Báo cáo thực tập: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM GFAIR HỒ CHÍ MINH 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM G-FAIR HỒ CHÍ MINH 2018 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: MSSV: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM G-FAIR HỒ CHÍ MINH 2018 Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2018 Báo cáo thực tập GVHD: LỜI CẢM ƠN Trước tiên, muốn cảm ơn đơn vị thực tập – Công ty TNHH – nhận làm thực tập sinh công ty, tạo điều kiện giúp học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn Đặc biệt, tơi biết trân trọng hướng dẫn tận tình chị – người hướng dẫn trực tiếp tôi, giúp tơi tìm hiểu, thực quy trình cho hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn – Thạc Sĩ Thầy chu đáo, ân cần trả lời tận tình thắc mắc tơi Trong q trình thực báo cáo thực tập, thầy ln nhiệt tình góp ý, chỉnh sửa, sẵn sàn gặp gỡ thực tập sinh khác cần Nhờ giúp đỡ thầy, tơi hồn thành báo cáo Cuối cùng, cảm ơn nhà trường hỗ trợ tơi tham gia khóa thực tập này, nhờ tơi trau dồi kinh nghiệm kĩ năng, đồng thời phần nhận biết hoạt động công việc thật công ty, tổ chức Điều vơ cần thiết sinh viên trường Một lần nữa, xin cảm ơn tất người giúp hồn thành khóa thực tập viết báo cáo thực tập! SVTH: i Báo cáo thực tập GVHD: XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  Tp.Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Ký tên đóng dấu SVTH: ii Báo cáo thực tập GVHD: NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN  Tp.Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Ký tên SVTH: iii Báo cáo thực tập GVHD: MỤC LỤC PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN 1.2.1 Mục tiêu 1.2.2 Phạm vi 1.2.3 Phương pháp 1.3 MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP 1.4 GIỚI THIỆU KẾT CẤU BÁO CÁO THỰC TẬP PHẦN 2: HIỆN TRẠNG 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 2.1.1 Giới thiệu công ty 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.1.4 Khái quát đối tác đối thủ công ty 2.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA 2.3 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỘI CHỢ TRIỂN LÃM 2.3.1 Giới thiệu hội chợ triển lãm 2.3.2 Giới thiệu quy trình tổ chức thực hội chợ triển lãm 2.3.3 Mô tả - phân tích quy trình tổ chức thực hội chợ triển lãm 10 2.4 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ QUY TRÌNH 23 2.4.1 Đánh giá trình thực tập 23 2.4.2 Đánh giá quy trình tổ chức G-Fair Hồ Chí Minh 2018 25 PHẦN 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 29 3.1 Thay đổi cách thức tổ chức làm việc 29 3.2 Chú trọng nhân viên 29 3.3 Cải thiện sở vật chất 29 3.4 Áp dụng công nghệ 30 3.5 Các đề xuất khác 31 PHẦN 4: TỔNG KẾT 32 Phụ lục 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 SVTH: iv Báo cáo thực tập GVHD: MỤC LỤC BIỂU ĐỒ, HÌNH ẢNH Hình 2.1: Logo Cơng ty TNHH Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Biểu đồ 2.1: Tình hình tổ chức kiện Biểu đồ 2.2: Số lượng kiện, số lượng báo cáo, số lượng khách đến tham dự 2017 Sơ đồ 2.2: Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm 10 Hình 2.2: Một phần Market Survey 11 Hình 2.3: Biểu thuế xuất nhập 12 Hình 2.4: Mẫu đơn đăng ký trực tuyến 15 Hình 2.5: Sticker in thơng tin người tham dự thẻ vào cổng 18 Hình 2.6: Bản MR viết tay thơng dịch viên ghi 21 Hình 2.7: Một phần báo cáo KBL 22 Hình 2.8: Một phần báo cáo MR 22 SVTH: v Báo cáo thực tập GVHD: PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Cuối năm 2017 vừa qua, mối quan hệ kinh tế Việt Nam Hàn Quốc thức trải qua 25 năm, thúc đẩy thương mại song phương đạt mốc 60 tỷ USD, tăng 40% so với 2016, số vô ấn tượng hai quốc gia Cùng với nhiều ưu đãi hiệp định VKFTA, sức mạnh tài chính, cơng nghệ phía Hàn Quốc thị trường tiềm năng, to lớn nhu cầu hàng nhập Việt Nam, nhiều công ty Hàn Quốc ngày tìm cách gia nhập thị trường Việt Nam Trong vịng năm qua, cơng ty, tập đồn lớn phía Hàn Quốc khơng ngần ngại đầu tư trung bình tỷ USD năm vào Việt Nam Những điều biến Hàn Quốc trở thành đối tác kinh tế - thương mại lớn thứ Việt Nam Khơng dừng lại đó, theo VnEconomy, vòng năm tới “thương mại Việt – Hàn hướng tới mốc 100 tỷ USD”, khẳng định sóng đầu tư vô lớn cho Việt Nam lần Hàn Quốc Tuy nhiên, dù rộng lớn đầy tiềm năng, thị trường Việt Nam “sân chơi” riêng Hàn Quốc Không riêng đối thủ cạnh trong nước, doanh nghiệp Hàn Quốc phải đối mặt với Trung Quốc – đối tác thương mại lớn Việt Nam qua nhiều năm, nước khác khu vực toàn giới sát cạnh tranh Vì thế, để đạt cột mốc 100 tỷ USD nhanh chóng thuận lợi, cơng tác xúc tiến thương mại nói riêng cơng tác marketing nói chung phải thực cách bản, chuyên nghiệp theo quy trình quán, hợp lý Nắm bắt nhu cầu thị trường từ sớm, Công ty TNHH đời bước phát triển trong lĩnh vực xúc tiến thương mại, tạo cầu nối gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam – Hàn Quốc theo mơ hình B2B Cụ thể vào tháng 11/2018, Công ty TNHH tổ chức “Hội chợ triển lãm thương mại Hàn Quốc GFair Hồ Chí Minh 2018”, người trực tiếp tham gia vảo chương trình đó, tơi – người viết báo cáo thực tập – định chọn đề tài “Đánh giá quy trình tổ chức hội chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh 2018” để mơ tả lại quy trình tổ chức kiện SVTH: Báo cáo thực tập GVHD: thông qua trình thực tập, phối hợp với người, tiếp thu kiến thức, học hỏi kinh nghiệm thực tiễn,…; q trình thực tập hẳn có bất cập, thắc mắc, trở ngại,… tránh khỏi nên tơi đồng thời tìm hiểu, đánh giá vấn để đề để xuất, kiến nghị theo nhận kịnh cá nhân với mục đích đóng góp ý kiến cho giải pháp giúp cải thiện tình trạng cịn thiếu sót, giúp cơng ty tiếp tục phát triển, hoạt động hiệu lần tổ chức kiện sau 1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN 1.2.1 Mục tiêu - Áp dụng phần kiến thức học nhà trường vào môi trường thực tế, đồng thời học hỏi kinh nghiệm thực tiễn - Tìm hiểu, mơ tả, phân tích đánh giá quy trình tổ chức hội chợ triển lãm công ty - Từ đánh giá, tiến đến rút điểm mạnh – điểm yếu công tác thực hiện; xa nhận thức tầm quan trọng việc xúc tiến thương mại, đặc biệt bước định - Đưa kiến nghị, đề xuất hợp lý cho cải thiện, phát triển công ty 1.2.2 Phạm vi - Nội dung: đặc thù nhiệm vụ nên nội dung xoay quanh việc nghiên cứu cơng ty – sản phẩm bên Hàn Quốc, tìm nhà phân phối (người mua) Việt Nam, liên hệ mời người mua đến tham dự hội chợ triển lãm, hoạt động triễn khai,… - Địa điểm thực tập: Công ty TNHH – - Thời gian thực tập: từ 25/9/2018 đến 4/12/2018 1.2.3 Phương pháp - Trực tiếp tham gia, quan sát q trình làm việc cơng ty - Phương pháp điều tra, thu thập liệu SVTH: Báo cáo thực tập GVHD: - Phương pháp tra cứu, tìm hiểu thơng tin - Phương pháp thống kê, phân tích, đánh giá tổng hợp 1.3 MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP - Vị trí thực tập: Thành viên phận Marketing công ty - Nhiệm vụ: dựa nhiệm vụ giao trực tiếp từ Giám đốc nhân viên hướng dẫn – chị – bao gồm: tỉm hiểu thông tin công ty – sản phẩm công ty cung cấp Hàn Quốc; nghiên cứu thị trường, xác minh thông tin sản phẩm; lọc xác minh thông tin nhà phân phối Việt Nam giao; tìm thêm nhà phân phối Việt Nam khác; liên hệ nhà phần phối qua email, điện thoại mời thạm dự hội chợ triển lãm; đăng ký tham gia giúp nhà phân phối tổng hợp danhh sách tham dự; hỗ trợ nhà phân phối suốt trình diễn kiện; lập báo cáo sau kết thúc hội chợ 1.4 GIỚI THIỆU KẾT CẤU BÁO CÁO THỰC TẬP PHẦN 1: Mở đầu 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực báo cáo thực tập 1.3 Mô tả vị trí thực tập 1.4 Giới thiệu kết cấu báo cáo PHẦN 2: Hiện trạng 2.1 Giới thiệu tổng quát công ty 2.2 Tình hình hoạt động cơng ty 2.3 Quá trình thực tập 2.5 Đánh giá quy trình PHẦN 3: Đề xuất giải pháp PHẦN 4: Tống kết SVTH: Báo cáo thực tập GVHD: Giám đốc kiểm tra, đánh giá hoạt động, đánh giá quy mô hội chợ thưởng nhân viên Các nhiệm vụ khác quy trình, khơng trực tiếp thực thành viên Marketing: Bên cạnh nhiệm vụ vừa nêu trên, Giám đốc công ty phận hậu cần phụ trách phận Marketing chuẩn bị trình quảng cáo kiện, công tác lưu trữ thông tin – in thẻ vào cho người đăng ký, thuê thơng dịch viên, th quay phim – chụp hình,… nhiều công tác hậu cần khác - Công tác quảng cáo Giám đốc định hình thức: poster, tờ rơi, báo mạng, báo in phát mục quảng cáo truyền hình Trong trình diễn hội chợ triển lãm, theo khảo sát cho thấy bên cạnh khách tham dự phận Marketing mời, phần lớn người đến tham dự biết đến kiện thơng qua báo in truyền hình, người biết thông tin dựa vào tờ rơi - Công tác in thẻ công ty thuê bên thứ giúp lưu trữ dự liệu khách hàng - Công tác th thơng dịch viên có lựa chọn, công ty thuê trực tiếp thông dịch viên làm việc độc lập (chiếm hầu hết), người làm việc với công ty lâu năm, tham gia nhiều kiện; ngồi cơng ty cịn th thơng dịch viên từ cơng ty dịch vụ nhằm mục đích giảm chi phí 2.4 ĐÁNH GIÁ Q TRÌNH THỰC TẬP VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỘI CHỢ TRIỂN LÃM G-FAIR HỒ CHÍ MINH 2018 2.4.1 Đánh giá trình thực tập Nhân sự: Các thành viên phân Marketing hầu hết thực tập sinh trường đại học Nguồn lực trẻ, động, chịu khó học hỏi có khả giao tiếp tốt Tuy nhiên, thành viên chưa có kinh nghiệm lĩnh vực tổ chức kiện, quản lý phải tiếp nhận đến sinh viên thực tập, với thời gian hạn hẹp phải chuẩn bị cho kiện tới, nên người phải tập trung nắm bắt nhanh vấn đề nhiệm vụ Do sinh viên, nên việc học ảnh hưởng phần đến SVTH: 23 Báo cáo thực tập GVHD: giấc làm việc, gây ảnh hưởng đến tiến độ làm việc, đặc biệt thời gian quan trọng, gần ngày diễn hội chợ Ngồi ra, nắm bắt công việc tốt, tinh thần trách nhiệm người chưa cao, thành viên nhóm, khơng tn theo quy tắc chung nên thường xuyên xảy lỗi, làm thời gian hiệu chỉnh Như trình bày, phận cơng ty không xác định rõ ràng, người phải đảm nhận nhiều trách nhiệm khác nhau, không tập trung chuyên môn vào công việc cụ thể Nhân viên phận khác không độc lập mà chịu ảnh hưởng phần từ trưởng phận Marketing Cơ sở vật chất: Điều kiện làm việc điện, nước, máy lạnh đáp ứng đủ nhu cầu người công ty Tuy nhiên, vần đề thu chi–tài Giám đốc định thủ tục xin chi tiêu thời gian xét duyệt rườm rà, lâu dài, nên nhiều sở vật chất cịn thiếu sót, khiến q trình làm việc bị ảnh hưởng, trì trệ Điển việc kết nối mạng công ty yếu, hầu hết người sử dụng máy tính xách tay kết nối mạng khơng dây liên tục bị ngắt kết nối; điện thoại bàn, đường dây điện thoại khơng đủ, có trường hợp người xài chung điện thoại, thời gian trình gọi điện mời đối tác tham dự Văn hóa làm việc: Mơi trường làm việc thoải mái, khơng bị gị bó mức, có quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính chun nghiệp cơng ty Bên cạnh việc giao nhiệm vụ cho quản lý, Giám đốc thường xuyên trực tiếp trao đổi với nhân viên để tiếp nhận ý kiến, khắc phục vấn đề xảy Thông tin đến với cấp nhanh hơn, tránh gây hiểu lầm, thời gian Nhưng cách hoạt động không rõ ràng, nhiều họp không báo trước liên tục xảy ra, nhân viêc cấp không chuẩn bị kịp nội dung cần trình bày, giấc họp khơng thống làm ảnh hưởng đến sinh hoạt nhiều người Cách bổ trí chỗ ngồi nhóm khơng tách biệt, phần lớn thành viên lựa chọn chỗ ngồi mình, ngồi xen lẫn phần giúp nhóm dễ nắm bắt SVTH: 24 Báo cáo thực tập GVHD: thông tin Việc trao đổi qua lại thành viên nhóm giúp sớm phát trường hợp trùng lập khách hàng, thống báo cáo nội dung, hình thức, định dạng,… Thế trường hợp không thống báo cáo thường xuyên xảy ra, nhóm liên tục khác cách trình bày, hình thức báo cáo; đặc biệt báo cáo chung nhiều nhóm, nhóm có sai phạm ảnh hưởng đến nhóm khác, làm thời gian chỉnh sửa 2.4.2 Đánh giá quy trình tổ chức G-Fair Hồ Chí Minh 2018 Quy trình Ưu điểm Nhược điểm Tìm hiểu, - Dễ thực sử - Tuy báo cáo cho doanh nghiên cứu dụng cơng cụ tìm kiếm nghiệp Hàn Quốc Việt Nam tham sản phẩm – Internet khảo, họ yêu cầu, nên nghiên cứu - Thời gian tương đối dài, hầu hết báo cáo thực thị trường thành viên có đủ khả cách chủ quan nghiên cứu nắm bắt tính chất bàn - Đường truyền mạng chất lượng sản phẩm - Bản báo cáo mẫu có sẵn gây thời gian tìm hiểu, nắm rõ tính nên dựa theo chất sản phẩm thay đổi nội dung - Các trang web công ty Hàn Quốc cho phù hợp sản phẩm, hầu hết tiếng Hàn, khơng có sẵn khơng cần trình bày cầu chuyển ngữ sang tiếng Anh, tạo rào cản ngôn ngữ Nhiều trang web kỳ chí khơng thể truy cập, xảy nhiều trường hợp hiểu lầm sản phẩm Tìm – mời - Bộ liệu lớn, - Quá trình gửi email thư mời bị hạn chế đối tác Việt Nam tận dụng lại Do gmail tạo bị giới hạn số - Những thực tập sinh hầu lượng thư, nhiều thư bị chuyển sang hết theo học kinh doanh hộp thư rác, không đến trực tiếp đối quốc tế, marketing tác Quá trình gửi thư không hiệu ngôn ngữ nên khả khách mời phản hồi SVTH: 25 Báo cáo thực tập GVHD: giao tiếp, mời đối tác qua thư tiếp thu nhanh - Bộ liệu sử dụng chung, nhiều - Các quản lý hỗ trợ khách mời bị trùng lập nhóm nhiều giai đoạn công ty kinh doanh đa ngành này, thực tập nghề, liên lạc trùng khiến khách mời sinh chưa quen rối, bực bội, từ chối dù đồng ý tham dự Ngồi ra, liệu thường xảy tình trạng sai thông tin ban đầu cập nhật không cẩn thận cơng ty khơng cịn hoạt động - Nhiều sản phẩm doanh nghiệp Hàn Quốc đặc biệt, không đáp ứng nhu cầu thị trường, nhu cầu nhập doanh nghiệp có doanh nghiệp kinh doanh loại sản phẩm Ví dụ: dung dịch vệ sinh phụ nữ, đồ chơi bong bóng xà phịng… - Khơng có liên lạc ban lãnh đạo, quản lý phòng ban đối tác Việt Nam, liên lạc với số nhân viên viên, tổng đài, đường dây nóng thường thời gian khơng mang lại kết - Các khách mời cũ liệu khơng cịn hứng thú với hội chợ, họ trao đổi với công ty Hàn Quốc đến tham dự khơng thích hợp nên khơng đến tham dự SVTH: 26 Báo cáo thực tập GVHD: Tổ chức – - Thuê bên thứ - Nhân viên phải liên tục đứng từ thực hội khâu lưu trữ liệu, đến chiều, khơng bố trí chợ triễn lãm đăng ký thẻ nên phận chỗ ngồi thuận tiện cho việc tiếp đón Marketing tập khách mởi nhanh chóng trung việc tiếp - Nhân viên đứng ngồi đón đón, kiểm sốt khách khách mà khơng vào hội chợ, nên không trực tiếp đưa khách tới tham dự - Phần lớn thông dịch viên gian hàng phụ trách, khiến khách hợp tác lâu năm nên mời phải tự tìm xảy trường hợp quy định hầu hết họ hai bên không gặp trao đổi nắm rõ, không cần phổ - Khách hàng đột ngột không đến tham dự mà không báo trước biến lại nhiều - Địa điểm tổ chức - Hình thức in sticker dán thẻ, đồng trung tâm thành phố tiện thời yêu cầu danh thiếp (nếu khơng có cho việc lại danh thiếp phải đăng ký lại từ đầu) bất cập, tốn thời gian chuẩn bị Nhiều khách mời quên mang khơng có danh thiếp, cảm thấy bực có ý định bỏ - Bên thứ in thẻ vào cổng làm việc trì trệ, thiếu chun nghiệp, vơ trách nhiệm, gây thời gian việc đăng ký lại cho khách mời Báo cáo - Mẫu báo cáo Giám - Bản báo cáo Meeting Result phải đánh giá kết đốc trưởng phận dịch từ viết tay thông dịch Marketing lập, nên viên, nhiều thông dịch viên người cần dựa theo điền Hàn Quốc, nên khả viết tiếng Việt thông tin hạn chế, không thực nắm rõ nội dung SVTH: 27 Báo cáo thực tập GVHD: - Tuy làm theo mẫu báo cáo có sẵn, khơng phổ biến thống cách trình bày nội dung, nhóm lại báo cáo cách khác nhau, liên tục phải làm lại Những trường hợp đặc biệt xảy phải hỏi ý kiến trưởng phận Giám đốc đợi trả lời Có trường hợp tổng hợp báo cáo nhóm, Giám đốc yêu cầu làm lại thay đổi hình thức, nội dung báo cáo - Nội nhóm báo cáo khơng hình thức, nội dung liên tục bổ sung, sửa đổi viên nhóm ghi thiếu sai Bên cạnh đánh giá trên, yếu tố khác phần ảnh hưởng đến trình tổ chức hội chợ triển lãm Chẳng hạn thời gian tổ chức không phù hợp, hội chợ diễn vào tuần – thứ 4, thứ – ảnh hưởng đến thời gian biểu khách mời nên họ khó lịng tham dự Yếu tố thời tiết quan trọng, khoản thời gian trước ngày hội chợ, khu vực Thành phố Hồ Chí Minh phải chịu ảnh hưởng bảo Usagi, khiến tình trạng ngập úng nhiều nơi Nhiều khách mời bị bảo ảnh hưởng ngập phải dọn kho, nhiều khách mời xa ngại đường xá khó khăn nên từ chối đột xuất, gây ảnh hưởng đến tỉ lệ tham dự Ngồi thay đổi bất ngờ từ phía Hàn Quốc công ty Hàn Quốc rút tham dự khiến khách mời liên kết cho cơng ty khơng cịn đáp ứng Đó vấn đề phát sinh mà cần lưu ý để hoàn thiện quy trình tổ chức kiện sau SVTH: 28 Báo cáo thực tập GVHD: PHẦN 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM CỦA 3.1 Thay đổi cách thức tổ chức làm việc Công việc thường xuyên bị chậm trễ liên tục họp bất ngờ không chuẩn bị mặt nội dung Thay vào Giám đốc nên phổ biến cụ thể rõ ràng cho quản lý trình làm việc, quản lý phổ biến hướng dẫn bước cho thành viên, tránh tình trạng gây chồng chéo thơng tin Do cơng việc khơng có thay đổi q nhiều qua kiện, nên chí thơng tin cần phổ biến, Giám đốc thơng qua trưởng phận kinh doanh thông báo đến thành viên cách ngắn gọn, dễ hiểu 3.2 Chú trọng nhân viên Mỗi kiện diễn ra, công ty tuyển đợt thực tập vào làm việc nhằm giảm tối đa chi phí nhân Thực tập sinh lực lượng chủ yếu công ty kinh nghiệp khả làm việc lại khơng cao, quản lý phải tốn thời gian hướng dẫn giai đoạn Với việc có định hướng tổ chức thêm nhiều kiện qua năm, để đảm bảo chất lượng, uy tín cơng ty, Giám đốc cần cân nhắc đến việc thuê đội ngủ nhân viên thức, có chun mơn lĩnh vực tổ chức kiện, mời đối tác tham dự kiện Đồng thời, cơng ty cần có sách đãi ngộ, lương thưởng đủ hấp dẫn để giữ chân nhân viên tâm huyết, có lực làm việc cao, công việc liên tục lặp lại nhàm chán vơ áp lực Ngồi ra, phận nhân cần hình thành rõ ràng, tránh bị ảnh hưởng nhiều phận khác; thực tập sinh tuyển phải thực ngành nghề tổ chức kiện marketing 3.3 Cải thiện sở vật chất Các kiện liên tục tổ chức tương lai nhiều hơn, công ty cần đầu tư tốt vào trang thiết bị đáp ứng lâu dài cho sau Trong đề xuất nhân viên, bên cạnh đãi ngộ cơng ty nên trang bị cho người máy tính cấu hình ổn định phù hợp, đáp ứng nhu cầu công việc, 2–3 máy dự bị cho trường hợp cần thiết thực tập sinh khơng có máy tính Đường dây điện SVTH: 29 Báo cáo thực tập GVHD: thoại cần chuẩn bị đầy đủ, đợt thực tập phậm Marketing nên báo cho phận kỹ thuật cụ thể số điện thoại bàn cần thiết Và điều đặc biệt quan trọng nâng cấp đường truyền mạng, hệ thống Wifi, hầu hết thức tập sinh dùng máy tính xách tay 3.4 Áp dụng cơng nghệ Q trình cần nhiều thời gian sàn lọc liệu cũ tìm công ty Hiện tại, công việc sàn lọc đươc thành viên nhóm làm thủ cơng trang tính Excel, sai sót khơng thể tránh khỏi Do có nhiều cơng ty kinh doanh đa ngành nghề, nên không thành viên nhóm bị trùng liệu với mà nhóm với gặp trường hợp tương tự Để tránh tình trạng trên, nên xây dựng phần mềm lưu trữ kiểm tra liệu Các thông tin khách hàng hiệu chỉnh lại cho quy định trình bày, đầy đủ thơng tin cập nhật vào hệ thống; sau phân loại theo nhóm ngành hàng ngành hàng cụ thể Khi nhân viên tìm khách mời, họ kiểm tra xem có bị trùng hay không; đồng thời liệu lưu cần bao gồm mã số thuế doanh nghiệp liên kết với trang web Tổng Cục Thuế Việt Nam, mã số thuế ngừng hoạt động liệu tự động xóa Và quan trọng hết, nhân viên trích xuất liệu khách hàng nhân viên khác khơng thể truy cập liệu khách hàng nhận thơng báo biết trích xuất liệu để dễ dàng trao đổi Một bất cập khác vấn đề quán lý khách tham dự thẻ vào cổng, việc in sticker dán lên thẻ tốn thời gian, nhân viên phải liên tục lọc danh sách khách mời, cập nhật thông tin khách mời lên sticker cách thủ công vô ích Nhưng đến tham dự, khách mời không mang theo danh thiếp liền phải đăng ký lại từ đầu khách từ chối đột ngột sticker chuẩn bị sẵn trở nên vơ nghĩa Chính thế, thay thuê bên thứ in thẻ vào làm việc thiếu chuyên nghiệp, nên trang bị 2–3 máy quét mã vạch Khi gọi điện mời tham dự, khách mời đồng ý, nhân viên cần gửi email cho khách có chứa đoạn mã vạch, đến hội chợ họ cần xuất trình mã hồn thành thủ tục Đồng thời việc kiểm soát, xác minh SVTH: 30 Báo cáo thực tập GVHD: tham dự khách mời minh bạch hơn; không cần phải tốn chi phí thuê dịch vụ cho kiện 3.5 Các đề xuất khác Để dễ tiếp cận doanh nghiệp người tiêu dùng Việt Nam, cần tạo lập trang web riêng Hiện thị trường đối thủ trực tiếp với công ty có – hỗ trợ đại sứ quán Hàn Quốc, nhiều người có tâm lý tin tưởng cơng ty phủ hơn, thông qua trang web riêng, cố tin cậy với thiết kế web chuyên nghiệp, thông tin đầy đủ rõ ràng công ty, hoạt động thành tựu mà công ty đạt Hơn hoạt động, kiện tương lai cập nhật, công ty Việt Nam quan tâm đến chủ động liên lạc, tiết kiệm thời gian mời tham dự Về việc gửi email thư mời hội chợ, biết không phản hồi, bước tối thiểu thể lịch trước gọi điện trực tiếp Các tài khoản vừa tạo gửi nhiều thư thời gian ngắn bị hệ thống liệt vào danh sách tài khoản hạn chế Cơng ty thiết phải có hệ thống mail riêng với đuôi @esenech.com cấp cho nhân viên, thực tập sinh tài khoản để tránh việc bị khóa thư thư gửi bị chuyển vào thư rác Một bất cập diễn suốt q trình thực tập lần làm báo cáo, cơng tác báo cáo ln lãng phí nhiều thời gian Mỗi cá nhân nên có trách nhiệm với báo cáo mặt nội dung, nhóm tổng hợp nội dung phải hiệu chỉnh hình thức cho hồn tồn với mẫu báo cáo cấp giao Quan trọng hết, Giám đốc công ty cần giảm thiểu báo cáo chồng chéo, nhiều nội dung trùng lập thống mẫu báo cáo chung nhất, tránh tình trạng hồn thành lại đổi mẫu báo cáo SVTH: 31 Báo cáo thực tập GVHD: PHẦN 4: TỔNG KẾT Hơn tháng qua, trải nghiệm nhiều q trình thực tập Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Những kiến thức nhà trường áp dụng phần khóa thực tập, cịn học hỏi nhiều kiến thức thực tế Trong bải viết, tơi trình bày cách cụ thể trình làm việc đồng thời quy trình tổ chức hội chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh 2018 Nhìn chung, theo đánh giá cá nhân, nhận xét công ty đà phát triển tốt, đặc biệt ngành tổ chức kiện, cụ thể kết nối doanh nghiệp quốc gia tiềm Tuy phải đối đầu với đối thủ cạnh tranh lớn đạt nhiều thành công với nhiều kiện tổ chức tăng dần qua năm, số lượng “Buyer Matching” vô ấn tượng Bên cạch việc mô tả, tường thuật chi tiết quy trình, tơi nêu lên đánh giá, lưu ý đề xuất giúp hồn thiện quy trình Tuy đề xuất mang tính chất chủ quan, tham khảo thời gian thực tập có giới hạn, hi vọng cơng ty cải thiện để trở thành công ty xúc tiến thương mại Hàn Quốc hàng đầu Việt Nam SVTH: 32 Báo cáo thực tập GVHD: Phụ lục *** Quảng cáo G-fair truyền hình VTV9 Quảng cáo G-Fair báo mạng VNEpress Tuổi Trẻ SVTH: 33 Báo cáo thực tập GVHD: Quảng cáo G-Fair báo Tuổi Trẻ giấy SVTH: 34 Báo cáo thực tập SVTH: GVHD: 35 Báo cáo thực tập GVHD: Quan cảnh khai mạc trình diễn hội chợ SVTH: 36 Báo cáo thực tập GVHD: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO *** Bạch Dương, “Thương mại Việt – Hàn hướng tới mốc 100 tỷ USD năm 2020”, http://vneconomy.vn/thuong-mai-viet-han-huong-toi-moc-100-ty-usd-nam-202020171221160354689.htm, ngày 21/12/2017 Bạch Dương, “Việt – Hàn hướng đến mục tiêu 100 tỷ USD thương mai”, http://vneconomy.vn/viet-han-huong-den-muc-tieu-100-ty-usd-thuong-mai20181207134301626.htm, ngày 08/12/2018 Hà Diễm Linh – Đại học Hoa sen, “The importance of matching right the target consumers”, Báo cáo thực tập, tháng 6/2018 Bùi Tuyết Ngọc – Đại học Mở TPHCM, “Quy trình tổ chức hội thảo B2B Hàn Quốc – Việt Nam Công ty TNHH S&H Business Solution”, Báo cáo thực tập, tháng 10/2017 SVTH: 37