TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM CỦA
3.1 Thay đổi cách thức tổ chức và làm việc
Công việc thường xuyên bị chậm trễ do liên tục họp bất ngờ và không được chuẩn bị về mặt nội dung. Thay vào đó Giám đốc nên phổ biến cụ thể rõ ràng cho quản lý và trong quá trình làm việc, các quản lý sẽ phổ biến và hướng dẫn từng bước cho các thành viên, tránh tình trạng gây chồng chéo thơng tin. Do cơng việc khơng có sự thay đổi q nhiều qua các sự kiện, nên thậm chí những thơng tin cần phổ biến, Giám đốc có thể thơng qua trưởng bộ phận kinh doanh thông báo đến các thành viên một cách ngắn gọn, dễ hiểu nhất.
3.2 Chú trọng nhân viên
Mỗi sự kiện diễn ra, công ty đều tuyển những đợt thực tập vào làm việc nhằm giảm tối đa chi phí nhân sự. Thực tập sinh là lực lượng chủ yếu trong công ty nhưng kinh nghiệp và khả năng làm việc lại khơng cao, do đó các quản lý phải tốn thời gian hướng dẫn từng giai đoạn. Với việc đang có định hướng tổ chức thêm nhiều sự kiện qua mỗi năm, để đảm bảo được chất lượng, cũng như uy tín cơng ty, Giám đốc cần cân nhắc đến việc thuê đội ngủ nhân viên chính thức, có chun mơn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, mời đối tác tham dự sự kiện. Đồng thời, cơng ty cũng cần có những chính sách đãi ngộ, lương thưởng đủ hấp dẫn để giữ chân những nhân viên tâm huyết, có năng lực làm việc cao, bởi công việc liên tục lặp lại nhàm chán nhưng cũng vơ cùng áp lực. Ngồi ra, bộ phận nhân sự cũng cần được hình thành rõ ràng, tránh bị ảnh hưởng quá nhiều bởi các bộ phận khác; các thực tập sinh được tuyển phải thực sự đúng ngành nghề tổ chức sự kiện hoặc marketing.
3.3 Cải thiện cơ sở vật chất
Các sự kiện liên tục được tổ chức và trong tương lai sẽ cịn nhiều hơn, cơng ty cần đầu tư tốt vào trang thiết bị đáp ứng lâu dài cho sau này. Trong đề xuất về nhân viên, bên cạnh những đãi ngộ thì cơng ty nên trang bị cho mỗi người một bộ máy tính cấu hình ổn định phù hợp, đáp ứng nhu cầu công việc, và 2–3 máy dự bị cho các trường hợp cần thiết như thực tập sinh khơng có máy tính. Đường dây và điện
SVTH: 30
thoại cần chuẩn bị đầy đủ, mỗi đợt thực tập bộ phậm Marketing nên báo cho bộ phận kỹ thuật cụ thể số điện thoại bàn cần thiết. Và điều đặc biệt quan trọng hơn là nâng cấp đường truyền mạng, hệ thống Wifi, do hầu hết thức tập sinh đều dùng máy tính xách tay.
3.4 Áp dụng cơng nghệ
Q trình cần nhiều thời gian nhất là sàn lọc bộ dữ liệu cũ và tìm các công ty mới. Hiện tại, công việc sàn lọc đều đươc mỗi thành viên trong nhóm làm thủ cơng trên trang tính Excel, vì thế sai sót là khơng thể tránh khỏi. Do sẽ có nhiều cơng ty kinh doanh đa ngành nghề, nên không chỉ các thành viên trong nhóm bị trùng dữ liệu với nhau mà ngay cả các nhóm với nhau cũng gặp trường hợp tương tự.
Để tránh tình trạng trên, nên xây dựng một phần mềm lưu trữ và kiểm tra dữ liệu. Các thông tin về khách hàng sẽ được hiệu chỉnh lại cho đúng quy định trình bày, đầy đủ thông tin và được cập nhật vào hệ thống; sau đó sẽ được phân loại theo từng nhóm ngành hàng và những ngành hàng cụ thể. Khi nhân viên tìm mới khách mời, họ có thể kiểm tra xem có bị trùng hay khơng; đồng thời dữ liệu được lưu cũng cần bao gồm mã số thuế doanh nghiệp và được liên kết với trang web Tổng Cục Thuế Việt Nam, nếu mã số thuế ngừng hoạt động thì dữ liệu sẽ tự động xóa. Và quan trọng hơn hết, một khi bất kỳ nhân viên nào đã trích xuất dữ liệu của khách hàng thì những nhân viên khác sẽ không thể nào truy cập dữ liệu khách hàng đó nữa và sẽ nhận thơng báo biết được ai đã trích xuất dữ liệu đó để dễ dàng trao đổi.
Một bất cập khác trong vấn đề quán lý khách tham dự chính là thẻ ra vào cổng, việc in sticker dán lên thẻ rất tốn thời gian, nhân viên phải liên tục lọc danh sách khách mời, cập nhật thông tin khách mời lên sticker một cách thủ cơng vơ ích. Nhưng khi đến tham dự, khách mời không mang theo danh thiếp liền phải đăng ký lại từ đầu hoặc khách từ chối đột ngột thì sticker đã chuẩn bị sẵn trở nên vơ nghĩa. Chính vì thế, thay vì thuê bên thứ 3 in thẻ ra vào nhưng làm việc thiếu chuyên nghiệp, nên trang bị 2–3 máy quét mã vạch. Khi gọi điện mời tham dự, nếu khách mời đồng ý, nhân viên chỉ cần gửi email cho khách có chứa một đoạn mã vạch, khi đến hội chợ họ chỉ cần xuất trình mã là hồn thành thủ tục. Đồng thời việc kiểm soát, xác minh
sự tham dự của khách mời cũng minh bạch hơn; khơng cần phải tốn chi phí th dịch vụ cho mỗi sự kiện.
3.5 Các đề xuất khác
Để có thể dễ tiếp cận các doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng tại Việt Nam, cần tạo lập một trang web riêng. Hiện nay trên thị trường đối thủ trực tiếp với cơng ty chỉ có – được hỗ trợ bởi đại sứ quán Hàn Quốc, nhiều người sẽ có tâm lý tin tưởng những cơng ty của chính phủ hơn, chính vì thế thơng qua trang web riêng, sẽ cũng cố được sự tin cậy của mình với thiết kế web chun nghiệp, thơng tin đầy đủ rõ ràng về công ty, các hoạt động và thành tựu mà công ty đạt được. Hơn nữa những hoạt động, sự kiện trong tương lai sẽ được cập nhật, các công ty Việt Nam quan tâm đến sẽ chủ động liên lạc, tiết kiệm thời gian mời tham dự.
Về việc gửi email thư mời hội chợ, tuy biết sẽ không được phản hồi, nhưng đây là bước tối thiểu thể hiện lịch sự trước khi gọi điện trực tiếp. Các tài khoản vừa mới tạo nếu gửi nhiều thư trong thời gian ngắn sẽ bị hệ thống liệt vào danh sách tài khoản hạn chế. Công ty nhất thiết phải có hệ thống mail riêng với đuôi @esenech.com và cấp cho mỗi nhân viên, mỗi thực tập sinh một tài khoản để tránh việc bị khóa thư hoặc thư gửi đi bị chuyển vào thư rác.
Một bất cập diễn ra trong suốt quá trình thực tập chính là những lần làm báo cáo, cơng tác báo cáo ln lãng phí rất nhiều thời gian. Mỗi cá nhân nên có trách nhiệm với bài báo cáo của mình về mặt nội dung, mỗi nhóm khi đã tổng hợp nội dung phải hiệu chỉnh hình thức sao cho đúng hồn toàn với mẫu báo cáo do cấp trên giao. Quan trọng hơn hết, Giám đốc công ty cần giảm thiểu những báo cáo chồng chéo, nhiều nội dung trùng lập và thống nhất mẫu báo cáo chung nhất, tránh tình trạng khi đã hồn thành thì lại đổi mẫu báo cáo.
SVTH: 32