Để việc hạch toán tiền lương được chuẩn xác, kịp thời cung cấp thông tin cho người quản lý, hệ thống sổ sách và quy trình ghi chép địi hỏi phải được tổ chức khoa học, hợp lý, vừa đảm bảo chính xác, vừa giảm bớt lao động cho người làm cơng tác kế tốn. Các loại sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
36
Đơn vị:................... Mẫu số: S03b-DNN
Địa chỉ:.................. (Ban hành theo Thông tư số
133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế tốn Nhật Ký chung) Năm 2021
Tài khoản: 334 – Phải trả người lao động
338 – Phải trả, phải nộp khác
Đơn vị tính: VNĐ
- Sổ này có ... trang, đánh số từ 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ... Bảng 1.1: Sổ cái TK 334,338 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Tk đối tượng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ ........ .......... ........... ....................... ....... ......... ........ ....... ........... - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ
- Cộng lũy kế từ đầu năm
Người lập biểu
( Ký, họ tên)
Kê toán trưởng
(Ký, họ tên)
Ngày ... tháng ....năm ...
Người đại diện theo pháp luật
37
Đơn vị:......................
Địa chỉ:...................... Mẫu số S19-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
Ngày 26/8/2016 của Bộ tài chính
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 334, 338 Loại tiền: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ ................... ............ ....... .......................... ........ ......... .......... ......... ............ - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày ... tháng ... năm
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 1.2: Sổ chi tiết các TK 334, 338
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .... - Ngày mở sổ: ...
38
Đơn vị:..................
Đại chỉ:................. Mẫu số S19-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT BTC
Ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Đơn vị: VNĐ
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có .................... ........... ....... ............. ......... .......... ......... .................... ........... ........ ............. ......... .......... .......... .................... ........... ........ ............. ......... ........... .......... .................... ........... ......... ............. ......... ........... ........... .................... ........... ......... .............. ......... ........... ........... .................... ........... ......... ............... ......... ........... ............ Tổng cộng Người lập ( Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Lập ngày ... tháng ... Tổng giám đốc (Đã ký) Bảng 1.3: Sổ Nhật ký chung
39
1.6 Thơng tin về kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương 1.6.1 Trên bảng cân đối kế toán.
Thông tin về tiền lương là khoản Phải trả người lao động, các khoản trích theo lương được trình bày trong khoản mục Phải trả, phải nộp khác. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có TK 334 “Phải trả người lao động” trong kỳ báo cáo trên Sổ cái TK 334 được ghi vào chỉ tiêu Phải trả ngườilao động (Mã số 314) trên bảng cân đối kế toán
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có TK: TK 338 trong kỳ báo cáo trên Sổ cái và sổ chi tiết tk 338 được ghi vào chỉ tiêu Phải trả ngắn hạn khác (Mã số 319) trên bảng cân đối kế toán
1.6.2 Trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày trong chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán” (Mã số 11 trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) đối với công nhân trực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý phân xưởng, đội thi cơng, trình bày trong chỉ tiêu “Chi phí bán hàng” (Mã số 25 trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) và chỉ tiêu “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (Mã số 26 trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) đối với người lao động thuộc bộ phận hành chính, văn phịng.
1.6.3 Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Thông tin về tiền lƣơng và các khoản trích theo lương được trình bàytrong phần Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh –Tiền chi trả cho người lao động (lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp…) (Mã số 03) trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ) Trên thuyết minh báo cáo tàichính.
Thơng tin về các khoản trích theo lương được trình bày chi tiết, cụ thể trong mục Các khoản phải trả, phải nộp khác.
40
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1 luận văn đã trình bày khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp nhằm hiểu rõ hơn vai trò, bản chất của kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương đối với việc sử dụng và quản lý tiền lương có hiệu quả để giảm chi phí làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Luận văn cũng đã hệ thống hóa những nội dung cơ bản của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: khái niệm, phân loại, đánh giá tiền lương và các khoản trích theo lương, kế tốn chi tiết và kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương …
Ngồi ra luận văn cịn đề cập đến các mẫu chứng từ, mẫu sổ tương ứng với các hình thức kế tốn trong doanh nghiệp trong cơng tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đây cũng là cơ sở để luận văn đi vào phản ánh thực trạng cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty TNHH G.E.S ViệtNam trong chương 2 và kiến nghị trong chương 3.
41
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH G.E.S VIỆT NAM
2.1 Tổng quan chung về Công ty 2.1.1 Khái quát về sự hình thành 2.1.1 Khái quát về sự hình thành
Công ty TNHH G.E.S Việt Nam khi mới thành lập, cơng ty gặp khơng ít khó khăn về nhiều mặt trong quá trình xây dựng và phát triển. Nhưng ban lãnh đạo cùng với tồn thể cán bộ nhân viên trơng cơng ty đã nỗ lực phấn đấu, khắc phục mọi khó khăn để đưa cơng ty ngày một phát triển từng bước ổn định và đi lên.
Nhìn lại chặng đường đã đi qua mọi thành viên trong cơng ty ln có ý thức trách nhiệm và tích cực hồn thiện mình về mọi mặt để đảm đương và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin doanh nghiệp ngày càng đi lên, nâng cao tay nghề và chất lượng làm việc của cơng nhân viên trong tồn doanh nghiệp.
Tên công ty: Công ty TNHH G.E.S Việt Nam
Mã số thuế: 0107815118
Địa chỉ trụ sở chính: Số 1/46, phố Trường Lâm, Phường Đức Giang, Quận Long
Biên, Hà Nội
Điện thoại: 0926.654.999
Ngành nghề kinh doanh:
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự - Sản xuất hạt nhựa
- Bán lẻ đồ điện tử, bảo hộ lao động - Cung ứng nhân lực
42
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức quản lý tại Công Ty TNHH G.E.S Vi ệt Nam
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn:Phòng kế tốn Cơng ty Cơng ty TNHH G.E.S Việt Nam)
Cơng ty có quy mơ nhỏ nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ trên
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ
1. Giám đốc:
Ông Mai Viết Vĩnh. Đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Giám đốc có quyền quyết định tất cả các cơng vịêc trong cơng ty.
2. Phịng kế toán:
Quản lý tồn bộ tài sản của cơng ty, tổ chức sử dụng vốn và nguốn vốn kinh doanh. Thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Phân phối thu nhập, tích luỹtính tốn theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty, viết phiếu thu chi . Kiểm tra rồi viết hoá đơn thanh toán rồi giao cho nhân viên các phòng thực hiện theo yêucấu thanh toán.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty.
Tổ chức tốt việc thu chi, đảm bảo nguồn tài chính phục vụ tốt cho việc sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành liên tục khơng bị gián đoạn. Thanh tốn đầy đủ kịp thời mọi khoản thu nhập của người lao động.
Giám đốc Phịng Kế Tốn Phịng Nhân Sự Phòng Kinh Doanh Phòng Marketing
43
Tổ chức bộ máy hạch tốn kế tốn cơng ty theo chế độ kế toán mà nhà nước quy định
Tham gia hoạt động sản xuất kinh tế của công ty.
Đề xuất những phương án kinh tế mang tính hiệu quả cao
Tham mưu cho Giám đốc xây dựng Quy chế phối hợp các phòng ban, xây dựng Quy chế quản lý tài chính và Quy chế chi tiêu nội bộ;
Lập kế hoạch thu – chi hàng tháng, quý, năm đảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả, cân đối nguồn thu, chi và điều hoà sử dụng vốn trong tồn Cơng ty
Phối hợp với các bộ phận có liên quan làm việc với các tổ chức tín dụng về những vấn đề có liên quan đến hợp đồng vay vốn; chủ động cân đối sử dụng nguồn vốn vay có hiệu quả.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc quản lý nguồn vốn của Công ty, kiểm tra quỹ thường xuyên và đột xuất theo quy định;
Hàng quý tổng hợp và đề xuất công nợ phải thu – nợ phải trả có tuổi nợ lâu năm, tham mưu cho Giám đốc xử lý đúng theo quy định;
Kiểm tra chứng từ ban đầu: chi phí quản lý, chi phí trực tiếp thực hiện các dự án của
Thường xuyên kiểm tra việc quản lý, kiểm soát việc sử dụng tài sản, tiền vốn của Công ty cũng như việc lập chứng từ và thanh toán, hạch toán kế toán theo chế độ
Hàng tháng quyết toán thuế giá trị gia tăng: Kiểm tra thuế đầu vào và đầu ra; kê khai theo quy định (vào ngày 20 hàng tháng). Quản lý và sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật. Hàng quý báo cáo tình hình sử dụng hố đơn cho cơ quan thuế, lập và giao hoá đơn cho khách hàng theo quy định;
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định. Hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, năm lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của luật trình Giám đốc, phân phối lợi nhuận và lập quỹ;
Lập báo cáo quản trị thường xuyên và đột xuất cho các phịng ban có liên quan khi có yêu cầu để tổng hợp báo cáo cho Giám đốc.
44
Xác định các chi phí, giá thành cũng như thực hiện việc tổng hợp, phân tích kết quả hoạt động SXKD
Chủ động theo dõi và thu hồi công nợ các khoản cho thuê mặt bằng, nhà hàng, trạm xăng và thu lãi cổ tức các đơn vị thành viên;
Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán, các tài sản thuộc sở hữu của Công ty theo quy định và sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật, bảo mật số liệu kế toán theo quy định của điều lệ Công ty
Hướng dẫn các phòng ban thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ thanh toán theo quy định; hàng năm, công khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và gửi về bộ phận của Người lao động.
Xây dựng và thực hiện tốt quy chế phối hợp giữa các bộ phận có liên quan, để giải quyết cơng việc mang tính thống nhất và đạt hiệu quả cao.
3. Phòng kinh doanh:
Chủ động tìm kiếm, xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng.
Tiến hành tiếp nhận những Dự án của các Chủ đầu tư , tìm hiểu kỹ thơng tin để cung cấp cho khách hàng một cách hợp lý nhất và phù hợp nhất với nhu cầu của họ ……..
Sắp xếp gặp mặt khách hàng tư vấn , đàm phán, ký hợp đồng với khách hàng.
Tham gia phân tích tình hình hoạt động tại các đơn vị kinh doanh: doanh số, khả năng tiêu thụ hàng hóa.
Tổ chức, kiểm tra giám sát công tác khai thác hàng hóa của nhân viên, đề xuất tuyển dụng đào tạo.
Nghiên cứu phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh theo chiều hướng của thị trường, thị phần củ công ty đối với thị trường.
Triển khai doanh số tới các đơn vị kinh doanh.
Thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại các trung tâm kinh doanh nhằm đạt chỉ tiêu đề ra.
45
Nghiên cứu và tìm hiểu thơng tin về những Dự án mà công ty sắp phân phối, nắm bắtnhanh những biến đổi của thị trường.
Lên mục tiêu chiến lược nhằm tiếp thị Dự án , sản phẩm đến khách hàng tiềm năng .
Làm quảng cáo , chạy TVC, tổ chức sự kiện ,….
5. Phòng Nhân sự :
Phỏng vấn , kiểm tra để tìm ra các ứng viên mới ưu tú nhất .
Phụ trách chăm lo cho đời sống nơi công sở và đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động.
Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty.
2.1.4. Đặc điểm công tác kế tốn tại cơng ty TNHH G.E.S Việt Nam
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phịng kế tốn có chức năng phản ánh tới giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty. Những thơng tin mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Tại cơng ty, chức năng chính của phịng kế tốn là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát sinh giúp tính tốn chi phí, lợi nhuận cho. Không chỉ là ghi chép, và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế tốn có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phịng kế tốn là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đưa ra các quyết định.
Giữa các phần hành kế tốn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin được ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế tốn trưởng và có mối quan hệ tương hỗ với các phần hành khách thể hiện qua sơ đồ sau:
46
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán a. Kế toán trưởng:
Chỉ đạo thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của công ty, tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán, cũng như trong việc ra quyết định về tài chính, đồng thời cịn có trách nhiệm đôn đốc theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về số lượng và chất lượng báo cáo tài chính.
b. Kế tốn thuế:
Kế tốn thuế có nhiệm vụ hàng ngày thu thập, xử lí, sắp xếp, lưu trữ hóa đơn -chứng từ kế tốn theo một cách hợp lí- hợp lệ - hợp pháp. Hàng tháng, quý, năm tiến hành kê khai nộp báo cáo thuế theo tháng, quý năm. Ngoài ra còn phải thường xuyên cập nhật các văn bản thuế liên quan đến doanh nghiệp một cách kịp thời để đảm bảo làm đúng, làm đủ theo luật thuế doanh nghiệp hiện hành và có thể giúp doanh nghiệp hưởng các chính sách ưu đãi của chính phủ.
c. Kế tốn lương :
Kế toán tiền lương: Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, chất lượng sản phẩm, tính chính xác tiền lương phải trả cho người lao động. Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của người lao động. Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoach quỹ lương kỳ sau. Tính và phân bổ
Kế Toán Trưởng Kế Toán Thuế Kế Tốn Lương Kế Tốn Nơi Bộ Thủ Qũy
47
chính xác đối tượng, tính giá thành . Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, đề xuất biện pháp tiếp kiệm quỹ lương, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.
Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ thuộc phạm vi trách