Khái quát chung về hợp đồng xuất khẩu
Khái niệm, bản chất và vai trò của hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu là thỏa thuận bán hàng giữa doanh nghiệp trong nước và thương nhân nước ngoài, nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và nhận tiền thanh toán.
Hợp đồng xuất khẩu (XK) là một loại hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT) thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên ký kết Để hợp đồng XK có giá trị pháp lý, nó cần phản ánh đúng ý chí thực sự của các bên, không được tạo ra dưới sự cưỡng chế, lừa dối, và phải tránh những nhầm lẫn không thể chấp nhận được.
Hợp đồng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh quốc tế, xác nhận các nội dung giao dịch đã được các bên thoả thuận Nó cam kết thực hiện những nội dung này và là cơ sở để đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên.
Như vậy, hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của họ.
Hợp đồng là căn cứ quan trọng để đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên, đồng thời cũng là cơ sở pháp lý thiết yếu cho việc khiếu nại nếu một trong các bên không hoàn thành toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ đã thỏa thuận.
Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu bao nhiêu thì quá trình thực hiện càng dễ dàng và ít xẩy ra tranh chấp bấy nhiêu.
Đặc điểm của hợp đồng xuất khẩu
- Chủ thể tham gia ký kết là những thương nhân có quốc tịch khác nhau, có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.
- Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng phải được di chuyển qua biên giới hoặc do người nước ngoài cùng ở lãnh thổ nước ngoài bán hàng.
Đồng tiền thanh toán trong giao dịch quốc tế có thể là đồng tiền của một trong hai nước tham gia hoặc là đồng tiền của một nước thứ ba, miễn là nó phải là ngoại tệ đối với ít nhất một trong hai bên.
Kết cấu và nội dung các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu
Thông thường một bản hợp đồng XK bao gồm 3 phần chính:
Phần trình bày chung của hợp đồng bao gồm các thông tin quan trọng như số liệu hợp đồng, địa điểm và ngày tháng ký kết, tên và địa chỉ của các bên tham gia Ngoài ra, hợp đồng còn nêu rõ các định nghĩa cần thiết và cơ sở pháp lý cho việc ký kết.
- Trong phần các điều khoản của hợp đồng phải ghi rõ nội dung của từng điều khoản.
- Những phụ lục kèm theo: Bản thiết kế mẫu hàng mây tre đan, tờ khai hàng hoá XK, tờ khai hàng hoá XK có thuế,
3.2 Nội dung các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu
Điều khoản về tên hàng quy định rõ ràng đối tượng giao dịch, yêu cầu sử dụng tên gọi thông dụng của hàng hóa Việc diễn đạt chính xác tên hàng giúp các bên dễ dàng xác định loại hàng cần mua bán trong hợp đồng.
Có nhiều cách để diễn đạt tên hàng hóa, bao gồm ghi tên thương mại, ghi tên kèm theo công dụng của hàng hóa, ghi tên kèm theo nhãn hiệu, và ghi kèm theo tên hàng sản xuất.
Điều khoản về chất lượng.
Điều khoản này quy định chất lượng hàng hóa trong giao dịch mua bán và là cơ sở cho việc giao nhận chất lượng Khi xảy ra tranh chấp về chất lượng, điều khoản chất lượng sẽ là nền tảng để kiểm tra, đánh giá và giải quyết các vấn đề liên quan Do đó, cần xác định phương pháp quy định chất lượng phù hợp và tối ưu cho từng loại hàng hóa cụ thể.
Để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng thuận lợi và giảm thiểu tranh chấp, điều khoản về số lượng trong hợp đồng cần được trình bày một cách cụ thể và rõ ràng.
Quy định về số lượng hàng hóa giao nhận bao gồm đơn vị tính và phương pháp xác định trọng lượng Nếu số lượng hàng hóa giao nhận có giới hạn, cần chỉ định người có quyền xác định đúng sai về số lượng và giá trị tính cho hàng hóa đó.
Điều khoản về bao bì.
Trong thương mại quốc tế, bao bì là yếu tố thiết yếu cho hầu hết hàng hóa Đóng gói hàng hóa không chỉ là bước cuối cùng của quy trình sản xuất mà còn đảm bảo rằng sản phẩm sẵn sàng cho việc lưu thông và tiêu thụ Tất cả hàng hóa đều cần được đóng gói để hoàn tất quá trình sản xuất.
Có 2 loại bao bì : Bao bì vận chuyển và bao bì tiêu thụ ứng với mỗi loại bao bì thì có những yêu cầu khác nhau.
Điều khoản về giá cả hàng hoá là một yếu tố quan trọng trong hợp đồng mua bán, thu hút sự chú ý của các bên giao dịch Thông thường, điều khoản này sẽ bao gồm các nội dung liên quan đến mức giá, phương thức thanh toán và các điều kiện áp dụng, tạo nên sự rõ ràng và minh bạch trong quá trình giao dịch.
+ Mức giá : Nguyên tắc xác định giá như thế nào ? các nhân tố ảnh hưởng đến giá, điều kiện cơ sở giao hàng liên quan giá
Đồng tiền tính giá trong giao dịch quốc tế có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu, đồng tiền của nước nhập khẩu, hoặc đồng tiền của một nước thứ ba, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
+ Phương pháp quy định giá : Giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt và giá di động, giảm giá.
Điều khoản về thanh toán.
Các điều kiện thanh toán quy định trong hợp đồng bao gồm :
Đồng tiền thanh toán trong giao dịch quốc tế có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, hoặc của một nước thứ ba Đồng tiền này có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền được sử dụng để tính giá hàng hóa.
Thời hạn thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến luân chuyển vốn và lợi tức, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro từ biến động tiền tệ Có ba phương thức chính để quy định thời hạn thanh toán: trả tiền trước, trả tiền ngay và trả tiền sau.
+ Phương thức thanh toán : Có thể có nhiều phương thức khác nhau.
Mỗi phương thức thanh toán đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, nhưng một số phương thức phổ biến bao gồm: trả bằng tiền mặt, chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu và tín dụng chứng từ.
Quy định về số lần giao hàng, thời gian và địa điểm giao hàng bao gồm việc xác định cảng hoặc ga xuất phát và đích đến, phương thức giao nhận, quy trình thông báo giao hàng, số lần thông báo cần thực hiện, nội dung thông báo và các quy định liên quan khác về giao hàng.
Điều khoản vận tải, bốc dỡ
- Quy định tiêu chuẩn về con tàu chở hàng
- Quy định về thời gian bốc dỡ.
- Quy định về thời gian bắt đầu tính và thời gian ngừng tính đối với thời gian bốc dỡ.
- Quy định về mức bốc dỡ.
- Quy định về thưởng và phạt bốc dỡ.
Điều khoản về trường hợp miễn trách.
Trong bối cảnh này, các quy định về miễn trách hoặc hoãn thực hiện nghĩa vụ hợp đồng thường xác định nguyên tắc và các trường hợp cụ thể được coi là miễn trách Đồng thời, cần liệt kê những sự kiện không được xem là miễn trách, cũng như quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra tình huống miễn trách.
Điều khoản về khiếu nại.
Nội dung cơ bản của điều khoản này là:
- Thể thức khiếu nại : Khiếu nại phải được lập bằng văn bản, đơn khiếu nại phải được gửi bằng thư đảm bảo.
- Thời hạn khiếu nại: Còn tuỳ thuộc vào tương quan lực lượng giữa 2 bên, vào tính chất của hàng hoá và tính chất của việc khiếu nại.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.
Khi giải quyết khiếu nại, thường xảy ra giữa bên mua và bên bán Việc xử lý khiếu nại phụ thuộc vào yêu cầu của bên mua, và bên bán sẽ tiến hành giải quyết các vấn đề theo những yêu cầu đó.
Các nguồn luật điều chỉnh
Khi không có điều ước quốc tế hoặc khi các điều ước quốc tế không đầy đủ về quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng thương mại quốc tế, các bên có thể dựa vào luật pháp của một quốc gia để giải quyết các vấn đề phát sinh Trong trường hợp này, luật quốc gia trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế Luật quốc gia sẽ được áp dụng cho hợp đồng thương mại quốc tế khi không có quy định cụ thể từ các điều ước quốc tế.
- Khi các bên thoả thuận trong hợp đồng
- Khi điều khoản luật áp dụng cho hợp đồng được quy định trong điều ước quốc tế liên quan.
Luật quốc gia áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa thường thuộc về bên bán, nhưng cũng có thể là luật của bên mua hoặc luật của bên nước thứ ba.
4.2 Tính pháp lý của một hợp đồng XK theo luật thương mại Việt Nam.
Mỗi quốc gia có nguồn luật riêng, dẫn đến các quy định khác nhau về hợp đồng mua bán quốc tế, ảnh hưởng đến tính pháp lý và giải quyết tranh chấp Doanh nghiệp Việt Nam tham gia thương mại quốc tế cần tuân thủ luật thương mại Việt Nam trong việc thiết lập và thực hiện hợp đồng Hợp đồng thương mại quốc tế chỉ có giá trị pháp lý và hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện cụ thể.
- Hợp đồng XK phải được lập thành văn bản.
- Chủ thể của hợp đồng XK là bên mua và bên bán có đủ tư cách pháp lý.
- Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của pháp luật của nước XK và nước NK
- Hợp đồng XK phải chứa đầy đủ các nội dung cơ bản của hợp đồng mua bán hàng hoá.
Một hợp đồng thiếu các quy định cần thiết sẽ không có giá trị pháp lý trong thực tiễn và sẽ gặp khó khăn khi xảy ra tranh chấp Do đó, việc đảm bảo đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng là rất quan trọng để tạo cơ sở pháp lý cho việc giải quyết các vấn đề phát sinh.
4.3 Nguồn luật quốc tế Trong nguồn luật quốc tế bao gồm: Công ước, Điều ước quốc tế, Hiệp định, nhưng ta chỉ nghiên cứu điều ước quốc tế Điều ước quốc tế được phân ra làm hai loại: Điều ước chung và điều ước quy định cụ thể.
- Điều ước quốc tế quy định những nguyên tắc pháp lý chung, mang tính chỉ đạo đối với các hành vi thương mại.
VD : Hiệp định chung về thuế quan và thương mại ( GATT) quy định về quy chế tối hụê quốc (MFNS ) và quy chế đãi ngộ quốc gia.
Các điều ước quốc tế quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Một trong những điều ước quan trọng là Công ước Viên về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), có hiệu lực từ ngày 1/1/1980.
-Tại Việt Nam, theo quy định của pháp luật hiện hành việc áp dụng điều ước quốc tế về thương mại như sau:
Các điều ước quốc tế về thương mại mà nhà nước đã ký kết và phê chuẩn sẽ được áp dụng và có giá trị bắt buộc đối với hợp đồng xuất khẩu liên quan Những điều ước này trở thành nguồn luật tự động cho hợp đồng xuất khẩu.
Đối với các điều ước quốc tế mà Việt Nam chưa tham gia hoặc công nhận, chỉ áp dụng những điều khoản không trái với pháp luật Việt Nam Nhà nước có quyền bảo lưu không áp dụng các điều khoản trái với pháp luật và các điều ước này chỉ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu khi các bên có thỏa thuận và dẫn chiếu trong hợp đồng.
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
Ý nghĩa của việc thực hiện hợp đồng
Hợp đồng xuất khẩu là kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu, lựa chọn đối tác, xây dựng phương án kinh doanh, thực hiện giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng.
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu tự nguyện là việc các bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận, đảm bảo nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên được tôn trọng.
Việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với tất cả các bên liên quan Từ giai đoạn nghiên cứu thị trường đến quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, chỉ khi hợp đồng được thực hiện thành công thì mới có thể đánh giá đúng kết quả của toàn bộ quá trình.
Mỗi bên trong hợp đồng xuất khẩu cần thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, điều này không chỉ giúp tạo điều kiện cho các bên khác hoàn thành nghĩa vụ mà còn đảm bảo quyền lợi của chính mình Khi đối tác thực hiện đúng trách nhiệm, đồng nghĩa với việc quyền lợi của bạn cũng được bảo vệ và thực hiện một cách hiệu quả.
Khi thực hiện tốt nghĩa vụ trong hợp đồng, bạn có cơ sở để khiếu nại nếu bên đối tác không hoàn thành nghĩa vụ của họ Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu rất phức tạp, đòi hỏi các bên phải có kế hoạch tổ chức rõ ràng và hệ thống giám sát điều hành chặt chẽ nhằm tối ưu hóa quá trình thực hiện.
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu chủ yếu phụ thuộc vào loại hàng hóa, quy định của Chính phủ và thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng Hầu hết các hợp đồng xuất khẩu thường bao gồm các bước cơ bản sau đây.
Sơ đồ 1: Quy trình thực hiện hợp đồng XK.
Nhắc nhở người mua mở L/C và kiểm tra L/C (nếu hợp đồng quy định)
+ Thông thường các ngân hàng Việt Nam thông qua Vietcombank nhắc nhở người mua mở L/C.
Các công việc kiểm tra L/C bao gồm việc xác minh tính hợp pháp của ngân hàng nơi người mở L/C hoạt động, kiểm tra loại L/C, số tiền L/C, người hưởng L/C và các điều kiện giao hàng.
Nhắc nhở người mua mở L/C và kiểm tra L/C
Kiểm tra giám định hàng hoá
Thuê phương tiện vận tải (nếu có )
Mua bảo hiểm ( nếu có) Làm thủ tục hải quan
Giao hàng XK với phương tiện vận tải
Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại
Chuẩn bị hàng XK. Đây là công việc bắt buộc đối với người XK nó bao gồm 3 bước:
Việc thu gom hàng hóa thành lô là cần thiết do mua bán thường diễn ra với khối lượng lớn, trong khi sản xuất tại Việt Nam chủ yếu là manh mún và phân tán, đặc biệt trong ngành mây tre đan Để xuất khẩu hiệu quả, cần tập trung hàng hóa và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp hoặc cơ sở sản xuất.
Bao bì đóng gói đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển và bảo quản hàng hóa Tổ chức quy trình đóng gói và ký mã hiệu là bước thiết yếu trong việc chuẩn bị hàng hóa Để thực hiện tốt công việc này, cần nắm vững loại bao bì theo quy định trong hợp đồng.
Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu là việc sử dụng số, chữ hoặc hình vẽ để ghi trên bao bì, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa.
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu phải kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng và bao bì để đảm bảo phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng Quy trình này cũng giúp loại trừ các khuyết tật của hàng hóa, từ đó đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Người xuất khẩu cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong hợp đồng ngoại thương để duy trì uy tín và đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp trong thương mại quốc tế Việc này không chỉ giúp xây dựng lòng tin với đối tác mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của hoạt động xuất khẩu.
+ Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến tranh chấp khiếu nại, sửa chữa các khuyết tật, làm giảm hiệu quả của hoạt động XK.
Kiểm tra chất lượng hàng hoá diễn ra ở hai cấp độ chính: đầu tiên là kiểm tra tại nhà máy hoặc kho của nhà sản xuất, hoạt động này do bộ phận Kiểm soát chất lượng (KCS) hoặc cán bộ ngoại thương thực hiện.
Tại cửa khẩu, việc kiểm tra hàng hóa được thực hiện bởi các tổ chức giám định độc lập như VINACONTROL và FOOLCONTROL Sau khi hoàn tất giám định, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy giám định để hàng hóa có thể được thông quan.
Thuê phương tiện vận tải.
Việc phương tiện vận tải được tiến hành dựa trên 3 căn cứ:
+ Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương như điều kiện cơ sở giao hàng số lượng hàng nhiều hay ít
+ Đặc điểm hàng hoá: Là loại hàng gì, nặng hay nhẹ cân, hàng dài ngày hay ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp.
+ Căn cứ vào điều kiện vận tải: Vận chuyển đường bộ, đường biển hay đường không, cước phí vận tải cho từng loại hàng so với trị giá hàng.
Thuê tàu là một quá trình đòi hỏi kinh nghiệm và hiểu biết về thị trường cũng như các điều kiện liên quan Do đó, nhiều chủ hàng xuất khẩu thường ủy thác cho Công ty Hàng Hải thực hiện việc thuê tàu thay cho mình.
Mua bảo hiểm (nếu có):
Mua bảo hiểm là một cam kết giữa người bảo hiểm và người được bảo hiểm, trong đó người bảo hiểm sẽ bồi thường cho người được bảo hiểm khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng đối tượng bảo hiểm do các rủi ro đã được thỏa thuận Điều kiện để nhận bồi thường là người được bảo hiểm phải thanh toán một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm cho đối tượng đó.
Vận chuyển hàng hoá qua đường biển thường đối mặt với nhiều rủi ro và tổn thất, do đó, bảo hiểm hàng hoá là một yếu tố thiết yếu trong ngoại thương Việc lựa chọn mua bảo hiểm phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng cũng như loại hàng hoá cụ thể, dẫn đến sự đa dạng trong các loại hình bảo hiểm có sẵn.
Làm thủ tục hải quan:
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, tất cả hàng hoá qua cửa khẩu đều phải thực hiện thủ tục Hải quan Quyết định số 1494/2001/QĐ-TCHQ do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành vào ngày 26/12/2001 đã quy định tạm thời về thủ tục Hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu Quy trình thủ tục Hải quan bao gồm nhiều bước cần thiết để đảm bảo hàng hoá được thông quan hợp pháp.
+ Thủ tục khai báo Hải quan:
Thủ tục Hải quan được chia thành ba luồng chính: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ Doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cần khai báo chi tiết về hàng hoá trên tờ khai Hải quan (HQ/2002-XK) phù hợp với đặc điểm loại hàng xuất khẩu và luồng tương ứng.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần trình bày hàng hoá tại địa điểm quy định và hỗ trợ tối đa cho cơ quan Hải quan trong việc kiểm tra hàng hoá thực tế cũng như việc tự tính thuế của doanh nghiệp.
Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, cơ quan Hải quan sẽ có các quyết định sau:
+ Cho hàng qua biên giới ( đóng dấu nghiệp vụ đã làm thủ tục Hải quan vào tờ khai Hải quan )
+ Cho hàng qua biên giới có điều kiện như: Hàng phải sữa chữa, khắc phục lại, phải nộp thuế XNK
Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định của Hải quan và nhận lại tờ khai.
Giao hàng xuất khẩu với phương tiện vận tải
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Môi trường bên trong
1.1 Đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp. Đây là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp và khả năng lớn nhất quyết định đến hiệu quả kinh doanh nói chung và trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK nói riêng Chất lượng của đội ngũ cán bộ được xét trên góc độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương: Như mối quan hệ, kinh nghiệm tích lũy được Kinh nghiệm trong hoạt động XK sẽ giúp cho doanh nghiệp có uy tín hơn với khách hàng, trở nên năng động hơn trong quá trình thực hiện các công việc của hoạt động xuất khẩu Vì hạn chế được rất lớn khả năng phát sinh rủi ro, phức tạp sau này
1.2 Chính sách của doanh nghiệp.
Các chính sách quản trị nguồn nhân lực, tài chính, marketing và các chính sách khác đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Một chính sách quản trị con người và tổ chức hợp lý sẽ khuyến khích trách nhiệm, nâng cao năng lực nhân viên, từ đó tạo ra cơ sở cho hiệu quả công tác cao nhất.
1.3 Ảnh hưởng về cơ sở vật chất kỹ thuật.
Mỗi doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu (XNK) cần có cơ sở hạ tầng và kỹ thuật phù hợp, vì đây là yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Cơ sở vật chất tốt giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn hàng ổn định, chất lượng sản phẩm cao và nâng cao uy tín trên thị trường.
Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan tại Công ty XNK Hà Tây
Khái quát chung về Công ty
1 Giới thiệu chung về Công ty XNK Hà Tây
Công ty XNK Hà Tây, được thành lập bởi UBND tỉnh Hà Tây, là một doanh nghiệp nhà nước chuyên tổ chức sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu trong các lĩnh vực tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng.
Công ty có tư cách pháp nhân được UBND tỉnh Hà Tây ký quyết định thành lập doanh nghiệp số 471 - QĐ/UB ngày 01/12/1992 với số vốn là 3 tỷ
927 triệu đồng trong đó vốn cố định 2 tỷ 599 triệu đồng và vốn lưu động là 1 tỷ 328 triệu đồng
Tên bằng Tiếng Việt : Công ty XNK Hà Tây, viết tắt là UNIMEX Hà Tây.
-Tên giao dịch đối ngoại : HATAY IMPORT - EXPORT CORPORATION
- Công ty có trụ sở chính tại 16A Trần Đăng Ninh - Thị xã Hà Đông - Tỉnh Hà Tây.
Công ty là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động độc lập, sở hữu con dấu riêng và tài khoản tại ngân hàng Công Thương Hà Tây cũng như ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam Là một pháp nhân, công ty tự chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình theo quy định của pháp luật.
2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty a) Chức năng.
Công ty XNK Hà Tây được thành lập theo quyết định số 471 - QĐ/UB và có giấy phép đăng ký kinh doanh số 206 - 1002/GP, với các chức năng hoạt động rõ ràng.
Tổ chức sản xuất, chế biến và gia công các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, nông sản, thực phẩm, hải sản, hàng may mặc và hàng thêu ren là những hoạt động quan trọng trong xuất khẩu Những sản phẩm này không chỉ đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước mà còn mở rộng cơ hội xuất khẩu ra thế giới.
- Về NK : Nhập vật tư, hoá chất, các thiết bị máy móc, hàng điện tử, điện lạnh, ô tô, xe máy, hàng tiêu dùng.
Công ty cũng tham gia kinh doanh nội địa với các sản phẩm như bông vải sợi, đồ điện và hàng hóa tổng hợp Để thúc đẩy xuất nhập khẩu, công ty thực hiện liên doanh và liên kết với các tổ chức từ nhiều thành phần kinh tế khác nhau.
Công ty XNK Hà Tây chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và gián tiếp, hiện đang hợp tác với nhiều đơn vị và cơ sở sản xuất trong nước để tạo ra các sản phẩm đa dạng về mẫu mã từ nguyên liệu tự nhiên như mây, tre, trúc và gỗ Những sản phẩm này chủ yếu phục vụ cho xuất khẩu, góp phần xây dựng uy tín với khách hàng trong và ngoài nước Công ty cũng được trao quyền hạn nhất định trong hoạt động kinh doanh của mình.
Chủ động trong việc giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng kinh tế, cũng như các văn bản hợp tác kinh doanh và liên kết với khách hàng trong và ngoài nước là một phần quan trọng trong phạm vi hoạt động kinh doanh của chúng tôi.
Doanh nghiệp có quyền vay vốn, bao gồm cả ngoại tệ và nội tệ, để huy động và sử dụng nguồn vốn từ trong và ngoài nước, nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.
Công ty có quyền bảo vệ uy tín hợp pháp của mình trên mọi phương diện và có khả năng từ chối mọi hình thức kiểm tra, thanh tra từ các cơ quan không được pháp luật cho phép.
3 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Công ty XNK Hà Tây được tổ chức theo bộ máy quản lý sau:
Ban lãnh đạo công ty gồm : Một giám đốc và hai phó giám đốc
Các phòng quản lý theo chức năng bao gồm :
Phòng kế hoạch thị trường có trách nhiệm nghiên cứu thị trường để định hướng phát triển sản xuất kinh doanh lâu dài, kiểm tra các hợp đồng kinh tế và thẩm định các phương án sản xuất kinh doanh.
Phòng tổ chức tài chính có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc trong việc sắp xếp đội ngũ cán bộ lao động của Công ty, đồng thời kiểm tra và đôn đốc việc chấp hành kỷ luật lao động.
Phòng kế hoạch tài chính chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán, từ xuất khẩu, kiểm tra, xử lý thông tin đến tổng hợp và tính toán các chỉ tiêu cần thiết về hoạt động của đơn vị Điều này nhằm đảm bảo bám sát nhiệm vụ và giải quyết hiệu quả các quan hệ kinh tế liên quan đến tài chính của Công ty.
+ Các văn phòng đại diện chi nhánh : Hiện nay Công ty có 2 chi nhánh
- Chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh: số 6B - Nguyễn Thiện Thuận - Quận 3
- Chi nhánh ở Lạng Sơn : 129 - Lê Hồng Phong - phường Tam Thạnh
- thị xã Lạng Sơn + Các phòng nghiệp vụ kinh doanh
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh I : Là phòng kinh doanh XNK tổng hợp kinh doanh đa dạng kể cả XNK mặt hàng nội địa.
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh II: Là phòng kinh doanh XNK tổng hợp nhưng chủ yếu là chè, thủ công mỹ nghệ
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh III : Kinh doanh XNK nhưng chủ yếu là mặt hàng lâm sản, sợi tơ
- Phòng nghiệp vụ mây tre đan : Có nhiệm vụ làm về hàng XK chuyên về mây tre, mỹ nghệ.
Các trạm trực thuộc bao gồm: Trạm kinh doanh tổng hợp mây Hà Đông, Trạm mây tre đan xuất khẩu Chương Mỹ, Trạm xuất khẩu Ba Vì, Trạm mây tre đan Phú Xuyên và Trạm mây tre đan Thường Tín.
Mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh có một trưởng phòng, cùng với trưởng chi nhánh và trạm trưởng, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động Mỗi trưởng phòng được hỗ trợ bởi từ một đến hai phó phòng Biên chế của các đơn vị sản xuất kinh doanh được sắp xếp dựa trên nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết lập theo mô hình rõ ràng để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Sơ đồ 2 : Cơ cấu tổ chức của Công ty.
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp.
4 Nguồn lực tài chính và nguồn lực khác
Nguồn vốn của công ty bao gồm nhiều loại, như vốn cố định và vốn lưu động, cùng với vốn ngân sách nhà nước cấp Ngoài ra, công ty còn có vốn tự có được bổ sung từ lợi nhuận hàng năm, vốn vay từ ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác, và vốn vay từ cán bộ công nhân viên cả bên trong lẫn bên ngoài.
Xí nghiệp tơ thảm thêu
- Nguồn lực khác : + Đất đai rộng 8000 m 2
Đặc điểm về mặt hàng mây tre đan
Mặt hàng mây tre đan không yêu cầu vốn đầu tư lớn và có nguồn nguyên liệu phong phú trong nước, tạo cơ hội phát triển sản xuất cho Việt Nam Việc khai thác mặt hàng này không chỉ giúp chúng ta tham gia hiệu quả vào quá trình phân công lao động quốc tế mà còn tối đa hóa lợi thế so sánh, thúc đẩy sự phát triển của các ngành khác.
1 Đặc điểm về chất lượng của mặt hàng mây tre đan
Hàng mây tre đan xuất khẩu là một sản phẩm truyền thống của dân tộc Việt Nam, đã tồn tại từ lâu và phát triển mạnh mẽ ở nhiều vùng trên cả nước Với đội ngũ thợ tay nghề cao, sản phẩm mây tre đan trở nên đa dạng và phong phú, góp phần tạo ra giá trị xuất khẩu đáng kể Không chỉ thúc đẩy kim ngạch xuất khẩu, sản phẩm này còn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng trong đời sống xã hội.
Mây tre đan là sản phẩm nghệ thuật truyền thống, không yêu cầu kỹ thuật cao nhưng lại chú trọng vào tính thẩm mỹ và sự khéo léo của các nghệ nhân Với kinh nghiệm lâu đời, nghề này đã được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác, phản ánh sự cần cù, thông minh và sáng tạo của dân tộc Ngành nghề này ngày càng phát triển với nhiều mẫu mã sản phẩm mới, mang đậm giá trị nghệ thuật và thẩm mỹ.
Hàng mây tre đan rất đa dạng về mẫu mã và chủng loại, nhưng sản xuất chủ yếu mang tính phân tán và nhỏ lẻ, dẫn đến chất lượng không đồng đều Điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp xuất khẩu trong việc tập trung các lô hàng lớn với chất lượng đồng nhất, ảnh hưởng đến thời gian thực hiện hợp đồng xuất khẩu Hơn nữa, việc kiểm tra chất lượng sản phẩm mây tre đan cũng gặp nhiều thách thức do nguồn gốc từ nhiều làng nghề và cơ sở sản xuất khác nhau.
Việc sản xuất mặt hàng này không yêu cầu vốn đầu tư lớn, đồng thời có thể sử dụng các thiết bị thô sơ, nhỏ gọn và tận dụng nguồn nguyên liệu trong nước.
Mặt hàng mây tre đan dễ bị ảnh hưởng bởi mối mọt và biến dạng do khí hậu, vì vậy, để đảm bảo chất lượng sản phẩm, các nhà sản xuất và xuất khẩu cần chú ý đến biện pháp bảo quản hiệu quả và rút ngắn thời gian vận chuyển.
Việc sản xuất hàng mây tre đan và các sản phẩm thủ công mỹ nghệ cần phải gắn liền với thị trường, đồng thời đáp ứng nhu cầu và sở thích của khách hàng.
2 Đặc điểm của khu vực thu mua hàng mây tre đan
Hà Tây nổi bật với nhiều làng nghề truyền thống, trong đó có khảm trai tại huyện Chuyên Mỹ và Phú Xuyên, lụa Vạn Phúc Tuy nhiên, sản phẩm mây tre đan từ huyện Chương Mỹ là đặc sản nổi bật nhất, được nhiều khách hàng quốc tế biết đến và ưa chuộng.
Trước đây, người dân huyện Chương Mỹ chủ yếu sống bằng nông nghiệp, với tỷ lệ thất nghiệp cao do ít hộ làm lẵng hoa và giỏ hoa Tuy nhiên, hiện nay, ngoài mùa vụ bận rộn, nhiều hộ gia đình đã chuyển sang sản xuất hàng xuất khẩu từ nguyên liệu mây tre đan Một số hộ đã xem đây là nghề chính, thành lập xưởng sản xuất và duy trì hoạt động liên tục, cải thiện đời sống và giảm tỷ lệ thất nghiệp trong cộng đồng.
Mặt hàng mây tre đan đã giúp giải quyết vấn đề lao động dư thừa tại huyện, cho phép cả người già và trẻ nhỏ tham gia vào quá trình sản xuất Sự phát triển của ngành này không chỉ tạo ra việc làm thường xuyên mà còn cải thiện đáng kể đời sống của người dân.
Huyện Chương Mỹ, tọa lạc dọc quốc lộ 6A và gần Công ty XNK Hà Tây, mang lại lợi thế trong việc thu mua và giảm chi phí vận chuyển Tuy nhiên, khu vực này cũng đối mặt với thách thức về chất lượng sản xuất không đồng đều do sự phân tán trong hoạt động sản xuất.
3 Đặc điểm về nguyên vật liệu và sản xuất
Nguyên liệu sản xuất hàng mây tre đan không yêu cầu khắt khe, với các nguồn như cói, song mây, tre và nứa dễ dàng khai thác Sự phong phú và sẵn có của nguyên liệu này tạo ra lợi thế lớn cho ngành sản xuất và xuất khẩu hàng mây tre đan.
Mặt hàng mây tre đan thường được sản xuất quy mô nhỏ và phân tán, chủ yếu từ các hộ gia đình trong thời gian nông nhàn, dẫn đến việc thu gom nguyên liệu gặp nhiều khó khăn và chi phí cao.
Sản xuất tự phát, khi thị trường có sức mua lớn, dẫn đến tình trạng khai thác ồ ạt và thiếu quy hoạch Hệ quả là nguyên liệu bị cạn kiệt, chất lượng sản phẩm không ổn định và khó kiểm soát Tuy nhiên, việc sản xuất mặt hàng này vẫn mang lại nhiều lợi thế.
Đầu tư vốn cho sản xuất ở mức thấp giúp dễ dàng huy động nguồn vốn, đồng thời tận dụng hiệu quả các thiết bị thô sơ nhỏ gọn và nguồn nguyên liệu có sẵn.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty XNK Hà Tây trong những năm gần đây
1 Tình hình kinh doanh nói chung của Công ty
Công ty XNK Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nước với quy mô hoạt động rộng lớn, được chính phủ hỗ trợ tối đa trong các hoạt động kinh doanh của mình.
Thị trường hiện đang đối mặt với nhiều khó khăn do biến động và cạnh tranh ngày càng gay gắt, dẫn đến tình trạng mua tranh và bán tranh phá giá hàng xuất khẩu.
Mặc dù có sự biến động về kinh tế, chính trị và tiền tệ cả trong khu vực và toàn cầu, nhưng nhờ nỗ lực không ngừng của toàn thể công ty, doanh thu và lợi nhuận sau thuế vẫn tiếp tục tăng trưởng.
Có thể diễn đạt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây :
Biểu 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty :
Các chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002
2)Doanh thu thuần Tr VND 400 154,524 461 763,327
6) Lợi nhuận trước thuế Tr VND 1 071,96 1 156,47 84,51 107,93
8)Lợi nhuận sau thuế Tr VND 728,933 872,15 143,21 119,65
Nguồn : Báo cáo tổng kết kinh doanh hàng năm của Công ty.
Doanh thu năm 2002 đạt 48.628,375 triệu đồng, tăng 11,62% so với năm 2001, trong khi kim ngạch xuất khẩu cũng tăng 5.923.100 đồng, tương ứng với tỷ lệ 30,36% Sự gia tăng doanh thu chủ yếu nhờ vào việc nhà nước hoàn lại thuế VAT cho một số mặt hàng xuất khẩu.
Mặc dù kim ngạch nhập khẩu (NK) giảm nhẹ 30,35%, nhưng kim ngạch xuất khẩu (XK) vẫn tăng Năm 2002, tổng số nộp ngân sách nhà nước đạt 284.320 triệu đồng, chỉ bằng 82,89% so với năm 2001, nguyên nhân chính của sự giảm này là do kim ngạch XK của Công ty tăng cao.
Lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2002 đạt mức tăng 143,21 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 19,65% Sự gia tăng này đã giúp tiền lương của cán bộ nhân viên tăng thêm 100.000 đồng/tháng, cải thiện rõ rệt đời sống của công nhân viên trong toàn Công ty Đồng thời, phần lợi nhuận tăng cũng góp phần tăng cường vốn kinh doanh cho Công ty.
Kết quả kinh doanh ngày càng tăng đã thúc đẩy nhanh chóng việc tích tụ và tập trung đầu tư vào sản xuất và chế biến, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
2 Kết quả hoạt động kinh doanh XK
2.1 Tình hình xuất khẩu nói chung.
Công ty là doanh nghiệp thương mại không có cơ sở sản xuất, dẫn đến việc xuất khẩu hàng hóa không ổn định Hoạt động xuất khẩu của công ty chủ yếu phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng nước ngoài, từ đó công ty tiến hành tìm kiếm, thu gom và đặt hàng để đáp ứng nhu cầu xuất khẩu.
Biểu 2: Một số mặt hàng XK chủ yếu của Công ty. đơn vị tính : USD
Nguồn : Báo cáo tổng kết kinh doanh hàng năm của Công ty
Tổng kim ngạch xuất khẩu năm sau dự kiến sẽ cao hơn năm trước, với nhiều kế hoạch vượt chỉ tiêu Tuy nhiên, từng mặt hàng có sự biến động khác nhau, một số mặt hàng tăng trưởng trong khi một số khác lại giảm Cụ thể, ngành may mặc, tơ tằm và dệt kim đã có sự thay đổi đáng kể Theo báo cáo, trong những năm trước, giá trị và tỷ trọng của các mặt hàng này đã tăng mạnh, chẳng hạn như vào năm 1999, mặt hàng may mặc ghi nhận sự tăng trưởng nổi bật.
Trong những năm gần đây, tỷ trọng xuất khẩu hàng may mặc đã giảm đáng kể, từ 43,38% vào năm 2001 xuống 39,75% vào năm 2002, mặc dù kim ngạch xuất khẩu tăng từ 9.084.291 USD lên 10.322.192 USD Đối với mặt hàng tơ tằm, kim ngạch xuất khẩu năm 2001 đạt 2.144.550 USD với tỷ trọng 10,24%, nhưng đến năm 2002, mặc dù kim ngạch tăng lên 2.844.600 USD, tỷ trọng lại giảm xuống còn 5,56% Trong khi đó, mặt hàng dệt kim có xu hướng tăng trưởng ổn định, với kim ngạch xuất khẩu năm 2001 đạt 3.531.411 USD và tỷ trọng 4,33%, tăng lên 3.721.421 USD vào năm 2002, cùng với tỷ trọng tăng 2,54%.
Mặt hàng thủ công mỹ nghệ nói chung của công ty vẫn luôn được coi là mặt hàng XK chính của công ty.
Nhưng thực tế năm 2002 thì mặt hàng này giảm rõ rệt việc giảm sút như vậy có thể do nhiều yếu tố:
Một số lô hàng xuất khẩu không đạt chất lượng yêu cầu khiến khách hàng nghi ngờ về sản phẩm của Công ty, dẫn đến việc họ hạn chế nhập khẩu.
Trong những năm gần đây, sức mua trên thị trường toàn cầu và khu vực đã giảm, dẫn đến tình trạng bão hòa trong ngành hàng thủ công mỹ nghệ Sự phát triển của máy móc đã thay thế nhiều quy trình thủ công, tạo ra nguồn cung dồi dào sản phẩm, từ đó làm giảm giá cả trên thị trường.
Mặc dù Công ty XK cung cấp nhiều mặt hàng, nhưng không có sản phẩm chủ lực nào, trong khi mặt hàng truyền thống là mây tre đan lại gặp phải sự cạnh tranh lớn, dẫn đến hiệu quả kinh doanh không cao Sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty lớn như BAROTEX, TOCOTAP và các doanh nghiệp khác đã làm giảm sức tiêu thụ hàng mây tre đan Đặc biệt, Trung Quốc trở thành đối thủ lớn với sự đa dạng sản phẩm và giá cả cạnh tranh hơn, gây áp lực lớn lên Công ty.
Quốc là thành viên của WTO, do đó các công ty xuất khẩu của Trung Quốc được hưởng chế độ tối huệ quốc Điều này đã dẫn đến việc giảm số lượng đơn đặt hàng.
2.2 Tình hình XK hàng mây tre đan.
- Cơ cấu mặt hàng mây tre đan XK
Sản phẩm mây tre đan của Công ty được làm từ nguyên liệu đa dạng, với đặc tính mềm dẻo, dai nhưng cũng rất chắc chắn Hiện nay, các mặt hàng mây tre đan xuất khẩu được phân loại thành nhiều nhóm chính, phong phú về mẫu mã và hình thức.
Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng mây tre đan tại Công ty XNK Hà Tây
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty cần tổ chức thực hiện hợp đồng đó, với nhiều bước khác nhau tùy thuộc vào mặt hàng Đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ, đặc biệt là hàng mây tre đan, quy trình thực hiện hợp đồng có sự khác biệt và được nhà nước khuyến khích xuất khẩu, do đó công ty không cần xin giấy phép xuất khẩu.
1 Giục mở L/C và kiểm tra L/C
Khi thu mua hàng xuất khẩu, công ty yêu cầu bên mua mở L/C để đảm bảo thanh toán sau khi giao hàng Sau khi bên mua mở L/C, công ty cần kiểm tra xem L/C có phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết hay không Nếu không phù hợp, công ty cần thông báo cho bên mua để điều chỉnh kịp thời.
XK cần thông báo cho bên NK điều chỉnh để phù hợp Chỉ khi L/C do bên NK mở hoàn toàn tương thích với các điều khoản trong hợp đồng, bên XK mới thực hiện giao hàng cho bên NK.
Sau khi ký kết hợp đồng thương mại, công ty nhanh chóng bắt tay vào việc chuẩn bị hàng xuất khẩu, đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình xuất khẩu Công đoạn chuẩn bị bao gồm nhiều nhiệm vụ như thu mua hàng hóa, tổ chức sản xuất, bảo quản, đánh bóng, bao bì đóng gói và kẻ ký mã hiệu.
Nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng chất lượng là yếu tố quan trọng giúp đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu thị trường, đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với hàng hóa tốt, từ đó mang lại lợi nhuận cao và duy trì uy tín với khách hàng quốc tế Quá trình thu gom hàng xuất khẩu cần thời gian xác định, phụ thuộc vào khối lượng và yêu cầu của khách hàng, thường dao động từ 15 đến 30 ngày.
Hiện nay công ty vẫn tiến hành thu gom hàng XK dựa trên các hình thức như:
+ Thu gom ở các làng nghề sản xuất trong tỉnh như Ninh Sở, Phú Vinh, Phú Nghĩa, Ngọc Hà, Trường Yên,
+ Đặt hàng tại các làng nghề.
Chỉ khi có hợp đồng, công ty mới bắt đầu đôn đốc các trạm, tổ chức sản xuất và làng nghề mà họ đã có mối quan hệ trước đó Quá trình thu gom phụ thuộc nhiều vào các cơ sở sản xuất, vì hàng mây tre đan chủ yếu được sản xuất thủ công, dẫn đến chất lượng không đồng đều Điều này gây khó khăn trong việc thu gom sản phẩm theo các hợp đồng đã ký với đối tác nước ngoài, yêu cầu sản phẩm phải đáp ứng tiêu chuẩn của họ.
Khi ký kết hợp đồng, Công ty chỉ tiến hành thu mua hàng, dẫn đến hạn chế trong việc chủ động về thời gian và số lượng hàng giao Việc ký hợp đồng với số lượng lớn thường gặp khó khăn do các cơ sở sản xuất nhỏ, vốn ít, không thể đáp ứng nhu cầu này Do đó, Công ty buộc phải thu gom hàng từ nhiều nguồn khác nhau hoặc giao hàng từng phần, gây tốn kém thời gian và chi phí, ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hợp đồng.
Để nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng, Công ty cần duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với các đơn vị chân hàng.
2.2 Đóng gói, ghi nhãn bao bì và kẻ ký mã hiệu
Sau khi kiểm tra hàng hóa về quy cách, phẩm chất và số lượng, việc đóng gói và niêm phong là rất quan trọng để bảo đảm an toàn trong vận chuyển và bảo quản Đặc biệt, đối với hàng hóa mây tre đan, do tính chất nhẹ, dễ thấm nước và dễ bị hư hỏng, cần phải sử dụng bao bì phù hợp như hộp carton cứng và tấm nhựa để ngăn cách các lớp hàng Đồng thời, cần bảo quản hàng hóa ở nơi khô ráo, thoáng mát với nhiệt độ thích hợp Quá trình đóng gói cũng cần chèn lót để chống méo mó, gãy sản phẩm và đảm bảo đóng gói kín để tránh hở.
Sau khi hoàn tất quá trình đóng gói, việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu sẽ được thực hiện tại xưởng của Công ty Đối với hàng được đóng gói bằng bao bì cattong, ký mã hiệu sẽ được in trực tiếp lên bao bì Công đoạn này cung cấp thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa, đồng thời đảm bảo tính thẩm mỹ và tuân thủ yêu cầu hợp đồng.
3 Kiểm tra về chất lượng
Trước khi tiến hành giao hàng, Công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa để đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, bao bì, số lượng và trọng lượng theo hợp đồng Nếu phát hiện sai sót, cần xử lý ngay lập tức để đảm bảo thực hiện hợp đồng và duy trì uy tín của Công ty.
Hiện tại, công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa tại công ty còn nhiều thiếu sót, chủ yếu do chế độ bảo quản hàng hóa chưa hợp lý và sự tin tưởng quá mức vào chất lượng sản phẩm từ các đơn vị cung cấp Thêm vào đó, chuyên môn của cán bộ nghiệp vụ còn hạn chế và kinh nghiệm chưa đủ để đảm bảo chất lượng.
Lô hàng xuất khẩu sang thị trường Đài Loan và Nhật Bản theo hợp đồng số PM.14 và PM.98 đã bị ẩm mốc do bảo quản không đúng cách và quy trình kiểm tra chất lượng chưa đầy đủ.
Để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng, công ty cần cử cán bộ nghiệp vụ đến cơ sở để kiểm tra, giám sát và đôn đốc quá trình từ việc chọn lựa nguyên liệu cho đến kỹ thuật sản xuất, nhằm đảm bảo chất lượng cho lô hàng.
Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện sai sót không phù hợp với hợp đồng hoặc hàng hóa bị mốc, mối, mọt, cần ngay lập tức loại bỏ những sản phẩm đó khỏi lô hàng.
4 Làm thủ tục Hải quan
Những giải pháp để hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng mây tre đan tại Công ty XNK Hà Tây
Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới
1 Định hướng phát triển chung của Công ty
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu và trong nước đang đối mặt với nhiều thách thức phức tạp, đặc biệt là sau vụ khủng bố 11-9-2001 và cuộc chiến tranh giữa Mỹ và Iraq, hoạt động xuất khẩu của công ty đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng Tuy nhiên, bước sang năm 2003, ban giám đốc và đảng ủy công ty đã xác định rõ mục tiêu và phương hướng phát triển cho giai đoạn 2003 - 2006, nhằm khắc phục khó khăn và thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững.
Biểu 5: Kim ngạch phát triển của Công ty trong giai đoạn 2003-2006
Kim ngạch XK mây tre đan 1.2 1.5 1.7 1.8
Mặc dù mục tiêu đã được xác định, Công ty vẫn hướng tới việc đạt và vượt tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2006 Để thực hiện điều này, Công ty cần đặt ra các mục tiêu cụ thể.
- Mở rộng thị trường XK, đặc biệt là chú trọng đến thị trường truyền thống Nga, các nước trong khu vực Châu Á.
- Mở rộng mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh.
- Từng bước nâng cao chất lượng sản phẩm.
Đổi mới phương thức đào tạo cán bộ kinh doanh nhằm nâng cao trình độ và năng lực chuyên môn Đồng thời, cần tiếp tục đào tạo lại cán bộ về nghiệp vụ và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế.
Để nâng cao kim ngạch xuất khẩu, cần thực hiện nhiều biện pháp như mở rộng liên doanh và liên kết trong sản xuất hàng xuất khẩu, hỗ trợ vốn cho các cơ sở sản xuất, đồng thời khuyến khích tiền lương và thưởng cho các bộ phận, cán bộ đạt thành tích tốt trong việc thực hiện các chỉ tiêu xuất khẩu.
Để nâng cao uy tín của công ty trên thị trường quốc tế, việc xây dựng lòng tin của khách hàng vào sản phẩm và danh tiếng của công ty là vô cùng quan trọng khi ký kết hợp đồng Đồng thời, công ty cần cam kết duy trì chữ tín và đảm bảo thực hiện đúng các cam kết đối với khách hàng.
2 Định hướng XK hàng mây tre đan của Công ty
Mặt hàng mây tre đan là sản phẩm chủ lực trong kinh doanh của Công ty Do đó, trong thời gian tới, Công ty cần tập trung đẩy mạnh xuất khẩu mặt hàng này để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong những năm tới, Công ty cần tập trung vào sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng chất lượng cao, số lượng lớn, dựa vào thế mạnh địa phương, với trọng tâm là các sản phẩm mây tre đan Để nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường toàn cầu, sản phẩm mây tre đan cần đa dạng về chủng loại và hoàn thiện hơn về màu sắc, kiểu dáng, độ bóng và chất lượng đồng đều Đồng thời, cần xử lý để chống méo, ẩm mốc và mất màu, nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường quốc tế.
Mở rộng thị trường đóng vai trò quan trọng trong việc tăng kim ngạch xuất khẩu, doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Số lượng thị trường và đối tác càng nhiều, công việc kinh doanh càng ổn định và phát triển nhanh chóng Mặc dù Công ty đã thiết lập mối quan hệ với hơn 30 quốc gia, nhưng điều này chưa đủ để khẳng định rằng Công ty có một thị trường rộng lớn Hiện tại, Công ty chủ yếu tập trung vào việc mở rộng thị trường sang Châu Mỹ, Châu Mỹ La Tinh, Châu Phi, Bắc Âu và Châu Úc, đồng thời củng cố các mối quan hệ tại Châu Á trong chiến lược phát triển sắp tới.
Để hoàn thiện công tác xuất nhập khẩu (XNK) theo các mục tiêu đã đề ra, Công ty cần triển khai một số kế hoạch bổ sung, bao gồm tổ chức đào tạo cán bộ nhằm nâng cao năng lực nhân sự Đồng thời, củng cố mối quan hệ với các cơ quan chức năng như Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Sở Thương mại Hà Tây, và mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp XNK trong và ngoài tỉnh, cũng như các công ty nước ngoài để thúc đẩy hoạt động xuất khẩu.
Mục tiêu của Công ty XNK Hà Tây trong năm tới là trở thành một doanh nghiệp lớn mạnh, khẳng định vị trí vững chắc trên thị trường cả trong nước lẫn quốc tế, đáp ứng mong muốn của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên.
Những giải pháp để hoànthiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
XK mặt hàng mây tre đan tại Công ty XNK Hà Tây
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty cần tổ chức thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả để đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ kinh doanh Điều này không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn góp phần nâng cao uy tín của công ty với khách hàng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn đặt hàng tiếp theo Để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu và hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng, công ty cần chú trọng đến một số vấn đề quan trọng trong quy trình này.
1 Tổ chức tốt việc thu mua và tạo chân hàng XK Để làm tốt điều này thì Công ty phải liên doanh liên kết thêm với các cơ sở sản xuất Muốn chủ động về nguồn hàng và đảm bảo chất lượng thì Công ty có thể ứng trước vốn cho các cơ sở sản xuất cũng như máy móc thiết bị sản xuất cần thiết Vì phần lớn các cơ sở sản xuất là các cơ sở nhỏ, thiếu vốn, công nghệ thủ công Do vậy chất lượng hàng hoá nhiều khi không được đảm bảo Nên nếu được cấp vốn và trang thiết bị cần thiết, các cơ sở sẽ chủ động trong việc thu mua nguyên liệu có chất lượng cao và ổn định, sẽ tăng được năng suất lao động cũng như chất lượng hàng hoá xuất khẩu Bên cạnh đó hàng hoá được Công ty đặt mua từ đầu nên không sợ bị tranh mua bởi các Công ty khác trong nước.
Công ty cần tổ chức mạng lưới thu mua hàng mây tre đan tại từng địa phương, đảm bảo mức giá thu mua hợp lý để tối ưu hóa lợi nhuận và khuyến khích người lao động Đồng thời, duy trì mối quan hệ lâu dài với các cơ sở sản xuất, hỗ trợ họ cải tiến mẫu mã phù hợp với nhu cầu thị trường, từ đó đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng thời hạn và nâng cao uy tín của Công ty Tập trung vào các làng nghề sản xuất mây tre đan sẽ giúp Công ty phát triển bền vững.
Nính Sở, Phú Túc, Ngọc Hà, Trường Thịnh có lực lượng lao động ổn định từ 3000 đến 4000 người, cho thấy tiềm năng lớn của ngành mây tre đan Để phát triển mạnh mẽ hơn, phòng mây tre đan cần tăng cường hợp tác với các trạm mây tre đan tại Chương.
Mỹ và Thường Tín cần thường xuyên hợp tác chặt chẽ với các đơn vị sản xuất để đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
2 Đa dạng hóa điều kiện giao hàng
Trong thời gian tới, Công ty nên đa dạng hóa phương thức giao hàng theo các điều khoản CIF, CFR, và DAF Đặc biệt, việc tăng cường số lượng hợp đồng giao hàng theo điều khoản giá CIF là rất cần thiết Áp dụng phương thức giao hàng theo giá CIF mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tính linh hoạt cao, sự chủ động trong lịch trình, cũng như khả năng xếp dỡ hàng hóa tại bất kỳ cảng nào và thay đổi cảng xếp dỡ khi cần thiết.
Hầu hết hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam có khối lượng tương đương với hàng xuất khẩu Do đó, công ty nên tận dụng việc thuê lại các phương tiện vận tải rỗng để đưa hàng về nước, giúp giảm chi phí vận chuyển.
Từ tháng 9 đến tháng 12 năm 2002, nhiều hãng tàu đã điều container rỗng về nước, tạo cơ hội cho các công ty thuê container với giá chỉ 900 USD/container/20fit Điều này mang lại lợi ích lớn cho công ty, khi giá thị trường cho container rỗng là 1.500 USD/container/20fit, giúp công ty tiết kiệm được 600 USD/container/20fit.
3 Hoàn thiện thủ tục Hải quan
Quy trình thủ tục Hải quan mới năm 2002 đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đặc biệt là Công ty XNK Hà Tây, trong việc thông quan hàng hóa Để nâng cao hiệu quả và hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng, Công ty cần thực hiện những bước cần thiết.
Để thực hiện khai báo điện tử hiệu quả, bạn cần chuẩn bị kiến thức vững về nghiệp vụ khai báo điện tử và các văn bản pháp luật liên quan Ngoài ra, việc đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan cũng là một bước quan trọng không thể bỏ qua.
Để đảm bảo hàng hóa mây tre đan xuất khẩu của công ty được thông quan nhanh chóng, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Hải quan là rất quan trọng Mối quan hệ tốt với cơ quan Hải quan sẽ giúp công ty tránh được việc kiểm tra trước khi thông quan, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí.
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan hàng hoá.
Hoàn thành đầy đủ và chính xác tờ khai Hải quan.
Công ty nên thực hiện thủ tục hải quan tại Hải quan Hà Nội hoặc Hải quan Gia Lâm để đảm bảo sự thuận lợi và nhanh chóng Việc ký hợp đồng giao hàng tại cảng ICD Gia Lâm sẽ giúp tích hợp các bước đăng ký tờ khai, kiểm tra hàng hóa và kẹp chì một cách hiệu quả.
4 Mở rộng phương thức thanh toán
Hiện nay, hầu hết các lô hàng xuất khẩu đều thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C), tuy nhiên, chi phí mở L/C khá tốn kém Do đó, công ty nên đa dạng hóa phương thức thanh toán để phù hợp với từng đối tượng khách hàng và giảm chi phí Đối với các khách hàng truyền thống, uy tín và có sự tin tưởng lẫn nhau, công ty có thể chấp nhận thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho những lô hàng có giá trị dưới 5000 USD Ngoài ra, công ty cũng có thể áp dụng phương thức thanh toán giao nhận chứng từ nhận tiền (CAD) hoặc thanh toán khi giao hàng (COD) nếu có sự tin tưởng giữa công ty và nhà nhập khẩu, đặc biệt khi nhà nhập khẩu có văn phòng đại diện tại Việt Nam Phương thức này giúp tăng tốc độ thanh toán, thủ tục đơn giản và chi phí thấp.
Sơ đồ 3: Quy trình thanh toán theo phương thức giao chứng từ nhận tiền
Nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở một tài khoản tín thác với số dư bằng 100% giá trị hợp đồng xuất khẩu Tài khoản này được sử dụng để thanh toán cho tổ chức xuất khẩu, và ngân hàng sẽ lập một bản ghi nhớ (memo randum) liên quan đến giao dịch này.
Bước 2: Ngân hàng thông báo cho nhà XK về việc nhà NK đã mở tài khoản tín thác
Bước3: Nhà XK cung ứng hàng hoá cho nhà NK theo đúng thoả thuận hợp đồng TMQT đã ký kết.
Bước 4: Trên cơ sở giao hàng nhà XK trình bộ chứng từ cho ngân hàng.
Ngân hàng tiến hành kiểm tra bộ chứng từ và đối chiếu với bản ghi nhớ đã được lập trước đó Nếu mọi thông tin khớp nhau, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán tiền cho đơn vị xuất khẩu từ tài khoản tín thác của đơn vị nhập khẩu.
Bước 6: Ngân hàng chuyển bộ chứng từ cho nhà NK và quyết toán tài khoản tín thác
5 Bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ XK
Một số kiến nghị
Trong chiến lược xuất khẩu (XK) của Việt Nam hiện nay, nhà nước áp dụng nhiều công cụ và chính sách, như thuế quan, tỷ giá hối đoái, và các biện pháp tài chính để thúc đẩy hoạt động XK của doanh nghiệp Công ty XNK Hà Tây cũng tham gia vào chiến lược này và đề xuất một số kiến nghị nhằm tăng cường kim ngạch XK.
Để tăng cường hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nhà nước cần cải cách thủ tục cho vay trong lĩnh vực ngân hàng, nhằm giảm bớt khó khăn cho doanh nghiệp Cụ thể, ngân hàng cần xem xét tính hợp lý, thời gian và mức lãi suất cho vay phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, mặt hàng và vòng chu chuyển hàng hóa Đồng thời, mở rộng các hình thức nghiệp vụ, phương tiện và phương thức thanh toán qua ngân hàng sẽ giúp đáp ứng nhu cầu kinh doanh đa dạng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Nhà nước cần khuyến khích việc thành lập quỹ hỗ trợ xuất khẩu, quỹ này sẽ cung cấp vốn và lãi suất ưu đãi cho doanh nghiệp, nhằm thúc đẩy hoạt động xuất khẩu.
Theo đề xuất, nhà nước và doanh nghiệp sẽ cùng đóng góp một khoản tiền để thành lập quỹ hỗ trợ, với lãi suất cho vay được điều chỉnh xuống 0,7%/tháng thay vì 0,81%/tháng như trước Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xuất khẩu có cơ hội đổi mới công nghệ, mở rộng sản xuất và nhanh chóng tạo ra nguồn hàng xuất khẩu Để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, cần quy định rõ ràng về mức vay, thời hạn vay, phương thức sử dụng và hoàn trả vốn.
Nhà nước cần khuyến khích thành lập quỹ phòng ngừa rủi ro (quỹ bảo hiểm) do các hiệp hội ngành hàng quản lý Quỹ này nên xác định mức bảo hiểm hợp lý để đảm bảo người kinh doanh có thể thu hồi vốn đầu tư, trang trải chi phí và đạt được lợi nhuận hợp lý.
2 Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại
Hiện nay, hoạt động xúc tiến thương mại của các tham tán thương mại tại nước ngoài chưa mang lại nhiều thông tin hữu ích cho doanh nghiệp, dẫn đến việc các doanh nghiệp xuất khẩu không nắm bắt kịp thời cơ hội kinh doanh và nhu cầu của khách hàng Để cải thiện tình hình này, nhà nước cần đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường quốc tế và phát triển mạnh mẽ hơn.
- Tăng cường tổ chức các hội chợ triển lãm chuyên ngành trong và ngoài nước.
- Hỗ trợ 50% chi phí thuê gian hàng giúp cho cơ sở kinh doanh XK có thể tham gia hội chợ triển lãm nước ngoài.
- Thành lập thêm một số trung tâm xúc tiến thương mại tại một số nước ngoài như " Việt Nam Square " tại Osaka, Nhật Bản.
Tổ chức các hội chợ quốc tế đòi hỏi thông tin chi tiết về địa điểm diễn ra, các mặt hàng thu hút sự chú ý của khách tham quan và những yêu cầu cần thiết khi vận chuyển hàng hóa Việc nắm rõ các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cơ hội giao thương và tăng cường sự hiện diện trên thị trường quốc tế.
Hoạt động xúc tiến thương mại hiệu quả giúp Công ty tiếp cận nhiều tập khách hàng, từ đó tăng cường số lượng hợp đồng ký kết và mang lại hiệu quả cao cho Công ty.
3 Thành lập hiệp hội các nhà sản xuất và XK hàng thủ công mỹ nghệ, mây tre đan
Hiện nay, các cơ sở sản xuất kinh doanh chủ yếu là hộ gia đình cá thể và doanh nghiệp nhỏ, gặp khó khăn về vốn, công nghệ và thông tin thị trường Để mở rộng thị trường tiêu thụ hàng mây tre đan quốc tế, nhà nước cần thành lập hiệp hội các nhà sản xuất và xuất khẩu mặt hàng này Hiệp hội sẽ theo dõi sản xuất, hỗ trợ doanh nghiệp về thông tin thị trường, công nghệ, quảng cáo sản phẩm và môi giới khách hàng, đồng thời tập hợp nguyện vọng của nhà sản xuất để chính phủ điều chỉnh chính sách phù hợp Hiệp hội cũng sẽ hợp tác với doanh nghiệp nghiên cứu thị trường hiện có, tìm kiếm thị trường mới và thống nhất giá cả, tránh cạnh tranh không lành mạnh, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế.
Xây dựng và phát triển mạng lưới ngân hàng đa dạng trên nhiều lĩnh vực và địa bàn là một bước quan trọng Các ngân hàng cần cung cấp ưu đãi lãi suất hấp dẫn cho các cơ sở sản xuất và làng nghề thủ công truyền thống, nhằm thu hút nhiều lao động và hỗ trợ họ trong việc vay vốn.
Việt Nam cần tích cực và chủ động thâm nhập vào thị trường toàn cầu, đặc biệt là thị trường Mỹ, nhờ vào hiệp định thương mại Việt - Mỹ đã ký kết, mang lại nhiều ưu đãi cho các công ty xuất khẩu Đồng thời, việc duy trì và phát triển các thị trường đã thiết lập ở khu vực và Châu Âu cũng rất quan trọng để đảm bảo sự tăng trưởng bền vững.
Để nâng cao tay nghề trong ngành, cần thường xuyên tổ chức các cuộc thi tay nghề và ban hành chính sách cùng quy chế chính thức về việc phong tặng danh hiệu "nghệ nhân" Bên cạnh đó, cần có giải thưởng Bàn Tay Vàng nhằm vinh danh những thợ giỏi có tay nghề cao.
Cần chú trọng khuyến khích các nghệ nhân trong việc dạy nghề và truyền bá bí quyết cổ truyền cho thế hệ trẻ, vì dù công nghệ có phát triển đến đâu, những ý tưởng sáng tạo và bàn tay khéo léo của con người vẫn không thể thay thế.
Nhà nước cần tổ chức các trung tâm tư liệu để sưu tầm và lưu trữ thông tin về làng nghề truyền thống Việc khôi phục các làng nghề đã bị mai một là rất quan trọng, nhằm đảm bảo nguồn hàng ổn định và chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
