Xuất Nhập khẩu: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ NHẬP KHẨU & QUY TRÌNH NHẬP KHẨU

Khái niệm nhập khẩu

Theo Luật thương mại năm 2005, Điều 28 khoản 1, nhập khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, nơi được xem là khu vực Hải Quan riêng theo quy định của pháp luật.

Chức năng nhập khẩu

Sử dụng hiệu quả ngoại tệ để nhập khẩu vật tư, thiết bị và dịch vụ là cần thiết cho việc mở rộng sản xuất và nâng cao năng suất lao động Điều này giúp giải quyết tình trạng khan hiếm hàng hóa trên thị trường nội địa, đồng thời đảm bảo sự phát triển ổn định cho các ngành kinh tế mũi nhọn Đối với những quốc gia có khả năng sản xuất trong nước hạn chế, việc nhập khẩu sẽ đáp ứng nhu cầu phát triển và khai thác tối đa thế mạnh riêng, từ đó tạo điều kiện cho chuyên môn hóa trong phân công lao động quốc tế.

Vai trò nhập khẩu

Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất, kinh tế và đời sống người dân Hoạt động này không chỉ tác động đến một quốc gia mà còn liên quan đến nhiều quốc gia khác trên toàn cầu.

- Đối với một quốc gia

Nhập khẩu hàng hóa không chỉ làm phong phú thêm sự đa dạng về sản phẩm và chủng loại, mà còn mang lại nhiều lựa chọn cho người tiêu dùng Bên cạnh đó, việc nhập khẩu cũng là giải pháp hiệu quả để khắc phục tình trạng thiếu hụt hàng hóa trong nước, đặc biệt khi nguồn cung không kịp thời hoặc khi các sản phẩm trong nước chưa đáp ứng đủ nhu cầu.

Nhập khẩu thiết bị, máy móc và công nghệ tiên tiến từ các quốc gia trên thế giới không chỉ cải thiện quy trình sản xuất mà còn nâng cao hiệu quả và năng suất lao động Điều này góp phần đổi mới và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Nhập khẩu hàng hóa không chỉ kích thích sản xuất và tiêu thụ trong nước mà còn thúc đẩy sản xuất hàng hóa để xuất khẩu từ các quốc gia khác Điều này tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho thị trường lao động và trở thành động lực quan trọng giúp nền kinh tế các nước liên kết phát triển mạnh mẽ hơn.

Nhập khẩu là một phương tiện quan trọng giúp các nước có nền kinh tế đang phát triển học hỏi và cải thiện trình độ kỹ thuật, từ đó thúc đẩy quá trình phát triển để bắt kịp các quốc gia phát triển Đồng thời, việc trao đổi thành tựu và công nghệ tiên tiến giữa các quốc gia mạnh mẽ sẽ kích thích sự nâng cao liên tục các kỹ thuật công nghệ hiện có.

Hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và mở rộng mối quan hệ hợp tác quốc tế, góp phần hình thành các tổ chức hỗ trợ phát triển kinh tế chung Những điều ước và thỏa thuận hợp tác giữa các quốc gia tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa, thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn cầu.

- Đối với các doanh nghiệp

Thông qua hoạt động nhập khẩu, doanh nghiệp có cơ hội tiếp nhận công nghệ mới, nâng cao chất lượng và dịch vụ sản phẩm, từ đó tăng cường sức cạnh tranh cho sản phẩm nội địa.

Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kết nối và hình thành chuỗi giá trị bền vững, phát triển tự động cả trong và ngoài nước Sự liên kết này dựa trên lợi ích chung của các bên, từ đó gia tăng sức mạnh và khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp.

Sự cộng hưởng từ liên kết giữa các doanh nghiệp nâng cao uy tín và sức mạnh cạnh tranh của họ trên thị trường trong nước và quốc tế Lợi thế này đến từ chuỗi giá trị, mở ra nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp Khi chuỗi giá trị phát triển, doanh nghiệp cũng sẽ phát triển, tạo ra lợi nhuận để đầu tư cho sự phát triển tiếp theo Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp lớn mạnh mà còn tạo ra nhiều việc làm hơn cho thị trường lao động.

- Quy trình nhập khẩu hàng hóa chung của doanh nghiệp

Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là bước đầu tiên quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện trước khi nhập khẩu hàng hóa Việc này giúp hình thành bức tranh toàn cảnh về thị trường một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, từ đó tạo cơ sở cho các quyết định linh hoạt và đúng đắn Thông tin thu thập được không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn đối tác giao dịch phù hợp mà còn hỗ trợ trong quá trình giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng hiệu quả Để đạt được điều này, nghiên cứu thị trường cần đảm bảo cung cấp thông tin liên quan đến tình hình hàng hóa, giá cả, nhu cầu, các chính sách và pháp luật của các quốc gia liên quan, cũng như thông tin về đối tác và đối thủ cạnh tranh.

 Đối với thị trường trong nước

- Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu

Mục tiêu là xác định mặt hàng nhập khẩu có nhu cầu cao trong nước, đồng thời phù hợp với điều kiện và mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Do đó, việc nghiên cứu và khảo sát cần tập trung vào việc trả lời các câu hỏi liên quan đến nhu cầu thị trường và khả năng sinh lời.

+ Thị trường đang cần mặt hàng gì? (Về quy cách, phẩm chất, kiểu dáng, bao bì, nhãn hiệu)

Để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường một cách hiệu quả, cần nắm rõ tình hình tiêu thụ mặt hàng, bao gồm thói quen tiêu dùng, thị hiếu và mối quan hệ cung cầu.

+ Chu kỳ sống của sản phẩm?

+ Tỷ suất ngoại tệ là bao nhiêu?

- Nghiên cứu dung lượng thị trường và các nhân tố ảnh hưởng

Dung lượng thị trường của một hàng hóa được định nghĩa là tổng số lượng hàng hóa được giao dịch trong một phạm vi thị trường cụ thể, có thể là toàn cầu, khu vực hoặc quốc gia, trong khoảng thời gian nhất định, thường là một năm.

Nghiên cứu dung lượng thị trường cần xác định nhu cầu thực tế của khách hàng, bao gồm lượng dự trữ và xu hướng biến động nhu cầu theo thời gian và khu vực Cần xem xét khả năng cung cấp của thị trường, bao gồm đặc điểm và tính chất của sản phẩm thay thế Dung lượng thị trường thường bị ảnh hưởng bởi ba nhóm nhân tố chính.

Các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến đổi dung lượng thị trường theo chu kỳ bao gồm sự thay đổi của nguồn vốn, cũng như đặc điểm sản xuất, lưu thông và phân phối sản phẩm của từng thị trường đối với các loại hàng hóa khác nhau.

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự biến đổi lâu dài của dung lượng thị trường bao gồm tiến bộ trong khoa học, công nghệ, chính sách của Nhà nước, thói quen và sở thích của người tiêu dùng, cùng với tác động của hàng hóa thay thế.

+ Các nhân tố làm dung lượng thị trường biến đổi tạm thời là các hiện tượng gây ra các thay đổi đột ngột về cung cầu

- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là bước quan trọng để thu thập thông tin về số lượng đối thủ trong lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động, tỷ trọng thị trường, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của họ Đặc biệt, việc phân tích các chiến lược kinh doanh hiện tại và khả năng điều chỉnh chiến lược trong tương lai của đối thủ sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các phương án tối ưu, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh cho chính mình.

- Nghiên cứu sự thay đổi của môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh bao gồm năm yếu tố chính: tự nhiên, văn hóa, xã hội, chính trị và luật pháp, và có ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động của doanh nghiệp cũng như nền kinh tế vĩ mô Do đó, các doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng các yếu tố này để nắm bắt những thay đổi, quy luật, và tận dụng lợi thế mà môi trường kinh doanh mang lại Việc chủ động thích ứng với những biến động trong môi trường kinh doanh là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp không bị động và chậm chạp trước những thay đổi của thời cuộc.

 Đối với thị trường quốc tế

Nghiên cứu thị trường quốc tế rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn về chính trị, địa lý, văn hoá, phong tục, tập quán,…

Doanh nghiệp cần nắm vững thông tin về các nguồn cung cấp hàng hóa trên thị trường quốc tế mà mình có thể giao dịch Từ đó, doanh nghiệp nên nghiên cứu các đặc điểm thị trường của các quốc gia cung cấp, bao gồm các yếu tố như nhu cầu, giá cả và chất lượng sản phẩm.

+ Các chính sách ưu tiên xuất khẩu, hạn ngạch

Tình hình chính trị có thể ảnh hưởng đáng kể đến nguồn hàng, đặc biệt khi có bất ổn chính trị xảy ra Ngoài ra, vị trí địa lý thuận lợi cũng đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo hiểm trong quá trình nhập khẩu, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường quốc tế

Giá cả trên thị trường toàn cầu đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh và điều chỉnh mối quan hệ hàng hóa Việc xác định chính xác giá hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu là rất cần thiết cho sự thành công trong kinh doanh của các doanh nghiệp.

Giá cả trong hoạt động xuất nhập khẩu phản ánh giá quốc tế, đại diện cho một loại hàng hóa trên thị trường toàn cầu Đây là giá giao dịch thương mại thông thường, không kèm theo điều kiện đặc biệt và được thanh toán bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi.

- Các nhân tố ảnh hưởng đến giá cả trên thị trường thế giới

Nhân tố chu kỳ là sự biến đổi có quy luật trong nền kinh tế, ảnh hưởng đến cung cầu hàng hóa trên thị trường, từ đó làm thay đổi dung lượng thị trường và giá cả.

Nhân tố lũng đoạn giá cả có ảnh hưởng đáng kể đến sự biến động giá hàng hóa toàn cầu Sự xuất hiện của nhiều mức giá cho cùng một loại hàng hóa trên cùng một thị trường phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người mua và người bán, từ đó tác động đến mức độ lũng đoạn giá trị.

Lập phương án kinh doanh

Phương án kinh doanh là kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể Sau khi hoàn tất nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp sẽ xây dựng phương án kinh doanh dựa trên thông tin đã thu thập Để tạo ra một phương án kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cần thiết.

- Phân tích lựa chọn thị trường

- Lựa chọn mặt hàng phù hợp

- Xác lập mục tiêu cụ thể: Số lượng hàng nhập? Giá bán? Thị trường hướng tới? Đối tượng tiêu thụ,…

- Đề ra phương thức thực hiện

- Đánh giá hiệu quả của phương án kinh doanh thông qua việc phân tích báo cáo định kì, lợi nhuận,…

- Mục tiêu của việc lập phương án kinh doanh là để đảm bảo doanh nghiệp sẽ có lợi nhuận khi thực hiện hợp đồng ngoại thương

Xin giấy phép nhập khẩu

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, nhà nhập khẩu cần xin giấy phép nhập khẩu trước khi đưa hàng về Việt Nam để tránh phát sinh thời gian và chi phí Việc này cần được thực hiện sớm và đúng quy trình Ngoài ra, các nhà nhập khẩu cũng cần tham khảo các thông tư, nghị định liên quan để nắm rõ các mặt hàng cần giấy phép và những mặt hàng bị cấm nhập khẩu vào Việt Nam.

Giao dịch – Đàm phán – Ký kết hợp đồng ngoại thương

Quá trình giao dịch giữa bên mua và bên bán diễn ra thông qua việc trao đổi thông tin và điều kiện, thường bao gồm sáu bước chính: hỏi giá, chào giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận và xác định.

Hỏi giá là bước đầu tiên trong quá trình giao dịch, nơi người mua yêu cầu người bán cung cấp thông tin về giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết Thư hỏi giá thường yêu cầu người bán cung cấp chi tiết về hàng hóa, bao gồm giá cả, chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói, điều kiện giao hàng và các điều kiện thương mại khác.

Chào hàng là một đề nghị ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa giữa người bán và người mua Chào hàng có thể được đưa ra bởi người bán (chào bán hàng) hoặc người mua (chào mua hàng) Nội dung của chào hàng thường bao gồm tên hàng, giá cả, số lượng, quy cách, hình thức giao hàng và phương thức thanh toán.

Có hai loại chào hàng : Chào hàng cố định và chào hàng tự do

Hoàn giá là quá trình thương lượng giữa bên mua và bên bán sau khi nhận được chào hàng hoặc đặt hàng, nhưng chưa đồng ý hoàn toàn với các điều kiện thương mại đã đề xuất.

Đặt hàng là một đề nghị ký kết hợp đồng ngoại thương từ phía người mua, trong đó họ nêu rõ các thông tin cần thiết về hàng hóa yêu cầu Đơn đặt hàng cần chỉ rõ các chi tiết liên quan để đảm bảo quá trình ký hợp đồng diễn ra thuận lợi.

Chấp nhận là sự đồng ý giữa hai bên về các điều kiện thương mại Để có hiệu lực pháp lý, chấp nhận cần thỏa mãn các điều kiện: được thực hiện bởi người nhận giá một cách vô điều kiện, nằm trong thời gian hiệu lực của báo giá, đơn đặt hàng hoặc hoàn giá, và phải được chuyển tới bên chào hàng hoặc đặt hàng.

Văn bản này ghi nhận các điều kiện đã thỏa thuận trong giao dịch mua bán, với sự xác nhận từ cả hai bên tham gia Xác nhận thường được lập thành hai bản, bên lập ký trước và gửi cho bên còn lại Sau khi ký xong, bên nhận giữ một bản và gửi trả lại một bản cho bên lập.

Trong quá trình hỏi giá và đặt hàng, hai bên tiến hành đàm phán qua thư tín, điện thoại hoặc gặp trực tiếp, thường trải qua 5 giai đoạn chính.

- Giai đoạn chuẩn bị: Bên nhập khẩu chuẩn bị những thông tin liên quan cần thiết, những tình huống cho thể xảy ra và giải pháp đáp ứng

- Giai đoạn tiếp xúc: Dựa trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi, tạo điều kiện tốt nhất cho quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi

- Giai đoạn đàm phán: Đưa ra những đề nghị và cân nhắc những đề nghị bên đối tác

- Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng

- Giai đoạn rút kinh nghiệm

1.7.3 Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng là văn bản pháp lý quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, cần được ký kết tự nguyện bởi cả hai bên và xác nhận bằng văn bản từ bên mua cùng đơn đặt hàng của bên bán trong thời hạn hiệu lực Nội dung hợp đồng cần chú ý đến các điều khoản như tên hàng, chất lượng, số lượng, cách thức giao hàng, giá cả, hình thức thanh toán, bao bì, ký mã hiệu, bảo hành, phạt và bồi thường thiệt hại, bảo hiểm, bất khả kháng, khiếu nại và trọng tài.

Thuê phương tiện vận tải

Nhà xuất khẩu và nhập khẩu có thể đặt tàu trực tiếp với hãng tàu hoặc thông qua Forwarder Sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên trong quá trình đặt tàu và vận chuyển hàng hóa đến cảng là cần thiết để đạt được hiệu quả tối ưu.

Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp phụ thuộc vào tính chất hàng hóa, vị trí của người bán và khả năng chi trả của bên thuê.

Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu quy định rằng người bán phải thuê phương tiện vận tải để chuyển hàng đến địa điểm đã định (theo điều kiện Nhóm C và D), thì trách nhiệm thuê phương tiện sẽ thuộc về người xuất khẩu.

Khi hợp đồng xuất nhập khẩu quy định giao hàng tại nước của người xuất khẩu (theo điều kiện Nhóm E và F), người nhập khẩu có trách nhiệm thuê phương tiện vận chuyển để đưa hàng hóa về nước.

Hiện nay, vận tải đường biển trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp nhờ vào chi phí thấp hơn so với các phương thức vận chuyển khác Trong lĩnh vực này, có hai hình thức thuê tàu chính là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến.

Lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là quá trình mà chủ hàng yêu cầu chủ tàu, thông qua môi giới hoặc tự mình, để thuê một phần của chiếc tàu nhằm vận chuyển hàng hóa từ cảng này sang cảng khác Trong mối quan hệ này, chủ tàu đồng thời là người chuyên chở và tất cả các điều khoản giữa họ được điều chỉnh bằng Vận đơn đường biển.

Khối lượng hàng hóa vận chuyển chủ yếu là hàng khô và hàng đóng bao, với tuyến đường và thời gian tàu chạy được quy định trước Cước phí được hãng tàu ấn định và hai bên không tiến hành đàm phán hợp đồng mà chỉ tuân theo các điều khoản có sẵn trong mẫu Vận đơn của hãng tàu.

- Các bước thuê tàu chợ

+ Chủ hàng tự tìm tàu hoặc thông qua người môi giới tìm tàu để vận chuyển hàng hóa

Người môi giới sẽ tìm kiếm tàu và gửi giấy lưu cước tàu chợ (Liner Booking Note) Sau đó, người môi giới sẽ thỏa thuận với chủ tàu về các điều khoản chính liên quan đến việc xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa.

+ Người môi giới thông báo cho chủ hàng kết quả lưu cước

+ Chủ hàng đón lịch tàu để vận chuyển hàng hóa ra cảng giao lên tàu

+ Chủ tàu hay đại diện của chủ tàu cấp cho chủ hàng vận đơn theo yêu cầu của chủ hàng

Người chủ tàu cho thuê tàu để vận chuyển hàng hóa giữa các cảng, điều này được quy định trong hợp đồng thuê tàu chuyến (Voyage Charter Party - C/P) giữa hai bên.

+ Hàng hóa thường xuyên chở đầy tàu (từ 90-95%) Thường dùng chuyên chở hàng có khối lượng lớn

+ Hai bên phải kí hợp đồng thuê tàu

+ Thường sử dụng B/L theo hợp đồng tàu chuyến

+ Thường sử dụng môi giới hàng hải

+ Giá cước thấp, nhưng nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi người đi thuê phải giỏi và nắm vững các thông tin liên quan

- Các bước thuê tàu chuyến

Người thuê tàu thông qua môi giới yêu cầu vận chuyển hàng hóa, và người môi giới sẽ tìm kiếm tàu phù hợp dựa trên thông tin về hàng hóa để giới thiệu cho chủ hàng.

+ Người môi giới đàm phán với chủ tàu về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu như điều kiện

+ Chuyên chở, chi phí xếp dỡ, chi phí, vị trí tàu, thời gian đến cảng,…

+ Người môi giới liên hệ với chủ hàng để chủ hàng chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng thuê tàu

+ Người thuê tàu đưa hàng ra cảng để xếp lên tàu

+ Chủ tàu hoặc đại lý của tàu cấp vận đơn Vận đơn này được gọi là vận đơn theo hợp đồng thuê tàu

 Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền ký phát cho người gửi hàng, xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ cảng khởi hành đến cảng đích Ngoài ra, còn có loại vận đơn hàng không (Air Waybill - AWB) được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

- Chức năng vận đơn đường biển

Vận đơn là biên lai xác nhận hàng hóa do thuyền trưởng hoặc người đại diện của người vận tải ký Khi thương mại phát triển, các thương gia gửi hàng đến đại lý ở nước ngoài để bán, dẫn đến việc hàng hóa được xếp lên tàu và vận chuyển đến cảng đích Người gửi hàng yêu cầu biên lai xác nhận từ thuyền trưởng về việc đã nhận hàng, và giữ biên lai này cho đến khi hàng được giao cho người nhận tại cảng dỡ.

Vận đơn là tài liệu chứng minh hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và người vận chuyển Trước khi hàng hóa được xếp lên tàu, thường có thỏa thuận giữa hai bên, và khi vận đơn được phát hành, nó trở thành chứng cứ đầy đủ về hợp đồng vận tải hàng hóa đã thỏa thuận.

Vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế hiện nay.

“Chứng từ sở hữu” là tài liệu xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của người chủ đối với hàng hóa, và quyền này có thể được chuyển nhượng thông qua việc ký hậu vận đơn.

Thanh toán quốc tế

Cách thức và thời gian thanh toán được xác định theo hợp đồng giữa hai bên, trong đó cần ghi rõ thông tin về đồng tiền, thời hạn, phương thức thanh toán và bộ chứng từ liên quan Đối với thanh toán quốc tế, việc chuẩn bị chứng từ phải tuân thủ đúng các điều khoản đã nêu trong hợp đồng.

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Vận đơn (Bill of Lading)

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Policy/ Certificate)

- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (Certificate of Quality, Certificate of Quantity)

- Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of Origin)

- Danh sách đóng gói hàng hóa (Packing list)

- Những tài liệu cần thiết khác

1.9.1 Phương thức chuyển tiền (Remittance)

Người nhập khẩu yêu cầu ngân hàng chuyển một số tiền nhất định cho bên xuất khẩu theo địa chỉ cụ thể trong thời gian quy định Có hai hình thức chính để thực hiện giao dịch này.

- Chuyển tiền bằng thư MT (Mail Transfer): Lệnh thanh toán (Bank Draft) của Ngân hàng chuyển tiền được chuyển bằng thư cho ngân hàng trả tiền

Chuyển tiền bằng điện TT (Telegraphic Transfer) là phương thức thanh toán qua ngân hàng, trong đó lệnh chuyển tiền được gửi dưới dạng bức điện đến ngân hàng nhận tiền thông qua hệ thống Telex hoặc Swift Phương thức này được chia thành ba loại hình khác nhau.

+ Chuyển tiền trả trước (TT Advance): Nhà nhập khẩu thanh toán một phần hoặc toàn bộ hợp đồng trước khi nhận hàng

+ Chuyển tiền trả ngay (TT At sight): Nhà nhập khẩu chuyển tiền ngay khi nhà xuất khẩu giao hàng hoặc gửi bộ chừng từ

+ Chuyển tiền trả sau (TT Usance): Nhà nhập khẩu chuyển tiền sau một thời gian nhận hàng hoặc bộ chứng từ  Có lợi cho nhà nhập khẩu

 Quy trình nghiệp vụ (cụ thể TT Usance)

(1) Người xuất khẩu giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho người nhập khẩu

(2) Người nhập khẩu lập lệnh chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển tiền cho bên xuất khẩu (người thụ hưởng)

Sau khi thực hiện kiểm tra, nếu hồ sơ hợp lệ và đủ điều kiện thanh toán, ngân hàng của bên mua sẽ tiến hành trích tiền để chuyển cho người thụ hưởng, đồng thời gửi giấy xác nhận đã thanh toán cho người nhập khẩu.

(4) (5) Quá trình chuyển tiền từ ngân hàng bên mua sang người bán

1.9.2 Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection)

Người bán, sau khi hoàn tất nghĩa vụ giao hàng, sẽ lập hối phiếu gửi đến ngân hàng để nhờ thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu Trong tình huống này, ngân hàng đóng vai trò trung gian trong việc thu hộ tiền và nhận tỷ lệ phần trăm từ số tiền thu được.

- Các điều kiện trao chứng từ nhờ thu

+ Điều kiện D/P (Documents Against Payment): Trả tiền ngay khi chừng từ được xuất trình Ngân hàng chỉ trao chứng từ khi nhà nhập khẩu trả tiền hàng trong vòng

Điều kiện D/P (X) ngày nhìn cho phép nhà nhập khẩu có khoảng thời gian X (15 ngày) kể từ ngày bộ chứng từ được xuất trình để thực hiện việc thanh toán và nhận bộ chứng từ.

+ Điều kiện D/A (Documents Against Acceptance): Nhà nhập khẩu ký chấp nhận trả tiền trên hối phiếu để được nhận bộ chứng từ

- Các hình thức nhờ thu

+ Nhờ thu hối phiếu trơn (Clean Collection)

(1) Người xuất khẩu giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho người nhập khẩu

Người xuất khẩu lập hối phiếu và gửi đến ngân hàng của mình, kèm theo chỉ thị nhờ thu, ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu.

Ngân hàng bên bán thực hiện việc nhận ủy thác và kiểm tra hối phiếu cùng với chỉ thị nhờ thu Sau đó, ngân hàng này sẽ gửi thư kèm theo hối phiếu và chỉ thị nhờ thu đến ngân hàng bên mua Đồng thời, ngân hàng bên bán ủy thác cho ngân hàng bên mua thông báo cho người nhập khẩu về các thông tin liên quan.

(4) Ngân hàng bên mua báo hối phiếu đến cho người nhập khẩu để yêu cầu chấp nhận thanh toán

(5) Người nhập khẩu sau khi kiểm tra, tiến hành trả tiền/ ký chấp nhận trả tiền hoặc từ chối trả tiền và gửi cho ngân hàng

(6) Ngân hàng bên mua chuyển tiền hoặc hối phiếu (D/A) cho ngân hàng bên bán

(7) Ngân hàng bên bán báo có cho người xuât khẩu đã nhận tiền hoặc thông báo và gửi hối phiếu lại cho người xuất khẩu (D/A)

+ Nhờ thu hối phiếu kèm chứng từ

(1) Người xuất khẩu giao hàng hóa cho người nhập khẩu

Người xuất khẩu lập hối phiếu và gửi kèm theo bộ chứng từ cùng chỉ thị nhờ thu đến ngân hàng Họ ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu.

Ngân hàng bên bán nhận ủy thác mà không kiểm tra bộ chứng từ, chỉ thực hiện việc đếm và gửi bộ chứng từ kèm theo hối phiếu cùng chỉ thị nhờ thu cho ngân hàng bên mua Đồng thời, ngân hàng bên bán ủy thác cho ngân hàng bên mua thông báo cho người nhập khẩu về các thông tin liên quan.

(4) Ngân hàng bên mua xuất trình bộ chứng từ (bản photo) và báo hối phiếu đến cho người nhập khẩu để yêu cầu chấp nhận thanh toán

(5) Người nhập khẩu sau khi kiểm tra, tiến hành trả tiền/ký chấp nhận trả tiền hoặc từ chối trả tiền và gửi cho ngân hàng

(6) Nếu bên mua chấp nhận bộ chứng từ và đồng ý thanh toán, ngân hàng bên mua sẽ giao bộ chứng từ gốc

(7) Ngân hàng bên mua chuyển tiền hoặc hối phiếu (D/A) hoặc cả bộ chứng từ (trường hợp từ chối) cho ngân hàng bên bán

(8) Ngân hàng bên bán báo có cho người xuât khẩu đã nhận tiền hoặc thông báo và gửi hối phiếu lại cho người xuất khẩu (D/A)

Lưu ý: Theo quy tắc URC 522 (Uniform Rules for Collection, 1995 Revision, ICC

Theo quy định tại Công văn số 522, mọi chứng từ gửi đi nhờ thu đều phải kèm theo lệnh nhờ thu, ngân hàng chỉ thực hiện theo các chỉ thị trong lệnh này Nếu không có chỉ thị nhờ thu, ngân hàng sẽ từ chối thực hiện việc thu hộ cho cả bên bán và bên mua.

1.9.3 Phương thức giao chứng từ trả tiền (Cash Against Documents – CAD)

(1) Người mua yêu cầu Ngân hàng mở tài khoản tín thác để thanh toán cho người bán

(2) Người bán giao hàng người mua

(3) Người bán xuất trình bộ chứng từ cho Ngân hàng

(4) Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán từ tài khoản tín thác đã mở (Ngân hàng không kiểm tra nội dung bộ chứng từ)

(5) Ngân hàng thông báo đã nhận tiền hoặc chuyển tiền cho người mua

1.9.4 Phương thức tín dụng chứng từ (Documentary of Credits)

(1) Người mua làm đơn xin mở L/C, giấy yêu cầu phát hành thư tín dụng (Application for Documentary Credit) và gửi cho ngân hàng mở L/C

(2) Ngân hàng mở L/C, thông báo nội dung LC, gửi bản chính L/C cho Ngân hàng thông báo

(3) Ngân hàng thông báo tiền hành thông báo nội dung L/C cho người bán và chuyển bản chính L/C cho người bán

(4) Người bán giao hàng cho người mua nếu chấp nhận L/C, nếu không người bán yêu cầu chỉnh sửa đến khi chấp nhận

(5) Người bán lập và gửi bộ chứng từ kèm theo hối phiếu cho Ngân hàng thông báo

(6) Chuyển bộ chứng từ và hối phiếu

Ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ thanh toán liên quan đến L/C và thực hiện việc thanh toán nếu các điều kiện của L/C được đáp ứng Trong trường hợp không phù hợp, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán và hoàn trả bộ chứng từ cho bên liên quan.

(8) Trình chứng từ cho người mua

(9) Người mua kiểm tra và trả tiền nếu khồng ý, hoặc từ chối thanh toán

(10) Ngân hàng thông báo chuyển tiền cho người bán

+ Đơn xin mở L/C và điền dựa trên hợp đồng

+ Phương án kinh doanh: Chi phí, doanh thu, lợi nhuận

+ Năng lực tài chính: Sẽ được thẩm định

+ Ngân hàng quyết định mức ký quỹ phù hợp (thường khoảng 10%)

+ Thư (Phải có chữ ký người đứng đầu Ngân hàng)

Mua bảo hiểm

Tùy thuộc vào yêu cầu của hợp đồng, nhà xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ mua bảo hiểm cho hàng hóa Theo quy định của Incoterm, nhà nhập khẩu có trách nhiệm tự mua bảo hiểm trong các điều kiện nhóm E, F, CFR và CPT Quy trình mua bảo hiểm hàng hóa bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo an toàn cho lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

- Doanh nghiệp điền vào “giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa” theo mẫu của công ty bảo hiểm

- Người được yêu cầu bảo hiểm chuyển giấy yêu cầu bảo hiểm cho công ty bảo hiểm

Khi hàng hóa được xếp lên tàu, công ty bảo hiểm sẽ cấp đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm Người nhập khẩu nên mua bảo hiểm trước và ký giấy cùng với ngày hàng được xếp lên tàu để đảm bảo quyền lợi.

 Những điều cần biết về bảo hiểm hàng hóa vận tải

- Bảo hiểm: Là sự cam kết bồi thường, giữ người bảo hiểm và người được bảo hiểm đối với đối tượng bảo hiểm

Người bảo hiểm là cá nhân hoặc tổ chức ký kết hợp đồng bảo hiểm, có trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi xảy ra rủi ro theo thỏa thuận giữa hai bên và là người thu phí bảo hiểm.

Người được bảo hiểm là cá nhân ký kết hợp đồng bảo hiểm, có trách nhiệm nhận bồi thường thiệt hại khi xảy ra rủi ro theo thỏa thuận giữa hai bên, đồng thời cũng là người thực hiện nghĩa vụ nộp phí bảo hiểm.

- Đối tượng bảo hiểm: Là tài sản, quyền lợi vật chất của người được bảo hiểm

- Giá trị bảo hiểm: Là giá trị bằng tiền (giá trị thực tế) của đối tượng bảo hiểm

Số tiền bảo hiểm là mức tối đa mà công ty bảo hiểm sẽ bồi thường cho người được bảo hiểm, đồng thời cũng là cơ sở để tính phí bảo hiểm Tùy thuộc vào tỷ lệ giữa số tiền bảo hiểm (x) và giá trị bảo hiểm (y), có ba dạng hợp đồng bảo hiểm khác nhau.

+ x/y = 1: Bảo hiểm đúng giá trị (Full Insurance)

Trong bảo hiểm, khi tỷ lệ x/y > 1, tức là bảo hiểm trên giá trị (Over Insurance), người bảo hiểm sẽ không chịu trách nhiệm bồi thường cho phần vượt quá giá trị bảo hiểm Đối với bảo hiểm hàng hóa, số tiền bảo hiểm vượt trội chỉ được chấp nhận nếu đó là số lãi có thể có từ hoạt động kinh doanh và không được lớn hơn 10% giá trị bảo hiểm.

+ x/y < 1: Bảo hiểm dưới giá trị (Under Insurance)

- Phí bảo hiểm: Khoản tiền người được bảo hiểm phải đóng để được bồi thường khi rủi ro gây tổn thất cho đối tượng bảo hiểm

- Tổn thất: Là những hư hỏng, thiệt hại, mất mát của đối tượng bảo hiểm do các rủi ro gây ra

Rủi ro là những sự cố ngẫu nhiên và bất ngờ, gây ra mối đe dọa nguy hiểm cho đối tượng bảo hiểm, dẫn đến tổn thất Nguyên nhân của rủi ro có thể bao gồm thiên tai, tai nạn bất ngờ, hiện tượng xã hội, và bản chất của hàng hóa.

 Các nguyên tác cần nắm về bảo hiểm

Nguyên tắc quy luật số động yêu cầu người bảo hiểm dựa vào một đám đông lớn các rủi ro đồng nhất để phân tán và giảm thiểu rủi ro Các rủi ro này cần có cùng bản chất và liên quan đến cùng một đối tượng, nhằm đảm bảo việc bù trừ được thực hiện hiệu quả Do đó, nguyên tắc này đồng nghĩa với việc lựa chọn các rủi ro bảo hiểm một cách hợp lý.

Nguyên tắc phân tán rủi ro là một chiến lược quan trọng trong quản lý rủi ro, bao gồm việc phân tán theo thời gian và không gian, cũng như số lượng rủi ro Mục tiêu của nguyên tắc này là đảm bảo không có sự mất cân đối lớn giữa số lượng rủi ro và khối lượng tổn thất, nhằm tránh tình trạng tích tụ tổn thất lớn Việc xảy ra cộng hưởng rủi ro có thể gây ra tổn thất nghiêm trọng cho các đối tượng bảo hiểm, do đó, việc áp dụng nguyên tắc này là rất cần thiết để giảm thiểu nguy cơ.

Nguyên tắc trung thực tối đa yêu cầu cả người bảo hiểm và người tham gia bảo hiểm phải cung cấp thông tin liên quan đến rủi ro một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ Điều này giúp tránh những bất hợp lý có thể phát sinh cho cả hai bên khi có các rủi ro mới xuất hiện.

Nếu người được bảo hiểm không thông báo kịp thời các thông tin cần thiết về đối tượng bảo hiểm, mọi tổn thất phát sinh do sự thiếu trung thực này sẽ không được bồi thường bởi người bảo hiểm.

Nhận – Kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi nhận bộ chứng từ từ người bán, người mua cần kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa, giá cả và các điều kiện thương mại để tránh khó khăn trong thủ tục Hải Quan và nhận hàng Nếu phát hiện sai sót, người mua phải thông báo ngay cho người bán hoặc các bên liên quan để sửa chữa và hoàn thiện bộ chứng từ.

 Các thông tin người mua cần kiểm tra

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

+ Số & ngày lập hóa đơn

+ Tên, địa chỉ người bán & người mua

+ Thông tin hàng hóa: Mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền

+ Điều kiện cơ sở giao hàng

- Bảng kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List)

+ Số & ngày lập hóa đơn

+ Tên, địa chỉ người bán & người mua

+ Thông tin hàng hóa: Mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích

- Thông báo hàng đến (Arrival Notice)

+ Thông tin người gửi và người nhận với hợp đồng và B/L

+ Thông tin tàu và thời gian chuyển hàng

- Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

+ Tên & logo của hãng vận tải

+ Người thông báo (Notify Party)

+ Tên tàu & Số chuyến (Vessel & Voyage No.)

+ Cảng xếp (Port of Loading), cảng dỡ (Port of Discharge)

+ Số container, chì (Container No.; Seal No.)

+ Mô tả bao kiện, hàng hóa (Descripton of Packages and Goods)

+ Trọng lượng toàn bộ (Gross Weight), Dung tích (Measurement)

+ Cước và phí (Freight and Charges)

+ Ngày và địa điểm phát hành B/L (Place and Date of Issue)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Các nội dung phải thống nhất với các chứng từ khác (Tên nhà Xuất khẩu và Nhập khẩu, xuất xứ, tên hàng – chi tiết, mã hiệu)

Ngoài ra còn có các chứng từ cần thiết khác

Khi nhận Thông báo hàng đến (Arrival Notice), nhân viên giao nhận của công ty hoặc đại diện có giấy giới thiệu sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để thanh toán phí chứng từ và phí hàng lẻ nhằm nhận Lệnh giao hàng (D/O).

1.13 Làm thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa, với trách nhiệm khai báo thuộc về nhà nhập khẩu Mỗi loại mặt hàng yêu cầu các chứng từ khác nhau, nhưng thông thường, để thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa, cần chuẩn bị những giấy tờ và chứng từ sau đây.

- Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu

- Hợp đồng ngoại thương (Contract)

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Vận đơn (Bill of Lading)

- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

- Giấy chứng nhận nguồn gốc (Certificate of Origin)

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mã số kinh doanh xuất nhập khẩu

- Một số trường hợp còn cần những giấy tờ khác, điển hình như:

- Giấy chứng nhận nguồn gốc (Certificate of Origin)

- Kiểm dịch thực phẩm Phytosan

- Bảng phân tích thành phần thành phẩm (Certificate of Analysis)

- Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate)

- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale)

- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng

Người nhập khẩu cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai Hải Quan Trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu, họ sẽ khai báo thông tin nhập khẩu qua nghiệp vụ IDA Sau khi hoàn tất khai báo, thông tin sẽ được gửi đến hệ thống VNACCS, nơi tự động cấp số và xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất và tên đơn vị nhập khẩu Hệ thống cũng tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá và thuế, sau đó phản hồi lại cho người khai Hải Quan trên màn hình đăng ký tờ khai – IDC Người nhập tờ khai cần kiểm tra thông tin đã khai trên IDC, và nếu không có sai sót, sẽ gửi thông tin để đăng ký tờ khai.

 Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

- Luồng xanh: Miễn kiểm tra

- Luồng vàng: Kiểm tra giá thuế của của các mặt hàng nhập khẩu được khai báo, miễn kiểm tra hàng hóa

- Luồng đỏ: Kiểm tra hàng nhập khẩu

Sau khi hoàn thành khai Hải Quan, cơ quan Hải Quan sẽ tính thuế và thu thuế

Thuế nhập khẩu là loại thuế áp dụng đối với hàng hóa được nhập khẩu vào Việt Nam Ngoài thuế này, còn có nhiều loại thuế khác cũng được áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu.

- Các loại thuế nhập khẩu

Theo quy định hiện tại, thuế suất của loại thuế này thường có 3 mức:

- Thuế suất ưu đãi (đa phần hàng nhập từ các nước rơi vào loại này)

- Thuế suất ưu đãi đặc biệt (nếu hàng của bạn có Giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ)

- Thuế suất thông thường (tính bằng 150% thuế suất ưu đãi)

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, người nhập khẩu cần nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật Việc nộp thuế đúng thời hạn cho mỗi bản khai là rất quan trọng để không ảnh hưởng đến quá trình thông quan sau này.

- Cách tính thuế được thực hiện theo công thức

+ Thuế NK = Trị giá tính thuế hàng nhập khẩu * Thuế suất thuế nhập khẩu

+ Thuế GTGT = (Trị giá tính thuế hàng nhập khẩu + thuế nhập khẩu) * Thuế suất thuế GTGT

+ Tổng tiền thuế = Thuế nhập khẩu + thuế GTGT

1.15 Nhận hàng – Kiểm hóa hàng hóa

Trước khi hàng hóa về đến Việt Nam, dù vận chuyển bằng đường không hay đường biển, sẽ có Vận đơn (Bill of Lading) và Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, thời gian và địa điểm giao hàng Để nhận hàng, cần mang theo các chứng từ cần thiết đến hãng vận tải để lấy 3 bản lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).

- Giấy giới thiệu: 1 bản gốc

- Thông báo hàng đến: 1 bản photo

- Chứng minh nhân dan người đi lấy lệnh: 1 bản copy

Khi đi lấy lệnh giao hàng cần phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh container, phí THC, Handling, và phí CFS

Sau khi nhận lệnh giao hàng và hoàn tất thủ tục hải quan, người nhập khẩu tiến hành kiểm tra hàng hóa tại kho để nhận hàng của mình.

 Trường hợp nhận hàng lẻ (LCL)

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, người nhập khẩu cần đưa lệnh giao hàng D/O cho thương vụ kho để in phiếu xuất kho (4 liên) và phiếu tải Tiếp theo, họ phải trình bày các tài liệu như tờ khai hải quan, mã vạch, phiếu xuất kho và lệnh giao hàng cho Hải Quan để được thanh lý giám sát Sau đó, người nhận hàng sẽ xuống kho, đưa phiếu xuất kho và phiếu tải cho chủ kho để quét vị trí, từ đó xe nâng sẽ bốc hàng và đưa lên xe vận chuyển Khi hàng được lấy ra, người nhận hàng sẽ ký nhận trên phiếu xuất kho, trong khi chủ kho sẽ giữ liên 1 (liên màu trắng đầu tiên).

3 liên kia cho người đi lấy hàng tại cảng

Hồ sơ cần thiết để thanh lý cổng bao gồm: tờ khai gốc, tờ khai photo, hai bản mã vạch và phiếu xuất kho Hải Quan sẽ đóng dấu CFS lên phiếu xuất kho để xác nhận.

- Sau đó người lấy hàng nhận lại: Tờ khai gốc + mã vạch + phiếu xuất kho (đủ 3 liên có đóng dấu giám sát cổng)

- Hải quan giám sát sẽ giữ: Tờ khai photo + mã vạch photo

Tài xế cần nhận phiếu tải cùng với 3 liên phiếu xuất kho để xe có thể rời cảng Trong đó, 3 liên phiếu này sẽ được phân phối như sau: một liên phiếu sẽ được nộp cho hải quan tại cổng 1, một liên phiếu sẽ giao cho bảo vệ tại cổng 1, và liên phiếu còn lại sẽ do người nhập khẩu giữ.

 Trường hợp nhận hàng nguyên container (FCL)

Quy trình nhận hàng FCL tương tự như LCL, tuy nhiên khác biệt ở chỗ hàng nguyên container được nhận tại bãi container, trong khi hàng lẻ được nhận tại Kho hàng lẻ (CFS).

Cơ quan giao thông cần kiểm tra niêm phong trước khi dỡ hàng khỏi phương tiện Nếu phát hiện hàng hóa có nguy cơ tổn thất hoặc không được xếp đặt đúng theo vận đơn, cơ quan sẽ mời công ty giám định lập biên bản giám định.

Khi hàng hóa vận chuyển bằng đường biển bị thiếu hụt, cần lập "biên bản kết toán nhận hàng với chủ tàu" Trong trường hợp hàng hóa bị đổ vỡ hoặc hư hỏng, phải có "biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng" để ghi nhận sự cố.

Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với vai trò là bên đứng tên trên vận đơn, cần lập Thư dự kháng (Letter of Reservation) khi nghi ngờ hoặc phát hiện hàng hóa bị tổn thất Trong trường hợp hàng hóa thực sự bị hư hại, thiếu hụt hoặc không phù hợp với hợp đồng, đơn vị này phải yêu cầu lập biên bản giám định (Survey Report) để ghi nhận tình trạng hàng hóa.

Việc kiểm hóa hàng hóa hàng hóa có thể được tiến hành theo hai cách: Kiểm soi, kiểm thủ công

 Quy trình kiểm hóa hàng hóa

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT

Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật được thành lập bởi đội ngũ kỹ sư bán hàng giàu kinh nghiệm, chuyên cung cấp sản phẩm và giải pháp kỹ thuật cho ngành cơ khí Chúng tôi chuyên nhập khẩu và phân phối máy móc, thiết bị cơ khí, phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp trong nước.

Mã số thuế: 0314276263 Đại diện pháp luật: Bùi Thị Hồng Quý

Mã số giấy phép kinh doanh: 0314276263

Ngày hoạt động: 09/03/2017 (Đã hoạt động 1 năm) Điện thoại: +84-868677498 Địa chỉ: Số 1351/1/2, Đường Phan Văn Trị, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành phố

Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật

2.2.1 Nghiên cứu thị trường – Mặt hàng Metering Pump (Máy bơm định lượng)

Bơm thể tích lưu lượng thấp là thiết bị có khả năng điều chỉnh lưu lượng một cách tự động hoặc bằng tay, tùy thuộc vào yêu cầu công nghệ Với độ chính xác cao, loại bơm này có thể bơm nhiều loại hóa chất khác nhau, bao gồm axít, kiềm, chất ăn mòn và chất sệt.

Bơm định lượng Metering Pump JSX150/1.3 là một thiết bị có buồng bơm dạng xi-lanh, trong đó thể tích buồng bơm được thay đổi nhờ sự di chuyển tịnh tiến của piston Lưu lượng bơm có thể được điều chỉnh linh hoạt thông qua việc thay đổi độ dài hành trình hoặc tần số hành trình của piston Đây là loại bơm piston bền bỉ và mạnh mẽ nhất hiện nay.

 Thường được sử dụng trong

- Chấ t cầ n bơm không phải là hợp chất mài mòn, không phải là hợp chất chứa că ̣n rắ n (vì chất mài mòn sẽ phá hủy gioăng pistông)

- Yêu cầ u chống rò rỉ không quá khắ t khe (vì tất yếu tồn ta ̣i mô ̣t chút rò rỉ nào đó giữa pistông và gioăng pistông)

Hệ thống yêu cầu áp lực cao, với bơm piston có khả năng đạt áp lực lên tới vài trăm kg/cm², trong khi các loại bơm định lượng khác chỉ có thể đạt áp lực tối đa từ 10 đến 15 kg/cm².

- Được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp như dầu khí, hóa chất hoặc hóa dầu, tạo bọt, điện, lò hơi,…

Thị trường thiết bị máy bơm định lượng đang trở nên sôi động, đặc biệt trong các nhà máy công nghiệp vừa và nhỏ Nhu cầu đặt hàng ngày càng tăng, cùng với dự báo của Bộ Công Thương cho thấy tỷ lệ tăng trưởng công nghiệp toàn ngành đạt khoảng 8%, cao hơn so với năm 2016 Sự phát triển này, kết hợp với tình hình hoạt động của các đối tác và sự ra đời của nhiều nhà máy mới, cho thấy nhu cầu sử dụng thiết bị bơm định lượng đang khởi sắc và hứa hẹn tiềm năng lớn trong tương lai.

Vòng đời của sản phẩm Metering Pump JSX150/1.3 cho thấy đây là một thiết bị phổ biến, được thiết kế với các đặc tính kỹ thuật phù hợp cho ngành công nghiệp, đảm bảo sử dụng lâu dài Sản phẩm này vẫn được nhiều nhà máy trong và ngoài nước tin dùng, và hiện chưa có dấu hiệu lỗi thời hay sự xuất hiện của nhiều sản phẩm thay thế tương đương Trong trường hợp cần thiết, các dòng máy có công suất lớn hơn có thể được xem xét như là phương án "chữa cháy" cho Metering Pump JSX150/1.3.

Hiện tại có rất nhiều đơn vị cung cấp dòng máy này và chủ yếu là Trung Quốc:

- NINGBO YINZHOU HUAQIU INDUSTRY AND TRADE CO.LTD ở Thành phố Ning Ba tỉnh Chiết Giang thành lập từ năm 2016

- Zhejiang Ligao Pump Technology Co., Ltd ở thành phố Thái Châu tỉnh Chiết Giang, thành lập từ năm 2003

- Kaifeng Shengda Water Meter Co., Ltd ở thành phố Khai Phong tỉnh Hà Nam thành lập từ năm 1995

 Những thông tin quan trọng khác

Sản phẩm có nguồn cung dồi dào và ổn định, với tình trạng thiếu hụt gần như không xảy ra Tỉ giá hối đoái duy trì ổn định ở mức 1 USD tương đương 22.300 – 22.800 VND, dẫn đến giá sản phẩm dao động từ 13.300.000 đến 14.500.000 VND Theo dự báo, tình hình kinh tế tại Việt Nam và Trung Quốc sẽ không có nhiều biến động, giúp giảm thiểu tác động của lãi suất và lạm phát đến việc nhập khẩu và phân phối sản phẩm Hơn nữa, sản phẩm này không thuộc diện đặc biệt hay bị hạn chế nhập khẩu, nên quy trình mua bán diễn ra thuận lợi về mặt thủ tục và pháp lý.

Thời gian kinh doanh 10/8/2017 – 20/9/2017 (40 ngày) dự kiến

Người tiêu thụ Đối tác đã ký kết hợp đồng với công ty

Mặt hàng Metering Pump JSX150/1.3

 Zhejiang Ligao Pump Technology Co., Ltd

 NINGBO YINZHOU HUAQIU INDUSTRY AND TRADE CO.LTD

 Kaifeng Shengda Water Meter Co., Ltd ở thành phố Khai Phong tỉnh Hà Nam thành lập từ năm 1995

Hình thức mua CNF CAT LAI PORT, HO CHI MINH CITY – VIET

NAM BY SEA Thời gian vận chuyển Tối đa 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng

2.2.3 Quy trình thực hiện Đàm phán – Giao dịch – Ký hết hợp đồng

B1: Chuẩn bị tài liệu đầy đủ về thông tin sản phẩm, thị trường, nhà cung cấp dựa trên các khảo sát thị trường đã thực hiện và nhân sự

B2: Soạn và gửi thư hỏi hàng (The Enquiry) đính kèm

ZHEJIANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY CO.,LTD

No 227, Huishu road, Liangshui Industrial zone, Linhai, Zhejiang,China

TECHNICAL SERVICES TRADING CO.,LTD

No 1351/1/2, Phan Van Tri Street, Ward 10, Go Vap Dist, Ho Chi Minh City, Viet Nam

E-mail: sales tech@gmail.com

Dear Mr.Crane Lin – Manager of ZHEJIANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY CO.,LTD

We discovered your company through Global Sources and Alibaba, and we are highly impressed by your products and services We look forward to establishing a long-term partnership with your organization.

We are currently interested in the METERING PUMP Model: JSX150/1.3 and recognize you as a leading supplier of this product We would greatly appreciate it if you could provide us with detailed information on the CNF CAT LAI PORT pricing, payment terms, and estimated delivery date.

We hope that the prices offered are competitive and the quality is of the standard that we require, then we will order with large quantity

We look forward very much to receive your reply letter

Thank you for your time,

B3: Viết thư hoàn giá nếu chưa đạt được giá mong muốn

ZHEJIANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY CO.,LTD

No 227, Huishu road, Liangshui Industrial zone, Linhai, Zhejiang,China

TECHNICAL SERVICES TRADING CO.,LTD

No 1351/1/2, Phan Van Tri Street, Ward 10, Go Vap Dist, Ho Chi Minh City, Viet Nam

E-mail: sales tech@gmail.com

Dear Mr.Crane Lin – Manager of ZHEJIANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY CO.,LTD

Thank you for all information that you send us before

We are interested in your METERING PUMP Model: JSX150/1.3, but we find the price less competitive compared to other suppliers We kindly request a price reduction to USD 630 per set If you can accommodate this price, we are ready to place an order for one set.

Hope that you will reply soon

B4: Chốt được giá mong muốn và viết thư đặt hàng

ZHEJIANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY CO.,LTD

No 227, Huishu road, Liangshui Industrial zone, Linhai, Zhejiang,China

TECHNICAL SERVICES TRADING CO.,LTD

No 1351/1/2, Phan Van Tri Street, Ward 10, Go Vap Dist, Ho Chi Minh City, Viet Nam

E-mail: sales tech@gmail.com

Dear Mr.Crane Lin – Manager of ZHEJIANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY CO.,LTD

We thank for your acceptance about reducing the price Now, we are pleased to order:

1 : Description of good – Quantity – Price - Specification:

Description of goods/ Specification Quantity

- Power: 0.37kw (0.5hp), 3pha, 380v, 50hz

Say US dollars: Six hundred and thirty dollars

CNF CAT LAI PORT, HO CHI MINH CITY – VIET NAM BY SEA

1.2- Origin: LIGAO – Made in China

1.3- Specification: Equipment is brand new 100%

- Certificate of Original form E (C/O form E)

- Drawing or Catalogue Installation Instructions

2.1- Packing : Export standard packing in wooden

HO CHI MINH CITY, VIETNAM

3.1- Time of shipment: within 15 days from the date of contract

3.2- Port of Discharging : Cat Lai Port - Ho Chi Minh City, S.R Viet Nam

We hope to hear from you

B5: Nhận hợp đồng, kiểm tra, ký kết và viết thư xác nhận mua hàng

Chuyển tiền bằng điện (T/T) là phương thức thanh toán đơn giản, trong đó khách hàng ủy quyền cho ngân hàng trích một khoản tiền từ tài khoản của mình để chuyển cho người nhận tại một địa điểm và thời gian cụ thể.

Chuyển tiền bằng điện (Telegraphic Transfer - T/T) là phương thức chuyển tiền nhanh chóng nhưng có chi phí cao Hiện nay, hầu hết các giao dịch chuyển tiền được thực hiện qua mạng SWIFT, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả.

 Chuyển tiền trả trước gồm các bước sau

Công ty -Tech đã đến ngân hàng Vietcombank chi nhánh Gò Vấp để thực hiện lệnh chuyển tiền thanh toán cho công ty TNHH ZHEJANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY.

B2: Ngân hàng Vietcombank sẽ gửi giấy báo nợ đến công ty -Tech

B3: Ngân hàng Vietcombank sẽ chuyển tiền cho ngân hàng Citibank chi nhánh Hongkong

B4: Ngân hàng Citibank sẽ gửi giấy báo có cho người bán là công ty TNHH ZHEJANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY

B5: công ty TNHH ZHEJANG LIGAO PUMP TECHNOLOGY giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho công ty -Tech

 Thủ tục Công ty cần để thực hiện quy trình thanh toán

Hồ sơ thanh toán trước khi nhận hàng hóa, dịch vụ:

- Lệnh chuyển tiền (theo mẫu của Ngân hàng)

- Giấy phép nhập khẩu (nếu thuộc danh mục hàng nhập khẩu theo giấy phép)

- Giấy đề nghị Ngân hàng bán ngoại tệ (trường hợp phía công ty không có đủ ngoại tệ để thanh toán)

- Giấy cam kết bổ sung chứng từ sau khi nhận hàng

2.2.5 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Chứng từ kiểm tra Chứng từ đối chiếu Nhận xét

Tên – địa chỉ nhà nhập khẩu

Hợp đồng Thông tin có nội dung giống nhau ở hai mục đầu Nếu tên nhà nhập khẩu hoặc xuất khẩu trên hóa đơn không khớp với hợp đồng, hãy liên hệ với nhà xuất khẩu để điều chỉnh thông tin Việc sai tên nhà nhập khẩu có thể gây ra lỗi trong các chứng từ khác, dẫn đến việc không thể lấy hàng.

Tên – địa chỉ nhà xuất khẩu

Khi sử dụng Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), cần so sánh số hóa đơn và ngày với C/O để đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng hóa mà công ty muốn mua Việc sai lệch thông tin có thể dẫn đến việc không được áp dụng mức thuế ưu đãi tại quốc gia nhập khẩu.

Khi thông tin không khớp cần liên hệ với nhà xuất khẩu để thể điều chỉnh

Ngày trên hoá đơn phải sau ngày hợp đồng và trước B/L, C/O

Tên hàng – mô tả hàng

Phần mô tả hàng hóa trên hóa đơn khác với phiếu đóng gói và hợp đồng, nhưng đều cung cấp thông tin về cùng một sản phẩm Hóa đơn thường không chi tiết như hợp đồng, vì hợp đồng đã thể hiện rõ ràng, do đó, hóa đơn chỉ ghi ngắn gọn.

Nên có sự thống nhất ghi giữa các loại giấy tờ để tránh hiểu nhầm, hiểu sai

Số lượng hàng hóa – giá đơn vị - điều kiện giao hàng – tổng giá trị

Hợp đồng TH 1: số tiền hoá đơn và hợp đồng giống nhau Xem như phù hợp và tiếp tục thực hiện

TH 2: số tiền hoá đơn hơn bé hơn số tiền hợp đồng

GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT

Giải pháp

Công ty Technical Services Trading cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên giấy tờ trong bộ chứng từ của Hợp đồng Để đảm bảo tính chính xác, cần lưu ý một số giải pháp quan trọng.

Khi kiểm tra Hóa đơn thương mại, cần chú ý đến bảng mô tả hàng hóa, thông tin trong Hợp đồng và các chi tiết trên Hóa đơn thương mại như tên, địa chỉ của các bên, số Hóa đơn và ngày phát hành.

Khi kiểm tra Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), cần chú ý đến sự thống nhất trong bảng mô tả hàng hóa giữa Contract, Commercial Invoice và Packing List Điều này giúp tránh nhầm lẫn thông tin về số, model, số lượng, khối lượng và số khối của sản phẩm, đảm bảo rằng thông tin mà nhà xuất khẩu ghi nhận phù hợp với nhu cầu mua từ nhà nhập khẩu.

Khi kiểm tra Vận đơn (Bill of Lading), cần đảm bảo rằng thông tin trên Vận đơn phải khớp với các chứng từ khác, điều này chứng tỏ vận đơn là sạch và không có bất kỳ chỉnh sửa nào.

Khi kiểm tra Thông báo hàng đến, cần xác nhận rằng thông tin trên Giấy báo hàng đến phù hợp với các chứng từ khác Đặc biệt, chú ý đến địa điểm bốc dỡ hàng và ngày hàng đến ghi trên Thông báo hàng đến.

Nếu hợp đồng ngoại thương của công ty Technical Services Trading không chính xác, cần lập lại hợp đồng để đảm bảo phù hợp với yêu cầu và điều kiện của cả hai bên.

Trong hợp đồng, không có chỗ cho sai sót chính tả, do đó cần phải kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết Dù là lỗi nhỏ hay lớn, tất cả đều không được chấp nhận.

Trong quá trình khai báo hải quan, việc cẩn thận là rất quan trọng, không được phép ghi sai các thông tin như thuế và chi cục hải quan Nếu xảy ra sai sót, cần phải hủy tờ khai và khai lại, có thể dẫn đến các hình phạt hành chính Nhân viên mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên kiểm tra mã HS của hàng hóa tương tự trước đó để xác thực mã, nhằm tránh tình huống hàng nhập bị lệch mã, dẫn đến mã số thuế khác và gây nghi ngờ cho hải quan Do đó, cần đảm bảo sự đồng nhất về mã số để tránh bị kiểm tra thuế lại các hàng hóa cũ.

85 thuế của hàng hoá giữa các đợt hàng, liên cục cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất của Cục hải quan Việt Nam

Khi xảy ra khiếu nại bồi thường, công ty cần xem xét liệu việc kiện tụng có lợi hay không, vì chi phí kiện có thể cao hơn chi phí bồi thường Điều này có thể gây tổn thất lớn về tài chính và thời gian Do đó, việc xác định thông tin rõ ràng và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi quyết định kiện là rất quan trọng Để giảm thiểu rủi ro, công ty nên yêu cầu bên bán chụp hình minh chứng trước khi chuyển hàng hoặc thực hiện bất kỳ khâu nào Mặc dù việc chụp hình không có tính pháp lý, nhưng nó giúp công ty theo dõi hàng hóa và phát hiện lỗi sai kịp thời.

Tính thuế là một bước quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng, vì sai sót trong việc tính thuế không chỉ ảnh hưởng đến lô hàng hiện tại mà còn tác động đến các hàng hóa trước đó Việc tính thuế không chính xác có thể dẫn đến thiệt hại và thất thoát ngân quỹ của công ty Tuy nhiên, không nên vì vậy mà trốn thuế, vì điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của công ty và quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa trong tương lai.

Hàng hóa là hàng lẻ, vì vậy cần chú ý đến số vận đơn Cần lấy bảng gốc của vận đơn từ nhà nhập khẩu gần nhất và yêu cầu cấp các bản photo của vận đơn từ các cấp để kho CFS có thể đối chiếu và chấp nhận giao hàng.

Thanh lý hải quan và thanh lý hợp đồng là hai quy trình quan trọng để kết thúc các giao dịch Thanh lý hải quan đảm bảo rằng hàng hóa đã được kiểm tra và hợp pháp trước khi rời cảng, trong khi thanh lý hợp đồng giúp hai bên chứng minh rằng họ đã hoàn thành nghĩa vụ của mình Sau khi quá trình thanh lý hợp đồng được thực hiện, sẽ không còn khả năng xảy ra tranh chấp pháp lý nào giữa các bên.

Bộ chứng từ hiện tại còn thiếu nhiều tài liệu quan trọng như Giấy chứng nhận chất lượng và Giấy chứng nhận bảo hành Công ty -Tech có thể xem xét việc hủy hợp đồng do bên xuất khẩu vi phạm điều khoản về vận chuyển và giao hàng Việc cung cấp đầy đủ chứng từ sẽ mang lại lợi thế cho công ty trong trường hợp xảy ra tranh chấp pháp lý.

Kiến nghị

Máy bơm của công ty Hoàng Hoá đã có trong danh sách hàng hóa trước đó, vì vậy không cần xin giấy phép nhập khẩu Đối với hàng hóa chưa có giấy phép, cần xin phép trước khi ký hợp đồng Sau khi đàm phán, nên tiến hành xin phép vì quá trình này thường mất nhiều thời gian Các hàng hóa thông thường có thể xin giấy phép nhập khẩu tự động theo danh sách hàng hóa được phép.

Để nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam một cách suôn sẻ, bên nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết Trước khi tiến hành khai báo hải quan, việc kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các loại giấy tờ là rất quan trọng.

Kiểm tra bộ chứng từ là rất quan trọng, yêu cầu bên xuất khẩu cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ trên toàn bộ chứng từ, đồng thời đảm bảo các thông tin phải nhất quán với nhau Ngoài ra, cần xác nhận rằng tất cả các chứng từ đều đầy đủ, ngay cả khi Ngân hàng đại diện đã thực hiện kiểm tra.