1.4 Kế tốn tiền lương và các khoản phải trích theo lương
1.4.1 Chứng từ sử dụng trong kếtoán tiền lương và các khoản trích theo lương
Một số chứng từ kế toán:
- Mẫu số 01a- LĐTL: “Bảng chấm công” Đây là cơ sở chứng từ để trả lương theo thời gian làm việc thực tế của từng công nhân viên. Bảng này được lập hàng tháng theo thời gian bộ phận (tổ sản xuất, phòng ban)
- Mẫu số 01b- LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ - Mẫu số 02- LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương - Mẫu số 03- LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng - Mẫu số 04- LĐTL: Giấy đi đường
- Mẫu số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành - Mẫu số 06- LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 07- LĐTL: Bảng thanh tốn tiền th ngồi - Mẫu số 08- LĐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09- LĐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán - Mẫu số 10- LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Mẫu số 11-LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Phiếu này dùng để hạch toán thời gian làm việc của cán bộ cơng nhân viên ngồi giờ quy định được điều động làm việc thêm là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp làm đêm thêm giờ theo chế độ quy định.
- Một số các chứng từ khác liên quan khác như phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, cơng lệch (giấy đi đường) hố đơn …
30
1.4.2 Tài khoản sử dụng trong kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
Để theo dõi tình hình thanh tốn tiền cơng và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN kế toán sử dụng tài
khoản 334 và tài khoản 338.
Tài khoản 334: “Phải trả người lao động”.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lượng, bảo hiểmxã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tínhchất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác.
- Dùng để theo dõi việc trích lập sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Tài khoản 338 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 3382 (KPCĐ) - Tài khoản 3383 (BHXH) - Tài khoản 3384 (BHYT)
– Tài koản 3385 (BHTN)
Tổng hợp, phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, BHTN. Hàng tháng kế toán
tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng (bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ) và tính tốn trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo
31
quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được thực hiện trên Bảng phân bổ tiền lương và Trích BHXH (Mẫu số 01/BPB) Nội dung: Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (lương chính, lương phụ và các khoản khác). BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải trích nộp hàng tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (Ghi có TK 334, 335, 3382, 3383, 3384,3385)
1.4.3 Trình tự kế tốn trong kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
- Tính tiền lương phải trả cho công nhân viên
- Hàng tháng, trên cơ sở tính tốn tiền lương phải trả cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 241- XDCB dở dang: Tiền lương công nhân viên XDCB và sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Nợ TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 334- Phải trả CNV - Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên
Hàng quý hoặc hàng năm tuỳ theo tình hình kinh doanh doanh nghiệp được tính từ lợi nhuận để lập quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng cho người lao động. Sau khi được trích lập, quỹ khen thưởng dùng để chi thhưởng cho công nhân viên như thưởng thi đua, thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật…
+Tiền thưởng từ quỹ khen thhưởng phải trả CNV (thưởng thi đua…) kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 353- Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334- Phải trả CNV
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn
32
Nợ TK 154: Bộ phận trực tiếp quản lý Nợ TK 6421: Nhân viên bán hàng Nợ TK 6422: Chi phí doanh nghiệp
Có TK 3383: BHXH (17,5%) Có TK 3384: BHYT (3%) Có TK 3385: BHTN (1%) Có TK 3382: KPCĐ (2%)
- Trích BHXH, BHYT (Phần do CNV phải nộp từ tiền lương của mình) Nợ TK 334: Tổng số trích trừ vào lương (10.5%)
Có TK 3383: Lương Tham gia BHXH (8%) Có TK 3384: Lương tham gia BHYT (1.5%) Có TK 3385: Lương thamgiaBHTN (1%)
- Tính số BHXH phải trả trực tiếp CNV (trường hợp CNV ốm đau, thai sản…) kế toán phản ánh theo quy định khoản thích hợp tuỳ theo quy định cụ thể về việc phân công quản lý sử dụng quỹ BHXH
- Trường hợp phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH, doanh nghiệp được giữ lại một phần BHXH trích được để trực tiếp sử dụng chi tiêu cho CNV như: ốm đau, thai sản, … theo quy định; khi tính số BHXH phải trả trực tiếp CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383) Có TK 334 – Phải trả người lao động Sổ quỹ BHXH để lại doanh nghiệp chi không hết hoặc chi thiếu sẽ thanh toán quyết toán với cơ quan quản lý chuyên trách cấp trên.
Trường hợp chế độ tài chính quy định tồn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên và việc chi tiêu trợ cấp BHXH cho CNV tại doanh nghiệp được quyết tốn sau theo chi phí thực tế, thì khi tính số BHXH phải trả trực tiếp CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
33 Có TK 334- Phải trả người lao động
- Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên
Trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất nhập một khoản chi phí phải trả, cách tính như sau:
Mức lương nghỉ phép = Tiền lương thực tế phải trả x Tỉ lệ trích trước phải trả CN - Các khoản phải thu đối với CNV như tiền bắt bồi thường vật chất, tiền BHYT (Phần người lao động phải chịu) nay kế toán phản ánh định khoản:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 138: Phải thu khác
- Kết chuyển các tiền tạm ứng chi không hết trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 141- Tạm ứng
- Tính thuế thu nhập mà CNV, người lao động phải nộp Nhà nước, kếtoán ghi sổ theo định khoản: Nợ 334 – Phải trả CNV
Có TK 333 – Thuế và các khoản khác… (3338) - Khi thanh toán (Chi trả)
Tiền lương và các khoản thu nhập khác cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 334 – Phải trả CNV
Có TK 111- Tiền mặt
- Khi chuyển nộp BHXH, BHYT và KPCĐ cho cơ quan chuyên môn cấp trên quản lý Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TK cấp 2 tương ứng)
34 - Khi chi tiêu kinh phí cơng đồn, kế tốn ghi: Nợ TK 3382: Kinh phí cơng đồn
Có TK 111, TK 112
Sơ đồ 1.1: Kế toán tiền lương
35
1.5 Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để việc hạch toán tiền lương được chuẩn xác, kịp thời cung cấp thông tin cho người quản lý, hệ thống sổ sách và quy trình ghi chép địi hỏi phải được tổ chức khoa học, hợp lý, vừa đảm bảo chính xác, vừa giảm bớt lao động cho người làm cơng tác kế tốn. Các loại sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
36
Đơn vị:................... Mẫu số: S03b-DNN
Địa chỉ:.................. (Ban hành theo Thông tư số
133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế tốn Nhật Ký chung) Năm 2021
Tài khoản: 334 – Phải trả người lao động
338 – Phải trả, phải nộp khác
Đơn vị tính: VNĐ
- Sổ này có ... trang, đánh số từ 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ... Bảng 1.1: Sổ cái TK 334,338 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Tk đối tượng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang số STT dịng Nợ Có A B C D E G H 1 2 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ ........ .......... ........... ....................... ....... ......... ........ ....... ........... - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ
- Cộng lũy kế từ đầu năm
Người lập biểu
( Ký, họ tên)
Kê toán trưởng
(Ký, họ tên)
Ngày ... tháng ....năm ...
Người đại diện theo pháp luật
37
Đơn vị:......................
Địa chỉ:...................... Mẫu số S19-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
Ngày 26/8/2016 của Bộ tài chính
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 334, 338 Loại tiền: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ ................... ............ ....... .......................... ........ ......... .......... ......... ............ - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày ... tháng ... năm
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 1.2: Sổ chi tiết các TK 334, 338
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .... - Ngày mở sổ: ...
38
Đơn vị:..................
Đại chỉ:................. Mẫu số S19-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT BTC
Ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Đơn vị: VNĐ
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có .................... ........... ....... ............. ......... .......... ......... .................... ........... ........ ............. ......... .......... .......... .................... ........... ........ ............. ......... ........... .......... .................... ........... ......... ............. ......... ........... ........... .................... ........... ......... .............. ......... ........... ........... .................... ........... ......... ............... ......... ........... ............ Tổng cộng Người lập ( Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Lập ngày ... tháng ... Tổng giám đốc (Đã ký) Bảng 1.3: Sổ Nhật ký chung
39
1.6 Thông tin về kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương 1.6.1 Trên bảng cân đối kế tốn.
Thơng tin về tiền lương là khoản Phải trả người lao động, các khoản trích theo lương được trình bày trong khoản mục Phải trả, phải nộp khác. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có TK 334 “Phải trả người lao động” trong kỳ báo cáo trên Sổ cái TK 334 được ghi vào chỉ tiêu Phải trả ngườilao động (Mã số 314) trên bảng cân đối kế toán
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có TK: TK 338 trong kỳ báo cáo trên Sổ cái và sổ chi tiết tk 338 được ghi vào chỉ tiêu Phải trả ngắn hạn khác (Mã số 319) trên bảng cân đối kế toán
1.6.2 Trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày trong chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán” (Mã số 11 trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) đối với công nhân trực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý phân xưởng, đội thi cơng, trình bày trong chỉ tiêu “Chi phí bán hàng” (Mã số 25 trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) và chỉ tiêu “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (Mã số 26 trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) đối với người lao động thuộc bộ phận hành chính, văn phịng.
1.6.3 Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Thông tin về tiền lƣơng và các khoản trích theo lương được trình bàytrong phần Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh –Tiền chi trả cho người lao động (lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp…) (Mã số 03) trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ) Trên thuyết minh báo cáo tàichính.
Thơng tin về các khoản trích theo lương được trình bày chi tiết, cụ thể trong mục Các khoản phải trả, phải nộp khác.
40
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1 luận văn đã trình bày khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp nhằm hiểu rõ hơn vai trò, bản chất của kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương đối với việc sử dụng và quản lý tiền lương có hiệu quả để giảm chi phí làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Luận văn cũng đã hệ thống hóa những nội dung cơ bản của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: khái niệm, phân loại, đánh giá tiền lương và các khoản trích theo lương, kế tốn chi tiết và kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương …
Ngồi ra luận văn cịn đề cập đến các mẫu chứng từ, mẫu sổ tương ứng với các hình thức kế tốn trong doanh nghiệp trong cơng tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đây cũng là cơ sở để luận văn đi vào phản ánh thực trạng cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH G.E.S ViệtNam trong chương 2 và kiến nghị trong chương 3.
41
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH G.E.S VIỆT NAM
2.1 Tổng quan chung về Công ty 2.1.1 Khái quát về sự hình thành 2.1.1 Khái quát về sự hình thành
Công ty TNHH G.E.S Việt Nam khi mới thành lập, cơng ty gặp khơng ít khó khăn về nhiều mặt trong q trình xây dựng và phát triển. Nhưng ban lãnh đạo cùng với tồn thể cán bộ nhân viên trơng công ty đã nỗ lực phấn đấu, khắc phục mọi khó khăn để đưa cơng ty ngày một phát triển từng bước ổn định và đi lên.
Nhìn lại chặng đường đã đi qua mọi thành viên trong cơng ty ln có ý thức trách nhiệm và tích cực hồn thiện mình về mọi mặt để đảm đương và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin doanh nghiệp ngày càng đi lên, nâng cao tay nghề và chất lượng làm việc của cơng nhân viên trong tồn doanh nghiệp.
Tên công ty: Công ty TNHH G.E.S Việt Nam
Mã số thuế: 0107815118
Địa chỉ trụ sở chính: Số 1/46, phố Trường Lâm, Phường Đức Giang, Quận Long
Biên, Hà Nội
Điện thoại: 0926.654.999
Ngành nghề kinh doanh:
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự - Sản xuất hạt nhựa
- Bán lẻ đồ điện tử, bảo hộ lao động - Cung ứng nhân lực
42
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức quản lý tại Công Ty TNHH G.E.S Vi ệt Nam
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn:Phòng kế tốn Cơng ty Cơng ty TNHH G.E.S Việt Nam)
Cơng ty có quy mơ nhỏ nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ trên
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ
1. Giám đốc:
Ông Mai Viết Vĩnh. Đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Giám đốc có quyền quyết định tất cả các công vịêc trong công ty.
2. Phịng kế tốn:
Quản lý tồn bộ tài sản của cơng ty, tổ chức sử dụng vốn và nguốn vốn kinh doanh. Thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Phân phối thu nhập, tích luỹtính tốn theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty, viết phiếu thu chi . Kiểm tra rồi viết hoá đơn thanh toán rồi giao cho nhân viên các phòng thực hiện theo yêucấu thanh toán.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty.
Tổ chức tốt việc thu chi, đảm bảo nguồn tài chính phục vụ tốt cho việc sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành liên tục khơng bị gián đoạn. Thanh tốn đầy đủ kịp thời mọi khoản thu nhập của người lao động.