chi phí của công nhân trực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý phân xưởng, được trình bày trong chỉ tiêu "Chi phí bán hàng" (Mã số 25) và "Chi phí quản lý doanh nghiệp" (Mã số 26) cho nhân viên thuộc bộ phận hành chính, văn phòng.
1.6.3 Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện trong phần Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh, cụ thể là Tiền chi trả cho người lao động (bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp…) với mã số 03 trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cùng với phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Thông tin về các khoản trích theo lương được trình bày chi tiết, cụ thể trong mục Các khoản phải trả, phải nộp khác
Trong chương 1 của luận văn, tác giả đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp, nhấn mạnh vai trò và bản chất của kế toán tiền lương trong việc quản lý và sử dụng tiền lương hiệu quả nhằm giảm chi phí và tăng lợi nhuận Luận văn cũng hệ thống hóa các nội dung cơ bản của kế toán tiền lương, bao gồm khái niệm, phân loại, đánh giá tiền lương và các khoản trích theo lương, cũng như kế toán chi tiết và tổng hợp liên quan đến tiền lương.
Luận văn trình bày các mẫu chứng từ và sổ sách liên quan đến hình thức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Đây là cơ sở để phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH G.E.S Việt Nam trong chương 2, đồng thời đưa ra các kiến nghị trong chương 3.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH G.E.S VIỆT NAM
Tổng quan chung về Công ty
2.1.1 Khái quát về sự hình thành
Công ty TNHH G.E.S Việt Nam đã vượt qua nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu thành lập nhờ sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên Sự đoàn kết và quyết tâm đã giúp công ty từng bước ổn định và phát triển vững mạnh.
Nhìn lại chặng đường đã qua, tất cả thành viên trong công ty đều thể hiện ý thức trách nhiệm và nỗ lực hoàn thiện bản thân để hoàn thành tốt nhiệm vụ Đồng thời, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, doanh nghiệp không ngừng nâng cao tay nghề và chất lượng làm việc của nhân viên.
Tên công ty: Công ty TNHH G.E.S Việt Nam
Địa chỉ trụ sở chính: Số 1/46, phố Trường Lâm, Phường Đức Giang, Quận Long
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự
- Bán lẻ đồ điện tử, bảo hộ lao động
- Kinh doanh bất động sản
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức quản lý tại Công Ty TNHH G.E.S Vi ệt Nam
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn:Phòng kế toán Công ty Công ty TNHH G.E.S Việt Nam)
Công ty có quy mô nhỏ nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ trên
1 Giám đốc: Ông Mai Viết Vĩnh Đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước Giám đốc có quyền quyết định tất cả các công vịêc trong công ty
Quản lý tài sản công ty và tổ chức sử dụng vốn hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Cần phân phối thu nhập và tích lũy, theo dõi hoạt động kinh doanh, đồng thời viết phiếu thu chi Kiểm tra và lập hóa đơn thanh toán cũng là bước cần thiết, sau đó giao cho nhân viên các phòng thực hiện theo yêu cầu thanh toán.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty
Tổ chức hiệu quả công tác thu chi là yếu tố then chốt để đảm bảo nguồn tài chính ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp quá trình này diễn ra liên tục và không bị gián đoạn Đồng thời, cần thanh toán đầy đủ và kịp thời mọi khoản thu nhập cho người lao động.
Tổ chức bộ máy hạch toán kế toán công ty theo chế độ kế toán mà nhà nước quy định
Tham gia hoạt động sản xuất kinh tế của công ty
Đề xuất những phương án kinh tế mang tính hiệu quả cao
Tham mưu cho Giám đốc xây dựng Quy chế phối hợp các phòng ban, xây dựng Quy chế quản lý tài chính và Quy chế chi tiêu nội bộ;
Lập kế hoạch thu chi hàng tháng, quý và năm là cần thiết để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả Việc này giúp cân đối nguồn thu chi và điều hòa sử dụng vốn trong toàn công ty, từ đó tối ưu hóa hiệu suất tài chính và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để làm việc với tổ chức tín dụng về các vấn đề liên quan đến hợp đồng vay vốn, đồng thời chủ động cân đối và sử dụng hiệu quả nguồn vốn vay.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc quản lý nguồn vốn của Công ty, kiểm tra quỹ thường xuyên và đột xuất theo quy định;
Hàng quý, chúng tôi tổng hợp và đề xuất các khoản công nợ phải thu và nợ phải trả có tuổi nợ lâu năm, nhằm tư vấn cho Giám đốc trong việc xử lý đúng quy định.
Kiểm tra chứng từ ban đầu: chi phí quản lý, chi phí trực tiếp thực hiện các dự án của
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài sản và tiền vốn của Công ty, việc kiểm tra thường xuyên việc sử dụng, lập chứng từ, thanh toán và hạch toán kế toán theo đúng chế độ là rất cần thiết.
Hàng tháng, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế giá trị gia tăng bằng cách kiểm tra thuế đầu vào và đầu ra, đồng thời kê khai theo quy định vào ngày 20 hàng tháng Việc quản lý và sử dụng hóa đơn phải tuân thủ các quy định của pháp luật Ngoài ra, hàng quý, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế và lập, giao hóa đơn cho khách hàng theo quy định.
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định và lập báo cáo tài chính hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, và hàng năm theo luật Đảm bảo trình Giám đốc báo cáo kịp thời, phân phối lợi nhuận hợp lý và thành lập quỹ theo đúng quy định.
Lập báo cáo quản trị thường xuyên và đột xuất cho các phòng ban có liên quan khi có yêu cầu để tổng hợp báo cáo cho Giám đốc
Xác định các chi phí, giá thành cũng như thực hiện việc tổng hợp, phân tích kết quả hoạt động SXKD
Chủ động theo dõi và thu hồi công nợ các khoản cho thuê mặt bằng, nhà hàng, trạm xăng và thu lãi cổ tức các đơn vị thành viên;
Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán cùng tài sản của Công ty phải tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời sử dụng hóa đơn theo đúng quy định Ngoài ra, việc bảo mật số liệu kế toán cũng cần thực hiện theo điều lệ của Công ty.
Hướng dẫn các phòng ban thực hiện ghi chép ban đầu đúng theo chế độ thanh toán quy định Đồng thời, hàng năm công khai thông tin về thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và gửi đến bộ phận liên quan của Người lao động.
Để đạt hiệu quả cao trong công việc, cần xây dựng và thực hiện quy chế phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quá trình giải quyết công việc.
Chủ động tìm kiếm, xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng
Chúng tôi tiếp nhận các dự án từ các chủ đầu tư và tiến hành tìm hiểu thông tin một cách kỹ lưỡng Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp cho khách hàng những giải pháp hợp lý và phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Sắp xếp gặp mặt khách hàng tư vấn , đàm phán, ký hợp đồng với khách hàng
Tham gia phân tích tình hình hoạt động tại các đơn vị kinh doanh: doanh số, khả năng tiêu thụ hàng hóa
Tổ chức, kiểm tra giám sát công tác khai thác hàng hóa của nhân viên, đề xuất tuyển dụng đào tạo
Nghiên cứu phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh theo chiều hướng của thị trường, thị phần củ công ty đối với thị trường
Triển khai doanh số tới các đơn vị kinh doanh
Thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại các trung tâm kinh doanh nhằm đạt chỉ tiêu đề ra
Nghiên cứu và tìm hiểu thông tin về những Dự án mà công ty sắp phân phối, nắm bắtnhanh những biến đổi của thị trường
Lên mục tiêu chiến lược nhằm tiếp thị Dự án , sản phẩm đến khách hàng tiềm năng
Làm quảng cáo , chạy TVC, tổ chức sự kiện ,…
Phỏng vấn , kiểm tra để tìm ra các ứng viên mới ưu tú nhất
Phụ trách chăm lo cho đời sống nơi công sở và đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động
Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty
2.1.4 Đặc điểm công tác kế toán tại công ty TNHH G.E.S Việt Nam
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
