PHẦN 2 : HIỆN TRẠNG
2.4 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ QUY TRÌNH
2.4.1 Đánh giá quá trình thực tập
Nhân sự:
Các thành viên bộ phân Marketing hầu hết đều là thực tập sinh của các trường đại học. Nguồn lực trẻ, năng động, chịu khó học hỏi và có khả năng giao tiếp tốt. Tuy nhiên, các thành viên đều chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, một quản lý phải tiếp nhận 5 đến 6 sinh viên thực tập, cùng với thời gian hạn hẹp phải chuẩn bị cho sự kiện sắp tới, nên mọi người phải hết sức tập trung nắm bắt nhanh vấn đề và nhiệm vụ. Do là sinh viên, nên việc học cũng ảnh hưởng phần nào đến
SVTH: 24
giờ giấc làm việc, gây ảnh hưởng đến tiến độ làm việc, đặc biệt là trong những thời gian quan trọng, gần ngày diễn ra hội chợ. Ngoài ra, tuy có thể nắm bắt cơng việc tốt, nhưng tinh thần trách nhiệm mỗi người còn chưa cao, các thành viên trong cùng nhóm, khơng tn theo một quy tắc chung nên thường xuyên xảy ra lỗi, làm mất thời gian hiệu chỉnh.
Như đã trình bày, các bộ phận trong công ty không được xác định rõ ràng, một người phải đảm nhận nhiều trách nhiệm khác nhau, không tập trung chuyên môn vào một công việc cụ thể. Nhân viên của bộ phận khác không độc lập mà chịu sự ảnh hưởng phần nào từ trưởng bộ phận Marketing.
Cơ sở vật chất:
Điều kiện làm việc như điện, nước, máy lạnh đáp ứng đủ nhu cầu của mọi người trong cơng ty. Tuy nhiên, do vần đề thu chi–tài chính do Giám đốc quyết định và những thủ tục xin chi tiêu cũng như thời gian xét duyệt còn rườm rà, lâu dài, nên nhiều cơ sở vật chất vẫn cịn thiếu sót, khiến q trình làm việc bị ảnh hưởng, trì trệ. Điển hình như việc kết nối mạng tại công ty yếu, hầu hết mọi người sử dụng máy tính xách tay kết nối mạng khơng dây liên tục bị ngắt kết nối; điện thoại bàn, đường dây điện thoại khơng đủ, có trường hợp 2 người xài chung điện thoại, mất thời gian
trong quá trình gọi điện mời đối tác tham dự.
Văn hóa làm việc:
Mơi trường làm việc thoải mái, khơng bị gị bó q mức, nhưng vẫn có những quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính chun nghiệp của cơng ty. Bên cạnh việc giao nhiệm vụ cho các quản lý, Giám đốc cũng thường xuyên trực tiếp trao đổi với nhân viên để tiếp nhận ý kiến, khắc phục vấn đề nếu xảy ra. Thông tin đến với cấp dưới nhanh hơn, tránh gây hiểu lầm, mất thời gian. Nhưng do cách hoạt động không rõ ràng, nhiều cuộc họp không báo trước liên tục xảy ra, các nhân viêc cấp dưới khơng chuẩn bị kịp những nội dung cần trình bày, giờ giấc họp khơng thống nhất làm ảnh hưởng đến sinh hoạt của nhiều người.
Cách bổ trí chỗ ngồi giữa các nhóm khơng tách biệt, phần lớn các thành viên có thể lựa chọn chỗ ngồi của mình, ngồi xen lẫn nhau phần nào giúp các nhóm dễ nắm bắt
thông tin của nhau. Việc trao đổi qua lại giữa các thành viên các nhóm sẽ giúp sớm phát hiện những trường hợp trùng lập về khách hàng, thống nhất trong báo cáo như nội dung, hình thức, định dạng,… Thế nhưng trường hợp không thống nhất báo cáo thường xuyên xảy ra, các nhóm liên tục khác nhau về cách trình bày, hình thức báo cáo; đặc biệt đối với những báo cáo chung của nhiều nhóm, khi một nhóm có sai phạm sẽ ảnh hưởng đến các nhóm khác, làm mất thời gian chỉnh sửa.