HIỆN TRẠNG
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA
PHẦN 3: Đề xuất giải pháp
2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
- Tên đầy đủ: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn
- Giấy phép kinh doanh: – ngày cấp: 23/08/2013
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Hình 2.1: Logo Công ty TNHH
Công ty TNHH là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, trực thuộc Gyeonggi Business Center với trụ sở tại nhiều quốc gia Tại Việt Nam, công ty hoạt động như bên thứ 3, kết nối doanh nghiệp và nhà sản xuất Hàn Quốc với thị trường Việt Nam thông qua các nhà phân phối nội địa Đồng thời, công ty cũng hoạt động như một tổ chức phi lợi nhuận, với dòng tiền duy trì hoạt động được lấy từ kinh doanh của một công ty riêng biệt.
Công ty chuyên tổ chức hội thảo và hội chợ triển lãm, cung cấp dịch vụ tư vấn và lập kế hoạch truyền thông cho các thương hiệu Ngoài ra, công ty còn dàn dựng chương trình và thực hiện in ấn catalogue, poster, và nhiều ấn phẩm khác.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng, với Giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động Các phòng ban thực hiện chức năng chuyên môn của mình và hỗ trợ thông tin cho Giám đốc khi cần Do nguồn nhân lực hạn chế, một phòng ban có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau, và nhân viên có thể kiêm nhiệm vai trò trợ lý cho Giám đốc, giúp tối ưu hóa quản lý công việc.
Chức năng nhân sự - phòng ban:
Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành các hoạt động kinh doanh Họ đặt ra mục tiêu, tổ chức công việc, theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động trong công ty Ngoài ra, giám đốc còn quyết định các vấn đề liên quan đến tài chính và nhân sự, thiết lập quy chế chung, và là người chịu trách nhiệm cuối cùng về mọi hoạt động của công ty.
Bộ phận Marketing đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng như điều tra và nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch chi tiết, tổ chức sự kiện, cũng như tìm kiếm và hỗ trợ nhà phân phối trong suốt quá trình diễn ra sự kiện Ngoài ra, bộ phận này còn phối hợp với Nhân sự để tuyển dụng thực tập sinh Hiện tại, nhiều hoạt động nhân sự của công ty chủ yếu do trợ lý giám đốc và trưởng bộ phận Marketing thực hiện.
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý tình hình nhân sự trong công ty, tổ chức việc phát lương thưởng và thực hiện quy trình tuyển dụng nhân viên cũng như thực tập sinh, thường nhận được sự hỗ trợ từ trưởng bộ phận Marketing.
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát thu chi ngân sách của công ty, đặc biệt trong các sự kiện lớn Họ có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính hợp lý, hỗ trợ giám đốc trong quá trình ra quyết định, và triển khai thực hiện các chính sách tài chính hiệu quả.
SVTH: Bộ phận kế toán của công ty bao gồm 6 nhân viên chính, trong đó các hoạt động kế toán "sơ bộ" được hỗ trợ bởi trợ lý giám đốc bộ phận Marketing Ngoài ra, công ty còn hợp tác với một công ty dịch vụ kế toán bên ngoài để đảm bảo công việc sổ sách được thực hiện hiệu quả.
- Bộ phận bán hàng: hỗ trợ bán sản phẩm của công ty Hàn Quốc gửi trực tiếp cho khách hàng trong nước, không giới hạn lĩnh vực sản phẩm
- Bộ phận kỹ thuật: bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị công ty
Công ty hiện có hơn 50 nhân viên làm việc tại nhiều phòng ban và văn phòng khác nhau Tất cả nhân viên chính thức đều có trình độ học vấn từ Đại học trở lên, trong khi các thực tập sinh là sinh viên năm 2, năm 3 hoặc những người đã tốt nghiệp trong vòng 1 đến 2 năm.
2.1.4 Khái quát đối tác và đối thủ của công ty ĐỐI TÁC:
Công ty chủ yếu phục vụ các doanh nghiệp, với khách hàng thay đổi theo nhu cầu dịch vụ Đối với nghiên cứu thị trường và kết nối người mua Việt Nam, khách hàng là các doanh nghiệp Hàn Quốc, trong khi khi bán hàng và kết nối người mua Hàn Quốc, khách hàng lại là doanh nghiệp Việt Nam Ngoài ra, công ty cũng hợp tác với các hiệp hội doanh nghiệp để hỗ trợ nghiên cứu, tư vấn đầu tư, đào tạo kinh doanh và chuyển giao công nghệ.
Công ty có thể hợp tác với các cơ quan chính phủ như Sở Công Thương và Sở Văn Hóa Thông Tin để nhận hỗ trợ và cấp phép cho các hoạt động tổ chức sự kiện và xúc tiến thương mại Mối quan hệ này mang tính hai chiều, khi các cơ quan chính phủ cần sự hợp tác từ doanh nghiệp để đảm bảo quy trình diễn ra hợp pháp và suôn sẻ, đồng thời tạo lòng tin cho các công ty Hàn Quốc tại Việt Nam Mặc dù thị trường kết nối doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam không quá cạnh tranh, nhưng vẫn có những đối thủ như tập đoàn của đại sứ quán Hàn Quốc tại Thành phố Hồ Chí Minh, với sự hỗ trợ lớn từ nhà nước, đã sớm thành lập Trung tâm Thương mại Hàn Quốc (KBC) và trở thành một đối thủ đáng gờm.
Kể từ năm 2006, mục tiêu chính của tổ chức là hỗ trợ các công ty Hàn Quốc thâm nhập vào thị trường Việt Nam Trong quá trình hoạt động, các sự kiện được tổ chức thường xuyên và gần gũi với thời điểm diễn ra Với lợi thế vượt trội, tập đoàn luôn thu hút nhiều sự tham gia hơn Dù vậy, hai bên vẫn duy trì sự hỗ trợ lẫn nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh GyeongGi và toàn Hàn Quốc tìm kiếm nhà phân phối tại Việt Nam.
2.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA
Nhằm kết nối và gỡ bỏ rào cản giữa doanh nghiệp Việt Nam và Hàn Quốc, chúng tôi thường xuyên tổ chức các sự kiện từ lớn đến nhỏ, bao gồm hội chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh và các hội thảo kết nối trực tiếp theo từng ngành hàng cụ thể.
Biểu đồ 2.1: Tình hình tổ chức sự kiện của
Biểu đồ 2.2: Số lượng sự kiện, số lượng báo cáo, số lượng khách đến tham dự năm 2017
Mặc dù công ty nỗ lực tổ chức nhiều sự kiện hơn, nhưng chất lượng không hề giảm sút Các sản phẩm từ đối tác Hàn Quốc, đặc biệt là từ tỉnh GyeongGi, đều được kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo về chất lượng và mẫu mã Đội ngũ Marketing đã tìm kiếm khách mời Việt Nam một cách hợp lý, đảm bảo đúng đối tượng và ngành hàng liên kết Sự gia tăng số lượng sự kiện qua các năm chứng tỏ uy tín của công ty đang được nâng cao, thu hút nhiều doanh nghiệp Hàn Quốc tin tưởng sử dụng dịch vụ Đặc biệt, vào tháng 10, số lượng báo cáo nghiên cứu thị trường và liên kết đối tác tăng mạnh, do nhu cầu cao cho sự kiện G-Fair Hồ Chí Minh vào cuối tháng 11 hàng năm Vì vậy, tôi đã tập trung vào quy trình tổ chức hội chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh 2018 trong thời gian thực tập.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
2.3.1 Giới thiệu hội chợ triển lãm của
Hội chợ triển lãm thương mại G-Fair lần thứ 3 sẽ diễn ra tại Gem Center, số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường Đakao, quận 1, TP Hồ Chí Minh vào ngày 28 và 29 tháng 11 Sự kiện mở cửa từ 9 giờ đến 11 giờ sáng và từ 12 giờ đến 5 giờ chiều, quy tụ hơn 90 doanh nghiệp Hàn Quốc với đa dạng sản phẩm thuộc 4 ngành hàng, trong đó có điện tử.
Hội chợ triển lãm tại Gem Center sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp Hàn Quốc trong việc thăm dò thị trường, quảng bá sản phẩm và tìm kiếm đối tác tại Việt Nam, với các sản phẩm được trưng bày tại khu vực riêng cho từng doanh nghiệp Các nhà phân phối và doanh nghiệp Việt Nam sẽ có cơ hội gặp gỡ trực tiếp đại diện của các doanh nghiệp Hàn Quốc, thường là những người đứng đầu Sự kiện sẽ diễn ra theo mô hình B2B, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các đối tác Để đảm bảo hội chợ diễn ra suôn sẻ, các bộ phận, đặc biệt là bộ phận Marketing, cần nỗ lực hết mình và thực hiện quy trình tổ chức một cách nhất quán và đầy đủ.
2.3.2 Giới thiệu quy trình tổ chức thực hiện hội chợ triển lãm
Trong bài báo cáo này, tôi sẽ tập trung vào quy trình tổ chức sự kiện trong bộ phận Marketing, bắt đầu từ khi các nhóm đã xác định công ty Hàn Quốc và ngành sản phẩm mà họ phụ trách Tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết về sự tham gia của các doanh nghiệp Hàn Quốc, phân loại ngành và sản phẩm, hay tìm nguồn lực cho sự kiện, vì những công việc này chủ yếu do bộ phận Hàn Quốc và các lãnh đạo công ty đảm nhiệm.
Sơ đồ 2.2: Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm
2.3.3 Mô tả - phân tích quy trình tổ chức thực hiện hội chợ triển lãm
Để tìm kiếm đối tác phù hợp, bộ phận Marketing cần thực hiện một Market Survey cho từng sản phẩm Báo cáo này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp Hàn Quốc hiểu nhu cầu thị trường mà còn giúp nhân viên Marketing nắm bắt thông tin về sản phẩm và đối tác Việt Nam Market Survey bao gồm bốn nội dung chính
Để thực hiện hiệu quả Market Survey, người thực hiện cần cẩn thận và nỗ lực hiểu rõ loại sản phẩm được giao, vì thông tin và chức năng của sản phẩm sẽ giúp tìm kiếm đối tác phù hợp, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian Đây là yếu tố quan trọng mà nhân viên Marketing cần chú trọng Dựa vào thông tin đã thu thập, người thực hiện có thể xác định các doanh nghiệp tiềm năng để mời tham dự hội chợ triển lãm.
Hình 2.2: Một phần của Market Survey
Tình hình xuất nhập khẩu sản phẩm được thực hiện thông qua việc tra cứu thông tin trên Biểu Thuế Xuất Nhập Khẩu 2018 bằng HS code, mã số thay thế cho từng loại sản phẩm.
SVTH cung cấp 12 sản phẩm dùng để tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu, giúp người mua và người bán nhận diện rõ ràng tên, tính chất, công dụng và loại sản phẩm Điều này cũng hỗ trợ cơ quan chính phủ trong việc kiểm soát, cấp phép và tính thuế Tuy nhiên, do lần đầu tiếp xúc với công việc và thông tin sản phẩm chủ yếu bằng tiếng Hàn Quốc, việc tra cứu trên biểu thuế có thể trở nên tốn thời gian.
Hình 2.3: Biểu thuế xuất nhập khẩu
Mỗi Market Survey thường được hoàn thành trong khoảng 2 ngày, nhưng thực tập sinh cần từ 3 đến 4 ngày Quy trình bắt đầu bằng việc các thành viên sử dụng công cụ tìm kiếm và dịch thuật trực tuyến Trong quá trình thực hiện, các thành viên trong nhóm cần trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau, trong khi trưởng nhóm tích cực kiểm tra và phản hồi để rút ngắn thời gian và nâng cao độ chính xác của Market Survey Sau khi hoàn thành, nhóm sẽ kiểm tra và trao đổi các Market Survey, giúp mỗi thành viên hiểu rõ sản phẩm của nhau để thuận lợi trong việc giới thiệu cho doanh nghiệp Việt Nam Cuối cùng, nhóm sẽ họp để xác định từ khóa chính liên quan đến sản phẩm và lập danh sách thông tin cần tìm kiếm cho bước tiếp theo.
Tìm – mời các đối tác Việt Nam:
Do rào cản ngôn ngữ và văn hóa, các đối tác Hàn Quốc gặp khó khăn trong việc tìm kiếm đối tác phù hợp Vì vậy, việc tìm kiếm và mời gọi đối tác trở thành bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình hợp tác.
Mỗi thành viên sẽ nhận được một tập tin cơ sở dữ liệu chứa thông tin về các đối tác Việt Nam từ các năm trước, được phân loại theo ngành hàng và bao gồm thông tin về các doanh nghiệp đã tham dự cũng như từ chối Tuy nhiên, thông tin này có thể không hoàn toàn chính xác do có nhiều thiếu sót trong quá trình tổng hợp, cũng như sự thay đổi trong hoạt động của các doanh nghiệp Do đó, mỗi thành viên cần dành thời gian xác minh lại thông tin nhận được, và không nên quá phụ thuộc vào danh sách doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu, mà cần chủ động tìm kiếm đối tác mới.
Sau khi hoàn thành khảo sát thị trường, nhân viên bộ phận Marketing sẽ tiến hành tìm kiếm khách mời tiềm năng cho buổi hội chợ triển lãm Quá trình này yêu cầu sự kiên trì, nhạy bén và kỹ năng tìm kiếm thông tin trên Internet Các thông tin cần thu thập bao gồm tên công ty (tiếng Anh và tiếng Việt), địa chỉ công ty có trụ sở hoặc chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, số điện thoại, địa chỉ email và website của công ty Việc tìm kiếm thông tin liên lạc của người đại diện công ty cũng rất quan trọng, vì điều này sẽ giúp thuận tiện hơn trong việc mời họ tham dự sự kiện.
Để tìm đối tác tại Thành phố Hồ Chí Minh, việc sử dụng các trang web chuyên biệt như yellowpages.vnn.vn, infodoanhnghiep.com và vinabiz.org sẽ tiết kiệm thời gian hơn so với việc tìm kiếm trên Google Ngoài ra, cần kiểm tra mã số thuế của công ty trên website của Tổng Cục Thuế Việt Nam để xác định tình trạng hoạt động của doanh nghiệp Do các doanh nghiệp Hàn Quốc thường sản xuất sản phẩm và tìm nhà phân phối tại Việt Nam, nên cần tránh tìm kiếm những nhà sản xuất nội địa hoặc nhà phân phối độc quyền, vì điều này có thể gây lãng phí thời gian, mặc dù việc tiếp cận họ không bị cấm.
Việc tìm kiếm đối tác Việt Nam sẽ diễn ra trong hơn một tuần và có thể kéo dài liên tục cho đến khi sự kiện bắt đầu Sau khi xác định được các đối tác phù hợp, bước tiếp theo là mời các doanh nghiệp Việt Nam tham gia hội chợ triển lãm Quá trình mời tham dự được chia thành hai giai đoạn: gửi thư mời và thông tin về hội chợ đến các công ty Việt Nam và/hoặc người đại diện, sau đó là thực hiện cuộc gọi trực tiếp để mời tham gia.
Quá trình gửi email mời tham dự hội chợ triển lãm diễn ra trong hơn một tuần, bắt đầu với việc mỗi thành viên tạo tài khoản Gmail với định dạng “hcm.gfair.(tên)@gmail.com” Nhóm trưởng thiết kế mẫu thư mời riêng, bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm và thông tin liên lạc của từng thành viên Để tiết kiệm thời gian, các thành viên sử dụng chức năng “chuyển tiếp” của Gmail và chỉnh sửa “chủ đề” cho phù hợp với từng công ty Thư mời được gửi đến toàn bộ đối tác trong bộ dữ liệu, bao gồm cả những đối tác cũ và mới Do thư mời thường ít nhận được phản hồi, bước tiếp theo là gọi điện trực tiếp để mời họ tham dự Các đối tác sẽ được phân loại thành ba nhóm: Đồng ý tham dự, Đợi phản hồi, và Từ chối tham dự Sau mỗi cuộc gọi, các thành viên ghi chú thông tin cần thiết và phân loại đối tác Đối với nhóm “Đồng ý tham dự”, người gọi sẽ thu thập thông tin như họ tên, chức vụ, số điện thoại, email và thời gian tham dự để đăng ký trực tuyến.
Mẫu đơn đăng ký trực tuyến cho phép chúng ta phân loại các nhóm phản hồi Đối với nhóm "Đợi phản hồi", chúng ta có thể thực hiện cuộc gọi lại để xác minh xem họ có tham dự hay không Trong khi đó, nhóm "Từ chối tham dự" sẽ được xử lý tùy theo từng người gọi.
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ QUY TRÌNH
2.4.1 Đánh giá quá trình thực tập
Đội ngũ Marketing chủ yếu bao gồm các thực tập sinh từ các trường đại học, với nguồn lực trẻ, năng động và khả năng giao tiếp tốt Tuy nhiên, họ thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Một quản lý phải tiếp nhận từ 5 đến 6 sinh viên thực tập và trong thời gian hạn hẹp chuẩn bị cho sự kiện sắp tới, do đó cần tập trung nắm bắt nhanh chóng các vấn đề và nhiệm vụ Việc học tập của sinh viên cũng ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
SVTH: Thời gian làm việc 24 giờ có ảnh hưởng lớn đến tiến độ công việc, đặc biệt trong những giai đoạn quan trọng như gần ngày diễn ra hội chợ Mặc dù các thành viên có khả năng nắm bắt công việc, nhưng tinh thần trách nhiệm còn thấp và việc không tuân thủ quy tắc chung trong nhóm dẫn đến nhiều sai sót, gây tốn thời gian cho việc hiệu chỉnh.
Trong công ty, các bộ phận chưa được phân định rõ ràng, dẫn đến việc một người phải gánh vác nhiều trách nhiệm khác nhau và không thể chuyên sâu vào một công việc cụ thể Nhân viên từ các bộ phận khác cũng chịu ảnh hưởng nhất định từ trưởng bộ phận Marketing, điều này gây ra sự thiếu độc lập trong công việc của họ.
Cơ sở vật chất trong công ty đáp ứng nhu cầu cơ bản như điện, nước và máy lạnh, nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót do quy trình phê duyệt chi tiêu chậm và phức tạp Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc, đặc biệt là kết nối mạng yếu khiến nhân viên thường xuyên bị ngắt kết nối khi sử dụng máy tính xách tay Ngoài ra, hệ thống điện thoại cũng không đủ, dẫn đến tình trạng hai người phải chia sẻ một điện thoại, gây mất thời gian khi liên lạc với đối tác.
Môi trường làm việc lý tưởng cần thoải mái nhưng vẫn phải có quy định rõ ràng để duy trì tính chuyên nghiệp Giám đốc thường xuyên trao đổi trực tiếp với nhân viên để lắng nghe ý kiến và giải quyết vấn đề kịp thời, giúp thông tin được truyền đạt nhanh chóng và giảm thiểu hiểu lầm Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp không thông báo trước và không có lịch trình rõ ràng khiến nhân viên không kịp chuẩn bị, ảnh hưởng đến sinh hoạt và hiệu suất làm việc của họ.
Cách bố trí chỗ ngồi giữa các nhóm không tách biệt cho phép các thành viên tự chọn chỗ ngồi, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin dễ dàng hơn Việc này giúp phát hiện sớm các trường hợp trùng lặp về khách hàng và thống nhất nội dung, hình thức, định dạng báo cáo Tuy nhiên, tình trạng không thống nhất trong báo cáo vẫn thường xuyên xảy ra, với các nhóm khác nhau về cách trình bày và hình thức Điều này đặc biệt gây khó khăn khi có những báo cáo chung, vì sai sót của một nhóm có thể ảnh hưởng đến các nhóm khác, dẫn đến việc mất thời gian chỉnh sửa.
2.4.2 Đánh giá quy trình tổ chức G-Fair Hồ Chí Minh 2018
Quy trình Ưu điểm Nhược điểm
Tìm hiểu, nghiên cứu sản phẩm – nghiên cứu thị trường
- Dễ thực hiện do chỉ là sử dụng công cụ tìm kiếm trên Internet
- Thời gian tương đối dài, các thành viên có đủ khả năng nắm bắt tính chất của sản phẩm
- Bản báo cáo mẫu có sẵn nên có thể dựa theo và thay đổi nội dung sao cho phù hợp sản phẩm, không cần trình bày cầu kỳ
Báo cáo này được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam, nhưng chỉ được cung cấp khi có yêu cầu Do đó, hầu hết các báo cáo thường mang tính chất chủ quan, dựa trên nghiên cứu tại bàn.
- Đường truyền mạng kém chất lượng gây mất thời gian tìm hiểu, nắm rõ tính chất sản phẩm
Hầu hết các trang web của công ty Hàn Quốc đều chỉ có tiếng Hàn mà không có bộ chuyển ngữ sang tiếng Anh, gây ra rào cản ngôn ngữ cho người dùng Nhiều trang web còn không thể truy cập, dẫn đến việc hiểu lầm về sản phẩm.
Tìm – mời các đối tác Việt
- Bộ dữ liệu lớn, có thể tận dụng lại
- Những thực tập sinh hầu hết theo học kinh doanh quốc tế, marketing hoặc ngôn ngữ nên khả năng
- Quá trình gửi email thư mời bị hạn chế
Tài khoản Gmail mới tạo sẽ gặp phải giới hạn về số lượng thư gửi đi, dẫn đến việc nhiều email có thể bị chuyển vào hộp thư rác và không đến được tay đối tác Điều này khiến cho quá trình gửi thư trở nên kém hiệu quả, vì tỷ lệ phản hồi từ khách mời rất thấp.
SVTH: 26 giao tiếp, mời đối tác tiếp thu nhanh
- Các quản lý hỗ trợ rất nhiều trong giai đoạn này, bởi các thực tập sinh còn chưa quen qua thư
Việc sử dụng bộ dữ liệu chung dẫn đến tình trạng khách mời bị trùng lặp giữa các nhóm, gây rối và bực bội cho họ, khiến họ có thể từ chối tham dự dù đã đồng ý Hơn nữa, dữ liệu thường không chính xác do thông tin ban đầu không được cập nhật cẩn thận hoặc do sự tồn tại của các công ty đã ngừng hoạt động.
Nhiều sản phẩm của doanh nghiệp Hàn Quốc có đặc điểm độc đáo, không đáp ứng được nhu cầu của thị trường hoặc nhu cầu nhập khẩu từ các doanh nghiệp, và thường rất hiếm có doanh nghiệp nào kinh doanh các loại sản phẩm này.
Ví dụ: dung dịch vệ sinh phụ nữ, đồ chơi bong bóng xà phòng…
Việc không thể liên lạc với ban lãnh đạo và quản lý phòng ban của đối tác Việt Nam gây khó khăn trong quá trình hợp tác Liên hệ với nhân viên, tổng đài hoặc đường dây nóng thường tốn nhiều thời gian và thường không mang lại kết quả như mong đợi.
Nhiều khách mời cũ trong bộ dữ liệu không còn hứng thú tham gia hội chợ, hoặc đã từng liên hệ với công ty Hàn Quốc nhưng không tìm thấy sự phù hợp, dẫn đến việc họ quyết định không tham dự nữa.
Tổ chức – thực hiện hội chợ triễn lãm
Việc thuê bên thứ ba để lưu trữ dữ liệu và đăng ký thẻ giúp bộ phận Marketing tập trung hơn vào việc tiếp đón và kiểm soát khách tham dự.
- Phần lớn thông dịch viên hợp tác lâu năm nên các quy định hầu hết họ đã nắm rõ, không cần phổ biến lại nhiều
- Địa điểm tổ chức tại trung tâm thành phố tiện cho việc đi lại
- Nhân viên phải liên tục đứng từ 9 giờ đến 6 giờ chiều, do không được bố trí chỗ ngồi thuận tiện cho việc tiếp đón khách mởi nhanh chóng nhất
Nhân viên chỉ được đứng ngoài để đón khách mà không được vào bên trong hội chợ, dẫn đến việc họ không thể trực tiếp dẫn khách đến gian hàng của mình Điều này khiến khách mời phải tự tìm kiếm và có thể xảy ra tình huống hai bên không gặp nhau để trao đổi thông tin.
- Khách hàng đột ngột không đến tham dự mà không báo trước
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Thay đổi cách thức tổ chức và làm việc
Công việc thường xuyên bị chậm trễ do các cuộc họp bất ngờ và thiếu chuẩn bị nội dung Để khắc phục, Giám đốc cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng cho các quản lý, giúp họ hướng dẫn từng bước cho các thành viên Việc này tránh tình trạng chồng chéo thông tin và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ Bởi vì công việc không thay đổi nhiều qua các sự kiện, Giám đốc có thể thông qua trưởng bộ phận kinh doanh để thông báo ngắn gọn và dễ hiểu cho các thành viên.
Chú trọng nhân viên
Công ty thường xuyên tuyển thực tập sinh để giảm chi phí nhân sự, tuy nhiên, lực lượng này thiếu kinh nghiệm và khả năng làm việc, khiến quản lý tốn nhiều thời gian hướng dẫn Để nâng cao chất lượng và uy tín trong tổ chức sự kiện, Giám đốc cần xem xét việc thuê nhân viên chính thức có chuyên môn Đồng thời, công ty cũng nên có chính sách đãi ngộ hấp dẫn để giữ chân nhân viên có năng lực, tránh tình trạng công việc trở nên nhàm chán và áp lực Ngoài ra, bộ phận nhân sự cần được tổ chức rõ ràng, và thực tập sinh phải được tuyển chọn đúng ngành nghề liên quan đến tổ chức sự kiện hoặc marketing.
Cải thiện cơ sở vật chất
Công ty cần đầu tư vào trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu cho các sự kiện liên tục được tổ chức trong tương lai Bên cạnh việc cải thiện đãi ngộ cho nhân viên, công ty nên trang bị cho mỗi người một bộ máy tính có cấu hình ổn định, đồng thời dự trữ 2-3 máy tính để hỗ trợ trường hợp cần thiết, như dành cho thực tập sinh không có máy tính Việc đảm bảo đường dây và điện cũng là yếu tố quan trọng trong kế hoạch đầu tư này.
Để chuẩn bị cho mỗi đợt thực tập bộ phận Marketing, cần đảm bảo có đủ 30 số điện thoại bàn Ngoài ra, việc nâng cấp đường truyền mạng và hệ thống Wifi là rất quan trọng, vì hầu hết thực tập sinh sử dụng máy tính xách tay.
Áp dụng công nghệ
Quá trình sàn lọc dữ liệu cũ và tìm kiếm công ty mới tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót khi thực hiện thủ công trên Excel Để khắc phục tình trạng trùng lặp dữ liệu giữa các thành viên và nhóm, cần xây dựng phần mềm lưu trữ và kiểm tra dữ liệu Thông tin khách hàng sẽ được chỉnh sửa, cập nhật đầy đủ và phân loại theo nhóm ngành hàng Nhân viên có thể kiểm tra tính trùng lặp khi tìm kiếm khách mời, đồng thời dữ liệu sẽ bao gồm mã số thuế doanh nghiệp liên kết với Tổng Cục Thuế Việt Nam, tự động xóa khi mã số thuế không còn hiệu lực Quan trọng hơn, khi một nhân viên truy xuất dữ liệu khách hàng, những nhân viên khác sẽ không thể truy cập vào dữ liệu đó và sẽ nhận thông báo về ai đã thực hiện việc trích xuất.
Một vấn đề trong quản lý khách tham dự là quy trình in thẻ ra vào, tốn thời gian khi nhân viên phải cập nhật thông tin khách mời lên sticker một cách thủ công Nếu khách không mang theo danh thiếp, họ phải đăng ký lại, trong khi những sticker đã chuẩn bị trở nên vô nghĩa nếu khách từ chối đột ngột Thay vì thuê dịch vụ in thẻ không chuyên nghiệp, nên trang bị 2-3 máy quét mã vạch Khi mời khách, nhân viên chỉ cần gửi email chứa mã vạch, giúp khách hoàn tất thủ tục nhanh chóng khi đến hội chợ Điều này cũng nâng cao tính minh bạch trong việc kiểm soát và xác minh sự tham dự, đồng thời tiết kiệm chi phí cho mỗi sự kiện.
Các đề xuất khác
Để tiếp cận hiệu quả với doanh nghiệp và người tiêu dùng tại Việt Nam, việc xây dựng một trang web riêng là cần thiết Trong bối cảnh thị trường hiện nay, công ty đang đối mặt với sự cạnh tranh từ các đối thủ được hỗ trợ bởi đại sứ quán Hàn Quốc, điều này khiến người tiêu dùng có xu hướng tin tưởng vào các công ty chính phủ hơn Một trang web chuyên nghiệp với thông tin rõ ràng về công ty, các hoạt động và thành tựu sẽ tăng cường độ tin cậy Hơn nữa, việc cập nhật thông tin về các sự kiện và hoạt động trong tương lai sẽ giúp các công ty Việt Nam dễ dàng liên hệ và tiết kiệm thời gian mời tham dự.
Khi gửi email thư mời hội chợ, mặc dù có thể không nhận được phản hồi, đây là bước cần thiết để thể hiện sự lịch sự trước khi thực hiện cuộc gọi trực tiếp Cần lưu ý rằng các tài khoản mới tạo nếu gửi quá nhiều thư trong thời gian ngắn sẽ bị hệ thống đưa vào danh sách hạn chế Do đó, công ty cần thiết lập một hệ thống email riêng với đuôi chuyên dụng.
@esenech.com cung cấp tài khoản cho từng nhân viên và thực tập sinh nhằm ngăn chặn tình trạng khóa thư và đảm bảo rằng các email gửi đi không bị chuyển vào mục thư rác.
Trong quá trình thực tập, việc làm báo cáo thường gây lãng phí thời gian Mỗi cá nhân cần chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo của mình, và các nhóm cần chỉnh sửa hình thức báo cáo theo đúng mẫu quy định Đặc biệt, Giám đốc công ty nên giảm thiểu tình trạng báo cáo chồng chéo và thống nhất mẫu báo cáo để tránh việc thay đổi mẫu khi báo cáo đã hoàn thành.
TỔNG KẾT
Trong hơn 2 tháng thực tập tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn, tôi đã áp dụng kiến thức học được và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế Bài viết này trình bày chi tiết quá trình làm việc của tôi, đặc biệt là quy trình tổ chức hội chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh 2018 Theo đánh giá cá nhân, công ty đang phát triển mạnh mẽ, đặc biệt trong ngành tổ chức sự kiện và kết nối doanh nghiệp quốc tế Mặc dù phải đối mặt với sự cạnh tranh lớn, công ty vẫn đạt nhiều thành công với số lượng sự kiện tổ chức ngày càng tăng và ấn tượng trong "Buyer Matching".
Bài viết này không chỉ mô tả chi tiết quy trình mà còn đưa ra những đánh giá và lưu ý cá nhân của tôi, cùng với các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình Mặc dù các đề xuất này mang tính chủ quan và chỉ là tham khảo do thời gian thực tập có hạn, tôi hy vọng công ty sẽ cải thiện để trở thành công ty xúc tiến thương mại Hàn Quốc hàng đầu tại Việt Nam.
