Trong suốt 2 ngày diễn ra hội chợ triển lãm, nhiệm vụ mỗi người trong nhóm bao gồm:
- Nhắc nhở thông dịch viên đến đúng giờ, phát thẻ tên thông dịch viên và hướng dẫn họ đến đúng gian hàng Hàn Quốc mà họ phụ trách, giải đáp các thắc mắc cần thiết cho họ nếu có
- Liên tục gọi điện hỏi các đối tác Việt Nam đến tham dự chưa để dễ dàng đón
tiếp (đây được coi như một hình thức nhắc nhở khéo)
- Đón tiếp các dối tác, nhận danh thiếp, dán miếng dán sticker đã in thông tin
lên thẻ ra vào cổng và hướng dẫn họ đến những công ty Hàn Quốc mình phụ trách – những cơng ty mà họ quan tâm. Trong trường hợp người đến tham dự không mang theo danh thiếp, theo quy định họ phải đăng ký lại tại quầy đăng ký (quầy đăng ký là bên thứ 3 được thuê, làm nhiệm vụ tiếp nhận và lưu thông tin đăng ký, in thẻ ra vào cổng)
- Hỗ trợ – đăng ký giúp những khách đến tham dự đột xuất – những đối tác lâu
năm mà bộ phận Marketing bỏ sót khơng mời đến tham dự; những người tham quan biết thông tin hội chợ triển lãm thông qua báo, mạng Internet, truyền hình, tờ rơi – poster,…
- Cuối mỗi buổi báo cáo cho nhóm trưởng những cơng ty nào đã đến tham dự,
mỗi công ty đi bao nhiêu người, tổng số người đến tham dự do mình mời – do đột xuất, cịn bao nhiêu cơng ty chưa đến,… nhằm phát hiện sớm những khó khăn để kịp thời khắc phục
Đây được coi là giai đoạn khó khăn nhất của các thành viên, mỗi người phải liên tục gọi điện, tiếp đón và hướng dẫn khách. Bên cạnh việc luôn phải sẵn sàng làm việc từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều, áp lực lớn đến từ việc khách mời đột ngột không thể tham dự, làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện, cũng như gây mất lịng tin đối với phía đối tác Hàn Quốc. Chính vì thế, 2 giai đoạn đầu tiên về tìm hiểu sảng phẩm và tìm–mời đối tác cần thực hiện tốt nhất có thể, tránh gây mơ hồ cho đối tác Việt Nam, khiến họ khơng hứng thú với sự kiện, tránh tình trạng mời sai đối tượng tham dự do khác ngành nghề, quy mô hoạt động của công ty không phù hợp với hợp tác nước ngoài,…
SVTH: 20
Khi đã kết thúc hội chợ triển lãm, các thành viên có từ 2 đến 3 ngày để hoàn thành “Danh sách khách mời tinh gọn” (Key Buyer List – KBL) và “Danh sách kết quả
gặp mặt” (Meeting Result – MR) . KBL bao gồm thông tin sợ bộ về công ty Việt Nam: tên tiếng Anh của công ty, website, email và số điện thoại bàn của công ty, tên người tham dự, ngày gặp mặt giữa hai bên đối tác – kể cả những cơng ty có người đến tham dự và những cơng ty có đăng ký trước nhưng khơng đến tham dự (nhưng có tiềm năng trở thành nhà phân phối chính cho cơng ty Hàn Quốc). Danh sách này sẽ được gửi cho công ty Hàn Quốc khi họ yêu cầu – trong trường hợp họ phàn nàn rằng có ít hoặc khơng có đối tác nào đến trao đổi về việc phân phối với họ. Khi đó, nếu muốn họ sẽ tự trực tiếp liên lạc với các công ty không đến để trao đổi riêng. Tương tự như KBL, MR ngồi ra cịn bổ sung thêm thơng tin trao đổi giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Hàn Quốc – những thông tin này sẽ được thông dịch viên ghi chú lại trong suốt q trình trao đổi, gồm thơng tin doanh nghiệp, loại sản phẩm quan tâm, các chính sách nhập khẩu, chính sách giá cả và số tiền mà các bên thảo luận…