PHẦN 2 : HIỆN TRẠNG
2.4 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ QUY TRÌNH
2.4.2 Đánh giá quy trình tổ chức G-Fair Hồ Chí Minh 2018
Quy trình Ưu điểm Nhược điểm
Tìm hiểu, nghiên cứu sản phẩm – nghiên cứu thị trường - Dễ thực hiện do chỉ là sử dụng công cụ tìm kiếm trên Internet
- Thời gian tương đối dài, các thành viên có đủ khả năng nắm bắt tính chất của sản phẩm
- Bản báo cáo mẫu có sẵn nên có thể dựa theo và thay đổi nội dung sao cho phù hợp sản phẩm, khơng cần trình bày cầu kỳ
- Tuy là bản báo cáo cho các doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam tham khảo, nhưng chỉ khi họ yêu cầu, nên hầu hết các bản báo cáo đều được thực hiện một cách chủ quan do nghiên cứu tại bàn
- Đường truyền mạng kém chất lượng gây mất thời gian tìm hiểu, nắm rõ tính chất sản phẩm
- Các trang web của công ty Hàn Quốc hầu hết đều là tiếng Hàn, khơng có sẵn bộ chuyển ngữ sang tiếng Anh, tạo rào cản ngôn ngữ. Nhiều trang web thậm chí khơng thể truy cập, xảy ra nhiều trường hợp hiểu lầm sản phẩm Tìm – mời các đối tác Việt Nam - Bộ dữ liệu lớn, có thể tận dụng lại - Những thực tập sinh hầu hết theo học kinh doanh quốc tế, marketing hoặc ngôn ngữ nên khả năng
- Quá trình gửi email thư mời bị hạn chế.
Do gmail mới tạo sẽ bị giới hạn số lượng thư, nhiều thư sẽ bị chuyển sang hộp thư rác, không đến trực tiếp đối tác. Quá trình gửi thư khơng hiệu quả bởi rất hiếm khi khách mời phản hồi
SVTH: 26
giao tiếp, mời đối tác tiếp thu nhanh
- Các quản lý hỗ trợ rất
nhiều trong giai đoạn này, bởi các thực tập sinh còn chưa quen
qua thư.
- Bộ dữ liệu được sử dụng chung, nhiều khách mời bị trùng lập giữa các nhóm do các cơng ty kinh doanh đa ngành nghề, liên lạc trùng khiến khách mời rối, bực bội, có thể từ chối dù đã đồng ý tham dự. Ngoài ra, dữ liệu thường
xảy ra tình trạng sai bởi thơng tin ngay
ban đầu cập nhật không cẩn thận hoặc những công ty khơng cịn hoạt động nữa
- Nhiều sản phẩm của doanh nghiệp Hàn Quốc đặc biệt, không đáp ứng nhu cầu thị trường, nhu cầu nhập khẩu của doanh nghiệp hoặc hiếm có doanh nghiệp kinh doanh loại sản phẩm đó. Ví dụ: dung dịch vệ sinh phụ nữ, đồ chơi bong bóng xà phịng…
- Khơng có được liên lạc của ban lãnh đạo, quản lý phòng ban của đối tác Việt Nam, liên lạc với số nhân viên viên, tổng đài, đường dây nóng thường mất thời gian và không mang lại kết quả
- Các khách mời cũ trong bộ dữ liệu khơng cịn hứng thú với hội chợ, hoặc họ đã từng trao đổi với công ty Hàn Quốc đến tham dự nhưng khơng thích hợp nên khơng đến tham dự nữa
Tổ chức – thực hiện hội chợ triễn lãm
- Thuê bên thứ 3 trong khâu lưu trữ dữ liệu, đăng ký thẻ nên bộ phận Marketing có thể tập trung hơn trong việc tiếp đón, kiểm sốt khách tham dự
- Phần lớn thông dịch viên hợp tác lâu năm nên các quy định hầu hết họ đã nắm rõ, không cần phổ biến lại nhiều
- Địa điểm tổ chức tại trung tâm thành phố tiện cho việc đi lại
- Nhân viên phải liên tục đứng từ 9 giờ đến 6 giờ chiều, do khơng được bố trí chỗ ngồi thuận tiện cho việc tiếp đón khách mởi nhanh chóng nhất
- Nhân viên chỉ được đứng ngồi đón khách mà không được vào trong hội chợ, nên không trực tiếp đưa khách tới gian hàng mình phụ trách, khiến khách mời phải tự tìm và xảy ra trường hợp hai bên không gặp nhau trao đổi
- Khách hàng đột ngột không đến tham dự mà khơng báo trước
- Hình thức in sticker và dán thẻ, đồng thời yêu cầu danh thiếp (nếu khơng có danh thiếp phải đăng ký lại từ đầu) rất bất cập, tốn thời gian chuẩn bị. Nhiều khách mời qn mang hoặc khơng có danh thiếp, cảm thấy bực và có ý định bỏ về
- Bên thứ 3 in thẻ vào cổng làm việc trì trệ, thiếu chuyên nghiệp, vô trách nhiệm, gây mất thời gian trong việc đăng ký lại cho khách mời
Báo cáo và đánh giá kết
quả
- Mẫu báo cáo được Giám đốc và trưởng bộ phận Marketing lập, nên chỉ cần dựa theo và điền thông tin
- Bản báo cáo Meeting Result phải được dịch từ bản viết tay của thông dịch viên, nhiều thông dịch viên là người Hàn Quốc, nên khả năng viết tiếng Việt hạn chế, không thực sự nắm rõ nội dung
SVTH: 28
- Tuy làm theo mẫu báo cáo có sẵn, nhưng do không phổ biến thống nhất cách trình bày và nội dung, mỗi nhóm lại báo cáo một cách khác nhau, liên tục phải làm lại. Những trường hợp đặc biệt xảy ra phải hỏi ý kiến trưởng bộ phận hoặc Giám đốc và đợi trả lời. Có trường hợp khi đã tổng hợp báo cáo các nhóm, Giám đốc yêu cầu làm lại vì thay đổi hình thức, nội dung báo cáo
- Nội bộ mỗi nhóm cũng báo cáo khơng đúng hình thức, nội dung liên tục bổ sung, sửa đổi do thanh viên trong nhóm ghi chú thiếu hoặc sai
Bên cạnh những đánh giá trên, những yếu tố khác cũng phần nào ảnh hưởng đến quá trình tổ chức hội chợ triển lãm. Chẳng hạn như thời gian tổ chức không phù hợp, hội chợ diễn ra vào giữa tuần – thứ 4, thứ 5 – ảnh hưởng đến thời gian biểu của khách mời nên họ khó lịng có thể tham dự. Yếu tố thời tiết cũng rất quan trọng, trong khoản thời gian trước ngày hội chợ, khu vực Thành phố Hồ Chí Minh phải chịu ảnh hưởng của cơn bảo Usagi, khiến tình trạng ngập úng nhiều nơi. Nhiều khách mời do bị bảo ảnh hưởng như ngập phải dọn kho, nhiều khách mời ở xa ngại đường xá khó khăn nên từ chối đột xuất, gây ảnh hưởng đến tỉ lệ tham dự. Ngoài ra những thay đổi bất ngờ từ phía Hàn Quốc như cơng ty Hàn Quốc rút tham dự khiến các khách mời liên kết cho các cơng ty đó khơng cịn được đáp ứng. Đó là những vấn đề phát sinh mà cũng cần lưu ý để hồn thiện quy trình tổ chức các sự kiện sau này.