2.1 Tổng quan chung về Công ty
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức quản lý tại Công Ty TNHH G.E.S ViệtNam
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn:Phòng kế tốn Cơng ty Cơng ty TNHH G.E.S Việt Nam)
Cơng ty có quy mô nhỏ nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ trên
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ
1. Giám đốc:
Ông Mai Viết Vĩnh. Đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Giám đốc có quyền quyết định tất cả các công vịêc trong cơng ty.
2. Phịng kế tốn:
Quản lý tồn bộ tài sản của cơng ty, tổ chức sử dụng vốn và nguốn vốn kinh doanh. Thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Phân phối thu nhập, tích luỹtính tốn theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty, viết phiếu thu chi . Kiểm tra rồi viết hoá đơn thanh toán rồi giao cho nhân viên các phịng thực hiện theo ucấu thanh tốn.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty.
Tổ chức tốt việc thu chi, đảm bảo nguồn tài chính phục vụ tốt cho việc sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành liên tục khơng bị gián đoạn. Thanh tốn đầy đủ kịp thời mọi khoản thu nhập của người lao động.
Giám đốc Phịng Kế Tốn Phịng Nhân Sự Phịng Kinh Doanh Phịng Marketing
43
Tổ chức bộ máy hạch tốn kế tốn cơng ty theo chế độ kế toán mà nhà nước quy định
Tham gia hoạt động sản xuất kinh tế của công ty.
Đề xuất những phương án kinh tế mang tính hiệu quả cao
Tham mưu cho Giám đốc xây dựng Quy chế phối hợp các phòng ban, xây dựng Quy chế quản lý tài chính và Quy chế chi tiêu nội bộ;
Lập kế hoạch thu – chi hàng tháng, quý, năm đảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả, cân đối nguồn thu, chi và điều hoà sử dụng vốn trong tồn Cơng ty
Phối hợp với các bộ phận có liên quan làm việc với các tổ chức tín dụng về những vấn đề có liên quan đến hợp đồng vay vốn; chủ động cân đối sử dụng nguồn vốn vay có hiệu quả.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc quản lý nguồn vốn của Công ty, kiểm tra quỹ thường xuyên và đột xuất theo quy định;
Hàng quý tổng hợp và đề xuất công nợ phải thu – nợ phải trả có tuổi nợ lâu năm, tham mưu cho Giám đốc xử lý đúng theo quy định;
Kiểm tra chứng từ ban đầu: chi phí quản lý, chi phí trực tiếp thực hiện các dự án của
Thường xuyên kiểm tra việc quản lý, kiểm sốt việc sử dụng tài sản, tiền vốn của Cơng ty cũng như việc lập chứng từ và thanh toán, hạch toán kế toán theo chế độ
Hàng tháng quyết toán thuế giá trị gia tăng: Kiểm tra thuế đầu vào và đầu ra; kê khai theo quy định (vào ngày 20 hàng tháng). Quản lý và sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật. Hàng quý báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế, lập và giao hoá đơn cho khách hàng theo quy định;
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định. Hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, năm lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của luật trình Giám đốc, phân phối lợi nhuận và lập quỹ;
Lập báo cáo quản trị thường xuyên và đột xuất cho các phịng ban có liên quan khi có yêu cầu để tổng hợp báo cáo cho Giám đốc.
44
Xác định các chi phí, giá thành cũng như thực hiện việc tổng hợp, phân tích kết quả hoạt động SXKD
Chủ động theo dõi và thu hồi công nợ các khoản cho thuê mặt bằng, nhà hàng, trạm xăng và thu lãi cổ tức các đơn vị thành viên;
Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán, các tài sản thuộc sở hữu của Công ty theo quy định và sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật, bảo mật số liệu kế toán theo quy định của điều lệ Công ty
Hướng dẫn các phòng ban thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ thanh toán theo quy định; hàng năm, công khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và gửi về bộ phận của Người lao động.
Xây dựng và thực hiện tốt quy chế phối hợp giữa các bộ phận có liên quan, để giải quyết công việc mang tính thống nhất và đạt hiệu quả cao.
3. Phòng kinh doanh:
Chủ động tìm kiếm, xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng.
Tiến hành tiếp nhận những Dự án của các Chủ đầu tư , tìm hiểu kỹ thơng tin để cung cấp cho khách hàng một cách hợp lý nhất và phù hợp nhất với nhu cầu của họ ……..
Sắp xếp gặp mặt khách hàng tư vấn , đàm phán, ký hợp đồng với khách hàng.
Tham gia phân tích tình hình hoạt động tại các đơn vị kinh doanh: doanh số, khả năng tiêu thụ hàng hóa.
Tổ chức, kiểm tra giám sát công tác khai thác hàng hóa của nhân viên, đề xuất tuyển dụng đào tạo.
Nghiên cứu phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh theo chiều hướng của thị trường, thị phần củ công ty đối với thị trường.
Triển khai doanh số tới các đơn vị kinh doanh.
Thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại các trung tâm kinh doanh nhằm đạt chỉ tiêu đề ra.
45
Nghiên cứu và tìm hiểu thơng tin về những Dự án mà công ty sắp phân phối, nắm bắtnhanh những biến đổi của thị trường.
Lên mục tiêu chiến lược nhằm tiếp thị Dự án , sản phẩm đến khách hàng tiềm năng .
Làm quảng cáo , chạy TVC, tổ chức sự kiện ,….
5. Phòng Nhân sự :
Phỏng vấn , kiểm tra để tìm ra các ứng viên mới ưu tú nhất .
Phụ trách chăm lo cho đời sống nơi công sở và đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động.
Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty.
2.1.4. Đặc điểm công tác kế tốn tại cơng ty TNHH G.E.S Việt Nam
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn
Phịng kế tốn có chức năng phản ánh tới giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty. Những thơng tin mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Tại công ty, chức năng chính của phịng kế tốn là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát sinh giúp tính tốn chi phí, lợi nhuận cho. Không chỉ là ghi chép, và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế tốn có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phịng kế tốn là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đưa ra các quyết định.
Giữa các phần hành kế tốn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo các thơng tin được ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế tốn trưởng và có mối quan hệ tương hỗ với các phần hành khách thể hiện qua sơ đồ sau:
46
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán a. Kế toán trưởng:
Chỉ đạo thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của cơng ty, tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán, cũng như trong việc ra quyết định về tài chính, đồng thời cịn có trách nhiệm đơn đốc theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về số lượng và chất lượng báo cáo tài chính.
b. Kế tốn thuế:
Kế tốn thuế có nhiệm vụ hàng ngày thu thập, xử lí, sắp xếp, lưu trữ hóa đơn -chứng từ kế tốn theo một cách hợp lí- hợp lệ - hợp pháp. Hàng tháng, quý, năm tiến hành kê khai nộp báo cáo thuế theo tháng, quý năm. Ngồi ra cịn phải thường xuyên cập nhật các văn bản thuế liên quan đến doanh nghiệp một cách kịp thời để đảm bảo làm đúng, làm đủ theo luật thuế doanh nghiệp hiện hành và có thể giúp doanh nghiệp hưởng các chính sách ưu đãi của chính phủ.
c. Kế toán lương :
Kế toán tiền lương: Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, chất lượng sản phẩm, tính chính xác tiền lương phải trả cho người lao động. Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của người lao động. Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoach quỹ lương kỳ sau. Tính và phân bổ
Kế Toán Trưởng Kế Toán Thuế Kế Toán Lương Kế Tốn Nơi Bộ Thủ Qũy
47
chính xác đối tượng, tính giá thành . Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, đề xuất biện pháp tiếp kiệm quỹ lương, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.
Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT. KPCĐ đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, chế độ sử dụng chi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động.
d. Kế toán nội bộ:
Kế tốn nội bộ có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, đối chiếu đồng thời ghi nhận các khoản thu chi từ việc bán hàng từ phòng kinh doanh báo cáo lên. Thu thập xử lí các hóa đơn chi phí phát sinh trong cơng ty. Ngồi ra cịn báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và giám đốc biết những biến đổi bất thường của công ty.
e. Thủ quỹ:
Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày vàcuối tháng với kế toán nội bộ đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm quỹ. Ngoài ra thủ quỹ cịn quản lý tồn bộ tiền mặt trong két sắt của công ty; đảm bảo tiền mặt được an tồn.
Như vậy, bộ phận kế tốn của Cơng ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn trong phạm vi tồn Cơng ty, giúp Giám đốc tổ chức tốt công tác thông tin kinh tế và phân tích tài chính. Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty, thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chếđộ quản lý kinh tế, tài chính.
2.1.4.2 Chính sách kế tốn áp dụng tại Công ty TNHH G.E.S Việt Nam
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo TT 133/2016/TT - BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
48
- Niên độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
- Phương pháp thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu haoTSCĐ: Tính theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cả kỳ dự trữ
- Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty: Cơng ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
2.1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo TT 133/2016/TT - BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính thì các chứng từ kế tốn cơng ty sử dụng chủ yếu:
- Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT
- Ngoài ra cơng ty cịn sử dụng các chứng từ khác như: - Bảng chấm công.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Bảng thanh tốn tiền lương tồn doanh nghiệp.
49
Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo TT 133/2016/TT - BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính thì các tài khoản vận dụng chủ yếu trong công ty:
- Tài khoản loại 1: 111, 112, 133, 155,156… - Tài khoản loại 2: 211, 213, 214,…..
- Tài khoản loại 3: 331, 333, 334, 338,... - Tài khoản loại 4: 411,441, 421,… - Tài khoản loại 5: 511, 515,… - Tài khoản loại 6: 6421, 6422,… - Tài khoản loại 7: 711
- Tài khoản loại 8: 811, 821 - Tài khoản loại 9: 911
2.1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn
50
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
- Hàng ngày:
Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Cơng ty mở sổ chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:
Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thể kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Để giảm nhẹ cơng tác kế tốn vốn phức tạp tại đơn vị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MISA để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh ngiệp. - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm Misa theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Kế tốn ln phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút tốn hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất
51
định trên phần mềm sử dụng. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
52
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng Ty TNHH G.E.S Việt Nam Ty TNHH G.E.S Việt Nam
2.2.1 Đặc điểm lao động tiền lương, các khoản trích theo lương tại Cơng Ty TNHH G.E.S Việt Nam G.E.S Việt Nam
2.2.1.1 Đặc điểm lao động
Lực Lượng lao động của Công ty bao gồm công nhân viên do Công ty trực tiếp quản lý. Cho đến nay Cơng ty đã bố trí hợp lý lao động cho hoạt động kinh doanh nên